MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICO ADMINISTRATIVOS

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1 Página : Página 1 de 25 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACADÉMICO ADMINISTRATIVOS Elaboración y fecha: Revisión y fecha: Aprobación y fecha: Secretaría Académica Vicedecana /Administración Consejo de Facultad Mg. Natalie Loncharich V. Lic. Olga Perea noviembre 2013 Lic. Keylly Wu A. 27 Setiembre de 2013 Av. Honorio Delgado 430 Urb. Ingeniería San Martin de Porres

2 Página : Página 2 de 25 INDICE I. PRESENTACIÓN... 3 II. OBJETIVOS... 3 III. NORMATIVA... 3 IV. ALCANCE... 3 V. PROCEDIMIENTOS: MATRICULA RESERVA DE MATRÍCULA RETIRO DE CURSO RENUNCIA REINGRESO TRASLADO CONVALIDACIÓN Y RECONOCIMIENTO DE CURSOS REGISTRO DE NOTAS EMISIÓN DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS: CONSTANCIAS, CERTIFICADOS, GRADOS Y TÍTULOS... 21

3 Página : Página 3 de 25 I. PRESENTACIÓN La Facultad de Enfermería es una unidad de Gestión cuya función es formar a alumnos de pregrado y fortalecer los conocimientos en Enfermería a alumnos de postgrado, de acuerdo a normas y reglamentos de la Universidad Peruana Cayetano Heredia como tal realiza proceso académicos administrativos para ofertar los diferentes programas académicos y brindar un proceso de enseñanza de calidad. El de la Facultad de Enfermería de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, es un documento que describe los diferentes procesos académicos administrativos para alcanzar resultados óptimos en cuanto al desarrollo académico de los estudiantes. II. OBJETIVOS 1. Constituir un instrumento de apoyo en la organización, ejecución y control de procesos académicos administrativos. 2. Brindar una fuente de información de los diferentes procesos académicos administrativos, con los respectivos responsables. 3. Ordenar las actividades académico administrativas de la Facultad de Enfermería. 4. Optimizar el tiempo de atención de las solicitudes de trámites académicos administrativos de docentes, alumnos y egresados III. NORMATIVA - Ley Universitaria Nro Estatuto de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. - Reglamento de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. - Reglamento de Organización y Funciones de la Facultad de Enfermería UPCH. - Reglamento de Actividad Académica de la UPCH. - Reglamento de Matrícula de la UPCH. - Manual del Estudiante Herediano. IV. ALCANCE El es de aplicación y cumplimiento en el ámbito académico administrativo de la Facultad de Enfermería de la Universidad Peruana Cayetano Heredia.

4 Página : Página 4 de 25 V. PROCEDIMIENTOS: 5.1 MATRICULA DEFINICIÓN Acreditar la condición de estudiante en la Facultad de Enfermería de la Universidad Peruana Cayetano Heredia por un determinado período CONDICIONES PARA SER MATRICULADO: Haber sido admitido en algún programa académico de la Facultad de Enfermería. Haber aprobado los cursos que constituyen requisito de acuerdo a las exigencias del programa académico o carrera y haber acreditado las certificaciones establecidas en el plan de estudios correspondiente. Haber terminado el periodo de reserva de matrícula. Haber sido reincorporado REQUISITOS: Pagar los derechos correspondientes. No tener deuda de ningún tipo con la Universidad Peruana Cayetano Heredia. No deber libros en la Biblioteca Central de la Universidad Peruana Cayetano Heredia. Pasar la evaluación clínica anual del Programa de Atención Médica integral de la Universidad Peruana Cayetano Heredia (PAMI-UPCH)** Contar con un seguro médico contra accidentes** (**) para los estudiantes de pregrado.

