DIRECCIÓN CORPORATIVA LOGÍSTICA & SISTEMAS GESTION GLOBAL DE INVENTARIOS EN RETAIL FARMACEUTICO

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1 DIRECCIÓN CORPORATIVA LOGÍSTICA & SISTEMAS GESTION GLOBAL DE INVENTARIOS EN RETAIL FARMACEUTICO Patricio Lira Kappes Director Corporativo de Logística y Sistemas Fasa S.A. Grupo Casa SABA.

2 LOGÍSTIC CORP. Farmacias Ahumada Chile. Farmacias Peruanas Perú Farmacias Benavides México Farmacias Drogasmil Brasil. 2009

3 1. Organigrama Corporativo Director Corporativo de Logística y Sistemas Patricio Lira K. Gerente Sistemas Chile Jaime Palma Gerente Logística Chile Jorge Romero Director Sistemas México Marco Cortázar Director Logística y Dist. México Pedro Elizondo Gerente Sistemas Perú Johnny Conde Gerente Logística Perú Erick Padilla * También rol en Chile

4 1.1.Organigrama Corporativo de Logística Director Corp.: Patricio Lira México : 250 Personas Ges 1 Sub 2 Admin 67 Operación 180 Perú : 103 Profesionales Ges 1 Sub 2 Admin 7 Operación 93 Chile : 200 Profesionales Ges 1 Sub 2 Admin 31 Operación 166 Total Logística Corporativo:

5 Algunos datos Logísticos DATOS LOGISTICOS # LOCALES # SKU VIGENTES MILLONES UNID. % DISPONIBILIDAD DESPACHADAS POR ENERO-SEPT 2011 LOCAL CHILE , MEXICO , PERU TOTALES /10/11 5 Ing. Her

6 2.0 Propuesta de Valor LOGISTICA VISIÓN -> Socio Estratégico Partner para el cumplimiento de los objetivos del negocio. MISIÓN -> Asegurar que las cantidades administradas a las tiendas desde el CD lleguen en las condiciones de tiempo y calidad optima a nuestros locales Gobierno Corporativo de Logistica 1o o o o o 3 INVENTORY MANAGER Planificación Compras Reposición Negocios Especiales Capital de Trabajo TRANSPORTES o Preparacón de Frecuencias o Entrega de productos a Tiendas o Optimizaciones de viajes 2o o o o 4 o o o o o o CENTRO DE DISTRIBUCION Ingreso de Productos Maestros Productos Picking detalle Logistica de Almacenamiento KPI CORPORATIVOS Servicio de Proveedores Servicio de Entrega a Sucursales Niveles de disponibilidad Niveles de inventarios CD y Locales RRHH Gastos, Capex

7 2.5 funcionalidad de todos los procesos Logísticos Administración de Inventarios Maestros Productos Disponibilidad Tiendas Quiebres Proveedores Promociones Aperturas y Cierres Lead time Inventarios de Seguridad Proyecciones inventarios Centro de Distribution Agenda de Proveedores Recepción Productos Almacenamiento Preparación detalle Knapp automatización Control de Calidad Logística de Reversa Despachos Sucursales Operaciones Corporativas AWR ASR OPT Ware house Sistem Capital de Trabajo Inventarios Cadena Control de Capex y Opex Admin. De Inventarios Plan Master Data, Forecasting & Analisis Centro Distribuciónn Planificación Coordinación areas Comerciales Coordinación Operaciones Coordinación CD Proveedores Compras Auditorias Control de Mermas Administración de RRHH Gestión Gestión Kpi corporativos

8 Cuando la empresa maneja sus procesos de manera defi ciente se refl eja en la acumulación de inventario 13/10/11 8 Ing. Her

9 NUESTRA VISIÓN DE INVENTARIOS: Algunos cambios mundiales: Inventarios just in time Reabastecimiento continuo Alianzas estratégicas La relación con los proveedores Capital de Trabajo El medio ambiente Inventarios en consignación Las compañías rápidas absorben a las lentas Es la era del conocimiento

