CENTRO POLITÉCNICO DEL PETRÓLEO

Transcripción

1 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 1 CENTRO POLITÉCNICO DEL PETRÓLEO ASIGNATURA: COMUNICACIÒN TÉCNICA HORAS: 30 horas. CAPÍTULO 7 7. Barreras de la Comunicación. Físicas. Humanas. Semánticas. Reglas para una comunicación efectiva. Una vez terminada esta Guía los estudiantes serán capaces de describir la influencia que tienen las barreras de la comunicación para lograr una comunicación eficaz. Objetivos: Los estudiantes deben ser capaces de: 1. Reconocer los elementos que constituyen barreras a la comunicación. 2. Aplicar las Reglas para un comunicación eficaz.

2 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 2 Por qué muchas veces a pesar de ser cuidadoso en la emisión del mensaje y de recibirlo adecuadamente no nos entendemos? BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN. En el proceso de la comunicación humana, también existen barreras, que son interferencias y que sirven de obstáculos o resistencias a la comunicación entre las personas. Estas barreras. Intervienen en el proceso de la comunicación y lo afectan profundamente, de modo que el mensaje recibido sea muy diferente al que fue enviado. EMISOR MENSAJE TAL COMO SE ENVÍA BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN Ideas preconcebidas Significados Personalizados Motivos e Intereses Credibilidad de la Fuente Rechazo de información desfavorable Habilidad para comunicarse Complejidad de los canales Clima Organizacional Problemas y Conflictos Personales. RECEPTOR MENSAJE TAL COMO SE RECIBE Las Barreras de la comunicación están presentes en los errores que se comenten por parte de cada uno de los componentes del proceso de la comunicación. Se producen Barreras cuando: El Emisor : No conoce suficientemente al receptor No entiende el mensaje con claridad Tiene una actitud negativa respecto al receptor, al mensaje y al acto comunicativo en sí Posee pocas habilidades comunicativas Escoge el momento inadecuado Elige un lugar inapropiado No sabe captar el interés y la atención del receptor Utiliza un vocabulario inadecuado para el receptor Transmite mucha más información de la necesaria Emplea un tono negativo Actúa de tal forma que contradice con sus gestos sus propias palabras No verifica si el receptor ha comprendido el mensaje El Receptor: Está preocupado por algo más importante

3 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 3 No le inspira confianza el emisor No está interesado en el mensaje Supone cual va a ser el mensaje Se niega a entender el mensaje porque le resulta desagradable Está cansado físicamente Está contestando lo que va a contestar al emisor Simula lo que está escuchando aunque no es así El Mensaje: Está mal elaborado y no sigue con las recomendaciones para elaborar mensajes eficaces. Codificación y descodificación: Está influido por elementos socioculturales, emociones, sentimientos positivos o negativos, habilidad y experiencia del emisor o del receptor. Canal No es efectivo para el tipo de mensaje y en él se producen interferencias. Retroalimentación No deja ver claro si entendió o no el mensaje. Por todo esto las Barreras de la comunicación se clasifican en tres tipos: 1. Barreras Personales o Humanas 2. Barreras Físicas 3. Barreras Semánticas BARRERAS PERSONALES O HUMANAS Son interferencias producidas por las limitaciones, emociones y valores humanos del individuo. Las Barreras más comunes en situaciones de trabajo son la escucha deficiente, los estados emocionales, las motivaciones y los sentimientos personales. Estas barreras pueden limitar o alterar las comunicaciones con las demás personas. BARRERAS FÍSICAS Interferencias que se presentan en el ambiente donde ocurre la comunicación. Una actividad que pueda distraer, una puerta que se abre, la distancia física entre las personas, un canal saturado, paredes que se interponen entre la fuente y el destino, ruidos. BARRERAS SEMÁNTICAS Limitaciones o distorsiones derivadas de los símbolos utilizados en la comunicación. Las palabras u otras formas de comunicación, como gestos, señales, símbolos, pueden tener significados diferentes para las personas que intervienen en el proceso, lo cual puede crear distorsiones. Las diferencias en el lenguaje pueden constituir también barreras semánticas entre las personas.

