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5 PRESENTACIÓN Con el propósito de atender las exigencias de mejoramiento de la calidad en el sector público, la Oficina de Control Interno del Instituto Tecnológico Metropolitano-ITM, Institución Universitaria, pone a disposición esta guía como medio de información, consulta y estudio del control interno por parte de cada uno de los servidores del ITM en desarrollo de sus actividades y funciones. La iniciativa, que emprende Control Interno del ITM, está encaminada a que cada servidor tome conciencia y se apropie de los fundamentos del Sistema de Control Interno y su articulación con el Modelo Estándar de Control Interno MECI: , exigido para las entidades del Estado. Partiendo del hecho que cada servidor cumple, de manera responsable, roles específicos dentro de la organización, se logrará un ambiente propicio para el logro de los proyectos, planes y mejoramiento de la organización, en consonancia con los fines del Estado. 5

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7 INTRODUCCIÓN Con la Constitución Política de 1991 se dio la obligación de tener un sistema de control interno para todas las entidades estatales. Inicialmente se creó como una estructura formal de control. Sin embargo, a partir del desarrollo normativo que ha tenido el control, se hace cada vez más desde la actuación de los servidores públicos cuando desarrollan sus actividades, partiendo de la implementación de una serie de componentes móviles que permitan generar un ambiente favorable de control en la organización, en aras del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. El conocimiento y apropiación de lo que es trabajar bajo un ambiente de control, permite a los servidores incrementar sus capacidades para ejercer control sobre los procesos y funciones de su cargo en todos los niveles, pues de ello se deriva la cultura del autocontrol, que se refiere principalmente a la responsabilidad que tenemos todos con los objetivos de la organización, el control de los riesgos y el mejoramiento continuo. La estructura del Estado es dinámica, cambia acorde con las necesidades internas y externas, es un hacer continuo y no es hermética. En razón de ello, hoy no es posible 7

8 entender el Estado como una estructura jerárquica vertical sino horizontal, no se habla de subordinación sino más bien de colaboración. Las herramientas están dadas desde la constitución, desarrolladas en la leyes y decretos, así como por la normatividad interna, lo cual se constituye en un primer avance hacia la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI: , como forma de definición clara de roles y responsabilidades para cada servidor. Es pues, responsabilidad de cada uno de nosotros hacer del autocontrol un ejercicio habitual en el quehacer del Instituto Tecnológico Metropolitano-ITM. 8

9 Antecedentes del Control Interno El control fiscal hasta antes de la Constitución de 1991 era ejercido por las Contralorías en forma previa, perceptiva y posterior, con una connotación represiva; convirtiéndose en factor de coadministración, ya que no se consumaba ningún acto administrativo sin el visto bueno, aprobación o refrendación del auditor, trayendo como consecuencia lógica el entorpecimiento de las labores por las demoras, el incremento en los trámites y la interferencia en el desarrollo normal de los procesos. Con la Constitución Nacional se elimina el control previo y preceptivo y se fortalece el control posterior para las Contralorías. Además, se obliga a todos los organismos del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, a establecer adecuados sistemas de Control Interno que garanticen eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y en el desarrollo de las funciones y procedimientos administrativos. 9

10 Marco Legal Las oficinas de Control Interno hacen parte de la estructura organizativa de las entidades estatales. La constitución Política de Colombia en el artículo 209 enumera los principios de la función administrativa y señala: La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley. El artículo 268 hace referencia a que El Contralor General de la República tiene, entre otras funciones, la atribución de conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado. Por último, el artículo 269 ratifica la obligatoriedad de diseñar y aplicar, según la naturaleza de las funciones, métodos y procedimientos de control interno. En la Ley 87 de 1993, se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. En el primer artículo de esa Ley, definen el control interno como: el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con 10

