Ausencia de procedimientos de control en la fase de ejecución del presupuesto

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1 MINISTERIO DE TURISMO 7) Parámetros Aplicables a la información de Regulación y Control H. Auditorías Internas y Gubernamentales Fecha de publicación: 1 de Agosto del 2013 No. Nombre de la servidora o servidor Cargo Tipo de examen Período Resultado Definitivo Conclusiones / Descargo / Apelación 1 Dr. José Villacrés Tapia Director de Auditoria Interna Evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional. 01/11/2011 al 31/10/2012 ACTIVIDADES DE CONTROL Los procedimientos de supervisión de las actividades del Plan Operativo Anual, no se encuentran definidos por escrito En la Dirección de Planificación e Inversión se aplicaron medidas de supervisión de las actividades y operaciones, que efectuaron; utilizando diferentes herramientas, en función de cada temática, tales como: compromisos presidenciales, gabinetes itinerantes, Gobierno por Resultados (GPR), seguimiento a la ejecución presupuestaria a través del Sistema de Planeación y Ejecución Operativa Anual (SIPLANEO), entre otros Para tal efecto, se utilizó el Programa de Envíos en Ejecución, así como el registro, control y archivo de los documentos; sin embargo, no se definieron por escrito los procedimientos que aseguren la ejecución de la actividades que conlleven al cumplimiento de los objetivos institucionales, debido a los continuos cambios de personal técnico, lo que ocasionó que la supervisión se la ejecute a través de las diferentes herramientas utilizadas. Las medidas de supervisión de las actividades y operaciones, no estuvieron respaldadas con procedimientos definidos en un documento que les permita medir el cumplimiento de los objetivos institucionales; lo que ocasionó que la supervisión se lo ejecute a base de procedimientos en las herramientas utilizadas. A las Coordinadoras Generales Administrativa Financiera y de Planificación 1. Dispondrán a los Directores del área de su competencia, definan en un documento los procedimientos de supervisión para las actividades y operaciones, con el propósito de medir, asegurar y respaldar el cumplimiento de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. La Norma de Control Interno Supervisión, señala que los directivos de la entidad establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones para lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales. Implantación de procedimientos de Control Interno, sin consolidarse por constantes cambios de personal En enero de 2012, la Directora Financiera conjuntamente con el Contador efectuaron un análisis de los procesos administrativos y financieros de las En la Dirección Financiera se efectuó un análisis de los procedimientos administrativos y unidades de esa Dirección, que permitió preparar por escrito financieros para las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería; así mismo, se revisó con procedimientos y formularios para el control presupuestario, los cuales se frecuencia el proceso de control previo al compromiso, al devengamiento y al pago, para verificar efectúan en formatos en Excel para el control de las certificaciones que las operaciones financieras reúnan los requisitos legales pertinentes y se mantenga un presupuestarias que fueron emitidas, así como del movimiento del criterio uniforme respecto de los requisitos exigidos para el pago; respecto de los procedimientos presupuesto institucional. Posteriormente, con frecuencia revisaron el del área de Presupuesto, la Coordinadora General Administrativa Financiera autorizó su proceso de control previo al compromiso, al devengamiento y al pago para aplicación, inicialmente en Planta Central y posteriormente en las Unidades Operativas verificar que las operaciones financieras reúnan los requisitos legales Desconcentradas, con la finalidad de generar registros que sirvan como mecanismos de pertinentes y se mantenga un criterio uniforme respecto de los requisitos transparencia y rendición de cuentas. exigidos para el pago, utilizando para ello el formato Check List para Pago. La Coordinadora General Administrativa Financiera, mediante memorando MT-DF de 5 de abril de 2012, autorizó que dichos procedimientos sean implantados, inicialmente en Planta Central y posteriormente en las Unidades Operativas Desconcentradas; sin embargo, los constantes cambios de los servidores en la Dirección Financiera, no permitió la continuidad de los procesos para implantar todos los procedimientos de control interno que generen registros adecuados y sirvan como mecanismos de transparencia y rendición de cuentas a través del módulo de presupuesto del Sistema de Administración Financiera, manteniéndose el control del presupuesto institucional fuera del esigef. A la Coordinadora General Administrativa Financiera Acciones tomadas La Coordinadora General Administrativa Financiera, mediante Circular MT- CGAF de 24 de septiembre de 2012, dispuso la aplicación de los formatos que respaldan los procesos de pago, los cuales fueron difundidos en el evento de capacitación organizado por la Dirección Financiera a nivel nacional. 2. Dispondrán a la Directora Financiera, analice y revise los procedimientos y formularios relacionados con el área de Presupuesto, con el propósito de contar con registros de control de la ejecución presupuestaria que sirvan como mecanismos de transparencia y rendición de cuentas, los cuales deberán incluirse en el Manual de Procesos Institucional.

2 Mediante correo electrónico de 3 de octubre de 2012, la Directora Financiera informó que el formulario Control de Saldos Presupuestarios en Relación a las Certificaciones Presupuestarias Emitidas, esperan implementar su registro a nivel nacional a partir de enero de 2013, a fin de obtener información por cada línea del Plan Operativo Anual, ítem presupuestario, saldos, movimientos, entre otros; el formato Control del Movimiento del Presupuesto Institucional, se aplica para el registro de los incrementos y disminución en el presupuesto institucional que estableció el Ministerio de Finanzas, previa aprobación de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Ausencia de procedimientos de control en la fase de ejecución del presupuesto La Norma de Control Interno Control de la Evaluación en la Ejecución del Presupuesto por Resultados establece: El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los niveles responsables del financiamiento, autorización y ejecución de los programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparación con lo planificado, además, debe identificar y precisar las variaciones en el presupuesto, para su corrección oportuna. La Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación, estableció tres herramientas para la fase de ejecución del presupuesto: informes de ejecución y seguimiento; matrices a base de los reportes obtenidos del sistema esigef del Ministerio de Finanzas, los cuales son elaborados para la Planta Central y Entes Operativos Desconcentrados, las cuales permiten presentar mensualmente el estado de cada uno de los proyectos con sus respectivos porcentajes de avance; cuando se requiere, se obtiene en forma semanal y se reporta al Viceministro, para su conocimiento y toma de decisiones respecto del avance a nivel nacional de la ejecución del gasto. La falta de implantación de procedimientos y acciones en las direcciones responsables de la ejecución del presupuesto, para el control del nivel de devengamiento, entre otras causas, no aseguró que se obtenga un alto porcentaje de devengamiento, eviten retrasos del cumplimiento de los Proyectos PIMTE y PLANDETUR, a fin de cubrir las demandas emergentes que provengan de las diversas localidades, lo que no permitió tomar acciones oportunas para una mejor ejecución de los Planes y Presupuesto Institucional. A la Coordinadora General de Planificación 3. Dispondrá al Director de Planificación e Inversión, implante procedimientos y acciones para el control en la fase de ejecución del presupuesto, a fin de asegurar que los técnicos de los Proyectos PIMTE y PLANDETUR, monitoreen oportunamente durante toda la fase de ejecución del presupuesto de manera que evite se paralicen por errores u omisiones y retarde el cumplimiento de los compromisos adquiridos, estableciendo prioridades en la ejecución de los proyectos, para cubrir las demandas emergentes de las diversas localidades y comunidades a nivel nacional, entre otros, los centros de facilitación turística, destinos turísticos, señalización turística, ferias y eventos internacionales. La tercera herramienta corresponde a la utilización del Sistema de Gobierno por Resultados, que permite obtener el estado de gestión de los proyectos del Plan Estratégico de Desarrollo Sostenible de Turismo para el Ecuador (PLANDETUR) y del Plan de Marketing Turístico del Ecuador (PIMTE), con los porcentajes del presupuesto ejecutado. La Dirección de Planificación e Inversión prepara los reportes de la ejecución del presupuesto devengado, en relación al presupuesto planificado, obteniéndose las cifras de la ejecución mensual de los dos grandes proyectos mencionados; sin embargo, la falta de implantación de procedimientos y acciones, para realizar el control del nivel de devengamiento alcanzado en la fase de ejecución del presupuesto; entre otras causas, no asegura que se obtenga un óptimo nivel de devengamiento, evite se paralicen por errores u omisiones, retarde el cumplimiento de los compromisos adquiridos, estableciendo prioridades para la ejecución de los dos proyectos, a fin de prever y cubrir las demandas emergentes que provengan de las diversas localidades y comunidades a nivel nacional, ocasionando que se obtenga a septiembre de 2012 el 50% de ejecución del presupuesto institucional. Controles adecuados en la fase de evaluación del presupuesto, contribuyen a mejorar su nivel de ejecución. Mediante decreto Ejecutivo 355 publicado en Registro Oficial 205 de 2 de junio de 2010, se designa y atribuye a la Subsecretaría de Informática la gestión funcional, operativa, económica y técnica del Sistema de Información para la Gobernabilidad (SIGOB), con el objeto de evitar la duplicación de esfuerzos en la Administración Pública Central e Institucional. La Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación, como parte integrante de la fase de evaluación del presupuesto realiza el seguimiento a los compromisos presidenciales, generando reportes por medio del SIGOB, a base de los cuales se informa al Viceministro de Turismo y a la Presidencia de la República, sobre el avance de los proyectos relacionados con el módulo de compromisos presidenciales. La ausencia de procedimientos y acciones de control interno para las unidades administrativas relacionadas con el seguimiento y evaluación, no permitió la óptima ejecución de los proyectos, en relación al Plan Operativo Anual y presupuesto aprobados. A la Coordinadora General de Planificación 4. Dispondrá a la Directora de Información, Seguimiento y Evaluación, formule procedimientos y normativas relacionadas a la evaluación de los Planes, Programas y Proyectos, con la finalidad de identificar y precisar las variaciones en el presupuesto para tomar las medidas correctivas en forma oportuna y mejorar los niveles de ejecución.

