IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE MP VERSION 9 PARA CONTROL DE INVENTARIOS Y MANTENIMIENTO EN SAEXPLORATION INC., SUCURSAL COLOMBIANA SERGIO LOZANO MONROY

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1 1 IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE MP VERSION 9 PARA CONTROL DE INVENTARIOS Y MANTENIMIENTO EN SAEXPLORATION INC., SUCURSAL COLOMBIANA SERGIO LOZANO MONROY UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA ESPECIALIZACION EN GERENCIA EN LOGISTICA INTEGRAL BOGOTA D.C. 2015

2 2 IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE MP VERSION 9 PARA CONTROL DE INVENTARIOS Y MANTENIMIENTO EN SAEXPLORATION INC., SUCURSAL COLOMBIANA IMPLEMENTATION OF MP SOFTWARE VERSION 9 FOR INVENTORY AND MAINTENANCE SAEXPLORATION INC., BRANCH COLOMBIAN Sergio, Lozano Monroy Profesional en Ciencias Militares, Especialista en Administración de la seguridad Gerente Logístico, SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá, Colombia, RESUMEN El sistema de control de inventarios y mantenimiento que se lleva actualmente en las bodegas de SAExploration Inc., sucursal Colombiana es deficiente, generando falta de información sobre la ubicación y estado de cada uno de los elementos y activos de la empresa, lo que repercute de manera negativa al momento de realizar la planeación de la operación en cada uno de los proyectos. El objetivo final de una buena administración radica en mantener la cantidad suficiente de equipos y/o materiales para que no se presenten ni faltantes (stockouts) ni excesos de existencias (overstocks). Aunque en el mercado actual existen múltiples soluciones informáticas que podrían corregir los inconvenientes mencionados anteriormente, este articulo hace un análisis de factibilidad para la implementación del software MP versión 9, de tal manera que se puedan subsanar los inconvenientes de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, mejorando los métodos de la compañía sin afectar los procesos de calidad de la misma y creando un factor diferenciador entre las empresas del sector. Palabras Clave: Control, Inventarios, Mantenimiento, Software, Procesos. ABSTRACT The inventory control system and maintenance currently leads in the warehouse of SAExploration Inc., Colombian branch is poor, and generating lost of information on the location and status of each of the elements and assets of the company, which results in negative at the time of planning the operation on each of the projects. The ultimate target of good management is to maintain enough equipment and materials not submitted or missing (stockouts) or overstocks.

3 3 Although there are many solutions that would correct the aforementioned drawbacks in the current market, this article aims to analyze the feasibility to implement the MP software version 9, so that they can overcome the drawbacks of SAExploration Inc., Colombian branch improving the methods of the company without affecting quality processes it and creating a differentiating factor between the companies. Key Words: Control, Inventory, Maintenance, Software Processes. INTRODUCCIÓN SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, es una compañía de servicios geofísicos que ofrece toda su experiencia para la adquisición de información sísmica en la industria del gas y el petróleo, con operaciones en Norte América, Sur América, Sureste de Asia. Inició operaciones en el año 2006 en Perú bajo la razón social South American Exploration, a partir del año 2008 da comienzo a sus operaciones en Colombia con la misma razón social. En el año 2011 South American Exploration cambia su nombre por SAExploration, constituida en Delaware, Estados Unidos, en ese mismo año ubica su oficina principal en Calgary, Alberta Canadá. Los activos fijos de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana ascienden aproximadamente a 12 millones de dólares, mientras que las compras de elementos varios anuales pueden llegar a un estimado de 50 millones de dólares, siendo este un punto de especial atención en el control del presupuesto. Actualmente, SAExploration Inc., Sucursal Colombiana no cuenta con un sistema de control de inventarios junto con el control de mantenimiento de equipos que le permita tener una información oportuna acerca del estado de los activos fijos, bienes de control o elementos de consumo, convirtiéndose esta situación en una debilidad que finalmente se puede ver reflejada en sobrecostos generando riesgos de pérdidas de materiales o económicas. Adicional a lo anterior, la falta de información sobre los activos fijos o elementos de consumo puede acarrear problemas de desabastecimiento en cada uno de los proyectos, lo que genera pérdida de imagen ante los clientes de SAE, tanto los activos como los potenciales, siendo este un alto riesgo considerando la situación actual de la industria sumado al crecimiento que ha tenido Colombia en el campo de exploración sísmica. En el área de los hidrocarburos, el tiempo es una variable de suma importancia, por tanto las empresas no se pueden dar el lujo de sufrir demoras en sus procesos logísticos; una forma de mitigar este riesgo es mediante el suministro oportuno de la información en todos los niveles de la cadena de abastecimiento, para esto es importante realizar una adecuada selección de programas o software que se ajusten a las necesidades de cada empresa.

