PREFECTURA NAVAL ARGENTINA DIVISIÓN CONTROL DE GESTIÓN DIRECTRICES DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ORDENANZA 08/03 DPSN

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1 PREFECTURA NAVAL ARGENTINA DIVISIÓN CONTROL DE GESTIÓN DIRECTRICES DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ORDENANZA 08/03 DPSN Revisión del 12-DIC-03 Cláusula Disposiciones a adoptar en el sistema SECCIÓN 1 1. Objetivo La Norma de Gestión de la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación para la Prestación del Servicio de Practicaje y Pilotaje tiene por objeto asegurar la Seguridad de la Navegación, la Protección Ambiental y a los bienes en las zonas de practicaje y pilotaje obligatorio, mediante la adecuada gestión de los recursos en la prestación del servicio Los objetivos de la gestión de la Seguridad de la La compañía establecerá las políticas que indiquen como alcanza los Empresas de Prácticos abarcará, entre otras cosas. objetivos del sistema...1 Establecer prácticas seguras en la prestación del Procedimientos para las operaciones normales, embarco, desembarco, servicio de practicaje y/o pilotaje; control de estado de los medios de embarco, uso de elementos de protección personal (chaleco salvavidas, cabo de vida, guantes etc).2 Tomar precauciones contra todos los riesgos señalados. Sistemas documentados de reportes de incumplimientos, incidentes y situaciones potencialmente peligrosas Sistemas documentados de evaluación de riesgo Procedimientos para reuniones periódicas entre los niveles de gestión y los profesionales y participantes del sistema para que produzca una adecuada comunicación entre los integrantes del sistema, podría adoptarse en analogía al Comité de seguridad que se establece a bordo..3 Mejorar continuamente los conocimientos del personal Procedimientos de familiarización y capacitación del personal de tierra de tierra y de los prácticos sobre gestión de la seguridad de Procedimientos de familiarización y capacitación de los profesionales las empresas de prácticos, así como el grado de preparación Programas de ejercicios combinados entre el profesional durante sus para hacer frente a situaciones de emergencia que afecten a tareas y la compañía la Seguridad de la Navegación y al Medio Ambiente El sistema de gestión de la Seguridad de la Empresas de Prácticos deberá garantizar:.1 El cumplimiento de las normas y reglas obligatorias. Deberá tener en cuenta las reglas aplicables no solo por la Prefectura sino asimismo aquellas que tengan relación entre otros asuntos con la seguridad e higiene en el trabajo, titulación y otras..2 Que se tienen presentes los códigos aplicables junto con las directrices y normas recomendadas por la Prefectura La compañía puede ejercer su discrecionalidad ya que la fórmula de tienen presente no implica obligatoriedad, sin embargo en caso de no

2 Naval Argentina, la Organización Marítima Internacional, y las Organizaciones que los agrupan. LAS CLÁUSULAS 2. APLICACIÓN Y 3. DEFINICIONES NO SE INDICAN POR NO GENERAR PREVISIONES DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN 4 Sistema de Gestión de la Seguridad de la Empresa de Prácticos. La Empresa elaborará, aplicará y mantendrá un sistema documentado de gestión que incluya como mínimo los siguientes requisitos:.1 Principios sobre Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación..2 Instrucciones y procedimientos que garanticen la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación en la prestación del Servicio de Practicaje y Pilotaje, con arreglo a la legislación nacional e internacional vigente..3 Niveles definidos de responsabilidad y vías de comunicación con las oficinas en tierra..4 Procedimientos para notificar accidentes y los casos de incumplimiento de las disposiciones de la Norma..5 Procedimientos de preparación para hacer frente a situaciones de emergencia propias del servicio..6 Procedimientos para efectuar auditorias internas y evaluación de la gestión. SECCIÓN 2 PRINCIPIOS 1 Políticas La Empresa definirá y documentará sus políticas en materia de Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación en la prestación del Servicio. tenerse en cuenta estará debidamente documentado Políticas adoptadas por la compañía que demuestren de que manera se alcanzarán los objetivos. Intervenida por el máximo nivel de gestión de la compañía, conocida por todos los integrantes del sistema. Instrucciones operacionales, procedimientos documentados y estandarizados Un organigrama de la compañía y la descripción de responsabilidades de cada uno de los integrantes del mismo Procedimientos que determinen la forma, encaminamiento y tratamiento que se dará a los incumplimientos, y a los informes de incidentes o accidentes. Planes de respuesta a emergencia aunque se debe hacer notar que se restringe a las emergencias que el profesional pudiera sufrir en su actividad y no extensivo a las emergencias que presente el buque en el cual presta su servicio o la embarcación que lo traslada ya que estos ámbitos están cubiertos por otros planes específicos Plan de auditorías Instrucciones, formularios, reportes de incumplimiento, perfiles de los auditores estandarizados Conformación del comité de revisión, información que debe ser tratada en éste y la periodicidad. Informe y acciones correctivas a adoptar como resultado de la revisión. Ya se mencionan en cuadros superiores las condiciones a satisfacer en la enunciación de las políticas. Es importante en este sentido que la declaración de las políticas no sea solo una actitud declamativa sino que