3 A la Coordinadora General de Planificación 4. Dispondrá a la Directora de Información, Seguimiento y Evaluación, formule procedimientos y normativas relacionadas a la evaluación de los Planes, Programas y Proyectos, con la finalidad de identificar y precisar las variaciones en el presupuesto para tomar las medidas correctivas en forma oportuna y mejorar los niveles de ejecución. Ingresados los proyectos al SIGOB, los administradores del sistema verifican la información reportada, analizan los proyectos que están detenidos, en ejecución, revisión y bloqueados. Cuando los proyectos están detenidos, el SIGOB genera alertas; en el caso del Ministerio de Turismo, al 31 de octubre de 2012, no existieron llamados de atención por parte del administrador del Sistema. El 18 de septiembre de 2012, la Directora de Información, Seguimiento y Evaluación, mediante correo electrónico, manifestó: en cuanto a los controles de la evaluación, en vista que no ha existido formalidades para el manejo de esta fase, se está estructurando los mecanismos a utilizar para cumplir con este proceso post ejecución. No obstante, la ausencia de procedimientos y acciones de control interno para las unidades administrativas relacionadas con la fase de evaluación, no permitió la óptima ejecución de los proyectos, conforme lo establece la Norma de Control Interno Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados. Falta de conciliación de saldos de bienes de larga duración La Unidad de Control de Bienes, no envía a Contabilidad los inventarios de los bienes de larga duración, para su correspondiente registro y salvaguarda, a fin de conciliar los saldos contables con las existencias físicas, de manera que permita establecer correspondencia con las cifras contables o determinar las diferencias existentes entre los saldos contables y los resultados de las constataciones físicas, por lo que no se realizó un adecuado control de los bienes de larga duración. La falta de conciliación de los saldos contables con los resultados de la constatación física de los bienes de larga duración e inventarios, se debió a que la Unidad de Control de Bienes no envió a Contabilidad los inventarios, ocasionó que no se realicen los ajustes respectivos al final del período, ni se mantenga la información actualizada. Al Director Administrativo Tampoco se efectuó el control de inventarios en forma permanente, ni se actualizó el inventario de existencias, en cumplimiento a la Norma de control Interno Organización del sistema de contabilidad gubernamental, lo que ocasionó que los saldos contables se presenten sin ajustes al final del período. Inexistencia de reglamentación interna para manejo y control de la documentación El archivo de la documentación de la entidad, no se encuentra organizado en forma adecuada, además, se mantienen archivos de documentos que sustentan los egresos de recursos, sin darse de baja desde al año 1997, debido a la falta de políticas y procedimientos para el mantenimiento de la documentación de uso permanente y eventual, los calificados como históricos y los que perdieron su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole, situación que dificultó la ubicación, identificación, comprobación y análisis de la información y que se encuentren ocupando espacio en las instalaciones de la institución. Al respecto, la Norma de Control Interno Documentación de respaldo y su archivo, señala: La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. 5. Dispondrá al responsable de la Unidad de Control de Bienes, mantenga actualizado el inventario de los bienes de larga duración y de consumo interno, a fin de poder conciliar los saldos contables con las existencias físicas y que sus diferencias sean ajustadas. 6. Dispondrá al responsable de la Unidad de Control de Bienes, remita periódicamente a la Unidad de Contabilidad la documentación relativa a los movimientos de ingreso y egreso, para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva. El archivo de la documentación de la entidad, no se encuentra organizado en forma adecuada, de manera que permita su ubicación e identificación inmediata, así mismo, los archivos de la documentación financiera, se mantienen desde el año 1997, sin darse de baja, debido a la inexistencia de reglamentación interna para la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, los calificados como históricos y los relativos al sistema de gestión documental, lo que dificultó la ubicación, comprobación y análisis de la información del período evaluado y que archivos que ya no son útiles, estén ocupando espacio en las instalaciones de la institución. A la Coordinadora General Administrativa Financiera. 7. Dispondrá al Director de Secretaría General, elabore un reglamento interno para el manejo documental del Ministerio de Turismo, y se someta a la aprobación de la Máxima Autoridad, lo que permitirá la inmediata ubicación, identificación y utilización de la documentación para acciones de control posterior y otros usuarios autorizados en ejercicio de sus derechos 8. Dispondrá a la Directora Financiera y al Director de Secretaría General que, en forma conjunta procedan a la evaluación y calificación de toda la documentación financiera previa la diligencia de destrucción y baja de aquella que tenga más de 10 años de emitida, la que se cumplirá con la intervención de una comisión, previa su destrucción, diligencia de la cual se dejará constancia en el acta respectiva. Acción tomada La Dirección de Secretaría General, con memorando MT-DSG de 19 de noviembre de 2012, entregó a la Coordinadora General Administrativa Financiera un instructivo relacionado al manejo de archivo activo, pasivo o inactivo y la transferencia del archivo pasivo al área de archivo central de la Dirección de Secretaría General, el mismo que se encuentra en revisión en la Coordinación General Administrativa Financiera.

4 16. Dispondrá al Director de Administración de Talento Humano, remita una copia del Plan de Los saldos de las cuentas no se concilian periódicamente Conforme se desprende del reporte presentado por la Unidad de Contabilidad al 30 de septiembre 2012, no se han realizado conciliaciones periódicas de saldos contables desde el 2008, principalmente de activos fijos, entre los auxiliares y las respectivas cuentas de mayor, lo que impidió verificar la conformidad de la información reflejada en los registros contables. Los saldos de las cuentas auxiliares no se concilian periódicamente con las respectivas cuentas de mayor general, lo que no permitió tener certeza de que los saldos de las cuentas reflejen la situación real de la entidad, debido a los continuos cambios de personal presentados en la Dirección Financiera. A la Directora Financiera No se designó un servidor en forma específica para esta actividad, debido a los continuos cambios de personal que se producen en la 9. Designará un servidor independiente del registro, autorización y custodia de los recursos, para Dirección Financiera, por lo que, algunas conciliaciones las realiza el que realice la conciliación periódica de los saldos de los auxiliares con los saldos de las Contador, sin que se mantenga independencia de las funciones de respectivas cuentas de mayor general, a fin de detectar la existencia de errores y diferencias; de los resultados, comunicará por escrito a la Dirección Financiera a fin de tomar las acciones registro; lo que no permitió tener certeza de que los saldos de las correctivas y de ser el caso, explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean cuentas reflejen la situación real de la entidad, en cumplimiento a lo necesarias. establecido en la Norma de Control Interno Conciliación de los saldos de las cuentas, que indica: Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias Anticipos de remuneraciones a servidores, no se otorgan con respaldo de garante y no se descuentan oportunamente Mediante Acuerdo de 12 de mayo de 2011, publicado en el Registro Oficial 477 de 24 de junio de 2011, se expidió el Reglamento de anticipos de remuneraciones para el personal del Ministerio de Turismo. El Ministerio de Relaciones Laborales con Acuerdo Ministerial de 11 de marzo de 2011, publicado en el Registro Oficial 404 de 15 de marzo de 2011, expidió el Reglamento y procedimiento para la concesión de anticipos A pesar de la normativa existente, los anticipos concedidos al personal a contrato se otorgaron sin el respaldo de un garante, el cual puede ser un servidor con nombramiento regular en la institución, para asegurar su cobro dentro del plazo de doce meses, contados desde su otorgamiento, situación que se produjo por la falta de aplicación del procedimiento establecido para este efecto por el Ministerio de Relaciones Laborales, lo que no permitió su recuperación en el plazo previsto en la reglamentación de la materia Conclusiones La falta de aplicación del reglamento que regula la concesión de anticipos al personal a contrato, originó que éstos sean otorgados sin el respaldo de un garante, lo que no permitió su recuperación en el plazo previsto. Tampoco se comunicó al Ministerio de Relaciones Laborales, para que se incluya en el registro de impedidos para laborar en el sector público. Anticipos concedidos a servidores de la entidad que cesaron en sus funciones desde hace dos años, se encuentran pendientes de recuperación, debido a la falta de liquidación oportuna y análisis de cuentas, situación que no garantiza su recuperación cuando se produce la salida de los servidores. A la Directora Financiera 10. Dispondrá al Contador que realice el análisis periódico de los saldos de las cuentas, para que, en caso de salida de los servidores, el valor de los anticipos por recuperar, sea cubierto con la liquidación de sus haberes, indemnizaciones, compensaciones e incentivos, o mediante la ejecución de las garantías otorgadas para la concesión. 11. Dispondrá al Contador que, en los anticipos concedidos al personal a contrato se exija como garante a un servidor con nombramiento regular en la institución, lo que asegurará su recuperación en los plazos establecidos. Al Director de Administración de Talento Humano Se determinó que al 30 de junio de 2012, están pendientes de recuperación anticipos a servidores de la entidad, que cesaron en sus funciones por diversas causas, debido a la falta de análisis de los saldos de las cuentas, lo que no garantiza que a la salida de los servidores se recuperen todos los valores entregados en calidad de anticipos, sean descontados de su liquidación o por ejecución de garantías personales otorgadas y que tampoco estén incluidos en el registro de impedidos para laborar en el sector público. 12. Cuando se produzca la salida de los servidores de la entidad, efectuará la liquidación de haberes, indemnizaciones, compensaciones e incentivos económicos, dentro del término de 15 días posteriores a su salida. 13. En el caso de que el servidor no cancelare totalmente el monto del anticipo, comunicará al Ministerio de Relaciones Laborales, para que se incluya en el registro de impedidos para laborar en el sector público. Lo comentado tiene relación con la Norma de Control Interno Anticipos de fondos Anticipos a servidoras y servidores públicos. Plan de talento humano sin aprobación oportuna La Norma de Control Interno Plan de talento humano, establece: Los planes de talento humano se sustentarán en el análisis de la capacidad operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnóstico del personal existente y en las necesidades de operación institucionales. El cambio continuo del titular de la Dirección de Administración de Talento Humano, contribuyó para que no se emitan directrices para la elaboración y envío del Plan de Talento Humano, del proyecto de lista de asignaciones, de procedimientos por escrito para el registro digital y control de la información de los servidores, lo que ocasionó que el Plan y lista de asignaciones del 2012, no cuenten con la aprobación oportuna del Ministerio de Relaciones Laborales, que la Planificación Operativa Anual, no contenga el Plan de Talento Humano y que mantengan información estadística desactualizada del personal. A la Coordinadora General Administrativa Financiera 14. Dispondrá al Director de Administración de Talento Humano, cuando se realicen observaciones por parte del Ministerio de Relaciones Laborales, éstas se den cumplimiento en forma oportuna, a fin de contar con la aprobación del Plan de Talento Humano, para cada año. 15. Dispondrá al Director de Administración de Talento Humano, elabore directrices por escrito para cada una de las áreas de su Dirección, las que formarán parte del Manual de Procedimientos de la entidad, con el propósito de que sean identificadas las atribuciones y responsabilidades respecto de la información que generan.