10 EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS DÉCADA CARACTERÍSTICAS 70 S 80 S 90 S HOY... Mantener un inventario suficiente con el fin de no parar ningún proceso ni agotar un producto terminado. Se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener altos niveles de inventario, con dos elementos a favor: * Altos índices de inflación y * Restricción a las importaciones. Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta dinámica. Se empezó a hablar de flujo de inventarios. Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas (Consumo)/Valor Inventario Promedio) y posteriormente la velocidad del inventario. Incluso, se llegó a estudiar la forma de tener cero inventarios. Se compra con más facilidad y los índices de inflación son bajos. Algunas empresas se aceleraron e incrementaron sus niveles de inventarios. Se acrecentó el problema que hoy tienen muchas organizaciones: Excesos de inventarios. Sistemas de reposición eficientes, software profesionales, inventory manager, cadena logística profesional con indicadores que miden la precisión.. Nadie quiere cargar con los costos de almacenamiento del inventario. Las empresas se preparan para recibir las mercancías con el fin de pasarlas rápidamente a los eslabones siguientes es en la cadena.

11 VARIABLES QUE DETERMINAN EL TAMAÑO DEL INVENTARIO 1. La Demanda. 2. El tiempo de entrega. 3. Nivel de servicio al cliente. 13/10/11 11 Ing. Her

12 Qué Determina la Calidad de los Inventarios? 1) La exactitud de los registros (concordancia entre los datos registrados en los sistemas, identificación de los productos, lotes de fabricación, cantidades, locaciones- y la realidad física). Factores importantes: El sistema de identificación de los productos. El registro de los movimientos y las localizaciones (utilización de códigos de barras, transacciones on line, documentación impresa, etc). El control cíclico de los stocks. El cuidado aplicado a las tareas de empaque y conversión realizadas en el depósito.

13 Qué Determina la Calidad de los Inventarios? 2) La existencia de los productos en las cantidades que se corresponden con una eficiente gestión. Factores importantes: La interrelación con proveedores y clientes (internos y externos). El consenso en los niveles de servicio. El pronóstico y gestión de la demanda. Las técnicas de reposición y control aplicadas. La disponibilidad y visibilidad de la información. El manejo de productos obsoletos y de baja rotación.

14 Qué Determina la Calidad de los Inventarios? 3) El cuidado ejercido en el almacenaje, movimiento y rotación de los productos. Factores importantes: La disponibilidad de equipos fijos y móviles adecuados. Los métodos de trabajo. El cumplimiento de las condiciones de almacenaje (temperatura, humedad, segregación, etc). La rotación y no vulneración de las fechas de vencimiento de los productos. El manejo de las devoluciones. Me ndo

15 RETOS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS Reducir los requerimientos de almacenamiento. Reducir la obsolescencia del producto. Reducir los daños y averías a los productos por manejo. Racionalizar los niveles increíbles de Capital atado al inventario y los costos de oportunidad que ello significa. Cumplimiento de compromisos comerciales. Cumplimiento de especificaciones del producto. Atención inmediata de ventas. Recortar al máximo el ciclo del pedido. Respuesta del 100% con pedidos perfectos.

16 SÍNTOMAS DE UNA GESTIÓN DE STOCK DEFICIENTE Incremento de pedidos pendientes por servir. Incremento de la inversión en stock. Alta rotación de clientes, venta perdida Incremento de pedidos anulados. Falta espacio de almacenamiento. Baja rotación del stock. Sin visión de Reposición de compras. Aumento de reclamaciones de sucursales Aumento de mermas en el sistema total

17 RENTABILIDAD Cómo han evolucionado los objetivos de las empresas? Por qué el aumentar la rotación y disminuir los costos es tan importante? Antes Ahora

18 EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS: Retos o dificultades a superar en el sistema Farmceútico actual: Existencia de una alta competencia, riesgos altos por productos agotados, faltantes, calidad, expiración, movilidad, cumplimiento de recetas, es el momento de verdad frente a un cliente exigente y con conocimiento. Los bajos niveles de inventario no cubren cambios súbitos en la demanda. La demanda es cada vez más volátil e impredecible.