4 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 4 Entre diferentes regiones de un país o entre países existen numerosas barreras semánticas, que si no estamos preparados para ellas la comunicación está muy limitada. TIPOS DE BARRERA A LA COMUNICACIÓN. HUMANAS FÍSICAS SEMÁNTICAS Limitaciones personales Espacio físico Interpretación de palabras Hábitos e escucha Interferencias físicas Traslación de lenguaje Emociones Fallas mecánicas Significado de señales Preocupaciones Ruidos ambientales Significado de símbolos Sentimientos personales Distancia Descodificación de gestos Motivaciones Sucesos locales Sentido de los recuerdos LA ÚNICA FORMA EN QUE USTED PUEDE LOGRAR UNA COMUNICACIÓN EFICAZ, ES APRENDIENDO A COMUNICARSE ABIERTAMENTE Y EN FORMA QUE CREE UN LAZO DE CONFIANZA. Ahora para terminar esta asignatura, vamos a aprender como lograr una Comunicación Eficaz. Para ello vamos a comenzar con una interesante historia que nos permitirá reflexionar. HABÍA UNA VEZ UN REINO Había una vez... un reino, muy famoso por la riqueza de sus cultivos. Hasta que un año, padeció una brutal sequía que arruinó toda su producción. Como era su costumbre ante problemas muy delicados, el rey acudió a su Consejo de Sabios. Ellos habían pasado muchos años estudiando todos los asuntos del reino y los conocían en profundidad. Rápidamente advirtieron la gravedad de la situación y desarrollaron un nuevo método de riego que aprovechaba la poca agua disponible. Luego de escuchar la explicación de los sabios, el rey consideró que la idea era brillante. Feliz con la noticia, envió a los sabios por todo el reino para que explicaran a los campesinos este nuevo método. Pero las semanas transcurrían y las tierras seguían sin mejorar. La situación del rey era cada vez más difícil. Por un lado, los campesinos le acusaban de ser incapaz de encontrar una solución y, por el otro, los sabios se quejaban de que él les había hecho perder el tiempo, enviándoles a hablar con personas sin cultura. El rey, tras escuchar todo esto, reflexionó y llegó a una extraña conclusión: Había que llamar a los juglares. Sorprendidos por la decisión del rey, sus súbditos pensaron que la sequía había afectado algo más que los cultivos... Pero, para sorpresa y admiración de todos, un mes más tarde el reino recuperó su esplendor... y el rey recuperó la confianza de sus súbditos!

5 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 5 Cuál fue el plan del rey? Por qué llamó a los juglares? Estaba tan loco como todos pensaban? Cuál fue la solución? El rey se dio cuenta que los campesinos no entendían el método y decidió que alguien debía explicárselos urgentemente. Por tal motivo convocó a los juglares, que eran personas que dominaban perfectamente el lenguaje y, además, gozaban de la confianza de los campesinos. El rey, lejos de estar loco, tuvo un "momento creativo": vio que los juglares eran las personas ideales para transmitir el conocimiento, porque rápidamente podían difundir un mensaje con sus historias y canciones. Además, frecuentaban los mismos lugares que los campesinos. De esta manera, el nuevo método de riego fue difundido por todo el reino de manera muy comprensible y "pegadiza" y los campesinos pudieron aplicarlo con éxito. Qué sucedió en realidad? El rey se equivocó en su primer intento. Si bien fue acertado consultar a los sabios, no lo fue el enviarles directamente a trasmitir su conocimiento a la gente. Ante el agravamiento del problema, el rey reconoció su error y buscó la solución en otro nivel. Se reunió con sabios, juglares y campesinos y - entre todos - elaboraron una nueva estrategia. Así, acortaron el mensaje (comprendieron que era mejor perder una parte, que perderlo todo). Luego "tradujeron" el conocimiento de los sabios al lenguaje de la gente y, por último, acordaron difundirlo rápidamente en todas direcciones. Realmente, en la solución existió un problema de comunicación. Los sabios no fueron las personas idóneas para transmitir el mensaje, puesto que sus símbolos (palabras, gestos, gráficos señales) no se entendieron por los campesinos. Al igual que nuestro rey, muchas personas y organizaciones piden ayuda a sus "sabios" (los especialistas) cuando surge un problema. Pero muchas veces, esos conocimientos no son transmitidos en el lenguaje que los trabajadores lo puedan comprender POR QUÉ FALLAN LAS COMUNICACIONES? Intervienen las necesidades, motivaciones, sentimientos, prejuicios, tanto del emisor como del receptor. Oímos lo que queremos oír. Evaluamos la fuente Tendemos a obviar la información que contradice lo que ya sabemos Existen discordancias entre lo que se habla y el lenguaje corporal.