4 4 Para el caso de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, a pesar de llevar 9 años en el mercado, aún no se cuenta con este tipo de ayudas, lo que representa un riesgo considerando el crecimiento vertiginoso que ha tenido la empresa desde su formación hasta convertirse en 2013 en una compañía pública que cotiza en el mercado NASDAQ en la bolsa de New York. Esta falta de información sobre los inventarios unido al desconocimiento del estado de mantenimiento de los equipos se ha visto agudizada en la actualidad en virtud a que la empresa se ha visto en la obligación de prescindir de los servicios de muchos de sus empleados, los cuales se llevan la información de ubicación o estado de los mismos, de tal manera que las personas nuevas deben iniciar por conocer estos componentes realizando una valoración detallada de cada uno de ellos, lo que conlleva pérdidas de tiempo o dinero. De igual manera, al ser SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, una empresa de carácter público que cotiza en la bolsa de valores de Nueva York, está expuesta a una constante auditoria por parte de organismos externos, los cuales requieren el suministro de información actualizada de manera oportuna tanto de los estados financieros como de los activos fijos de la empresa. La no presentación de la información en los tiempos que la auditoría estime conveniente, puede acarrear sanciones económicas a la empresa afectando el normal funcionamiento de la misma. Por otra parte, durante los procesos licitatorios en los que participa SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, los actuales o futuros clientes pueden requerir información detallada de los equipos con que cuenta la empresa, así como su ubicación y estado de mantenimiento, siendo este un punto crucial al momento de asignar la licitación a uno de los proponentes. Si no se cuenta con la información de manera real, se pueden perder oportunidades de negocio que finalmente se verán reflejadas en el crecimiento de la empresa. Ya en la ejecución de los proyectos, es un requerimiento específico de los clientes, contar con las hojas de vida actualizadas de todos los equipos, los cuales pueden ser exigidos por ellos en cualquier momento del proyecto. En estas hojas deben estar consignadas de manera precisa, los mantenimientos que se le han realizado a los equipos, especificando los repuestos que le han sido colocados, las fechas, lugar, nombre de quien ha realizado el mantenimiento, etc. Actualmente, estas fichas técnicas de mantenimiento son diligenciadas de manera manual las cuales se guardan en las instalaciones de la bodega de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana en Bogotá, de tal manera que cada vez que son requeridas por un cliente en un determinado proyecto, estas tienen que ser copiadas para enviarse a campo evitando su perdida. Se requiere la implementación de una ayuda tecnológica que le permita a SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, conocer la ubicación exacta de sus bienes,

5 5 ya sean activos fijos o de control, así como los consumibles que son enviados a cada proyecto. Así mismo, se necesita ver en tiempo real en todos los proyectos, las hojas de vida de los equipos, con especificaciones tales como: mantenimientos efectuados con fechas en que se hicieron, personas a cargo del mantenimiento, repuestos instalados en cada uno de los equipos, fechas programadas de mantenimiento preventivo con sus respectivas alarmas, imagen digital del equipo, hoja de datos técnicos, de tal manera que se pueda planear de manera eficiente todo lo relacionado con este campo, dando cumplimiento a las exigencias de los clientes de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, optimizando los recursos destinados por la empresa para tal fin. Por último, se requiere establecer los costos de mantenimiento de manera individualizada por cada uno de los proyectos, contemplando todas las variables como son repuestos, mano de obra, movilización de personas o equipos, gastos de instalaciones, etc. En este mundo globalizado en el que la tecnología ha ganado un espacio importante al interior de las empresas, se hace necesario realizar un análisis detallado de la forma actual en la que se aplican o no estas ayudas en pro del crecimiento empresarial, como se podrían mejorar los procesos a través de software confiables que le permitan a las empresas ser más competitivas a un menor costo con un mejor rendimiento. Es común ver actualmente como empresas que no involucran medios tecnológicos en sus procesos se van quedando rezagadas hasta llegar a un punto final o de desaparición del mercado, simplemente por el hecho de no ir al ritmo del mundo actual o por mantener un pensamiento retrógrado que les impide ver su desarrollo a futuro, siendo sobrepasadas por otras que si lo ven, adelantándose a estas tecnologías. Estos avances se presentan en diversos campos, sin embargo el presente artículo se enfoca en el área específica del control de inventarios sumado al mantenimiento de equipos, esto debido a que son áreas críticas para SAExploration Inc., Sucursal Colombiana que maneja un alto volumen de activos fijos o bienes de control, además del mantenimiento preventivo que debe realizar a sus equipos de manera oportuna a fin de disminuir costos por daños o reparaciones de los mismos. SAExploration Inc., Sucursal Colombiana tiene en la actualidad activos fijos y bienes de control por un costo aproximado de 12 millones de dólares, los cuales son fiscalizados de manera manual haciendo uso de una base en Excel por un analista de inventarios el cual es a su vez revisado por un auditor interno junto con el controller de la compañía, lo que no deja de ser una oportunidad para los delincuentes o personas inescrupulosas que se quieran apoderar de uno que otro elemento.

