Instituto Tecnológico de Costa Rica. Departamento de Computación. Programa de Maestría

Transcripción

1 i Instituto Tecnológico de Costa Rica Departamento de Computación Programa de Maestría Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República (CGR) Proyecto para optar por el grado de Maestría en Computación con énfasis en Sistemas de Información Nombre de los estudiantes: Johnny Romero Rojas César Muñoz Campos Nombre del Profesor Asesor Ronald Monge Noviembre del 2009

2 ii Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República Resumen Ejecutivo Ante la crisis económica, las instituciones, empresas y organizaciones se han visto afectadas por la reducción de sus presupuestos anuales y se ven en la obligación de explorar alternativas que le puedan generar resultados equivalentes con menores gastos. La CGR no es la excepción en la compra de licencias de programas informáticos comerciales y desea considerar el uso de opciones menos onerosas, con características similares. Además de crear conocimiento para brindar soporte a los criterios técnicos y la normativa que emite. El objetivo principal de este estudio está dirigido a obtener los insumos necesarios para la toma de decisiones relacionadas con el uso de software de sistema operativo y ofimático para usuario final que no implique un gasto en licenciamiento y a la vez determinar su factibilidad de implantación en la CGR. Se investigaron opciones disponibles, se probaron a nivel del equipo de proyecto y luego se hizo una prueba piloto con un grupo heterogéneo de funcionarios de la institución para evaluar las herramientas. En la realización de este proyecto se utilizó la Metodología de Proyectos de la CGR.

3 iii Para evaluar los resultados del plan piloto, se aplicó una encuesta a los participantes. La encuesta incluyó una serie de variables tales como, cumplimiento, facilidad de uso, rendimiento laboral al utilizar la nueva herramienta, satisfacción, curva de aprendizaje, nivel de soporte requerido, frecuencia de uso, recomendación de uso y necesidad de utilizar las herramientas anteriores. Asimismo, se evaluó la cantidad de consultas que realizaron los participantes del estudio y se catalogaron con tres variables, grado de severidad, si fue resuelto o no y el tipo de consulta realizado. Los resultados del procesamiento de las variables de la encuesta muestran una preferencia al software que no tiene costo de licenciamiento. Las conclusiones principales producto de los resultados obtenidos son: La mayoría de usuarios están a gusto con las herramientas utilizadas durante el proyecto. La atención a los usuarios generada por sus solicitudes, fue normal. El resultado del costo total de propiedad muestra un ahorro real al utilizar que no tiene costo de licenciamiento

4 iv Abstract According to the study, unlicensed software can be used on a corporation as CGR. To input this kind of software it is necessary to make a previous study of activities that the workers do, also capable personnel on the area to management the project. This type of project is always available when it is done in order and in parts, it cannot be don the whole organization, it must be done on each department or starting with a little group of various departments as this work was done. The conclusion product of the obtained results is that more significant it is that it should continue extending the project to other users in the CGR.

5 v Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN ANTEPROYECTO (ETAPA 0) ANTECEDENTES DEFINICIÓN DEL PROBLEMA JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO PROPUESTA INICIACION (ETAPA 1) MARCO TEÓRICO GRUPO DE TRABAJO SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS ACUERDOS DE SERVICIO FUNCIONALIDAD DE LAS NECECIDADES PRUEBAS DE SOFTWARE CRITERIOS DE SELECCIÓN DEL SOFTWARE A UTILIZAR SELECCIÓN DEL SOFTWARE A IMPLEMENTAR PROTOCOLO DE ATENCIÓN A USUARIOS COSTO TOTAL DE PROPIEDAD (TCO) PLANEACIÓN (ETAPA 2) ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO: PLANEACIÓN DE RECURSOS: Cronograma EJECUCION (ETAPA 3)... 70

6 6 5.1 PROCEDIMIENTO INSTALACIÓN SNF CURSOS DE CAPACITACIÓN MINUTAS DE REUNIONES INFORMES DE AVANCE CONTROL (ETAPA 4) CRONOGRAMA DE PROYECTO ACTUALIZADO CONTROL DE AVANCE POR UNIDADES DE LOGRO FORMULARIOS DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CONTROL DE CAMBIOS CONCLUSION (ETAPA 5) SNF, SELECCIÓN DEFINITIVA RESULTADOS DEL TCO RESULTADO DE LAS CAPACITACIONES ENCUESTA A PARTICIPANTES CONSULTAS RECIBIDAS DURANTE EL PROYECTO CONCLUSIONES GENERALES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS APÉNDICES Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice

7 7 Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice Apéndice

8 viii Índice de ilustraciones Ilustración 2-1- Cuota de mercado de Windows (Total Market Share)... 6 Ilustración 2-2. Cronograma - Anteproyecto Ilustración 2-3.Cronograma - Iniciación Ilustración 2-4.Cronograma - Planeación Ilustración 2-5. Cronograma - Ejecución Ilustración 2-6.Cronograma - Control Ilustración 2-7.Cronograma - Conclusión Ilustración 3-8.Ciclos de lanzamiento de Ubuntu (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009). 36 Ilustración 7-9.Estadísticas solicitudes por desconocimiento Ilustración 7-10.Promedio de la curva de aprendizaje de los funcionarios Ilustración 7-11.Promedio grado de severidad de los tiquetes Ilustración Promedio tiquetes resueltos Ilustración 7-13.Promedio tiquetes según clasificación... 99

9 ix Índice de tablas Tabla 2-1. Costo de licencias de Windows Vista y Office 2007 para la CGR... 7 Tabla 2-2. Compras de licencias de la administración pública en el Tabla 2-3.Servicios de colaboración que brinda cada aplicación relacionada en la CGR Tabla 2-4.Software ofimático utilizado en la CGR Tabla 2-5. Sistemas o Servicios de la CGR Tabla 2-6. Esfuerzo estimado en horas del Anteproyecto Tabla 2-7.Esfuerzo estimado en horas de la Iniciación Tabla 2-8.Esfuerzo estimado en horas de la Planeación Tabla 2-9.Esfuerzo estimado en horas de la Ejecución Tabla 2-10.Esfuerzo estimado en horas del Control Tabla 2-11.Esfuerzo estimado en horas de la Conclusión Tabla 2-12.Esfuerzo estimado en horas Tabla 3-13.Avance de las versiones de Ubuntu (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Tabla 3-14.Perfiles y aplicaciones asociadas Tabla Perfiles y equipos de trabajo Tabla 3-16.Software comercial y SNF equivalente a implementar Tabla SNF para soportar los sistemas o servicios Tabla 5-18.Distribución del SNF en la capacitación Tabla 5-19.Cronograma de los cursos de capacitación SNF Tabla 7-20.Lista de software seleccionado Tabla Resultados ahorro TCO Tabla Resultados curva de aprendizaje... 90

10 Tabla 7-23.Resumen de la encuesta

11 1 1 INTRODUCCIÓN Actualmente las organizaciones dedican un porcentaje importante de su presupuesto en la compra de licencias de software y la CGR no es la excepción, a pesar de que existe a la fecha la posibilidad de utilizar software libre y abierto, teóricamente equivalente; según el decir y experiencia de algunos, como el caso del estado de Massachusetts. (Software Libre Chile, 2009) Dado el interés institucional por la relevancia e importancia, así como el impacto que esto puede tener en las finanzas públicas, se plantea el siguiente proyecto de graduación para optar por el grado de Máster en Computación con énfasis en Sistemas de Información. La proposición versa sobre un estudio de factibilidad para utilizar software no facturable 1 como herramientas de trabajo en algunas de las unidades de la CGR. Dentro de la propuesta se utiliza indistintamente la frase Software no facturable para describir tanto el software libre 2 y el software comercial 3 por el cual no se cobra licencia. Para encaminar al lector en el documento se habla de software que no es facturado, como todo aquel programa informático por el cual la institución no desembolsa dinero por la licencia de uso, donde la mayor parte es software libre. 1 Software no facturable: Programas de cómputo por los cuales no se debe pagar por la licencia. 2 Software libre: Programas de cómputo que tiene una licencia que permite que sea usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente. 3 Software comercial : Programas de cómputo que poseen una licencia que limita el uso, la posibilidad de modificarlo o copiarlo

12 2 También existen licencias de software comercial por el cual no se debe paga dinero. Asimismo, no existe un estudio propio de la CGR que identifique otras opciones de software más económicas, que cumplan con las necesidades en el ámbito de sus labores. Un ejemplo de ello son las herramientas de ofimática 4 Las herramientas de ofimática y en general de usuario final que actualmente utilizan los funcionarios de la CGR son comerciales, lo que genera una alta inversión por parte de esta institución al adquirirlas y para actualizarlas. Producto de esta alta inversión que la CGR realiza en la adquisición e implantación de software comercial, se pretende realizar los análisis necesarios para identificar software seguro y que no es facturado, que cumpla en un alto porcentaje con los requerimientos de usuario final, especialmente en lo que respecta a sistema operativo 5, herramientas de ofimática y otras propias para el desarrollo de sus funciones. Con base en los resultados obtenidos, esta propuesta se dirige a recopilar la información necesaria para seleccionar el camino adecuado a seguir en la CGR en esta materia. Para ello es necesario, en el desarrollo de este proyecto de factibilidad, la selección y pruebas de las aplicaciones consideradas como equivalentes y que no 4 Equipamiento de hardware y software usado para idear y crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. 5 Sistema informático destinado a la administración eficaz de sus recursos.

13 3 se facturan, la creación de grupos perfilados de funcionarios de la CGR que se comprometan a ser partícipes en la utilización de estas aplicaciones seleccionadas según sus roles laborales, la capacitación previa a estos grupos, la instalación y configuración de los paquetes que no se facturan a cada miembro de los diferentes grupos. Además, evaluar el comportamiento de las aplicaciones en producción con los diferentes grupos y un informe de resultados como parte del cierre del plan piloto. El proyecto se realizará para la CGR bajo la metodología de proyectos establecida en esta institución... La CGR obtendrá el principal beneficio del estudio, pero el trabajo puede ser tomado en cuenta por otras administraciones para la toma de decisiones relacionadas con la adquisición de software. El proyecto también permitirá que la CGR tome mejores decisiones con respecto al riesgo de obsolescencia en software ofimático, el cual se experimenta mayormente por el alto costo de renovación de licencias. Asimismo, el proyecto puede motivar a otras instituciones que no poseen muchos recursos para que con base en los resultados obtenidos mediante este proyecto de graduación, valoren las alternativas que existen y la factibilidad de llevarlo a la práctica. Por otro lado, proyectando el plan piloto fuera de la CGR, se podría disminuir el uso de programas no adquiridos legalmente, evitando plagio de derechos de autor

14 4 del software, ya sea con o sin el conocimiento de la administración, y la exposición a graves sanciones según la Ley de derechos de autor y derechos conexos (No 6683) (Asamblea Legislativa República de Costa Rica, 2009) En sí, el trabajo busca una serie de impactos económicos positivos en la administración, con el fin de que se puedan invertir los recursos en otras actividades diferentes a la compra de licencias propietarias, tales como en la fiscalización y la capacitación de funcionarios. A continuación, este documento se divide en varias secciones, la primera de ellas son los antecedentes, que trata sobre los eventos anteriores al proyecto, luego se habla del problema, para continuar con la justificación del proyecto, seguido a ello la propuesta está dividida en objetivos general y específicos. Asimismo se detalla el alcance, los entregables, la metodología que se utiliza, las actividades a realizar en un cronograma y al final se describen otros componentes de la propuesta.

15 5 2 ANTEPROYECTO (ETAPA 0) 2.1 ANTECEDENTES Antes de comenzar, es importante aclarar que esfuerzos similares de los cuales se tiene conocimiento, tratan sobre software libre y no sobre software no facturable (SNF). Este término lo acuñó el Máster Miguel Aguilar Zamora quien ocupa el cargo de Jefe de la Unidad de Tecnologías de Información (UTI) de la CGR, el cual quería tener un frente más amplio donde se aproveche todo este tipo de software por el cual no se paga licencia, además de un apoyo para la toma de decisiones y aporte a los informes técnicos. El tema más parecido es software libre, por ello se buscó trabajos en la Universidad de Costa Rica (UCR) y en el Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC). Luego de indagar en bibliotecas de ambas instituciones, no se tuvo conocimiento de la existencia de documentos de factibilidad en esta línea, ni contactos con los cuales se pudiera hablar al respecto, deduciendo que se pueden haber realizado esfuerzos pero que deben ser aislados o no están disponibles Adquisiciones de software comercial en la CGR. La CGR ha venido utilizando desde hace muchos años licencias comerciales de software, tales como los programas ofimáticos para los usuarios finales, que les brindan la herramienta necesaria para que puedan trabajar en sus labores.

16 6 También, existen otros programas con licencias de software comercial para trabajos más especializados de los funcionarios... Estos sistemas base que utiliza la CGR, son el Microsoft Windows y Microsoft Office, distribuidos y soportados por la empresa Microsoft que es una empresa multinacional estadounidense, fundada en 1975 por Bill Gates y Paul Allen. Está dedicada al sector de la informática, y desarrolla, fabrica, licencia y produce principalmente software. Sus productos más usados son el Sistema operativo Microsoft Windows y la suite Microsoft Office, estos productos tienen una importante posición entre las computadas personales, por ejemplo Windows tiene una cuota de mercado cercana al 88% (Market Share, 2009). La ilustración N 2-1 muestra las cuotas de software comercial en el mercado Ilustración 2-1- Cuota de mercado de Windows (Total Market Share) Microsoft Office incluye Word, Excel, Power Point y Outlook. Word es un procesador de texto, Excel es un programa de hojas de cálculo, Power Point es un programa para desplegar y desarrollar presentaciones y Outlook es un cliente de correo y organizador de información personal.

17 7 Estos sistemas comerciales año a año se van actualizando hasta llegar a un momento en que el mercado solo vende las versiones más recientes dejando en obsolescencia las que utiliza la institución. Además, normalmente el fabricante deja de dar soporte a estas versiones previas. El precio que paga actualmente la CGR por solo una licencia de uso de Windows Vista y de Office 2007 que son las últimas 6 versiones de sistema operativo y ofimáticas respectivamente en el mercado, está aproximadamente en $188,75 específicamente para Windows Vista Business y $399 para Office 2007, en total unos $588 para ser utilizados por solo un computador. Esto significa, que actualizar toda la plataforma de unos 650 computadores que posee la CGR con estas aplicaciones comerciales de ofimática, tendría un valor aproximado sólo en licencias de $382,000 (más de doscientos veinte millones de colones, con un tipo de cambio de 584 colones al día 1 de junio del 2009), lo anterior más costos de capacitación y una eventual actualización de hardware 7. La tabla N 2-1, muestra los costo de licencias comerciales de software ofimático para la CGR. Tabla 2-1. Costo de licencias de Windows Vista y Office 2007 para la CGR Cantidad Licencia Precio Unitario Monto ($) 650 Windows Vista $188,75 $ , Office 2007 $399,00 $ ,00 $ , Las versiones más recientes en junio del 2009, fecha en que se realizó esta investigación. Corresponde a todas las partes físicas y tangibles de una computadora

18 8 Estos precios del software comercial son brindados por el departamento de proveeduría de la CGR. Para obtener estos montos, solo se toma en cuenta el precio de las licencias comerciales incluidas en la compra de los computadores que ya las contiene. Cabe señalar que la CGR no recibe un descuento especial si compra los equipos con licencias pre-instaladas del sistema operativo Microsoft Windows y Microsoft Office Esto implica que la institución debe adquirir de forma prácticamente obligatoria, las últimas versiones de software, invirtiendo grandes cantidades de dinero para estar a derecho con el uso de las licencias comerciales y mantener la tecnología actualizada para que los funcionarios, cumplan con sus diferentes tareas. Al igual que cualquier nueva aplicación, se necesita capacitar al personal funcional y de soporte con estas nuevas versiones. Tal es el caso específico de Windows Vista y Office 2007, además de su alto valor monetario por licencia, son muy diferentes a sus versiones anteriores, obligando a las organizaciones o instituciones a capacitar a su personal para saber utilizar sus nuevas herramientas. Sin embargo, esta institución está muy interesada en buscar otras alternativas más económicas de software equivalente a Microsoft Windows o Microsoft Office, que puedan cumplir con las mismas necesidades del negocio.

19 Software Libre en el Sector Público de Costa Rica. Uno de los primeros pasos en relación al uso de software libre en el sector público del país, se dio por medio del Proyecto de ley , pero el proyecto fue rechazado en el dictamen negativo de mayoría el 21 de noviembre de 2006 (Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica, 2006). La Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica, en la Gaceta número 115 del 16 de junio del 2008 en su expediente número , decreta la utilización de Software Libre en las Instituciones del Estado (La Gaceta Digital, 2008) y envía el proyecto a la Comisión Especial de Ciencia y Tecnología. Este órgano legislativo en el anterior expediente, los gastos que realiza la administración pública en compras de software y licencias en el 2007, como se muestra en la tabla N 2-2 a continuación: Tabla 2-2. Compras de licencias de la administración pública en el 2007 Institución ICE IMAS INS Presupuesto 3,747,861,000 colones (presupuesto inicial) 6,613,200 colones (Gasto real) 440,775,175 colones (renovación de licencias) ,335 colones (Adquisición de nuevos productos) 651,501,510 colones (Total) AYA ICT INA 100 millones de colones (para adquirir el 50% de los requerimientos por licencias) 10,631,783,80 colones (gasto real hasta la fecha) 142,364,200 colones El ente Legislativo hace referencia a la gran cantidad de dinero que se invierte en software y licencias comerciales y que en vez de eso, propone invertirlo en

20 10 convertir el software libre en instrumentos especializados para las diferentes tareas que realiza el sector público. La mayor importancia para la Asamblea Legislativa en implementar software libre, radica principalmente en reducir gastos. Por otra parte, el más reciente de los antecedentes es la posición del Ministerio de Educación Pública (MEP), el cual anunció que compraría licencias de software, al no tener conocimiento del costo de implementar programas sin pago por la licencia (La Nación, 2009). Para finalizar, se conoce otras instituciones que utilizan licencias sin costo, las cuales son, Colegio Salesiano Don Bosco, La Escuela Santa Margarita, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (Red Costarricense de Software Libre, 2009) Sistema de Mensajería y Colaboración basado en SNF en la CGR. La CGR cuenta con un moderno sistema de mensajería y colaboración llamado Zimbra, empresa que desarrolló este sistema basado en código abierto y es propiedad de la compañía Yahoo a partir del pasado setiembre del Zimbra Collaboration Suite está instalado en unas 60 mil organizaciones equivalente a 40 millones de buzones alrededor del mundo (Zimbra Collaboration Suite, 2009). La infraestructura de correo electrónico de la empresa Yahoo, está basada en este mismo sistema de colaboración.

21 11 Zimbra Collaboration Suite está construido basándose en Linux 8, Apache Toncat 9, Postfix 10, MySQL 11, Open LDAP 12 y Lucene 13, todos SNF. La CGR contaba con un sistema de mensajería del proveedor Oracle Corporation, este es un software comercial con altos costos de licenciamiento, de soporte y mantenimiento anual. Zimbra Collaboration Suite, es un producto que tiene dos ediciones, una libre sin costo llamada Zimbra Open Source Edition y la otra llamada Zimbra Network Edition. La única diferencia entre una y otra es su interfaz de respaldos y de archiever, la cual se administra por comandos en la primera y no tiene archiever y de forma gráfica en la segunda. La CGR adquirió la edición Network por motivos de su fácil administración de respaldos y de manejo de archiever, siendo ambos fundamentales en la gestión de las Tecnologías de Información (TI). La tabla N 2-3, muestra las funcionalidades de cada sistema de colaboración Sistema Operativo basado en software libre. Servidor Web para Internet basado en software libre. Programa informático para el enrutamiento y envío de correo electrónico basado en software libre. Sistema de Base de datos basado en software libre. Protocolo de comunicación basado en software libre. Interfaz de programación de aplicaciones para la recuperación de información.