6 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 6 CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN EFICAZ Resumiendo todo lo que hemos tratado anteriormente, podemos destacar las características que debe reunir la comunicación para que sea eficaz. 1. Adaptada. La comunicación debe: - Tener en cuenta las expectativas, necesidades e intereses de los receptores - Ser adecuada a las características del colectivo al que va dirigida. - Oportuna, en relación a la situación y contexto concreto en el que va a ser recibida la información. - Coherente con la cultura y valores de la empresa en general y del equipo de trabajo en particular. La comunicación si se ajusta a lo anteriormente referido, estará adaptada a sus receptores, intentará satisfacer sus necesidades y expectativas, se proporcionará en el momento oportuno y se utilizarán los canales más eficaces. 2. Interés. Se debe tener el deseo y la voluntad expresa de fomentar la comunicación. 3. Transparencia. Cuando se tiene el interés y la voluntad de comunicar, debe hacerse con todas sus consecuencias: es decir, debe existir el compromiso de informar con calidad y de realizar una escucha activa. El término transparencia implica claridad y precisión, así como informar tanto las noticias positivas como las negativas, con el fin de evitar que se puedan propagar rumores indeseables. 4. Objetividad. No todos percibimos la información de la misma forma. Los datos, los hechos, son percibidos de forma distinta en función del marco de referencia del receptor o del emisor, y a veces ambos no están situados en la misma perspectiva. Esto se elimina haciendo que, la información ofrecida sea objetiva, es decir referida a los hechos y aspectos concretos y además completa. 5. Simplicidad. Este es un principio que debe regir toda comunicación, independientemente del soporte que se utilice en su transmisión El emisor debe tener claro que quiere transmitir y a quien y en función de esto determinar los canales que serán los más adecuados. Cuanto más simple y más concreto sea un mensaje, menor probabilidad de deformación tendrá. 6. Rapidez. Muchas informaciones pierden interés con el tiempo y pierden efectividad.

7 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 7 7. Variedad de medios. Si una información es importante, no podemos enviarla y sentarnos a esperar a ver que ocurre. Debemos asegurarnos que la información llega y lo hace en condiciones óptimas, por lo que debemos pensar en la utilización de diversos canales. En resumen, el objetivo de toda comunicación es obtener una respuesta por parte del receptor, por tanto cuando se actúa como emisor debemos: Captar su atención Generar interés Informar, formar, demostrar, etc. Asegurar que se ha comprendido y aceptado el contenido del mensaje. REGLAS PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ 1. Reflexione antes de comunicarse. Piense con la cabeza antes de hablar con la boca. 2. Adapte el mensaje. Adapte lo que quiere decir a su interlocutor y a la situación 3. Analice si las ideas deben darse bruscamente o poco a poco. Module la información de acuerdo a su interlocutor y a las circunstancias 4. Permita que los demás reflexionen. Dé el tiempo necesario para que los otros puedan procesar el mensaje, 5. No fuerce respuestas inmediatas. No precipite respuestas inmediatas, esto depende mucho de las características de su interlocutor 6. Capte el significado o sentido de lo expresado tanto como emisor como receptor. Vaya al grano del mensaje y no se pierda en la accesorio. 7. Sea explícito a la vez claro y preciso. No divague, sea concreto. 8. Ante el desacuerdo mantenga la calma. Evite cualquier alteración, manténgase equilibrado 9. No emita juicios prematuros. No se anticipe, espere que le digan lo que le tienen que decir. 10. Utilice todas las formas de comunicación. Utilice diferentes formas para comunicarse, pero sea congruente en lo que dice y como lo dice. 11. Respete la dignidad de los demás. No minimice ni se sienta superior a los demás, trátelos como lo que son: personas 12. Pregunte cuando no entienda o necesite más explicación. No se vaya con dudas o sin entender algo, pregunte 13. Obtenga retroalimentación, para cerciorarse que su mensaje ha sido entendido y aceptado. Cerciórese que su mensaje ha sido comprendido 14. Sepa Escuchar. Aprenda y practique una escucha activa.