19 OBJETIVO DE LOS INVENTARIOS OBJETIVOS Para establecer un sistema de gestión de inventarios ha de lograrse un equilibrio entre los dos objetivos fundamentales Costo Razonable en la inversión del Inventario Adecuado Nivel de Servicio al Cliente 13/10/11 19 Ing. Her

20 Inventario Vs. Nivel de servicio al cliente

21 Criterios para Definir un Modelo de Gestión de Inventarios Definir objetivos de nivel de servicio. Fijar niveles de inventarios mínimos compatibles con éstos objetivos. Medir el nivel de servicio ofrecido y el percibido ( este último servirá para redefinir los objetivos). Analizar todos los factores que pueden quitar validez a los tratamientos analíticos vistos anteriormente y considerar sus efectos racionalmente. Realimentar la indispensable intuición o experiencia, con el conocimiento de la teoría y el análisis de la gestión de inventarios que se tiene a cargo.

22 13/10/11 22 Ing. Her

23 CRITERIOS DE CLASIFICACION Dependiente Tipo de Demanda Independiente Estable Comportamiento de La Demanda Estacional Coyuntural Moda 13/10/11 23 Ing. Her

24 CRITERIOS DE CLASIFICACION Alto Valor del Inventario Mediano Bajo Importancia en el Proceso Productos Claves Insustituibles No determinantes 13/10/11 24 Ing. Her

25 CRITERIOS DE CLASIFICACION Proveedor Unico Fuentes de Sumintro Proveedores de riesgo Importaciones Alta Rotación Media Baja 13/10/11 25 Ing. Her

26 ROTACION (R) Es la medida con la cual se calcula el número de veces que un inventario se mueve en su totalidad en una unidad de tiempo determinada (Año, Mes; etc.) Consumo del Inventario (Unid $) Inventario Promedio (Unid $) R= Inv Promedio = Inv Inicial + Inv Final 2 13/10/11 26 Ing. Her

27 A partir de la clasifi cación de los inventarios pueden conformarse diferentes grupos de inventarios que requerirán de una estrategia y políticas diferentes en cuanto a su gestión 13/10/11 27 Ing. Her

28 EL ABC DE INVENTARIOS

29 Re c o me ndac ió n e n RETAIL ESTRATEGIAS ABC 80% - 20% PRODUCTOS APLICAR POLÍTICAS ABC COMPRAS CARTERA ALMACENAMIENTO INVENTARIOS CANALES DE DISTRIBUCION

30 APLICACIONES DEL ABC Consiste en estructurar o clasificar los productos en tres categorías denominadas A, B y C, apoyándose en el principio en el cual, generalmente, los productos siguen una distribución parecida a la realizada por Pareto con las rentas de los individuos: alrededor del 20% del número de artículos en stock representan cerca del 80% del valor total de ese stock. Cada una de estas categorías tiene sus propias características. La clasificación A,B y C de un grupo de productos se puede llevar a cabo desde diferentes puntos de vista, es decir, se puede hacer según: La Demanda. El Costo. La Rentabilidad. El significado estratégico de cada producto para la compañía. Recuerdemantener mantenerclasificado clasificadotanto tantoaalos losproductos productoscomo comoaalos losclientes, clientes,para para Recuerde poderestablecer establecerun untratamiento tratamientodiferencial diferencialyyorientar orientarmejor mejoraalalafuerza fuerzade de poder ventas. ventas.

31 Análisis ABC

32 Qué hay diferente entre estas clasificaciones? Items A Pocos items están incluídos Requiere la mayor atención administrativa Se manejan muchas excepciones

33 Qué hay diferente entre estas clasificaciones? Items B Varios items de impacto moderado Control automatizado con administración por excepciónes

34 Qué hay diferente entre estas clasificaciones? Items C Muy poco impacto Sistemas de control lo más simplificados posible Reducir tiempo y atención administrativos Agrupar en regiones proveedores o usuarios finales comunes