6 6 En una operación tan dinámica como lo es la exploración sísmica, se debe garantizar que los equipos o suministros necesarios para desempeñar las labores, se encuentren en la cantidad, oportunidad, calidad requeridas. La falta de un elemento, por insignificante que parezca, puede acarrear la suspensión de la operación, generando sobrecostos elevados sumado a una pérdida de imagen ante los clientes. Una buena gestión de inventarios debe aminorar los requerimientos de almacenamiento, disminuir la obsolescencia de los productos, reducir los daños por manipulación, cumplir en un 100% con los requerimientos de los clientes, recortar los tiempos del ciclo de pedido, optimizar los costos asociados a la cadena de abastecimiento, ayudar en la organización de los almacenes internos de la compañía, mantener un flujo de información en todos los niveles gerenciales o de coordinación del proyecto de tal manera que se puedan optimizar los recursos evitando caer en compras innecesarias. Unido a todo lo anterior, es de vital importancia que el área financiera pueda disponer en todo momento de la información correspondiente a los activos fijos de la empresa, sus costos, depreciación, estado actual, ubicación, centro de costos al cual pertenece cada elemento, en general todo lo que pueda influir de una u otra manera en la información requerida por parte de los clientes en un proceso de licitación o por parte de los accionistas de la compañía en los informes trimestrales. Con respecto al mantenimiento se debe tener en cuenta que éste corresponde a todas las acciones orientadas a la conservación de la maquinaria, equipo e instalaciones, de tal manera que sirvan en óptimas condiciones, para alcanzar el objetivo para el cual fueron adquiridas, evitando o minimizando las fallas durante su vida útil. Sin un adecuado mantenimiento, los equipos pueden llegar a interrumpir su operación generando cambios considerables en los planes de producción que finalmente se ven reflejados en un incumplimiento a los clientes, además de generar mayores costos de producción, stand by de otros equipos, problemas de calidad en la producción, personal desmotivado, desperdicio de materiales, afectando la eficiencia, los costos, la calidad, la confiabilidad. Teniendo en cuenta que la finalidad del mantenimiento no es otra que evitar, reducir o reparar las fallas sobre los bienes de la organización, evitando retrasos inútiles, paro de maquinaria que puedan ser generadores de accidentes o daños ambientales además de lograr un uso eficiente de la energía, mejorando las funciones o la vida útil de los bienes, es que se hace necesario tomar las medidas pertinentes para implementar un buen plan de mantenimiento. En este punto entran a jugar un papel importante los medios tecnológicos que permitan generar una serie de alarmas para cada uno de los equipos con que cuenta la organización, de tal manera que se le realicen las labores de mantenimiento preventivo en los tiempos, con las condiciones estipuladas por el fabricante o

7 7 distribuidor de cada elemento, logrando prolongar su vida útil generando rentabilidad para la compañía, produciendo confianza para los clientes de la misma. Para que los trabajos de mantenimiento sean eficientes se hace necesario ejercer un buen control, una planificación adecuada del trabajo, una correcta distribución de la mano de obra calificada o no calificada, logrando así reducir costos / tiempos, optimizando los recursos que la organización ha destinado para ésta labor. Unidos el tema de control de inventarios al plan de mantenimiento de maquinaria o equipo, se puede evidenciar la necesidad latente que tiene SAExploration Inc., Sucursal Colombiana de combatir estas dos debilidades que se convierten en riesgos con una alta potencialidad de materialización, por tanto este articulo busca dar a conocer las bondades o beneficios que traería para la compañía la implementación del software MP, así como la forma en que ayudaría a mejorar los ingresos de la empresa, además de generar un valor diferenciador frente otras firmas del sector. Por tal razón, el presente artículo implementa el software MP versión 9 al interior de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, como herramienta para mejorar el sistema de control de inventarios y mantenimiento. Para lograr tal fin, se analiza la viabilidad de la implementación del software MP versión 9 al interior de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, por medio de entrevistas con el departamento de soporte IT para verificar que los equipos con los que cuenta la organización se ajusten a los requerimientos especificados por el fabricante del software. Igualmente, Se realizan pruebas del ancho de banda requerido por el sistema para soportar el nuevo software, sin que éste afecte el normal funcionamiento de la compañía. Por otra parte, se logra un mejoramiento en el sistema de control de inventarios junto con los bienes de consumo de la empresa, realizando encuestas al personal involucrado directamente en el control de inventarios, antes, durante o después de la implementación del software, con el fin de evidenciar las mejoras que se puedan dar al respecto, realizando cuadros comparativos que de manera gráfica puedan mostrar los cambios que se presentan. Por consiguiente, se obtiene la información detallada de todos los elementos con imágenes, fichas de datos técnicos, planos digitales de los equipos con que actualmente cuenta la compañía, lo que finalmente facilita el trabajo de los empleados de la compañía al poder identificar equipos que desconocen en sus generalidades básicas. 1. VIABILIDAD DE IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE MP VERSIÓN 9 En la actualidad, la compañía no cuenta con un software especializado que le permita efectuar un adecuado control de sus inventarios así como mantener un planeamiento de las