8 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 8 PUNTOS PARA REDUCIR LA TENSIÓN PROVOCADA POR LA IRA CUANDO SE COMUNICA CON OTROS 1. No critique, hable de manera que refuerce su respeto por la otra persona 2. Evite las expresiones que hagan que la otra persona se sienta culpable. Por ejemplo. Me has defraudado. Si es que está tratando de desarrollar una mejor relación de equipo. 3. Ayude a minimizar el alcance del conflicto trayendo a colación áreas de mutuo acuerdo y enfatizando comunidad de intereses y acuerdos. 4. Discuta los puntos específicos con los cuales usted está en desacuerdo, pero invite a la otra persona a analizarlo para ayudar a ver el problema que a usted le preocupa. 5. No culpe a la otra persona de errores o juicios pobres. Acepte el hecho de que hubo un mal entendido. En su momento debido busque las formas de corregir la situación o para evitar que pueda darse. 6. Si tiene que criticar hágalo de tal manera que eduque. Critique el comportamiento para mejorarlo. No ataque a la persona. 7. No responda impulsivamente, especialmente cuando la otra persona muestre síntomas de ira. 8. Vea la ira de la otra persona como un problema de él, en lugar de una amenaza suya. Al responderle hágalo de manera que disminuya la tensión, si lo logra, usted mejorará las posibilidades de una mejor relación. PUNTOS PARA CONTROLAR EL GENIO No acumule la ira, ni trate de ignorar sus sentimientos. Trate de estar alerta cuando está a punto de perder la ecuanimidad. Analice sus propias sensaciones. Descubra lo que realmente le está causando la ira. Intente comprender lo que internamente le está encolerizando. (el por qué) analice su ira de manera realista y comparta sensaciones hasta que pueda controlar sus sentimientos, o busque una salida creativa para su energía. Si alguien está perdiendo la ecuanimidad con usted, no apague fuego, oiga y entérese si tiene una razón para estar colérico. No discuta, déjeles ver que usted se da cuenta que tiene derechos para estar alterado. Busque lo que los encoleriza, haga preguntas y no se sienta amenazado por sus respuestas. Enfatice con su atención, demuéstrele que usted entiende. Si se ha equivocado, admítalo incluso discúlpese.

9 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 9 Estas sugerencias, conducen al respeto hacia la otra persona, independientemente, que usted esté en desacuerdo con su posición. La única forma en que usted puede mostrar este respeto es aprendiendo a comunicarse abiertamente y en una forma que cree un lazo de confianza. Resulta agradable vivir, trabajar y pertenecer a una organización con personas que: 1. Creen en lo que la comunicación eficaz puede hacer por ellas. 2. Creen en lo que la comunicación eficaz puede hacer por los demás. 3. Valoran lo que llevan dentro. 4. También valoran lo que llevan adentro los demás. En consecuencia con esto: Escuchan atentamente, ayudan a sus interlocutores a exponer todo su caso. Demuestran que los comprenden, lo ayudan a aprender algo de sí mismos y los ayudan a llegar a conclusiones. Hablan con franqueza y siempre con respeto. Hacen saber a los demás lo que piensan, sienten, les gusta, quieren, necesitan y están dispuestos a hacer. LA GENTE QUE HABLA CON FRANQUEZA, CONSIGUE SACAR LO MEJOR DE LOS DEMÁS Y DE UNO MISMO. Y PARA FINALIZAR QUEREMOS DECIRTE QUE: La comunicación transmite una percepción personal del mundo, como dijera el poeta español Campoamor todo es según del color del cristal con que se mira. Con esto debemos entender que nuestra visión del mundo es exactamente eso nuestra visión y que suya o mía esta se determina por el concepto de sí mismo que usted y yo tenemos. Este concepto incluye actitudes, valores y creencias respecto a uno mismo en relación con el medio, Es por eso que un antiguo filósofo dijo: si el mundo te parece oscuro, busca en ti mismo la causa de la oscuridad. Muchas veces al comunicarnos creemos que transmitimos la realidad tal cual es, sin embargo, lo que transmitimos es nuestra percepción de la realidad, válida y legítima por cierto para nosotros, como válida y legítima es la percepción de los demás.

