FUNCIONAMIENTO DE LA UTILIDAD EXCEL EN ECOSOFT

Transcripción

1 FUNCIONAMIENTO DE LA UTILIDAD EXCEL EN ECOSOFT

2 ÍNDICE REQUISITOS PRINCIPIOS BÁSICOS ESTRUCTURA DEL ARCHIVO EXCEL VALIDACIÓN DEL ARCHIVO EXCEL EXPORTACIÓN / IMPORTACIÓN DEL ARCHIVO EXCEL PREGUNTAS FRECUENTES 2

3 Requisitos Para utilizar la funcionalidad de exportar / validar / importar un archivo Excel en relación con Ecosoft se deben cumplir los siguientes requisitos de instalación: Versión vigente de Ecosoft Versión Microsoft Office 2000 o superior 3

4 Principios Básicos Existen dos categorías de hojas de trabajo: Hojas de Datos Su nombre comienza siempre por Datos y contienen información relevante para la declaración Hojas de Maestros Su nombre comienza siempre por Maestro y contienen los valores válidos de ciertos tipos de dato (Tipo Producto, Tipo Elemento de Envase, etc.) La estructura de Hojas de Datos del archivo debe permanecer invariable (nombre, orden, etc.) Dentro de cada Hoja de Datos, las propiedades de columnas y campos deben permanecer invariables (nombre, orden, tipo de datos, etc.) Con respecto a las Hojas de Maestro, no se tienen en cuenta su existencia, su estructura ni sus valores al emplear la Utilidad de Importar Excel de Ecosoft. La importación a Ecosoft de un archivo Excel que cumple con la estructura adecuada permite actualizar o añadir registros en la BD, pero no eliminarlos. 4

5 Validación Archivo Excel Para el archivo Excel seleccionado, se realiza una revisión de los datos contenidos en cada uno de los campos de las distintas hojas, identificando todos los errores que impedirían una carga satisfactoria de los mismos en la Base de Datos. Si se identifican errores, el proceso genera un nuevo archivo Excel con el detalle de errores, los cuales deben ser solucionados antes de importar el archivo. La estructura del archivo Excel del resultado de la validación presenta las siguientes características: Inclusión nueva hoja Resultado Validación, en la que se muestra un resumen de los errores detectados 11

6 Validación Archivo Excel En cada una de las hojas de datos (Datos Generales, Datos Formatos, etc.) se mantiene la estructura de campos, si bien se incluye una nueva columna denominada Descripción Error, en la cual se detallan los errores encontrados en cada registro. Para cada registro, siempre que el error detectado afecte a un único campo, se marcará en rojo la celda correspondiente. Las hojas de los distintos Maestros tienen únicamente carácter informativo. Los tipos de errores validados se corresponden con las siguientes categorías: Errores que afectan a una o varias filas Errores de Estructura Se identifican cuando la estructura de columnas de la hoja de datos (nombre, orden, etc.) o las propiedades de los campos (nombre, tipo de dato, etc.) no se ajustan a los estándares establecidos. Errores Generales Se muestran cuando en una determinada hoja de datos se identifican varias líneas o registros con un mismo valor en el campo o combinación de campos que conformen la clave. Errores que afectan a una o varias celdas Errores de Código Se identifican cuando los códigos requeridos en función del tipo de hoja de datos son informados con valores que no se encuentran en la hoja de Maestro correspondiente. Errores de Referencia El sistema valida que los valores de los campos clave informados en cada registro existan en la hoja de datos correspondiente (Por ejemplo, para cada registro de composición se valida que el valor informado en el campo de código de formato exista en la hoja de Datos Formatos). No obstante, es posible importar únicamente registros de una hoja de datos siempre que los valores de los campos clave que se referencien en ella existan previamente en la Base de Datos de Ecosoft. En ese caso, el error mostrado tendrá carácter informativo El detalle de errores validados se encuentra disponible en la Ayuda de Ecosoft. 12

7 Exportación / Importación Archivo Excel EXPORTACIÓN BASE DE DATOS Esta funcionalidad permite exportar a un archivo Excel toda la información de formatos, composición, ventas y unidades NO SIG que existe en la BD de Ecosoft. Para asegurar la idoneidad de los datos exportados, esta funcionalidad debe ejecutarse una vez que se haya seleccionado el cliente / período de declaración deseado en la pantalla de Selección de Cliente y Período. En el archivo exportado se puede trabajar con los datos existentes o incluir nuevos registros, siempre siguiendo los principios básicos enunciados. Los nuevos datos o modificaciones se incorporarán a Ecosoft con la funcionalidad de Importación Excel. IMPORTACIÓN ARCHIVO EXCEL Esta funcionalidad permite importar a la BD de Ecosoft la información de formatos, composición, ventas y unidades NO SIG contenida en un archivo Excel. Como paso previo a la importación, se recomienda utilizar la funcionalidad de Validar Excel para detectar posibles errores. Para asegurar la corrección del proceso, esta funcionalidad debe ejecutarse una vez que se haya seleccionado el cliente / período de declaración deseado en la pantalla de Selección de Cliente y Período. Si durante el proceso de importación se detectan errores que impiden la carga total o parcial de los datos, la aplicación genera un archivo TXT con el detalle de errores. Cuando se desee realizar la carga de datos en Ecosoft a través de esta funcionalidad, se recomienda partir de un archivo Excel generado por la funcionalidad de Exportar Excel de forma que automáticamente se construya la estructura idónea. 13

8 Preguntas Frecuentes Aparece un mensaje indicando que el periodo, campaña o versión para el que se está importando no coincide con el actual. Compruebe que el periodo, versión y campaña abierto en Ecosoft coincide con el que aparece en la pestaña Datos Generales del archivo Excel. Elimino un formato en el Excel de carga y después de importar sigue apareciendo en Ecosoft. La utilidad de importación de Excel únicamente modifica o añade información, pero en ningún caso elimina. Tengo unos envases que tienen decimales en el peso, y al importar el archivo no me carga esas composiciones. Hay que cambiar dentro de la configuración regional y de idioma la configuración de decimales y separador de miles, siendo el punto el símbolo para el separador de miles y la coma el símbolo para los decimales. Al importar Excel se han duplicado la composición de los formatos. Puede ser debido a que se ha modificado la clave de la composición formada por el par código de formato y código de composición en la pestaña Datos Composiciones. 14

9 Preguntas Frecuentes Al importar el archivo me salta un mensaje pidiendo que revise el archivo Errores fichero.txt y al abrir el fichero me dice HOJA 'DATOS COMPUESTOS' => ERROR DE DATOS: No existe la composición del formato, pero al revisar el Excel sí que aparece composición. Normalmente este error es producido porque el peso de la composición introducido es cero, revise la pestaña Datos composiciones. No me agrega las unidades NOSIG, a pesar de que las he introducido en el archivo Excel. Las unidades NOSIG hay que incluirlas en la pestaña Datos Unidades NOSIG, revise que están incluidas en la pestaña correcta. Al hacer la importación salta un mensaje de error Formato de fichero incorrecto. Revise que el archivo Excel tiene la estructura correcta. Puede descargar una plantilla con toda la información desde la opción Exportar Excel dentro de las utilidades de Ecosoft. 15

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