EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL TALLER DE SEÑALES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE TRÁNSITO.

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1 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL TALLER DE SEÑALES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE TRÁNSITO. MARZO, 2015

2 CONTENIDO Página No. RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIÓN 1.1 Origen del estudio Normativa sobre el trámite de informes Antecedentes Objetivo general del estudio Objetivos específicos Alcance y período de estudio Declaración de Cumplimiento de Normas Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Comunicación de los resultados Procedimientos de auditoría Riesgo Normativa Aplicable RESULTADOS Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No CONCLUSION(ES) Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No RECOMENDACIONES Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No

3 ÍNDICE DE CUADROS 1. Cuadro N Cuadro N Cuadro N Cuadro N Cuadro N Cuadro N Cuadro N Cuadro N Cuadro N

4 ÍNDICE DE IMAGÉNES 1. Imagén N Imagén N Imagén N Imagén N Imagén N Imagén N Imagén N Imagén N

5 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? El presente estudio forma parte del Plan anual de trabajo 2015, de esta Auditoría, específicamente en el punto 55, el cual se refiere a la Evaluación del funcionamiento del Taller de Señales y la Bodega de la Dirección de Ingeniería de Tránsito. Esta Auditoría decidió realizar dos Informes, tomando en consideración que los hallazgos en el proceso de ejecución serían diferentes para cada plantel, debido a la operatividad de cada uno y tomando en cuenta que la Bodega N 87 pertenece al Departamento Administrativo y el Taller de Señales al Departamento de Señalización Vial, ambos de la Dirección de Ingeniería de Tránsito (DGIT). Dicho punto se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General de Control Interno N 8292, artículo N 22, incisos a) y b). El propósito de este informe es evaluar el cumplimiento, la validez y la suficiencia de los controles internos, considerando la eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus objetivos y así determinar la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones. Por qué es importante? La Auditoría es de relevancia, para poder garantizar una gestión de calidad, oportuna y que atienda las necesidades del patrono y de los trabajadores, recordando que las actividades realizadas son susceptibles a la mejora y se confía que los riesgos detectados puedan ser corregidos con aras del perfeccionamiento deseado. De acuerdo con lo anterior la Dirección de Ingeniería de Tránsito (DGIT), puede asegurar que los objetivos del Departamento de Señalización Vial, que consiste en Dotar a las carreteras nacionales de la señalización vertical y horizontal óptima y adecuada, en forma oportuna y según los requisitos, normas y especificaciones establecidas se dirigen a fortalecer el sistema de control interno institucional. 5

6 Qué encontramos? Al finalizar la auditoría se determinaron riesgos internos los cuales se han generado por carencia de controles, ausencia de planificación de los procesos o situaciones externas a los Departamentos, entre otros. Los riesgos más relevantes que se encontraron fueron los siguientes: Riesgo operativo: Se puede originar una pérdida directa o indirecta causada por una falla o insuficiencia de los procesos, de personal y/o de sistemas internos. Riesgo de Cumplimiento: El incumplimiento con los requerimientos de los clientes, políticas y procedimientos organizacionales, leyes y regulaciones pueden producir baja calidad, costos más altos, retrasos innecesarios, penalidades, multas, etc. Riesgo de Planeamiento: La falta de información sobre la planeación y presupuestos, puede causar conclusiones y decisiones inapropiadas. Qué sigue? En vista de las situaciones encontradas en el Taller de Señalización Vial, se recomienda, que se elabore e implementen mecanismos de control y de seguimiento que permitan que el uso de los mismos respeten los principios de eficacia, eficiencia y economía. También se dispone que se tomen las acciones pertinentes para subsanar las debilidades señaladas en el presente informe, relacionadas con los componentes del riesgo detectados. 6

7 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL TALLER DE SEÑALES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE TRÁNSITO. 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen del estudio Este estudio forma parte del Plan anual de trabajo 2015, de esta Auditoría, específicamente el punto 55, el cual se refiere a la Evaluación del funcionamiento del Taller de Señales y la Bodega de la Dirección de Ingeniería de Tránsito. Esta Auditoría decidió realizar dos Informes, tomando en consideración que los hallazgos en el proceso de ejecución serían diferentes para cada plantel, debido a la operatividad de cada uno y tomando en cuenta que la Bodega N 87 pertenece al Departamento Administrativo y el Taller de Señales al Departamento de Señalización Vial, ambos de la Dirección de Ingeniería de Tránsito (DGIT). Dicho punto se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General de Control Interno N 8292, artículo N 22, incisos a) y b). 1.2 Normativa sobre el trámite de informes De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República, de la Ley General de Control Interno N 8292, se incorporan en este informe los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de auditoría. Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la 7