5 Página : Página 5 de ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO El ingresante deberá asistir obligatoriamente al proceso de inducción del programa, donde se le entregará su código personal y contraseña que le permitirá acceder al sistema online. Se recomienda adicionalmente leer el Manual del Estudiante Herediano. Ingresar a la página web de la Universidad. Acceder a la Intranet y registrar el código personal del alumno y contraseña. identificar en el menú la viñeta matrícula académica Ingresar su DNI y su contraseña, y luego seleccionar la opción Alumno e ingresar al sistema. Seleccionar la opción Matrícula Académica, y en la nueva ventana seleccionar el menú Inscripción. Seleccionar los cursos respectivos, el nivel que corresponda y el grupo específico. Aceptar la matrícula, y confirmar la decisión. Regresar al menú principal y seleccionar mis recibos por pagar. Esta opción le permitirá imprimir sus recibos de pago o archivarla en versión pdf. Con este documento puede acercarse a Caja de la UPCH para cancelar el monto indicado. Puede realizar también el pago en agencias bancarias. Si la pre-matrícula se realizó antes del medio día el pago en el banco se realiza 24 horas después, de no ser así el pago en la entidad bancaria lo realizará a las 48 horas. El pago respectivo se realiza mencionando el código de alumno. Se considera al alumno matriculado después del pago respectivo, la información sobre los pagos realizados en la entidad bancaria tarda por lo menos 2 días para ser remitida a la UPCH. El alumno que no se matricula en el periodo regular de matrícula, lo hará en el periodo de matrícula extemporánea con un recargo del 10%, y deberá realizar la prematrícula en linea 48 horas después de emitido el documento, en este último caso la información tarda hasta 2 días útiles en ser remitida a la UPCH. Se considerará alumno matriculado una vez cancelada la boleta de pensiones.} El cronograma de matrícula será publicado por secretaria Académica RESPONSABLE DEL PROCEDIMENTO: Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: De 2 a 3 días (incluida cancelación).

6 Página : Página 6 de DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Inicio El alumno ingresa al sistema de matrícula en línea UPCH cumple los requisitos académicos si El alumno selecciona los cursos a matricular no El sistema rechaza registro, debiendo el alumno regularizar lo pendiente El sistema genera la boleta de pago El sistema anula boleta de pago y el alumno pasa a matrícula extemporánea no canceló boleta en la fecha si Se confirma matrícula en línea Fin

7 Página : Página 7 de RESERVA DE MATRÍCULA DEFINICIÓN Diferir la matrícula del alumno para un período académico inmediato. El postulante que haya alcanzado una vacante podrá reservar la matrícula hasta por un año, caso contrario pierde la vacante. El alumno puede reservar la matrícula hasta un máximo de tres años, pasado este tiempo si el alumno desea reincorporarse, la Facultad realizará la evaluación respectiva CONDICIONES PARA RESERVAR UNA MATRÍCULA: Haber sido admitido en algún programa académico de la Facultad de Enfermería. Haber aprobado los cursos que constituyen requisito de acuerdo a las exigencias del programa académico o carrera REQUISITOS Presentar solicitud de trámite académico administrativo debidamente llenado y firmado en Mesa de Partes de la Facultad de Enfermería, según cronograma de matrícula académica. Presentar constancia de no adeudar pensiones, expedida por tesorería en la sede central No deber libros en la Biblioteca Central de la Universidad Peruana Cayetano Heredia ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Presentar los requisitos solicitados en mesa de partes de la Facultad de Enfermería. Secretaría Académica evaluará la solicitud, verificando que la reserva de matrícula sea realizada antes de la fecha de cierre de la matricula extemporánea. Secretaría Académica aprueba y registra en el SINU la reserva de matrícula; luego comunica a la Oficina de Administración para registro en el sistema de pensiones. Secretaría Académica informa sobre el trámite al alumno, así como la fecha de término de la reserva aprobada RESPONSABLE DEL PROCEDIMENTO: Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: 2 días útiles.

8 Página : Página 8 de DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Inicio El alumno ingresa solicitud de reserva de matrícula según requisitos establecidos Mesa de partes registra solicitud del alumno en el sistema de trámite documentario Secretaría Académica revisa solicitud de reserva Secretaría Académica informa al alumno que su solicitud no ha sido aprobada. no se aprueba? si Secretaría Académica informa al consejo de facultad Secretaría Académica registra en SINU é informa a Administración para registro en el sistema de Secretaría Académica informa al alumno la aprobación de su reserva Archivo Fin

