Guía de usuario: Gestor de flujos de tesorería V 3.0

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1 Guía de usuario: Gestor de flujos de tesorería V 3.0 NewPyme S.L. C. Capitán Dema 3 2º C Alicante Tel: Fax: Sitios web: Índice detallado Características de la herramienta... 2 Entorno de desarrollo y funcionamiento... 2 Instalación de la herramienta... 2 Bibliotecas específicas de la herramienta... 3 Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros... 5 Versiones de Excel 2000, XP y Versión Excel Abrir la herramienta por 1ª vez Trabajar con la aplicación Menú de la herramienta Trabajar con la herramienta Introducción de los flujos de tesorería Trabajar con las bases de datos Funcionamiento de la base de datos de Cobros Modificación de datos y actualización de situaciones Filtrados y listados Auto-Filtros Creación de Informes Ver informes y ver informes Anticipos Ordenación de la base de datos Funcionamiento de la base de datos Pagos Utilidades Seguimiento de Clientes y Proveedores Archivo de Flujos Consolidación y previsión de tesorería Riesgo a corto Riesgo comercial Informe de cobros no documentados Notas Finales C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 1

2 Características de la herramienta Entorno de desarrollo y funcionamiento La herramienta ha sido desarrollada dentro del entorno de Excel 2000 utilizando los recursos de programación y desarrollo propios de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 habiendo sido verificado su correcto funcionamiento en las siguientes versiones de Excel: 2000, XP, 2003, Nota: En el caso de Excel 2007, si bien aparentemente funciona correctamente, en la actualidad estamos verificando el correcto funcionamiento de todas las funciones. (Abril 2008) Instalación de la herramienta La herramienta está compuesta por los siguientes ficheros y archivos remitidos en un fichero zip comprimidos: Nombre del archivo manual_usuariogtes.pdf gftesoreriav3.xls codgesttesv3.xls Características Archivo zip contenedor de la aplicación Guía de usuario en formato Pdf, este archivo Archivo de usuario, es el que debe abrir para utilizar la herramienta Archivo de código, este fichero se abre automáticamente al abrir el de usuario y es el que hace funcionar la herramienta Para utilizar su copia tan sólo que seguir los siguientes pasos: 1º- Guardar el fichero contenedor, comprimido con zip, en una carpeta de su disco duro. 2º- Descomprimir el contenido del fichero zip en dicha carpeta. Recuerde que descomprimir un fichero zip no es lo mismo que ver su contenido. Por ejemplo, en el caso de que tenga winrar instalado en su ordenador tan sólo ha de seleccionar la opción que se muestra en la imagen: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 2

3 3º- Verifique la existencia y registro en su ordenador de las bibliotecas de Windows que requiere la herramienta. Bibliotecas específicas de la herramienta Esta herramienta, para poder utilizar las funciones de generación de informes en Microsoft Word precisa que esta aplicación también este instalada en Excel. Nombre biblioteca Ubicación en el PC Dirección de descarga Instrucción de registro mscomctl.ocx C:\Windows\system32\mscomctl.ocx regsvr32.exe c:\windows\system32\mscomctl.ocx Nombre biblioteca Ubicación en el PC Dirección de descarga Instrucción de registro scrrun.dll C:\Windows\system32\scrrun.dll regsvr32.exe c:\windows\system32\scrrun.dll Una vez descargada y guardada la biblioteca en la ubicación especificada en su ordenador tan sólo ha de registrar dicha biblioteca en su sistema, esto es indicarle al sistema operativo que dispone de los recursos que contiene dicha biblioteca y donde se encuentra. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 3

4 Para esto tan sólo debe acceder desde el Menú inicio de Windows a la opción de Ejecutar Y en el asistente mostrado insertar el código de registro referido para cada biblioteca de tal modo que dicho asistente tendrá este aspecto: Pulsando el botón Aceptar, su ordenador reconocerá dicha biblioteca y le mostrará el siguiente mensaje: Ha de repetir este procedimiento con todas aquellas bibliotecas que le sean referidas y que no estén ya registradas en su ordenador. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 4

5 Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros Todas nuestras herramientas se encuentran programadas mediante la utilización de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 que en el entorno de Excel aparecen reseñadas como macros. Así una macro no es más que un conjunto de tareas que permiten automatizar un determinado proceso dentro de la hoja de cálculo. Así pues en caso de que esté deshabilitada la ejecución de macros la herramienta no funcionará por lo que es preciso que habilite dicha ejecución. Versiones de Excel 2000, XP y º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco 2º- Acceda al menú seguridad situado en: Herramientas->Macros- >Seguridad 3º- Cambie el nivel de seguridad a Nivel Medio C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 5

6 De esta forma cada vez que vaya a abrir una hoja de Excel programada Excel le informará de ello utilizando un mensaje similar al siguiente: Así pulsando el botón Habilitar macros la herramienta se abrirá posibilitando la ejecución de la programación lo que le permitirá utilizarla normalmente. Versión Excel º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 6

7 2º- Acceda al asistente de opciones tal y como se muestra en la siguiente imagen: 3º- Pulse el botón de Opciones de Excel C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 7

8 4º- Acceda al asistente del centro de confianza para ello seleccione la opción Centro de confianza y pulse el botón Configuración del Centro de confianza Dentro del bloque de Configuración de macros active la opción Deshabilitar todas las macros con notificación y pulse el botón Aceptar Acepte todos los asistentes anteriores y abra el archivo de usuario de la herramienta. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 8