8 implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones 8

9 previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...) Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...). 1.3 Antecedentes Según los registros existentes en esta, mediante los siguientes informes recientes de control interno, se ha evaluado temas relacionados en lo que concierne al Taller de Señales: AG-I Evaluación del Sistema de Control Interno en el Taller de Señales de la Dirección General de Ingeniería de Tránsito. AG-I Evaluación de la gestión del Departamento de Señalización Vial, de la Dirección General de Ingeniería de Tránsito, en cuanto a la Señalización horizontal y vertical. AG-I Evaluación del Sistema de Control Interno en el manejo de recursos y ejecución de los convenios de cooperación interinstitucional suscritos entre el MOPT y entes de derecho público, ejecutado por la Dirección General de Ingeniería de Tránsito. 1.4 Objetivo general del estudio Evaluar el cumplimiento, la validez y la suficiencia de los controles internos, considerando la eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus objetivos Objetivos específicos 9

10 Verificar el cumplimiento de la normativa, que regula el accionar del Taller de Señales de la Dirección de Ingeniería de Tránsito Verificar el cumplimiento de los procedimientos de acuerdo con los objetivos de la Unidad y los Institucionales y de conformidad con el marco normativo que los regula Evaluar la operación técnica y administrativa de la gestión, con el fin de prevenir riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos propuestos. 1.5 Alcance y período de estudio Este estudio se enmarcará en la evaluación de la gestión del Departamento de Señalización Vial, específicamente en el Taller de señales de la Dirección de Ingeniería de Tránsito, dentro del periodo comprendido desde enero 2013 a diciembre Declaración de Cumplimiento de Normas De conformidad con lo establecido en la Norma de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las actividades del presente estudio fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia. 1.7 Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Durante el desarrollo del estudio realizado por la Auditoría, NO se presentaron limitaciones que afectaran en su ejecución. 1.8 Comunicación de los resultados En atención a lo señalado en la Norma N 205 (Comunicación de Resultados) del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 13 de marzo del año en curso, se remitió borrador del informe en formato digital, a la Dirección de Ingeniería de Tránsito, convocando para la discusión de resultados, el día 18 de marzo a las 14 horas en la Auditoría General, o dentro del mismo plazo enviar sus observaciones por escrito. 1.9 Procedimientos de auditoría 10

11 Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes, oficios, archivos y observación física, de conformidad con los procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Dirección de Planeamiento Administrativo, así como, la idoneidad del sistema de control existente, para las actividades mediante: Revisión de decretos y disposiciones relacionadas. Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos. Revisión de registros Revisión de informes y advertencias emitidas por la relacionadas. Entrevistas. Visitas a las dependencias involucradas. Análisis de dotación de recursos Riesgo De acuerdo con lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE), específicamente la Norma , inciso c), las Auditorías Internas deben considerar los resultados de la valoración del riesgo Institucional en la elaboración de su plan general de auditoría. En ese sentido; esta implementó una Matriz de Riesgos, que hace una valoración a nivel de procesos y que a la vez conforman el Universo Auditable de esta Auditoría. Según información extraída de esa Matriz, el área de la Dirección de Ingeniería de Tránsito reflejó la siguiente información: Dependencia CUADRO No. 1 MATRIZ DE RIESGOS DE AUDITORÍA GENERAL (UNIVERSO AUDITABLE) Procesos Nivel de Cumplimie nto de 1 a 10 Significan cia de Riesgo Departamento Señalización Taller de Señales

12 Vial Confección de Señales de Tránsito en el Taller de Señales Fuente: Matriz de Riesgo de la La metodología aplicada señala que el riesgo a nivel de procesos se mide por su nivel de cumplimiento, el cual se establece en función de los estudios de control interno, advertencias, denuncias, cumplimiento de recomendaciones y demás estudios de carácter especial, obteniendo para esta área un nivel de riesgo alto según la siguiente escala: CUADRO No. 2 NIVEL DE CUMPLIMIENTO NIVEL DE CUMPLIMIENTO Ponderación Rango inferior Rango superior Alto 0 3 Medio 4 6 Bajo 7 10 Fuente: Metodología para la evaluación de Riesgos Esta Auditoría efectuó la evaluación correspondiente, con el propósito de evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección relacionados con el tema en estudio. Actualmente el Departamento no es evaluado dentro del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI), por lo tanto es importante señalar que durante la evaluación se determinaron los siguientes riesgos: Riesgo de Operación: Se derivan de que las operaciones sean ineficientes e ineficaces en satisfacer a los usuarios y alcanzar los objetivos que tiene la Institución, exponiéndose a quejas, reclamos de garantía y daño a la imagen de la Institución. Riesgo de Control: Los sistemas de control interno son insuficientes o inadecuados para la aplicación y detección oportuna de irregularidades. 12

