FORMATO PROCEDIMIENTOS Código

Transcripción

1 Acto Administrativo de FT-MIC-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015 Elaboró Talento - Subdirección Administrativa, Disciplinario Firma de Autorizaciones Revisó Responsable de Sistema Integrado de Gestión Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Aprobó Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario Diciembre de 2010 Noviembre de 201 Control de Cambios Descripción Actualización del modelo de operación por procesos IDEP( Resolución 232 de 2010) Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC Cambios numerales 2, 3,, 5, 6, 7, 8 y 9. Cambio de Nombre del procedimiento: De Ingreso De Servidores Públicos a Vinculacion De Servidores. Se actualizan actividades de acuerdo al modelo de operación vigente.(ft-mic-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de Noviembre de 201) Julio de 2015 Cambios numeral 7. Actualización de actividades generales.(ft-mic-03-0 Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 8 de Julio de 2015) 1. Responsable de Procedimiento Talento Disciplinario 2. Objetivo Vincular a la planta de personal de la entidad el recurso humano necesario para garantizar el eficiente desarrollo de los procesos, conforme a las disposiciones legales sobre la materia. 3. Alcance El procedimiento inicia con la identificación de vacantes de personal en los diferentes procesos verificando el cumplimiento de requisitos y termina con el reporte de información a SIGIA y OPEC. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.

2 . Base legal Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones Ley 909 de 200: Por el cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones Decreto 1227 de 2005: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 200 y el Decreto-ley 1567 de 1998 Decreto 968 de 2007: Por el cual se modifica el artículo 8 del Decreto 1227 de Acuerdo 26 de 199, por el cual se crea el Insituto para Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico Resolución 001 de 2000, por el cual se expiden los estatutos del IDEP Documentos Externos 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Cartilla de Administración pública - Modelos y Minutas de la administración pública. ESAP DAFP. Manual específico de funciones y competencias laborales MN-GTH Manual de inducción IDEP Término 6. Definiciones Definición Comisión Nombramiento en comision de un funcionario de carrera administrativa para desempeñar un cargo de libre Nombramiento y remoción. Encargo Nombramiento Ordinario Nombramiento provisional Posesión Vacante Definitiva Vacante Temporal Es la designación efectuada para desempeñar en titularidad un cargo de libre nombramiento y remoción. Es la designación efectuada para desempeñar en titularidad un cargo de libre nombramiento y remoción. Es el nombramiento que se hace en un empleo de carrera administrativa con personal no seleccionado a través de concurso de selección. Acto oficial mediante el cual el funcionario entra a ejercer su cargo y según el cual presta juramento de respetar, cumplir y hacer cumplir la Constitución y las leyes, y de desempeñar los deberes que le incumben.(cargos desigandos por concurso de méritos). Un empleo se encuentra en vacancia definitiva cuando se produce una de las causales del retiro del servicio previstas en el la Ley 909 de 200 y Decretos 775 y 2929 de Se produce cuando el titular del cargo se encuentra en una de las siguientes situación administrativa: Licencia, Permiso, Comisión, Ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo, Prestando servicio militar, en vacaciones y suspendido en el ejercicio de sus funciones. Nro. Descripción de actividades 7. Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Identificar vacantes y verificar cumplimiento de requisitos INICIO Verificar los requisitos descritos en el Manual Específico de Funciones, y de Competencias Laborales vs. La hoja de vida del nuevo servidor. Se identifican las vacantes y se verifica el cumplimiento de los requisitos mínimos previstos en los manuales de funciones. 2 Elaborar acto administrativo de nombramiento Proyecto Acto Administrativo Se elabora el proyecto de acto administrativo de nombramiento siguiendo el Instructivo Solicitudes y Actos Adminsitrativos Talento IN-GTH y teniendo en cuenta la Cartilla Modelos y Minutas de la administración

3 3 Aprobar acto administrativo de nombramiento Oficina Asesora Jurídica Revisar de forma y de fondo el proyecto de acto administrativo de nombramiento. El Subdirector Administrativo Financiero y de Control Interno Disciplinario revisa, firma el acto administrativo de nombramiento, pasa a la Oficina Asesora Jurídica para aporbación y posteriormente es remitido a la Dirección General para su suscripción. Comunicar acto administrativo a la persona nombrada Acto Administrativo Oficio Recibido el correspondiente Acto administrativo firmado por la Dirección General, el profesional de Talento, comunica mediante oficio a la persona nombrada allegando el Formato lista de chequeo de requisitos de posesión FT-GTH y copia del acto administrativo de nombramiento. 5 Verificar los requisitos establecidos para tomar posesión Verificar los requisitos legalmente establecidos para tomar posesión vs. Los documentos entregados. Verificar terminos de ley para entrega oportuna de documentos. Formato lista de chequeo de requisitos de posesión FT-GTH El Profesional de Talento debe verificar que se hayan suministrado los documentos requeridos para tomar posesión del cargo. En caso de no cumplir con dichos requisitos debe solicitarlos nuevamente. 6 Elaborar Acta de posesión Revisión de forma y de fondo el proyecto de acta Posesión. Proyecto Acta de Posesión y certificado. Se elabora el Acta de Posesión siguiendo en el Instructivo Solicitudes y Actos Adminsitrativos Talento IN-GTH Elaborar novedad de ingreso Novedad de ingreso Profesional contratista de nomina - Subdirecciòn Administrativa, Financiera y de Control Interno Disciplinario - Talento Se reporta la novedad con los soportes a Nómina, para la inclusión en el aplicativo usado.