3 2 Responsabilidad y Autoridad de la Empresa La entidad responsable de la Dirección de la empresa deberá estar debidamente registrada ante la Prefectura Naval Argentina. SECCIÓN 3 REQUISITOS FUNCIONALES 1 Responsabilidad y Autoridad de la Empresa La Empresa determinará y documentará la responsabilidad, autoridad e interdependencia de todo el personal que dirija, ejecute y verifique las actividades relacionadas con la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación en la prestación del servicio. La Empresa será responsable de garantizar que se habilitan los recursos y el apoyo necesario en tierra para permitir al Representante de la Empresa (R E) ejercer sus funciones. sea reflejada en la actividad diaria de la compañía. La compañía previo a la auditoría inicial al sistema deberá estar debidamente registrada tal lo prevé la ordenanza Se puede satisfacer con un organigrama que podrá formar parte del mismo manual que se integre a otros sistemas (gestión de la seguridad operacional, calidad etc) Se deberá establecer dentro del sistema un procedimiento de solicitud de materiales, reparaciones, capacitación y de comunicación eficaz entre los integrantes del sistema y en particular entre el RE y el mayor nivel de gestión de la compañía La Empresa garantizará que el práctico: 1. Está debidamente titulado y habilitado para ejercer sus Se deberá establecer un procedimiento de selección, contratación o funciones. admisión de profesionales como requisito previo a iniciar actividades. De igual manera, integrado a un procedimiento de gestión de personal se deberá tener un legajo del práctico, con antecedentes personales profesionales y en particular un proceso que garantice el mantenimiento de las condiciones profesionales para ejercer sus funciones. 2. Conoce perfectamente el Sistema de Gestión adoptado. El procedimiento de gestión de personal deberá incluir el proceso de capacitación y familiarización del profesional con el sistema 3. Cuenta con la asistencia necesaria para cumplir su Se satisface esta cláusula con procedimientos ya mencionados relativos a servicio de manera segura. solicitud de materiales, reparaciones, capacitación y de comunicación eficaz entre los integrantes del sistema. SE interpreta reparaciones cuando alcance a elementos que eventualmente sean de uso específico del práctico por ejemplo, el mantenimiento anual de un chaleco salvavidas autoinflable, la reparación de un elemento de comunicaciones portátil, no debe extenderse a los medios que no son gestionados por esta norma (embarcaciones etc.) sin embargo, considerando la integración de sistemas que se alienta, en caso de darse dicha integración este tipo de procedimientos podrá formar parte de un único documento. 4. Que está en buen estado físico, de conformidad con las correspondientes disposiciones nacionales e internacionales. El procedimiento de gestión del personal debe incluir además de las verificaciones que realiza la administración aquellas mandatorias del leyes laborales, que adopte la compañía así como la implementación de

