INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: ANA MARIA PRECIADO ESCOBAR Período evaluado: ENERO JULIO DE 2014 Fecha de elaboración: 28 DE JULIO DE 2014 Dificultades I. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN -La Oficina de Control Interno del Municipio de Gómez Plata se encontraba sin titular por más de 6 meses, se encargaron las funciones a un Secretario de Despacho quien son sus múltiples ocupaciones realizaba las acciones urgentes pero se le limitaba el desarrollo de otras actividades propias del cargo de Control Interno. Ello ha generado retrasos y desanimo en los servidores para la continuidad del proceso. - Se denota falta de sensibilización a los servidores públicos sobre las herramientas que se tienen adoptadas en el Municipio tales como Código de Ética, Manual de Funciones y Competencias Laborales, reglamento interno de trabajo, Plan anticorrupción y diferentes planes sectoriales entre otros. Ello genera el desconocimiento, la falta de interés y de voluntad a la hora de realizar ciertas actividades. -Una dificultad que se viene presentando en el Municipio es la carencia de recurso humano para el desarrollo y cumplimiento de ciertos planes o proyectos que ameritan un conocimiento especifico del área a desarrollar y que no se cuenta dentro de la planta de personal con un servidor idóneo y perfilado para el desarrollo de esas labores, ello ha generado retrasos en el cumplimiento de objetivos y metas. -Se necesita concientizar el personal independiente para que cumpla con su obligación de afiliarse a la seguridad social completa, pues se han presentado casos en que los servidores no realizan los pagos o lo hacen de forma extemporánea y ello perjudica la entidad haciéndola acreedora de una mora pues se considera que están afiliados bajo la razón social del Municipio. -La alta rotación del personal directivo no permite que se avance en los procesos, pues para el logro de los objetivos de los planes y programas propuestos se necesita el conocimiento pleno de los mismos y una disponibilidad de tiempo completo.

2 Avances Con el cambio del Modelo la Administración Municipal de Gómez Plata ha venido trabajando en el levantamiento de la fase de diagnostico tal como lo recomienda el anexo 4 del manual de implementación. 1. COMPONENTE: TALENTO HUMANO ELEMENTOS: 1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS: El Municipio cuenta con código de ética, plan anticorrupción. 1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO: -Se vienen realizado reuniones periódicas con el objetivo de realizar la segunda versión del reglamento interno de trabajo y su posterior socialización con todo el personal de la entidad. -Se realizó la celebración del Día del Servidor Público, con una integración de los servidores, se entregaron estímulos a aquellos funcionarios que se destacaron por su espíritu de servicio y excelente rendimiento en sus funciones laborales. -En cuanto a la dotación de los trabajadores oficiales, la entidad se encuentra a paz y salvo con el suministro y entrega oportuna de la misma. De igual manera se entregó una dotación a todo el personal de camisetas, camisas, chalecos y busos institucionales, lo que permite una identificación del personal al servicio de la entidad y sentido de pertenencia para con el Municipio. -La entidad se ha preocupado por ponerse a paz y salvo con los empleados en lo que respecta al pago y reconocimiento de factores prestacionales como lo son las vacaciones, se inició el ciclo con los trabajadores oficinales y se espera que para el mes de septiembre de los corrientes se continúe con los demás servidores. -El talento humano de la entidad es el mayor recurso con que cuenta la misma, es por esta razón que se viene trabajando en el mantenimiento y adecuación de los lugares de trabajo, las condiciones y elementos necesarios para el cabal cumplimiento de las funciones.

3 - El área encargada de personal monitorea constantemente que los empleados independientes efectivamente cumplan con la obligación de afiliarse al sistema de seguridad social completo. 2. COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATIGICO 2.1 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS : La entidad cuenta con las herramientas de planificación como lo son Plan de Desarrollo Municipal, Planes de Acción, Plan Operativo Anual de Inversiones, Plan Operativo Anual (Salud) y Planes Sectoriales. 2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS: Se cuenta con procesos documentados en algunas dependencias, se hace necesario la revisión y ajuste de los mismos con jornadas de trabajo en cada una de las Oficinas para el conocimiento y empoderamiento de los servidores. Adicionalmente se necesita el levantamiento de nuevos procesos y sus procedimientos en las Dependencias que aún no cuentan con este elemento elaborado 2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: 2.4 INDICADORES DE GESTIÓN: Se han venido evaluando y revisado con visitas de auditoría interna a las Dependencias, y se han levantado las respectivas recomendaciones para el cumplimiento de los mismos. 2.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Las políticas se encuentran definidas con la caracterización de los procesos que están levantados y documentados, pero aún falta complementar y levantar algunos procesos nuevos. 3. COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: En lo que respecta a este componente, el Municipio tiene levantado la administración de los riesgos, se hace necesario revisión, ajuste y monitoreo constante.