22 12 Tabla 2-3.Servicios de colaboración que brinda cada aplicación relacionada en la CGR Servicio de colaboración Zimbra (ver.) Oracle (ver. ) Correo electrónico Sí Sí Libreta de direcciones Sí Sí Agenda Sí Sí Tareas Sí No Block de notas Sí No Mensajería instantánea Sí No Maletín Sí No Uso en dispositivos móviles Sí No Esto significa que la compra de licencias de software para este correo tuvo un costo monetario para la institución, pero más económicas que las licencias de Oracle. Las licencias de Oracle se pagaban cada año por el derecho de uso, mientras que con las licencias Zimbra son perpetuas si se paga una sola vez Sistema de Encuestas basado en SNF para la CGR. Uno de los trabajos de los usuarios de la CGR es realizar encuestas tanto al personal interno como externo. Estas encuestas eran desarrolladas por la UTI con un tiempo de respuesta que no era el óptimo, dado que la UTI tenía otras prioridades relacionadas con el plan táctico. Por lo tanto se realizó un proyecto para la adquisición de una herramienta para generar encuestas y el estudio arrojó que existe una herramienta que cumple con los requerimientos y necesidades de los usuarios.

23 13 El producto que se seleccionó es un paquete para hacer encuestas, se puede ubicar en 14 de un proyecto de software libre, realizado en un lenguaje de programación que se llama PHP 15, soportado con una base de datos MySQL y en un servidor de aplicaciones Apache, todos productos de SNF. Este paquete se utiliza desde junio del 2008 en la CGR y a la fecha se han generado más de 30 encuestas a funcionarios externos e internos y todo se realiza por Web por lo que no requiere instalación. Las invitaciones las realiza la misma herramienta por correo donde incluye la clave como parte del enlace para acceder la encuesta en caso de requerir seguridad. Por otra parte se les brindó capacitación a los usuarios sobre la administración y creación de encuestas, ellos ahora son independientes y pueden crearlas cuando lo deseen SNF para inventarios de equipos de cómputo para la CGR. La CGR cuenta con un sistema de inventario de computadores en lo que se refiere a software y hardware llamado OCS Inventory (Open Computer and Software Inventory), el cual es un SNF. (OSC next Generation Inventory. 2009) Este sistema utiliza la base de datos MySQL donde almacena la información de cada equipo inventariado de la institución, un servidor de aplicaciones Apache y el 14 La fecha de la consulta del sitio fue el 01-junio-2009, el software se utiliza en la CGR desde enero del Lenguaje de programación, diseñado originalmente para la creación de páginas web dinámicas (Wikipedia, 2009)

24 14 código del programa está basado en el lenguaje PHP, todos estos servicios son de tipo SNF. Mediante un agente que se ejecuta en los sistemas operativos de cada computador de la institución cuando el funcionario lo enciende, envía paquetes con el inventario detallado de cada computador hasta el servidor OSC Inventory y este lo almacena en su base de datos. El sistema de administración de inventarios de TI, no tuvo ningún costo de licenciamiento para la CGR. 2.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA La CGR actualmente invierte mucho dinero en la compra de licencias de programas informáticos comerciales y desea crear conocimiento sobre el uso de opciones menos onerosas, con características similares para no afectar la continuidad del negocio. Por otra parte no se conoce de la existencia de un estudio sobre este tema que le permita a la CGR tomar decisiones, relacionadas, para brindar soporte a los criterios técnicos que emite para la División Jurídica. Asimismo, se requiere independencia de plataforma y de proveedor en el uso de SNF, además incentivar el uso de formatos abiertos, este tipo de software normalmente fomenta esas prácticas.

25 15 Se puede resumir que el problema tiene dos aristas, la primera son los costos en licenciamiento de programas informáticos comerciales y la segunda es fortalecer la emisión de criterios técnicos a utilizar por la División Jurídica. Es necesario reducir el riesgo por instalar software que no ha sido adquirido mediante procedimientos de contratación y con ello facilitar la gestión de la Unidad de Tecnologías de Información (UTI). Por otro lado, la oportunidad de adquisición tecnológica para instituciones u organizaciones con bajo presupuesto y evitar el riesgo de obsolescencia tecnológica a nivel de software por el costo de licencias. En conclusión, el problema es el alto costo en la adquisición de licencias de software necesarias para la producción interna, agravado por la crisis económica mundial que obliga a la reducción de presupuestos. 2.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Innovación SNF equivalente Este proyecto estará desarrollándose en la CGR para la mayoría de sus áreas que utilicen sistemas informáticos comerciales como los indicados en los antecedentes, y como una posible alternativa económica a los sistemas de información utilizados actualmente que cumplen con las necesidades de los funcionarios en sus diferentes tareas de oficina.

26 16 La innovación en este proyecto está basada en los productos que se escojan, los cuales deben cumplir con las mismas funcionalidades del software comercial tales como, el procesador de texto, hoja de cálculo, software para presentaciones y para el cliente de correo se tomará como alternativa, el cliente de correo electrónico institucional, el cual es no facturable. Este software a utilizar debe ser de tipo no facturable, y que podamos distribuirlos y ajustarlos a nuestras necesidades amparados en la ley, pero que al mismo tiempo cumplan con las necesidades de igual forma que los sistemas comerciales utilizados en la CGR, antes expuestos. La tabla N 2-4 muestra en la columna Software Ofimático los tipos de software ofimáticos, y en las columnas CGR utiliza y comercial, la utilización de software que utiliza la CGR, indicando respectivamente si es comercial o no: Tabla 2-4.Software ofimático utilizado en la CGR Software Ofimático CGR utiliza Comercial Antivirus Mcafee 8.5.0i Si Firewall Windows Firewall Si Navegador Internet Internet Explorer Si Visor PDF Acrobat 6-7 No Compresores Descompresores WinZip WinRar Si de Cliente archivos de Correo electrónico Outlook 2000 Outlook 2003 Si Quemador CD - DVD Nero Easy CD Creator Si Procesador de texto Microsoft Word Si Hoja de cálculo Microsoft Excel Si Software para Presentaciones Microsoft Power Point Si Base de datos Microsoft Access Si Mensajería instantánea Skype Chat Correo Web No Reproductor de Sonido y Vídeo Media Player Si Utilitarios WordPad Paint NotePad Calculadora Mapa de caracteres Si Sistema Operativo Microsoft Windows Si

27 17 La tabla N 2-5 en la columna Sistemas o Servicios de la CGR, muestra los sistemas de información que posee la CGR, todos ellos accesibles vía un explorador y en la columna Software comercial que utilizan la CGR el software comercial que emplean los funcionarios para acceder a ellos. La columna SNF equivalente a implantar, expone el software equivalente no facturable que se utilizará en el estudio. Tabla 2-5. Sistemas o Servicios de la CGR Sistema o Servicio de la CGR Recursos Humanos Sigyd SIPP Activos fijos Compras Presupuesto público - Seguimiento y disposiciones - SIAC Declaraciones Juradas Módulo toma de decisiones Servicio al cliente Magic Project Server Citrix Campus SAT Oracle - Enterprice Manager Inventario OCS WSUS Sistema de suministros (Almacén) - Sistema de mantenimiento - Módulo de Sistema de capacitación Software Comercial que utiliza la CGR Internet Explorer Anita Manejo de archivos y puntos de red con sistemas no facturables. Otra de las innovaciones del proyecto es que, mediante el sistema operativo no facturable, los usuarios podrán almacenar en su perfil los documentos, imágenes,

28 18 vídeos y otros tipos de archivos de forma organizada, tal como lo realizan con el sistema operativo comercial. Entre las características relacionadas a estas funciones, el sistema operativo debe presentar al funcionario como mínimo lo siguiente: Almacenar la información de forma categorizada. Acceso a diferentes puntos de información del perfil: Tales como Documentos, escritorio, imágenes, carpeta personal. Acceso a los puntos de red compartidos. Búsquedas de archivos o documentos. Ver una lista de documentos recientes que ha abierto. Acceso a las diferentes unidades de almacenamiento Manejo administrativo para usuarios estándar con sistemas no facturables. El funcionario tendrá la posibilidad de utilizar herramientas de SNF para configurar algunas funciones propias como las realiza en el software comercial, tales como: Ver y crear documentos de Microsoft Office (procesador de texto, hoja de cálculo, programa para presentaciones)

29 19 Utilizar una herramienta gráfica para administrar el correo: Adjuntar archivos, mostrar o reproducir archivos adjuntos, carpetas locales (personales), firma digital, antispam 16. Navegar y abrir programas en Internet Ver imágenes. Reproducir audio, vídeos, Cd s y DVD s. Conectar y manipular dispositivos USB de almacenamiento. Grabaciones de CD o DVD. Comprimir o descomprimir archivos o carpetas. Ver archivos en formato PDF 17. Manejo de impresoras. Apariencias del escritorio y ventanas. Gestionar la energía. Resolución de Pantalla. Personalización de la pantalla. Gestionar el mouse y teclado. 16 Método para prevenir el "correo electrónico basura" 17 Formato de documento portátil, es un formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems.(Wikipedia, 2009)

30 20 Administrar dispositivo de audio y los sonidos. Configurar programas para iniciar con el perfil Seguridad con los sistemas no facturables: Usuarios El sistema operativo no facturable debe poseer sólo un usuario local creado en el momento de su instalación llamado Administrador, y al igual que como se realiza para los usuarios administradores del software comercial, sólo funcionarios de soporte técnico pueden tener la clave Instalaciones Los funcionarios ingresarán al sistema operativo no facturable como usuarios de Active Directory 18 aprovechándose de esta base de datos para realizar la validación al sistema operativo no facturable, tal como lo realiza el software comercial. Al no ser usuarios propios o locales del sistema operativo no facturable, van a adquirir restricciones que no los dejarán instalar paquetes o realizar configuraciones específicas que puedan afectar al sistema. 18 Es el término utilizado por Microsoft para referirse a su implantación de servicio de directorio en una red distribuida de computadores

31 Entorno del dominio El usuario se validará al sistema operativo no facturable con un usuario del dominio 19 de la institución. Esto ayuda a que los sistemas o servicios del entorno de la red que requieren en los computadores Active Directory para aplicar su administración a sus sistemas operativos comerciales, también puedan aplicarse en sistemas operativos no facturables. Aunque existan muy pocos virus para sistemas operativos no facturables, representando un riesgo mínimo (Baquia, 2002), este debe poder adoptar un sistema de antivirus 20, y un Firewall 21 personal Correo electrónico La herramienta de cliente de correo no facturable debe ser gráfica y con soporte para firmar los mensajes, que revise indicios de spam y para que solicite la clave de acceso al correo Archivos Las carpetas o archivos del perfil de SNF podrán ser cifrados o firmados por el funcionario si así lo desea Nombre base que agrupa a un conjunto de equipos o dispositivos Aplicación simple cuyo objetivo es detectar y eliminar virus informáticos 21 Elemento utilizado en redes de computadoras para controlar las comunicaciones, permitiéndolas o prohibiéndolas

32 Navegador de Internet Firefox 22 que es el navegador de Internet no facturable que está configurado para que determine páginas Phishing 23 y bloquee ventanas emergentes Administración y soporte remoto con los sistemas no facturables. Dentro de las posibilidades que tiene el soporte a usuarios finales con el SNF, se presentan las siguientes: Los equipos con el sistema operativo no facturable tendrían configurado el servicio SSH 25. Esto ayudaría a que desde una terminal, el personal de soporte técnico pueden acceder al equipo del funcionario que requiera de sus servicios y realizar ajustes remotamente con el uso de comandos para tal fin. Escritorio remoto, mediante el cual una terminal gráfica que permitirá a los soportistas solicitar a los funcionarios que necesiten de sus servicios, permisos para ingresar y tomar el control del escritorio de su computador y realizar los ajustes necesarios Es un navegador de Internet libre y de código abierto Término informático que denomina un tipo de delito que se ajusta dentro del ámbito de las estafas 24 El término denomina a las ventanas que emergen automáticamente mientras se accede a ciertas páginas de Internet 25 Protocolo que sirve para acceder a máquinas remotas a través de una red

33 Impacto Este proyecto generará un gran impacto en la organización, dado que en corto tiempo contará con resultados reales para la institución y para el ámbito nacional para apoyar la toma de decisiones. Con respecto a entregables se espera una serie de productos que ayudarán en dos sentidos: Primero, permitirá apoyar los criterios técnicos que se emita el Área Jurídica de la CGR con relación a la adquisición de licencias de software, tema que es uno de los principales quehaceres de la CGR. Segundo, el impacto de la implantación, si puede ser inmediata o no (Herramientas de usuario final), y si se puede hacer de manera masiva, lo que implicaría una reducción hipotética de costos en un menor tiempo Profundidad: Dentro de las pruebas que se realizan para concretar el SNF adecuado a utilizar para este estudio, están: Determinar la distribución de Sistema Operativo no facturable; en este caso Linux, que esté más acorde con las necesidades de la CGR. Probar en el sistema operativo seleccionado, la compatibilidad con los diferentes sistemas de información de la CGR. Determinar la portabilidad de los archivos y documentos generados con sistemas no facturables y comerciales.

34 24 Aplicar el TCO 26 a la solución actual y a la solución propuesta. Además los tiempos de capacitación, adaptación de los usuarios, curva de aprendizaje, comportamiento ante el uso de tecnologías alternativas y recolección de resultados. 2.4 PROPUESTA Objetivo general Obtener los insumos necesarios para la toma de decisiones relacionadas con el uso de SNF y determinar su factibilidad de implantación en la CGR. Para ello se llevará a cabo un plan piloto con el fin de probar los alcances, compatibilidad, rendimiento, curva de aprendizaje y la integración con el entorno tecnológico institucional del SNF, con el fin de obtener los insumos necesarios para la toma de decisiones relacionadas con su utilización dentro de la CGR Objetivo específicos La siguiente lista representa los objetivos específicos de este proyecto. Propiciar el ahorro en la adquisición de licencias de software. Obtener indicadores para la toma de decisiones en cuanto a la implantación de SNF. Definir el SNF a implantar según sus características funcionales acordes al software comercial que utiliza la CGR. 26 Total Cost of Ownership por sus siglas en inglés, coste total de propiedad

35 25 Medir la curva de aprendizaje de los usuarios en las herramientas a prueba. Comprobar la compatibilidad del SNF con la infraestructura actual Alcance El proyecto se dirige a la implantación de SNF para usuario final, como sustituto del software en uso, en una muestra de aproximadamente 25 personas que representa el 5% de la población total de la CGR. El proyecto no considera: Un estudio de factibilidad en la sustitución de la base de datos ORACLE por razones de tiempo, dado que queremos un proyecto de corto plazo y que pueda dar buenos resultados para luego continuar con otras áreas que estarán fuera de este estudio. El Sistema Operativo de Servidores La red convergente Todo el software que está implantado en el centro de cómputo. La sustitución de software para el desarrollo de las aplicaciones realizadas con recursos propios mediante la herramienta Application Express (APEX) y Forms de ORACLE 27. Al personal que utiliza hojas de cálculo con opciones avanzadas tales como macros. 27 APEX y Forms, son herramientas para el desarrollo de aplicaciones de la empresa ORACLE

36 26 El personal de la Unidad de Publicaciones que utiliza equipo Mac 28 con aplicaciones de diseño gráfico. Al personal de la Unidad de Capacitación que utiliza software especializado para la administración y construcción de portales tales como Dreamweaver 29, será considerado en este estudio de factibilidad. Este plan se centrará en el cambio del sistema operativo cliente y las herramientas ofimáticas que utilizan los funcionarios de la CGR. Lo anterior se justifica porque se puede llevar a cabo en un volumen alto y obtener una reducción de costos considerable en un solo esfuerzo de implantación. Ahora, la implantación de software no facturable especializado en la CGR abarcaría a pocos funcionarios, por lo tanto el impacto de uso sería bajo. Esto en comparación con el esfuerzo de implantar una herramienta de utilización común como el software de ofimática, daría como resultado un esfuerzo similar, pero el impacto de uso abarcaría a casi todos los funcionarios. Por lo anterior, se priorizará el cambio de esas herramientas comerciales, además de evaluar que otras herramientas de software no facturables pueden sustituir al sistema operativo en uso. 28 Computadora personal diseñada, desarrollada, construida y comercializada por Apple Inc 29 Aplicación en forma de estudio destinado para la construcción y edición de sitios y aplicaciones Web basados en estándares

37 Entregables A continuación se enuncian los productos que se obtendrán al desarrollar el proyecto de factibilidad, de acuerdo con la metodología de la CGR según se requiere en cada etapa Anteproyecto (Etapa 0) Ficha del proyecto Iniciación (Etapa 1) Informe de diagnostico de la situación actual Necesidades de alto nivel del SNF Selección del software en el estudio Planeación (Etapa 2). Plan de trabajo Identificación de indicadores Valores de los indicadores Ejecución (Etapa 3). Verificación de la compatibilidad Programación de la capacitación Resultados de capacitación (Curva de aprendizaje) Resultados de instalación del SNF

38 28 Resultados de la tabulación de los cuestionarios Resultados de la compatibilidad Control (Etapa 4). Minutas Ajustes al cronograma Conclusión (Etapa 5). Entrega del documento final con recomendaciones Metodología La CGR cuenta con una metodología para el desarrollo de proyectos; el documento se denomina "Metodología para el desarrollo de proyectos de tecnología de información y comunicaciones de la UTI", este se aplica desde julio del A continuación se exponen parte de los hitos más importantes de ese documento Anteproyecto (Etapa 0). Iniciación (Etapa 1). Planeación (Etapa 2). Ejecución (Etapa 3). Control (Etapa 4). Conclusión (Etapa 5).

