PROSOFT 2014 Guía de Comprobación de Gastos PS14

Transcripción

1 En el siguiente apartado se describen los requisitos del formato de entrega para la comprobación de gastos. Para la comprobación de gastos necesitará ingresar al portal de PROSOFT, mediante la siguiente liga: Índice 6.1 Informe financiero Comprobación de Gastos Facturas Comprobación de Pago de la Factura Validación del SAT por Internet Estados de cuenta Documentos de la Cuenta Federal Contrato de Apertura de Cuenta Federal Estados de Cuenta Federal Cancelación de Cuenta Federal Reporte de Intereses de Recursos Federales Línea de captura recurso no ejercido o penalizado Documentos de la Cuenta Estatal Contrato de Apertura de Cuenta Estatal Estados de Cuenta Estatal Cancelación de Cuenta Estatal Estados de Cuenta Inversión Privada Dictamen Contable Externo Federal Dictamen Contable Externo Estatal 13 1

2 6.1 Informe financiero Es el formato otorgado en el portafolio dónde se desglosa la utilización del recurso federal, estatal y del Beneficiario. Se requiere comprobar el 100% de la inversión contemplada en la solicitud de apoyo más el 16% correspondiente al I.V.A. por el recurso entregado por COECyTJAL. El formato en Excel se deberá subir al portal y agregar el archivo en la línea del primer comprobante capturado. (INFORME FINANCIERO ver formato Informe Financiero_PROSOFT 2014XXXX.xls). Formato:.XLS y.pdf (con firmas) Nombre del archivo: Informe_Financiero_2014XXXX.pdf Ejemplo 1: 6.2 Comprobación de Gastos La adquisición de entregables para los proyectos de PROSOFT 2014 es comprobada mediante la presentación de facturas adjuntando su(s) comprobante(s) de pago y validación ante el SAT, así como el estado de cuenta correspondiente. Todos los archivos relacionados a una factura deben de estar en una carpeta comprimida en archivo.zip. Es importante observar que no exceda el tamaño del archivo comprimido más de 4MB. Nombre del archivo: F##_2014XXXX.pdf (donde ## es el número de la factura) 2

3 6.2.1 Facturas Para cada compra relacionada a los conceptos de los entregables del proyecto se requiere una factura o invoice. Todas las facturas deben mostrar el nombre del proveedor, el domicilio fiscal, el R.F.C., la fecha, un concepto, precio unitario y los impuestos. En el caso de tener un invoice se deberá escribir el tipo de cambio. Las facturas de artículos de inventario deben mostrar el número de serie de cada equipo. No se puede mezclar conceptos de gastos en una sola factura. El Beneficiario debe conservar los documentos originales del proyecto hasta por cinco años posteriores a la fecha de término o conforme a la normatividad aplicable. Nombre del archivo: F##_2014XXXX.pdf (donde ## es el número de la factura) Ejemplo 1: Descripción de la factura con números de serie En los conceptos de que involucren algún servicio prestado por el proveedor como: Capacitación, Adopción de servicios de TI, Pago de evaluaciones, Pago de Consultoría, Cursos de capacidades de Negocio, Cursos de capacidad de Procesos, metodologías y modelos de calidad, Certificaciones, etc. ACLARAR SI ES PAGO PARCIAL O TOTAL, FOLIO Y NOMBRE DEL PROYECTO, EJEMPLO; 3