4 5. La Empresa adoptará procedimientos a fin de garantizar que el práctico nuevo esté familiarizado debidamente con las funciones que guarden relación con la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación, fijará documentalmente e impartirá las instrucciones que sea necesarias para dar a conocer antes de prestar un servicio. 6. La Empresa se asegurará que los prácticos comprenden adecuadamente los reglamentos códigos y directrices. 7. La Empresa adoptará y mantendrá procedimientos por cuyo medio se concreten las necesidades que puedan presentarse en la esfera de la formación con objeto de potenciar el Sistema de Gestión, aplicando el concepto de mejora continua. 8. La Empresa se asegurara que, con relación a la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación en la prestación del servicio, el práctico puede comunicarse de manera efectiva con el personal del buque Código de Conducta.1 La Empresa elaborará y definirá cuales serán los aspectos fundamentales relacionados con la conducta del práctico en la prestación del servicio..2 La Empresa garantizará que los prácticos comprenden y cumplen dicho código en el seno de la organización y durante la prestación del servicio. 2 Representante de la Empresa A fin de garantizar la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación operacional y proporcionar el enlace entre la Empresa, los profesionales y los usuarios del servicio, designará a una o varias personas, cuya responsabilidad y autoridad les permita supervisar los programas de verificación de alcohol y drogas, no solo drogas prohibidas sino aquellas permitidas que producen disminución de la capacidad personal o profesional Ya se ha mencionado los alcances que debe incluir el procedimiento de gestión del personal, entre otras cosas la familizarización con el sistema y mas allá su adecuado conocimiento y compresión de las normas particularmente locales, todas las responsabilidades y procesos estarán documentados pero fundamentalmente deberá existir evidencias de tales actividades, en forma de registros que el sistema adopte. En directa relación con el cuadro anterior. Deberá existir un procedimiento que garantice que ante determinados sucesos auditorías internas, reportes de incumplimiento, accidentes, situaciones de riesgo o cualquier otra se concreten las necesidades de capacitación y estas se registren. Si bien existe un idioma internacional para la comunicación efectiva entre el personal que gestiona los recursos del puente, incluyendo el profesional asesor de ruta y gobierno se debe concretar por ejemplo en el proceso previo a iniciar las actividades profesionales el registro del idioma a adoptar en la comunicación y por otro lado el procedimiento de gestión del personal debe garantizar que el práctico maneja el idioma de manera efectiva. El código de conducta es el compendio de las prescripciones y procedimientos que el profesional portará durante su actividad profesional, debe incluir las políticas, listas de contacto, procedimientos aplicables y las declaraciones que la compañía establezca respecto al modo de proceder desde un punto de vista no procedimental sino de principios. Una guía de contenido del Código de conducta puede consultarse al pie del presente documento La familiarización y capacitación del profesional con el código de conducta formará parte del proceso general de gestión del personal. El RE deberá asegurar su enlace entre los profesionales y el máximo nivel de gestión y garantizar los recursos Dentro de sus obligaciones considerará la prescripta en las siguientes cláusulas sin que ésta lista sea exhaustiva

5 aspectos operacionales que afecten a la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación, así como garantizar que se habilitan recursos suficientes y el debido apoyo. Asimismo la responsabilidad y autoridad otorgada por la empresa garantizará:.1 Implantar y mantener los principios de la empresa sobre Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación..2 Fomentar entre el personal la aplicación de dichos principios..3 Impartir las órdenes e instrucciones pertinentes de manera clara y simple;.4 Verificar que se cumplen las medidas prescritas..5 Revisar el Sistema de Gestión e informar de sus deficiencias a la dirección. 3 Elaboración de Planes para la prestación del servicio La Empresa deberá: 1. Elaborar y mantener procedimientos e instrucciones, incluidas las listas de comprobación que proceda que guarden relación con la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación en la prestación del servicio. 2. Fijar un tiempo mínimo de solicitud del servicio, se describirán procedimientos de notificación. 3. Asegurar que los prácticos puedan prestar servicios a todo tipo de buques. Deberá hacer conocer previo a efectuar el servicio de aquellos buques que debido a sus características requieran atención especial, a fin que el profesional tome los recaudos pertinentes con la seguridad de la navegación y la prevención de la contaminación. Algunos procedimientos comunes serán: Embarco y desembarco que incluirá la comprobación de los equipos individuales y el estado de los medios de transferencia Coordinación del servicio, incluirá como mínimo el conocimiento del estado del buque y su aptitud para la navegación que emprende, si bien no se pretende que el práctico ejecute una supervisión del buque si al menos deberá coordina con el capitán una declaración o registro de este sobre las condiciones y limitaciones operacionales existentes al momento de iniciar el servicio Relevos de práctico Procedimientos de comunicaciones con estaciones de control de tráfico, recepción de informes, comunicación puente a puente y comunicación profesional compañía Un procedimiento que asegure modo y proceso de solicitud de servicio y tiempo de respuesta mínimo a una solicitud Dentro del proceso de solicitud de servicio el solicitante deberá incluir como condición mandatoria la información estática y dinámica del buque que permita evaluar de acuerdo a las características especiales las respuestas del servicio, por ejemplo, se deberán conocer antes de concretarse el servicio eslora, manga, puntal, calado, calado aéreo, condiciones de carga, tipo de carga, puerto de procedencia, ETA,