11 el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. En el capítulo VI, artículos del 27 al 29 de la Ley 489 de 1998, se dispone la creación del Sistema Nacional de Control Interno, que se define como el conjunto de instancias de articulación y participación, competencias y sistemas de control interno, adoptados en ejercicio de la función administrativa por los organismos y entidades del Estado en todos sus órdenes, que de manera armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, fortalecen el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado. El instituto Tecnológico Metropolitano adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005, mediante Acuerdo 02 de 2006 y lo actualizó por el Acuerdo 02 de La oficina de Control Interno se convierte en órgano asesor al más alto nivel directivo, cuyo objetivo es medir, evaluar y hacer control de los diferentes procesos, así como ayudar en la toma de decisiones por parte de las directivas. 11

12 Figura 1. Marco Normativo 12

13 Me pregunto Qué es autocontrol? Es el control que cada servidor público debe tener de sus actividades, para lo cual debe detectar los riesgos y efectuar los correctivos necesarios para el cumplimiento de los resultados que la institución espera y que se derivan de su gestión. 13 Cuál es mi responsabilidad con el control interno, para eso no hay una oficina? No, no, no. Es responsabilidad de cada uno de nosotros, ellos sólo vigilan el cumplimiento del control de tus actividades y las mejoras que les hagas.

14 Misión La Oficina de Control Interno trabaja en conjunto con las directivas del Instituto Tecnológico Metropolitano -ITM Institución Universitaria bajo criterios de objetividad e independencia que permitan evaluar los alcances de su gestión y el cumplimiento de la misión Institucional, así mismo, ser punto de apoyo en la toma de decisiones de la alta gerencia, actuando bajo los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, efectividad, economía, celeridad, valoración de costos ambientales y publicidad. Es igual la autorregulación a la autogestión? No. La autorregulación es la aplicación de toda la capacidad que tiene el ITM, para llevar de forma participativa, efectiva e integral las funciones y actividades que le son propios, de conformidad con la normatividad vigente. La autogestión, por su parte, es la capacidad del Instituto, para interpretar, coordinar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz, la función administrativa y social encomendada. 14

15 Visión La Oficina de Control Interno del Instituto Tecnológico Metropolitano ITM Institución Universitaria, como elemento indispensable del Sistema de Control Interno de la institución se proyecta como la instancia de asesoría y acompañamiento en la gestión de la rectoría y demás dependencias del instituto, teniendo como herramientas la planeación, el hacer, el verificar y el actuar que conlleven al mejoramiento continuo, de acuerdo con los parámetros establecidos en el Modelo Estándar de Control Interno, en conjunto con la política de gestión de calidad. Por qué me controlan, si soy bueno en lo que hago? Hum porque ningún proceso es perfecto, siempre hay riesgos latentes que se deben visualizar y controlar. 15

16 Valores Confianza, calidad, respeto, compromiso, espíritu constructivo e idoneidad. Principios Eficacia, eficiencia, efectividad, valoración del costo ambiental, imparcialidad, publicidad, responsabilidad y transparencia. 16

17 Objetivo General Control Interno del Instituto Tecnológico Metropolitano -ITM Institución Universitaria tiene como propósito fundamental llevar la institución al máximo estándar de eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia que pueda alcanzar entidad alguna del Estado. Objetivos Específicos 1. Verificar que el Modelo Estándar de Control Interno, MECI, esté debidamente establecido dentro de la organización y que su aplicación haga parte del desarrollo de las funciones de cada empleado, en particular, de aquellos que tienen responsabilidad administrativa y financiera. 2. Ejercer control sobre el cumplimiento de las leyes, políticas, planes, procedimientos, programas y proyectos del Instituto y hacer las recomendaciones necesarias. 3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario, ejerzan adecuadamente esta función. 17