35 Ejemplo método ABC 1.- Clasificar por ABC los siguientes artículos: (10%) Nº de artículos Costo Anual Primero ordenamos la tabla, hacemos la suma del total, la cual será nuestro porcentaje de inversión anual y calculamos los porcentajes para cada artículo quedando como sigue: Nº de artículos Costo Anual Porcentaje 40.14% $95, % $75, % $25, % $18, % $13, % $7, % $1, % $ % $ % $235 total $236, % Por ultimo repartimos los productos en los grupos A, B, y C quedando de la siguiente manera, y siendo este el resultado: Grupos A B C Inversión Costo anual Porcentaje $170, % $56, % $10, % Inventario Numero de los artículos Porcentaje

36 ABC DE INVENTARIOS CONCLUSIÓN: Debemos CONCENTRAR nuestros esfuerzos en RECURSOS aquellos pocos productos que generan el 80% de las ventas, porque éstos influyen también sobre el 80% de la ROTACIÓN total y sobre el 80% del Indicador de SERVICIO. ABC ACCIONISTAS

37 Ejemplo de Aplicación ABC de Inventarios Análisis del Ciclo Logístico de una Empresa Tiempo Medido en Días Determinación Necesidades Almacenamiento Mercancía Recibo Orden Compra Prov. Generación Orden Compra 5 Días Entrega Mcia Proveedor 3 Días 3 Días 1Días Entrega Mcia Almacén Solicitud de La mercancía Recibo Surtido Almacén 8 Días 2 Días 3 Días Duración Total Ciclo 25 Días 13/10/11 37 Ing. Her

38 Ejemplo de Aplicación ABC de Inventarios Análisis del Ciclo Logístico de una Empresa Luego de Implementar ABC Tiempo Medido en Días Determinación Necesidades Entrega Mcia Almacén Recibo Orden Compra Prov. Generación Orden Compra 1 Días Entrega Mcia Proveedor 2 Días Recibo Surtido Almacén 1Días 1 Días Duración Total Ciclo 5 Días 13/10/11 38 Ing. Her

39 13/10/11 39 Ing. Her

40 GESTION DE LA DEMANDA La demanda es el punto de mira de la gestión del sistema logístico, y uno de sus objetos de estudio Analisis de la demanda Selección del modelo de pronostico Elementos del sistema gestión de la demanda Planificación de la Demanda Monitoreo de la Demanda Planificación de requerimientos Para satisfacer la demanda 13/10/11 40

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42 DETERMINACION DE LA DEMANDA Los pronósticos son estimaciones de la ocurrencia, la cronología o la magnitud de futuros eventos inciertos, usando para esto la mejor información disponible, para obtener un dato más confiable. Indicadores Económicos Juicio Estimación de Ventas Previsión Subjetiva Encuestas Previsión de la Demanda Demanda Cte. Dato Previsión Objetiva Demanda Histórica Modelo Pronostico

43 MÉTODOS PARA PRONOSTICAR DEMANDA Correlación y regresión Alisamiento exponencial Series cronológicas Media móvil Ajuste de curvas Distribucion Frecuencias M É T O D O S C U A N T I T A T I V O S M É T O D O S C U A L I T A T I V O S Estudios comportamiento Diseño de escenarios Tormenta de ideas Métodos Estudio ciclo de vida del producto Estudio del mercado Encuestas y entrevistas

44 GESTIÓN DE INVENTARIOS LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS

45 COSTOS LOGÍSTICOS Composición de los costos logísticos como % del total de costos 6,60% 23,40% 12,20% 24,40% 33,40% Transporte y distribución Almacenamiento Procesamiento de ornenes y servicio al cliente Administración Inventario

46 COSTOS LOGÍSTICOS TRANSPORTE ALMACENAMIENTO PROCES. ORDENES ADMINISTRACION INVENTARIO Fletes de distribución y redistribución Costo de operar transporte propio Sostenimiento de equipo, equipo de manejo de materiales, impuestos seguros, mantenimiento y reparaciones depreciación Personal y servicio al cliente Personal, transmisión de información útiles y papelería, gastos de representación capacitación, vigilancia y portería,gastos de viaje Costo de mantener el inventario Costo de oportunidad