9 Se abrirá el archivo de usuario mostrándose el siguiente aviso de seguridad: Pulse en el botón de opciones del aviso, accederá al siguiente asistente: Seleccione la opción de Habilitar este contenido y pulse el botón Aceptar a continuación el archivo de usuario abrirá el archivo de código que contiene todas las funcionalidades de la herramienta mostrándole el menú de opciones de la herramienta dentro de la pestaña Complementos tal y como se muestra en la imagen. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 9

10 Nota: Si la herramienta se abre en modo pantalla completa no se muestra la pestaña complemento por lo que tendrá que volver al modo pantalla normal para visualizar dicha pestaña. Importante: Si no sigue el procedimiento reseñado para cada versión de Excel cuando abra el fichero de usuario se encontrará con las siguientes opciones: No se crea el menú de acceso a las funciones y por tanto no puede utilizar la aplicación, sin que le informe de ello Excel Excel le mostrará un mensaje del tipo: Así pues le rogamos encarecidamente que revise las opciones de seguridad que tiene configuradas en Excel para que así pueda utilizar la herramienta. Abrir la herramienta por 1ª vez Una vez guardados y descomprimidos los ficheros abra desde Excel el archivo de usuario gftesoreriav3.xls La herramienta le pedirá que habilite la ejecución de macros, depende del nivel de seguridad configurado en Excel, revise el apartado anterior del presente manual. Esta herramienta está exenta de cualquier código C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 10

11 malicioso, pero es imprescindible que acepte esta opción, pues si la ejecución de macros está deshabilitada la aplicación no funcionará. En la primera apertura se mostrará la licencia de usuario final, si no la acepta, la herramienta se cerrará automáticamente. Una vez aceptada la licencia de usuario final la herramienta se abrirá normalmente creando su propio menú de usuario: Importante C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 11

12 Habitualmente el fichero de usuario no lleva ningún tipo de protección pues toda la funcionalidad de la herramienta está programada y por tanto no incorpora fórmulas. Así pues si desea añadir más hojas al libro puede hacerlo libremente pero le rogamos encarecidamente que no modifique el nombre de ninguna de las existentes pues en caso contrario la herramienta no funcionará. Trabajar con la aplicación Menú de la herramienta De izquierda a derecha se encontrará con los siguientes botones y menús: a) Los botones Guardar, Guardar como, Copiar, Pegar, Zoom, Vista preliminar e Imprimir tienen el mismo funcionamiento que en el entorno normal de Excel. Esto es, le permiten guardar su trabajo, guardar el fichero de usuario con otro nombre, copiar y pegar un determinado rango, ampliar o reducir el área de trabajo mostrado en pantalla, visualizar el fichero tal y cual se imprimiría o imprimir la hoja activa, rango o libro a través de su impresora predeterminada. b) Inicio: este botón le permite acceder a la pantalla inicial desde cualquier otra pantalla. c) Salir: este botón le permite cerrar la herramienta desde cualquier pantalla. Así mismo se encarga de eliminar el menú personalizado y devolver a Excel a su entorno normal de trabajo. d) Vistas: este botón le permite alternar entre el entorno de trabajo de Excel, y el entorno de trabajo de la aplicación: Pantalla Completa: este entorno de trabajo oculta las barras de herramientas de Excel dejando activos el menú predeterminado de Excel y el menú personalizado de la herramienta. De esta forma podrá visualizar una mayor área de trabajo disponiendo de todas las funcionalidades de Excel y de la herramienta simultáneamente. Pantalla Excel: le permite visualizar las barras de herramientas propias de Excel, todas aquellas que tuviera activadas en su hoja normal, así como el menú personalizado de la aplicación. Tenga presente que, de esta forma, el área de trabajo disponible es menor. e) Configuración, este menú le permite acceder a las distintas opciones de configuración de la aplicación, así como a los listados de datos complementarios. 1º- Configuración, le lleva a la pantalla de configuración de la herramienta descrita anteriormente. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 12

13 2º- Crear entorno, esta funcionalidad crea automáticamente dos subcarpetas dentro de la carpeta en que haya guardado la aplicación. En la carpeta denominada por defecto Plantillas, deberá archivar las plantillas originales de los documentos de Word. Por otra parte en la subcarpeta denominada Realizados, se archivarán de forma automática los documentos de Word una vez cumplimentados. 3º- Borrar Registros, esta opción le permite seleccionando un determinado registro (fila) de un listado borrarlo de la base de datos dejando la base de datos ordenada por orden alfabético y eliminando los huecos que se puedan producir en ella. Puede realizar un borrado múltiple simplemente seleccionando varios registros de forma consecutiva. Nota: Para borrar un registro de cobro tan sólo ha de seleccionar uno de los campos del registro, no es preciso que seleccione toda la fila que compone el registro. 4º- Borrado Completo, borra todos los datos introducidos en la aplicación, tanto en las bases de datos de Cobros y Pagos como en todos los listados. 5º- Ir listados, le lleva a las distintas bases de datos donde se acumulan los datos complementarios de los flujos de tesorería. - Clientes y Proveedores En esta pantalla es donde se van acumulando los datos básicos de los clientes y proveedores a los que corresponde cada uno de los flujos de tesorería. Estos datos bien los puede introducir directamente en la pantalla siendo los únicos campos imprescindibles el de Denominación Social y el de Días de Crédito, ya que ambos campos se utilizan para calcular el vencimiento teórico de un determinado flujo de caja así como su origen, esto es el cliente o proveedor de quien tenemos que cobrar o a quien tenemos que pagar. En cualquier caso tenga presente que la herramienta cada vez que inicia el proceso de alta de un determinado flujo de tesorería verifica que el cliente o proveedor existe y si no es así le pide que introduzca sus datos complementarios. Este proceso lo veremos en detalle cuando expliquemos el proceso de Alta de Flujos de Tesorería. - Agrupaciones En esta pantalla se van acumulando las distintas Agrupaciones que va utilizando al dar de alta los flujos de tesorería. De este modo tan sólo habrá de teclear dichos campos una única vez, de tal modo que siempre los tendrá disponibles y escritos de la misma forma lo que le permitirá realizar filtrados sobre cualquiera de ellos de forma eficaz y coherente. Al igual que en el caso de los nombres de los Clientes y Proveedores dichos listados los puede generar directamente desde la C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 13