18 4. Servir de apoyo a las directivas del instituto en la toma de decisiones que sean acordes con la política y objetivos institucionales. Además, que contribuyan a la preservación del patrimonio público. 5. Fomentar la cultura del autocontrol, la autorregulación y la autoevaluación, desde el puesto de trabajo de cada empleado. 6. Informar, de manera permanente a las directivas y a los entes de control externos, acerca de las fortalezas y debilidades detectadas en el quehacer de la institución y formular los correctivos necesarios. 7. Velar por el uso racional de los recursos del instituto, salvaguardándolos de pérdidas, abusos, fraude e irregularidades. 8. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua del Instituto Tecnológico Metropolitano -ITM Institución Universitaria. 9. Capacitar a los empleados sobre sus derechos y obligaciones, que deben ser concomitantes a sus responsabilidades. 18

19 10. Planear, programar y realizar auditorías internas, de acuerdo con lo establecido en la norma, con el fin de evaluar la gestión académica, financiera y administrativa del Instituto Tecnológico Metropolitano -ITM Institución Universitaria. 11. Asesorar en el diseño, la aplicación y la evaluación de los procedimientos, conjuntamente con las diferentes dependencias del Instituto Tecnológico Metropolitano -ITM Institución Universitaria y proponer recomendaciones para optimizar la calidad y eficacia de ellos. 12. Presentar los respectivos informes al Comité de Coordinación de Control Interno de las actividades realizadas, así como los requeridos por ley a los entes de control externos. Ah, o sea que, debo trabajar con planes de mejoramiento? Claro, es una muy buena herramienta administrativa, además de ser necesaria 19

20 Roles 1. Administración de Riesgos: Riesgo es la probabilidad de que ocurra un evento con características negativas para el buen funcionamiento del Instituto Tecnológico Metropolitano -ITM Institución Universitaria. Es tarea de la oficina de control interno planear, organizar, dirigir y ejecutar acciones conducentes a mitigar cualquier probabilidad de riesgo. 2. Acompañamiento y asesoría: Plan de actividades con el fin de impulsar y fortalecer el cumplimiento y ejecución del Plan de Desarrollo Institucional y continuar con la política de mejoramiento y calidad. 3. Evaluación y seguimiento: Permite evaluar la calidad e impacto de los procesos internos en relación con el Plan de Desarrollo, Plan de Acción y Plan Estratégico del Instituto Tecnológico Metropolitano -ITM Institución Universitaria, así como verificar el cumplimiento de las políticas propias de las entidades estatales. 20

21 4. Fomentar la cultura del autocontrol: Propiciar los medios para que el funcionario haga seguimiento y control sobre su gestión en particular, detectando fallas y tomando los correctivos que garanticen la continuidad de la operación. 5. Relación con entes externos: Es el facilitador de los requerimientos de los organismos de control externo y coordinador de los informes que se les debe allegar. 21

22 Elementos del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno es entendido como un proyecto organizacional que integra una variedad de principios y valores superiores, normas que lo desarrollan, planes y métodos que se implementan en la organización, los medios de verificación, monitoreo y análisis, con el fin de que la gestión de información, actividades y recursos sean acordes con las normas constitucionales y legales vigentes y atendiendo a los fines y objetivos que persigue el Instituto. Figura 2. Sistema de Control Interno 22

23 Estructura del Modelo Estándar de Control Interno El Sistema de Control Interno se conforma de tres (3) subsistemas, nueve (9) componentes y veintisiete (27) elementos. Figura. 3 Interno Estructura del Modelo Estándar de Control 23

24 1. Subsistema de Control Estratégico Permite el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional del Instituto Tecnológico Metropolitano- ITM 1.1. Componente Ambiente de Control Se refiere a la cultura de control que incide en la planificación, el desarrollo de la gestión y los procesos de mejoramiento. Elementos Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: tiene relación con un modelo de conducta general que deben tener los funcionarios de la organización. Desarrollo del Talento Humano: se refiere a la necesidad de generar competencias, aptitudes y habilidades con el ánimo de potencializarlas. Estilo de Dirección: se refiere a la definición de la filosofía y principios que se deben tener en el modo de administrar de los órganos de dirección. 24