13 Riesgo de Cumplimiento: El incumplimiento con los requerimientos de los clientes, políticas y procedimientos organizacionales, leyes y regulaciones pueden producir baja calidad, ingresos perdidos, retrasos innecesarios, multas, etc Normativa aplicable El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma No de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, mediante la aplicación de: Ley General de Control de Interno Nº Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO- DFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC ). Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE) Normativa interna de la del MOPT que regula la ejecución de los estudios de auditoría. Decreto Ejecutivo No MOPT, publicado en la Gaceta No. 197 del 12 de octubre de 2001, sobre el Reglamento de Almacenes y Bodegas del Ministerio de Obras Públicas y Transportes que regula el funcionamiento de todas las bodegas y almacenes pertenecientes al Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Decreto Ejecutivo No MOPT, publicado en la Gaceta No. 172 del 05 de setiembre de 2008, sobre la modificación al artículo 42 del Decreto Ejecutivo No MOPT Reglamento de Almacenes y Bodegas del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. La Gaceta No.213 del 03 de noviembre del Decreto No.3635-MOPT. 13

14 2. RESULTADOS 2.1 Objetivo Específico No. 1 Verificar el cumplimiento de la normativa, que regula el accionar del Taller de Señales de la Dirección de Ingeniería de Tránsito HALLAZGO No Deficiencias en la aplicación de la normativa vigente en el Taller de Señales Resultados del Hallazgo La normativa vigente bajo la cual se rige el Departamento de Señalización Vial es el Manual Centroamericano de Dispositivos Uniformes para el Control de Tránsito (SIECA), el cual se utiliza para la confección de señales de Tránsito horizontales y verticales. Dicho manual es consultado por los responsables de la Administración y los encargados de confeccionar las señales de Tránsito, porque aquí se detalla la normativa y especificaciones que debe llevar cada señal de tránsito fabricada. Por ejemplo se indica: el alfabeto estándar para las señales, la altura y espacio entre las letras, dimensiones del dibujo. Los íconos patrón de la señales de reglamentación, prevención, información e identificación. Imagen N 1 Imagen N 2 Dimensiones de la Señal Dimensiones de la Señal Manual SIECA Manual SIECA 14

15 Imagen N 3 Señales fabricadas en el taller Según el Manual SIECA En relación con la Ley General de Control Interno, Ley N 8292, especifica en su artículo 8, lo siguiente: Se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. La función No16 establecida en el SIOR, para el Departamento de Señalización Vial, indica lo siguiente: Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor 15

16 de la dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere. De acuerdo con el cuestionario de control interno aplicado, no se evidencian controles formalmente divulgados entre los funcionarios del Departamento de Señalización Vial, únicamente existen los registros oficiales de solicitud de materiales y el de salida de señales, los cuales ya fueron mencionados anteriormente, también se emiten Inventarios bimensuales a la Dirección de Ingeniería de Tránsito y se realizan las herramientas digitales de materiales e inventarios. CONDICIÓN De acuerdo con el Marco Normativo, consultado en este estudio, se determina la siguiente normativa: Manual Centroamericano de Dispositivos Uniformes para el Control de Tránsito (SIECA) y Ley General de Control Interno, Ley N Actualmente el Manual de SIECA es consultado y aplicado para la confección de la señalización vial vertical y horizontal, no obstante durante este estudio se corroboró que lo dispuesto en la Ley N 8292 no se realiza de acuerdo con lo determinado, debido a que no se evidenciaron los mecanismos, las acciones e instrumentos utilizados en el Taller de Señalización Vial, para garantizar la protección o prevención del desvío o desperdicio del patrimonio público que se resguarda en este plantel. De acuerdo con el Inventario bimensual que realiza el taller de Señales, se reportaban los siguientes materiales y equipo: Materiales Cuadro N 3 Inventario de Materiales Unidades Tinta de colores 10 Diluyentes 32 Papel reflectivo (varios colores) 21 Láminas de Galvanizado 230 Láminas de Aluminio 210 Láminas de Plástico

17 Fuente: Oficio DGIT-SV Inventario Taller Noviembre 2014 Cuadro N 4 Inventario de Equipos Equipo Plotter 2 Monitor 2 CPU 2 Teclado 2 Mouse 2 Impresora 1 Sistema Telefónico 1 Maquina Soldadora 1 Taladro 2 Esmerilador 1 Caladora 1 Compresor 1 Estañon Gasolina 1 Troqueladora 2 Guillotina 2 Unidades Mesa para Corte de 1 Papel Hidrolavadora 1 Proyector 1 Rodillo 1 Insoladora 1 Gata Hidráulica 1 Horno 1 Fuente: Oficio DGIT-SV Inventario Taller Noviembre 2014 Cuadro N 5 Señales Almacenadas Descripción Unidades Señales