8 8 actividades propias de mantenimiento de todos los equipos. Esto ha ocasionado demoras en la reparación de equipos por falta de repuestos haciendo que en múltiples oportunidades SAExploration dedique su tiempo a realizar actividades de mantenimiento correctivo porque no se tiene un método adecuado de planeación preventiva, lo que genera sobrecostos y pérdidas considerables de tiempo. Antes de analizar la viabilidad para la implementación del Software MP9, se debe tener un claro conocimiento del producto, sus bondades, requisitos de los equipos, aplicabilidad al interior de la organización, facilidad de manipulación por parte del personal operativo, etc. El software MP9 básicamente es una herramienta profesional diseñada para realizar un control y administración del mantenimiento de los equipos, ayudando a la organización a documentar la información de los mismos incluyendo fotografías, diagramas, planos, especificaciones, localización, datos del proveedor, etc. De igual manera, facilita la elaboración de planes o rutinas de mantenimiento logrando que la compañía pueda destinar oportunamente los recursos tanto humanos como materiales necesarios para cumplir con estos requerimientos. En aras de cumplir con los exigentes protocolos de seguridad de la industria petrolera, el software MP9 permite llevar un historial minucioso de cada uno de los equipos, especificando trabajos realizados, recursos utilizados, tanto materiales como humanos, con fechas, horas detalladas, sitio de mantenimiento. De igual forma, el software MP9 se convierte en una herramienta importante para la toma de decisiones gerenciales, debido a que permite generar una gran cantidad de consultas gráficas así como reportes relacionados con la gestión de mantenimiento, estado actual de los equipos, ubicación, etc.. Para implementar el sistema MP se requiere tener el levantamiento de todos los equipos a controlar, registrándolos en el catálogo de equipos con sus respectivas localizaciones, fotografías, planos, diagramas, especificaciones, manuales técnicos, datos del proveedor, entre otros. El sistema MP está compuesto por módulos que interactúan entre sí para brindar al usuario un panorama amplio de la información requerida. El primer módulo hace referencia a los planes de mantenimiento, que es el sitio en el cual el administrador del sistema determina los planes o rutinas de mantenimiento que deben realizarse a los equipos con la frecuencia estimada ya sea por horas de trabajo, días laborados, kilómetros recorridos, etc. Esta actividad la debe realizar el

9 9 usuario basado en su experiencia y en las recomendaciones del fabricante de cada equipo. Es importante tener en cuenta que la frecuencia se puede establecer con base en lectura o en tiempo, incluso se puede contemplar de manera combinada en fechas o lecturas, lo que suceda primero. Pero es fundamental que el usuario registre de manera periódica la lectura de uso para que el sistema MP determine con base en esa lectura, el mantenimiento que debe realizarse. Este control se puede ejercer mediante un odómetro, instalado en el equipo, un reloj contador de horas o cualquier otro dispositivo similar. Una vez alimentado el sistema con la información mencionada anteriormente, el MP genera de manera automática un calendario en el que se especifican todos los mantenimientos que se requieren hacer en el lapso de tiempo que el usuario establezca. En cuanto a los mantenimientos no rutinarios como es el caso de mejoras a equipos e instalaciones, trabajos de apoyo a otras áreas, correctivos o incluso trabajos de mantenimiento preventivo que no se realicen de manera rutinaria, el MP permite que cualquier persona con acceso al sistema pueda registrar su solicitud vía internet las cuales llegaran al coordinador de mantenimiento quien a su vez las registrara en el sistema emitiendo las ordenes de trabajo respectivas. El usuario que realizó la solicitud podrá verificar en línea el estado de la misma, es decir, si fue leída, registrada en el MP o atendida. En oportunidades hay necesidad de programar mantenimientos predictivos que consisten en relacionar una variable física con el desgaste o estado de una máquina. El mantenimiento predictivo se basa en la medición, seguimiento, monitoreo de parámetros y condiciones operativas de un equipo o instalación. A tal efecto, se definen gestionando valores tanto de prealarma como de actuación de todos aquellos parámetros que se consideren necesarios medir o gestionar. El sistema permite incluir actividades que impliquen la toma de una medición para posteriormente graficar dichos valores generando alarmas cuando éstos lleguen cerca a los límites establecidos, de tal manera que se generen de manera oportuna las ordenes de trabajo correspondientes a su revisión o reparación. El MP incluye además un programa de control de inventarios, herramientas, repuestos, consumibles, de tal manera que los usuarios del sistema pueden tener un conocimiento pleno de los elementos requeridos para realizar el mantenimiento o distribución no solo de equipos sino también de los consumibles. De esta manera, se optimizan los recursos evitando sobrecostos por compras de elementos que se encuentren en existencias.

