LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

Transcripción

1 LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS Community Solutions- NESB Community Safety Proyecto de Desarrollo y Coordinación Auspiciado por Illawarra Forum Inc. 1

2 ÍNDICE 1. Diseño de la estructura de su organización. 2. Funciones y responsabilidades generales de su comité de administración. 3. Funciones y responsabilidades de los titulares. 4. Sub-comités. 2

3 LA ESTRUCTURA DE SU ORGANIZACIÓN Dibuje un mapa que incluya: Miembros del comité de administración. Metas y valores de la organización. Órganos de financiación y otras fuentes de fondos. Miembros de la organización. Gerente/coordinador, otro personal y voluntarios. Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales importantes. Servicios prestados. Proyectos principales. Grupos beneficiarios y clientes atendidos por la organización. 3

4 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ Responsabilidad general Legales Financieras (incluye planificación) Gestión de los empleados y voluntarios Políticas y procedimientos Locales y equipo Representación y cabildeo Consulta a la comunidad 4

5 RESPONSABILIDAD GENERAL Los comités de administración: Son el órgano encargado de la gestión de la organización. Suelen ser elegidos durante una Asamblea General Anual. Tienen la responsabilidad jurídica del funcionamiento general de la organización. 5

6 RESPONSABILIDADES LEGALES (1) Velar por que la organización: Funcione según la Constitución. Cumpla con la NSW Association Incorporation Act Funcione según las leyes y reglamentación del Gobierno Federal de Australia y de los Gobiernos Estatales y Municipales p.ej. Protección del menor Derechos de autor Salud e higiene ocupacionales (OH&S) Impuestos Ley de Privacidad 6

7 RESPONSABILIDADES LEGALES (2) Velar por que la organización: Cumpla con sus responsabilidades legales como empleador. Se desempeñe de conformidad con los contratos de financiación firmados por la organización. Demuestre gestión responsable mediante sistemas contables apropiados y buenas prácticas. Cumpla con su Deber legal de prudencia y diligencia hacia sus clientes y empleados. 7

8 RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (1) Velar por que la organización: Cuente con fondos suficientes para funcionar. Obtenga financiación periódica: subsidios gubernamentales/privados, colectas de fondos,, etc. Cumpla con los acuerdos de financiación: Gestión responsable, fondos utilizados para clientes/ servicios/ zonas geográficas beneficiarias, etc. 8

9 RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (2) Velar por: La preparación y aprobación de planes financieros y presupuestos. La utilización de un buen sistema de contabilidad y el registro actualizado y correcto de los ingresos y gastos. La supervisión y ajuste periódicos de los gastos, según sea necesario. La preparación de una Declaración anual de ingresos y gastos. La auditoría de la Declaración anual de ingresos y gastos, según las exigencias de la ley y las buenas prácticas. 9

10 GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (1) Descripciones actualizadas del cargo para todo el personal. Buenos procedimientos de contratación (Igualdad de oportunidad de empleo) y gestión de empleados y voluntarios. Apoyo, formación y supervisión de empleados y voluntarios. 10

11 GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (2) Responsables de la prestación de: Condiciones de trabajo adecuadas y seguras para empleados y voluntarios. Procedimientos adecuados para el examen del rendimiento y para atender las quejas. Comunicación con trabajadores y voluntarios. Cumplimiento de los laudos y leyes laborales pertinentes. 11

12 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Velar por: La formulación y actualización de políticas y procedimientos estándar, según sea necesario. La aplicación apropiada de políticas y procedimientos. 12

13 LOCALES Y EQUIPO Proporcionar los locales, instalaciones y recursos físicos necesarios. Mantener y administrar las propiedades y recursos de conformidad con las leyes y reglamentos pertinentes: Legislación de salud e higiene ocupacionales 13

14 REPRESENTACIÓN Y CABILDEO Representar a la organización ante la comunidad. Promover las metas, servicios y logros de la organización. Realizar actividades de cabildeo, presentando ante los políticos las cuestiones fundamentales a que se enfrentan la organización y los clientes/grupos beneficiarios/comunidad. 14