18 confeccionadas Fuente: Oficio DGIT-SV Inventario Taller Noviembre 2014 En relación con las descripciones anteriores se considera como parte de las deficiencias del Sistema de Control Interno, el no contar con las pólizas necesarias para cubrir un eventual siniestro, valorando la materialidad que se resguarda en el Taller de señales. Los Inventarios en el taller son confeccionados por un representante del Departamento de Señalización Vial, donde el encargado del taller le colabora. El Departamento de Programación y Control de la Proveeduría Institucional no interviene en los inventarios realizados en el Taller de Señalización. CRITERIO El Manual Centroamericano de Dispositivos Uniformes para el Control de Tránsito indica en el punto 1.2 lo siguiente: El objetivo general del Manual Centroamericano de Dispositivos Uniformes para el Control del Tránsito es establecer normas, criterios y recomendaciones que permitan facilitar y asegurar el movimiento ordenado, seguro y predecible de todos los usuarios de la vía, automotor, peatonal y de otra índole, a través de toda la red vial del área centroamericana. El señalamiento y los otros dispositivos de control prescritos en el Manual deben ser utilizados para dirigir y asistir a los conductores en las tareas de prevención, guía, orientación y navegación propias de la conducción de un vehículo automotor para garantizar el viaje seguro en cualquier obra de infraestructura vial abierta al público. El señalamiento de guía e información debe estar restringido al control del tránsito, y no se debe utilizar como un anuncio o medio de publicidad de ninguna índole. La Ley General de Control Interno, Ley N 8292 del 31 de julio de 2002, establece en su artículo 7 lo siguiente: Artículo 7.- Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley. También el artículo 10 de esta Ley establece que: Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, 18

19 será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Para un cumplimiento adecuado de lo anterior, se recurre a lo que establece el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público: 4.2 Requisitos de las Actividades de Control. Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos: a. Integración a la gestión. Las actividades de control diseñadas deben ser parte inherente de la gestión institucional, ( ). b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, ( ). c. Contribución al logro de los objetivos con un costo razonable. ( ) d. Viabilidad. Las actividades de control deben adaptarse a la capacidad de la institución de implantarlas, teniendo presente, fundamentalmente, la disponibilidad de recursos, la capacidad del personal para ejecutarlas correcta y oportunamente, y su ajuste al bloque de legalidad. e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos o en documentos de naturaleza similar. f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. ( ) Además la actividad establecida en el Sistema Interno de Institución (SIOR), donde se indica que: El(a) Director(a) de la Dirección General de Ingeniería de Tránsito en colaboración con los subalternos, establecen y se responsabilizan de un Sistema de Control Interno, fundamentado en la normativa legal vigente y aplicable a la actividad que desarrolla, para controlar sistemáticamente su gestión, de tal forma que se garantice el cumplimiento de los objetivos de la Dependencia y como consecuencia los objetivos de la Institución. Durante el estudio se analizaron los procedimientos establecidos en el Sistema Interno de la Institución (SIOR): Confección de señales de tránsito en el taller de señales. En este procedimiento se detectó hallazgos en su ejecución, los cuales se detallan dentro de los resultados del objetivo N 2. CAUSA Se carece de la planificación adecuada, por parte de los responsables de la administración, para crear, aplicar y supervisar que los procesos que se realizan en el taller de señales, sean de acuerdo con lo 19

20 que se indica en la Ley General de Control Interno, en las Normas de Control Interno para el Sector Público y en las funciones establecidas. También se considera que el proceso de seguimiento continuo y periódico que deben realizar los titulares subordinados y encargados de los procesos es débil, debido a la inexistencia de mecanismos establecidos para la valoración de los resultados. EFECTO Al no tener establecido un Sistema de Control Interno se podría obstaculizar el cumplimiento de los objetivos de la Dependencia y como consecuencia los objetivos de la Institución, al mismo tiempo que la información no sería confiable ni oportuna, como lo disponen las Normas de Control Interno para el Sector Público y la Ley General de Control Interno Además, las deficiencias presentes en los controles, pueden generar riesgos operativos, impidiendo el alcance de los objetivos. 3. CONCLUSIONES Objetivo Específico No El Departamento de Señalización Vial no cuenta con los controles establecidos en la normativa para el enfrentamiento de los riesgos relevantes y a las características en general del Departamento. Aunque actualmente se mantienen registros digitales como el control de materiales e inventarios, éstos presentan debilidades y no se ajustan a los requerimientos actuales de las operaciones que se realizan en el plantel. 4. RECOMENDACIONES De conformidad con las competencias contempladas en el artículo 35 1 de la Ley General de Control Interno N 8292, así como, la norma de las Normas para el ejercicio de la Auditoría en el sector público, se 1 La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del Artículo 35. Materias sujetas a informes de auditoría interna. ( ) Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República. 2 La Gaceta N 28- Miércoles 10 de febrero de R-DC Seguimiento de acciones sobre resultados. ( ) El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. 20

