I. INTRODUCCION DEFINICIONES GENERALES. 2.1 Apartados Responsabilidad Personal del Código de Conducta de Metlife

Transcripción

1 Título Norma de Regalos a Empleados y Directivos. Unidad de Origen Área Cumplimiento Normativo. Ámbito de Aplicación ProVida AFP. Código CUM-07 Fecha Emisión Entrada en vigor Resumen El presente documento tiene como objetivo establecer las normas y procedimientos relativos a las pautas de actuación referentes a la "Aceptación de Regalos y Compensaciones" por parte de los empleados y directivos de Provida AFP Responsable Actualización Responsable Área Cumplimiento Normativo Certificación del documento Área Cumplimiento Normativo. Fecha Actualización Fecha Revisión INDICE I. INTRODUCCION II. DEFINICIONES GENERALES 1.1 Apartados de Responsabilidad Personal del Código de Conducta de Metlife 1.2 Ámbito de aplicación III. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS 1. Regalos 1.1 Valoración económica del regalo 1.2 Regalos de valor superior a UF 2 y menor a UF Regalos de valor igual o superior a UF 6 o de importe indeterminado. 1. Catastro de regalos de importe superior a UF 6 2. Asistencia a seminarios y actividades formativas 2.1 Calificación 2.2 Autorización 2.3 Solicitudes no acogidas a tramitación o autorización 3. Asistencia a actividades que no tengan la calidad de formativas. Consultas sobre el procedimiento descrito IV. ANEXO: Carta de Devolución

2 I. INTRODUCCION El presente documento tiene como objetivo establecer las normas y procedimientos relativos a las pautas de actuación referentes a la "Aceptación de Regalos y Compensaciones" por parte de los empleados y directivos de ProVida AFP II. DEFINICIONES GENERALES 2.1 Apartados Responsabilidad Personal del Código de Conducta de Metlife En el apartado Responsabilidad Personal del Código de Conducta se recogen las pautas de actuación referentes a la "Aceptación de Regalos y Compensaciones" por parte de los empleados y directivos de Provida AFP se establece que: El intercambio ocasional de regalos y entretenimiento modestos puede ayudar a construir nuestras relaciones con los clientes y los socios comerciales. Sin embargo, recibir u ofrecer regalos y entretenimiento nunca debe afectar su criterio, de manera real ni aparente. Las claves para evaluar si un regalo o entretenimiento es apropiado son el costo del regalo o del entretenimiento y la posibilidad de que genere un conflicto de interés. Debido a que estas medidas son algo subjetivas, debe ser cuidadoso y usar un criterio comercial sensato en todas las situaciones. Si no está seguro sobre una situación en particular, revise las pautas específicas de su oficina y, si es necesario, comuníquese con su supervisor o con Ética y Cumplimiento Corporativos. Los siguientes principios pueden servir como pautas generales: Piense en la manera en que una persona objetiva vería sus acciones. Nunca ofrezca o acepte regalos o entretenimientos que parezcan lujosos, inapropiados, o posiblemente ofensivos. Nunca ofrezca o acepte regalos o entretenimientos como un incentivo para cerrar un acuerdo o influenciar una decisión. Nunca solicite regalos o entretenimientos en ninguna circunstancia. Todos los regalos o entretenimientos deben estar vinculados con un propósito o beneficio comercial. Nunca ofrezca o acepte dinero en efectivo o equivalentes al dinero en efectivo, incluidas las tarjetas de regalo. En algunos casos, es posible que la cultura local requiera una modificación de este principio. Vea las pautas específicas de su oficina para obtener información adicional. Para determinar el valor aceptable de mercado de un evento: Deben incluirse todos los gastos relacionados, como viajes, alojamiento, comidas y los gastos por familiares. Tenga en cuenta que el valor equitativo de venta de una entrada a un evento deportivo o a otro tipo de evento puede ser más alto que su valor nominal. "Con carácter general, únicamente podrán ser aceptados regalos de carácter promocional o detalles de cortesía. En cualquier caso, si su valor económico fuera superior a UF 2, la persona beneficiaria deberá poner el regalo a disposición de que, en función de su naturaleza, determinará su destino final". En línea con dichas pautas, la presente norma tiene por objeto establecer el tratamiento de los regalos recibidos por los empleados y directivos, cuyo valor económico supere las UF 2. FECHA 2 / 5