14 presente pantalla, teniendo en cuenta que los distintos listados han de ser continuos, esto es no puede haber espacios en blanco dentro de ellos. -Modalidades de Cobro y Pago Al igual que en la pantalla de Agrupaciones, en esta pantalla tendrán un listado de los distintos modelos de cobro y pago que haya utilizado, cuando ha dado de alta, lo cual le permitirá no tener que volver a teclearlos. - Entidades, le lleva a la pantalla de configuración de entidades, esto es denominación de cada una de las entidades con las que opera su empresa así como las características financieras de las mismas. Al igual que en los casos anteriores puede cumplimentar los datos directamente desde dicha pantalla o bien al introducir los flujos de tesorería, ya que la aplicación comprueba si la entidad ya está definida y si no lo está le lleva a la parte del formulario donde ha de cumplimentar dichos datos. Los campos que se han de cumplimentar de forma obligatoria para cada entidad definida son Nombre y Anticipo de Cobros; este último campo sólo puede tener dos valores Sin Línea de Gestión, Línea de Gestión. Esto se debe a que la aplicación cuando vaya a liquidar una remesa verifica la existencia de entidades que tengan Línea de Anticipo de Cobros como Línea de Gestión. Evidentemente si a una determinada entidad la define como Línea de Gestión, habrá de cumplimentar el resto de campos, Límite (en positivo), Tipo de interés, Porcentaje de la Comisión por efecto o recibo, Mínimo de la Comisión, Min. Gastos ( Gastos mínimos que cobran las entidades por cada uno de los efectos o recibos anticipados si la suma de la comisión y los intereses no llega a dicho mínimo), Correo y Timbres, Sin Timbres, si en dicha línea no utilizamos el Descuento Comercial y Con Timbres si en dicha línea de anticipo usamos el Descuento Comercial. f) Altas, muestra el formulario de altas de flujos de tesorería, más adelante en el presente manual se verá el funcionamiento de dicho formulario. g) Bases de Datos, muestra los menús de las bases de datos de cobros y pagos, más adelante en el presente manual se verá el funcionamiento de cada una de las funciones. h) Utilidades, muestra el menú de utilidades, más adelante en el presente manual se verá el funcionamiento de cada una de las funciones. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 14

15 Trabajar con la herramienta Una vez que nos hemos familiarizado con la herramienta podemos comenzar a trabajar con ella. Introducción de los flujos de tesorería Desde el menú, pulsamos el botón Altas apareciendo el formulario de introducción de datos. Este formulario consta de dos pantallas, Datos Básicos y Datos Complementarios. Pantalla de Datos Básicos C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 15

16 Pantalla de Datos Complementarios Notas: - Situándose encima de cada campo del formulario con el ratón automáticamente le aparecerá una explicación del tipo de datos que ha de introducir en el campo. - Para pasar de un campo a otro se puede utilizar la tecla Intro o el Tabulador, en el teclado extremo superior izquierda encima de la tecla de Bloq. Mayúsculas. Para dar de alta un flujo de tesorería tan sólo ha de cumplimentar todos y cada uno de los campos de la pestaña Datos Básicos. Pestaña Datos Básicos En esta pestaña se introducen todos los datos relativos al flujo de tesorería. Los campos Cliente o Proveedor, Agrupación, Concepto, Modalidad y Entidad son campos desplegables, de tal modo que en ellos aparecen todos y cada uno de los nombres de Clientes o Proveedores, Agrupaciones, Conceptos, Modalidades y Entidades que se encuentran dados de alta en los listados comentados anteriormente. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 16