21 emiten las siguientes recomendaciones, referentes al Objetivo Específico No. 2. Al Director de Ingeniería de Tránsito a) Realizar las gestiones pertinentes para proceder con la adquisición de las pólizas que consideren necesarias para resguardar al Taller de Señales de eventuales siniestros. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. A la Jefatura del Departamento de Señalización Vial b) Gestionar la elaboración de un plan para el seguimiento de las acciones que se deben realizar para solventar las debilidades de control interno en el Taller de Señales, con el propósito de generar las medidas pertinentes para el progreso del Sistema de Control Interno institucional. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente dos meses a partir de aceptado el presente informe. 2.2 Objetivo Específico No. 2 Verificar el cumplimiento de los procedimientos de acuerdo con los objetivos de la Unidad y los Institucionales y de conformidad con el marco normativo que los regula. HALLAZGO No Debilidades en el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la administración del Taller de Señales. Resultados del Hallazgo El procedimiento Confección de Señales de Tránsito en el Taller de Señales indica que los interesados, (Director o Sub director de Ingeniería de Tránsito y Jefatura de Regionales) deben presentar la solicitud a la Jefatura del Departamento de Señalización Vial para la confección de señales verticales de tránsito. En relación con lo anterior, y de acuerdo con la pregunta No. 27 del Cuestionario de Control Interno aplicado al encargado del taller, éste manifiesta que en la mayoría de los casos recibe instrucciones de parte de los interesados anteriormente descritos, por vía telefónica o correo electrónico, por lo tanto no todas las solicitudes se canalizan a través de la 21

22 Jefatura del Departamento de Señalización Vial, como lo señala el procedimiento. El procedimiento Confección de Señales de Tránsito en el Taller de Señales, señala que se deben confeccionar los siguientes formularios: Registro de trabajo diario, Control de material utilizado, Control de señales terminadas, Registro de tiempo personal operativo, Informe mensual de mano de obra y el Informe mensual de costos. Al realizar el estudio se verifica que estos formularios no se están realizando. En relación con lo anterior las preguntas No. 12, 13 y 14 del Cuestionario de Control Interno aplicado al Encargado del Taller, referidas al conocimiento de los procedimientos operativos que existen en la Institución para el funcionamiento del taller, manifiesta que se desconocen los procedimientos establecidos. Actualmente, los funcionarios laboran en el Taller siguiendo el conocimiento adquirido en años anteriores y por la capacitación que se da entre compañeros del Taller para realizar las señales. Dentro de los controles se encuentran establecidos en los procedimientos el formulario de Requisición de materiales que se archiva como evidencia de la entrada de materiales al Taller y el Formulario de Salida de Señales que es la evidencia de las señales confeccionadas y entregadas en el Taller, también se elabora un archivo en excel del Control de entradas y salidas de material, el cual contiene movimientos desde el 2007 y modifica mes a mes un control de la salida de señales. Imagen N 4 Control de Materiales en Excel mag en N 5 ontr ol de Sali da de señ ale s I C 22

23 El procedimiento Confección de Señales de Tránsito en el Taller de Señales, señala los procesos para la producción y reutilización de señales de tránsito, pero los encargados manifiestan que también se han fabricado otros recursos, como por ejemplo, placas de identificación para los automóviles y rótulos de identificación para las dependencias del Ministerio, las cuales se realizan siguiendo el mismo proceso para la confección de señales de tránsito, y el diseño lo crean los funcionarios del Taller. Para documentar la entrega de los mismos se utiliza el formulario de Salida de Señales. Imagen N 6 Confección de rótulos de identificación CONDICIÓN Durante los periodos evaluados se confeccionaron las siguientes señales verticales en el taller: CUADRO No. 6 Señales Confeccionadas Año Cantidad de señales confeccionadas