3 2.2 Ámbito de aplicación Todos los empleados y directivos de que, por razón del cargo o función que desempeñen en la sociedad respectiva, reciban regalos de personas o entidades ajenas al mismo, sean éstos tangibles o intangibles, perecederos o imperecederos. III. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS 1. Regalos 1.1 Valoración económica del regalo El receptor de un regalo deberá efectuar una estimación razonable del valor del mismo, a efectos de conocer si supera el importe de UF 2. De superarlo, procederá según lo señalado a continuación. 1.2 Regalos de valor superior a UF 2 y menor a UF 6 El receptor de este tipo de regalos informará de ello al Gerente de Área a la cual pertenece, mediante correo electrónico y con copia a su superior jerárquico, dentro de las 8 horas de ocurrido el hecho. Si el receptor fuere un Gerente de Área, le informará al Gerente General. La información a incluir en el mail será la siguiente: Nombre / Cargo / Oficina del receptor Identificación del regalo (denominación comercial y/o descripción del mismo) Valor estimado (en UF). El Gerente de Área o el Gerente General, en su caso, podrá adoptar algunas de las siguientes decisiones, según crea conveniente: Entrega a una entidad de beneficencia (preferentemente de la ciudad o zona en que se localice la Oficina de). Asignación, distribución o sorteo entre la plantilla del Área a la que pertenezca el receptor. 1.3 Regalos de valor igual o superior a UF 6 o de importe indeterminado. Si el valor del regalo es igual o superior al equivalente de UF 6, se procederá a efectuar su devolución a la persona o entidad que lo hizo llegar, acompañando una carta cuyo modelo se adjunta como Anexo I y que deberá ser suscrita por el Gerente de Área a la que pertenece el receptor del regalo. La devolución se efectuará en un plazo no mayor de 5 días hábiles contados desde la fecha de recepción. El mismo procedimiento deberá observarse si no fuera posible estimar el valor por tratarse de un obsequio no estandarizado. Si en casos muy excepcionales, el Gerente de Área destinataria del regalo estimare que existen razones fundadas para no efectuar su devolución, deberá someter la decisión a consideración del Gerente de Área de Recursos Humanos, quien calificará la excepción y resolverá en consecuencia. Sea cual fuere la decisión que éste adopte, RRHH deberá dejar la debida constancia en su planilla de registro pertinente, junto al destino dado al obsequio (devolución; otro destino). FECHA 3 / 5

4 1. Catastro de regalos de importe superior a UF 6 Para dar cumplimiento a lo señalado en el numeral 3.3 anterior, RRHH llevará el catastro de regalos en una planilla Excel, en que se registrará la siguiente información: Oficina de origen Nombre y RUT del receptor Fecha recepción Descripción del regalo Destino: (Devolución, Otro (precisar en cada caso) Dicha información estará disponible para las áreas de control que así lo requieran, y también para cumplir los requerimientos de información 2. Asistencia a seminarios y actividades formativas Atendiendo a lo señalado en el Código de Conducta de Metlife, las invitaciones a seminarios y actividades que tengan la connotación de formativas no tendrán la consideración de beneficio personal. Sin embargo, ellas deben ser previamente sometidas a un proceso de calificación y autorización, el cual se describe a continuación: 2.1 Calificación El receptor de una invitación de esta naturaleza informará al Gerente de Área, quien calificará la calidad de la actividad y en función de ello la procedencia de continuar su tramitación, lo que será resuelto dentro de las 8 hrs. de recibida la solicitud. 2.2 Autorización a. Si la actividad no implica pernoctar fuera de Santiago o de la ciudad de residencia del empleado, la autorización estará dentro de las facultades del Gerente de Área. b. En caso contrario, la autorización será de exclusiva facultad Cumplimiento Global. c. Quien deba otorgar una autorización podrá solicitar antecedentes para mejor resolver. d. Una autorización podrá ser otorgada bajo ciertas restricciones o condiciones, en función de los antecedentes tenidos a la vista. 2.3 Solicitudes no acogidas a tramitación o autorización Notificado el receptor de la invitación por parte del Gerente de Área, de que la solicitud no ha sido acogida a trámite o que no ha sido autorizada, la actividad quedará afecta al procedimiento de devolución que se señala en el numeral 3.3 de la presente norma. 3. Asistencia a actividades que no tengan la calidad de formativas Por regla general no están autorizadas... Consultas sobre el procedimiento descrito Cualquier consulta sobre el procedimiento descrito en esta normativa, deberá ser formulada al Gerente de Área de Recursos Humanos, quien deberá resolver conforme al marco ético que define el Código de Conducta de Metlife FECHA / 5

5 IV. ANEXO: Carta de Devolución (ciudad y fecha) (Identificación destinatario de la carta) Presente Estimado señor... Deseo agradecer sinceramente el obsequio que usted nos ha hecho llegar, lo considero un especial reconocimiento de su parte. Sin embargo, en atención a la transparencia y las estrictas normas éticas que establece ProVida AFP para sus actividades comerciales y para el comportamiento de sus empleados, le solicito tenga a bien aceptar su devolución, ya que su valor supera lo establecido para un presente de esta naturaleza. Reitero a usted mi gratitud por tan amable gesto. (Nombre, cargo y firma) Adj.: el presente recibido FECHA 5 / 5