5 El Plan de Talento Humano se elaboró a base de un diagnóstico del personal y a las necesidades operacionales para el 2012; sin embargo, no se contó con la aprobación oportuna del Ministerio de Relaciones Laborales, debido a que fue devuelto por cuanto no se consideraron algunos aspectos tales como: detalle del número total de partidas a nombramiento de acuerdo a la Estructura Orgánica de la institución; detalle del personal que se va a contratar, sin considerar las personas que se contratarán para proyectos de inversión y personal comprendido dentro del nivel jerárquico superior, entre otros. No se encuentra documentado el reenvío del Plan de Talento Humano con las correcciones que requirió el Ministerio de Relaciones Laborales, lo que originó que la contratación del personal no cuente con la autorización oportuna correspondiente para la toma de decisiones. Tampoco existió constancia de la remisión del Plan a la Coordinación General de Planificación para que sea integrada al Plan Operativo Anual; sin embargo, en el sistema esigef, registraron los valores para pago de remuneraciones en los grupos 51- Gasto Corriente y 71- Inversiones, debido a la falta de directrices de la Dirección de Administración de Talento Humano, por lo que, la Planificación Operativa Anual no contó con este respaldo. La Directora de Fortalecimiento Institucional del Ministerio de Relaciones Laborales, con oficio MRL-DFI de 31 de agosto de 2012, en contestación a la solicitud de aprobación a la clasificación y reclasificación de puestos, manifestó que deberá remitir el proyecto de lista de asignaciones de conformidad con las observaciones realizadas, tales como: revisar que los servidores se encuentren ubicados en los niveles establecidos en el Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos, que en el formulario de análisis ocupacional se describen funciones de conductores, que corresponden al código de trabajo, los cuales no cuentan con la resolución respectiva; además, el informe técnico y políticas de ubicación institucional, considerando el cumplimiento de perfiles y actividades establecidas en el Manual de Descripción, Clasificación y Valoración de Puestos institucional. El cambio continuo del titular de la Dirección de Administración de Talento Humano, contribuyó para que no se emitan directrices para la elaboración y envío del Plan de Talento Humano, del proyecto de lista de asignaciones, de procedimientos por escrito para el registro digital y control de la información de los servidores, lo que ocasionó que el Plan y lista de asignaciones del 2012, no cuenten con la aprobación oportuna del Ministerio de Relaciones Laborales, que la Planificación Operativa Anual, no contenga el Plan de Talento Humano y que mantengan información estadística desactualizada del personal. A la Coordinadora General Administrativa Financiera 14. Dispondrá al Director de Administración de Talento Humano, cuando se realicen observaciones por parte del Ministerio de Relaciones Laborales, éstas se den cumplimiento en forma oportuna, a fin de contar con la aprobación del Plan de Talento Humano, para cada año. 15. Dispondrá al Director de Administración de Talento Humano, elabore directrices por escrito para cada una de las áreas de su Dirección, las que formarán parte del Manual de Procedimientos de la entidad, con el propósito de que sean identificadas las atribuciones y responsabilidades respecto de la información que generan. 16. Dispondrá al Director de Administración de Talento Humano, remita una copia del Plan de Talento Humano a la Coordinadora General de Planificación, con el fin de que forme parte de la documentación de sustento del Plan Operativo Anual. 17. Dispondrá al servidor a cargo del Sistema Informático Integrado de Talento Humano, el ingreso y registro de todos los datos del personal, los cuales deberán estar conforme con la documentación de respaldo de los expedientes de los servidores, lo que asegurará el correcto ingreso de la información. 18. Dispondrá al servidor encargado de la custodia y registro de los expedientes, que en la base de datos incluya las fechas de encargos, subrogaciones y salidas de los servidores de la entidad. Estas situaciones se produjeron por el cambio continuo de los titulares de la Dirección de Administración de Talento Humano, quienes no prepararon directrices con la identificación de las responsabilidades de cada una de las áreas respecto a la información que generan, de acuerdo a las atribuciones, responsabilidades, competencias, portafolio de productos, que constan en el estatuto vigente para fines de la creación de puestos y los respectivos concursos de méritos y oposición. La Dirección de Administración de Talento Humano cuenta con una base de datos del personal, que utiliza para el ingreso y registro de la información al Sistema Informático Integrado de Talento Humano, SIITH, el cual contiene varios aspectos solicitados por el Ministerio de Relaciones Laborales; sin embargo, por falta de directrices para el registro digital y control de la información de los servidores, entre otros, esta Dirección no mantiene información estadística actualizada, ni cuenta con las fechas de salida, encargos, subrogaciones y traslados, para fines de control. Ausencia de Instructivo para la evaluación del desempeño del personal La Dirección de Administración de Talento Humano difundió las políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño del personal correspondiente al 2011, a base de las cuales varias áreas las remitieron; sin embargo, no realizó la evaluación del desempeño en las dos fases, tomando en consideración la normativa emitida por Ministerio de Relaciones Laborales, cuyos resultados sirvan de base para la identificación de las necesidades de capacitación, lo que no permitió conocer el rendimiento y la productividad de los servidores en la entidad; debido a la renuncia del Director de Administración de Talento Humano quien se encontraba liderando este proceso. La Dirección de Administración de Talento Humano no realizó la evaluación al desempeño del personal, que incluya el tratamiento de los resultados de dichas evaluaciones, debido a la renuncia del Director de Administración de Talento Humano, quien se encontraba liderando este proceso; lo que no permitió mejorar su rendimiento y productividad. Al Director de Administración de Talento Humano 19. En los términos y fechas establecidas por el Ministerio de Relaciones Laborales, realizará la evaluación del desempeño de los servidores, en las dos fases definidas, la primera como planificación inicial y al finalizar el período para verificar el cumplimiento de lo planificado; incluirá criterios técnicos de cantidad, calidad, complejidad y herramientas de trabajo, en función a las actividades definidas para cada puesto, cuyos resultados servirán de base para la identificación de las necesidades de capacitación, lo que contribuirá a mejorar el rendimiento y la productividad de los servidores en la entidad.