24 Fuente: Elaboración del auditor con información suministrada en la herramienta digital de Inventarios. Las señales despachadas por el taller durante el período del estudio corresponden a lo siguiente: Año CUADRO No.7 Salida de Señales Cantidad de señales entregadas Fuente: Elaboración del auditor con información suministrada en la herramienta digital de Inventarios. De acuerdo con el oficio DGIT-SV , referente al Inventario correspondiente al mes de noviembre de 2014 del Taller de Señales, se detalla que éste, mantenía a esa fecha en custodia señales confeccionadas. Actualmente el Procedimiento Confección de Señales de Tránsito en el Taller de Señales no se encuentra actualizado, provocando que algunos de los procesos se omitan y no se realicen los formularios asignados, en dicho procedimiento. En relación con los procedimientos establecidos en el Taller de señales, el Informe AG-I indica lo siguiente dentro de las conclusiones: Los procedimientos del Taller de Señales están desactualizados, fueron oficializados mediante el oficio PA del 21 de febrero de 2008, e incluyen dentro de sus actividades registros en el SBAT (Sistema Básico de Administración de Talleres) el cual no funciona desde hace varios años, asimismo se incluyen citas sobre el Taller Central del MOPT cuando la ubicación del Taller de Señales era en ese lugar. 24

25 Los procedimientos no especifican el tiempo determinado para solicitar la confección de señales y el retiro de las mismas, cuando se demandan en grandes cantidades, para esto, el Encargado del Taller lo realiza inmediatamente. CRITERIO El procedimiento establecido en el Sistema Interno de la Institución (SIOR), Confección de señales de tránsito en el Taller, indica lo siguiente al inicio del procedimiento: Los interesados para la confección de señales (Director o Sub Director General de Ingeniería de Tránsito, Jefatura de Regionales) presentan la solicitud por escrito a la Jefatura del Departamento de Señalización Vial, quien es el que realiza el oficio donde se le comunica al encargado del Taller, el trabajo asignado. También en el procedimiento anteriormente indicado, señala que se deben realizar los siguientes formularios: Registro de trabajo diario, Control de material utilizado, Control de señales terminadas, Registro de tiempo personal operativo, Informe mensual de mano de obra y el Informe mensual de costos. La Ley General de Control Interno, define en el artículo 8º lo siguiente: Se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. CAUSA Los procedimientos establecidos en el Sistema Interno de la Institución no se están ejecutando correctamente, esto por el desconocimiento de los funcionarios, o por simplificación del trabajo diario, e inclusive porque los encargados de realizar los procesos tratan de agilizar los mismos para beneficio de los usuarios. Los responsables de la Administración, cuentan con controles débiles, para ejercer la supervisión y detectar las fallas presentadas en la ejecución del procedimiento determinado. EFECTO 25

26 Se genera el riesgo por el incumplimiento con los procedimientos organizacionales, produciendo baja calidad en los procesos y afectando el logro de los objetivos institucionales. También se presenta el riesgo de operación, debido a que los procesos se consideran ineficientes e ineficaces por no realizar lo establecido en el procedimiento Confección de Señales de Tránsito en el Taller, por ejemplo, el no realizar los formularios que anteriormente se detallaron y que se encuentran instituidos en éste. Además las señales de tránsito se pueden entregar de forma inadecuada e incompleta o sobrada, por realizar este proceso inmediatamente. 3. CONCLUSIÓNES Objetivo Específico No Los procedimientos que se encuentran constituidos en el Sistema Interno de la Institución, no se están ejecutando correctamente, debido a que con la operativa del día a día y el transcurso de los años se ha ido simplificando y no se han modificado ante Planeamiento Administrativo. Al no encontrarse actualizados se generan inconsistencias, omisión, duplicación de procesos e incumplimiento por no acatar lo establecido. 4. RECOMENDACIONES De conformidad con las competencias contempladas en el artículo 35 3 de la Ley General de Control Interno N 8292, así como, la norma de las Normas para el ejercicio de la Auditoría en el Sector Público, se emiten las siguientes recomendaciones, referentes al Objetivo Específico No. 2. A la Jefatura del Departamento de Señalización Vial a) Gestionar ante Planeamiento Administrativo la actualización de los Procedimientos, para que sean más funcionales, eficaces, eficientes y en 3 La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del Artículo 35. Materias sujetas a informes de auditoría interna. ( ) Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República. 4 La Gaceta N 28- Miércoles 10 de febrero de R-DC Seguimiento de acciones sobre resultados. ( ) El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. 26

27 donde se ubiquen formalmente las políticas, actividades, puntos de control, plazos y responsables de cada procedimiento. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. b) Una vez que los procedimientos se hayan actualizado, informar y capacitar al personal a cargo para que ejecuten los procesos de acuerdo con lo establecido y cumplan con los formularios asignados. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de actualizados los procedimientos. 2.3 Objetivo Específico No. 3 Evaluar la operación técnica y administrativa de la gestión, con el fin de prevenir riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos propuestos. HALLAZGO No Diferencias entre los archivos electrónicos Inventario y Movimiento de materiales contra la documentación física. Resultados del Hallazgo Al verificarse el formulario de salidas de señales (físico) y la herramienta en excel, que utiliza el encargado del taller, se encuentran diferencias. La herramienta digital, no contempla las señales confeccionadas para los convenios y la mayoría de las placas y rótulos realizados para las diferentes dependencias no se reportan. Por ejemplo, en lo referente para la salida de señales: el mes de diciembre de 2014 se confrontaron los formularios físicos y la herramienta en excel y se detalló una diferencia de 41 señales que se encuentran especificadas en el formulario, pero no detalladas en la herramienta. Cuadro N 8 Salida de Señales Diciembre Tipo de señal Físico Digital Diferencia R P