9 Página : Página 9 de RETIRO DE CURSO DEFINICIÓN Apartar al estudiante de las actividades académicas programadas en uno o más cursos, por solicitud voluntaria del estudiante. Este procedimiento no modifica el monto de pago a lo que el estudiante se ha comprometido REQUISITOS: No tener deuda de ningún tipo con la Universidad Peruana Cayetano Heredia. No deber libros en la Biblioteca Central de la Universidad Peruana Cayetano Heredia ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Presentar los requisitos solicitados en mesa de partes de la Facultad de Enfermería. Evaluación de la solicitud por Secretaria Académica en coordinación con la Direcciones para verificar el cumplimiento del Reglamento de Actividad Académica. Secretaría Académica registra en el SINU el retiro del curso y comunica a la Oficina de Administración para el registro en el sistema de pensiones. Secretaría Académica es la responsable de dar la información sobre el trámite al estudiante RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: 3 a 5 días útiles.

10 Página : Página 10 de DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Inicio El alumno ingresa solicitud de retiro de curso según requisitos establecidos Mesa de partes registra solicitud del alumno en el sistema de trámite documentario Secretaría Académica revisa y evalúa solicitud de retiro no se aprueba? si Secretaría Académica informa al alumno que su solicitud no ha sido aprobada. Secretaría Académica informa al alumno la aprobación de su retiro Archivo Fin

11 Página : Página 11 de RENUNICIA DEFINICIÓN Apartar al estudiante definitivamente de las actividades de un programa académico, a su solicitud. Este procedimiento involucra la pérdida automática de su vacante y no modifica el monto de pago a los que el estudiante se ha comprometido REQUISITOS: No tener deuda alguna con la Universidad Peruana Cayetano Heredia. No deber libros en la Biblioteca Central de la Universidad Peruana Cayetano Heredia ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Presentar la solicitud de trámite académico - administrativo y los requisitos solicitados, en mesa de partes de la Facultad de enfermería. Secretaría Académica informa la renuncia presentada por el alumno ante el Consejo de Facultad. Secretaría Académica registra en el SINU la renuncia del alumno y comunica a la Oficina de Administración para registro en el sistema de pensiones. El Consejo Universitario toma conocimiento del retiro a través del Decanato. Secretaría académica informa al alumno la aceptación de su retiro RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: 15 días útiles.

12 Página : Página 12 de DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Inicio El alumno ingresa solicitud de renuncia según requisitos establecidos Mesa de partes registra solicitud del alumno en el sistema de trámite documentario Secretaría Académica revisa y evalúa solicitud Secretaría Académica informa a Consejo de Facultad Secretaría Académica registra renuncia del alumno en el SINU Secretaría Académica informa a Administración para registro en el sistema de pensiones Secretaría Académica informa al alumno la aprobación de su renuncia Decanato informa a Consejo Universitario renuncia del alumno Archivo Fin

13 Página : Página 13 de REINCORPORACIÓN DEFINICIÓN Permitir a quienes hayan interrumpido sus estudios por 3 años o más y previa evaluación, su incorporación a las actividades académicas de un programa REQUISITOS: Pago por derecho de evaluación de reincorporación. No tener deuda alguna con la Universidad Peruana Cayetano Heredia. Record de notas ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Presentar la solicitud de trámite académico - administrativo y los requisitos solicitados, en mesa de partes de la Facultad de enfermería. Secretaria Académica recibe la solicitud y deriva a la Dirección Académica correspondiente para opinión y evaluación si corresponde. Evaluación de la solicitante a cargo de la Dirección Académica correspondiente. La Dirección Académica informa el resultado a Secretaría Académica. Secretaría Académica eleva el acuerdo de Consejo de Facultad y su ratificación ante el Consejo Universitario. Con la aprobación del Consejo Universitario, el alumno puede proceder a matricularse (ver proceso de matrícula). Secretaria Académica informará al interesado RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Direcciones respectivas y Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: 30 días útiles.