4 Ejemplo 2: Descripción de la factura de servicios. Restricciones de facturas 1. La fecha de la factura debe estar dentro del rango permitido por la Secretaría de Economía. (Ver ROP y CO PROSOFT 2014) 2. Se debe presentar un precio unitario para cada uno de los conceptos el cual debe ser igual o muy similar al de las cotizaciones presentadas, en caso de ser menor se deberá de reintegrar la parte proporcional que no se erogó. 3. Indicar correctamente el precio unitario del equipo o servicio que se vaya a adquirir por el proveedor. 4. Para cada uno de los equipos adquiridos se debe mostrar en la factura en número de serie. En este ejemplo el proveedor puede colocar los números de serie en la factura, en caso de que su sistema no le permita poner esta información; se puede presentar un anexo a la factura con los números de serie. En este caso es requisito que la factura indique el nombre del anexo donde se describen los números de serie de cada equipo. El anexo debe presentarse impreso en hoja membretada del proveedor de la factura y con firma del proveedor. 5. NO pueden mezclarse en la factura diferentes conceptos de los rubros de gastos descritos en el convenio. En este ejemplo todos los conceptos de la factura pertenecen al concepto "Equipamiento tecnológico" del rubro "Habilitación y equipamiento tecnológico". No es requisito escribir el nombre del concepto pero es importante no mezclar compras de conceptos diferentes en una misma factura. 4

5 Factura Electrónica (CFD o CFDI) La facturación, siempre debe cumplir con los requisitos de acuerdo al artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. Ejemplo 3: CFDI Se deben cuidar los campos que se solicitan en la facturación 5

6 6.2.2 Comprobación de pago de la factura Para cada factura se requiere su comprobante de pago, puede ser cheque, depósito o transferencia electrónica. Pago por SPEI (transferencia): Pago Interbancario (transferencia electrónica): 6

7 Pago por depósito (ficha de depósito): Validación del SAT por Internet Para cada factura se requiere su validación en el SAT. Esta se puede realizar por medio del portal del SAT en el siguiente hipervínculo: Validación de Facturas Electrónicas (CFDI) Ejemplo 1: Validación de factura electrónica (CFDI) 7

8 6.2.4 Estados de cuenta Para cada comprobante de pago, ya sea por SPEI, depósito, o transferencia, se requiere anexar la hoja del estado de cuenta en donde se refleje el pago. En caso de las cuentas del beneficiario, se pueden ocultar los movimientos internos que no estén asociados con el proyecto. Ejemplo 4: Estado de cuenta del pago al proveedor Se indica el pago SPEI de la factura. 8

9 6.3 Documentos de la Cuenta Federal La erogación de los recursos federales tiene que ser cotejada mediante la presentación de documentos de la cuenta federal para observar la entrada del recurso y salidas. Para esto se debe presentar el contrato del a cuenta, los estados de cuenta mes con mes hasta su cancelación, la carta de cancelación emitida por el banco, así como el anexo 2. Todos los archivos relacionados a la cuenta federal deben de estar en una carpeta comprimida en archivo.zip. Favor de enviar todos los documentos de la cuenta federal a nuestra cuenta de correo electrónico: seguimiento@coecytjal.org.mx antes del 9 de Enero del Nombre del archivo: Cuenta_Federal_2014XXXX.pdf Contrato de Apertura de Cuenta Federal Contrato completo de apertura de la cuenta, donde se depositó el recurso federal. Nombre del archivo: Contrato_Federal_2014XXXX.pdf 9

10 6.3.2 Estados de Cuenta Federal Todos los estados de cuenta desde la apertura hasta su cancelación, mes con mes aunque no cuenten con movimientos. No se aceptan listado de movimientos al menos que cuenten con el sello de la Institución Bancaria. Nombre del archivo: Cuenta_Federal_MES_2014XXXX.pdf Cancelación de Cuenta Federal Cancelación de la cuenta, donde se depositó el recurso federal. Debe de ser emitida por el banco y estar sellada por la misma Institución Bancaria. El recurso Federal debe ser erogado en el ejercicio fiscal del 2014 y por lo tanto la cuenta debe ser cancelada de forma inmediata. Nombre del archivo: Cancelacion_Federal_2014XXXX.pdf Reporte de Entrega de Intereses Recursos Federales Este formato se debe de entregar antes del 9 de Enero del 2014 junto con los siguientes documentos: (Archivo en Excel) (ANEXO 2 ver formato Anexo 2_2014XXXX.xls). Contrato completo de apertura de la cuenta Federal Estados de Cuenta de la cuenta Federal Cancelación de la cuenta Federal emitido por el banco Comprobante del reintegro de los intereses generados por el recurso federal Para realizar el reintegro de Interés se deberá solicitar una línea de captura con el fin de poder realizar el reintegro. (LINEA DE CAPTURA ver formato Línea de Captura PROSOFT 2014XXXX.doc). El recurso que sea depositado a cualquier otra cuenta Bancaria NO se reconocerá y se solicitará nuevamente el reintegro. Para solicitar línea de captura favor de hacerlo a través del correo electrónico: seguimiento@coecytjal.org.mx Nombre del archivo: Anexo2_2014XXXX.pdf 10