25 1.2. Componente Direccionamiento Estratégico Se refiere al cumplimiento cabal de la Misión, Visión y Objetivos de la organización. Elementos Planes y programas: se orienta al modelamiento de la proyección de metas a largo, mediano y corto plazo. Modelo de Operación por Procesos: es el enfoque del ejercicio de la función administrativa, en un estándar organizacional sistémico. Estructura Organizacional: es modular y articular los cargos, funciones, relaciones jerárquicas y responsabilidad encaminados al logro de los objetivos misionales Componente Administración del Riesgo Permite ubicar de manera objetiva los eventos negativos que puedan perturbar el logro de los objetivos de la organización, con el fin de tener una identificación cierta de los riesgos que acarrea un proceso, para minimizarlos o eliminarlos, buscando oportunidades para mejorar. 25

26 Elementos Contexto Estratégico: conforma los lineamientos y directrices que orientan las decisiones a la disminución del riesgo en el proceso. Identificación del Riesgo: permite equilibrar el riesgo, cuáales son los agentes generadores, sus fuentes o causas y cuáles son los efectos del riesgo en el proceso. Análisis del Riesgo: consiste en el estudio que se hace de uno o varios riesgos. En razón de las actividades o bien por su omisión, establece la probabilidad de materialización de los riesgos, para establecer el impacto, definir la capacidad de aceptación y cómo sortearlo. Valoración del Riesgo: se refiere al grado o nivel de exposición de los procesos a una eventualidad que suponga trabas o inconvenientes, permitiendo la ponderación y tratamiento. Políticas de Administración de Riesgos: una vez entendido lo anterior, resulta imperativo establecer criterios que orienten e informen para la toma de decisiones, a fin de dar un adecuado tratamiento de los riesgos. 26

27 2. Subsistema de Control de Gestión Permite verificar el cumplimiento de los procesos, para orientar la consecución de resultados en aras del cumplimiento de la misión institucional Componente Actividades de Control Estamos en presencia del control que permite garantizar la ejecución de funciones, planes y programas al interior de la organización. Elementos Políticas de Operación: establece los lineamientos y medidas de ejecución de procesos y actividades. Procedimientos: implanta los diversos métodos aplicables a los procesos para la efectiva realización de las tareas, asignación de compromisos y autoridad, establecimiento de relaciones y efectivo flujo de información. Controles: refiérase a la vinculación de acciones encaminadas a prevenir y reducir el impacto de eventualidades que llegaren a afectar los procesos de la institución generándole riesgo. Indicadores: es un dispositivo estadístico de recolección de información necesaria para evaluar los cometidos. 27

28 Manual de Procedimientos: entiéndase este concepto, como el derrotero o guía para uso propio que permite la comprensión de cómo se llevan a cabo las funciones Componente Información: Se refiere al conjunto de datos que al ser ordenados y procesados, adquiere sentido para los grupos de interés a los que van dirigidos. Elementos Información Primaria: hace referencia a los documentos que se generan en fuentes externas a la organización. Información Secundaria: se trata de los datos que se originan al interior de la organización y provienen del ejercicio de su función. Sistemas de Información: corresponde a los recursos humanos y tecnológicos de que dispone la organización para generar información, y soportar de manera más eficiente a la gestión Componente Comunicación Pública Es apoyar la construcción de una visión compartida, encaminada al perfeccionamiento de las relaciones humanas con los grupos de interés internos y externos. 28

29 Elementos Comunicación Organizacional: Orienta la difusión de políticas al interior, para una clara identificación de los objetivos, estrategias, planes, programas, proyectos y la gestión de operaciones. Comunicación Informativa: Se enfoca a garantizar la difusión de información sobre el funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos. Medios de Comunicación: Es el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación amplia y focalizada de la información. 3. Subsistema de Control de Evaluación Permite valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades, qué tanto ha sido el nivel de ejecución de los planes y programas, resultados de la gestión, detección de desviaciones, establecimiento de tendencias y la generación de recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento. 29