39 Cronograma de actividades A continuación se muestran una serie de imágenes que representa el cronograma de actividades Anteproyecto (Etapa 0) Ilustración 2-2. Cronograma - Anteproyecto Tabla 2-6. Esfuerzo estimado en horas del Anteproyecto Esfuerzo estimado en horas del Anteproyecto Actividad Cantidad de horas Realizar la ficha del anteproyecto 2 Aceptación de la Jefatura de la ficha 1 Realizar el anteproyecto 20 Total Iniciación (Etapa 1) Ilustración 2-3.Cronograma - Iniciación

40 30 Tabla 2-7.Esfuerzo estimado en horas de la Iniciación Esfuerzo estimado en horas de la Iniciación Actividad Cantidad de horas Realizar marco teórico 20 Definir grupo de trabajo 4 Definir perfiles 4 Seleccionar funcionarios del proyecto 8 Elaboración de acuerdos de servicio 8 Análisis funcional de las necesidades 18 Realizar pruebas al software 24 Seleccionar el software a implementar 6 Realizar protocolo de atención de 6 usuarios Total Planeación (Etapa 2). Ilustración 2-4.Cronograma - Planeación Tabla 2-8.Esfuerzo estimado en horas de la Planeación Esfuerzo estimado en horas de la Planeación Actividad Cantidad de horas Elaborar el plan de trabajo 10 Total Ejecución (Etapa 3) Ilustración 2-5. Cronograma - Ejecución

41 31 Tabla 2-9.Esfuerzo estimado en horas de la Ejecución Esfuerzo estimado en horas de la Ejecución Actividad Cantidad de horas Preparar cursos de capacitación 27 Impartir capacitación a soporte 4 Impartir capacitación a usuarios 27 Respaldar datos de computadoras de los usuarios 30 Instalar SNF 30 Prueba de productos de los usuarios 90 Total Control (Etapa 4). Ilustración 2-6.Cronograma - Control Tabla 2-10.Esfuerzo estimado en horas del Control Esfuerzo estimado en horas del Control Actividad Cantidad de horas Reuniones de seguimiento 24 Ajustes al cronograma 2 Total Conclusión (Etapa 5). Ilustración 2-7.Cronograma - Conclusión

42 32 Tabla 2-11.Esfuerzo estimado en horas de la Conclusión Esfuerzo estimado en horas de la Conclusión Actividad Cantidad de hora Elaboración de cuestionarios 8 Aplicación de cuestionarios 24 Tabular respuestas de cuestionarios 6 Elaborar conclusiones y 8 recomendaciones Presentación del estudio 4 Entrega del documento final 1 Total 51 Tabla 2-12.Esfuerzo estimado en horas Esfuerzo total en horas Actividad Cantidad de horas Etapas del cronograma 416 Total 416

43 33 3 INICIACION (ETAPA 1) 3.1 MARCO TEÓRICO Programa o software Conjunto de instrucciones, reglas, procedimientos y documentos almacenados electrónicamente de manera tal que un dispositivo de procesamiento pueda utilizarlos para llevar a cabo una tarea específica o resolver un problema determinado. (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Software libre Software licenciado por su autor de manera tal que se ofrezcan a sus usuarios las siguientes libertades: a. Libertad de ejecutar el programa con cualquier propósito, La licencia del software no incluye restricciones al número de usuarios que puedan ejecutarlo, número de equipos en que se puede instalar ni propósitos para los que se puede utilizar. b. Libertad de estudiar la manera como opera el programa sin restricciones y la necesidad de adaptarlo a las necesidades particulares. c. Libertad para redistribuir copias del programa a quien desee, bajo las mismas libertades que le fueron otorgadas. d. Libertad para mejorar el software y distribuirlo públicamente bajo las mismas condiciones que le fueron otorgadas con el programa original. (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009)

44 Software comercial Software cuyo autor no está dispuesto a licenciar y otorgar a los usuarios las libertades señaladas en el software libre. (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Sistema Operativo no facturable Ubuntu Es una de las distribuciones Linux que ofrece un sistema operativo basado en Debian, enfocado a computadores de escritorio y a servidores, es una de las más importante distribuciones de GNU/Linux a nivel mundial. Su nombre significa humanidad hacia otros o yo soy porque nosotros somos. Su objetivo es la facilidad y libertad de uso, la facilidad de instalación y los lanzamientos regulares cada seis meses (cada abril y en octubre). (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Características Basado en la distribución Debian GNU/Linux soportando oficialmente dos arquitecturas de hardware: Intel x86 y AMD64 y a partir de la liberación de Ubuntu 9.04, brinda soporte oficial para procesadores ARM. Extraoficialmente, es instalable en cinco arquitecturas más: PowerPC, HP PA-RISC, SPARC, IA-63 y Playstation 3. Ubuntu es capaz de actualizar a la vez todas las aplicaciones instaladas en los computadores a través de repositorios, tal como lo hace casi cualquier distribución Linux. Esto a diferencia de otros sistemas operativos, donde esto no es posible de realizar.

45 35 Ubuntu está siendo traducido a más de 130 idiomas, y los usuarios colaboran mediante Internet en esta causa. Los desarrolladores se basan para su trabajo, en otros proyectos de software libre y código abierto y es algo especial de la comunidad de Debian Comunidad Ubuntu Cualquier usuario puede presentar sus ideas para mejorar las futuras versiones del Ubuntu. En febrero del 2008 se publicó la página Brainstorm, que permite a los usuarios proponer sus ideas y votar por las de otros y también informa de cuáles de las ideas se están desarrollando Ciclos de lanzamientos al mercado de Ubuntu Desde su inicio el proyecto Ubuntu, se ha comprometido a un ciclo de lanzamientos sin falta, gracias a la fiabilidad y regularidad de estas versiones que representan una gran opción para los usuarios y empresas. El primer lanzamiento del sistema operativo Ubuntu fue el 24 de octubre del 2004 y cada seis meses se libera una nueva versión al mercado tanto para equipo de cómputo tipo estaciones de trabajo como para servidores y se mantienen actualizadas por 18 meses después de su lanzamiento. La nomenclatura se compone del dígito del año de emisión y del mes en que este ocurre y cada lanzamiento posee un nombre de clave. Así por ejemplo, la versión 9.04 es de abril del 2009, la versión 8.10 es de octubre del 2008 y así con las otras versiones.

46 36 La ilustración N 3-1, muestra los Ciclos de lanzamiento de Ubuntu, poniendo de manifiesto el compromiso a largo plazo de las emisiones, su apoyo y la liberación: Ilustración 3-8.Ciclos de lanzamiento de Ubuntu (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Como se indicó, Canonical provee ayuda técnica y actualizaciones de seguridad para la mayoría de versiones de Ubuntu durante 18 meses, excepto para las versiones TLS (Long term support) en las cuales ofrece tres años para la versión de escritorio y cinco años para la versión servidor a partir de la fecha de lanzamiento. Las versiones TLS se lanzan cuando se han presentado cuatro versiones liberadas de Ubuntu, que contarán con actualizaciones de seguridad de paquetes de software a largo plazo en los periodos indicados.

47 37 La versión de Ubuntu que adquiere la terminación TLS más reciente es la 8.04, Hardy Heron, que ya lleva dos versiones de mantenimiento (la ). La tabla N 3-1, muestra el avance de estas versiones que ha tenido este sistema operativo no facturable, Ubuntu: Tabla 3-13.Avance de las versiones de Ubuntu (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009)

48 Variantes del sistema operativo no facturable Ubuntu. Existen diversas variantes de Ubuntu disponibles, las cuales poseen lanzamientos simultáneos con el mismo Ubuntu: (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Kubuntu: Es un derivado oficial de la distribución Linux Ubuntu y lleva KDE como entorno de escritorio. Posee una interfaz similar a la de Windows. Edubuntu: es una derivación oficial de la distribución Linux Ubuntu, destinada para su uso en ambientes escolares. Su lista de paquetes está más orientada a tal fin, incorporando el servidor de Terminal, y aplicaciones educativas como GCompris y la KDE Edutainment Suite. Xubuntu: es una distribución oficial basada en la distribución Linux Ubuntu, que utiliza el entorno de escritorio Xfce. Está diseñado para usuarios con computadores que poseen recursos limitados de sistema, o para usuarios que buscan un entorno de escritorio altamente eficiente. Tiflo Ubuntu: es la versión de la distribución Ubuntu para personas ciegas y con visión reducida, teniendo funcionalidad de línea braille. Ubuntu Studio: diseñada para el trabajo con multimedia. ArtistX; parecido a Ubuntu Studio, se basa en Ubuntu enfocada a profesionales creativos que incluye una gran variedad de software enfocado sobre todo a la creación de todo tipo, audiovisual, Web, entre otros. Gobuntu: viene provisto de sólo software libre. Ubuntu Netbook Remix: diseñado para computadores Netbook.

49 Software que incluye Ubuntu A través de una interfaz gráfica útil para usuarios, se tiene a mano una gran variedad de aplicaciones prácticas y sencillas. El entorno oficial de escritorio es GNOME que se sincroniza con sus liberaciones. Su navegador oficial es Mozilla Firefox. Ubuntu no solo se relaciona con los paquetes.deb, mismo formato Debian, también tiene lazos fuertes con esa comunidad, contribuyendo directa e indirectamente en los momentos de lanzamiento. Además, los desarrolladores del Ubuntu son también responsables de los paquetes importantes dentro de la distribución Debian. Ubuntu divide todo su software en cuatro partes llamadas componentes los cuales son: main, restricted, universe, multiverse. Ubuntu posee por omisión, los paquetes que cubren las necesidades básicas de la mayoría de los usuarios. A continuación se detalla cada uno de los componentes: Main: contiene los paquetes que cumplen los requisitos de la licencia de Ubuntu y poseen soporte disponible por parte de su equipo. Incluye todo lo necesario para la mayoría de los sistemas Linux de uso general y ayuda técnica garantizada así como mejoras de seguridad. Restricted: Se incluye el programa soportado por los desarrolladores de Ubuntu, el cual no cumple con los requisitos de la licencia de UBUNTU como para

50 40 incluirlos en main. También incluye, los paquetes de controladores propietarios de algunas tarjetas gráficas como ATI, y nvidia. Universe: Posee una amplia gama de programas con o sin una licencia restringida. Estos paquetes no reciben apoyo por parte de Ubuntu si no por parte de la comunidad. Los usuarios pueden instalar toda clase de programas en el sistema, en un lugar aparte de los paquetes soportados por main y restricted. Multiverse: contiene los paquetes sin soporte ya que no corresponden con los requisitos de software libre Seguridad en Ubuntu Se puede indicar que los servidores en red con software libre dominan el 65% del mercado mundial. (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Ubuntu posee funciones avanzadas de seguridad como es el no activar de forma latente, procesos al momento de instalarse. Es por ello que no hay un Firewall predeterminado al no haber servicios que puedan atentar con la seguridad del sistema. Entonces, para labores administrativas posee una herramienta llamada sudo, que se ejecuta en terminal, evitando el uso del usuario administrador el cual se encuentra deshabilitado por defecto Requisitos del sistema para Ubuntu (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Los requerimientos mínimos para Ubuntu son:

51 41 Procesador 300Mhz x86. Memoria RAM con 64MB. Disco Duro de 4GB. Placa de video VGA. Lector de CD o tarjeta de red. Los requerimientos recomendados para Ubuntu son: Procesador 700Mhz x86. Memoria RAM con 384MB. Disco Duro de 8GB. Tarjeta de video, resolución de 1024X768. Tarjeta de sonido. Conexión a Internet Certificado Profesional en Ubuntu En el año 2006 el Instituto Profesional Linux (Linux Professional Institute) y Canonical Ltd., firmaron un acuerdo para proveer un examen específico sobre Ubuntu denominado Ubuntu Certified Professional, que certifica los conocimientos de los profesionales de Ubuntu. El examen de este certificado habilita a los estudiantes en:

52 42 Instalación y configuración del sistema Ubuntu. Realizar tareas de administración de rutina: arrancar y apagar el sistema, administrar cuentas de usuario y sistemas de archivos, y mantener la seguridad del sistema. Configurar la conectividad de red y de los principales servicios de red. Trabajo productivo en la línea de comandos de Linux Ubuntu en las empresas y el mundo Google utiliza en su escritorio, una de las distribuciones GNU/Linux que es derivada de Ubuntu a la que llamaron Goobuntu, en enero del (Fayer Wayer, 2006) En octubre del 2008, Wikipedia adopta Ubuntu Server para su infraestructura de servidores. (ARS Technica, 2008) Con la salida el pasado abril de la última versión de Ubuntu Server 9.04, Canonical afirma que esta edición ya tiene soporte para correr sobre 45 diferentes configuraciones de servidores de las marcas IBM, HP, SUN Microsystem, Dell, Levono y otros pequeños proveedores. (WorksWith U, 2009) Zmanda, la compañía de código abierto para respaldos, podría estar próximamente soportando Ubuntu Server 9.04 mediante un agente, la consola podría tener soporte de este producto de respaldos en la próxima generación del Ubuntu (WorksWith U. 2009)

53 43 La empresa Dell pre-instala Ubuntu 8.04 en sus computadores para la venta. (WorksWith U, 2008). El mismo proyecto de ley 15,191 de la Asamblea Legislativa indica que son varias las instituciones estatales de varios países que se han migrado parcial o completamente hacia software libre o tipo no facturable. Entre los gobiernos de esos países están Alemania, Argentina, Chile, China, España, Francia, Italia, Japón, México, República Dominicana, Sudáfrica, Venezuela, Holanda y Brasil. En junio del 2007 el Parlamento francés realizó una migración masiva a Linux Ubuntu, donde puestos de trabajo vieron cambiar la ventana de Windows por la de Ubuntu, todo esto decidido por la Asamblea Nacional francesa que encargó para realizar este proyecto a las empresas Linagora y Unilog. Anteriormente había adoptado esta misma solución la Policía y el Ministerio de Cultura (Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica, 2006). En setiembre del 2007 los parlamentos italianos abandonaron Windows e instalaron Suse Linux en computadores de escritorio y en 200 servidores (Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica, 2006). En abril del 2007, el Gobierno de Japón anunció invertir millones de euros en un proyecto destinado a eliminar la dependencia del software comercial, para ello presentó un convenio con proveedores de computadores como HP, Dell,

54 44 Hitachi e IBM, para que les brinde equipos de escritorio y servidores basados en Linux para el mercado japonés. En agosto del 2007, 33 universidades y sus estudiantes junto a sus educadores en Alemania, pasaron a utilizar sistemas informáticos basados en GNU/Linux, con el objetivo de brindar un sistema de enseñanza más económico y más flexible en comparación con el software comercial que utilizaban. En el 2009 el Gobierno ruso, pretende implementar en todas sus escuelas del país un sistema operativo ruso llamado ALT Linux, desarrollado con estos fines para los rusos que incluye una serie de herramientas ofimáticas de Internet. (Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica, 2006) El plan está destinado a realizar tres pruebas piloto anteriores en las regiones de Tomsk, Tatarstan y Perm, para proceder luego con la implantación masiva en el Por una norma aprobada el pasado 13 de diciembre del 2007, la administración holandesa usará software de código abierto. Los paquetes de software comercial no quedarán prohibidos, pero si se debe justificar de acuerdo a la nueva política. La administración holandesa calcula que ahorrará 5,6 millones de euros al año solo en licencias de software. (Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica, 2006)

55 GRUPO DE TRABAJO El proyecto será patrocinado por la Unidad de Tecnologías de Información (UTI). La administración y el soporte técnico será coordinado por Johnny Romero y César Muñoz, integrándose como grupo de trabajo la jefatura de la Unidad de Tecnologías de Información, quienes evaluarán semanalmente los resultados obtenidos para aplicar las acciones correctivas necesarias. Colaborará en los procesos de implementación y soporte técnico a usuarios finales, el área de Soporte a micros. La responsabilidad de la unidad ejecutora del proyecto recae en la jefatura de la UTI, Miguel Aguilar. El equipo de proyecto se constituye por el personal técnico de la Unidad de Tecnologías de Información (UTI) y los usuarios o funcionarios que van a utilizar el software durante la duración del plan piloto. El equipo técnico de la UTI elaborará el procedimiento necesario para respaldo de la información del equipo que vaya a cambiar el sistema operativo por el SNF. Se identificará mediante análisis del equipo, el software en uso para cada uno de los integrantes del plan piloto, con el objetivo de realizar la instalación de los símiles existentes; o de no existir, mantener si es factible, la versión para Windows con aplicaciones no facturables de uso ofimático.

56 Canal de comunicación La dirección del proyecto estará a cargo de César Muñoz y Johnny Romero, quienes coordinarán todas las actividades a desarrollar. Se omitirá el registro de incidentes del Sistema Institucional por parte del cliente, sustituyéndose por una llamada al coordinador técnico, quien registrará el incidente en el sistema Soporte Técnico El soporte técnico estará coordinado por César Muñoz y Johnny Romero y la atención de los usuarios será efectuado por los soportistas documentándose cada uno de los casos, desde el reporte inicial hasta la solución brindada. Estos casos documentados serán insumos fundamentales para las recomendaciones finales de proyecto. Se analizará la posibilidad de administrar remotamente el software instalado, para agilizar la solución Perfiles Se generaron tres tipos de perfiles que contemplan al grupo de trabajo del proyecto con el SNF a utilizar. Estos son el perfil Básico, el cual incluye menos sistemas no facturables debido a que el grupo de trabajo que lo representa no requiere de herramientas ofimáticas avanzadas.

57 47 Perfil Especializado, que posee la mayor cantidad de SNF por el tipo de labores que ejecuta ese grupo de trabajo en la CGR y el perfil Gerencial, dirigido a las jefaturas y secretarias. La tabla N 3-2, muestra los nombres de los perfiles para el proyecto experimental y las aplicaciones o servicios que utilizarán. Tabla 3-14.Perfiles y aplicaciones asociadas Perfil Básico Especializado Gerencial Software y servicios a utilizar Sistema Operativo, Procesador de texto, Hojas de cálculo, Presentaciones, Antivirus, Internet e Intranet, Visor PDF, Compresor y descompresor de archivos, Utilitarios, Reproductor de sonido y video y Firewall. Sistema Operativo, Procesador de texto, Hojas de cálculo, Presentaciones, Antivirus, Internet e Intranet, Visor PDF, Compresor y descompresor de archivos, Utilitarios, Reproductor de sonido y video y Firewall, Sistemas Institucionales, Cliente de correo, Quemador CD y DVD, Base de datos y Mensajería instantánea. Sistema Operativo, Procesador de texto, Hojas de cálculo, Presentaciones, Antivirus, Internet e Intranet, Visor PDF, Compresor y descompresor de archivos, Utilitarios, Reproductor de sonido y video y Firewall, Sistemas Institucionales, Cliente de correo, Quemador CD y DVD, Base de datos y Mensajería instantánea. 3.3 SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS Para la realizar la selección de funcionarios, se consideraron las áreas representativas de la institución, a cada una se le coloca un nombre propiamente de perfil para darles una representación más general. Estos son los mismos utilizados en la sección del Grupo de trabajo: Básico, Especializado y Gerencial. El perfil Básico está compuesto por áreas de la CGR que realizan tareas básicas con respecto al proyecto y por consiguiente no requieren de sistemas ofimáticos avanzados. Estas áreas están representadas por funcionarios de unidades administrativas.