17 Sin embargo en estos campos no sólo puede seleccionar, simplemente al empezar a escribir se realiza la búsqueda de coincidentes, sino que puede introducir datos que no aparezcan en los listados, estos es denominaciones sociales, agrupaciones, conceptos, modalidades o entidades nuevas. Cuando en estos campos introduce un dato que no aparezca en los listados mencionados la herramienta lo dará de alta automáticamente cuando genere el nuevo flujo de tesorería. - Campo de Clientes y Proveedores, en este caso cuando introducimos una denominación social nueva automáticamente la aplicación nos lleva a la ficha de Datos Complementarios, sección de Datos Clientes y Proveedores, forzándonos a introducir los datos complementarios de dicha denominación social. de todos ellos el único imprescindible es la Denominación, que ya aparecerá en el campo y el valor del Crédito Comercial asignado así como de los Días de Crédito. Este dato es utilizado para que el sistema tomando la fecha de la factura nos calcule automáticamente el vencimiento por defecto de dicho flujo de tesorería. Una vez haya cumplimentado dicho campo la aplicación le devolverá a la ficha de Datos Básicos - Agrupación, puede definir distintas agrupaciones para los flujos de caja de tal modo que posteriormente podrá realizar previsiones de tesorería en función de dichas agrupaciones, o filtrar los cobros o pagos a través de ellas. Esto es muy útil cuando nuestra empresa tiene distintas líneas de negocio y queremos ver los cobros y pagos que genere cada una de ellas. Por ejemplo, ventas nacionales, ventas europeas, ventas resto del mundo. - Concepto, indique a que corresponde dicho cobro o pago, suministros, materias primas, comunicaciones, etc. - Modalidad, Indique el instrumento a través del que se va a realizar dicho cobro o pago. Transferencia, Pagarés, Efecto Comercial, Recibo Domiciliado, etc. Importante: La modalidad Pendiente, en el caso de un cobro, indica al sistema que dicho flujo de tesorería no tiene el vencimiento definido, y por tanto cada vez que actualice las situaciones de los cobros y los pagos modificará la fecha de vencimiento contable y bancario del cobro al día siguiente al de la actualización, manteniendo dicho cobro como pendiente hasta que no modifique la modalidad. - Campo de Entidad, en este caso cuando el sistema detecta que se trata de una entidad nueva automáticamente nos lleva a la ficha de Datos Complementarios, sección de Entidad. En este caso si activamos la casilla de Línea de Anticipo, deberemos cumplimentar todos los datos relativos a las características de la línea de anticipo contratada con dicha entidad. Si no activamos dicha casilla la aplicación nos devuelve a la pestaña de Datos Básicos. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 17

18 - ID Factura, se trata de la entidad del flujo de tesorería, debe ser un campo alfanumérico. - Fecha Factura, es la fecha de devengo o factura de dicho flujo de tesorería, formato fecha. - Fecha de Vencimiento, en este campo una vez cumplimentada la fecha factura nos aparecerá el vencimiento teórico del flujo de caja, tomando los días de crédito definidos anteriormente para dicho cliente o proveedor. Esta fecha se puede modificar, para ajustarla al vencimiento real. - Base Imponible, se trata de la base imponible del flujo de tesorería, sin incluir el IVA, formato numérico utilizando las características definidas en la configuración de moneda de nuestro ordenador. - Tipo de IVA, ha de seleccionar el tipo de IVA al que va sujeto dicho flujo de caja. - Fraccionamiento o Repetición del Flujo de Caja, la situación normal de este botón de activación es desactivado, si lo activa el formulario le llevará a la pestaña de Datos Complementarios, activando la sección de Fraccionamiento de Facturas. Esta función es muy útil cuando quiere introducir gastos repetitivos a lo largo del tiempo, caso de préstamos u operaciones de financiación, o quiere dividir una misma factura entre distintos vencimientos. De este modo podrá especificar: 1º- Importe Fracción: a) Sin Modificar: los vencimientos tienen la misma base imponible. b) Modificado: los vencimientos tienen una base imponible que es igual a la base imponible original dividida entre el número de vencimientos. 2º- Frecuencia Fracción: es la frecuencia con que se generará cada una de las fracciones, Mensualmente, Bimensualmente, Trimestralmente, Cuatrimestralmente, Semestralmente o Anualmente. 4º- Fecha Factura: al activar un flujo de caja fraccionado lo que modificamos por defecto es la fecha de vencimiento original, generando nuevos vencimientos, pero también podemos optar por que la herramienta también modifique la fecha factura de cada vencimiento, ajustándola en función de la periodicidad y número de vencimientos que hemos definido anteriormente. Así podremos elegir entre, La Misma ó Modificada 2º- Nº Fracciones: es el número de fracciones o repeticiones que tendrá dicho flujo de tesorería, con un mínimo de dos y un máximo de doce. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 18

19 Una vez seleccionado este último campo el sistema vuelve automáticamente a la pestaña de Datos Básicos para que así pueda dar de alta dichos cobros o pagos. Una vez seleccionado el tipo de IVA se activarán los botones de Cobro y Pago en la pestaña Datos Básicos, pulsando sobre el adecuado se generará introducirá el flujo de tesorería en la base de datos correspondiente y quedará el formulario limpio para introducir un nuevo flujo de tesorería. Trabajar con las bases de datos Desde el menú Bases de Datos puede acceder a las bases de datos de Cobros y Pagos. Vamos a explicar detalladamente el funcionamiento, información y utilidades de la Base de datos de Cobros, la de pagos tiene el mismo funcionamiento y características, si bien dispone de menos campos al no incluir los datos del vencimiento bancario. Esto se debe a que difícilmente anticiparemos un pago y por tanto su vencimiento contable será el mismo que el bancario. Funcionamiento de la base de datos de Cobros Desde el menú Bases de Datos B. D. Cobros pulse la opción Ir B. Datos, llegará a la siguiente pantalla, donde la base de datos consta de los siguientes campos: - Denominación Social empresa o persona que nos ha de pagar - Agrupación, agrupación a la que pertenece el flujo de tesorería - Concepto, concepto del flujo de tesorería - Factura, ID del flujo de tesorería - Modalidad, instrumento utilizado en el cobro, transferencia, pagaré, etc. Recuerde que este campo es el utilizado para identificar los cobros que no tienen un vencimiento definido. Por ejemplo cuando emitimos una factura pero el cliente no nos ha mandado todavía el pagaré y por tanto no conocemos su vencimiento, en estos casos y para que el sistema vaya actualizando las fechas de vencimiento contable y bancario deberemos introducir la modalidad de Pendiente. - Base Imponible, importe de la base imponible - Tipo IVA, tipo de IVA al que está sujeto el flujo de caja - IVA, importe del IVA, campo calculado. - Total, importe total del flujo de caja, campo calculado. - Semana, número de semana correspondiente a la fecha factura, campo calculado. - Fecha Factura, fecha factura del flujo de tesorería - Vencimiento Contable, fecha de vencimiento contable, esto es cuando nos va a pagar el cliente. Campo mixto. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 19