30 3.1. Componente Autoevaluación Este componente, permite en cada área de gestión medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión y tomar medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos. Elementos Autoevaluación del Control: determina la calidad y efectividad de los controles internos en el contexto de los procesos de cada área de gestión responsable, con el fin de permitir el emprendimiento de acciones de mejoramiento. Autoevaluación de Gestión: refiérase a los indicadores de gestión que permiten identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos que garanticen el mantenimiento de la orientación hacia el cumplimiento de los objetivos Componente Evaluación Independiente Se enfoca en garantizar el examen autónomo y objetivo del sistema de control interno, la gestión y los resultados corporativos, por parte de la oficina de control interno. 30

31 Las principales características son: La independencia, neutralidad y objetividad de quien la realiza. Este tema tiene su desarrollo en los artículos 209 y 269 de la Carta Política y la Ley 87 de Elementos Evaluación del Sistema de Control Interno: Verifica la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos. Auditoría Interna: Téngase como el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, los juicios se emiten sobre la base de evidencias y aspectos más importantes de la gestión, resultados obtenidos y la satisfacción de los diversos grupos de interés Componente Planes de Mejoramiento Es el conjunto de elementos de control que consolida las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de las operaciones durante los procesos de autoevaluación y de evaluación independiente, así como de las observaciones formales emanadas de los entes de control. 31

32 Elementos Plan de Mejoramiento Institucional: Permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos deben operar para fortalecer de manera integral el desempeño institucional. Planes de Mejoramiento por Procesos: Contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de las áreas de gestión deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento. Planes de Mejoramiento Individual: Contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos, para mejorar su desempeño y del área de gestión a la cual pertenece. Principios que rigen el sistema de control interno Todo plan, proceso y actividad organizacional que se emprende debe tener un sustento filosófico y principialístico que permita su desarrollo adecuado, en términos de eficiencia, efectividad y eficacia. 32

33 Por tanto, en el Instituto Tecnológico Metropolitano- ITM, se acogen e interiorizan los siguientes principios, fundamento del Sistema de Control Interno. Autocontrol: este principio se refiere al control individual o personal, al cuidado necesario y a la reflexión, pues tiene contenido valorativo, en el sentido que cada persona que integra la organización, tiene la capacidad de controlar sus actividades, detectar las desviaciones y efectuar los correctivos necesarios para el cumplimiento de los resultados que la institución espera y que se derivan de su gestión. Autorregulación: Es la aplicación de toda la capacidad que tiene el ITM, para llevar de forma participativa, efectiva e integral de las funciones y actividades que le son propios, de conformidad con la normatividad vigente. Autogestión: Entiéndase este principio, como la capacidad que posee el ITM, para interpretar, coordinar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz, la función administrativa y social encomendada. Debe tenerse en cuenta, que los riesgos en las organizaciones no son inmutables e inamovibles, por el contrario, siempre se presentan nuevos riesgos y nuevos retos por sortear, dado que la realidad y las situaciones son cambiantes. Está por tanto, en cabeza de los funcionarios del Instituto, encaminar todas sus actitudes y aptitudes al logro de los objetivos institucionales. 33

34 Pautas de control El control en la organización, debe estar inmerso en todas las áreas de gestión y en todos los niveles jerárquicos, pues va desde el control personal que ejecuta cada funcionario, pasando por el control operativo de los procesos hasta el control administrativo que ejerce el líder de cada proceso. 34

35 Figura 4. Pautas de control El Control administrativo Se planea y ejecuta por los servidores que tienen a su cargo la responsabilidad del logro de resultados de gestión, y para ello se debe disponer de personal, recursos financieros, físicos, técnicos y tecnológicos. Los controles deben estar enfocados al logro de la función administrativa, deben verificar los controles existentes y desarrollar nuevos controles, conforme los riesgos van cambiando. 35