58 48 El perfil Especializado, representa áreas de la institución con funciones sustanciales para la misma, tales como fiscalización, apoyo y administración, jurisprudencia e ingeniería, que utilizan prácticamente de todas las herramientas ofimáticas expuestas en el proyecto para el desarrollo de sus funciones. El perfil Gerencial está orientado a las gerencias, jefaturas y secretarias. Las personas encargadas de la secretaría están incluidas en este perfil por el vínculo obvio entre una jefatura y la secretaría. La tabla N 3-3, muestra el tipo de personal seleccionado y la cantidad de funcionarios, asimismo los computadores que posee cada perfil. Tabla Perfiles y equipos de trabajo Perfil Básico Especializado Gerencial Unidad participante Misceláneos Transporte Fiscalizadores Jurisprudencia Ingeniería Apoyo y administración Jefaturas Secretarias Seleccionados Todo el personal de misceláneos utilizará un solo equipo común. Todo el personal de transportes utilizará un solo equipo común. Dos funcionarios fiscalizadores de la CGR Tres funcionarios del área Jurídica Cinco funcionarios ingenieros con tareas específicas Cinco funcionarios de apoyo y administración para la institución con tareas específicas Un funcionario gerente a área Dos funcionarias en labores de secretariado Cantidad de funcionarios Cantidad de equipos

59 ACUERDOS DE SERVICIO El acuerdo de servicio es un documento donde se dictan las reglas sobre el servicio que se les brindará a los usuarios durante el periodo del plan piloto. El acuerdo será enviado a cada uno de los participantes para su lectura y aprobación. Este se encuentra detallado en el apéndice N FUNCIONALIDAD DE LAS NECECIDADES Determinar las tareas que realizan los funcionarios, es una de las acciones importantes para generar las pruebas posteriores al software seleccionado. Para determinar las funciones y necesidades que desempeñan los funcionarios seleccionados, se toma de base, el alcance del anteproyecto y las herramientas de software no facturables que se utilizarán en este proyecto como análisis a este punto. Estas herramientas de SNF, se mencionarán más adelante. Mediante estos dos puntos, se creó un sencillo pero vital formulario para conocer las tareas y actividades que realiza el funcionario seleccionado para el desarrollo de este proyecto de factibilidad. Este formulario se detalla en el apéndice N 2. De esta forma, tendremos una mejor visión del trabajo que realiza cada funcionario y ayudará a configurar su perfil con el SNF a utilizar. El formulario de funcionalidades, permitirá determinar si existe algún software o servicio que tenga el usuario que no pueda ejecutarse con el SNF. En este caso, sería necesario hablar con el funcionario y explicarle que como se indicó en los acuerdos de servicio, debe decidir si prosigue o no en el proyecto con

60 50 el conocimiento de que no podrá utilizar esta herramienta, al menos hasta que finalice el mismo. 3.6 PRUEBAS DE SOFTWARE La mayoría del SNF a utilizar, no requerirá del proceso de pruebas, ya que han sido probados 30 por más de dos años en la CGR. Los funcionarios que participarán en el plan no utilizan este tipo de software en la CGR. El detalle de las herramientas de SNF a utilizar se verá más adelante. Sin embargo, se realizaron algunas pruebas requeridas para identificar SNF puntual y necesario para la continuidad del proyecto y que no fueron probados anteriormente como los indicados en el párrafo anterior. Estas pruebas están relacionadas con el uso de un reproductor que pueda ejecutar los DVD 31 automáticamente al colocarlos en la unidad de CD-Rom 32 del computador. Otra necesidad, consiste en investigar y probar un antivirus y firewall para el sistema operativo no facturable. Fue necesario establecer algunos aspectos en relación al CD de instalación final, donde se investigó un software que pudiera crear una distribución propia del sistema completo no facturable y que sirviera para instalar los equipos de manera más rápida. 30 Las pruebas del SNF han sido esfuerzos personales de varios funcionarios de la CGR, por lo cual no se cuenta con una documentación adecuada Disco de Video Digital pensado para grabar películas con alta calidad de audio y video Disco Compacto - Memoria de Sólo Lectura utilizado para almacenar información no volátil

61 51 De allí nació la necesidad de analizar una herramienta que ayudara a crear un Live CD/DVD 33 personalizado, solamente con los programas, configuraciones que se necesitan, además de las últimas actualizaciones del sistema. Por recomendaciones de las comunidades de software libre, definen a Remastersys 34 como el software que puede cumplir estas tareas. (Wikipedia la enciclopedia libre. 2009), (Software Libre.Net. 2008), (Guía Ubuntu. 2009) Era necesario investigar sobre un software que ayudara a personalizar la imagen ISO 35 de instalación, la personalización del escritorio y de la interfaz en general del entorno del sistema operativo. Para este caso, se utiliza la herramienta Reconstructor 36 recomendada por las comunidades de software libre para realizar estas configuraciones. (Reconstructor.org. 2009), (Wikipedia la enciclopedia libre. 2009) El apéndice N 3 muestra el detalle y resultados de estas pruebas. 3.7 CRITERIOS DE SELECCIÓN DEL SOFTWARE A UTILIZAR El SNF a utilizar en el plan piloto debe poseer varias características que hagan beneficioso implantarlo en la CGR. Los criterios para establecer qué software utilizar en el plan piloto son los que se enumeran a continuación. 33 Es un sistema operativo normalmente acompañado de un conjunto de aplicaciones almacenado en un medio extraíble, tradicionalmente un CD o un DVD 34 Remastersys es software libre para crear un Live CD/DVD personalizado de Debian, Ubuntu o de sus derivados Es un archivo donde se almacena una copia o imagen exacta de un sistema de archivos Es un programa que permite a cualquier usuario personalizar una imagen ISO de Ubuntu

62 Características generales Estos criterios se aplican al SNF a seleccionar, y sus criterios son: Economía: Las licencias de software a utilizar en este plan no deben tener costo. Además se debe aplicar un estudio de costos total de la propiedad, con el fin de comprobar si existe un ahorro real de recursos económicos. Soporte: El SNF base que se utilizará en el plan piloto, debe estar respaldado por una amplia comunidad de soportistas, ubicados en varios países del mundo. Este es el caso del Sistema operativo Ubuntu a utilizar patrocinado por Canonical Ltd., una empresa privada fundada y financiada por el empresario sudafricano Mark Shuttleworth, donde cada seis meses presenta un lanzamiento de una versión mejorada, llevando consigo muchas de las herramientas que el funcionario necesita (Wikipedia la enciclopedia libre, 2009) Características funcionales Equivalencia con el software institucional: El software a seleccionar debe realizar las tareas que hace el software que utilizan los funcionarios de la CGR actualmente, debe existir una semejanza funcional entre los dos. Compatibilidad con los sistemas de información funcionales: El SNF para el plan piloto debe trabajar con los sistemas institucionales transparentemente, como lo hace el software comercial que se utiliza actualmente.

63 53 Manejo de archivos y puntos de red: El sistema operativo a utilizar en el plan piloto debe almacenar en el perfil del funcionario, documentos, imágenes, vídeos y otros tipos de archivos de forma organizada. Entre las características relacionadas para el funcionario están: Almacenar la información de forma categorizada Acceso a diferentes puntos de información del perfil: Tales como Documentos, escritorio, imágenes, videos, carpeta personal. Acceso a los puntos de red compartidos. Búsquedas de archivos o documentos. Ver una lista de documentos recientes que ha abierto. Acceso a las diferentes unidades. (Discos duros, DVD, Memorias USB, CD) Manejo administrativo para usuarios estándar: El funcionario debe tener herramientas administrativas para configurar funciones tales como: Ver y crear documentos de Microsoft Office. Utilizar una herramienta gráfica para administrar el correo: Adjuntar archivos, mostrar o reproducir archivos adjuntos, carpetas locales (personales), firma digital, antispam. Navegar y abrir programas en Web. Ver imágenes.

64 54 Reproducir audio, vídeos, Cd's y DVD's. Conectar dispositivos USB de almacenamiento. Grabaciones de CD o DVD. Comprimir o descomprimir archivos o carpetas. Ver archivos PDF. Manejo de impresoras. Apariencias del escritorio y ventanas. Gestionar la energía. Resolución de Pantalla. Personalización de la pantalla. Gestionar el mouse y teclado. Administrar el dispositivo de audio y los sonidos. Configurar programas para iniciar al arranque del perfil.

65 SELECCIÓN DEL SOFTWARE A IMPLEMENTAR El SNF a utilizar en este proyecto en su mayoría, va a ser seleccionado porque fue evaluado y estudiado en el área de la UTI 37 durante un periodo de más de dos años hasta llegar a elegir el más adecuado. Este SNF, fue seleccionado a juicio experto, ya que se utiliza desde hace varios años en la CGR Selección del software que fue probado: La tabla N 3-4 muestra el software ofimático que se implementará en la institución mediante este proyecto. En la columna 'Software Ofimático', muestra este tipo de software. En la columna 'CGR utiliza', indica cuál software ofimático utiliza la institución. En la columna 'Comercial', indica si el software ofimático que utiliza la institución es comercial o no. En la columna SNF equivalente a implementar', se indica el software no facturable seleccionado para este proyecto o plan piloto. En la columna 'Criterio de selección', indica qué tipo de criterio de selección que tuvo el software no comercial seleccionado, si es por juicio experto o por pruebas realizadas. 37 Las pruebas, evaluación y estudio, se realizaron a título personal por Cesar Muñoz y Johnny Romero.

66 56 Tabla 3-16.Software comercial y SNF equivalente a implementar. Software Ofimático CGR utiliza Comercial SNF equivalente a implementar Criterio de selección Antivirus Mcafee 8.5.0i Si Avast Prueba Firewall Windows Firewall Si FireStarter UFW Prueba Navegador Internet Explorer Si Firefox v X Juicio experto Internet Visor PDF Acrobat 6-7 No Acrobat 8 Juicio experto Compresores Descompresores de archivos Cliente de Correo electrónico WinZip WinRar Si Gestor de archivadores File Roller Outlook 2000 Outlook 2003 Si Zimbra Desktop Thunderbird Evolution Juicio experto Juicio experto Quemador CD - Nero Easy CD Si Brasero Juicio experto DVD Creator Procesador de Microsoft Word Si OpenOffice Writer Juicio experto texto Hoja de cálculo Microsoft Excel Si OpenOffice Calc Juicio experto Software para Microsoft Power Si OpenOffice Juicio experto Presentaciones Point Presentaciones Base de datos Microsoft Access Si OpenOffice Juicio experto Mensajería Skype Chat No Spark Skype Chat Juicio experto instantánea Correo Web Correo Web Reproductor de Media Player Si VLC Totem Prueba Sonido y Vídeo Utilitarios WordPad Paint Si Editor de texto - Eye Juicio experto NotePad Calculadora Mapa de caracteres Calculadora Mapa de caracteres Sistema Operativo Microsoft Windows Si Linux Ubuntu Juicio experto La tabla N 3-5, muestra en la columna 'Sistemas o servicios de la CGR' la lista de estas aplicaciones que desarrolló la misma institución y algunos servicios adicionales con los que cuenta que son soportados por paquetes adquiridos por la CGR. En la columna 'Software comercial que utiliza la CGR', indica qué software comercial utiliza la institución para trabajar con estos sistemas y servicios. En la columna 'SNF equivalente a implementar', indica el SNF que reemplazaría el comercial a utilizar en este proyecto.

67 57 Tabla SNF para soportar los sistemas o servicios Sistema o Servicio de la CGR Software Comercial que utiliza la CGR SNF equivalente a implementar Criterio de selección Recursos Humanos Sigyd SIPP Activos fijos Compras Presupuesto público - Seguimiento y disposiciones - SIAC Declaraciones Juradas Módulo toma de decisiones Servicio al cliente Magic Project Server Citrix Campus SAT Oracle - Enterprise Manager Inventario OCS WSUS Sistema de suministros (Almacén) - Sistema de mantenimiento - Módulo de Sistema de capacitación Internet Explorer Firefox v X Juicio experto Anita Putty Juicio experto 3.9 PROTOCOLO DE ATENCIÓN A USUARIOS Para el control del proyecto, se llevará una ficha electrónica asociada a cada elemento. En ella se registrará y documentará cada uno de los incidentes, eventos o problemas que se susciten en la ejecución del plan piloto de este proyecto. Estos incidentes y/o problemas serán un insumo importante a la hora de analizar los resultados del proyecto y sus conclusiones, como el tiempo dedicado en horas a obtener la solución. El equipo de trabajo se reunirá quincenalmente para evaluar los casos documentados y la ejecución del proyecto, para realizar las acciones correctivas del caso, emitiendo un informe mensual sobre el avance del mismo.

68 58 Este informe será dirigido al Patrocinador del proyecto. El detalle del informe se encuentra en el apéndice N Reportes del servicio Los funcionarios seleccionados para participar en el plan piloto, podrán observar las preguntas frecuentes que se han generado junto con sus soluciones antes de realizar algún reporte de servicio, brindándole una posible solución. Los funcionarios podrán consultar en línea el reporte de las solicitudes de servicio que hayan sido ingresadas en el SOS 38 para conocer el estado de las mismas Procedimiento de escalamiento Las solicitudes de servicio serán atendidas según lo establecido en el los acuerdos de servicio (Apéndice N 1), considerando los tres niveles de resolución: 1. Ayuda de primer nivel: Equipo de soporte técnico. 2. Ayuda de segundo nivel: Administrador de las solicitudes, Cesar Muñoz 3. Ayuda de tercer nivel: Jefa de Soporte Técnico, Maureen Peña Niveles de resolución en las solicitudes de servicio Los niveles de resolución que se aplicaran en el proyecto son: A) Resolución en Primer Nivel 1. La solicitud de servicio es resuelta por el personal de soporte técnico durante el primer contacto con el usuario 38 Sistemas de solicitud de órdenes de servicio de la institución

69 59 2. La solicitud de servicio es resuelta por el personal de soporte técnico mediante herramientas de conexión remota. 3. La solicitud de servicio es resuelta por el personal de soporte técnico desde el contacto inicial con el usuario hasta un segundo contacto que se efectúe por parte del personal de soporte técnico, al usuario con la solución del problema. B) Resolución en Segundo Nivel 1. La solicitud de servicio es resuelta durante visitas del Administrador de las solicitudes al lugar de trabajo del usuario. 2. La solicitud de servicio es resuelta por medio de contacto telefónico del Administrador de las solicitudes al usuario. 3. La solicitud de servicio es resuelta mediante herramientas de conexión remota por parte del Administrador de Solicitudes. C) Resolución en Tercer Nivel Por su naturaleza o complejidad, la solicitud de servicio es escalada por el personal de soporte técnico a la jefatura de soporte para que sea resuelto por los especialistas de las áreas Tiempos de respuesta por tipo de ayuda de las solicitudes de servicio Los tiempos de respuesta máximos para la solución en cada categoría son: 1. Resolución de primer nivel: 3 Horas

70 60 2. Resolución de segundo nivel: 1 Día 3. Resolución de tercer nivel: 2 Días Manejo de la atención de primer nivel El personal de soporte técnico deberá tratar con cortesía y respeto a cada uno de los funcionarios que requieran ayuda, asegurándose de responder rápidamente al requerimiento efectuado. El usuario debe dirigirse en forma respetuosa al personal de soporte técnico Información del estado de la solicitud de servicio. El usuario podrá consultar en línea el estado de su solicitud de servicio, con el número de referencia correspondiente al status de sus solicitudes registradas Propietarios de las solicitudes de servicio. El personal de soporte técnico y el usuario que registre e inicie la solicitud de servicio, serán considerados los propietarios de dicha solicitud Aceptación de solicitudes de servicio. Cuando sea registrada una solicitud de servicio en el Sistema de Órdenes de Servicio (SOS), se notificará al usuario por medio del correo electrónico, informándole el número de solicitud y del concepto registrado, además se notificará al administrador de las solicitudes que existe una nueva.

71 Cierre de las solicitudes de servicio. Se considera cerrada una solicitud de servicio cuando el usuario lo indique en el SOS y no se realicen observaciones después de 24 horas (3 días laborales efectivos) de cerrada la solicitud Sugerencias y/o quejas. EL usuario podrá hacer llegar sus comentarios y/o quejas, por medio de las cuentas de correo electrónico cesar.munoz@cgr.go.cr y johnny.romero@cgr.go.cr 3.10 COSTO TOTAL DE PROPIEDAD (TCO) El TCO a utilizar para determinar si existe o no alguna economía en el uso del SNF, debe llevar algunos indicadores de medición. Estos indicadores muestran mediante sus fórmulas, de qué forma fueron evaluados los tipos de software para obtener los resultados finales. Cuando se indica la palabra software en esta sección, se refiere al software ofimático y de sistema operativo a utilizar en el proyecto. Estos indicadores se muestran a continuación: Licenciamiento: Inversiones en activos fijos; específicamente licencias, según el software. El licenciamiento está basado en los montos utilizados en el anteproyecto, donde se especifican los costos de licenciamiento para la institución de Windows Vista y Office 2007.

72 62 Como ya se ha indicado, este costo de licenciamiento no aplica para el SNF. Fórmula: Costo licenciamiento = precio licencia del software para la institución Soporte: Inversión por hora por parte del grupo de soporte técnico de la CGR en la atención al software. Se calcula el salario promedio de los técnicos de la institución, para determinar el costo por hora de atención de soporte a los usuarios. Sin importar si son comerciales o no, para cada uno posee el mismo valor hora promedio. Fórmula: Costo hora soporte = Salario promedio hora técnico Seguridad: Inversión en parches o actualizaciones a los sistemas. Los sistemas de información requieren de actualizaciones. Por lo general, en cada actualización, es necesario reiniciar el computador. Esto puede generar costos, al tener que invertirse tiempo de espera por cada funcionario para que se reinicie el equipo. Fórmula: Costo del reinicio de un equipo = Salario promedio minuto funcionario * tiempo de reinicio del computador Capacitación: Inversión en la capacitación a los usuarios finales para el uso del software.

73 63 La capacitación para los usuarios finales, por lo general, se realiza de forma interna en la institución. Tal es el caso del SNF, donde las capacitaciones se realizaron para este piloto en la institución por el grupo coordinador en un tiempo de 3 horas. De igual forma con el software comercial, las capacitaciones son internas hacia los funcionarios, donde los instructores de la misma CGR, dedican un tiempo de 4 horas por software comercial que es el tiempo establecido en estos cursos. De esta forma, se realizó el cálculo del costo hora de capacitación de un funcionario para el SNF basándose en la fórmula de capacitación interna. Fórmula: Costo capacitación interna por funcionario = (Salario promedio hora ingeniero + Salario promedio hora funcionario) * horas capacitación Capacitación TI: Inversión por hora al personal de soporte técnico sobre cada software. La capacitación para el personal técnico se puede generar de forma interna en la institución, o externa por un proveedor que brinde estos servicios. En el caso del SNF, estas capacitaciones se realizaron para este piloto en la institución por el grupo coordinador, por tanto son internas. Las capacitaciones externas por lo general, son dadas para el software comercial que son nuevos en el mercado. La UTI capacitó a varios de sus técnicos en

74 64 Windows Vista. El costo aproximado para un curso de Windows Vista o MS Office 2007, es de unos $115 por persona, con una duración de 16 horas por cada curso. De esta forma, se realizó el cálculo de los costos de capacitación para el SNF basándose en la fórmula de capacitación interna y la fórmula de capacitación externa, para los cálculos de los costos de los cursos de software comercial. Fórmulas: Costo Capacitación interna TI por técnico= (Salario promedio hora ingeniero + Salario promedio hora técnico) * horas curso Costo capacitación externa TI = Costo del curso + (Salario promedio hora técnico * horas curso) Costo aproximado curso Windows Vista y MS Office 2007= $115 Implementación: Inversión hora en la implementación del software Está relacionada con el costo en el tiempo de instalación del software. Para el caso del software comercial, se habló con el personal de soporte técnico para saber el tiempo promedio que tardan en instalarlos. La respuesta fue en 2 horas, desde la instalación hasta la configuración final. Costo implementación = Salario promedio hora técnico * horas promedio instalación y configuración del software. Hardware: Inversión en la adquisición de hardware para el uso de software

75 65 Con la experiencia que se obtuvo durante el periodo en el cual se llevó a cabo el piloto, se puedo comprobar que la institución no tuvo que incurrir en gastos en la compra de nuevos computadores para realizarlo. Esto en vista de que el rendimiento obtenido con las distribuciones instaladas en el equipo existente, satisfació las necesidades de los usuarios. En el caso del software comercial, si es necesario que venga con equipo nuevo, ya que el actual no lo soporta. Solo podría ser soportado por aquellos computadores más recientes que precisamente, están desarrollados para trabajar con estas versiones de software comercial. Es importante aclarar que la compra de nuevos equipos de cómputo, siempre se tiene que realizar pero por motivos de depreciación, o nuevos requerimientos de hardware para la institución o por obsolescencia del mismo, pero no por el tipo de software ofimático a utilizar. Para el cálculo, se usará el costo de una laptop. Fórmula: Costo hardware = Costo computador Desktop Costo hardware = Costo computador Laptop

76 66 4 PLANEACIÓN (ETAPA 2) El principal objetivo de esta etapa, es especificar a un nivel detallado de las diferentes actividades a realizar, reflejadas en un plan de trabajo. Para ello se analizan los objetivos y alcances del proyecto, se identifican los recursos requeridos y se establece un cronograma del proyecto. El equipo de trabajo está formalmente constituido y se tiene una estrategia de solución establecida a partir del análisis de los resultados del diagnóstico elaborado en la etapa anterior. La etapa de iniciación determinó el curso de acción para las tareas que deberá realizar el equipo de proyecto, con miras a lograr el objetivo propuesto. Siendo la labor de planeación cíclica, la misma se debe realizar tanto al inicio, como durante la realización del proyecto. Si el proyecto mostrase atrasos considerables en alguna de sus etapas, que no pudiesen ser absorbidos por las holguras de otros proyectos de la UTI, o bien por un esfuerzo adicional que ubique de nuevo el proyecto en su planeación inicial, se debe realizar un nuevo plan de proyecto, para el resto de las actividades a cumplir. Esta nueva versión del plan puede variar los alcances del proyecto, o cantidad de recursos asignados. Como en toda actividad grupal, surgirán una serie de opciones sobre cómo realizar las cosas, de modo tal que se llegue a un consenso sobre cuáles son las actividades a desarrollar, para llegar a cumplir las finalidades del proyecto.