20 - Situación Contable, nos indica la situación del flujo de tesorería, Cobrado, el vencimiento contable es anterior a la fecha de hoy, como fecha del día se toma la fecha del sistema, o Pendiente, el vencimiento contable es posterior a la fecha de hoy. Campo calculado. - Días Contable, son los días que median entre la fecha factura y el vencimiento contable. Campo Calculado 1. - Vencimiento Bancario, es la fecha en que nosotros efectivamente cobramos dicho flujo de caja. Por defecto el sistema asigna como vencimiento bancario la misma fecha que tenemos como vencimiento contable, sin embargo si modificamos dicha fecha, a un momento anterior al vencimiento Contable, esto es anticipamos el cobro, el sistema no volverá a tocar dicha fecha. Es la fecha que se toma para realizar las previsiones de tesorería. Pensemos que cuando anticipamos un recibo o un pagaré el vencimiento real de ese cobro pasa a ser la fecha de anticipo que corresponderá con su vencimiento bancario. Campo mixto. - Días Banco, en el caso de que el vencimiento bancario sea inferior al vencimiento contable, hemos anticipado el cobro, nos indica los días que median entre la fecha de vencimiento bancario, fecha de anticipo del cobro, y el vencimiento contable indicándonos los días que hemos anticipado el cobro. Campo Calculado. - Situación Bancaria, nos indica en que situación bancaria se encuentra el cobro. Pendiente, el vencimiento bancario es posterior a la fecha de hoy, Cobrado, el vencimiento bancario es anterior a la fecha de hoy, o Anticipado, el vencimiento bancario es anterior al vencimiento contable. Campo Calculado. - Entidad, nos indica la entidad a través de la que vamos a realizar dicho cobro o pago. Modificación de datos y actualización de situaciones Para modificar un flujo de tesorería tan sólo lo ha de buscar en la base de datos y modificar la información que estime oportuna. Sin embargo tenga presente que las modificaciones sólo surtirán efecto si se realizan en los campos que no son calculados, a saber: Denominación Social, Agrupación, Concepto, Factura, Modalidad, Base Imponible, Tipo IVA, Fecha Factura. 1 Tanto el campo Días contables como el campo Días bancarios muestra los días en tres posibles colores. Así cuando el número de días es igual o inferior a 90 estos se muestran en color verde, cuando son mayores de 90 y menores de 120 la información se muestra en color azul y cuando son superiores a 120 días se muestran en color rojo. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 20

21 En el caso de los campos mixtos, Vencimiento Contable y Vencimiento Bancario, sólo se modificarán cuando la Modalidad del cobro es Pendiente. Así una vez realizadas las modificaciones o rectificaciones que considere oportunas para que estas tengan efecto en las situaciones e importes tomados para la realización de los informes y previsiones debe actualizar la base de datos. Menú: Bases de Datos-> B.D. Cobros- >Actualizar el sistema realizará todos los cálculos y actualización de situaciones sobre la base de datos. Esta actualización se produce de forma automática cuando solicita cualquier informe o previsión, para que de este modo tener certeza de que los resultados del informe están totalmente actualizados. Filtrados y listados La herramienta dispone de una sencilla utilidad que le permitirá realizar filtrados avanzados de la base de datos, combinando distintos criterios y acotando temporalmente el resultado del filtrado. Para acceder a esta función pulse el botón que se encuentra en el menú: Bases de Datos->B. D. Cobros->Filtrados y listados La herramienta le mostrará el siguiente formulario Dispone de un total de 5 criterios, que se pueden utilizar de forma conjunta o bien independientemente. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 21

22 En primer lugar ha de seleccionar el Ámbito de Actuación, que puede ser Cobros o Pagos. En el caso de los dos primeros criterios, una vez seleccionado el campo a través del cual desea realizar el filtrado ha de seleccionar el valor del campo en los desplegables inferiores, donde se mostrarán los distintos valores que puede tomar el campo seleccionado. Una vez realizada la selección de criterios que estime oportuna el botón Realizar Filtrado se activará, de tal modo que pulsándolo se ejecutará el filtrado y pasará automáticamente a la siguiente pestaña "Resultados y Exportación". En dicha pestaña se lo mostrará el total del filtrado, y además podrá seleccionar los campos que más le interese visualizar, hasta un total de cinco campos, una vez seleccionados los campos deberá pulsar el botón "Ver listado de Resultados", se mostrarán en el campo inferior la información relativa a los registros que cumplen con los criterios del filtrado mostrando tan sólo la información relativa a los campos seleccionados previamente. Una vez tenga en el formulario los datos deseados, puede generar un fichero de Excel con ellos, cumplimentando el campo ID del fichero, utilice caracteres alfanuméricos y no utilice /, y pulsar el botón "Generar Fichero". Automáticamente se generará un fichero de Excel que tan sólo contendrá los datos correspondientes a los registros filtrados y campos seleccionados. Este fichero se guarda en el mismo directorio donde tiene guardada la aplicación. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 22