10 10 Así mismo el MP cuenta con un módulo para control de garantías que permite hacer un seguimiento de cada equipo indicando las que se encuentren vigentes o las ya vencidas. Finalmente, es importante destacar que el sistema acepta cualquier tipo de archivo, bien sea Word, Excel, Auto Cad, Acrobat Reader, entre otros. De igual manera, permite guardar direcciones de internet que faciliten el re direccionamiento desde el MP para consultar dichas páginas. Conocidas y analizadas todas las ventajas que brinda el sistema MP, se puede evidenciar que éste se ajusta de manera adecuada a las necesidades de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, facilitando las tareas de control de mantenimiento e inventarios, no solo de los activos fijos sino también de los repuestos además de los consumibles que se manejan a nivel nacional. 2. SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS Y BIENES DE CONSUMO Teniendo en cuenta que la base de toda empresa comercial es la compra o venta de bienes y servicios, se puede deducir la importancia que tiene un buen sistema de control de inventarios en la satisfacción de las necesidades o demandas del cliente al menor costo posible, con el mínimo de inversión. Para el caso de SAExploration Inc., Sucursal Colombiana, no cuenta con un sistema de control de inventarios o bienes de consumo que le permita proteger a la compañía ante factores como son la inseguridad de la demanda, el abastecimiento, la obsolescencia de productos, daños, averías a los bienes por manejo, entre otros. Es importante tener claro que el control tiene por objeto cerciorarse que los hechos estén acordes con lo planeado, es decir, que éste existe para verificar el logro de objetivos establecidos en la planeación. Para esto, es imprescindible medir y cuantificar los resultados, de modo que se puedan establecer desviaciones entre la ejecución vs. la planeación; finalmente el objetivo del control es prever o corregir los errores. Existen unos principios básicos para el control de inventarios que vale la pena tener en cuenta al momento de implementar un sistema de control, los cuales serán mencionados a continuación: Primero, está el equilibrio que debe existir entre los grupos de trabajo con el grado de control correspondiente, verificando que se cumpla con la responsabilidad conferida haciendo que la autoridad delegada sea debidamente ejercida. En segundo lugar, es importante destacar que ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos

11 11 de la organización, por este motivo hay necesidad de establecer medidas específicas o estándares que sirvan de patrón para la evaluación de los mismos. Posteriormente, en aras de alcanzar la eficacia, el control debe ser oportuno, es decir, se debe aplicar antes que se presente el error, logrando que se tomen las medidas predictivas del caso, evitando pérdidas para la organización. Al mismo tiempo se deben analizar todas las desviaciones o variaciones que se presenten con respecto a lo planeado, logrando así conocer las causas que lo originan, tomando medidas para evitar la repetición de éstos hechos a futuro. Finalmente, es importante destacar que un buen control de inventarios debe ajustarse a las necesidades de la empresa, así como a su tipo de actividad, estableciendo medidas sencillas de entender para facilitar su aplicación. Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores, se evidencia que el sistema MP contiene un módulo de inventarios muy completo que le permite controlar en forma eficiente las existencias tanto de los materiales como de los repuestos, incluyendo movimientos de entradas o salidas, kardex, valuación del inventario por diferentes métodos, cálculos de abastecimiento, información de proveedores, registro de órdenes de compras, etc. Figura 1. Módulo de inventarios MP Fuente: Software MP versión 9

12 12 Dentro de las bondades del sistema se puede encontrar un listado de inventario de todos los productos en los que se especifica el código, nombre o descripción, tipo de unidades, cantidad de existencias en el almacén, costo unitario, costo total de los productos, así como el costo total del almacén. El programa maneja diferentes métodos de costeo como son: UEPS (Últimos en entrar, Primeros en salir) en el cual se le da salida a los productos que se compraron recientemente, con el objeto de hacer que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente. También, se maneja el método PEPS (Primeros en entrar, Primeros en salir) el cual consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. De igual manera, el sistema utiliza el método de costeo de Precios de Reposición además del método de promedio ponderado. Al iniciar cada periodo contable el usuario podrá indicar cuál de los cuatro métodos de costeo se va a utilizar en dicho periodo. Del mismo modo, facilita la opción de manejar múltiples almacenes, lo que para SAExploration Inc., Sucursal Colombiana es fundamental si se tiene en cuenta que por la razón comercial de la compañía se deben abrir almacenes en cada proyecto, los cuales tienen un tiempo de vida muy corto, estimado de 2 a 8 meses en promedio, generando en la actualidad una falencia sensible en el control de los mismos. Esta herramienta le permite al usuario consultar las existencias en cada uno de los almacenes de manera individualizada, así como también le permite realizar una consulta del consolidado general de todos los almacenes y un consolidado detallado en donde se pueden apreciar las existencias de cada elemento en los diferentes almacenes que tenga el sistema. Igualmente, el sistema MP cuenta con un módulo en donde se determinan los niveles máximos, óptimos, mínimos, así como la localización de cada producto en el almacén. De esta manera, la organización puede establecer las cantidades de cada uno de los productos optimizando sus procesos de compra, almacenamiento o distribución. Con respecto a las entradas o salidas de los almacenes, el sistema contiene un módulo de movimientos al almacén en el que se pueden registrar todos los movimientos especificando la fecha, orden de entrada o salida con su respectivo número de referencia,