6 La Dirección de Administración de Talento Humano no realizó la evaluación al desempeño del personal, que incluya el tratamiento de los resultados de dichas evaluaciones, debido a la renuncia del Director de Administración de Talento Humano, quien se encontraba liderando este proceso; lo que no permitió mejorar su rendimiento y productividad. Al respecto, la Norma de Control Interno Evaluación del desempeño señala: El trabajo de las servidoras y servidores será evaluado permanentemente, su rendimiento y productividad serán iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función, actividad o tarea.- Los resultados de la evaluación de desempeño servirán de base para la identificación de las necesidades de capacitación o entrenamiento del personal o de promoción y reubicación, para mejorar su rendimiento y productividad. Necesidades de capacitación no se consolidaron en el Plan de Capacitación La Norma de Control Interno Capacitación y entrenamiento continuo, indica: El plan de capacitación será formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la máxima autoridad de la entidad. La capacitación responderá a las necesidades de las servidoras y servidores y estará directamente relacionada con el puesto que desempeñan. La Dirección de Administración de Talento Humano, mediante memorando MT-DATH de 16 de marzo de 2012, remitió a nivel nacional las instrucciones para la detección de necesidades de capacitación, adjuntando el formulario DC-DCN-01, que estableció el Ministerio de Relaciones Laborales. Al Director de Administración de Talento Humano 19. En los términos y fechas establecidas por el Ministerio de Relaciones Laborales, realizará la evaluación del desempeño de los servidores, en las dos fases definidas, la primera como planificación inicial y al finalizar el período para verificar el cumplimiento de lo planificado; incluirá criterios técnicos de cantidad, calidad, complejidad y herramientas de trabajo, en función a las actividades definidas para cada puesto, cuyos resultados servirán de base para la identificación de las necesidades de capacitación, lo que contribuirá a mejorar el rendimiento y la productividad de los servidores en la entidad. La Dirección de Administración de Talento Humano determinó las necesidades de capacitación de los servidores de las diferentes áreas de la entidad; éstas no se concretaron en el Plan de Capacitación aprobado por la Máxima Autoridad, debido al continuo cambio de personal en la Dirección de Administración de Talento Humano, lo que ocasionó que los cursos, talleres y seminarios se dicten e impartan sin satisfacer las necesidades reales de cada área. Al Director de Administración de Talento Humano 20. Elaborará el Plan Anual de Capacitación, a base de las necesidades determinadas en las diferentes áreas de la entidad para sus servidores y someterá a la aprobación de la Máxima Autoridad, previa a su ejecución, lo que permitirá actualizar sus conocimientos, obtener un mejor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo. Durante marzo de 2012, las diferentes áreas remitieron lo solicitado; sin embargo, no concretaron en un Plan para aprobación por la Máxima Autoridad, lo que ocasionó que los cursos, talleres y seminarios se dicten e impartan, sin responder a las necesidades reales solicitadas; situación que se produjo por el continuo cambio de personal en la Dirección de Administración de Talento Humano. Limitado número de servidores a nombramiento, no permitió la rotación de personal La Norma de Control Interno Rotación de personal, contempla: Las unidades de administración de talento humano y los directivos de la entidad, establecerán acciones orientadas a la rotación de las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestión institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable. Al 31 de octubre de 2012, la nómina fue de 567 servidoras y servidores, de los cuales el 29% son a nombramiento, y el 71% se encuentran bajo la modalidad de servicios ocasionales y código de trabajo, cuyos contratos estipulan cláusulas en referencia al puesto y actividades específicas que deben cumplir, conforme al Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, lo que no permitió promover la rotación de personal, situación que limitó ampliar sus conocimientos, obtener nuevas habilidades y fortalecer la gestión institucional. Al 31 de octubre de 2012, debido a la reestructuración institucional en ejecución, la entidad contó en su nómina con el 29% de personal a nombramiento y el 71% de personal bajo las modalidades de contratos ocasionales y código de trabajo, por lo que no se efectuó rotación de personal, lo cual limitó ampliar sus conocimientos, nuevas habilidades y fortalecer la gestión institucional. Al Director de Administración de Talento Humano. 21. Establecerá acciones orientadas a implementar la rotación del personal a base de criterios técnicos, en áreas y funciones similares de administración, custodia y registro de recursos materiales o financieros para no afectar la operatividad interna del Ministerio, medida que permitirá al personal estar capacitado para cumplir diferentes funciones en forma eficiente, eliminando la existencia de personal indispensable, disminuir el riesgos de errores, deficiencias administrativas y la utilización indebida de recursos. Código de ética no se encuentra aprobado La Coordinadora General Administrativa Financiera remitió al Coordinador General Jurídico el memorando MT-CGAF de 16 de octubre de 2012, adjuntando el proyecto de Código de Ética del Ministerio de Turismo, en el Capítulo V, incluyó la prohibición de recibir favores, regalos, préstamos o cualquier beneficio para sí o para terceros, directa o indirectamente, por la acción u omisión de actos que están dentro del ámbito de su competencia, en el ejercicio de su cargo; en éste no se encuentra considerada la no intervención del personal en asuntos en los que pudieran incurrir en conflicto de intereses, por lo que se encuentra incompleto y aún no está aprobado por la Máxima Autoridad; ocasionando que los servidores de la entidad, no cuenten con una guía de actuación para sus actividades cotidianas. El proyecto de Código de Ética describe, entre otros puntos, las obligaciones y prohibiciones de las servidoras y servidores de la entidad; no contempla la prohibición del personal de intervenir en asuntos en los que pudieran incurrir en conflicto de intereses, sin encontrarse aprobado por la Máxima Autoridad, ocasionando que los servidores de la entidad, no dispongan de una guía de actuación que rijan sus actividades relacionadas con su puesto de trabajo. Al Director de Administración de Talento Humano. 22. Incluirá en el proyecto de Código de Ética todos los aspectos que guíen las actuaciones hacia un comportamiento ético de los servidores, relacionados con asuntos que podrían generar conflictos de interés en el cumplimiento de las actividades que desempeñan, previo a la aprobación de la Máxima Autoridad.

7 El proyecto de Código de Ética describe, entre otros puntos, las obligaciones y prohibiciones de las servidoras y servidores de la entidad; no contempla la prohibición del personal de intervenir en asuntos en los que pudieran incurrir en conflicto de intereses, sin encontrarse aprobado por la Máxima Autoridad, ocasionando que los servidores de la entidad, no dispongan de una guía de actuación que rijan sus actividades relacionadas con su puesto de trabajo. Al Director de Administración de Talento Humano. Lo comentado tiene relación con la Norma de Control Interno Actuación y honestidad de las servidoras y servidores. 22. Incluirá en el proyecto de Código de Ética todos los aspectos que guíen las actuaciones hacia un comportamiento ético de los servidores, relacionados con asuntos que podrían generar conflictos de interés en el cumplimiento de las actividades que desempeñan, previo a la aprobación de la Máxima Autoridad. Información y archivo inadecuados de los expedientes del personal En el informe de examen especial DA emitido por la Contraloría General del Estado y aprobado el 7 de julio de 2009, se recomendó que: se adopten las acciones necesarias para implementar un archivo adecuado de la documentación de esa Dirección. ; sin embargo, el Director de Administración de Talento Humano, no realizó el seguimiento a la aplicación de la recomendación mencionada, lo que ocasionó que los expedientes de los servidores activos y pasivos, se archiven sin foliarse; por lo que, no todos cuentan con la documentación de respaldo de acuerdo a la información que contiene la hoja de vida. La falta de procedimientos claros, precisos y específicos para la administración de los expedientes por parte del servidor designado para esta actividad, originó que, para su entrega, no se considere el número de fojas, cuando estos son solicitados por el personal de la Dirección de Administración de Talento Humano, sin que exista un control adecuado sobre la información que contienen y su utilización. Para el ingreso y registro del personal contratado, se solicita la hoja de vida y sus respaldos, documentos que son archivados en cada uno de los expedientes; sin embargo, no en todos los casos, la documentación se encuentra actualizada, debido al constante cambio del personal encargado de la custodia de los expedientes, lo que dificultó la entrega de información oportuna y completa; conforme la Norma de Control interno Información actualizada del personal. Falta de manuales o guías metodológicas para realizar los estudios de viabilidad y ejecución de los proyectos Las Direcciones de Campañas, Mercados, Producción de Promoción e Investigación, de la Subsecretaría de Promoción Turística, poseen estándares de presentación de Informes Técnicos, Términos de Referencia, Informes de Idoneidad, Actas de Entrega Recepción e Informes de Cumplimiento, para los procesos de contratación, así como, directrices, lineamientos y procedimientos para la distribución de material promocional; sin embargo, estos mecanismos de trabajo no se han definido en manuales o guías metodológicas debidamente expedidas, para el desarrollo de los estudios de viabilidad y ejecución de proyectos. La Dirección de Desarrollo, a través de profesionales en arquitectura e ingeniería contratados, elaboró un documento denominado Estrategia de Intervención para la Implementación de Facilidades Turísticas, en el que se incluye el Manual de Procedimientos para la identificación, aceptación, contratación de diseño y construcción de proyectos del área mencionada, mediante la transferencia de obras o contratación directa por la entidad Los mencionados documentos se mantienen a nivel de borradores por cuanto no se gestionaron ante los niveles de revisión técnica, legal y aprobación correspondientes, para su posterior difusión y utilización como herramientas de gestión a aplicarse a nivel nacional La situación descrita, no permitió establecer el beneficio, la conceptualización de los elementos del proyecto, selección de zonas de intervención, modelo de gestión y cronogramas de planificación con el diseño de cada componente o zona a ser considerada en los proyectos de promoción y gestión turística, así como, los criterios de evaluación a utilizar para seleccionar aquellos en los que se va a invertir Conclusiones La falta de seguimiento al cumplimiento de la recomendación emitida en informe de examen especial realizado por la Contraloría General del Estado, por parte del Director de Administración de Talento Humano, ocasionó que no exista un control adecuado sobre la información que contienen los expedientes de los servidores. No se establecieron procedimientos por escrito para la entrega de los expedientes de los servidores, considerando el número de fojas cuando estos son requeridos por el personal que los utiliza. Los expedientes del personal contratado, no en todos los casos son archivados con la documentación completa y actualizada, debido al constante cambio del personal encargado de esa actividad, lo que dificultó la entrega de información completa y oportuna. Al Director de Administración de Talento Humano 23. Adoptará las acciones necesarias para implementar un archivo adecuado de los expedientes del personal de la entidad, los mismos que serán ubicados con las medidas de seguridad necesarias para su protección a fin de cumplir con la recomendación emitida en el informe de examen especial de la Contraloría General del Estado. 24. Elaborará procedimientos para la administración de los expedientes de los servidores de la entidad, incluyendo entre otros, los siguientes aspectos: que la documentación contenga el número de fojas que integran el expediente del servidor, el motivo de la solicitud, los datos de la persona a quien se entrega, así como, la elaboración de un documento con firmas de entrega y recepción. Los estándares de presentación de Informes Técnicos, Términos de Referencia, Informes de Idoneidad, Actas de Entrega Recepción e Informes de Cumplimiento, así como los documentos borradores con directrices, lineamientos, formularios, aspectos técnicos, entre otros, no se gestionaron ante las instancias de revisión técnica, legal y aprobación correspondientes; por lo que no se oficializaron mediante manuales de procedimientos o guías metodológicas para realizar los estudios de viabilidad de los proyectos debidamente autorizados, ni en herramientas de apoyo con procedimientos administrativos y técnicos para el desarrollo de los referidos estudios, a fin de mejorar la administración del tiempo y el recurso humano. Al Viceministro 25. Dispondrá al Subsecretario de Promoción Turística, con el apoyo de las Coordinaciones Generales de Asesoría Jurídica y Administrativa y Financiera, realicen a revisión y análisis de los documentos borradores que poseen, a base de lo cual preparen guías metodológicas con procedimientos administrativos y técnicos para el desarrollo de los estudios de viabilidad y ejecución de proyectos, tomando en cuenta entre otros aspectos, los siguientes: - Procedimientos para realizar los estudios de viabilidad de los proyectos de promoción y gestión turística; - Los métodos de elaboración para esos estudios; - Elementos de conceptualización del proyecto; - Selección de zonas de intervención; - Modelo de gestión; - Cronogramas de planificación con el diseño de cada componente o zona a ser considerada en los Proyectos; - Los criterios de evaluación a utilizar para seleccionar aquellos proyectos en los que se va a invertir. A los Subsecretarios de Promoción y Gestión Turística 26. Dispondrán a los Directores y Técnicos relacionados con los Proyectos que, previo el análisis de las actividades internas, revisen los documentos borradores que prepararon relacionados con directrices, lineamientos y procedimientos para la distribución de material promocional, programa nacional de capacitación turística y su modelo de gestión, estrategia de intervención para la implementación de facilidades turísticas, se encuentren conforme la naturaleza de sus operaciones y sean incluidos en el Manual de Procesos a elaborar que será puesto en conocimiento de la Máxima Autoridad para su aprobación.