23 Si tan sólo desea visualizarlos en la propia aplicación simplemente tendrá que pulsar el botón "Salir Filtrados y Listados". Una vez pulsado este botón le aparecerá un aviso donde se le preguntará si desea mantener los resultados del filtrado en pantalla. Si acepta esa opción irá directamente a la pantalla de resultados del filtrado, donde se mostrarán los datos. Auto-Filtros EXCEL dispone de una función que le permite realizar combinaciones de filtrado de cualquier base de datos, esta función la hemos automatizado y se encuentra en: Bases de Datos->B. D. Cobros->Mostrar Auto filtros Pulsando este botón encima de cada uno de los campos aparecerá una botón desplegable, pulsándolo aparece una lista con todos los valores que aparecen en dicho campo teniendo tan sólo que seleccionar uno de ellos para que automáticamente la base de datos quede filtrada en función de dicho campo y valor. Esta función le permite realizar cualquier combinación de filtrado que considere adecuada, ya que puede combinar todos los campos entre si. Para quitar estos filtros y volver a mostrar todos los registros que conforman la base de datos tan sólo ha de pulsar el botón: Bases de Datos->B. D. Cobros->Quitar Auto-Filtros Creación de Informes La herramienta dispone de una función que le permite crear informes sobre las bases de datos. Esta función se encuentra en: Bases de Datos->B. D. Cobros->Crear Informes Al pulsar este botón la aplicación le mostrará el siguiente formulario: Los informes resultan ordenados de forma ascendente a través de los siguientes campos: Fecha Devengo - Fecha Factura - o Fecha de C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 23

24 Vencimiento. En el caso de los cobros la fecha de vencimiento se corresponde con la fecha de vencimiento bancario. En cuanto a la modalidad de informes que puede generar, dispone de tres modalidades distintas: - Origen Flujo de Caja, genera un informe de cobros agrupándolos por denominaciones sociales, esto es clientes. - Destino Flujo de Caja, genera un informe de cobros agrupándolos por la entidad donde finalmente se realiza el cobro. - Cobros Anticipados, le muestra un informe detallado con los cobros que han sido anticipados, esto es aquellos que muestran como Situación Bancaria el valor Anticipado. Una vez que haya seleccionado la modalidad del informe se activará el botón Realizar informe, pulsándolo se realizará el informe. La aplicación le preguntará si desea que actualice los valores y situaciones de la base de datos de cobros antes de crear el informe. Si acepta dicha opción el sistema actualizará automáticamente la base de datos, de tal modo que el informe contendrá los datos totalmente actualizados. Así la modalidad de Origen de Flujo de Caja generará el siguiente informe: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 24

25 Seleccionando los distintos valores de Semana, Meses, Trimestre, o Años, el informe le mostrará los cobros correspondientes a dicho período, agrupados por Fechas, Situaciones Bancarias y Denominaciones Sociales. La modalidad Destino de Flujo de Caja, generará el siguiente informe: En este caso la información viene agrupada por la Fecha de Vencimiento Bancario, Entidad de destinto del flujo de caja, Situación Bancaria y Modalidad, instrumento de cobro o pago utilizado. El informe Cobros Anticipados, generará el siguiente informe: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 25

26 En este caso la información viene agrupada por Meses, Fecha de Vencimiento Bancario, Denominación Social, y Vencimiento Contable. Así mismo podrá filtrar los datos por entidades, trimestres, o Años. Ver informes y ver informes Anticipos Esta función simplemente le permite acceder directamente a las pantallas de "Informes de Cobros" y "Informes de Cobros Anticipados". Cada vez que utilice esta opción la aplicación le preguntara si desea actualizar los datos. En el caso de que responda afirmativamente la herramienta actualizará todas las situaciones e importes de la base de datos vinculada. Ordenación de la base de datos Esta función la puede utilizar pulsando el siguiente enlace: Bases de Datos->B. D. Cobros->Ordenar la Base de Datos La función le permite ordenar, en orden ascendente, la base de datos utilizando cualquiera de los siguientes campos: - Denominación Social - Fecha Factura C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 26

27 - Vencimiento Contable - Vencimiento Bancario Al seleccionar una de las opciones anteriores se activará el botón Ordena Cobros u Ordena Pagos, en función de la pestaña activa. Una vez realizada la ordenación pulse el botón Salir, para ver los resultados de la ordenación. Funcionamiento de la base de datos Pagos El funcionamiento de esta base de datos se corresponde con lo ya descrito para la base de datos de cobros, siendo de aplicación los mismos criterios y formularios explicados anteriormente. Utilidades La herramienta dispone de una serie de utilidades globales que encontrará en el menú Utilidades Seguimiento de Clientes y Proveedores Esta función le permite visualizar todos los flujos de tesorería que ha generado una determinada denominación social, mostrándole además los siguientes totales: - Cobros, Facturado, Cobrado y Pendiente - Pagos, Facturado, Pagado y Pendiente Para acceder a esta función tan sólo ha de pulsar en: Utilidades->Seguimiento de Clientes y Proveedores C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 27