28 R R-3-1a R E R-3-4a R E E R E R P-11-10a P Diciembre Tipo de señal Físico Digital Diferencia P R R R Rotulo Comp. 6 a 8: Rotulo EQUIDAD GENERO TOTAL Fuente: Elaboración del auditor con información de la herramienta Inventario En lo referente a la confección de señales, para el mes de junio de 2014, se reportan en la herramienta digital 125 señales elaboradas de más que en el reporte físico. Cuadro N 9 Señales Confeccionadas Junio Tipo de señal Físico Digital Diferencia E X76 CM E X43 CM E X61 CM FLECHA 61X30 CM IZQUIERDA DERECHA ID X90 CM P X20 CM P X46 CM P X61 CM P X61 CM P X61 CM R X61 CM R X76 CM R X61 CM R-3-4ª 91 X61 CM

29 R X61 CM ROTULO EQUIDAD GENERO 70X40 CM Kph Kph R IS P P-1-4a P P-1-5a P Total Fuente: Elaboración del auditor con información de la herramienta Inventario La información de las requisiciones de materiales, no coincide con lo detallado en el control de movimientos de materiales, debido a que dicho control no incluye la totalidad de los materiales que se utilizan para la elaboración de lo solicitado, solamente se ingresan el tipo de papel, tipo de lámina y plástico. CONDICIÓN El control de confección y salidas de las señales de tránsito elaboradas en el taller, lo realiza el encargado del taller. No existe sistema para este control, por lo tanto se utiliza un archivo de excel, donde cada libro corresponde a un mes. En este control se deben de identificar la cantidad de señales almacenadas, la cantidad de señales confeccionadas por mes, la cantidad de señales que fueron retiradas por las diferentes regiones en el mes y el saldo de las señales disponibles. Para el control de materiales se actualiza con cada Requisición de materiales, se incluye solamente el tipo de papel y el tipo de material (plástico o galvanizado), los demás materiales utilizados y considerados también representativos no se incluyen en esta herramienta, porque el encargado del taller no está capacitado para incluirlos dentro de la herramienta, además que los controles usados por la supervisión no son los adecuados. En el informe AG-I se recomendó coordinar con la Dirección de Informática para la instalación de un programa apropiado para el Taller de Señales, de acuerdo con las necesidades de esa Dependencia, sistema que emitiera informes y determinara costos reales de producción en materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y rendimientos. Debido a que durante el informe AG-I , no se contaba con dicho programa, se formuló la siguiente recomendación: 29

30 4.1 Insistir en la coordinación con la Dirección de Informática, para la Instalación de un programa apropiado para el Taller de Señales, que permita emitir informes y determinar costos reales de producción, en materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y rendimientos En relación con lo anterior, esta Auditoría recibió el oficio ATI con fecha del 21 de octubre de 2014, donde se detalla la elaboración de una herramienta para el Taller de Señales que permite lo siguiente: Cálculo del costo de señales: Permite determinar el costo de cada una de las señales según las clasificaciones establecidas y a la vez hacer los cálculos para las señales. Cálculo requerimiento de materiales: permite hacer el cálculo de los materiales necesarios para la confección de señales. Cálculo de Rendimientos: Permite llevar un control de los rendimientos mensuales y anuales de las señales confeccionadas. Control de Inventario: Permite tener acceso al control de inventario que se lleva actualmente en el Taller de Señales. Mantenimiento: Permite darle mantenimiento a las diferentes tablas de planilla, servicios públicos, servicios privados, materiales, mobiliario y equipo. Durante este estudio se evidenció que a diciembre 2014, dicha herramienta no se ha implementado en el taller. CRITERIO El procedimiento confección de señales de tránsito en el taller, indica que una vez informada la Jefatura de que el trabajo ha sido terminado, esta procede y Completa el formulario de salida de señales, en original y tres copias, con indicación del número de oficio de solicitud de las señales, la cantidad, código, descripción, proyecto en que se utilizarán y fecha, lo firma y lo sella, además coloca la leyenda Última línea La Ley General de Control Interno en el artículo 15 respecto de las actividades de control, señala que serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: 30

