HOJA DE AUTORIZACIÓN

Transcripción

1 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró Eduardo Reyes Martínez Titular de la Unidad de Investigación de Mercado Revisó Ma. Teresa Solís Trejo Aprobó Ma. Teresa Solís Trejo IT-CIM - 01 Page 1 of 13 Versión 01

2 Revisión Página (s) Modificada (s) SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Fecha de Emisión IT-CIM - 01 Page 2 of 13 Versión 01

3 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 5 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de actividades 9 8. Registros Anexo 13 IT-CIM - 01 Page 3 of 13 Versión 01

4 1. Objetivo Obtención oportuna y eficiente de información de mercado que requieren las áreas sustantivas del CPTM para la planeación, toma de decisiones y evaluación de resultados de las campañas y programas a su cargo, propiciando el uso racional de los recursos y la mejora continua en las tareas de promoción a cargo de la entidad. 2. Alcance Esta instrucción de trabajo aplica a la para la planeación y control de proyectos de investigación. 3. Referencias 3.1. Plan Nacional de Desarrollo Programa Nacional de Turismo Ley Federal de Turismo 3.4. Ley Federal de Entidades Paraestatales 3.5. Reglamento Interno de la Secretaria de Turismo 3.6. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público 3.7. Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V Guía Electrónica de Servicios Administrativos 4. Políticas o Mantener vinculación con las áreas internas del Consejo, a fin de determinar necesidades en estudios e investigación de mercados y asegurar la utilidad de la información para la toma de decisiones. o Formular el programa de estudios e investigación de mercados, estableciendo prioridades en función del presupuesto designado. o Mantener vinculación con la SECTUR, particularmente con el CESTUR, con el propósito de evitar duplicidad en estudios e investigación de mercados; así como para aprovechar, en beneficio mutuo, los recursos disponibles para investigación. o Asegurar el aprovechamiento y protección del acervo de estudios e investigación de mercados del CPTM en coordinación con la. o Cumplir con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. IT-CIM - 01 Page 4 of 13 Versión 01

5 5. Responsabilidades 5.1. Definir el programa de estudios e investigación de mercado en función a las necesidades y prioridades del CPTM Coordinar la ejecución de las tareas de investigación de mercado Definir criterios y supervisar la ejecución de las tareas de evaluación y medición de las campañas y programas del Consejo, de acuerdo con las políticas y lineamientos establecidos al respecto por la Subsecretaría de Planeación Turística de la Secretaría Coordinar la difusión de los proyectos y hallazgos de estudios e investigaciones a las áreas internas del CPTM y organismos involucrados y/o coparticipantes Supervisar junto con la Subdirección General de Operación Promocional y la Subdirección General de Mercadotecnia las tareas de evaluación de las campañas de promoción del Consejo Dar apoyo técnico, a petición de las unidades administrativas operativas del Consejo, en el diseño de instrumentos de evaluación de las tareas a su cargo Definir requerimientos técnicos para la contratación de servicios de investigación y elaboración de estudios de mercado Supervisar la ejecución de servicios de investigación y estudios de mercado contratados por el Consejo Controlar y actualizar el acervo de estudios e investigaciones de mercado del Consejo. 6. Definiciones 6.1. Acervo de investigación. Conjunto de reportes estadísticos, informes, estudios y publicaciones sobre los cuales el CPTM tiene o ha adquirido derechos de uso o propiedad intelectual, incluyendo aquellos que son de dominio público Bases de datos de intermediarios. Archivos digitales conteniendo los nombres, información de contacto y otros datos de los agentes de viajes, tour operadores, operadores especializados, líneas aéreas y otras entidades involucradas en la comercialización de servicios turísticos a México en el exterior CESTUR. Centro de Estudios Superiores en Turismo de la Secretaría de Turismo Datatur. Sistema de consulta sobre estadísticas del sector turismo a cargo de la Dirección General de Información y Análisis de la SECTUR Estudio ad-hoc. Estudio diseñado para satisfacer necesidades específicas de información. Generalmente el cliente adquiere derechos de propiedad intelectual sobre el contenido del estudio Estudio cuantitativo. Estudio diseñado para la obtención de información numérica sobre el tema de estudio, para lo cual es necesario definir las variables a cuantificar y los instrumentos para ello, incluyendo censos, encuestas y mediciones Estudio cualitativo. Estudio diseñado para explorar de manera preliminar un problema, mediante la exploración de percepciones, actitudes y opiniones, generalmente utilizado para identificar y generar distinciones entre las variables que influyen en conductas y toma de decisiones Estudio sindicado. Estudio diseñado, ejecutado y financiado por una persona u organización para su posterior venta a varios clientes, con derecho de uso limitados Estudio ómnibus. Estudio diseñado, ejecutado y financiado por una persona u organización, con un componente central y en el que se incluyen temas o instrumentos diseñados ad-hoc IT-CIM - 01 Page 5 of 13 Versión 01