13 13 centro de costos, nombre de la persona que recibe el elemento, cantidad, código del producto, descripción, unidad, precio unitario, valor total. Cada registro que se realice generara un código consecutivo. Se pueden generar los cierres contables requeridos por el departamento de finanzas. Al momento de efectuar un cierre, todos los movimientos de entradas o salidas pasan a un historial de movimientos generando un nuevo inventario inicial para comenzar el nuevo periodo contable. Estos cierres normalmente se realizan al finalizar el año. Por otra parte, se pueden visualizar las tarjetas kardex de cada elemento en el que se podrá observar el código del producto, su descripción, el tipo de unidad, el rango de fechas en forma cronológica de movimientos del producto, los documentos soportes con que ocurrieron las entradas o salidas, así como las cantidades incluidas las existencias actuales. De esta manera, la organización puede hacer un seguimiento detallado de todos los bienes. Se pueden registrar o consultar también los proveedores a quienes se les ha comprado cada producto especificando las fechas, el costo de los elementos, convirtiéndose ésta en una buena herramienta gerencial al momento de tomar decisiones sobre adquisición de bienes. Otra característica del sistema MP es la opción de incluir marcas equivalentes para un mismo producto, es decir que le permite a la compañía obtener la información de productos de similares características pero de diferentes marcas, lo cual puede facilitar considerablemente las labores de mantenimiento evitando cuellos de botella por la no consecución de repuestos específicos para equipos especiales. Así mismo, el sistema ofrece la posibilidad de manejar lectores de código de barras, lo que facilita la captura de información maximizando los tiempos de captura de datos, por consiguiente, optimizando la operación en cuanto a cargue / descargue de equipos entre los diferentes almacenes. Esto igualmente es fundamental en las operaciones de SAExploratión Inc., Sucursal Colombiana, puesto que las operaciones de sísmica requieren una movilidad superior a cualquier otra operación comercial. De igual modo, el sistema MP le permite al usuario generar en forma automática las ordenes de salida de material, ya sea para otros almacenes o para el área de mantenimiento, llevando un control de manera detallada desde la salida del almacén de origen hasta la llegada al almacén de destino, incluso, hasta la entrega del elemento al usuario final. Los usuarios del sistema pueden realizar en tiempo real la consulta de la

14 14 ubicación o estado actual (operativo, no operativo) de cada equipo. Esto facilita las operaciones evitando paros en los proyectos por falta o daño de equipos. Finalmente, el sistema MP permite determinar además de los repuestos los elementos consumibles necesarios para realizar las actividades de mantenimiento a cada uno de los equipos, generando alarmas previas para la adquisición de los mismos, de tal manera que antes de proceder a realizar un trabajo de mantenimiento, el personal pueda consultar si se cuenta con las refacciones necesarias para realizar el trabajo, optimizando así los recursos con que cuenta la organización. Para terminar, el programa permite registrar a los usuarios que podrán acceder al sistema, definiendo las funciones que cada uno podrá ejecutar, de esta manera la organización podrá limitar los accesos a cada uno de los cargos establecidos por ella. 3. CONTROL DE MANTENIMIENTO El mantenimiento se define como el conjunto de técnicas y labores destinadas a conservar equipos o instalaciones industriales durante el mayor tiempo posible, buscando una mayor disponibilidad con un máximo de rendimiento. A comienzos de la revolución industrial, los operarios de cada equipo eran los mismos encargados de realizar su mantenimiento, pero a medida que las maquinas se fueron volviendo más complejas, las tareas de reparación aumentaron, lo que llevo a las empresas a crear departamentos de mantenimiento con actividades específicas diferentes a las producción. Este mantenimiento era básicamente correctivo dedicando todo su esfuerzo a solucionar las fallas presentadas. Posterior a las dos guerras mundiales después de atravesar la crisis energética de 1973, las empresas avanzan en la implementación de sistemas de mantenimiento desarrollando uno basado en fiabilidad o RCM, que está fundamentado en el estudio de los equipos, análisis de los modos de fallo, aplicación de técnicas estadísticas unidas a una tecnología de detección. Desafortunadamente, muchas empresas no le han dado la importancia que se merece el tema de mantenimiento, quedándose simplemente con las reparaciones urgentes de averías en los equipos sin percatarse los altos costos que esto genera. Se pueden diferenciar cinco tareas de mantenimiento, a saber: correctivo, programado, Predictivo, preventivo, Cero horas (Overhaul), mantenimiento

15 15 en uso. Un buen mantenimiento es un factor de éxito en el proceso de la logística, porque las empresas no pueden perder sus ventas porque el producto no está listo. En este contexto, el mantenimiento resulta esencial para garantizar la calidad del proceso. En la actualidad, no se cuenta con procesos de control de mantenimiento al interior de la compañía, por tanto se dedica gran parte de los recursos al mantenimiento correctivo incurriendo en sobrecostos. El software MP está básicamente creado como una solución al control de mantenimiento. Una parte fundamental para este control preventivo es la formación de planes o rutinas, los cuales se pueden realizar a través del sistema con tres componentes básicos: Partes, Actividades, Frecuencias. Figura 2. Módulo de planes de mtto. MP Fuente: Software MP versión 9 En las partes del equipo se contemplan todos los componentes que conforman el elemento al cual se le va a programar el respectivo mantenimiento. Las actividades hacen referencia a las tareas que se deben ejecutar en cada una de las partes del equipo. La frecuencia permite establecer el periodo de tiempo o lapso en que se