8 ejecución de proyectos, tomando en cuenta entre otros aspectos, los siguientes: - Procedimientos para realizar los estudios de viabilidad de los proyectos de promoción y gestión turística; - Los métodos de elaboración para esos estudios; - Elementos de conceptualización del proyecto; - Selección de zonas de intervención; - Modelo de gestión; - Cronogramas de planificación con el diseño de cada componente o zona a ser considerada en los Proyectos; - Los criterios de evaluación a utilizar para seleccionar aquellos proyectos en los que se va a invertir. A los Subsecretarios de Promoción y Gestión Turística Lo comentado se relaciona con la Norma de Control Interno Estudios de pre inversión de los proyectos, que contempla: En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirán en guías o manuales las metodologías y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, así como el grado de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para seleccionar aquellos en los que se va a invertir. 26. Dispondrán a los Directores y Técnicos relacionados con los Proyectos que, previo el análisis de las actividades internas, revisen los documentos borradores que prepararon relacionados con directrices, lineamientos y procedimientos para la distribución de material promocional, programa nacional de capacitación turística y su modelo de gestión, estrategia de intervención para la implementación de facilidades turísticas, se encuentren conforme la naturaleza de sus operaciones y sean incluidos en el Manual de Procesos a elaborar que será puesto en conocimiento de la Máxima Autoridad para su aprobación. Acción tomada El Coordinador General de Asesoría Jurídica, mediante circular MT-CGAJ de 9 de agosto de 2012, emitió los contenidos mínimos para la elaboración de informes técnicos y términos de referencia a nivel nacional; y, estableció que para el inicio de los procesos de contratación pública, sean remitidos para la revisión a la Coordinación y su cargo o al área responsable en las Coordinaciones Zonales, previo su remisión a la Coordinación General Administrativa Financiera o áreas financieras de las Coordinaciones Zonales. Falta de estipulación de atribuciones y responsabilidades para la administración de los contratos Como política institucional se consideró que los titulares de las direcciones de la entidad sean los administradores de los contratos de prestación de servicios, en estos instrumentos legales no se incluyeron cláusulas que estipulen las funciones y deberes para los administradores, continuamente se devolvieron los expedientes precontractuales por parte de la Dirección Administrativa y la Coordinación General de Asesoría Jurídica; debido a la falta de directrices actualizadas, completas y claras, con la asesoría y el apoyo de las referidas Unidades, por lo que se requirió tiempo adicional de los técnicos para la tramitación de los contratos; ocasionando retraso en los procesos de contratación. Lo comentado se relaciona con las Normas de Control Interno Condiciones generales y especificaciones técnicas y Administrador del contrato. Acción tomada En los contratos de prestación de servicios suscritos en la entidad, no se estipulan las funciones y deberes para el administrador del contrato, debido a que no se impartieron directrices actualizadas, completas y claras, con la asesoría y el apoyo de la Coordinación General de Asesoría Jurídica y de la Dirección Administrativa - Compras Públicas, lo que demandó la utilización de tiempo adicional de los técnicos en la tramitación de los contratos; ocasionando retraso en los procesos de contratación. Al Coordinador General de Asesoría Jurídica 27. Dispondrá a los abogados de su área, incluyan en los contratos que a futuro se generen, cláusulas que contengan las funciones y deberes del Administrador del Contrato, a fin de velar por el normal y oportuno cumplimiento de las obligaciones estipuladas en los instrumentos contractuales e informar en forma oportuna a la máxima autoridad o su delegado sobre aspectos relevantes que pudieran comprometer los intereses institucionales y tomar oportunamente acciones correctivas. El Coordinador General de la Asesoría Jurídica, mediante circular MT- CGAJ de 10 de julio de 2012, comunicó a todas las autoridades y funcionarios sobre los aspectos a considerarse para la administración de los contratos, con la finalidad de dinamizar y agilitar los procesos precontractuales Supervisión del rendimiento del recurso humano de tecnologías, sin constancia documental La Norma de Control Interno Segregación de funciones, establece: La asignación de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarán una adecuada segregación, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la Unidad de Tecnología de Información la supervisión de roles y funciones del personal dentro de cada una de las áreas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicación e incorporación de nuevo personal. La supervisión del rendimiento del recurso humano se realizó en forma individual, mediante reuniones de trabajo con el personal de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, en las que se estableció la reubicación e incorporación de nuevo personal; sin embargo, no se dejó constancia de las resoluciones tomadas Se efectuaron supervisiones del rendimiento del recurso humano de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones; sin embargo, no existe constancia documentada de las reuniones que se realizaron sobre esta actividad, que permita determinar la necesidad de reubicación e incorporación de nuevo personal, debido a la falta de definición de directrices al respecto. 28. Dejará constancia mediante actas de las reuniones que se realizan sobre la supervisión del rendimiento del recurso humano, lo que ayudará a lograr un adecuado rendimiento del personal de su Dirección. Actividades del personal de Tecnologías de la Información, no constan en informes periódicos Se generan reportes de atención técnica de cada uno de los servidores de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones; sin embargo, no se elaboraron informes periódicos de las actividades, que a base de su rol y función realizó su personal, lo que no permitió establecer la dependencia de personal clave, situación que se presentó debido a la falta de distribución adecuada del personal. 29. Elaborará informes periódicos sobre las actividades que realiza el personal de su Dirección, lo que facilitará identificar y eliminar la dependencia de personal clave, mejorando el control para el cumplimiento de actividades y metas.

9 Cuando se necesita asistencia técnica, el usuario genera un ticket dentro del Sistema de Soporte Técnico, el cual es receptado en la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones y distribuido al personal asignado para dar asistencia técnica de las áreas de Ingeniería de Software, Producción y Soporte Técnico, de estos procesos se obtienen Reportes de atención al usuario, los cuales sirven para evaluar las actividades realizadas por cada uno de los técnicos; del cumplimiento del esta actividad, no se elaboraron informes periódicos, para determinar la dependencia de personal clave. Al respecto la Norma de Control Interno Segregación de funciones, señala: Se generan reportes de atención técnica de cada uno de los servidores de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones; sin embargo, no se elaboraron informes periódicos de las actividades, que a base de su rol y función realizó su personal, lo que no permitió establecer la dependencia de personal clave, situación que se presentó debido a la falta de distribución adecuada del personal. 29. Elaborará informes periódicos sobre las actividades que realiza el personal de su Dirección, lo que facilitará identificar y eliminar la dependencia de personal clave, mejorando el control para el cumplimiento de actividades y metas. La descripción documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la Unidad de Tecnología de Información, contemplará los deberes y responsabilidades, así como las habilidades y experiencia necesarias en cada posición, a base de las cuales se realizará la evaluación del desempeño. Dicha descripción considerará procedimientos que eliminen la dependencia de personal clave. Ausencia de plan informático estratégico La Norma de Control Interno Plan informático estratégico, contempla: La Unidad de Tecnología de la Información elaborará e implementará un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos, el mismo que estará alineado con el plan estratégico institucional y éste con el Plan Nacional de Desarrollo y las políticas públicas de gobierno. La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, no dispone de un Plan Informático Estratégico de Tecnología debidamente legalizado y difundido, lo que no permitió alinearlo con el Plan Estratégico Institucional, debido a la falta de personal técnico con experiencia en formulación de este tipo de planes; lo que ocasionó que la administración y dirección de los recursos tecnológicos se realice sin la guía de este documento técnico. A la Coordinadora General Administrativa Financiera El Plan Operativo Anual del 2012, fue aprobado según consta en memorando MT-CGP de 26 de diciembre de 2011, el cual se lo alineó con los objetivos estratégicos de la institución y formó parte del presupuesto anual de la entidad. En el referido Plan, se incluyó los portafolios de proyectos y servicios, la arquitectura y dirección de tecnologías, las estrategias de migración y la incorporación de nuevas tecnologías de información. Sin embargo, no se dispuso de un Plan Informático Estratégico de Tecnología alineado con el Plan Estratégico Institucional, que incluya el análisis de la situación actual, propuestas de mejoramiento, estructura interna, procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, entre otros aspectos; debido a la falta de personal técnico con experiencia en formulación de este tipo de planes; por lo que la administración de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, se realizó sin la guía de este documento técnico. En la actualidad la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones se encuentra en un proceso de recopilación de información para elaborar el Plan Informático Estratégico de Tecnología. 30. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, concluya el proceso de recopilación de información para la elaboración del Plan Informático Estratégico de Tecnología, el cual deberá alinearse con el Plan Estratégico Institucional, las políticas públicas sectoriales y el Plan Nacional de Desarrollo, que permitan asegurar la asignación de recursos a base de lo establecido en el referido Plan. 31. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones que, en los términos de referencia para la elaboración del Plan Informático Estratégico de Tecnología, se consideren entre otros, los siguientes aspectos: Análisis de la situación actual, propuestas de mejoramiento, la estructura interna vigente, procesos, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, estrategias, riesgos y cronogramas de ejecución; y que esté se encuentre debidamente financiado e incorporado en el presupuesto anual de la entidad. 32. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones que, una vez elaborado el Plan Informático Estratégico de Tecnología, gestione ante la Máxima Autoridad su aprobación y proceda a su difusión e implementación. Política de uso de recursos informáticos desactualizada y procedimientos no emitidos formalmente La Norma de Control Interno Políticas y procedimientos, establece: La Unidad de Tecnología de Información definirá, documentará y difundirá las políticas, estándares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y comunicaciones en la organización, estos se actualizarán permanentemente e incluirán las tareas, los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran. La Norma de Control Interno Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica, señala: La Unidad de Tecnología de Información de cada organización definirá y regulará los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnológica de las entidades. Conclusiones La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones cuenta con una Política de Uso de los Recursos Informáticos y de la Infraestructura de Red desactualizada, utiliza procedimientos y estándares no aprobados formalmente, lo que no permitió contar con instrumentos de trabajo actualizados y aprobados por la Máxima Autoridad, situación que se presentó debido a que no fueron emitidas directrices al respecto. Se realizan respaldos de la información en la herramienta Tivoli, sin haberse definido formalmente los procedimientos de obtención periódica de la misma, basados en un cronograma definido y aprobado, lo que no asegura periodicidad en la realización de esta actividad. Los procedimientos que permiten administrar la información para librerías de software, respaldos y recuperación de datos, no se encuentran debidamente documentados y legalizados; esta situación no permitió que los procedimientos realizados se respalden en documentos formalizados. A la Coordinadora General Administrativa Financiera 33. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, elabore el manual de procedimientos de las actividades que ejecuta esa Dirección, el cual permitirá organizar el trabajo de esa Dirección, considerando temas de calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrónicas, mensajería de datos, legalidad del software, mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica, entre otros y estándares de tecnología de la información e incluyan las tareas, los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos. 34. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones actualice la Política de Uso de los Recursos Informáticos y de la Infraestructura de Red del año 2007, para que sea aprobada por la Máxima Autoridad. 35. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, una vez que se cuente con el manual de procedimientos de las actividades relacionadas con la tecnología de información y comunicaciones, remita a la Dirección Administrativa de Talento Humano, a fin de