4 Dificultades II. ÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO No se cuenta aún con el equipo necesario para la realización de las Auditorías internas, pues se debe contar con profesionales en las diferentes áreas para auditar con conocimiento pleno de los procesos, este equipo podrá conformarse con el mismo personal de planta de la entidad el cual hará las veces de equipo MECI. Avances COMPONENTE: AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Y DE LA GESTIÓN: Los Secretarios de Despacho realizaron una Autoevaluación de la Gestión de las vigencias 2012 a la fecha, cada uno evalúo el cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal, socializó a la Alta Dirección y a los servidores en general los programas y proyectos que presentan avance y los que presentan dificultades o tienen riesgo de no ejecutarse. De esta actividad reposa acta, listas de asistencia y material de ambientación. COMPONENTE: DE AUDITORIA INTERNA: AUDITORIA INTERNA: Tomando como referente la Autoevaluación de la Gestión la Oficina de Control Interno, realizó la Evaluación de Gestión por Dependencias, se realizó visita de auditoría en cada una de las Secretarias de Despacho o Oficinas Directivas, con el ánimo de verificar la información reportada en la Autoevaluación de la Gestión del cumplimiento de los programas y proyectos inmersos en el PDM, realizando a su vez las recomendaciones a cada Jefe de Despacho y a la Alta Dirección. Con el trabajo de la referencia se resalta y felicita la Gestión de la SECRETARÍA DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL quien a la fecha lleva un cumplimiento del 89% del total de programas y proyectos que lo involucran en el Plan de Desarrollo Municipal Otro proceso importante al cual se le realizó auditoría es el del GASTO, con dando aplicación al Decreto Nº984 de 2012 INFORME DE AUSTERIDAD EN EL GASTO, se hizo un comparativo de los gastos realizados en el primer semestre del año 2013 y el primer semestre del año

5 en curso, evidenciándose muy positivamente una reducción en el consumo de insumos, papelería y útiles de escritorio, implementos de aseo y cafetería, servicios públicos (Energía, acueducto, alcantarillado y aseo) otros factores tuvieron incrementos que están debidamente justificados según reporta información el Almacén Municipal. COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO: PLANES DE MEJORAMIENTO: La entidad venia ejecutando un Plan de Mejoramiento Institucional de las vigencias anteriores, al cual se le había realizado seguimiento para ser evaluado por la comisión de auditoría de la CGA, se está a la espera de su calificación. Adicionalmente se recibió visita de la Contraloría General de Antioquia para la realización de la Auditoría Integral Regular de la Vigencia 2013, se está a la espera de la recepción del Pre-Informe para su revisión y respectiva respuesta en su oportunidad. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: La entidad cuenta con sistemas de información a nivel local que le permiten el cabal desarrollo y el logro de los objetivos propuestos tales como son el SISBÉN, SIPLAN, Gobierno en Línea, CATASTRO MUNICIPAL, sistemas ARIES, entre otros. Se ha tenido un avance muy positivo en las calificaciones de la estrategia Gobierno en Línea, pues el Municipio de Gómez Plata ocupó el primer lugar a nivel Departamental y el cuarto a nivel Nacional en la implementación de la estrategia. Estado general del Sistema de Control Interno Con la nueva estructura de MECI-2014 se considera se agilizó el modelo, permitiendo a las entidades que aún están en proceso de creación y adopción de la herramienta se facilita el trabajo. En General el Municipio de Gómez Plata ha venido cumpliendo con lo reglamentario, se ha trabajado en la documentación del modelo, pero aun falta trabajarle más al tema de la socialización con los servidores de la entidad y ajustes y revisiones a las herramientas creadas. Se necesita brindar mayor conocimiento y empoderamiento al recurso humano de la entidad.

6 Recomendaciones Se recomienda que los dueños de los procesos, planes, programas y proyectos monitoreen constantemente las metas e indicadores que se ha planteado la entidad en sus herramientas de planeación debido a que se puede incurrir en desvío de actividades que no le apuntarán al avance de las metas propuestas. De estas autoevaluaciones se debe hacer retroalimentación con la Alta Dirección para que desde allí se tomen acciones de mejora y de esta manera se de cumplimiento a lo establecido. ANA MARÍA PRECIADO ESCOBAR Jefe de Control Interno

7 Gómez Plata, 30 de julio de Doctor MARIO DE JESÚS RESTREPO PÉREZ Alcalde Municipal Gómez Plata (Ant) ASUNTO: Remisión del 2º Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno periodo comprendido entre el mes de abril y el mes de julio de En cumplimiento de la ley 1474 de 2011, Estatuto anticorrupción me permito allegar a su Despacho copia del 2º Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno de la vigencia 2014, para su conocimiento. Cordialmente, (Firmado en original) ANA MARIA PRECIADO ESCOBAR Jefe de la Oficina de Control Interno. Se anexa pantallazo de publicación.