16 16 debe realizar cada una de las actividades. Aun cuando el sistema MP muestra los planes de mantenimiento, es importante destacar que es el usuario quien determina los planes de cada equipo basado a su experiencia técnica junto con las recomendaciones de los fabricantes de cada equipo. Este se puede asesorar en la librería que trae el sistema MP con planes de mantenimiento prefabricados de varios equipos que normalmente se encuentran en las empresas. Los planes pueden estar controlados por regímenes de fechas o de lecturas, es decir, éstas son las frecuencias con las que se realizan las actividades en función de tiempo transcurrido. En caso de fechas se pueden dar en días, semanas, meses, años. Para el caso de lecturas se dan en función del uso que tenga el equipo, es decir en kilómetros, piezas fabricadas, horas. Durante la elaboración del plan de mantenimiento a través del sistema MP, el usuario puede asignar la persona que se encargará de la actividad, así como el tiempo que tomará, especificando si se requiere o no detener el equipo, determinando los días de paro que deba tener. Esto le ayudará a la gerencia a optimizar los recursos planificando mejor las operaciones. En oportunidades se encuentran actividades que implican la toma de una medición, por ejemplo, temperatura, espesor, resistencia de aislamiento, entre otras. Estas actividades pueden ser incluidas dentro del plan de mantenimiento, indicando tanto los valores mínimos como los máximos admisibles. En caso que los valores de la medición se encuentren fuera del rango establecido, el sistema alertará al usuario sobre tal situación. Además de los planes para mantenimiento de equipos, el sistema permite generar también planes para localizaciones o inmuebles como son oficinas, bodegas, parqueaderos, lotes, etc., logrando integrar el mantenimiento locativo al de operaciones. Una vez estipulados los planes de mantenimiento, el sistema permite que se realice una programación de mantenimiento ligando varios equipos a un mismo plan, generando un calendario de fechas programadas asociadas a cada equipo. Al termino de las actividades de mantenimiento, el usuario debe indicar al MP la fecha en que se realizó para que éste a su vez reprograme las fechas de los próximos mantenimientos de ese equipo. 4. EQUIPOS En la actualidad, SAExploration Inc., Sucursal Colombiana cuenta con todos los equipos necesarios para soportar la operación de la compañía. Entre ellos se cuentan servidores dedicados para

17 17 transmisión de voz / datos, equipos de cómputo de última tecnología, tanto de escritorio como portátiles, sistemas de comunicaciones análogos / digitales, tecnología de CCTV, equipos GPS para control de vehículos, aeronaves, botes o personas, biométricos para control de instalaciones, software dedicado para el control de compras así como para los sistemas financieros. En cuanto a los requerimientos para la implementación del sistema MP, el fabricante establece tres tipos de versiones básicamente, una inicial monousuario, otra versión más para red además de una versión final para el servidor. Figura 3. Módulo de conectividad MP Fuente: Software MP versión 9 En el primer caso se requiere un sistema operativo de 32 a 64 bits que puede ser Windows 2000, XP, Vista, Windows 7, Windows 8 o Windows 8.1, con un procesador Pentium III de 800 Mhz o superior, memoria RAM Windows 2000/XP mínimo de 256 Mb aunque se recomienda de 512 Mb, debe tener un espacio en disco de 500 Mb si va a instalar los cursos en video o de 130 Mb sin instalar los videos. En cuanto al monitor, éste debe tener una resolución de 1024 X 768 pixeles con color de alta densidad. En el segundo caso se requiere un sistema operativo de 32 a 64 bits que puede ser Windows 2000, XP, Vista, Windows 7, Windows 8 o Windows 8.1,

18 18 con un procesador Pentium III de 800 Mhz o superior, memoria RAM Windows 2000/XP mínimo de 256 Mb aunque se recomienda de 512 Mb, debe tener un espacio en disco de 470 Mb si va a instalar los cursos en video o de 100 Mb sin instalar los videos. En cuanto al monitor, éste debe tener una resolución de 1024 X 768 pixeles con color de alta densidad. Para el tercer caso se requiere un sistema operativo de 32 a 64 bits que puede ser Windows 2000 server, 2003 server, 2008 server o 2012 server, con un procesador Pentium III de 500 Mhz o superior, memoria RAM mínimo de 512 Mb aunque se recomienda de 2 Gb, debe tener un espacio en disco de 240. El sistema MP soporta servicios de virtualización de aplicaciones como Go-Global, AppAnywhere, Citrix, Ms Terminal Services. Es importante destacar que para la instalación monousuario y/o en servidor, se requiere contar con unidad de CD-ROM. El sistema es compatible con bases de datos de Microsoft Access, Microsoft SQL Server 2000 / 2005 / 2008r2 / En cuanto a la conectividad al sistema, se puede realizar vía LAN, WAN, VPN o Internet, pudiéndose obtener acceso remoto al MP desde cualquier dispositivo móvil o fijo como son tabletas, celulares inteligentes, computadoras portátiles o computadoras de escritorio, aun sin tener instalado el MP en dicho dispositivo, lo que facilita su operación, manipulación o aplicación. 5. CONCLUSIONES En el área de control de inventarios, se puede concluir que estos pertenecen a recursos utilizables por la empresa, ya sean muebles e inmuebles los cuales se encuentran almacenados en un punto específico. Es importante mantener un control detallado de los inventarios que le permitan a la dirección tomar decisiones sobre compras, ventas o baja de elementos. El control del inventario es un elemento muy importante para el desarrollo, de toda empresa; una mala gestión en los inventarios puede acarrear clientes inconformes por el no cumplimiento de la demanda, además de ocasionar problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra. Un control eficiente del inventario está directamente relacionado a minimizar las pérdidas de mercancía, ya sean por hurtos, daños, averías, mala manipulación, etc. No obstante, la importancia que presentan los inventarios al interior de la organización, se debe tener en cuenta otra área cuyo control es vital para el desarrollo operacional de la compañía, el mantenimiento.