77 ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO: Para la preparación del plan, se elabora una lista o enumeración de todas las actividades que se deben realizar para cumplir la meta, está lista se encuentra en el apéndice N 6. De cada una de las líneas de la lista se debe tener claro cuál es su propósito y el producto a lograr. 4.2 PLANEACIÓN DE RECURSOS: Humanos Se requiere de la participación del Jefe de la UTI, del personal de soporte (2 técnicos) para la instalación del software y para el soporte de los usuarios. Además, se requieren de todos los usuarios participantes (20 participantes), tanto para las reuniones, como para llenar los cuestionarios, además del tiempo que necesiten de capacitación y soporte para la adaptación del software Tecnológicos Se requieren de los equipos de cómputo para las investigaciones e instalación de los productos no facturables, licencias de SNF, además de discos externos para el respaldo de la información de los usuarios y correo electrónico. Se utilizará el sistema SOS de la CGR para solicitudes de soporte, este sistema se utilizará para que los usuarios puedan incluir requerimientos de ayuda según se pactó en el acuerdo de servicio.

78 Materiales Se requiere del laboratorio de cómputo de la CGR para brindar las capacitaciones. Adicionalmente, se requiere de DVD s para las pruebas en la creación de las imágenes que se instalarán en los equipos de cómputo. 4.3 Cronograma Como producto importante de esta etapa está el cronograma, el cual se detalla en el apéndice N 7, en donde se indican los tiempos y fechas de resolución para cada tarea.

79 69 5 EJECUCION (ETAPA 3) El objetivo de esta etapa es propiamente desarrollar y cumplir el plan elaborado en la etapa anterior. Mediante reuniones periódicas, el equipo de proyecto programa la ejecución de las acciones a realizar y las metas a alcanzar, acorde con las actividades enumeradas en el plan general. Durante esta etapa se debe mantener informada a la Unidad Ejecutora respecto del avance en el desarrollo de las actividades, situaciones no planeadas que se presenten, actividades no programadas y resolución de problemas. Dependiendo del mismo plan de trabajo, durante la etapa de ejecución se crearán productos intermedios que deberán ser revisados y aprobados por la Unidad Ejecutora. 5.1 PROCEDIMIENTO INSTALACIÓN SNF Se realizan las instalaciones de los productos propiamente de SNF, a los equipos de cómputo seleccionados. Este proceso conlleva el respaldo de la información del funcionario en una unidad externa, luego la instalación del SNF, el pase de la información respaldada y finalmente algunos ajustes necesarios. Todos estos pasos fueron realizados siguiendo el procedimiento de instalación del SNF para los usuarios finales de la institución, indicados en el apéndice N 8. La creación de estos procedimientos es gracias a las pruebas de software realizadas y a la selección del mismo. De allí se generó un producto LiveCd o

80 70 distribución de instalación 8.04 del sistema operativo Ubuntu, que corresponden a una versión de todo el conjunto de SNF ofimático. En el apéndice N 9, se muestra el procedimiento de creación de esta distribución Documentación de los resultados de las instalaciones Como parte de las medidas realizadas a la hora de las instalaciones del SNF a los computadores, se tomaron una serie de datos que se consideraron importantes, tales como los tiempos de instalación, respaldo y restauración de la información. Adicionalmente, los datos del computador, tales como el tipo de hardware que posee, la marca y el modelo. Esto con el fin de documentar los eventos dados en las instalaciones y para tener una idea más clara del comportamiento de los equipos con el SNF, como una muestra representativa de los demás computadores de la institución y lo que se debe tomar en cuenta si se instalara de forma masiva. Estos datos están representados en el apéndice N Cambios realizados a los procedimientos de instalación. Debido a las necesidades solicitadas por el grupo de trabajo para el buen desempeño y uso del SNF en sus labores, fue necesario realizar algunas modificaciones a este sistema y por consiguiente a los procedimientos que los respaldan.

81 71 Esto contribuye a madurar el producto, hacer las modificaciones necesarias al procedimiento de instalación y a cumplir con la demanda o necesidades de los funcionarios de la CGR en el uso del SNF en este piloto. En el apéndice N 10, se encuentra descrito los cambios y ajustes hechos según las solicitudes realizadas. 5.2 CURSOS DE CAPACITACIÓN Este plan de entrenamiento centra sus esfuerzos en herramientas de Ofimática (editor de texto, hojas de cálculo y presentaciones), navegadores, y cliente de correo electrónico desarrollados bajo una plataforma de SNF. Actualmente la CGR cuenta con un contingente humano (aproximadamente 600 usuarios finales y 4 técnicos) que no está capacitado para utilizar herramientas de SNF; ya que las políticas de uso de software en la administración no exige a los funcionarios utilizar este tipo de software en particular. Por tanto, es necesario desarrollar planes de formación que faciliten al personal técnico la implantación de esta nueva tecnología de SNF para la CGR. El plan de capacitación de SNF tiene como finalidad, entrenar al grupo seleccionado (20 usuarios finales aproximadamente) de la CGR y adiestrar al personal técnico (1 técnico) que le dará soporte al grupo piloto. El entrenamiento se focalizará particularmente, en herramientas de ofimática en SNF tanto para usuarios finales como para técnicos de soporte de las herramientas.

82 Formación de instructores de SNF Este punto tiene como finalidad preparar a un grupo de instructores que faciliten el proceso de formación de herramientas de SNF. Los instructores impartirán cursos prácticos y teóricos a este grupo de instructorescon las herramientas que serán utilizadas dentro del plan piloto. Estarán dirigidos con cursos de herramientas de productividad, tales como: OpenOffice, Cliente de Correo electrónico y Agenda electrónica y cursos del uso del sistema operativo Ubuntu. La tabla N 5-1, muestra esta distribución de los instructores con los programas a impartir. El temario de los cursos se encuentra en el apéndice N 11 Tabla 5-18.Distribución del SNF en la capacitación N Curso Instructor 1 OpenOffice Johnny Romero 2 Correo -Agenda Cesar Muñoz 3 Ubuntu Cesar Muñoz 4 Soporte técnico Cesar Muñoz y Johnny Romero Formación a soporte técnico: Estos cursos de formación tienen como finalidad preparar al personal de soporte técnico en las herramientas de SNF. El técnico recibirá cursos prácticos y teóricos de las herramientas, así como también, se le indicará los mecanismos más adecuados para acceder al equipo con el sistema operativo no facturable que le garanticen un soporte eficiente cuando el grupo de trabajo lo requiera.

83 73 Este técnico recibirá cuatro cursos básicos sobre los siguientes temas: OpenOffice Ubuntu Correo Agenda electrónica Adicionalmente un curso técnico en la instalación y configuración del: Ubuntu OpenOffice Correo y su agenda electrónica Comandos Linux Formación al grupo de trabajo: Estos cursos tienen como finalidad entrenar al grupo del plan piloto con las herramientas de Ofimática de SNF. Los usuarios finales recibirán cursos prácticos y teóricos de las herramientas. Recibirán cuatro cursos base sobre: OpenOffice Ubuntu Correo Agenda electrónica

84 Medios de formación Los medios de formación para los diferentes cursos que utilizarían el grupo del plan piloto como referencia para el aprendizaje, son: Clases y charlas presenciales Exposiciones con diapositivas Manuales documentados Manuales en línea Preguntas frecuentes en línea Foros El manual sobre el sistema operativo, cliente de correo y navegador de Internet, está en línea. Este es una página Web y se encuentra publicada. Muestra las comparaciones de las herramientas comerciales en relación a las no facturables. Es importante indicar que este manual en línea presenta otras opciones tales como, un módulo de preguntas o consultas que han realizado los miembros del proyecto y además contiene los manuales documentados del SNF utilizado en el proyecto. El navegador Firefox es un programa no facturable que han venido utilizando los funcionarios de la CGR por un tiempo considerable, por lo tanto, muy conocido. De tal manera que no implica una explicación muy detallada dentro de la capacitación del sistema operativo no facturable.

85 75 El manual sobre el OpenOffice, está documentado e incluye una comparación de las diferentes herramientas comerciales con las no facturables. Este manual se encuentra también publicado en la página Web que posee los otros manuales de software no facturables, como se indicó en el párrafo anterior. En el apéndice N 12, se encuentran los manuales utilizados en el plan piloto Cronograma del plan de capacitación Para ejecutar las metas del plan de capacitación de SNF, se requiere establecer un cronograma de cursos, tanto para usuarios finales como para personal técnico de soporte e instructores. El cronograma de cursos establece un mínimo de cuatro cursos (6 personas por curso) para usuarios finales con las herramientas de ofimática expuestas. Al menos un curso (1 persona) para técnicos, en herramientas de ofimática, configuraciones e instalaciones. Para cumplir el cronograma del plan de entrenamiento en SNF se requiere que el grupo de trabajo cumpla con los acuerdos de servicios relacionados y aceptados al inicio del proyecto. A continuación, se presenta en la tabla N 5-2, el cronograma de los cursos con las respectivas fechas.

86 76 Tabla 5-19.Cronograma de los cursos de capacitación SNF Fecha Cantidad de Curso Instructor usuarios 16 de setiembre 5 Capacitación de en la herramientas César Muñoz / Johnny Romero 17 de setiembre 5 Capacitación de en la herramientas César Muñoz / Johnny Romero 18 de setiembre 5 Capacitación de en la herramientas César Muñoz / Johnny Romero 23 de setiembre 4 Capacitación de en la herramientas César Muñoz / Johnny Romero 25 de setiembre 13 Capacitación de en la herramientas César Muñoz / Johnny Romero 28 de setiembre 13 Capacitación de en la herramientas César Muñoz / Johnny Romero 5.3 MINUTAS DE REUNIONES Las reuniones son de suma importancia, por lo que es primordial el dejar documentados todos los asuntos y acuerdos tratados en las reuniones, sean estas calendarizadas o no. Los líderes del proyecto deberán mantener como parte de la documentación del proyecto, las minutas de las reuniones que se realicen. Todos los documentos de las minutas se pueden ubicar en el apéndice N INFORMES DE AVANCE Los informes de avance deben establecer valoraciones sobre el desempeño general del proyecto, resaltando aquellos aspectos que afectan el cumplimiento de los tiempos y de las metas planeadas. Se estableció enviar cada quince días un informe de avance. Este informe debe estar unido al cronograma debidamente actualizado.

87 77 El informe de avance contiene: - Tareas planeadas y completadas. - Tareas planeadas no completadas. - Tareas completadas no planeadas. - Administración del riesgo. - Acciones correctivas o preventivas planeadas indicando cuales ya están ejecutadas y cuales por ejecutar. - Observaciones (estableciendo valoraciones sobre el desempeño general del proyecto, resaltando aquellos aspectos que afectan el cumplimiento de los tiempos y de las metas planeadas, y lecciones aprendidas) - Lista de productos intermedios y finales del proyecto El informe de avance va dirigido a la Unidad Ejecutora del Proyecto y es responsabilidad de los Líderes del Proyecto no solo entregarlo, sino asegurarse de que es comprendido. Todos los documentos de los informes de avance se pueden ubicar en el apéndice N 4.

88 78 6 CONTROL (ETAPA 4) El control del plan piloto, es una acción que siempre está presente durante el desarrollo de todo proyecto. Su fin primordial es detectar desviaciones del plan de ejecución en forma oportuna, de manera que permita tomar acciones correctivas y preventivas. De ser necesario se deberá retomar el proceso de planeación para ejecutar las acciones necesarias, reflejándolas en una nueva versión del plan. La meta del control es lograr que los objetivos definidos en el plan de trabajo se cumplan, a partir del seguimiento, ajuste y realimentación de las acciones planeadas y ejecutadas. 6.1 CRONOGRAMA DE PROYECTO ACTUALIZADO El cronograma se actualiza periódicamente con el detalle de las actividades que se han completado, el porcentaje de avance de las actividades que están en proceso y los ajustes propios de un proyecto en ejecución donde se presentan nuevas tareas no planeadas o la necesidad de ajustar fechas, producto de desfases que deben quedar debidamente documentados. Se debe hacer todo el esfuerzo porque el plan se cumpla. Sin embargo, todo plan no es más que una aproximación del futuro y por más cuidado y experiencia que se haya puesto en la elaboración del mismo, siempre existirán una serie de factores que se pueden haber escapado durante la elaboración del mismo.

89 79 Otro aspecto muy importante es que el plan está enmarcado en una realidad de la organización, siendo la misma un ente vivo y cambiante, y así lo será el plan. 6.2 CONTROL DE AVANCE POR UNIDADES DE LOGRO Se lleva un control del avance del proyecto, que no es por estimación o por algún criterio experto, sino que es totalmente objetivo, enfocando el logro real de cada tarea. Para ello se hace uso de la asignación de Unidades de Logro (UL) a las tareas del plan de trabajo y en la creación de seguimientos de las unidades alcanzadas por el proyecto de forma acumulada y mensual. A cada tarea planeada se le asigna una cantidad de unidades de logro y para la contabilización de unidades, deberá tenerse en cuenta que sólo las tareas completas ofrecen logro y el aporte a ese logro varía dependiendo de si la tarea pertenece a la ruta crítica o no. El detalle puede apreciarse en el apéndice N FORMULARIOS DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Cuando en el proceso de control se detecten o prevean desviaciones con respecto a lo que establece el plan de trabajo, de manera oportuna deberán ejecutarse acciones correctivas y preventivas que vengan a mitigar el impacto de dichas desviaciones sobre el logro de los objetivos y metas del proyecto.

90 80 Las acciones correctivas o preventivas deben estar claramente explicadas e indicar el o los responsables de ejecutarlas. De ser necesario estas acciones deben quedar incorporadas en el plan de trabajo para su futuro seguimiento y debidamente documentadas en formularios. El detalle de estos formularios se puede ver en el apéndice N 15 con sus resultados. 6.4 CONTROL DE CAMBIOS. Durante la ejecución de cualquier proyecto se pueden presentar cambios que afecten directa o indirectamente el logro de los objetivos y de las metas. El proceso de control del proyecto deberá analizar; entre otros, los cambios en las condiciones del entorno, los cambios en los recursos, los cambios en las necesidades a solventar, los cambios en la tecnología, cambios en los objetivos, y cambios en la estrategia de solución. Todo cambio que afecte el curso de acción, los alcances o la estrategia de solución; debe quedar documentado, sobre todo si dichos cambios impactan el cronograma de proyecto. Además, se debe hacer del conocimiento a la Unidad Ejecutora, todo cambio importante, la cual tiene que aprobar si se atiende o no dicho cambio. El formulario para el control de cambios del proyecto se detalla en el apéndice N 16 con sus resultados.

91 81 7 CONCLUSION (ETAPA 5) 7.1 SNF, SELECCIÓN DEFINITIVA. El Software utilizado en el plan piloto fue seleccionado como producto de las pruebas realizadas al SNF el cual se indicó en la etapa 3 de Iniciación, en conjunto con la lista de SNF mostrados en las tablas N 3-1 y N 3-2 expuesta en la sección Selección de SNF de la etapa 1 de Iniciación. Se realizaron algunas variaciones debido a mejores adaptaciones del mismo a las necesidades de los usuarios gracias a las solicitudes generadas por estos. Realmente las variaciones fueron muy pocas, la principal se presentó con el cliente de correo electrónico que se cambió por otro y la creación de una nueva distribución completa de SNF. El cambio relacionado con el cliente de correo no facturable, se determinó por problemas muy significativos, en este caso con el cliente de correo Thunderbird que no cumplía con necesidades importantes. Entonces, se reemplazó por el cliente de correo Evolution, dejando atrás Thunderbird como parte del conjunto de herramientas ofimáticas de SNF. En el apéndice N 16 se describe este control de cambio, específicamente en el control de cambio N 2, y en el apéndice N 17, se indica el procedimiento de configuración del Evolution.

92 82 El cambio relacionado a la creación de una nueva distribución completa de SNF, se debido a algunos problemas de compatibilidad de dispositivos de hardware en un par de computadores del plan piloto. Por tanto, se creó una nueva versión completa de SNF, con el objetivo de abarcar más hardware y para que no se presenten problemas de este tipo. Esta distribución se aplicó a dos computadores para corregir los inconvenientes con los dispositivos de hardware. En el apéndice N 18, se encuentra el procedimiento para la creación de esta nueva distribución o LiveCD, y en el apéndice N 8, se muestra el procedimiento de configuración a aplicar en los equipos. Luego, en el apéndice N 16 se describe el control de cambio relacionado, específicamente el control de cambio #1. La tabla N 7-1, muestra el SNF que se cambió en las tablas N 3-1 y N 3-2 indicadas y que se deja como parte de los productos ofimáticos del piloto: Tabla 7-20.Lista de software seleccionado Categoría Software Reproductor de Video-DVD Totem-VLC Antivirus ClamAV Firewall UFW Cliente de correo Evolution Zimbra Desktop Sistema Operativo Linux Ubuntu 8.04 y 8.10

93 RESULTADOS DEL TCO En los resultados del Costo Total de Propiedad, se utilizaron las distribuciones de Ubuntu que se probaron durante el proyecto, junto con el OpenOffice y también se incluyeron en el estudio Windows Vista y Ms Office 2007, para tener un marco de referencia sobre el software comercial. Como resultado de la aplicación del TCO, se muestra un menor costo en las herramientas no facturables en comparación con las comerciales a las cuales se les aplicó el estudio. Tabla Resultados ahorro TCO TCO a medir Licenciamiento Soporte/hora Seguridad Capacitación Capacitación TI Ahorro por uso SNF Implementación Hardware Portátil Hardware Escritorio ,00 0,00 0, , , , , ,44 La tabla N 7-2 muestra los resultados de ahorro presentados por este estudio, de lo anterior se identifican los siguientes puntos: 1. Por cada computador que la institución compra y configura con SNF, se ahorra un poco más de colones en licenciamiento, ya que es solo requerido por el software comercial.

94 84 2. Aproximadamente colones de ahorro por capacitación a los funcionarios de la institución en el uso del SNF, tomando en cuenta que las horas de capacitación en software comercial es de un aproximado de 4 y las horas aproximadas para una capacitación para SNF es de 3 horas. 3. Se obtiene un ahorro de aproximadamente colones por cada capacitación al personal de soporte técnico. Esto debido a que la capacitación en SNF es interna, realizada por los funcionarios de la CGR, en este piloto se ejecutó de esa manera, con una duración de 3 horas y no sujeta a un proveedor que brinde estos servicios en software comercial, donde los montos son elevados. En el caso del software comercial, los cursos de capacitación rondan las 16 horas, de allí la gran diferencia en el ahorro. 4. Se ahorra un aproximado de colones por cada hora de instalación y configuración con el SNF por el personal técnico, en comparación al comercial. 5. Se ahorra más de colones, porque no tiene la necesidad de comprar computadores portátiles con el SNF, ya que todos los equipos de la CGR soportan el SNF, los equipos actuales pueden trabajar perfectamente con este tipo de software. 6. Al igual que con los computadores portátiles, los computadores de escritorio actuales de la institución soportan el SNF por tanto, la institución no

95 85 requiere invertir en estos tipos de computadores para trabajar con el SNF, ahorrándose un aproximado a colones por computador de escritorio. Al contrario, el software comercial si requiere de nuevo hardware esto si el funcionario no posee un equipo con los requerimientos necesarios el cual no se da en todos los casos. 7. En el caso del soporte técnico requerido para atender cada tipo de software, el monto por hora es igual para ambos. Habría que hacer un estudio exclusivo pasado un periodo para determinar cuánto demanda en atención técnica cada software. 8. De igual forma la seguridad requerida por estos sistemas, donde los dos necesitan de actualizaciones y en cada actualización se debe reiniciar el equipo. Tomando en cuenta que cada sistema tarda lo mismo en iniciar, tendrían el mismo monto. Por la experiencia en el uso de los dos tipos de sistemas, el SNF tarda menor tiempo en iniciar y los equipos rindieron mejor que los que utilizaban el software comercial, pero este es un caso de estudio a realizar con más tiempo y detalle. De esta forma, se cumple con el objetivo sobre el ahorro en la adquisición de licencias de software. Además, esto contribuye a la toma de decisiones en cuanto a la implantar o no el SNF.