47 COSTOS TOTAL INVENTARIOS POSESIÓN RENOVACIÓN ROTURA DE STOCK COSTO INVERSION COSTO DE PEDIR (ORDENAR) COSTO DEVOLUCIONES COSTO RIESGO COSTO CIUDADO IMPUESTOS COSTO DE SEGUIMIENTO COSTO DE DESPACHAR COSTO PEDIDOS ESPECIALES COSTO TRANSPORTE ADICIONAL COSTO OCULTOS

48 IMPLICACIONES ALTOS INVENTARIOS Errores ocultos Errores en el pronóstico de la demanda Demoras en la colocación de pedidos al proveedor Tiempos de entrega largos por parte del Prov/Prod. Anticipos en colocación de pedidos (Compra contra alza) Errores en los pedidos y ordenes de compra Productos defectuosos Responsabilidad de la no calidad Inmovilización de capital de trabajo Incrementa costos de mantenimiento

49 COSTOS LOGÍSTICOS Algoritmo de la Logística Competitiva Minimizar : Costo Total de Logística = $ Transporte + $ Almacenamiento + $ Operación + $ Manejo de Inventarios + $ Ventas Perdidas Sujeto a : Excelentes Niveles de Servicio > Meta Tiempo de Respuesta cada vez más cortos < Meta $= Costos Totales Logísti cos T + A + I + VP = Ventas P *Q Donde: T: Costo flete por viaje. A: I: Inventarios. VP: Ventas Perdidas. P: Precio. Q: Producción. m 2 * $m 2 DESAFÍO DE LA LOGÍSTICA Surgen entonces dos Problemas: No conocer los costos de Logística No tener clara una Estrategia de Servicio

50

51 PLANIFICACION DE LOS INVENTARIOS 1. Que tener en el Inventario? 2. Donde tener el Inventario? 3. Que cantidad tener en el Inventario? 4. Cuando reponer el Invenario? 5. Como gestionar el Inventario? 6. Con que eficiencia se gestiona el Inventario?

52 Qué tener en inventario? Rotación del producto Costo del inventario Características comerciales Características físicas Fuente de suministro Clasificación ABC

53 Dónde tener inventario? En el proveedor En el productor En el distribuidor En el punto de venta En tránsito

54 Qué cantidad tener en inventario? Tamaño del lote Existencia media Existencia máxima Reserva de seguridad

55 Cuándo reponer el inventario? Punto de pedido (PP) Tiempo de revisión (TR) Quiebres IS MAX - MIN

56 Cómo gestionar el inventario? Tipo de sistema de gestión Modelos de inventarios Software de apoyo Estudios de Demandas

57 Con qué eficiencia se gestiona el inventario? Rotación Duración Confiabilidad Nivel de agotados Perdida de ventas Valor del inventario ROI

58 ASPECTOS RELEVANTES EN LA DETERMINACION DE LOS PROCEDIMIENTOS 1. Expresar las políticas en términos cuantitativos y ser coherente con el funcionamiento del sistema 2. Adoptar técnicas matemáticas sencillas para realizar los cálculos rutinarios 3. Proporcionar reglas de decisión sencillas 4. Valorar los niveles de Inventarios en términos físicos y financieros 5. Establecer Niveles de Servicio al Cliente 6. Controlar cada Articulo día a día, de acuerdo a sus características 7. Asegurar la eficiencia del trabajo del Personal, capacitación. 8. Suministrar información y retroalimentación de la efectividad de la Gestión de Inventarios a nivel compañía 9.-Establecer equipos de trabajos coordinados áreas comerciales financieras, operacionales y logísticas para mejoras.

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60 PROCEDIMIENTO DE LA PLANIFICACION DE INVENTARIOS Estudio de la Demanda Qopt= Tamaño del Lote (Und/Pedido) D= Demanda Anual (Und/Año) Cp= Costo de efectuar un pedido ($/Pedido) Cu= Valor unitario del artículo ($/Und) NE= Intervalo entre reaprovisionamiento (Días) IS= Inventario Seguridad (Días - Und) σ = Desviación típica demanda (Días - Und) Qmax= Existencia Máxima (Und) Q= Existencia media (Und) Ac= Area bajo la curva (Nivel Servicio) LT= Ciclo de gestión de un pedido (Días) Ca= Costo de almacenamiento ($/Und) PP= Punto de Pedido (Días Und) ID= Inventario Deseado (Días) D,σ,Cu Estudio de la Organización Cp,Ca,LT Definición de Qopt Fijación del Nivel Servicio Ac Inventario de Seguridad IS Cálculo de los parametros del Inventario Qmax,Q,NE Eficiencia del Inventario Rotación Selección del tipo de modelo de inventarios