19 19 Este es un aspecto un poco olvidado o desatendido por las organizaciones, pero cuya importancia se puede evidenciar solamente al momento de los paros por daños o deterioros de equipos. El mantenimiento de equipos puede marcar la diferencia para que una empresa llegue a ser rentable, eficiente, competitiva, sostenible, generadora de valores agregados al punto de liderar el mercado en el cual se desenvuelve. Con relación al software MP versión 9, se puede concluir que ésta es una herramienta que puede llegar a generar ese valor agregado que requiere la compañía al facilitar los procesos de mantenimiento y control de inventarios. Se presenta como un software profesional para control y administracion del mantenimiento que se puede adaptar fácilmente para el control de inventarios no solo de equipos sino también de elementos de consumo, logrando que la organización pueda documentar los procesos de una manera organizada cumpliendo eficientemente con sus objetivos. El software permite documentar toda la información referente a los equipos tales como planos, diagramas, especificaciones, localización, datos del proveedor, costos, etc., lo cual es de gran importancia al interior de la organización debido al alto volumen de equipos que maneja en cada una de sus áreas (Topografía, perforación, registro, comunicaciones, sistemas, equipos médicos, campamentos). Además de lo anterior, el software tiene la posibilidad de manejar múltiples almacenes, por lo que se ajusta a las necesidades operativas de la compañía que llega en oportunidades a tener 5 o más almacenes al mismo tiempo, convirtiéndose ésta en una dificultad considerable para el control de los inventarios. En cuanto a la manipulación del sistema, éste es de fácil acceso y adecuado manejo por parte del personal operativo, lo que facilita su operación. En lo que hace referencia a los requerimientos de equipos, se puede concluir que el software no tiene exigencias mayores para su funcionamiento, por lo que se ajusta perfectamente a las necesidades de la compañía. Finalmente, evaluando todo el sistema en concreto se puede concluir que la implementación del software MP versión 9 al interior de SAExploration Inc., sucursal Colombiana, es viable teniendo en cuenta que se ajusta perfectamente a las necesidades de la empresa, presentándose como una herramienta eficiente para solucionar los inconvenientes actuales de la organización en las áreas específicas de mantenimiento y control de inventarios.

20 20 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS [1]Ballou, R. H. (2004). Logística: administración de la cadena de suministro. México: Pearson Educación. [2]Cuatrecasas, A. C. (2011). Logistica Integral, nuevas tendencias en logística y operaciones. Barcelona: Profit. [3]Frias, A. (2008). 10 Estrategias Logísticas. México: Editorial Diseño 3. [4]G., A. M. ( ). Inventarios Inteligentes. Revista de Logistica, [5]Garrido, S. G. ( ). Ingeniería de Mantenimiento, Manual práctico para la gestión eficaz del mantenimiento industrial. Madrid: Editorial Renovetec. [6]Gimeno, J. M. (2000). La Gestion del Diseño en la Empresa. Mc Graw Hill. [7]Gonzalez, M. B. (2013). Efectividad en control de inventarios. Revista de Logistica, [8]Heras, A. D., Casas, G. G., & Chaparro, T. S. (2001). La Logistica y el Comercio Electrónico. España: Mc Graw Hill / Interamericana de España. [9]Meindl, S. C. (2008). ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO Estrategia, Planeación, Operación. México: Pearson Educación. [10]Mora Garcia, L. A. (2008). Gestion Logistica Integral. Bogota: ECOE Ediciones. [11]MP Software. (12 de 04 de 2015). Obtenido de MP Software: tml?ln=es# [12]MP SYSTEM GROUP. (12 de 03 de 2015). Recuperado el 12 de 03 de [13]Muller, M. (2005). Fundamentos de Administracion de Inventarios. Bogotá: Grupo Editorial Norma. [14]Navarro, M. J. (1999). Control de inventarios y teoría de colas. San Jose de Costa Rica: Euned. [15]Navascués, J. P. (2001). Manual de Logistica Integral. Madrid: Diaz de Santos S.A. [16]Payá, J. C. (2009). Gestión y logística del mantenimiento en automoción (2ª edición). San Vicente (Alicante): Club Universitario. [17]Perez, C. (2014). Tecnologías para optimizar operaciones de almacenamiento en bodegas. Revista de Logistica, [18]Sabria, O. C. (2004). Mejores Prácticas Logísticas en Latinoamérica. México: Thomson.

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