96 86 Para observar un mayor detalle los resultados del estudio TCO, se debe consultar el apéndice N RESULTADO DE LAS CAPACITACIONES Para medir los resultados de la capacitación con los funcionarios que conforman el grupo del piloto, se consideró la cantidad de dudas que tuvieran a lo largo del proyecto. Muchas de las consultas realizadas no estaban relacionadas con las capacitaciones realizadas, por lo que se tuvo que dividir para tomar en cuenta sólo aquellas relacionadas con el aporte realizado en las capacitaciones del SNF. Si el grupo de funcionarios realizó muchas preguntas que están relacionadas con el temario de los cursos de capacitación, se concluye que la capacitación no fue lo suficientemente clara.

97 87 Por el contrario, si la cantidad de preguntas realizadas no fueron muchas, entonces podemos indicar que el aprendizaje en los cursos de capacitación fue suficiente. El apéndice N 19, muestra la cantidad de solicitudes que están relacionados con los cursos de capacitación. La ilustración N 7-1, muestra cómo va disminuyendo esa cantidad de solicitudes en el transcurso del tiempo hasta completar el piloto. Se puede apreciar que en la segunda semana, fue el periodo donde se incrementó las solicitudes a 7 de las 13 en total de este tipo. Luego, conforme pasaba el tiempo estas disminuyeron a 2 solicitudes de semana de por medio hasta la semana 8, donde los funcionarios dejaron de realizar estos tipos de solicitudes dos semanas antes de finalizar el piloto.

98 88 Ilustración 7-9.Estadísticas solicitudes por desconocimiento También, para medir el efecto de la capacitación con los funcionarios se interpreta el gráfico en la ilustración N 7-2 que corresponde al promedio obtenido de la curva de aprendizaje. Basándose en los resultados de la encuesta realizada (apéndice N 20).

99 89 Ilustración 7-10.Promedio de la curva de aprendizaje de los funcionarios El resultado indica que un 47% opina que la curva de aprendizaje es baja y un 13% opina que la curva es alta. Esto evidencia que el funcionario promedio en el piloto, al utilizar estos productos, asimiló de buena forma cada SNF. La tabla N 7.3, muestra los datos obtenidos de la encuesta sobre la curva de aprendizaje y el promedio resultante. Tabla Resultados curva de aprendizaje Promedio Producto Ubuntu Writer Calc Impress Thunderbird Evolution Firefox 47% Curva aprendizaje Media 75% 46% 32% 29% 36% 28% 82% Arriba 12,86% Curva aprendizaje Media Abajo 18% 18% 18% 14% 11% 4% 7% 40% No aplica 7% 36% 50% 57% 53% 68% 11% Porcentaje total: 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

100 90 Además, se puede observar en el resultado de la curva de aprendizaje, la cual muestra para todos los productos, que es el indicador que tiene el nivel más bajo de favoritismo en relación con los otros indicadores, cabe aclarar que aunque es el más bajo siempre presenta un favoritismo positivo. De esta forma, se cumple con el objetivo de medir la curva de aprendizaje de los funcionarios en el uso de las herramientas de SNF dentro del plan piloto. 7.4 ENCUESTA A PARTICIPANTES La encuesta se realizó a 33 funcionarios que participaron en el proyecto, de ellos 28 respondieron. En la encuesta, se les preguntó sobre siete productos que utilizaron durante el plan, los productos son; el sistema operativo Ubuntu, el procesador de palabras Writer de OpenOffice, la hoja de cálculo Calc de OpenOffice, el programa para crear presentaciones Impress de OpenOffice, el cliente de correo Thunderbird, el cliente de correo Evolution y el navegador para Internet FireFox. Las variables que se evaluaron para cada uno de los productos son; cumplimiento, facilidad de uso, rendimiento laboral al utilizar la nueva herramienta, satisfacción con el producto, curva de aprendizaje, nivel de soporte requerido, frecuencia de uso, recomendación de uso, necesidad de utilizar las herramientas anteriores, conocimiento previo y evaluación del soporte recibido. El detalle de los resultados de la encuesta se puede observar en el apéndice N 20.

101 Resultados de la encuesta A continuación se muestra en la tabla N 7-4, un resumen de los resultados de la encuesta por producto Ubuntu Variable Tabla 7-23.Resumen de la encuesta Opinión Favorable Desfavorable PPCP 39 Cumplimiento 96% 4% 93% Facilidad de uso 92% 8% 93% Rendimiento 88% 12% 93% Satisfacción 92% 8% 93% Curva de aprendizaje 81% 19% 93% Nivel de soporte 85% 15% 96% Recomendación 96% 4% 96% Soporte recibido 92% 8% 89% Si No Frecuencia de uso 89% 11% 96% Herramientas 13% 88% 86% anteriores Conocimiento previo 37% 63% 96% Writer Variable Opinión Favorable Desfavorable PPCP Cumplimiento 100% 0% 68% Facilidad de uso 100% 0% 68% Rendimiento 89% 11% 68% Satisfacción 95% 5% 68% Curva de aprendizaje 72% 28% 64% Nivel de soporte 74% 26% 68% Recomendación 95% 5% 71% Soporte recibido 94% 6% 61% Si No Frecuencia de uso 85% 15% 71% Herramientas 6% 94% 64% anteriores Conocimiento previo 38% 62% 75% 39 PPCP Porcentaje de la población que contestó la pregunta

102 92 Calc Variable Opinión Favorable Desfavorable PPCP Cumplimiento 100% 0% 61% Facilidad de uso 100% 0% 61% Rendimiento 80% 20% 54% Satisfacción 87% 13% 54% Curva de aprendizaje 64% 36% 50% Nivel de soporte 80% 20% 54% Recomendación 94% 6% 64% Soporte recibido 92% 8% 46% Si No Frecuencia de uso 65% 35% 61% Herramientas 20% 80% 54% anteriores Conocimiento previo 42% 58% 68% Impress Variable Opinión Favorable Desfavorable PPCP Cumplimiento 94% 6% 57% Facilidad de uso 94% 6% 57% Rendimiento 93% 7% 54% Satisfacción 87% 13% 54% Curva de aprendizaje 67% 33% 43% Nivel de soporte 79% 21% 50% Recomendación 88% 12% 61% Soporte recibido 92% 8% 43% Si No Frecuencia de uso 44% 56% 57% Herramientas 27% 73% 54% anteriores Conocimiento previo 40% 60% 71% Thunderbird Variable Opinión Favorable Desfavorable PPCP Cumplimiento 87% 13% 54% Facilidad de uso 100% 0% 54% Rendimiento 79% 21% 50% Satisfacción 86% 14% 50% Curva de aprendizaje 77% 23% 46% Nivel de soporte 64% 36% 50% Recomendación 93% 7% 54% Soporte recibido 93% 7% 54%

103 93 Si No Frecuencia de uso 87% 13% 54% Herramientas 15% 85% 46% anteriores Conocimiento previo 33% 67% 64% Evolution Variable Opinión Favorable Desfavorable PPCP Cumplimiento 100% 0% 32% Facilidad de uso 90% 10% 36% Rendimiento 89% 11% 32% Satisfacción 100% 0% 32% Curva de aprendizaje 89% 11% 32% Nivel de soporte 89% 11% 32% Recomendación 91% 9% 39% Soporte recibido 89% 11% 32% Si No Frecuencia de uso 70% 30% 36% Herramientas 11% 89% 32% anteriores Conocimiento previo 23% 77% 46% FireFox Variable Opinión Favorable Desfavorable PPCP Cumplimiento 100% 0% 93% Facilidad de uso 96% 4% 93% Rendimiento 92% 8% 89% Satisfacción 96% 4% 89% Curva de aprendizaje 92% 8% 89% Nivel de soporte 92% 8% 89% Recomendación 100% 0% 89% Soporte recibido 89% 11% 32% Si No Frecuencia de uso 92% 8% 93% Herramientas 8% 92% 86% anteriores Conocimiento previo 35% 65% 93%

104 Conclusiones de la encuesta Como se puede apreciar en el resumen anterior, todos los productos son bien aceptados por los usuarios. Además, en el ítem de recomendación, tiene un porcentaje importante de aceptación. También, es importante indicar que para los productos de ofimática, sólo contestó en promedio la mitad de los participantes de la encuesta, donde el punto que tiene un menor porcentaje es la curva de aprendizaje aunque siempre es positivo. Este punto se contrapone al de facilidad de uso, en el cual los usuarios valoraron los programas en su mayoría como fáciles de utilizar. Con respecto a las herramientas ofimáticas (Writer, Calc y Impress) se pude observar en la tabla N 7-3, que la curva de aprendizaje obtuvo una valoración positiva de un 68% en promedio, pero la facilidad de uso que es una variable ligada a la anterior, obtuvo una valoración del 98% positiva. De lo anterior se puede derivar que aunque el 32% indica que le tomó mayor tiempo el acostumbrase a manejar las herramientas, la mayoría indica que las herramientas ofimáticas utilizadas durante el proyecto son fáciles de utilizar. Observando los indicadores de satisfacción y recomendación, los cuales son muy importantes para conocer si los usuarios estarían dispuestos a continuar utilizando este tipo de herramientas y por consiguiente establecer la viabilidad o no de los productos, se obtiene en satisfacción un 91% y en recomendación un 94% en promedio de todos los productos.

105 95 De los anteriores resultados se puede inferir, que los usuarios estarían dispuestos a continuar utilizándolos y además recomendarían a otros funcionarios utilizarlos. 7.5 CONSULTAS RECIBIDAS DURANTE EL PROYECTO Durante el proyecto se documentó las consultas o tiquetes que realizaban las personas que participaron en el proyecto. Los tiquetes se clasificaron de tres formas diferentes, a continuación se describen esas clasificaciones. 1. Grado de severidad: Indica cual fue el impacto en el trabajo del funcionario, donde los valores son; imposibilidad de realizar el trabajo, suspensión momentánea del trabajo y afecta otras funcionalidades. La imposibilidad de realizar el trabajo se da cuando un funcionario quiere cumplir una tarea que no puede ejecutarla, lo anterior unido a que no se pudo dar ninguna manera alternativa de efectuar la tarea en el momento. Suspensión momentánea de trabajo, es similar a la anterior pero si se le da una alternativa para realizar la tarea. Afecta a otras funcionalidades, cuando el funcionario realiza una consulta porque alguna funcionalidad no le está respondiendo adecuadamente y le está repercutiendo en sus actividades 2. Tipo de tiquete: Indica por que se dio la consulta, donde los valores son; no existe funcionalidad, desconocimiento, incompatibilidad, defecto de programación, potenciar el conocimiento y configuración. 3. Resuelto: Indica si el tiquete fue resuelto o no.

106 96 El detalle de la lista de los tiquetes se puede encontrar en el apéndice N Resultados de los tiquetes Como se observa en el apéndice N 21, se documentaron alrededor de 60 consultas, donde, el 68% tiene una severidad baja dado que corresponden a suspensiones momentáneas de trabajo. El 21% una severidad media donde alguna funcionalidad no estaba realizando bien su tarea y por ello afectaba otras labores del funcionario, y sólo un 11% con una severidad alta, donde no se pudo resolver en el momento el problema. El gráfico en la ilustración N 7-3, muestra estos promedios Ilustración 7-11.Promedio grado de severidad de los tiquetes De las consultas realizadas por los funcionarios se resolvieron el 96%, quedando solamente dos consultas sin atender, la primera en espera de respuesta de un proveedor y la segunda es una incompatibilidad entre el OpenOffice y Ms Office El gráfico en la ilustración N 7-4, muestra estos datos.

107 97 Ilustración Promedio tiquetes resueltos Asimismo, en la clasificación de tiquetes por tipo se puede apreciar que alrededor de un 40% se debe a capacitación. Los tipos de tiquetes que brindan este dato son los de potenciar el conocimiento y desconocimiento. Además, otro tipo de tiquete que tiene un porcentaje alto es el de configuración, que tiene un 32%, por el cual se realizaron cambios en los procedimientos. Existen algunos tiquetes calificados como Incompatibilidad, de donde se deriva el comportamiento del SNF y la plataforma actual de la CGR en lo que respecta a compatibilidad. Tenemos que el 11% de los tiquetes corresponde a estas incompatibilidades, lo que corresponde a un total de 6 tiquetes. Cabe señalar que de esos 6 tiquetes, solo uno no se solucionó, ya que está relacionado con los macros de Microsoft Office, en el alcance de este proyecto se determinó que esa era una de las configuraciones no contempladas. Los otros tiquetes en relación a la incompatibilidad fueron solucionados, dejando evidencia de la firmeza del SNF con la plataforma actual de la CGR.

108 98 Los otros rubros son cubiertos por defectos de programación y no existe la funcionalidad, que sumados los tres, tienen un porcentaje alrededor de un 27%. El gráfico en la ilustración N 7-5, muestras los promedios de solicitudes según la clasificación de tiquetes. Ilustración 7-13.Promedio tiquetes según clasificación Conclusiones de los resultados de los tiquetes El punto más importante sobre los tiquetes, es que en su mayoría fueron resueltos y la mayor parte se puede abarcar con una capacitación mejor enfocada. Otro gran rubro es de la configuración, que son consultas que no se volverán a presentar, porque se cambiaron los procedimientos para subsanar esas consultas. Por último, en la parte de severidad, la mayoría de tiquetes se presenta con una severidad baja o media y una pequeña parte con una severidad alta.

109 CONCLUSIONES GENERALES Luego de investigar e implantar las herramientas ofimáticas de SNF, además del trabajo práctico con los funcionarios de la CGR, se puede concluir que las herramientas son bien aceptadas por ellos. La mayoría indica que los programas no facturables son completos para su trabajo, que son de fácil uso y que no les tomó mucho tiempo acostumbrarse a su utilización. En la encuesta es fácil notar que los usuarios presentan una posición positiva en cuanto a los productos, asimismo con los tiquetes, de los cuales se puede deducir que no existieron problemas graves y la mayor parte fue resuelta. Con respecto a los objetivos, se concluye que se cumplieron a cabalidad, sobre el objetivo principal, Obtener los insumos necesarios para la toma de decisiones relacionadas con el uso de SNF y determinar su factibilidad de implantación en la CGR. Como resultado, se brinda este documento como un insumo para la toma de decisiones, en donde tanto la encuesta como la documentación de las consultas, dan un aporte importante para la fiscalización y para las decisiones de la CGR. Se realizó el plan piloto, como se indicaba en el objetivo principal, con ello se dio la posibilidad de medir indicadores tales como compatibilidad, rendimiento y curva de aprendizaje.

110 100 En relación a los objetivos específicos, en el apartado de TCO, se muestra como la utilización de este tipo de software puede propiciar ahorro en la adquisición de licencias de software. Por otra parte, se realizó la encuesta y se documentaron las consultas para obtener indicadores para la toma de decisiones en cuanto a la implantación de SNF. Además, durante el ínterin del proyecto se pudo definir el SNF a implantar según sus características funcionales acordes al software comercial que utiliza la CGR. Para medir la curva de aprendizaje de los usuarios en las herramientas a prueba, se realizó una capacitación y se le dio seguimiento mediante el soporte técnico, con las reuniones y en la aplicación de la encuesta. Por otro lado, el tiempo promedio de duración de instalación y configuración del SNF, es de 45 minutos. Esto está basado en la hoja del Formularios de instalación que se encuentra en el apéndice 5, que muestra los tiempos de instalación y configuración de SNF en el piloto. Por todo lo anterior, se puede decir que el proyecto se realizó de acuerdo con el objetivo principal y los objetivos específicos, de lo cual el grupo de trabajo se encuentra muy satisfecho dado que se lograron. 7.7 RECOMENDACIONES Realizar un análisis más detallado de los componentes de hardware que utilizan los computadores de la institución y determinar si existe alguna

111 101 incompatibilidad con algunos de sus dispositivos y el SNF, antes de iniciar con un proyecto de esta índole y tomar las medidas anticipadas. Hay que aclarar que la mayoría de computadores en el mercado, están diseñados para trabajar con el software comercial. Las comunidades de software libre, hacen el esfuerzo de que las diferentes distribuciones puedan detectar muchos de los dispositivos de hardware posible. Potenciar una mayor colaboración por parte de las administraciones que lideran las áreas que conforman el grupo de trabajo dentro del plan piloto. De igual forma, para los mismos miembros de los grupos de trabajo. Buscar el apoyo de comunidades o grupos externos a la institución, que han o realizan estos tipos de proyectos, o que tengan experiencia en el uso y administración de estos tipos de sistemas para compartir conocimientos o realizar un tipo de foro entre estas entidades y el grupo coordinador del proyecto. Esto colaborará en la dedicación o especialización de técnicos para soporte técnico al SNF. Realizar un foro con el grupo de trabajo a lo largo del proyecto además de las reuniones periódicas, ayudando a solventar las dudas e inquietudes de una forma más directa con los colaboradores del proyecto.

112 102 Tener una relación más directa con los miembros que conforman el grupo de trabajo por parte de los coordinadores del proyecto, solventando y atendiendo las necesidades de estos colaboradores. Mediante una visita no planeada cada semana, uno de los coordinadores del proyecto podría tener un contacto más personal con el funcionario para ayudarle en aspecto que quizá no se traten en las reuniones o foros. Realizar más de una distribución de SNF o LiveCD con versiones más actualizadas antes de iniciar el proyecto pero que cumplan con las necesidades del entorno, para evitar inconvenientes relacionados con la incompatibilidad del producto final con los computadores de la institución. En un proyecto como este, el tiempo de dedicación por parte del grupo coordinador es vital. Por tanto, es importante que el gerente encargado del grupo de coordinación del proyecto, considere esta variable de tiempo para que asigne solo aquellas actividades necesarias a los coordinadores y soporte técnico ajenas al proyecto, de tal forma que les interrumpa lo menos posible el tiempo establecido para la buena administración y atención del proyecto. Incluir en las especificaciones de los procedimientos de adquisición de bienes, características de SNF como soluciones aceptadas por la administración.

113 103 Además, posibilitar que los dispositivos cuenten con driver para sistemas operativos alternativos. Instalar las herramientas utilizadas en este proyecto a los funcionarios de nuevo ingreso. Realizar un plan que logre un mayor compromiso e incentive a los funcionarios que conforman el grupo de trabajo, para generarles mayor participación en las reuniones y capacitaciones. Darle continuidad al proyecto y realizar charlas frecuentes a los funcionarios creando una especie de comunidad institucional dentro de la CGR, para generar mayor conocimiento de las herramientas de SNF entre los funcionarios de la CGR.