28 En el primer desplegable se muestran todas las denominaciones sociales que se encuentran activas en la aplicación, corresponden a las definidas en la pantalla Clientes-Proveedores, simplemente tendrá que seleccionar o escribir la adecuada. En el segundo desplegable podrá elegir una opción para filtrar la información entre las siguientes situaciones: Situación Contable Pendiente, Situación Bancaria Pendiente y Todas la Situaciones. A continuación ha de acotar la búsqueda temporalmente, para ello tan sólo ha de cumplimentar los campos Fecha factura inicial y final. Una vez cumplimentados lo campos anteriores se activará el botón "Buscar movimientos de Cobros y Pagos". Pulsando dicho botón la aplicación le irá informando de los movimientos relacionados con las condiciones seleccionadas, además le preguntará si desea crear un documento, en formato de Microsoft Word con los resultados obtenidos, si acepta esta opción, la aplicación le creará un documento que le mostrará toda la información. El documento generado se archiva automáticamente dentro de la carpeta que por defecto se denomina Realizados, dicho documento se guarda con el siguiente nombre Estado de la cuenta denominación social.doc, de esta forma puede crear inicialmente múltiples informes que posteriormente puede remitir a los distintos departamentos de la empresa o directamente a su cliente o proveedor. Importante C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 28

29 Para que esta función correctamente tendrá que haber guardado la plantilla denominada Plantilla1.doc dentro de la una subcarpeta denominada Plantillas, situada dentro de la carpeta donde haya guardado la herramienta. Por otra parte para que esta utilidad funcione correctamente deberá tener cerrada la aplicación Microsoft Word antes de utilizarla, ya que si estuviera abierta se podrían generar conflictos. Además si precisara imprimir dichos datos, tan sólo ha de pulsar el botón Salir y ver la ficha de impresión, de tal modo que la aplicación le llevara a la hoja Fichas, que aparecerá cumplimentada con los datos de la denominación social seleccionada. Archivo de Flujos Para utilizar esta función ha de estar activa la base de datos de Cobros ó de Pagos. Simplemente seleccionando los registros, filas, por ejemplo a través del campo Denominación Social, si quiere archivar varios registros simultáneamente tan sólo ha de realizar una selección continua, pulsando la opción Utilidades> Archivo de Flujos automáticamente la aplicación generará un nuevo libro de Excel donde irá acumulando los registros seleccionados. Consolidación y previsión de tesorería Una de las principales utilidades de la herramienta es la consolidación y realización de previsiones de tesorería sobre las bases de datos de flujos de caja. Esta función se encuentra en: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 29

30 Utilidades->Previsión Tesorería->Calcular Al pulsar este enlace se mostrará siguiente formulario que le permite configurar la modalidad de consolidación o previsión que desee realizar. Para generar el informe tan sólo deberá ajustar las siguientes variables: - Modalidad: a) Vencimiento Bancario, consolida los flujos de tesorería en función de la fecha de vencimiento bancario, caso de los cobros, y vencimiento contable, caso de los pagos. b) Fecha Factura, consolida los flujos de tesorería en función de la fecha factura. - Período de trabajo: a) Previsión acumulada, toma todos los flujos de caja activos en la base de datos y realiza una primera consolidación en la primera fecha del informe. b) Previsión parcial, toma tan sólo los flujos de caja activos en la base de datos que tengan una Fecha de Vencimiento o Fecha Factura igual o mayor al campo Fecha Inicial. - Entidad de trabajo, le permite decidir si quiere realizar la previsión utilizando todos las entidades bancarias definidas en la aplicación o si bien prefiere realizarla utilizando tan sólo los flujos de tesorería domiciliados en una determinada entidad. - Grado de detalle, le permite decidir el grado de detalle de la previsión o informe, pudiendo elegir entre: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 30

31 a) Sin detalle, solo importes, tan sólo aparece el nombre de la entidad donde está domiciliado el cobro o el pago. b) Agrupación, le permite realizar una previsión discriminando entre las distintas agrupaciones definidas en la aplicación. c) Concepto, muestra el concepto. d) Denominación Social, muestra la denominación social del cliente o proveedor que genera el flujo de tesorería. e) Modalidad, muestra la modalidad de pago. - Incluir flujos de caja "Pendientes, esta opción le permite incluir o excluir los flujos de caja que tienen modalidad Pendiente, estará desactivada por defecto. Recuerde que cuando genera un flujo de cobro con modalidad pendiente la fecha de vencimiento contable y bancario del mismo se actualiza de forma automática al día siguiente de la fecha de actualización de la base de datos. Agrupación temporal Agrupación del informe, el informe genera un total de doce consolidaciones, pudiendo decidir cuál es el intervalo de días que desea habilitar entre una consolidación y la siguiente. Puede definir estos intervalos utilizando: Agrupación por días o Agrupación por periodos, según active una u otra se activarán los campos correspondientes a dicha opción. - Fecha inicial, es la fecha de inicio de la previsión a) Período de agrupación: deberá seleccionar el período de agrupación que quiere utilizar dentro del desplegable Periodos Predefinidos b) Agrupación por días: con esta opción puede definir el intervalo de días que quiere habilitar entre una fecha de consolidación y la siguiente. Deberá introducir el número de días deseado en el campo Días de agrupación Una vez que haya definido todas las variables del informe y esté este listo para su creación se activará el botón Calcular pulsándolo se generará el informe que tendrá una apariencia similar a la mostrada en la siguiente imagen en función de las distintas opciones que haya seleccionado en el formulario. Si utiliza la opción Calcular Entidad a Entidad se genera el informe especificado de forma independiente para cada una de las entidades bancarias definidas en la base de datos. Por ejemplo podríamos solicitar el siguiente informe: Informe obtenido C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 31