10 de los Recursos Informáticos y de la Infraestructura de Red desactualizada, utiliza procedimientos y estándares no aprobados formalmente, lo que no permitió contar con instrumentos de trabajo actualizados y aprobados por la Máxima Autoridad, situación que se presentó debido a que no fueron emitidas directrices al respecto. Se realizan respaldos de la información en la herramienta Tivoli, sin haberse definido formalmente los procedimientos de obtención periódica de la misma, basados en un cronograma definido y aprobado, lo que no asegura periodicidad en la realización de esta actividad. Los procedimientos que permiten administrar la información para librerías de software, respaldos y recuperación de datos, no se encuentran debidamente documentados y legalizados; esta situación no permitió que los procedimientos realizados se respalden en documentos formalizados. A la Coordinadora General Administrativa Financiera La Norma de Control Interno Seguridad de tecnología de información, contempla: 2. Definición de procedimientos de obtención periódica de respaldos en función a un cronograma definido y aprobado. 33. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, elabore el manual de procedimientos de las actividades que ejecuta esa Dirección, el cual permitirá organizar el trabajo de esa Dirección, considerando temas de calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrónicas, mensajería de datos, legalidad del software, mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica, entre otros y estándares de tecnología de la información e incluyan las tareas, los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos. La Política de Uso de los Recursos Informáticos y de la Infraestructura de 34. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones actualice la Red, emitida mediante memorando MT-GNTI de 9 de Política de Uso de los Recursos Informáticos y de la Infraestructura de Red del año 2007, para noviembre de 2007, no fue actualizada hasta el 30 de octubre de que sea aprobada por la Máxima Autoridad. Los procedimientos y estándares para organizar apropiadamente el área de tecnología de la información y los procedimientos para el mantenimiento adecuado de la infraestructura tecnológica, no fueron emitidos formalmente. 35. Dispondrá al Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, una vez que se cuente con el manual de procedimientos de las actividades relacionadas con la tecnología de información y comunicaciones, remita a la Dirección Administrativa de Talento Humano, a fin de que se lo incluya en el manual de procedimientos institucional que será aprobado por la Máxima Autoridad. Los respaldos de los servidores se los realizó a través de la herramienta Tivoli, la cual permite programar y definir qué 36. Elaborará los procedimientos e impartirá directrices que permitan administrar información respaldar; no obstante, no se encuentran definidos adecuadamente la información para librerías de software, respaldos y recuperación de datos. formalmente los procedimientos de obtención periódica de respaldos de la información, por lo que, no se pudo conocer la periodicidad con la que se realizó esta actividad. Se efectúan procedimientos que permiten administrar la información para librerías de software, respaldos y recuperación de datos; sin embargo, éstos no se encuentran debidamente documentados y legalizados, como lo establece la Norma de Control Interno Administración de soporte de tecnología de información. Lo comentado se produjo debido a la falta de personal técnico; por lo que, la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones trabajó con procedimientos elaborados con anterioridad, sin que los mismos se encuentren aprobados hasta el 31 de octubre de Acción tomada Mediante memorando MT-DTICS de 10 de julio de 2012, el Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, presentó a la Coordinadora General Administrativa Financiera el cronograma para mantenimiento preventivo de los equipos de computación. En los procesos organizacionales de tecnologías de información no se incorporaron controles La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones utiliza formularios de solicitud de servicios para la creación de usuarios institucionales y acceso a los Sistemas Informáticos, tales como: Sistema Integrado de Gestión Financiera, esigef, Sistema de Planificación y Ejecución Operativa Anual, SIPLANEO, y Sistema de Registro de Ingresos por Autogestión. En los procesos organizacionales relacionados con tecnologías de información, no se incorporaron sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de riesgos, debido a que se priorizó la incorporación de controles, lo que no permitió medir la calidad de los productos, servicios y procesos de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. En los procesos organizacionales relacionados con tecnologías de información, no se incorporaron sistemas de aseguramiento de calidad y de gestión de riesgos, debido a que se priorizó la incorporación de controles, lo que no permitió medir la calidad de los productos, servicios y procesos de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. 37. En los procesos organizacionales relacionados con las tecnologías de información, incorporará sistemas de aseguramiento de calidad y de gestión de riesgos que permita medir la calidad de los servicios y productos de tecnologías de información y reducir errores y mal uso de los sistemas. Lo comentado tiene relación con la Norma de Control Interno Políticas y procedimientos, que señala: Se incorporarán controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de riesgos, al igual que directrices y estándares tecnológicos. Falta de definición del modelo de información organizacional De acuerdo a las solicitudes de las diferentes áreas dueñas de la información, se procede a compartir carpetas de información; sin embargo, la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, no elaboró un modelo de información organizacional que defina un diccionario de datos corporativo, la descripción de reglas de validación, entre otros aspectos, lo que no permitió la incorporación de aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente. 38. Definirá un modelo de información organizacional, el que deberá constar en un diccionario de datos corporativo que será documentado y actualizado; los procesos y procedimientos facilitarán la creación, uso y compartición de datos, garantizando su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad; además, incluirá reglas de validación, controles de integridad y consistencia, con la identificación de los sistemas o módulos que lo conforman, así como sus relaciones con los objetivos estratégicos a los que apoya.