114 104 8 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARS Technica. (2008). Wikipedia adopta Ubuntu para toda su infraestructura de servidores. Recuperado el 27 de mayo de 2009, de Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica. (2006).Acta de la sesión ordinaria nº 37 (15 de noviembre de 2006). Recuperado el 24 de mayo de 2009, de Asamblea Legislativa República de Costa Rica. (2009). LEY DE DERECHOS DE AUTOR Y DERECHOS CONEXOS. Recuperado el 30 de noviembre del 2009, de CNET News. (2007). Yahoo buys software firm Zimbra. Recuperado el 24 de mayo del 2009, de Esubuntu. (2009). Migración a Ubuntu Recuperado el 21 de noviembre del 2009, de Fayer Wayer. (2006). Goobuntu el nuevo hijo de Google. Recuperado el 27 de mayo del 2009, de Guía Ubuntu. (2009). Firewall. Recuperado el 6 de agostos del 2009, de Guía Ubuntu. (2009). Instalar codecs multimedia. Recuperado el 5 de agosto del 2009, de Guía Ubuntu. (2009). Remastersys. Recuperado el 16 de julio del 2009, de

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119 109 9 APÉNDICES Apéndice 1 Acuerdo de servicio con los funcionarios de los equipos de trabajo del proyecto 1. NOMBRE DEL SERVICIO Atención a los usuarios participantes en el proyecto de implantación de SNF. 2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO Atención y soporte en todo el proceso de la implantación de SNF. 3. CONTEXTO Los servicios que se presentan en este documento están circunscritos a la factibilidad de implantación del SNF. 4. SERVICIOS PROVISTOS Presentación inicial del proyecto y acuerdos de servicio Capacitación en el uso de las herramientas de SNF. Manuales en línea con los aspectos relevantes de la capacitación. Publicación de las preguntas frecuentes como base de datos de conocimiento Respaldo de los documentos personales y de trabajo, los cuales se deben encontrar ubicados en las carpetas destinadas para el resguardo de los datos personales y de trabajo. Instalación y configuración del SNF. Recuperación de los documentos personales y de trabajo en los equipos instados con el SNF.

120 110 Reuniones de seguimiento quincenal. Presentación de resultados Dependiendo de los resultados obtenidos y de las disposiciones del Despacho, se restaurará o no el computador a los usuarios con los sistemas comerciales que utilizaba y su información. Se dará soporte vía una solicitud en el sistema SOS de la CGR. Consultas sobre SNF Ubuntu (Sistema operativo) Writer (Procesador de textos) Calc (Hoja de cálculo) Impress (Programas para crear presentaciones) Base (Base de datos) AVG (Antivirus) FireStarter UFW (Firewall) Firefox v X (Navegador de Internet) Acrobat 8 (Lector de archivos PDF) archivos) Gestor de archivadores File Roller (Compresor y descompresor de Zimbra Desktop (Correo Electrónico) Thunderbird (Cliente de correo) Brasero (Quemador de CD y DVD) Skype (Mensajería) Chat Correo (Mensajería)

121 111 Totem (Reproductor de audio y video) VLC (Reproductor de audio y video) Editor de texto Eye Calculadora Mapa de caracteres etc.) Incompatibilidad con los dispositivos (Impresoras, bluetooth, video, audio, Problemas físicos del equipo (Pantalla, teclado, mouse, discos duros) No se puede entrar al equipo por la clave No se puede entrar al correo por la clave No se puede entrar al los sistemas por la clave (Este servicio no se dará, se debe usar el sistema de autogestión " ) 5. PRIORIDADES DE SOLICITUDES DE SERVICIO Habrá un equipo atendiendo este tipo de solicitudes, con el fin de hacer expedita la atención de eventos. La prioridad será asignada en el orden al momento de hacer el registro de la solicitud de servicio y de acuerdo al siguiente criterio: Prioridad alta: Problemas de uso en el SNF. Prioridad mediana: Problemas físicos del equipo. Prioridad baja: Problemas de Red. La prioridad puede ser modificada por el Administrador de las solicitudes, cuando exista necesidad por un evento no previsto y por la urgencia de la misma 6. ALCANCE DEL SERVICIO Horario de atención a usuarios:

122 112 Lunes a viernes De 6:30 a 15:30 hrs. Las solicitudes de servicio se reciben a través del sistema llamado SOS de la CGR, por razones de estadística no se atenderán casos que no estén registrados en el sistema. Fuera del horario de atención, las solicitudes de servicio se atenderán al siguiente día hábil así como para los sábados, domingos y días feriados. No se atenderán aquellas solicitudes sobre herramientas o servicios que no pertenecen a la lista del punto número 4. Si el funcionario que está participando en la implementación del SNF requiere de alguna otra herramienta o servicio que no está en la lista número 4, se le dará apoyo pero no será tomado en cuenta dentro del estudio del plan piloto. Si el funcionario que está participando en la implementación del SNF requiere de alguna otra herramienta o servicio que solo trabaja con software comercial y por consiguiente no trabaja con SNF, deberá tomar la decisión de retirarse del piloto o continuar en él, con la condición de no tener esta herramienta o servicio hasta que finalice el plan. 7. REPORTES DEL SERVICIO El usuario podrá observar las preguntas frecuentes que se han generado junto con sus respuestas (soluciones) antes de realizar algún reporte de servicio, brindándole una posible solución. El usuario podrá acceder en línea el reporte de las solicitudes de servicio que hayan sido ingresadas en el SOS para conocer el status de las mismas. 8. PROCEDIMIENTO DE ESCALAMIENTO Las solicitudes de servicio serán atendidas de acuerdo a lo establecido en el documento Prioridades de solicitudes de servicio, considerando los tres niveles de resolución:

123 Ayuda de primer nivel: Equipo de soporte técnico. 2. Ayuda de segundo nivel: Administrador de las solicitudes, Cesar Muñoz 3. Ayuda de tercer nivel: Jefe de Soporte Técnico, Maureen Peña 9. NIVELES DE RESOLUCIÓN EN LAS SOLICITUDES DE SERVICIO Resolución en Primer Nivel La solicitud de servicio es resuelta por el personal de soporte técnico durante el primer contacto con el usuario La solicitud de servicio es resuelta por el personal de soporte técnico mediante herramientas de conexión remota. La solicitud de servicio es resuelta por el personal de soporte técnico entre el contacto inicial con el usuario y un segundo contacto que se efectúe por parte del personal de soporte técnico al usuario con la solución del problema. Resolución en Segundo Nivel La solicitud de servicio es resuelta durante visitas del Administrador de las solicitudes al lugar de trabajo del usuario. La solicitud de servicio es resuelta por medio de contacto telefónico del Administrador de las solicitudes al usuario. La solicitud de servicio es resuelta mediante herramientas de conexión remota por parte del Administrador de Solicitudes. Resolución en Tercer Nivel Por su naturaleza o complejidad, la solicitud de servicio es escalada por el personal de soporte técnico a la jefatura de soporte para que sea resuelto por los especialistas de las áreas. 10. TIEMPOS DE RESPUESTA POR TIPO DE AYUDA DE LAS SOLICITUDES DE SERVICIO Se deberán observar y cumplir los tiempos máximos estimados para la solución de cada categoría 1. Ayuda de primer nivel: 3 Horas

124 Ayuda de segundo nivel: 1 Día 3. Ayuda de tercer nivel: 2 Días 11. MANEJO DE LA ATENCIÓN DE PRIMER NIVEL El personal de soporte técnico deberá tratar con cortesía y respeto a cada uno de los funcionarios que requieran ayuda, asegurándose de responder rápidamente al requerimiento efectuado. El usuario debe dirigirse en forma respetuosa al personal de soporte técnico. 12. INFORMACIÓN DEL ESTADO DE LA SOLICITUD DE SERVICIO. El usuario podrá consultar en línea el estado de su solicitud de servicio, con el número de referencia correspondiente al status de sus solicitudes registradas. 13. PROPIETARIOS DE LAS SOLICITUDES DE SERVICIO. El personal de soporte técnico y el usuario que registre e inicie la solicitud de servicio, serán considerados los propietarios de dicha solicitud. 14. ACEPTACIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIO. Cuando sea registrada una solicitud de servicio en el SOS, se notificará al usuario por medio del correo electrónico, informándole el número de solicitud y del concepto registrado, además se notificará al administrador de las solicitudes, que existe una nueva. 15. CIERRE DE LAS SOLICITUDES DE SERVICIO. Se considera cerrada una solicitud de servicio cuando el usuario lo indique en el SOS y no realicen observaciones después de 24horas (3 días laborales efectivos) de cerrada la solicitud. 16. SUGERENCIAS Y/O QUEJAS. EL usuario podrá hacer llegar sus comentarios y/o quejas, por medio de las cuentas cesar.munoz@cgr.go.cr y johnny.romero@cgr.go.cr.17. RESPONSABILIDADES Y LÍMITES Usuarios:

125 115 a. Participar proactivamente en el proyecto. b. Contribuir a garantizar la integridad de su información, así como la de la plataforma de TI de la CGR, observando los lineamientos contenidos en la política de seguridad. c. Conocer el Catálogo de servicio y los correspondientes acuerdos en el punto 4. d. Dirigir las solicitudes de servicio por el SOS y conservar el número de solicitud asignado, para cualquier aclaración posterior. e. Dar una descripción clara de su solicitud, en términos del punto 4 y del acuerdo de servicio correspondiente. f. Es importante que los usuarios entiendan que el personal de soporte técnico espera la colaboración de ellos, proveyendo información o ejecutando las acciones que se le indiquen. Cualquier usuario que rechace apoyar al personal de soporte, deberá entender que su solicitud podrá tomar más tiempo en ser atendida. g. Mostrar disponibilidad para que el personal de la UTI acuda al sitio y tenga acceso al equipo, instalación, sistema o servicio que está siendo reportado. h. Los usuarios deben ser puntuales y responsables a la hora de participar de las reuniones quincenales y en la realización de críticas constructivas hacia el mejoramiento o sugerencias de las herramientas o servicios ofimáticos de SNF. 18-Personal de la UTI. a. Atender a los usuarios con eficacia y de acuerdo a las normas de la CGR. b. Atender solo solicitudes registradas en el SOS c. Documentar en el SOS, los eventos que se dieron para la solución de caso d. Tener empatía con los usuarios. c. Conocer el Catálogo de servicio y los correspondientes acuerdos en el punto 4.

126 Calendario de actividades Fecha Hora Actividad Ubicación 16 de setiembre Mañana Instalación SNF En su área de trabajo 16 de setiembre Tarde Capacitación de en la herramientas Laboratorio 17 de setiembre Mañana Instalación SNF En su área de trabajo 17 de setiembre Tarde Capacitación de en la herramientas Laboratorio 18 de setiembre Mañana Instalación SNF En su área de trabajo 18 de setiembre Tarde Capacitación de en la herramientas Laboratorio 22 de setiembre Mañana Instalación SNF En su área de trabajo 23 de setiembre Tarde Capacitación de en la herramientas Laboratorio 25 de setiembre 11 a.m Primera reunión Aula 4 9 de octubre 11 a.m Segunda reunión Aula 4 23 de octubre 11 a.m Tercera reunión Aula 4 6 de noviembre 11 a.m Cuarta reunión Aula 4 20 de noviembre 11 a.m Quinta reunión Aula 4

127 117 Apéndice 2 Formulario N 1, aplicaciones utilizadas por los participantes El cuadro siguiente muestra en su primera columna 'Aplicación', las aplicaciones que podrían tener alguna incompatibilidad con el SNF. La segunda columna 'Respuesta', es donde el funcionario indica si utiliza este software o no. Este se aplica a cada uno de los miembros seleccionados y por tanto este indicará el nombre el mismo y el área al que pertenece en la Institución. Si el funcionario responde negativamente a todas las preguntas del Formulario N 1, no tendrá ningún inconveniente entre las tareas que realiza y el SNF. De la siguiente tres tareas, indique en la columna Respuesta con un 'Sí' o un 'No', si realiza alguna Aplicación Utiliza Hojas de cálculo mediante el programa Excel? Utiliza el software CallPilot u otras aplicaciones de la Central telefónica? Utiliza el Sistema Project Server? Formulario N 1A basado en el alcance Respuesta El siguiente cuestionario que es parte del mismo formulario #1 en su segunda parte, lista los principales sistemas institucionales desarrollados en la misma institución. Mediante esta lista se pretende saber cuáles sistemas utiliza el funcionario para saber más del tipo de perfil al que este pertenece. Cada uno de los sistemas listados deben ser respondidos por el funcionario si los utiliza o no. De la siguiente lista de aplicaciones institucionales, marque con una X al lado izquierdo las que utiliza: Sistema Integrado de Gestión y Documentos (SIGYD) Sistema para Toma de Decisiones (MTD) Sistema de Recursos Humanos (SIRH) Sistema Control de Asistencia (SCA)

128 118 Sistema Evaluación del Desempeño (SED) Sistema de Gestión Institucional (SIGI) Sistema Seguimiento de Disposiciones Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC Consultas) Disponible Presupuestario (Consulta) Sistema Integrado de Presupuestos Públicos (SIPP) Presupuestos Públicos (Consulta) Ejecución Presupuestos (Resumen) Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC-Proveeduría) Sistema Integrado de Trámites Administrativos (SITRA) Sistema de Activos Fijos Sistema de Activos Fijos (nueva versión) Sistema de Compras Club Tecnologías Ventanilla Única de Consultas Sistema de Normativa para la Fiscalización Archivo Digital (SAD) Sistema de Información Bibliográfica Sistema Declaración Jurada Gestión Administrativa Sistema Registro de Consultas Sistema Administración de Usuarios Detección de riesgos de corrupción Módulo de Auxiliares Sistema Continuidad de Servicios (Contingencias) Sistema Solicitud de Ordenes de Servicios (SOS) Pizarra Electrónica (Administrador)

129 119 Formulario N 1B basado en el alcance Este cuestionario que es parte del mismo formulario, muestra algunos servicios o aplicaciones que son necesarias saber si el funcionario utiliza. Esta ayudará a configurar el perfil del sistema no facturable a utilizar. De la siguiente lista de tareas, marque con una X al lado izquierdo las que realiza: Utiliza Microsoft Outlook como cliente de correo Utiliza algún sistema de Chat como Skype Accesa carpetas en red. Cómo se llaman las carpetas que accesa? Modifica archivos de imagen Formulario N 1C basado en el alcance Esta última parte del formulario, pretende que el mismo funcionario indique algunas otras observaciones relacionadas a las tareas o actividades que realiza y que no se mencionaron anteriormente. Favor de indicar con sus propias palabras otros sistemas y tareas que realiza que no se mencionaron anteriormente. Formulario N 1D basado en el alcance

130 120 Apéndice 3 Pruebas de los posibles paquetes a utilizar en el proyecto 1. Pruebas Video CD/DVD Determinar el reproductor de video adecuado para ejecutar DVD al colocarlos en la unidad respectiva del computador. Los programas reproductores de DVD a probar según la comunidad son: Kaffeine Mplayer Totem VLC Amarok Comparación de las tareas que realiza el software comercial Microsoft Media Player con algunos reproductores de video no facturables SNF Reproducir archivos de video Reproducir diferentes formatos de video Reproduc ir DVD Desplegar menús de los DVD Subir o bajas el volumen Adelantar vídeo o retroceder vídeo Pasar a otras pitas Compatibilidad Totem Si Si Si No Si Si Si Medio Kaffeine Si Si Si Si Si Si Si Bajo VLC Si Si Si Si Si Si Si Alto MPlayer Si No todos Si Si Si Si Si Medio Resultados en las pruebas de Video-DVD: Totem: Totem no presenta problemas para reproducir archivos de vídeo y DVD, presenta el menú de estos últimos.

131 121 (Reproductor multimedia Totem, 2009). Kaffeine: Reproduce múltiples archivos de video y audio, presenta una lista de reproducción muy intuitiva pero en algunas ocasiones se queda pausada la reproducción. (Reproductor multimedia Kaffeine, 2009). Mplayer: Trabaja bien con los archivos de vídeo y audio. Posee una interfaz amigable. (Reproductor multimedia Mplayer, 2009). VLC: No presentó problemas de compatibilidad con archivos de vídeo como de audio. Posee una interfaz sencilla pero funcional. (Reproductor multimedia VLC, 2009). Amarok: Reproduce una gran cantidad de archivos de audio. Aunque es el reproductor más recomendado por la comunidad, no soporta DVD y VCD. (Reproductor multimedia Amarok, 2009). 2. Pruebas con Antivirus Determinar el o los programas antivirus más adecuados, que analicen archivos y unidades en busca de virus o spyware. Estas pruebas están basadas en las necesidades de seguridad en este aspecto y del software comercial Antivirus Mcafee que utiliza la institución. Para realizar esta tarea nos basaremos en las sugerencias de una de las comunidades que respaldan estos sistemas no facturables (Help Ubuntu, Programas antivirus, 2009). Los programas de antivirus a probar según la comunidad son: ClamAV AVG

132 122 Avast Comparación de las tareas que debe realizar el antivirus comercial con algunos antivirus no facturables SNF Analiza Virus y Spyware Modo uso Actualización manual base de datos Actualización automática base de datos Analiza unidades completas Analiza archivos individuales AVG Si Con problemas Con problemas Con problemas Con problemas Con problemas Avast Si Gráfico Si Solo si está abierto el programa. ClamAV Si Gráfico y comando Resultados del Antivirus: Tipo de licencia Libre - perpetua Si No Libre renovable cada año Si Si Si Si Libre- Perpetua AVG: Este antivirus es de tipo comercial pero en su versión libre no trabaja bien con el sistema. Presenta problemas para iniciar a pesar de seguir las indicaciones de la comunidad. (Antivirus AVG, 2009). Avast: Trabaja muy bien. También es un software comercial en su versión libre. Posee una interfaz gráfica muy intuitiva, pero las actualizaciones solo son automáticas si el programa se encuentra abierto. Además, no revisa archivos individuales. (Antivirus Avast, 2009) ClamAV: Es el antivirus que las comunidades recomiendan ya que es SNF y propio de estos tipos de sistemas. Posee una interfaz gráfica donde el funcionario puede analizar lo que guste en busca de virus y la posibilidad de manejarlo por comandos, esto último es muy importante si se requiere realizar ajustes a los antivirus desde una sola administración remota a todos los computadores. Se actualiza automáticamente sin necesidad de estar abierto. (Antivirus ClamAV, 2009). 3. Pruebas con el Firewall

133 123 Determinar el o los programas Firewall más adecuados, que aseguren los equipos personales y que sea administrable. Estas pruebas están basadas en las funcionalidades que realiza el software comercial Windows Firewall que utiliza la institución para este fin. Para realizar esta tarea nos basaremos en las sugerencias de dos comunidades que respaldan estos sistemas no facturables una para cada producto a probar. (ISPCPOmega. 2009) (Help Ubuntu. 2009) Los programas firewall a probar recomendados según las comunidades son: FireStarter UFW Comparación de las tareas que realiza el software comercial Windows Firewall con algunos firewall no facturables SNF Permite o deniega servicios Permite o deniega puertos Permite o deniega hacia un IP específico Inicia al arrancar Se puede utilizar en forma administrativa Tipo de licencia FireStarter Si Si Si Si No Libre - perpetua UFW Si Si Si Si Si Libre renovable cada año Resultados en las pruebas del Firewall: Firestarter: Posee una interfaz gráfica muy intuitiva pero el servicio en sí del firewall no inicia. Presenta este último problema por causas que no se conocen bien, pero que tienen relación con la tarjeta de red y su conexión, a pesar de seguir las recomendaciones de la comunidad. (Help Ubuntu, Firewall, 2009). UFW: Este firewall también recomendado por la comunidad, presenta una instalación y configuración sencilla. Se trabaja mediante comandos, ideal para su administración vía remota en caso de algún ajuste masivo. Bloquea o permite los servicios y redes indicadas. (Guía Ubuntu, Corta fuego, 2009).

134 Programa para la personalización del entorno del SNF. Para darle al sistema operativo no facturable un aspecto más actractivo, se identifica un SNF llamado Reconstructor que cumple esta tarea. Recostructor puede cambiar la interfaz del sistema en lo que se refiere al splash 40 de arranque, la ventana de inicio de sesión y el fondo de pantalla así como el tema establecido para el escritorio. 5. Software para la creación del LiveCD o distribuciones de Linux personalizada. Para la creación de las distribuciones de instalación personalizadas para la institución, se utilizó el producto llamado Remastersys. Este software libre sin costo, ayudó a crear el CD de distribución una vez configurado el Sistema operativo con los programas y herramientas necesarias que fueron seleccionadas según las pruebas y por omisión, además de sus configuraciones requeridas. Cuando se tiene instalado el equipo con todo lo necesario, se ejecuta Remastersys para crear un archivo ISO el cual se copiará a un CD (quemar CD), para tener el mismo Linux de instalación personalizado. Remastersys toma todas las aplicaciones y configuraciones establecidas en el computador, y las empaca en un archivo que posteriormente se copia a un CD convirtiéndose en el CD de distribución, el cual se utilizará para las instalaciones en los equipos del plan piloto, con ello los equipos contarán con todos los programas y configuraciones al igual que el computador original. De esta forma, los computadores que estarán en el plan piloto serían configurados en una sola instalación con todas las herramientas, configuraciones y actualizaciones, ahorrándose un tiempo muy valioso al no tener que realizar las tareas 40 Imagen que aparece al inicio cuando se activa un programa.