6 4. Definir, documentar y registrar los períodos mínimos de descanso para sus prácticos, acorde las normas vigentes y recomendaciones de organizaciones nacionales o internacionales. 5. Cuando tenga lugar un cambio de prácticos, el saliente deberá informar en forma documentada al entrante todos los datos que correspondan al servicio que se está realizando, este cambio debe tener lugar en el Puente del buque. 6. Asegurar que el embarque y desembarque tenga lugar en condiciones controladas y de acuerdo a procedimientos documentados y seguros. 7. Establecer y mantener procedimientos documentados para asegurar que los servicios de terceros estén de acuerdo con los requerimientos especificados. 8. Mantener registros de subcontratistas aprobados debidamente actualizados. La Empresa debe indicar claramente quién tiene la responsabilidad y autoridad para ordenar servicios específicos, de lo que deberá guardar registro. 9. Establecer procedimientos documentados de comunicaciones con el Centro de Control de Tráfico. 10. Establecer procedimientos que determinen parámetros para la prestación de servicios. 4 Preparación para Emergencias.1 La Empresa adoptará procedimientos para identificar, describir y responder a posibles situaciones de emergencia de su propio servicio y las determinadas y descriptas por la Compañía operadora del buque a que se le está prestando servicio, con el fin de que el práctico cumpla con el rol establecido en dicho sistema..2 La Empresa establecerá programas de ejercicios y prácticas que sirvan de preparación para actuar en situaciones de emergencia. limitaciones operacionales sean estas de diseño o transitoria (falta de ancla, averías etc.) puerto de destino etc. La información mencionada será de conocimiento también del profesional que efectúe el servicio y el sistema deberá prever como toma conocimiento. Se deberá incluir en el procedimiento de gestión del personal y documentar en las constancias del servicio. Formará parte de un procedimiento normal Formará parte de un procedimiento normal La compañía deberá asegurar que los requisitos especificados en la solicitud del servicios sean adecuadamente satisfechos Los subcontratistas podrán incluir entre otros prestadores de servicios de traslado de prácticos, proveedores de elementos, capacitación gestión o comunicaciones, entre otros. Formará parte de un procedimiento normal Formará parte de un procedimiento normal Planes de preparación para emergencias, recordando que debe limitarse a aquellas que sufra el profesional en su actividad específica y no abarcar las coordinaciones que son parte de los planes de respuesta de un buque, es decir que se interpreta los sucesos que tengan como protagonista al profesional independientemente de los sucesos que afectan al buque en el cual prestan servicios. El programa debe incluir como mínimo a todos los profesionales como mínimo semestralmente e idéntica periodicidad a la compañía en la cual se deberá incluir al personal de tierra. Si la compañía opera embarcaciones podrá formar parte del ejercicio la embarcación.3 En el Sistema de Gestión se tendrán en cuenta las Listas de contacto para casos de emergencia

7 medidas necesarias para garantizar que la Empresa pueda, en cualquier momento, actuar eficazmente prestando colaboración y el apoyo que pueda ser necesario en relación con los peligros, accidentes y situaciones de emergencia comunes a todo buque y al servicio de practicaje detectados. 5 Informes y análisis de los casos de incumplimiento, accidentes, acaecimientos potencialmente peligrosos. La Empresa garantizará que el práctico cumpla en informar los acaecimientos de la navegación de acuerdo a las disposiciones emanadas de la Prefectura Naval Argentina y por la autoridad conferida como representante de ella. En este sentido:.1 El Sistema de Gestión incluirá procedimientos para poner en conocimiento de la Empresa los casos de incumplimiento, los accidentes, las situaciones potencialmente peligrosas y, así como para que se investiguen y analicen, con objeto de aumentar la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación del sistema..2 La Empresa establecerá los procedimientos necesarios para aplicar las medidas correctivas. 6 Documentación 6.1. La Empresa adoptará y mantendrá procedimientos para controlar todos los documentos y datos relacionados con el SGS La Empresa se asegurará de que:.1 Se dispone de documentos actualizados en todos los lugares en que sean necesarios..2 Las modificaciones que se efectúen en los documentos son revisadas y aprobadas por personal autorizado..3 Se eliminarán sin demora los documentos que hayan perdido actualidad..4 Los documentos que se utilicen para describir e implantar el SGSEP podrán denominarse "Manual de Gestión de la Seguridad de la Empresas de Prácticos". La documentación se elaborará en la forma que juzgue más conveniente la Empresa. El plan de ejercicios debe comprender ejercicios combinados profesional en tareas - oficina La información sobre el particular será volcada como un procedimiento de comunicación con la Autoridad Marítima pero asimismo será recalcada en el código de conducta Deberá incluir procedimientos de: Notificación de incidentes, accidentes, situaciones de riesgo, incumplimientos del sistema Procedimientos de análisis de los reportes mencionados y la adopción de acciones correctivas Establecido en un procedimiento al efecto con indicación de tiempos, responsabilidades y seguimiento Procedimientos de emisión, control y actualización de los documentos. No es necesario que el sistema de gestión genera un sistema documental paralelo en aquellos casos que otros sistemas de gestión se encuentren implementados, sean éstos de calidad, gestión operacional etc, de hecho como método eficaz de reducir carga administrativa se alienta a la integración de sistemas. Es recomendable que cuando el procedimiento o documento sea compartido por varios sistemas esta circunstancia sea indicada.