15 CONSULTA A LA COMUNIDAD Comunicarse con las personas y grupos atendidos por la organización. Establecer redes en el sector de servicios comunitarios. Comunicarse con personalidades de importancia clave en la comunidad local. 15

16 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS TITULARES 16

17 ESTRUCTURA DE LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN Miembros ordinarios. Ejecutivo: Presidente Tesorero Secretario Miembro ejecutivo de enlace con la Administración Pública. Subcomités. Comités o grupos de estudio ad hoc. Comités asesores. 17

18 MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (1) Apoyar las metas de la organización. Concurrir periódicamente a las reuniones del comité y contribuir al debate. Ser puntual y leer las actas, orden del día y otra información. Hacerse cargo de responsabilidades determinadas según sea necesario. Mantener la confidencialidad. Compartir la responsabilidad general en el funcionamiento de la organización. Participar en los procesos de planificación y evaluación de la organización. 18

19 MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (2) Mantenerse informados sobre cuestiones relativas a la organización. Apoyar a otros miembros del comité de administración en sus responsabilidades. Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las metas de la organización. Concurrir a programas de formación/desarrollo. Representar a la organización y promoverla. Participar en delegaciones ante órganos de financiación y participar en las actividades de cabildeo. 19

20 PRESIDENTE Manejar las actividades del Comité de administración: incluye presidir reuniones, seguimiento de tareas del comité, velar por el cumplimiento de las reglas de la constitución, hablar en nombre del comité, etc. Desempeñarse como representante oficial y portavoz de la organización. Desempeñarse en nombre del comité de administración y/o la asociación en casos de emergencia. 20

21 SECRETARIO/A Trata con la correspondencia recibida y enviada por la organización. Se encarga de mantener los archivos y registros oficiales de la organización al día, en orden y disponibles cuando sean necesarios. Vela por que el comité formule por escrito políticas y procedimientos apropiados para la organización y por que éstos se mantengan al día y se pongan en práctica. 21

22 TESORERO/A Prepara un presupuesto Supervisa los presupuestos y el flujo de fondos Mantiene las cuentas de ingresos y gastos Presenta informes financieros periódicos al comité Se encarga de la preparación, auditoría y presentación de las cuentas anuales (Declaración de ingresos y gastos) ante la Asamblea General Anual Vela por que los fondos y activos se administren correctamente 22

23 MIEMBRO EJECUTIVO DE ENLACE CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Notifica a la NSW Office of Fair Trading (Secretaría de defensa de la competencia) de cualquier cambio en los asuntos oficiales de la organización, su constitución y su situación financiera. Lleva un registro de los miembros del comité. Presenta una Declaración anual de ingresos y gastos. 23

24 SUB-COMITÉS Son pequeños grupos de trabajo: Establecidos para realizar tareas que requieren experiencia/conocimientos o tiempo Responden ante el Comité de administración El Comité de administración puede invitar a los empleados, miembros del comité y otras personas a formar parte de los sub- comités. Están subordinados a las decisiones del Comité de administración. 24

25 SUB-COMITÉS AD HOC Y Sub-comité ad hoc: ASESORES Creado para un solo propósito Trata con cuestiones específicas Se disuelve una vez terminada su tarea Sub-comité asesor: Se desempeña como observador o experto Produce recomendaciones para el Comité de administración 25

26 RECURSOS (1) Para obtener mayor información sobre: (todos consultados el 6 de junio de 2005) Reglas modelo Constitución de la asociación en sociedad Deber legal de prudencia y diligencia Cuestiones laborales Confidencialidad y Privacidad 26

27 RECURSOS (2) Para obtener mayor información sobre: Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc. Organizaciones comunitarias y sus políticas, procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc. Asociación de Servicios Comunitarios Locales. Volunteering Illawarra tel Organizaciones comunitarias y su financiación y cuestiones financieras, liderazgo, cuestiones administrativas, de seguros y gestión del riesgo. Our Community. 27