61 MODELO CLASICO DE INVENTARIO Inventario Qp Qmax Q PP IS LT NE Tiempo

62 Sistema Q Punto de Pedido * Se realiza una revisión continua de los niveles de Inventario * Se establece un punto de reorden para efectuar un pedido * Se pide siempre una cantidad fija Q PR = Punto de Reorden Q = Cantidad Reposición LT = Tiempo de Entrega 2 DCp Qopt = CaCu PP Qmax Qp Q Q max = Qopt + IS PP = ( LT * D) + IS IS Qp = (Q max PP) + ( LT * D) LT Tiempo

63 SISTEMA P * Los niveles de inventario de revisan en un Periodo fijo * Se lanzan pedidos por la diferencia entre en Qmax y la cantidad q, en el momento de la revisión Q = Cantidad Reposición LT = Tiempo de Entrega TR = Tiempo de revisión 2 DCp Qopt = CaCu Qmax Qp2 Qp1 Q IS q2 q1 Qp = Q max q LT LT TR Tiempo TR = Q max D

64 Sistema Min o Max (R -M) * Se realiza una revisión continua de los niveles de Inventario * Se lanzan pedidos cuando la cantidad disponible q alcanza o baja el nivel PR * La cantidad Q no es constante PR = Punto de Reorden Q = Cantidad Reposición LT = Tiempo de Entrega 2 DCp Qopt = CaCu PP = ( LT * D) + IS Qp Qmax Q IS q PP Qp = Q max + ( PP q ) LT TR Tiempo Q max TR = D

65

66 CALCULO DEL NIVEL DE SERVICIO El nivel de servicio de un inventario, hace relación al grado con cual un inventario es capaz de satisfacer una demanda. Costo Costo Total Costo Inventario Nivel de servicio Optimo Costo Mínimo Costo Faltantes Nivel de servicio 100%

67 CALCULO DEL NIVEL DE SERVICIO EJEMPLO De acuerdo a la siguiente información establecer el nivel de servicio PARAMETRO CANTIDAD Demanda Costo almacenar (Ca) Costo de pedir (Cp) Costo Unitario (Cu) , Und/año Anual por und por und LT Dias al año σd días días und/día

68 CALCULO DEL NIVEL DE SERVICIO EJEMPLO 1. Calculo del Q optimo 2. Calculo número de pedidos al año (m) 3. Calculo número de pedidos al mes (m)

69 ELEMENTOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS 1. DEFINIR OBJETIVOS Mínimo de Inversión en inventarios Prestar un adecuado servicio al cliente Reducir demandas insatisfechas Definir que productos se deben mantener en inventario 2. DEFINIR POLITICAS Definir sistema de ventas (Por pedido - Sobre existencias) Definir políticas de niveles de existencias. Definir sistema de Almacenamiento Definir Sistema de abastecimiento. 3. DESARROLLO DE NORMAS Y PLANES Establecer Niveles de existencia de acuerdo con los presupuestos Normas para la periodicidad de compra de cada producto Definir normas para el manejo de la Rotación Definir normas en cuanto a los costos de Almacenamiento.

70 ELEMENTOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS 4. ESTABLECER SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS El sistema de Máximos y Mínimos Sistema para determinar Inventario de Seguridad Sistema de punto de reorden por ciclo variable, por cantidad fija o por lote económico Sistema de control para los movimientos de inventarios Reposición de la venta 13/10/11 70

71 conclusiones La diferenciación en el mercado es la prioridad número uno, con una alta eficiencia en todas las etapas de la cadena logística. Centrando todos los esfuerzos en la atención de nuestros clientes con profesionales eficientes y dedicados. Thank you for your attention

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