14 Página : Página 14 de DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Inicio El alumno ingresa solicitud de reingreso según requisitos establecidos Mesa de partes registra solicitud del alumno en el sistema de trámite documentario Secretaría Académica deriva solicitud a la Dirección Académica para su respectiva evaluación Secretaría Académica recibe Informe de la Dirección Académica para revisión y aprobación en C.F. Secretaría Académica informa al alumno que su solicitud no ha sido aprobada. no se aprueba? si Secretaría Académica eleva aprobación a C.U. no se aprueba? si Secretaría Académica informa al alumno la aprobación de su reingreso para iniciar proceso de matrícula Archivo Fin

15 Página : Página 15 de TRASLADO DEFINICIÓN Admitir al estudiante de otra institución académica o Facultad de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, para realizar estudios en la carrera de Enfermería, entre el 1er y 3er año REQUISITOS Certificados de estudios de la universidad de origen Plan de estudios de la universidad de origen Silabus de los cursos realizados. Constancia de no haber sido separado por medida disciplinaria. Copia legalizada del DNI Pago por concepto de revisión de expediente en caja central. Declaración Jurada de no registrar antecedentes penales. Haber aprobado en la Universidad de origen 36 créditos como mínimo ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Presentar la solicitud de trámite académico - administrativo y los requisitos solicitados, a la Oficina de Admisión Matrícula y Registro Académico-OAMRA. De la UPCH. OAMRA envía expediente a Secretaría Académica. Evaluación del expediente por Secretaría Académica de la Facultad de Enfermería. Secretaría Académica y Dirección de Pregrado entrevistan al solicitante, emitiendo su opinión sobre el traslado del solicitante y el año académico que le corresponde cursar. Si el resultado de la evaluación no es favorable se comunicará a la Oficina de Admisión Matrícula y Registro Académico, devolviendo el expediente correspondiente. Si el resultado de la evaluación es favorable, Secretaria Académica informará al Consejo de Facultad, a la Oficina de Admisión Matrícula y Registro Académico y al interesado RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Dirección y Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: 20 días útiles.

16 Página : Página 16 de DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Inicio El interesado ingresa solicitud de traslado según requisitos establecidos La OAMRA recibe solicitud de traslado y lo deriva a la Facultad de Enfermería para su evaluación Secretaría Académica evalúa expediente del interesado Secretaría Académica y Dirección de Pregrado programan entrevista Secretaría Académica informa a la OAMRA, devolviendo expediente. no Se aprueba? Secretaría Académica informa a C.F. y a la OAMRA la aprobación del traslado si Secretaría Académica informa al interesado la aprobación de su traslado para iniciar proceso de matrícula Archivo Fin

17 Página : Página 17 de CONVALIDACIÓN Y RECONOCIMIENTO DE CURSOS DEFINICIÓN La convalidación de cursos tiene como finalidad aceptar como válidos los cursos que hayan sido aprobados por los estudiantes en otras universidades nacionales o extranjeras. El Reconocimiento de cursos tiene como finalidad aceptar como válidos los cursos aprobados en la Universidad Peruana Cayetano Heredia REQUISITOS: Pago por derecho de evaluación de expediente Sílabos de los cursos a convalidar o reconocer. Certificado de Estudios de la Universidad de origen. Estar matriculado en un semestre académico ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Presentar la solicitud de trámite académico - administrativo y los requisitos solicitados, en mesa de partes de la Facultad de enfermería. Evaluación del expediente enviado por la Dirección Académica que correspondiente. Secretaría Académica informa el resultado de la evaluación al Consejo de Facultad para su aprobación. Secretaría informa mediante resolución de Consejo de Facultad, la convalidación y/o reconocimiento de cursos a Administración El interesado paga los derechos por convalidación o reconocimiento de cursos, para su respectivo registro en el SINU. Secretaría Académica es la responsable de dar la información escrita sobre el trámite al estudiante RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Direcciones respectivas y Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: 15 días útiles.