11 La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, de acuerdo a la necesidad creada por el área requirente, comparte carpetas de información en los servidores de la entidad SAN IBM DS- 4700, esta solicitud es validada por el administrador del área de almacenamiento; el dueño de la información solicita a través de correo electrónico permisos de accesos para la información compartida y el personal que tendrá acceso a la misma; no se definió el modelo de información organizacional que conste en un diccionario de datos corporativo, lo que no permitió la incorporación de aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente; situación que se produjo debido a la falta de personal técnico. Lo comentado tiene relación con la Norma de Control Interno Modelo de Información organizacional. Ausencia de planes de control de cambios y aseguramiento de la calidad La Norma de Control Interno Administración de proyectos tecnológicos, establece: De acuerdo a las solicitudes de las diferentes áreas dueñas de la información, se procede a compartir carpetas de información; sin embargo, la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, no elaboró un modelo de información organizacional que defina un diccionario de datos corporativo, la descripción de reglas de validación, entre otros aspectos, lo que no permitió la incorporación de aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente. 38. Definirá un modelo de información organizacional, el que deberá constar en un diccionario de datos corporativo que será documentado y actualizado; los procesos y procedimientos facilitarán la creación, uso y compartición de datos, garantizando su disponibilidad, integridad, exactitud y seguridad; además, incluirá reglas de validación, controles de integridad y consistencia, con la identificación de los sistemas o módulos que lo conforman, así como sus relaciones con los objetivos estratégicos a los que apoya. La información que se genera en la institución y los cambios que se realizan a los sistemas de información, no son respaldados con los respectivos documentos aprobados por las partes interesadas, lo que no permitió dejar constancia de los cambios en la información solicitada por los dueños de la misma, debido a la falta de personal técnico del asignado para cada área. 9. Se establecerá un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que será aprobado por las partes interesadas. La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones no elaboró el Plan de Aseguramiento de la Calidad y un Plan de Control de Cambios enfocados a la información que se procesa en esa Dirección, situación que se presentó por la falta de distribución de las atribuciones y deberes asignadas a esa Dirección, entre el personal asignado para cada área, lo que no permitió tener un registro de los cambios realizados por los dueños o usuarios de la información. 39. Establecerá el Plan de Aseguramiento de la Calidad y el Plan de Control de Cambios, con la participación de las unidades de la organización, usuarias de la información. Falta de almacenamiento de respaldos de la información sensible, fuera de la entidad La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones realiza respaldos de la información mediante la herramienta Tivoli, no se estableció un sitio externo a la entidad para el almacenamiento de respaldos de la información sensible, así como, un lugar alterno para el procesamiento de la información, con el consiguiente riesgo de pérdida de la información, en caso de producirse un siniestro; por cuanto un alto porcentaje de la información corresponde a sistemas que no son administrados directamente por el Ministerios de Turismo, tales como: esigef, esipren, GPR, SIITH, Quipux, entre otros. Al respecto, la Norma de Control Interno Seguridad de tecnología de la información, contempla entre otras medidas: 4. Almacenamiento de respaldos con información crítica y/o sensible en lugares externos a la organización. Los respaldos de información sensible no fueron almacenados en sitios externos a la entidad, tampoco se cuenta con un lugar de procesamiento alterno, debido a que la mayor cantidad de información que genera corresponde a sistemas administrados por sus entidades rectoras, lo que ocasionaría que en caso de siniestros se pierda la información de los sistemas desarrollados por la institución. 40. Gestionará el establecimiento de un lugar externo para el almacenamiento de respaldos de la información sensible, así como la definición de un sitio de procesamiento alterno que asegure la continuidad de las actividades institucionales. El ingreso a la Unidad de Tecnología de Información en horarios no convencionales, no se encuentra formalizado La Norma de Control Interno Seguridad de tecnología de información, prevee la aplicación de la siguiente medida: 1. Ubicación adecuada y control de acceso físico a la Unidad de Tecnología de Información y en especial a las áreas de: servidores, desarrollo y bibliotecas. Cuando existen incidentes en días y horas no laborables, el personal de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, accede a las instalaciones de la entidad previa a la autorización de su Director y del Director Administrativo, este procedimiento no se encuentra formalizado debido a que no consideraron la necesidad de realizarlo, por lo que, la atención de incidentes en fines de semana y horas no laborables no se realizó basado en un documento formal que regule los procedimientos de seguridad. El Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, cuando se presentan inconvenientes o incidentes en los sistemas de información, en días y horas no laborables, autoriza el acceso a las instalaciones al personal técnico de su Dirección, a la vez informa de lo ocurrido al Director Administrativo; este procedimiento de control, no se encuentra formalizado debido a que no consideraron necesario realizarlo. 41. Establecerá de manera formal los procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal de su Dirección, cuando se presentan inconvenientes o incidentes en los sistemas de información, en días y horas no laborables.

12 Falta de implementación del plan de contingencias para salvaguardar la información La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, actualmente tiene establecidas las medidas de control y contingencia referentes a documentación, hardware y software en las tres áreas: Ingeniería de Software, Producción y Soporte Técnico; no obstante, no se definió e implementó un Plan de Contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos, programas o personal relacionado, debido a la falta de asignación de esta actividad al personal que se encarga de desarrollarlo, lo que ocasionó que no se estén administrando técnicamente los riesgos. Al respecto, la Norma de Control Interno Plan de contingencias, establece: Corresponde a la Unidad de Tecnología de Información la definición, aprobación e implementación de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información por problemas en los equipos, programas o personal relacionado. La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, no diseñó e implementó un Plan de Contingencias, por lo que no se han establecido las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información, lo cual se debe a la falta de asignación de esta actividad al personal que se encarga de desarrollarlo, lo que ocasionó que no se estén administrando técnicamente los riesgos. 42. Diseñará e implementará un Plan de Contingencia, en el que se describan las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensión en el procesamiento de la información, lo que permitirá administrar los riesgos que afectan a la integridad y seguridad de la información. Repositorio de documentos desactualizado La Norma de Control Interno Administración de soporte de tecnología de información, entre otros aspectos importantes a considerar para una adecuada administración del soporte tecnológico, señala: 9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y software actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rápida resolución de los problemas de producción. Varios de los manuales que forman parte de la información que utiliza la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, se encuentran desactualizados, debido a la falta de priorización de esta actividad, por lo que no se pudo garantizar una rápida resolución de los problemas de producción. La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones posee un repositorio de información almacenado en el servidor de software, sobre documentos técnicos, diagramas y configuraciones de hardware y software. 43. Mantendrá actualizado el repositorio de documentos técnicos, diagramas y configuraciones de hardware y software, que permita garantizar la integridad y disponibilidad de los mismos y facilite una rápida resolución de los problemas de producción de los sistemas. Los manuales del Sistema de Autogestión y de Adopción de Buenas Prácticas para la Gestión de Procesos de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones bajo los Estándares Internacionales de Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información, se mantienen actualizados, ya que son sistemas que fueron desarrollados en el 2011, no así la totalidad de los manuales que se utilizan dentro de la Unidad de Tecnología, impidiendo una rápida resolución de los problemas de producción, debido a que no se priorizó esta actividad. Normas, procedimientos e instructivos para el uso de los servicios informáticos. Para los servicios de internet, intranet, correo electrónico, existen normas establecidas en las políticas de uso de los recursos informáticos y de la infraestructura de red; sin embargo, no se encuentran establecidos en forma expresa los procedimientos para el uso de estos servicios informáticos, debido a la criticidad se priorizó otras actividades durante el año El sitio web del Ministerio de Turismo, administra la Secretaría Nacional de la Administración Pública, al igual que todo el gobierno central, por lo que la institución es un gestor de información Los procedimientos e instructivos de los servicios de internet, intranet y correo electrónico de la entidad, no se establecieron en forma expresa, lo que no permitió a los usuarios internos y externos conocer la operatividad de estos recursos informáticos, debido a la criticidad se priorizó otras actividades durante el año Establecerá por escrito los procedimientos e instructivos para el uso y manejo de los servicios de internet, intranet, correo electrónico, sitio web, a fin de mejorar los servicios para los usuarios internos y externos. Lo comentado tiene relación con la Norma de Control Interno Sitio web, servicios de internet e intranet, contempla: Es responsabilidad de la Unidad de Tecnología de Información elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio web de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos.

13 Plan de capacitación informático, sin aprobación ni financiamiento La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones no cuenta con un Plan de Capacitación Informático que contemple el adiestramiento especializado para el personal del área, para el resto de usuarios sí se realizan capacitaciones de acuerdo a las necesidades. Se elaboró un proyecto del Plan de Capacitación Informático por parte de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el mismo que se remitió a la Dirección de Administración de Talento Humano con memorando MT-DTICS de 23 de marzo de 2012; sin embargo, hasta la fecha de corte de la evaluación, éste no fue tramitado y aprobado, debido a que el Plan de Capacitación Institucional no fue elaborado por la Dirección de Administración de Talento Humano, lo que no permitió contar con un documento que identifique las necesidades de capacitación de los servidores en esta área y el presupuesto necesario para llevar a cabo esta actividad. Lo comentado se relaciona con la Norma de Control Interno Capacitación informática, que establece: La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, elaboró un proyecto de Plan de Capacitación Informático, que fue enviado a la Dirección de Administración de Talento Humano; sin embargo, no existe evidencia documentada de su aprobación debido a que el Plan de Capacitación Institucional no fue elaborado por la Dirección de Administración de Talento Humano, lo cual no permitió identificar las necesidades de capacitación y contar con el financiamiento para dicha actividad. 45. Enviará el Plan de Capacitación Informático a la Coordinación General Administrativa Financiera para su aprobación y financiamiento, previo el envío a la Dirección de Administración de Talento Humano. Al Director de Administración de Talento Humano 46. Considerará las necesidades de capacitación incluidas en el Plan de Capacitación Informático, como parte del Plan de Capacitación Institucional. Las necesidades de capacitación serán identificadas tanto para el personal de tecnología de información como para los usuarios que utilizan los servicios de información, las cuales constarán en un plan de capacitación informático, formulado conjuntamente con la Unidad de Talento Humano. El plan estará orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento específicas determinadas en la evaluación de desempeño e institucionales. Ausencia de procedimientos para la entrega y devolución de los dispositivos portables La Norma de Control Interno Firmas electrónicas, señala: d) Actualización de datos de los certificados de firmas electrónicas,- El dispositivo portable seguro será considerado un bien de la entidad o dependencia pública y por tanto, a la cesación del servidor, será devuelto con la correspondiente acta de entrega recepción.- e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros,- Los titulares de certificados de firma electrónica y dispositivos portables seguros serán responsables de su buen uso y protección. Las respectivas claves de acceso no serán divulgadas ni compartidas en ningún momento. El servidor solicitará la revocación de su certificado de firma electrónica cuando se presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilización. La Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones es la encargada de mantener y entregar a los servidores los dispositivos 48. Diseñará un formulario para la entrega y devolución del dispositivo token, que contiene la portables que contienen la firma electrónica; cuando éstos cesan en sus firma electrónica, en el cual se incluya la responsabilidad sobre su buen uso y protección, la funciones o cargos, dichos dispositivos son devueltos a esa Dirección, sin confidencialidad de la clave de acceso y la obligatoriedad de solicitar su revocatoria cuando se que este procedimiento sea comunicado a la Unidad de Administración de presente cualquier circunstancia que pueda afectar su utilización, así como su renovación con la Bienes. debida antelación para asegurar su vigencia y validez. No se encuentra establecido el procedimiento y formulario para la entrega, devolución y renovación de los dispositivos portables que contienen la firma electrónica, debido a que aún no se ha generalizado la utilización de este dispositivo entre los servidores autorizados para suscribir comunicaciones en la entidad, lo que ocasionó riesgo en su control y utilización cuando cesan en sus funciones. Los dispositivos que contienen la firma electrónica se mantienen y son entregados por la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, sin embargo, de este procedimiento no tiene conocimiento la Unidad de Administración de Bienes, debido a que aún no se ha generalizado la utilización de este dispositivo entre los servidores autorizados para suscribir comunicaciones, por lo que no existe un control en la entrega, devolución y renovación de este dispositivo, lo que ocasionó riesgo en su control y utilización cuando los servidores cesan en sus funciones. A la Coordinadora General Administrativa Financiera 47. Dispondrá al Director Administrativo que en forma conjunta con el Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, establezcan un procedimiento para el control de la entrega, devolución y renovación del dispositivo de firma electrónica y que sus movimientos sean comunicados a la Unidad de Administración de Bienes para su control. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Falta de definición de una política de información, comunicación y difusión de la gestión turística La entidad utiliza varios canales de comunicación, tales como: Revistas, intranet, telefonía IP, sistemas documentales, entre otros; sin embargo, no dispone de una política de comunicación institucional, debido a la reciente creación de la Subsecretaría de Información y Comunicación Turística, la misma que se encuentra en proceso de estructuración y consolidación institucional, por lo que no estableció una estrategia editorial que permita fijar el estilo y forma de comunicación y difusión de la gestión turística. Al Subsecretario de Información y Comunicación Turística 49. Elaborará las políticas de información, comunicación y difusión, para la aprobación por parte de la Máxima Autoridad, la misma que asegurará la interacción entre los servidores y las diferentes unidades administrativas, establecerá una línea de comunicación interna y externa que permita a los usuarios aportar información sobre el diseño y calidad de los productos y servicios que presta la entidad, a fin de que responda a los cambios, exigencias de los usuarios y proyecte una imagen positiva de la institución.