31 a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente. iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. La norma 1.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público sobre la Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI, en los incisos c, d, e y f lo siguiente: c. La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta. d. La vigilancia del cumplimiento, la validez y la suficiencia de todos los controles que integran el SCI. e. La comunicación constante y el seguimiento de los asuntos asignados a los distintos miembros de la institución, en relación con el diseño, la ejecución y el seguimiento del SCI. f. Las acciones pertinentes para el fortalecimiento del SCI, en respuesta a las condiciones institucionales y del entorno. CAUSA Falta de capacitación al personal encargado de actualizar los registros que mantiene el taller en Excel. Además, de que no se realiza un adecuado seguimiento y revisión de éstos controles digitales por parte de los responsables de la supervisión, por lo tanto no se han determinado los errores para proceder a corregirlos. 31

32 El uso de éste control no se encuentra establecido dentro de los procedimientos. No se ha realizado la implementación de la herramienta realizada por el Departamento de Tecnologías de Información del Consejo de Seguridad Vial. EFECTO Los registros digitales utilizados en el taller no contienen los controles apropiados, por lo tanto, genera el riesgo de operación, donde los procedimientos pueden ser ineficientes e ineficaces en alcanzar los objetivos de la Institución. También puede surgir el riesgo de información precisa y completa, dado que la información se encuentra incompleta y puede causar decisiones equivocadas. Además, que no se determina con claridad la cantidad de los materiales sobrantes y gastados por cada convenio realizado. HALLAZGO No Debilidades en la estimación de materiales que se utilizan para los diferentes convenios. Resultados del Hallazgo Durante el estudio se evidencia que existen recursos correspondientes a sobrantes de los convenios, específicamente del realizado con el Instituto Costarricense de Turismo (ICT). Por falta de espacio en la Bodega, éste material se encuentra fuera del plantel, el cual se puede deteriorar, porque se encuentra expuesto al sol y a la lluvia. Imagen N 7 Material sobrante de Convenio fuera de la Bodega 32

33 En el control de Movimientos de materiales que se utiliza en el taller indica notas donde se señala que dada la falta de materiales para un convenio se utilizan recursos sobrantes de otros convenios. En relación con lo anterior durante el estudio AG-I se solicitó información al respecto y mediante el Oficio DGIT se expone lo siguiente: 2. Los mecanismos de autorización por parte de la DGIT, para la utilización de materiales adquiridos por el MOPT que no se incluyen en el convenio. En el caso particular de que en la ejecución de las obras estipuladas en el convenio se determine que las cantidades de materiales son insuficientes, o bien se haya obviado la compra de algún material, el suscrito (Director de Ingeniería de Tránsito) autoriza el uso de materiales adquiridos por el MOPT para completar las obras. La autorización del uso de materiales se da en virtud de que las cantidades y las especificaciones de materiales son calculadas y definidas por la DGIT, y en el caso de que estas sean insuficientes, es posible que se dé por un mal cálculo por parte de la Administración. 3. Con respecto a los sobrantes y materiales no utilizados en custodia de la DGIT, que se adquirieron por parte de los Entes de Derecho Público, indicar las gestiones de destino o deposición una vez finalizado el convenio. En el caso de que una vez ejecutadas las labores establecidas en el convenio, exista sobrantes de material, existen tres alternativas: Si existe disponibilidad total de materiales, se pueden elaborar señales de tránsito para ser entregadas a las municipalidades y pueden ser utilizadas en otros distritos de su cantón. Devolución del sobrante a la Institución que suscribió el convenio con el Ministerio. Plantear un nuevo convenio para aprovechar las materiales sobrantes. En cualquiera de los casos antes mencionados, se debe coordinar con la contraparte del Ministerio para que la decisión sea de mutuo acuerdo. Imagen N 8 Control de Movimiento de materiales 33

34 CONDICIÓN Actualmente existe gran cantidad de materiales sobrantes de algunos convenios, en su mayoría pertenecientes al Convenio con el ICT, los cuales se encuentra fuera de la Bodega, por falta de espacio y el mismo se deteriora con el paso del tiempo; para este material, según indicación de los funcionarios, los encargados se encuentran definiendo cómo proceder para su utilización. Los convenios, de acuerdo con lo que se indica en el Procedimiento Elaboración, implementación y ejecución de convenios interinstitucionales de la red cantonal, fuera de la GAM, son confeccionados por la Jefatura del Departamento de Regionales quien elabora un borrador y se lo traslada a la Institución interesada para que proceda con las observaciones. Dentro de éstos no se especifica, cómo proceder en el caso de que exista material sobrante o faltante. Los encargados de realizar las estimaciones de los materiales son los ingenieros del Departamento de Señalización Vial. El Informe AG-I concluye lo siguiente en relación con lo anterior: Se evidenció la existencia de materiales solicitados a los Entes de Derecho Público que no se utilizaron en su totalidad y que permanecen en 34