11 Nombre del archivo: Línea de Captura Reintegro de Intereses PROSOFT 2014XXXX.pdf Ejemplo 2: IMPORTANTE: Se debe enviar la comprobación en original del pago de la línea de captura Línea de captura de recurso no ejercido o penalizado Para realizar el reintegro de recurso no ejercido o penalizado se deberá solicitar una línea de captura con el fin de poder realizar el reintegro, así mismo se deberá entregar una carta motivo de reintegro formato libre en original. (LINEA DE CAPTURA ver formato Línea de Captura PROSOFT 2014XXXXX.doc). El recurso que sea depositado a cualquier otra cuenta Bancaria NO se reconocerá y se solicitará nuevamente el reintegro. Nombre del archivo: Línea de Captura Recurso no ejercido o penalizado PROSOFT 2014XXXX.pdf 11

12 Ejemplo 1: IMPORTANTE: Se debe enviar la comprobación en original del pago de la línea de captura. 6.4 Documentos de la Cuenta Estatal La erogación de los recursos estatales tiene que ser cotejada mediante la presentación de documentos de la cuenta estatal para observar la entrada del recurso y salidas. Para esto se debe presentar el contrato de la cuenta, los estados de cuenta desde la entrega del recurso hasta la erogación total, no importando que no haya movimientos en un mes hasta su cancelación; así como el oficio de cancelación emitido por la Institución Bancaria. Todos los archivos relacionados a la cuenta estatal deben de estar en una carpeta comprimida en archivo.zip. Nombre del archivo: Cuenta_Estatal 2014XXXX.pdf 12

13 6.4.1 Contrato de Apertura de Cuenta Estatal Contrato completo de apertura de la cuenta, donde se depositó el recurso Estatal. Nombre del archivo: Contrato_Estatal_2014XXXX.pdf Estados de Cuenta Estatal Todos los estados de cuenta desde la apertura hasta su cancelación, mes con mes aunque no cuenten con movimientos. No se aceptan listado de movimientos al menos que cuenten con el sello de la Institución Bancaria. Nombre del archivo: Cuenta_ Estatal_MES_2014XXXX.pdf 6.5 Estados de Cuenta Inversión Privada Todos los estados de cuenta del beneficiario donde se reflejen la erogación de recursos propios. Se puede cubrir la información ajena al proyecto. No se aceptan listado de movimientos al menos que cuenten con el sello de la Institución Bancaria. Nombre del archivo: Cuenta_Personal_MES_2014XXXX.pdf 6.6 Dictamen Contable Externo Federal El Beneficiario deberá presentar con el Reporte Final un Dictamen Contable sobre la mezcla total de las aportaciones del proyecto que deberá ser realizado por un Contador Público y/o Despacho Externo de Contadores Públicos autorizados por la SHCP. El formato es establecido por el despacho. Nombre del archivo: Dictamen_Externo_Federal_2014XXXX.pdf 6.7 Dictamen Contable Externo Estatal El Beneficiario deberá presentar con el Reporte Final un Dictamen Contable sobre la mezcla total de las aportaciones del proyecto que deberá ser realizado por un Contador Público y/o Despacho Externo de Contadores Públicos autorizados por la SHCP. El formato es establecido por el despacho. Nombre del archivo: Dictamen_Externo_Estatal_2014XXXX.pdf 13