18 Página : Página 18 de DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Inicio El interesado ingresa solicitud de convalidación y reconocimiento según requisitos establecidos Mesa de partes registra solicitud del alumno en el sistema de trámite documentario Secretaría Académica y Dirección Académica evalúan expediente del interesado Secretaría Académica informa resultado de la evaluación a C.F. Secretaría Académica informa al interesado que su solicitud no ha sido aprobada no Se aprueba? si Secretaría Académica informa al interesado la aprobación de C.F. El interesado paga los derechos por convalidación o reconocimiento de cursos para su registro en el SINU Archivo Fin

19 Página : Página 19 de REGISTRO DE NOTAS DEFINICIÓN Dejar constancia del rendimiento o Actividad Académica de un alumno en un curso de un Programa Académico REQUISITOS El docente debe tener acceso al EVD Acta de Notas firmadas ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO El Coordinador del curso entrega al Departamento Académico de Enfermería el Acta de Notas firmada. El Departamento Académico de Enfermería entrega a Secretaría Académica las Actas de Notas firmadas por la Jefe del Departamento Académico. Las Actas de Notas rectificatorias pueden presentarse hasta los 7 días de terminado el curso. El Coordinador del Curso es el responsable de registrar las notas en el Espacio Virtual para la docencia RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinador del curso, Departamento Académico de Enfermería y Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: 3 días útiles.

20 Página : Página 20 de DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: INICIO Coordinador del curso elabora y entrega acta regular de notas firmada El docente entrega acta complementaria o rectificatoria (hasta 7d de terminado el curso) Departamento Académico recibe el acta de notas y firma el documento NO OK? SI El docente registra las notas en el EVD Secretaría Académica recibe el acta de notas debidamente elaborada y firmada dentro del tiempo establecido Archivo FIN

21 Página : Página 21 de EMISIÓN DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS: CONSTANCIAS, CERTIFICADOS, DEFINICIÓN Entregar al alumno un documento relacionado a su actividad académica REQUISITOS Los que se registran en la página web de la Facultad de Enfermería de la Universidad Peruana Cayetano Heredia: ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Presentar la solicitud de trámite académico - administrativo y los requisitos solicitados, en mesa de partes de la Facultad de enfermería. Evaluación del expediente por Secretaría Académica. Secretaría Académica eleva el expediente para la firma del decano de acuerdo a la naturaleza del documento solicitado. Secretaría Académica es la responsable de dar la información sobre el trámite al estudiante RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: Constancias: De 3 a 5 días. Certificados: 15 días DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

22 Página : Página 22 de 25 INICIO Interesado presenta documentos en mesa de partes de acuerdo a los requisitos Secretaria Académica recibe la documentación para su evaluación Se comunica al interesado la observación de su solicitud OK? Secretaría Académica elabora el documento solicitado De acuerdo a la naturaleza del documento es enviado al decanato para la firma del decano En caso de certificados de estudios, se envía a secretaría general para la firma correspondiente Se entrega al interesado el documento solicitado. Archivo FIN

23 Página : Página 23 de EMISIÓN DE DOCUMENTOS ACADÉMICOS: GRADOS Y TÍTULOS DEFINICIÓN Entregar al alumno un documento el documento que lo acredita como Bachiller Licenciado, Especialista o Magister REQUISITOS Los que se registran en la página web de la Facultad de Enfermería de la Universidad Peruana Cayetano Heredia: ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Presentar la solicitud de trámite académico - administrativo y los requisitos solicitados, en mesa de partes de la Facultad de enfermería. Evaluación del expediente por Secretaría Académica. Secretaría Académica eleva el expediente para su aprobación en consejo de Facultad. Aprobado en Consejo de Facultad, el expediente mediante carta firmada por el decano de la Facultad, es elevado al Consejo Universitario para la dación del grado ó título. Secretaría Académica es la responsable de dar la información sobre el trámite al estudiante. Los diplomas de grado de Bachiller, Licenciado Especialista o Magister, son entregados en ceremonia pública por el decano de la Facultad de Enfermería RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Secretaría Académica TIEMPO DEL PROCEDIMIENTO: 45 a 60 días.

24 Página : Página 24 de 25 INICIO El Interesado presenta documentos en mesa de partes de acuerdo a los requisitos Secretaria Académica recibe la documentación para su evaluación Se comunica al interesado la observación de su solicitud NO OK? Secretaría Académica elabora y organiza expediente según lo solicitado SI Decanato recibe la documentación para la firma correspondiente ( títulos, grados, ) De acuerdo a la naturaleza del documento es enviado a Secretaría General para el trámite respectivo (grados y títulos) Se entrega al interesado el documento solicitado. Archivo FIN

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