36 En el Instituto Tecnológico Metropolitano-ITM, este control está orientado a garantizar una apropiada ejecución de las actividades organizacionales, para el logro de los objetivos propuestos. Control que es ejecutado por los vicerrectores, directores y jefes de área con responsabilidad sobre proyectos. El Control sobre los procesos Este es ejecutado por el personal que tiene a su cargo el logro de resultados operativos. Requieren por tanto, desarrollar y aplicar controles en razón de la función operativa, la cual va desde el análisis de eventos hasta investigar las causas, que llegaren a afectar los resultados asociados a sus actividades, igualmente deben verificar los controles existentes y diseñar nuevos controles. El Control personal Este control parte del principio de la autoevaluación, pues es de carácter subjetivo y común a todos los funcionarios de la organización, corresponde precisamente a éstos interiorizarlo y efectuarlo, ya que se parte de un análisis reflexivo y de conciencia, respecto a las actividades propias que se cumplen en la organización, así como, identificar la importancia de su rol. 36

37 El Control de gestión Está encaminado a apoyar a los directivos y líderes de procesos a una efectiva toma de decisiones con visión empresarial y organizacional a fin de obtener los resultados esperados. El direccionamiento estratégico, se constituye en el punto de partida o pilar fundamental del control de gestión. Aquí confluyen todos los servidores, los procesos y la organización. El control de gestión es el análisis de los resultados, tanto internos como externos en cumplimiento de los objetivos misionales. A partir de lo anterior, en el evento de ocurrir desviaciones, se toman los correctivos necesarios y efectuar el respectivo seguimiento. Planes de Mejoramiento Como se explicó, todo lo susceptible de ser controlado (personas, procesos, planes etc.), necesariamente debe estar acompañado de unos resultados, los cuales deben estar enfocados al cumplimiento de unos objetivos. Sin embargo, no existen procesos perfectos, pues todo proceso tiene unos riesgos, esos riesgos pueden materializarse y cuando el control evidencia falencias 37

38 o desvíos, el mejoramiento entra a jugar un papel primordial para evitar, minimizar o erradicar esos riesgos. De lo anterior, surge la noción de planes de mejoramiento, los cuales necesariamente se deben establecer como herramienta administrativa para controlar la gestión y tomar medidas para atender las desviaciones de manera oportuna y de esta forma impulsar los objetivos propuestos en un tiempo determinado, aplicando las figuras de acción correctiva (cuando existe un desvío evidente), acción preventiva (cuando se presente un riesgo relevante) y acción de mejora (cuando es necesario hacer algunos ajustes que no entorpecen relevantemente la gestión, sino que la potencializan). Un plan de mejoramiento debe contener como mínimo, lo siguiente: El proceso asociado La contrariedad o punto de atención Las acciones correctivas, preventivas o de mejora Los recursos requeridos (financieros, físicos, tecnológicos o de personal) 38

39 Quiénes son los responsables de la acción Fecha de cumplimiento de las acciones El servidor responsable de efectuar el seguimiento al plan Funciones del Jefe de la Oficina de Control Interno Con fundamento en el artículo 12 de la Ley 87 de1993, son funciones del Jefe de la Oficina de Control Interno las siguientes: 1. Ejercer la verificación y evaluación de los controles y riesgos de la Institución. 2. Diseñar e implementar programas y proyectos que fomenten la cultura del autocontrol. 3. Asesorar a las diferentes áreas de gestión en la implementación de controles para los procesos y procedimientos que desarrollan. 4. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno. 5. Comprobar que el sistema de control interno esté formalmente establecido. 39

40 6. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la institución se cumplan. 7. Verificar que los controles asociados con cada una de las actividades de la institución estén definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Universidad. 8. Velar por el cumplimiento de la Constitución, las leyes, el Estatuto General, las normas universitarias, las políticas, los procedimientos, los planes, los programas y metas propuestas. 9. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones con el fin de obtener los resultados esperados. 10. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos y los sistemas de información de la entidad, y recomendar los correctivos que sean necesarios. 11 Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. 40