14 Conforme el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, se estableció la Subsecretaría de Información y Comunicación Turística, la cual tiene como misión desarrollar políticas de información, comunicación y difusión de la gestión turística a nivel nacional; sin embargo, no se definió una política de comunicación institucional, debido a su reciente creación, la misma que se encuentra en proceso de estructuración y consolidación institucional, por lo que no evaluaron la interactuación de todos los integrantes y niveles de la institución, no se estableció una estrategia editorial que permita fijar el estilo y forma de comunicación y difusión de la gestión turística. El Ministerio de Turismo mantiene comunicación interna y externa con directivos, servidores y la ciudadanía, para lo cual utiliza diferentes medios de comunicación tales como: Revistas, intranet, telefonía IP, sistemas documentales, entre otros. Al respecto la Norma de Control Interno Canales de comunicación abiertos, establece: Una política de comunicación interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeñen, así como entre las distintas unidades administrativas de la institución. La entidad utiliza varios canales de comunicación, tales como: Revistas, intranet, telefonía IP, sistemas documentales, entre otros; sin embargo, no dispone de una política de comunicación institucional, debido a la reciente creación de la Subsecretaría de Información y Comunicación Turística, la misma que se encuentra en proceso de estructuración y consolidación institucional, por lo que no estableció una estrategia editorial que permita fijar el estilo y forma de comunicación y difusión de la gestión turística. Al Subsecretario de Información y Comunicación Turística 49. Elaborará las políticas de información, comunicación y difusión, para la aprobación por parte de la Máxima Autoridad, la misma que asegurará la interacción entre los servidores y las diferentes unidades administrativas, establecerá una línea de comunicación interna y externa que permita a los usuarios aportar información sobre el diseño y calidad de los productos y servicios que presta la entidad, a fin de que responda a los cambios, exigencias de los usuarios y proyecte una imagen positiva de la institución. SEGUIMIENTO Falta de seguimiento continuo del análisis del ambiente interno y externo La Norma de Control Interno Seguimiento continuo o en operación, establece: La máxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarán un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos. Mediante correo electrónico de 12 de noviembre de 2012, el Director de Planificación e Inversión, informó respecto al análisis del ambiente interno y externo del Ministerio de Turismo, el mismo que refleja la situación actual, con la identificación de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas; sin embargo, no se evidencia el establecimiento de estrategias que permitan mantener y aprovechar las fortalezas y oportunidades, eliminar y monitorear las debilidades y amenazas que incidan en el cumplimiento de los objetivos previstos. La Dirección de Planificación e Inversión efectuó eventualmente el análisis de las condiciones reales internas y externas; sin embargo, no estableció las estrategias para cumplir las metas y objetivos previstos, debido al constante cambio de personal en esta área. A la Coordinadora General de Planificación 50. Dispondrá al Director de Planificación e Inversión, efectúe el seguimiento del análisis del ambiente interno y externo de la institución, que permita aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales. El constante cambio de personal en esta área, no permitió mantener la continuidad en los procesos que tienen incidencia en la ejecución de los proyectos y el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Ausencia de directrices para el seguimiento de las actividades del POA y presupuesto La Norma de Control Interno Seguimiento continuo o en operación, indica: El seguimiento continuo se aplicará en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestión y supervisión, así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno. En los informes de evaluación y seguimiento del 2011 y 2012 se reflejan bajos porcentajes de cumplimiento de la ejecución presupuestaria, debido a la ausencia de directrices para el seguimiento y evaluación de las operaciones, que permita determinar y contrarrestar las causas relevantes que impiden un óptimo devengamiento y el cumplimiento de la totalidad de las actividades a nivel nacional, lo que ocasionó un alto número de reprogramaciones del presupuesto institucional. A la Coordinadora General de Planificación La Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación, como parte de las 51. Dispondrá a la Directora de Información, Seguimiento y Evaluación, elabore una guía atribuciones y responsabilidades conferidas en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, se encargó del seguimiento y metodológica para el monitoreo, seguimiento y evaluación de la ejecución de los planes, evaluación de las actividades habituales de gestión y supervisión, y de programas y proyectos, a fin de adoptar los correctivos necesario en forma oportuna para otras acciones, así como de los planes, programas y proyectos alcanzar una ejecución eficiente del Plan Operativo Anual y presupuesto institucional. institucionales.

15 En los informes de evaluación y seguimiento del 2011 y 2012 se reflejan bajos porcentajes de cumplimiento de la ejecución presupuestaria, debido a la ausencia de directrices para el seguimiento y evaluación de las operaciones, que permita determinar y contrarrestar las causas relevantes que impiden un óptimo devengamiento y el cumplimiento de la totalidad de las actividades a nivel nacional, lo que ocasionó un alto número de reprogramaciones del presupuesto institucional. A la Coordinadora General de Planificación 51. Dispondrá a la Directora de Información, Seguimiento y Evaluación, elabore una guía metodológica para el monitoreo, seguimiento y evaluación de la ejecución de los planes, programas y proyectos, a fin de adoptar los correctivos necesario en forma oportuna para alcanzar una ejecución eficiente del Plan Operativo Anual y presupuesto institucional. El seguimiento lo efectúa mediante la utilización de herramientas informáticas como: Sistema de Gobierno por Resultados, GPR, Sistema de Control de Gestión, y Sistema esigef; sin embargo, se determinó que los informes de evaluación y seguimiento del 2011 y 2012, reflejan bajos porcentajes de cumplimiento de la ejecución del presupuesto codificado y de las actividades establecidas en el Plan Operativo Anual, ocasionando un alto número de reprogramaciones, la mayoría de ellas debido a la ausencia de directrices para el seguimiento y evaluación. Falta de cumplimiento de recomendaciones emitidas en los informes de exámenes especiales, impiden el funcionamiento y efectividad de los controles La Contraloría General del Estado y la Dirección de Auditoría Interna, emitieron dos informes de exámenes especiales: Al análisis de viáticos y subsistencias nacionales e internacionales, por el período comprendido entre el 21 de junio de 2005 y el 31 de agosto de 2008; y al Ciclo Presupuestario 2009 de la Planta Central del Ministerio de Turismo, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2008 al 31 de marzo de 2010; en los que constan los cronogramas de aplicación de recomendaciones y los plazos establecidos para su cumplimiento por parte de los niveles directivos correspondientes, las cuales aún están pendientes de cumplimiento, según Anexo 1. Existen recomendaciones emitidas en los informes de exámenes especiales de auditoría interna y externa, las cuales se encuentran aún pendientes de cumplimiento, lo que no contribuyó a un adecuado funcionamiento y efectividad de los controles. Al Viceministro 52. Dispondrá a las Coordinadoras Generales de Planificación y Administrativa Financiera, cumplan las recomendaciones constantes en los informes de exámenes especiales al Ciclo Presupuestario de 2009 y al análisis de viáticos y subsistencias nacionales e internacionales, que aún no han sido cumplidas, según Anexo 1. Acciones tomadas El Coordinador General de Planificación, mediante memorando MT-CGP de 31 de mayo de 2012, remitió al Ministro de Turismo sus puntos de vista relacionados al cumplimiento de la recomendaciones del informe de examen especial del Ciclo Presupuestario, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2008 al 31 de marzo de El Ministro de Turismo, mediante memorando MT-DM de 30 de julio de 2012, dispuso a la Coordinadora General Administrativa Financiera el cumplimiento de las recomendaciones del informe al análisis de viáticos y subsistencias nacionales e internacionales, por el período comprendido entre el 21 de junio de 2005 y el 31 de agosto de Mediante comunicaciones que se detallan en Anexo 2, se dieron a conocer los resultados provisionales de la evaluación integral del sistema de control interno institucional. Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno institucional, agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las áreas sujetas a evaluación, la implementación inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluación y solicitar se informe a esta Unidad de Auditoría Interna, las acciones adoptadas. Con esta evaluación, la Dirección de Auditoría Interna cumple con la responsabilidad establecida en el artículo 12 literal c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que estipula que la unidad de auditoría interna será responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades, contribuyendo de esta manera, al mejoramiento de la gestión institucional.