32 Riesgo a corto Esta utilidad permite realizar liquidaciones financieras de las remesas de efectos comerciales anticipadas, así como analizar la evolución del riesgo vivo y capacidad de anticipo o descuento disponible en función del alta y caída de las remesas negociadas. Para acceder a esta función tan sólo ha de pulsar el botón: Utilidades->Riesgo a Corto->Calcular R. Vivo y Liquidaciones Mostrándose un formulario donde por una parte puede analizar la evolución del Riesgo Vivo y por otra liquidar las remesas de efectos negociados. a) Cálculo de la Evolución del Riesgo Vivo En esta pestaña dispone de las siguientes opciones: - Modalidad: a) Informe acumulado, en la primera fecha de consolidación consolida todos los flujos de caja anticipados en una fecha igual o anterior a la de consolidación, así como todos los flujos de caja anticipados y vencidos en fecha igual o anterior a la primera fecha de consolidación. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 32

33 b) Informe parcial, en la primera fecha de consolidación del informe tan sólo aparecen los flujos de caja anticipados en dicha fecha y al igual para los vencidos. - Entidad: con este campo puede seleccionar una entidad en concreto, el informe se realizará sólo sobre los cobros gestionados a través de dicha entidad o si selecciona la cabecera, Conjunto de Entidades, el informe se realizará sobre todas las entidades simultáneamente. Tenga presente que en cualquier caso sólo se tomarán datos de cobros gestionados a través de entidades que en la pantalla Entidades tengan activada una Línea de Gestión. - Fecha inicial: en este campo ha de introducir el momento a partir del cual quiere generar el informe, se corresponde con el primer período de consolidación. - Días de agrupación: en este campo ha de introducir el intervalo de días que desea que haya entre cada fecha de consolidación. Este intervalo como mínimo es de un día y como máximo de 365. Una vez cumplimentado dicho campo se activará el botón Realizar, pulsándolo se generará el informe. Una vez generado el informe la aplicación le llevará a la pantalla Riesgos b) Liquidación financiera de remesas de cobros anticipados Si activa la pestaña Liquidación Remesas se encontrará con las siguientes opciones: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 33

34 Listado de Remesas, este listado está formado por todas y cada una de las remesas negociadas, de tal modo que tan sólo seleccionando una de ellas y pulsando el botón "Calcular la liquidación de la remesa" la herramienta seleccionará todos los efectos comerciales que han compuesto dicha remesa y en función de las condiciones de la entidad bancaria procederá a su liquidación. Los resultados de la liquidación se mostrarán en la siguiente pantalla. Además de calcular el riesgo vivo y liquidaciones de remesas, también tiene las opciones de " Utilidades->Riesgo a Corto->Ver liquidación" y " Utilidades->Riesgo a Corto->Ver evolución del riesgo", las cuales le llevaran directamente a las pantallas correspondientes, "Liquidación de Remesas de Efectos" y "Informe Evolución Riesgo Anticipo Cobros" C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 34

35 Riesgo comercial Esta función le permite conocer el riesgo comercial que mantiene con cada uno de sus clientes El acceso a esta función se encuentra en: Utilidades->Riesgo Comercial->Calcular Riesgo comercial Para generar el informe tan sólo deberá configurar sus opciones. Ámbito del informe, Todos los clientes o Por cliente. En este último caso se activará el desplegable de clientes debiendo seleccionar uno de ellos. Modalidad del informe, En este caso deberá seleccionar una de las siguientes modalidades: Situación contable pendiente, Situación Bancaria Pendiente ó Modalidad Pendiente. Una vez ajustados los parámetros de elaboración solo tendrá que pulsar el botón "Realizar" una vez lo haya pulsado la aplicación le preguntará si desea realizar otro informe, si usted dice que si el formulario quedará activado y podrá realizar otro informe, así como ver las siguientes pestañas, que se habrán rellenado con la información seleccionada. Si dice que no se activará la pantalla "Riesgo Comercial con clientes" C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 35

36 Informe de cobros no documentados El último informe que elabora la herramienta consiste en un listado de todos aquellos cobros que se encuentran en la modalidad Pendientes esto es No Documentados a un determinado número de días desde la fecha factura. Notas Finales 1º- Todas las pantallas de la aplicación están desprotegidas, pero es muy importante que no cambie los títulos de las columnas que tienen fondo amarillo. 2º- No cambie el nombre de ninguna de las hojas que en la actualidad tiene la aplicación. 3º- No añada otros procedimientos o macros a la aplicación, estos podrían interferir con la programación original y dejar de funcionar correctamente. 4º- Utilice siempre el botón Salir, del menú personalizado para salir de la aplicación, en caso contrario se podrían producir errores la próxima vez que la fuera a utilizar. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 36