41 12 Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación de los estamentos universitarios que, en desarrollo del Estatuto General, diseñe la Institución. 13 Mantener informados de manera permanente a los directivos acerca del estado del control interno de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. 14 Verificar que se adopten las medidas respectivas recomendadas. 15 Las demás que le asigne el Rector de acuerdo con el carácter de sus funciones. Comité coordinador de control interno El Comité Coordinador de Control Interno tiene como antecedentes normativos los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, con desarrollo legislativo en el artículo 13 de la Ley 87 de El Comité Administrativo del Instituto Tecnológico 41

42 Metropolitano-ITM, que a la vez tiene la responsabilidad de Comité Coordinador de Control Interno, fue creado mediante la Resolución Rectoral 67 de Los objetivos primordiales de este Comité son orientar, concertar e incorporar las acciones necesarias para el establecimiento aplicación y mantenimiento de la función de control interno. Funciones El Comité de Coordinación del Control Interno con fundamento en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 y Decretos Nacionales 1826 de 1994 y 2145 de 1999, es responsable de : 1. Asesorar a la Alta Dirección en el establecimiento, perfeccionamiento y mantenimiento del Sistema de Control Interno. 2. Formular políticas que generen un ambiente adecuado de autocontrol a través de acciones de mejoramiento institucional. 42

43 3. Velar por la incorporación en los distintos planes, programas, procesos, recomendaciones y resultados de las evaluaciones a través de seguimientos periódicos, chequeos y plantear las recomendaciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora. 4. Establecer lineamientos y definiciones conceptuales al Sistema de Control Interno. 5. Aprobar los planes de acción que garanticen esos lineamientos y definiciones conceptuales del Sistema de Control Interno. 6. Velar, seguir y evaluar porque se mantenga definido el Sistema de gestión de Riesgos. 7. Definir e impulsar acciones a mantener y mejorar el ambiente de control. 8. Aprobar el informe de evaluación del sistema de control interno. 9. Aprobar el plan general de auditoría, verificar y evaluar su cumplimiento. 10. Conocer y analizar los informes de los entes externos de control. 43

44 Conformación del Comité Coordinador de control Interno. El acuerdo directivo 002 de 2007 artículo 35, establece que el Comité Administrativo Institucional asumirá la responsabilidad de Comité de Coordinación del Control interno. En la resolución 0596 del 2008, que regula la Estructura Organizacional del Instituto, queda integrado el Comité Administrativo por: El Rector, que lo presidirá Vicerrector General, que lo presidirá en ausencia del Rector Coordinadores de las unidades con dependencia de la Vicerrectoría General Secretario General Jefes de Oficina 44

45 Vicerrector Administrativo y Jefes y/o Coordinadores de sus Departamentos Vicerrector Académico y Directores y Decanos de Facultad de su Unidad Asesor Jurídico, que hará las veces de Secretario Figura. 5 Comité Coordinador de Control Interno ITM. 45

46 Recordemos los principios del control interno: Eficacia, eficiencia, efectividad, valoración del costo ambiental, imparcialidad, publicidad, responsabilidad y transparencia. Para qué sirve el control interno? Sirve para garantizar que cada uno de los procesos, políticas, metas y actividades del ITM se cumplan de acuerdo a lo preestablecido, dando el máximo de rendimiento en cumplimiento de su misión. 46

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Se refiere a la cultura de control que incide en la planificación, el desarrollo de la gestión y los procesos de mejoramiento.

Se refiere a la cultura de control que incide en la planificación, el desarrollo de la gestión y los procesos de mejoramiento. Estructura del Modelo Estándar de Control Interno El Sistema de Control Interno se conforma de tres (3) subsistemas, nueve (9) componentes y veintisiete (27) elementos. Figura. 3 Estructura del Modelo

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