10 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 10 Acercar nuestras percepciones es mete de la comunicación eficaz, para ello debo comenzar respetando las percepciones de los demás y aceptando las limitaciones de las mías. En vez de juzgar a que las mías son mejores que las tuyas, trataré de ubicarme en tu punto de vista, para poder ver así lo que tu estás mirando. En vez de insistir en que tú estás equivocado, admitiré que tú tienes otra visión del mundo, que tú no eres igual que yo y que, por supuesto no hay nada equivocado en no serlo. LAS ORGANIZACIONES DE ÉXITO, YA SEAN GRANDES O PEQUEÑAS, DEPENDEN DE QUE EXISTA UN CLIMA ORGANIZACIONAL FAVORABLE DE COOPERACIÓN, DONDE LAS RELACIONES HUMANAS PERMITEN QUE LA COMUNICACIÓN FLUYA EN TODAS DIRECCIONES LAS PERSONAS NECESITAN SABER QUÉ SE ESPERA DE ELLAS EN SU TRABAJO, Y CÓMO SE ESPERA QUE SE COMUNIQUEN RESUMEN Las Barreras De La Comunicación son interferencias que sirven de obstáculos o resistencias a la comunicación entre las personas,, de modo que el mensaje recibido sea muy diferente al que fue enviado. Tipos de Barreras de la comunicación Barreras Personales o Humanas Barreras Físicas Barreras Semánticas Barreras Personales o Humanas. Son interferencias producidas por las limitaciones, emociones y valores humanos del individuo. Barreras Físicas. Son interferencias que se presentan en el ambiente donde ocurre la comunicación. Barreras Semánticas. Son las limitaciones o distorsiones derivadas de los símbolos utilizados en la comunicación. Por qué fallan las comunicaciones? Intervienen las necesidades, motivaciones, sentimientos, prejuicios, tanto del emisor como del receptor. Oímos lo que queremos oír. Evaluamos la fuente Tendemos a obviar la información que contradice lo que ya sabemos Existen discordancias entre lo que se habla y el lenguaje corporal.

11 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 11 CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN EFICAZ Adaptada. : Interés. Transparencia. Objetividad. Simplicidad. Rapidez. Variedad de medios. REGLAS PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ Reflexione antes de comunicarse. Adapte el mensaje. Analice si las ideas deben darse bruscamente o poco a poco. Permita que los demás reflexionen. No fuerce respuestas inmediatas. Capte el significado o sentido de lo expresado tanto como emisor como receptor Sea explícito a la vez claro y preciso. Ante el desacuerdo mantenga la calma. No emita juicios prematuros. Utilice todas las formas de comunicación. Respete la dignidad de los demás. Pregunte cuando no entienda o necesite más explicación. Obtenga retroalimentación, para cerciorarse que su mensaje ha sido entendido y aceptado. Sepa Escuchar. Es importante conocer los puntos para reducir la tensión provocada por la ira cuando se comunica con otros También es importante conocer los puntos para controlar el genio. La única forma en que usted puede mostrar respeto hacia los otros en la comunicación, es aprendiendo a comunicarse abiertamente y en una forma que cree un lazo de confianza. La gente que habla con franqueza, consigue sacar lo mejor de los demás y de uno mismo. Las organizaciones de éxito, ya sean grandes o pequeñas, dependen de que exista un clima organizacional favorable de cooperación, donde las relaciones humanas permiten que la comunicación fluya en todas direcciones. Las personas necesitan saber qué se espera de ellas en su trabajo, y cómo se espera que se comuniquen Muchas veces al comunicarnos creemos que transmitimos la realidad tal cual es, sin embargo, lo que transmitimos es nuestra percepción de la realidad, válida y legítima por cierto para nosotros, como válida y legítima es la percepción de los demás.

12 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN 12 ACTIVIDADES 1-Subraya de los elementos de la comunicación que te damos a continuación, cuáles actúan como barreras a la comunicación? Emisor Receptor Mensaje Retroalimentación Canal Codificación 2- A continuación te ofrecemos distintas barreras de la comunicación, Clasifícalas según sean humanas, físicas o semánticas. 1. Limitaciones personales 2. Interferencias físicas 3. Fallas mecánicas 4. Significado de señales 5. Preocupaciones 6. Interpretación de palabras 7. Distancia 8. Significado de símbolos 9. Hábitos e escucha 3- De las figuras siguientes de su opinión en cuanto al logro de una comunicación eficaz. Fig. A Fig. B

13 CAPÍTULO VII BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN Se seleccionan dos estudiantes que desarrollarán a través de una conversación un proceso comunicativo de uno dos minutos. El resto del grupo actúa como observador y al final del parlamento darán sus criterios sobre los aciertos y errores cometidos.