4 8 Afiliar al Nuevo Servidor al Sistema de Seguridad Social Formularios de afiliación (externos) El profesional de Talento realiza las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Salud, Pensión y ARL así como la afiliación a Caja de Compensación Familiar, el Fondo de Cesantías. 9 Entregar funciones y aspectos generales de la entidad. Fotocopia de las funciones especificas extraídas del manual de funciones debidamente firmado. Memorando de entrega de funciones y aspectos laborales de la entidad Comunicar las funciones previstas en el manual de funciones correspondiente al cargo, entregando copia de este. Informar aspectos generales de la entidad, horario laboral, principales obligaciones, etc. El profesional de Talento debe solicitar: 10 Hacer solicitudes a otros procesos para ingreso del servidor Solicitudes por correo electrónico a) Servicios Generales: Disposición puesto de trabajo, tarjeta de acceso y carné b) Sistemas: Creación de correo electrónico y capacitación en aplicativos requeridos para el desarrollo de sus funciones. 11 Presentar al Jefe Inmediato al nuevo servidor y coordinar inducción. Acta de la reunión Se hace reunión de presentación del nuevo servidor con el Jefe inmediato, en esta reunión se explican las condiciones del periodo de prueba y se coordina la inducción en puesto de trabajo a cargo del Jefe Inmediato. el acta de la reunión el profesional de talento humano la envía a la hoja de vida del funcionario. La inducción al nuevo funcionario se debe coordinar siguiendo el procedimiento PRO-GTH Inducción y Re-Inducción.

5 El servidor superó el periodo de prueba? SI NO PRO-GTH En caso de superar el periodo de prueba continua en la siguiente actividad. Si no supera el periodo de prueba se sigue el procedimiento PRO- GTH Desvinculación de Servidores 12 Gestionar el Registro y Actualización en Carrera administrativa Oficio Radicado Formato de inscripción y/o actualización CNSC Una vez superado el periodo de prueba se procede a realizar la solicitud de inscripción en el registro público de carrera administrativa. En el caso de los servidores que son de carrera cuando se producen cambios en la nomenclatura o modificación de planta de personal, se debe solicitar la actualización de la inscripción, en el registro público de carrera administrativa. 13 Actualización información Hoja de Vida Plataforma de cargue de hojas de vida. Los funcionarios deberán actualizar la información correspondiente a la Hoja de Vida en la plataforma dispuesta para tal fin. Se deberán incluir sólo los cambios relacionados con la información de datos personales, educación y tiempo de experiencia laboral. 1 Reportar información al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital Formato del DASCD Periodicamente se reporta la información de los servidores vincilados al Instituto en el formato dispuesto por el DASCD FIN

6 8. Tiempos Entre diez (10) y veinte (20) días hábiles. 9. Políticas de Operación Generales del procedimiento El funcionario recien vinculado recibirá inducción al Servicio Público en cumplimiento de lo estipulado Directiva 001 de 2011 del Departamento Administrativo del Servicio Civil. Como mínimo se realizará cada dos (2) años una reinducción, para los funcionarios (as) de la planta de personal en los temas pertinentes. En los estudios tendientes a adelantar procesos de modificación de plantas de personal o similares que se realicen, se incluirán los temas de supresión efectiva de los cargos, derecho preferencial a la reincorporación o a la indemnización, retiro forzoso y estudios para la reincorporación. Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Todos los funcionarios y contratistas deben participar activamente en las actividades de capacitación, sensibilización, difusión e implementación del Plan Institucional de Gestión Ambiental. Hibernar los computadores cuando van a estar sin uso por más de 15 minutos y apagar el computador, monitor, parlantes e impresora al terminar la jornada. Se deben hacer separación de los residuos sólidos de acuerdo con la clasificación establecida en el Plan de Acción Interno de Residuos PAIR-. Imprimir solamente la versión definitiva de un documento, las versiones preliminares se deben revisar y corregir en medio magnético y enviarlos a través de correo electrónico. Regular el tono de voz, adecuar los tonos de timbre de los telefonos fijos y móbiles para evitar el exceso de ruido. Todos los funcionarios y contratistas deben participar en las actividades que fortalezcan el ambiente laboral sano y seguro convocadas por el IDEP. Todos los funcionarios y contratistas deben atender las orientaciones, directrices e información relacionada con la gestión del riesgo Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 10 minutos. Todos los funcionarios y contratistas deben velar por cuidado de las instalaciones generales, áreas compartidas, puestos y elementos de trabajo. No obstruir las vías de acceso y salida a las áreas de trabajo. Todos los funcionarios son responsables de la integridad del equipo de computo asigando. Por ningun motivo se debe realizar instalacion de software no licenciado y sin autorizacion del adminitrador del sistema. El uso del correo institucional solo debe ser para fines institucionales y/o misionales se prohibe el uso del mismo para suscripciones de indole personal. Las contraseñas son de uso personal y exclusivo, se prohibe el uso compartido de las mismas. Cada funcionario es responsable de la organizacion e integridad de la informacion almacenada en los equipos de computo y debe realizar un Backup mensual de la misma en coordinacion con el administrador del sistema. Se debe realizar una inspeccion con el antivirus antes de utilizar medios de almacenamiento extraibles utilizados en los equipos de computo de la entidad con el fin de evitar la propagacion de virus informaticos. No se deben conservar copias o duplicados de un mismo documento; si existen varias, se conserva la que contenga mayor información. El funcionario encargado del archivo de gestión de cada dependencia debe mantener actualizado el inventario documental del proceso. No alterar los documentos: no doblar, no resaltar, no escribir en los documentos (pueden perder su valor probatorio). Las carpetas de los archivos de gestión no deben contener más de 200 folios. Si se requiere unir legajos documentales con ganchos de cosedora, se debe utilizar solamente uno y el correspondiente papel de sacrificio.