8 SECCIÓN 4 VERIFICACIÓN POR LA EMPRESA 1 Auditorias.1 La Empresa efectuará auditorias internas para comprobar que las actividades relacionadas con la Seguridad de la Navegación y Prevención de la Contaminación en la prestación del servicio de practicaje y/o pilotaje se ajustan al Sistema de Gestión aprobado..2 Para efectuar las auditorias y poner en práctica las posibles medidas se aplicarán los procedimientos previstos en el sistema..3 El personal que lleve a cabo las auditorias será ajeno, a la esfera de actividad objeto de la verificación..4 Los resultados de las auditorías y revisiones se darán a conocer a todo el personal que ejerza alguna función en la esfera de la actividad de que se trate..5 El personal de gestión encargado de la esfera de actividad de que se trate adoptará sin demora las medidas oportunas para subsanar las deficiencias observadas. 2 Revisión de Sistema La Empresa evaluará periódicamente la eficacia del SGSEP y, en caso necesario la revisará con arreglo a los procedimientos que ella misma establezca Procedimiento de auditorías internas, cronograma de auditorías, perfil del auditor procedimiento de revisión, conformación del comité de revisión, informes y documentación que contribuye a una revisión adecuada

9 CODIGO DE CONDUCTA (Se sugiere a continuación el alcance general del Código de conducta que deberá tener en cuenta asimismo lo puntualizado en el cuadro anterior) Compromiso de Respeto Hacia el Código de Conducta. Los Profesionales Prácticos que realizan servicios de practicaje y/o pilotaje para (nombre de la empresa) adoptarán y cumplirán el Código de Conducta que establece un marco de valores y principios garantizando que: Todas las personas que están involucradas en la ejecución del servicio sean tratadas con el debido respeto y honestidad. Todos los Profesionales Prácticos que se desempeñen en nombre de (nombre de la empresa) actúen con integridad y profesionalidad. Todos los miembros que ejerzan puestos directivos en la empresa desempeñarán sus funciones con confianza, independencia y objetividad en beneficio de la empresa. El código de Conducta intenta brindar orientación a los miembros de la Empresa en cuanto a la ejecución de sus actividades. Todos los miembros de la Empresa deberán conocer el Código de Conducta y estarán obligados a cumplir con sus disposiciones. Profesionalidad y lealtad. Los Prácticos que realizan servicios en nombre de la Empresa deberán actuar de manera intachable, con integridad, lealtad y profesionalidad: Siendo responsables de sus acciones. Aceptando los límites de su responsabilidad, capacidad y conocimiento. Eliminando las acciones inadecuadas y desproporcionadas o que no se puedan justificar. Cumpliendo el Código de Conducta. Cumpliendo con el juramento Profesional. Cumpliendo con el Sistema de Gestión de la Seguridad de las Empresas de Prácticos implementado por la Empresa. Respetando y haciendo cumplir la legislación vigente. Manteniendo la confidencialidad de las actividades de la Empresa. Rechazando cualquier tipo de soborno y absteniéndose de cualquier actividad que ponga en peligro la seguridad de la navegación Realizar su trabajo observando todo lo relativo a la prevención de la contaminación. Obligaciones hacia el usuario y los demás involucrados Los Prácticos que realizan servicios en nombre de la Empresa deberán llevar a cabo sus actividades con completa transparencia y están obligados a:

10 Identificarse claramente como miembro de la Empresa y evitar todos los conflictos de interés. Cumplir con sus funciones en beneficio de la Empresa. Demostrar eficiencia en el uso de los recursos de la Empresa. Mantener los registros y archivos. Proporcionar información exacta y el mejor asesoramiento posible. Respeto a las Personas y al Medio Los Prácticos que realizan servicios en nombre de la Empresa deberán cumplir su tarea respetando los derechos y libertades de cada persona: Tratando a cada persona de una manera justa y respetuosa. Manteniendo el lugar de trabajo que estimule la colaboración, la cooperación y el respeto mutuo, que excluya la discriminación y el hostigamiento. Hablar sobre las ideas y no sobre las personas. Eliminar todo tipo de estereotipos relacionados al género, raza u origen ético en todas las comunicaciones verbales o escritas. Solicitar, aceptar y ofrecer críticas positivas por el trabajo realizado y reconocer la contribución de cada uno.