6 para obtener información específica, la cual se puede adquirir con derechos de uso limitados o ilimitados Información estadística.- Datos cuantitativos concernientes a individuos, grupos, series de hechos, etc; cuyo análisis permite obtener significados precisos o previsiones para el futuro Informe de coyuntura. En turismo, informe previo a las temporadas vacacionales, en el que se hace un diagnóstico sobre el comportamiento de la siguiente temporada, a partir de la percepción del entorno económico y del comportamiento de variables anticipadas Sistema Integral de Información de Mercado. Conjunto de aplicaciones y contenidos, disponibles vía Internet en el sistema de intranet del CPTM, en el cual se concentra la información estadística y de mercado para las tareas de planeación, toma de decisiones y control de la organización Test de concepto. Prueba cualitativa o cuantitativa sobre una idea conceptual de campaña para conocer su relevancia y efectividad entre los consumidores objetivo Test de campaña. Prueba cualitativa o cuantitativa sobre lemas y ejecuciones creativas de una campaña publicitaria, generalmente previa a su lanzamiento Tracking publicitario. Medición periódica y cuantitativa para obtener información sobre el impacto de una campaña publicitaria, identificando elementos tales como recordación de lema, recordación y comprensión de mensaje e intención de compra SECTUR.- Secretaría de Turismo CS.- Coordinación Sectorial CTEIST.- Comité Técnico de Estudios e Investigaciones del Sector Turismo DGIA.- Dirección General de Información y Análisis de la SECTUR Panel.- Grupo de personas a ser entrevistadas con motivo de un proyecto de investigación Protocolo de Investigación.- Formato establecido por el Centro de Estudios Superiores en Turismo para la presentación de los términos de referencia de los estudios o investigaciones a contratar, en el que se establece los objetivos, los alcances y la metodología de los mismos CIM SGM.- Subdirección General de Mercadotecnia CAJ.- Asuntos Jurídicos 7. Método del Trabajo Este diagrama presenta de forma general las actividades para Planeación y Control de Proyectos de Investigación. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento Diagrama de Flujo IT-CIM - 01 Page 6 of 13 Versión 01

7 IT-CIM - 01 Page 7 of 13 Versión 01

8 IT-CIM - 01 Page 8 of 13 Versión 01

9 7.2. Descripción de Actividades Responsable Paso Actividad 1 2 Detección de Necesidades en Investigación Elaboración del Programa de Investigación y Estudios Documento de Trabajo Áreas Internas del CTPM y CESTUR 3 4 Retroalimentación y Aprobación Final del Programa de Investigación y Estudios Desarrollo de cada uno de los Estudios del Programa de Investigación y Estudios y Áreas Internas del CPTM 5 Protocolo de Investigación Comité de Estudios Existe en CESTUR? No, ir al paso 6; Si, ir al paso 5.2 Solicitud de una copia a la CESTUR, y finaliza el proceso. Proceso de Contratación del Estudio Sondeo de Mercado sobre costo del servicio Someter el Estudio a consideración del Comité de Estudios Aprueba el Comité? No, finaliza el proceso. Si, ir al paso 9 IT-CIM - 01 Page 9 of 13 Versión 01

