COMUNICACIÓN INTERNA COMUNICACIÓN PÚBLICA FECCHA DE APROBACION: CÓDIGO: CPU-PRC13

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1 1. OBJETIVO: Orientar la elaboración y difusión de información generada al interior de la Entidad, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y las acciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad, logrando una comunicación directa y transversal. 2. DEFINICIONES: Boletín interno: es un texto escrito para un medio de comunicación interno en donde se maneja información relacionada con el quehacer institucional, para los funcionarios, contratistas y colaboradores de la entidad de la entidad. Pantallas de Televisión: es un sistema de transmisión de imágenes y sonido a distancia a través de ondas hercianas. El concepto permite referirse tanto al sistema de transmisión como al dispositivo que permite la visualización. Comunicación organizacional: es el campo de actuación de la comunicación que busca garantizar la organicidad y coherencia de las entidades desde el punto de vista de la adecuada articulación de acciones y esfuerzos para lograr el propósito misional. Este es un campo fundamental, pues de su acertado manejo dependen las señales que la entidad envía hacia la sociedad, señales que, inevitablemente, revierten sobre su imagen y condicionan sus márgenes de credibilidad. Diseño gráfico: es la adecuación de distintos elementos gráficos, previamente seleccionados dentro de un espacio visual, combinándolos de tal forma que todos ellos puedan aportar un significado a la composición y puedan transmitir un mensaje claro al espectador. Es trabajo del diseñador buscar la máxima eficacia comunicativa, transmitiendo ese mensaje por medio de una composición que impacte visualmente al espectador y le haga receptivo. Intranet: red informática circunscrita a la comunicación interna de los servidores públicos de la CGN. Una Intranet es un conjunto de contenidos compartidos por un grupo bien definido dentro de una organización. Tiene como función principal proveer lógica de

2 negocios para aplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos de trabajo; es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo. Las redes internas corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información de la compañía a los empleados con efectividad, consiguiendo que estos estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la organización Medios de comunicación: los medios de comunicación son dispositivos de alto alcance en diversos públicos, que interpelan a la sociedad desde el horizonte de la información y el entretenimiento. La centralidad de los medios de comunicación en la vida social contemporánea se manifiesta en que su acción es significativa para las agendas de conversación, la toma de decisiones y la construcción de culturas comunes. Esto significa que habitamos una cultura en la que los medios de comunicación existen y determinan nuestro modo de pensar (Castels, 1999). 3. MARCO LEGAL: Ley 1450 del 16 de junio de 2011 Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo , artículos 55 y 59. Decreto 1914 del 23 de octubre de 1996 Por el cual se establece la estructura interna de la Unidad Administrativa Especial-Contaduría General de la Nación, se determinan sus funciones y se dictan otras disposiciones. NORMA INTERNACIONAL ISO Sistema de Gestión de la Calidad NORMA TECNICA DE LA CALIDAD NTCGP1000:2009 Gestión de la calidad en el sector público NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

3 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Plan de Comunicación CPU-PLN01. Política de comunicación CGN CPU11-POL01. Política editorial y de actualización de contenidos en el portal (web, chip, BDME, intranet) de la contaduría general de la nación (CGN) CPU14-POL01 5. DOCUMENTOS ANEXOS: N/A 6. PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Definir el contenido El proceso de Comunicación Pública Profesional se reúne y define la información y el Universitario canal; y asigna el responsable para recopilar y elaborar la información. Contratista Ayuda Memoria

4 N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 2 Recopilar la información y elaborar el contenido El funcionario encargado recopila y Profesional elabora el contenido de acuerdo a la Universitario información según las actividades de los diversos programas y proyectos Contratista que se desarrollan al interior de la entidad, y que sean de interés general o particular a las partes interesadas. 3 Revisión y aprobación del contenido Se revisa que el contenido cumpla con Profesional los parámetros de imagen Universitario institucional, diseño y redacción y ortografía Correo electrónico 4 Publicar y/o socializar el producto. El producto se dirige a las partes Técnico interesadas respectivas, de acuerdo a las características y/o requerimientos (Intranet, pantallas de televisión, socialización, entre otras); si es en la Intranet se envía la solicitud al GIT de Apoyo Informático para su publicación. Nota 1: en las pantallas se publican los estados financieros de la entidad dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 11 del Manual de Políticas Contables de la CGN. Presentaciones, videos, registro de la soluciona a la solicitud en CA Service Desk Manager Nota 2: a la Alta dirección se le informará sobre el desempeño del SIGI a través del Comité SIGI. Actas de Comité

5 Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.

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