10 9 9.1 Definición del tipo de contratación y envío de Documentación Soporte al DRM. La documentación soporte es la siguiente: Requisición de Compra, Acuerdo Firmado por el DG, Respuesta de Estudios de Existencia o No Existencia de Estudios Similares por parte de CESTUR, Aprobación del Comité de Estudios, Propuesta de Anexo Técnico Es una Licitación Pública? No, ir al paso 9.3; Si, ir al paso 10 Es Invitación a cuando menos 3 proveedores? No, ir al paso 9.4; Si, ir al paso 11 Es adjudicación directa? Si, ir al paso Licitación Pública Elaboración de Bases Técnicas y 10.1 Propuestas Económicas 10.2 Se inicia el proceso de Licitación 10.3 Junta de Revisión de Bases, en estas Juntas de Revisión participan:, Coordinación Jurídica, Órgano Interno de Control y Investigación de Mercados 10.4 Realiza la Convocatoria Convocatoria Área Usuaria, Dirección de Recursos, Subdirección General de Administración, Coordinación Jurídica y Proveedor 10.5 Juntas de Aclaración. Aclaraciones sobre cuestiones Técnicas y Administrativas , Área Interna del CPTM 10.8 Presentación de Proposiciones y apertura técnica Evaluación de Propuestas Técnicas Revisa Contenido de Propuesta Técnica Acta Anexo 2 IT-CIM - 01 Page 10 of 13 Versión 01

11 Asuntos Jurídicos Subdirección General de Administración, Proveedor, Área Interna del CPTM 10.9 Se elabora Dictamen Técnico y Fallo Pide Documentación al Proveedor Elabora el Contrato Revisión y Firma del Contrato 11 Invitación a cuando menos tres proveedores Elaboración de Bases Técnicas y 11.1 Propuestas Económicas 11.2 Se inicia el proceso de Licitación Contrato 11.3 Junta de Revisión de Bases, en estas Juntas de Revisión participan:, Coordinación Jurídica, Órgano Interno de Control y Investigación de Mercados 11.4 Realiza la Convocatoria Convocatoria 11.5 Realiza la Invitación Restringida Área Usuaria, Dirección de Recursos, Subdirección General de Administración, Coordinación Jurídica y Proveedor 11.6 Juntas de Aclaración. Aclaraciones sobre cuestiones Técnicas y Administrativas , Área Interna del CPTM 11.9 Asuntos Jurídicos Subdirección General de Administración, Proveedor, Área Interna del CPTM Presentación de Proposiciones y apertura técnica Evaluación de Propuestas Técnicas Revisa Contenido de Propuesta Técnica Se elabora Dictamen Técnico y Fallo Pide Documentación al Proveedor Elabora el Contrato Revisión y Firma del Contrato Acta Anexo 2 Contrato IT-CIM - 01 Page 11 of 13 Versión 01

12 12 Adjudicación Directa Comité de Adquisiciones Área Interna del CPTM 15 Facturación Proveedor 15.1 Financieros Está dentro del monto límite de adjudicación directa? No, ir al 12.2; Sí, ir al paso 12.6 Elaboración de la Justificación al Comité de Adquisiciones Sujeto a aprobación del Comité de Adquisiciones Aprobado por el Comité? No, fin del proceso. Si, ir al paso 12.5 Contrata el Proveedor por parte de la CIM. Envío a la DRM propuestas técnicas y económicas de posibles proveedores Revisa y Dictamina Adjudicación Directa al Proveedor. Finaliza Proceso Supervisión y Seguimiento del Servicio Recepción de Entregables y Registro en Inventario Presentación de facturas correspondientes a la CIM. Nivel de Autorización Recibe, analiza, revisa y autoriza envía a DRF Recibe la facturación la analiza y revisa Es procedente? No ir al paso 15.2 Si continuar en el paso Realiza Pago 16 Control Documental Proveedor 17 Recibe pago 18 Áreas Internas del CPTM 19 Responsable: Presentación de Resultados a las Áreas Internas del CPTM Definición de pasos a seguir como resultado de hallazgos. Factura y Testigos Archivo Documental y Electrónico IT-CIM - 01 Page 12 of 13 Versión 01

13 8. Registros No. de Control Nombre Documento de No Existencia Dictamen del CTEIST. Justificación de casos al Comité de Adquisiciones Responsable de Conservarlo Dirección de Recursos Dirección de Recursos Dirección de Recursos Tiempo de Conservación / Disposición 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP 3 años /Artículo 56 de la LAASSP Nota: La conserva una copia de los documentos arriba mencionados. ( 8. Registros) 9. Anexos Anexo No. Nombre No. de Control 1 Requisición de Compra 2 Acuerdo con el Director General Formato de Protocolo de Estudios, 3 Investigaciones y Proyectos. 4 Formato de Evaluación de Propuestas Técnicas IT-CIM - 01 Page 13 of 13 Versión 01