135 125 de instalaciones desde el principio con cada computador. Los pasos a seguir para la realización de esta personalización es la siguiente: 1. Hacer la instalación del sistema no facturable en un computador que sería modelo de los demás, mediante el procedimiento para la creación de una de las distribuciones. 2. Se ejecuta Remasteriks y se selecciona la opción de Distribución. Este empieza a ejecutar unas serie de script los cuales toman la configuración del equipo y crear al final el archivo ISO para poderse generar los posteriores CD de distribución.

136 126 Apéndice 4 Informes de avance Informe quincenal de avance # INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República Lista de actividades del período: Actividad Tipo Motivo Consecuencia Realización del Marco teórico de la Etapa de Iniciación PN Falta resolución del TEC si se implanta o no Queda en espera hasta nuevo aviso Antecedentes de éxito en la implementación del software open source PN Falta más investigación de otros países Se continua la siguiente semana Se definen los Perfiles y el software y servicios que los conforman PC Se define la selección de funcionarios preliminar y sus perfiles respectivos PC Los acuerdos de servicios no se han iniciado PN Se inicia la Funcionalidad de necesidades PN Falta creación de formularios basado en lo planteado y aplicarlos a los funcionarios seleccionados. Se continúa la siguiente semana Se inician las pruebas al software que no se seleccionará por juicio experto PN Falta documentar un software más y los de juicio experto Se continúa la siguiente semana Se indica los Criterios de selección del software a utilizar Se crea la tabla del con el software no facturable a utilizar PN Hay que revisarla más y ajustarla PN Una vez que finalice las pruebas de software, se completará este cuadro Se continúa la siguiente semana Se continúa la siguiente semana Protocolo de atención a usuarios posee una pequeña explicación PN Se debe ajustar más Se continúa la siguiente semana Se generaron algunas métricas para la valoración de todo el proyecto PN Necesitamos la ayuda del tutor para determinar su mejor validación. Coordinar una reunión con el tutor para observarlas.

137 127 Tipo: PC Planeada Completada/ PN Planeada No completada/ NC No planeada Completada/ NN No planeada No completada Administración del riesgo: Evento Valoración Acción Administrativa Acciones correctivas (o preventivas). - No todo el software no facturable a seleccionar es por juicio experto, existen tipos a los que se les deben realizar pruebas o por recomendación de la comunidad. Estos SNF son el Reproductor de audio y video, Antivirus y Firewall. - Hay que realizar en esta etapa, los manuales técnicos y de funcionarios para las capacitaciones pertinentes. - Se realizarán métricas necesarias para la valoración de todo el proyecto y así obtener los resultados necesarios. Tenemos algunas métricas realizadas, pero necesitamos del apoyo del tutor para determinar que sean adecuadas. - En este proyecto además del alcance indicado en el anteproyecto, no se seleccionará funcionarios que utilicen herramientas o software comerciales o no, que solo son compatibles con aplicaciones comerciales. Observaciones. Elaborado por: César Muñoz y Johnny Romero Fecha: 21 de agosto del 2009

138 128 Informe quincenal de avance # INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República Lista de actividades del período: Actividad Tipo Motivo Consecuencia Se definen los Perfiles y el software y servicios que los conforman Se ajusta la selección de funcionarios preliminar y sus perfiles respectivos PC PC Se ajustarán los perfiles estudiando todas las áreas y tratar de seleccionar un funcionario por área funcional Finaliza la próxima semana. Los acuerdos de servicios están listos Se inicia la Funcionalidad de necesidades y su formulario. Se pretender saber las herramientas que utiliza cada funcionario PC PN Se realizaron las pruebas al software que requería esta condición Se indica los Criterios de selección del software a utilizar Se realizan ajustes a la tabla con el software no facturable a utilizar PC PC PC Protocolo de atención a usuarios está listo PC Se empezó a realizar el procedimiento de instalación y configuración del software no facturable para los funcionarios PN Falta finalizarlo y crear el script relacionado para los computadores Se continua la próxima semana Se comunica a los funcionarios del proyecto y se les convoca a una reunión para explicarles del proyecto PC Se crea una imagen preliminar del sistema no facturable modelo a implementar PN Se deben realizar ajustes menores que van de la mano con el procedimiento de su Finaliza la próxima semana.

139 129 instalación y configuración. Se desarrolló unas de las tablas de comparación del software comercial con el no facturable del Office y que son insumos para la capacitación de los funcionarios PC Tipo: PC Planeada Completada/ PN Planeada No completada/ NC No planeada Completada/ NN No planeada No completada Administración del riesgo: Evento Valoración Acción Administrativa Acciones correctivas (o preventivas). - Existen métricas necesarias para la valoración de todo el proyecto y así obtener los resultados necesarios. Tenemos algunas métricas realizadas, pero necesitamos del apoyo del tutor para determinar que sean adecuadas. Observaciones. Esta lista muestra los faltantes necesarios para dar por hecho el inicio del plan que se pretender iniciar el próximo 16 de setiembre: -Cuestionarios para las reuniones de seguimiento - Crear procedimientos implantación del software no facturable - Pruebas del procedimiento implantación del software no facturable Puntos positivos Puntos negativos

140 130 Duración - Realización de la Capacitación a soporte técnico como a los funcionarios -Implantación del software no facturable al grupos de trabajo Elaborado por: César Muñoz y Johnny Romero Fecha: 4 de setiembre del 2009

141 131 Informe quincenal de avance # INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República Lista de actividades del período: Actividad Tipo Motivo Consecuencia Se concluyó la Funcionalidad de necesidades y su formulario. Se pretende conocer las herramientas que utiliza cada funcionario PC Se realizó una encuesta para realizar parte de la tarea anterior NC Se realizó el procedimiento de instalación y configuración del software no facturable para los funcionarios PC Se crea una imagen preliminar del sistema no facturable modelo a implementar PC Se envían a los usuarios el Acuerdo de servicio PC Reunión con los usuarios para informarles sobre el proyecto Se buscó una herramienta para crear una imagen con todas las actualizaciones, con el fin de reducir el tiempo de la instalación PC NC Documento de planeación Inicio de la etapa 3 Ejecución Uso de la herramienta del punto anterior Cuestionarios para las reuniones de seguimiento Pruebas del procedimiento implantación PC PC NC PN PC No se han realizado

142 132 del software no facturable Realización de la Capacitación a soporte técnico como a los funcionarios Implantación del software no facturable al grupos de trabajo PC PN Ya se instaló 12 equipos, faltan 8. Capacitación del software no facturable al grupos de trabajo PN Ya se capacitó a 8 faltan 4 personas que tiene el software instalado y las 8 que no lo tienen. Realizar métricas para evaluar la funcionalidad, la aceptación, el uso, la facilidad y la usabilidad del software. Se realizaron ajustes al procedimiento de instalación y configuración del software no facturable. PN Se requiere de la asistencia del profesor tutor para establecer estas métricas. Tipo: PC Planeada Completada/ PN Planeada No completada/ NC No planeada Completada/ NN No planeada No completada Administración del riesgo: Evento Valoración Acción Administrativa Participación de los usuarios en las capacitaciones del software no facturable Alta Publicación de manuales web y en formato de OpenOffice para el acceso de los usuarios. Soporte de las nuevas herramientas instaladas Alta De dará soporte según el acuerdo de servicio que aceptaron los usuarios. Acciones correctivas (o preventivas). - Existen métricas necesarias para la valoración de todo el proyecto y así obtener los resultados necesarios. Tenemos algunas métricas realizadas, pero necesitamos del apoyo del tutor para determinar que sean adecuadas. Observaciones.

143 133 Las instalaciones han durado más de lo esperado, esto porque el respaldo de los datos de los usuarios en Windows es lento. Así mismo la instalación, configuración y restauración de datos, para implantar las herramientas de software no facturable, dura menos que el respaldo de los datos en Windows Elaborado por: César Muñoz y Johnny Romero Fecha: 18 de setiembre del 2009

144 134 Informe quincenal de avance # INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República Lista de actividades del período: Actividad Tipo Motivo Consecuencia Cuestionarios para las reuniones de seguimiento Implantación del software no facturable al grupos de trabajo PN No se han realizado, esperando respuesta del tutor. PC Que en la reunión de seguimiento no se pueda contar con una herramienta para la evaluación Capacitación del software no facturable al grupos de trabajo PC Realizar métricas para evaluar la funcionalidad, la aceptación, el uso, la facilidad y la usabilidad del software. Hacer documento con los resultados de la capacitación. Hacer documento con los resultados de la instalación de las herramientas PN PN PN Se requiere de la asistencia del profesor tutor para establecer estas métricas. Se está trabajando en el esa parte del documento. Se tiene todos los datos, pero no se ha realizado las tablas con el detalle. Creación de los cuestionarios para la evaluación de las herramientas Reunión de seguimiento del 25 de setiembre. PN No se han realizado, esperando respuesta del tutor. PC No se cuenta con una herramienta para la evaluación de las herramientas. Ajuste a las necesidades de la reunión del 25 de setiembre al grupo de trabajo Tipo: PC Planeada Completada/ PN Planeada No completada/ NC No planeada Completada/ NN No planeada No completada

145 135 Administración del riesgo: Evento Valoración Acción Administrativa Participación del tutor y los lectores Alta Se envía correo al Tutor al lector Miguel Aguilar y al otro lector Edwin Aguilar Acciones correctivas (o preventivas). - Existen métricas necesarias para la valoración de todo el proyecto y así obtener los resultados necesarios. Tenemos algunas métricas realizadas, pero necesitamos del apoyo del tutor para determinar que sean adecuadas. - Se habló con el proveedor de la red inalámbrica de la institución para que nos brinde el procedimiento de configuración de esta red con los equipos en software no facturable. Esto por cuanto, ellos están desarrollados para trabajar automáticamente con el software comercial instalado. Esto quedó en espera de una respuesta. Observaciones. Se retiró un compañero que utiliza muchas tablas dinámicas, aunque se pudo demostrar que las tablas dinámicas funcionan en OpenOffice, la compatibilidad con Ms Office no es la mejor. Dado lo anterior debía construir las tablas nuevamente, y por este motivo decidió retirarse del proyecto, indicando que no tenía tiempo para rehacer las tablas, lo anterior porque en este momento tenía demasiado trabajo por la temporada en que estamos y el trabajo que el realiza. Elaborado por: César Muñoz y Johnny Romero Fecha: 2 de octubre del 2009

146 136 Informe quincenal de avance # INFORME DE AVANCE DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República Lista de actividades del período: Actividad Tipo Motivo Consecuencia Cuestionarios para las reuniones de seguimiento Implantación del software no facturable pendiente a algunos miembros del grupo PN No se han realizado, esperando respuesta del tutor. PC Que en la reunión de seguimiento no se pueda contar con una herramienta para la evaluación Realizar métricas para evaluar la funcionalidad, la aceptación, el uso, la facilidad y la usabilidad del software. Se ha agregado las dudas en el manual en línea junto con sus respuestas. Esto como parte de la medición resultado de la capacitación. Hacer documento con los resultados de la instalación de las herramientas Se ajusta el procedimiento de instalación de SNF. PN PC PN PC Se requiere de la asistencia del profesor tutor para establecer estas métricas. Las dudas generadas por el grupo de trabajo ayudará a ajustar el manual en línea y documentación que entregamos. Falta completar detalles de algunas instalaciones Conforme se han generado las necesidades de los miembros del piloto en el uso del SNF, se crea la necesidad de ajustar el procedimiento de instalación relacionado. Creación de los cuestionarios para la evaluación de las herramientas. Métricas a seguir. Reunión de seguimiento del 9 de octubre. PN No se han realizado, esperando respuesta del tutor. Esto tiene aproximadamente un mes de espera por parte del tutor PC No se cuenta con una herramienta para la evaluación de las herramientas.

147 137 Ajuste a las necesidades de la reunión del 25 de setiembre y el 9 de octubre al grupo de trabajo PN Aún queda algunas dudas de un miembro del grupo a Tipo: PC Planeada Completada/ PN Planeada No completada/ NC No planeada Completada/ NN No planeada No completada Administración del riesgo: Evento Valoración Acción Administrativa Participación del tutor y los lectores Alta Se envía correo al Tutor al lector Miguel Aguilar y al otro lector Edwin Aguilar Acciones correctivas (o preventivas). Existen métricas necesarias para la valoración de todo el proyecto y así obtener los resultados necesarios. Tenemos algunas métricas realizadas, pero necesitamos del apoyo del tutor para determinar que sean adecuadas. Observaciones. Está pendiente la respuesta del proveedor de la red inalámbrica de la institución para que nos brinde el procedimiento de configuración de un tipo de esta red con los equipos en software no facturable. Es importante indicar que los equipos con SNF si está utilizando la red inalámbrica, pero no la que corresponden a la tipo automática. Elaborado por: César Muñoz y Johnny Romero Fecha: 16 de octubre del 2009

148 138 Apéndice 5 Datos de la instalación y configuración del SNF en los computadores del grupo de trabajo. Fecha instalación Marca Modelo Placa Procesador Memoria Disco Duro 16/09/2009 Dell Latitude /09/2009 Dell Latitude D610 Tiempo respaldo Tiempo instalación Tiempo configuración Core 2 Duo 1GB 80GB No Pentium M 1.86Ghz Dispositivos adicionales 1GB 80GB Impresora en Red 16/09/2009 Dell Latitude E Pentium Core 2 Duo 2.66Ghz 2GB 160GB /09/2009 Dell Latitude D800 18/09/2009 Dell Latitude D800 23/09/2009 Dell Optiplex GX270 30/09/2009 Dell Latitude D800 28/10/2009 Dell Optiplex GX Pentium M 1.6GHz Pentium M 1.6GHz Pentium 4 2.4Ghz cgr Pentium M 1.86Ghz Pentium 4 2.6Ghz 512MB 40GB Impresora en red 512MB 40GB Impresora en Red Software emulado sobre Clima Organizacional 773MB 80GB Impresora local y en red 28/10/2009 Dell Latitude D800 Pentium M 1.6GHz 512MB 40GB

149 139 Apéndice 6 Lista de tareas del plan de trabajo Tarea Envío de correo a los jefes de unidad para avisarles sobre el proyecto y los posibles participantes Preparación de la capacitación para el soporte técnico y los usuarios participantes Creación de la imagen con el SNF actualizado para su implantación Recurso Miguel Aguilar César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz Respuesta de los involucrados que determina su participación o no en el grupo de trabajo Reunión con los posibles participantes en el proyecto que aceptaron participar Creación Encuesta para evaluar el uso de varios sistemas y software los cuales no cumplen el alcance del proyecto Envío de Encuesta para evaluar el uso de varios sistemas y software los cuales no cumplen el alcance del proyecto Observación de los posibles participantes en el uso de herramientas de ofimática, para determinar más a detalle alguna posible compatibilidad de los sistemas que utiliza con el SNF Escogencia de los participantes según los resultados anteriores Envío de acuerdo de servicios a los participantes Crear procedimiento de instalación y configuración del SNF. César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero Respaldo de datos Instalación de imagen del DVD con el software Configuración de las herramientas Restablecer los datos Pruebas del procedimiento implantación del SNF Ajustes al procedimiento de implantación del SNF Preparación de la capacitación para el personal de Soporte Técnico Creación de los grupos para la implantación del SNF César Muñoz César Muñoz César Muñoz Johnny Romero

150 140 Capacitación para el personal de Soporte Técnico Instalación de las herramientas de SNF Grupo 1 seis personas instalación en la mañana Grupo 2 seis personas instalación en la mañana Grupo 3 seis personas instalación en la mañana Grupo 4 las personas restantes Capacitación sobre las herramientas de SNF Grupo 1 seis personas capacitación en la tarde Grupo 2 seis personas capacitación en la tarde Grupo 3 seis personas capacitación en la tarde Grupo 4 las personas restantes Resultados de capacitación Resultados de instalación y uso del SNF Creación de los cuestionarios Cuestionarios para las reuniones de seguimiento Reuniones de seguimiento , , , , Envió de informe de avances César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero, Grettel Camacho César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero, César Muñoz, Johnny Romero, César Muñoz, Johnny Romero, Grupo de trabajo César Muñoz, Johnny Romero, , , , , , , , Realizar métricas para evaluar la funcionalidad, la aceptación, el uso, la facilidad y la usabilidad del SNF César Muñoz, Johnny Romero Control (Etapa 4) Conclusión (Etapa 5) Resultados de la tabulación de los cuestionarios Verificación de la compatibilidad Resultados de la compatibilidad Tabular respuestas de cuestionarios Elaborar conclusiones y recomendaciones Presentación del estudio Entrega del documento final César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero César Muñoz, Johnny Romero

151 141 Apéndice 7 Cronograma del Proyecto

152 142 Apéndice 8 Procedimiento de instalación Procedimiento de instalación del software no facturable 8.04 ó 8.10 para computadores de usuarios finales Lista de herramientas necesarias: CD de instalación 8.04 ó 8.10 personalizado. Conexión del computador a la red cableada Esta guía 1. Preparar la información del cliente de correo Outlook Abrimos el Microsoft Outlook (colocar la clave del usuario si la pide) Instalar el Thunderbird desde ruta_del_servidor o de su unidad de almacenamiento personal La instalación debe ser Estándar Finalizamos la instalación y Ejecutamos el Thunderbird En el asistente para importar, seleccionamos Outlook. Esperamos a que realice por completo el proceso. En caso de que no lo pida, se puede ir al menú Herramientas + Importar Cerramos el programa Outlook y el Thunderbird. Activar la opción para Mostrar las carpetas ocultas de Windows. 2. Exportar los Favoritos del navegador Internet Explorer o Firefox- Para Internet Explorer: Abrir el Internet Explorer Seleccionar el menú Archivo + Importar y exportar... Dar clic al botón Siguiente. Seleccionar Exportar favoritos. Dar clic al botón Siguiente.

153 143 En la ventana Carpeta de origen de los favoritos que se exportarán, dar clic al botón Siguiente. Guardar el archivo bookmark.htm que se exportará para utilizarlo posteriormente. Renombrar el archivo exportado bookmark.htm por bookmarks.html - Para Firefox: Abrir el Firefox Seleccionar el menú Marcadores + Organizar marcadores... Seleccionar el botón Importar y respaldar. Seleccionar Exportar HTML... Salvar el archivo. 3. Salvar la información del computador Ingresar al perfil de Windows del funcionario con su usuario y salvar los datos de: Mis Documentos Escritorio Favoritos Carpetas personales del Outlook (pst) Contactos personales del Outlook En el caso de Windows XP, respaldar las Carpetas personales de: C:\Documents and settings\[usuario]\datos de programa\thunderbird\profiles\xxxxx.default\mail\local Folders\Correo de Outlook.sbd (las carpetas que inician con Oracle, no se respaldan). En el caso de Windows Vista, respaldar las Carpetas personales de: C:\Users\[usuario]\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\xxxxx.default\Mail \Local Folders\Correo de Outlook.sbd\Carpetas personales.sbd (las carpetas que inician con Oracle, no se respaldan). Guardar los archivos bookmark.htm y bookmarks.html salvados en el punto 2

154 Instalación del software no facturable en el computador del funcionarios 4.1 Instalación inicial Reiniciar el computador y coloque el CD en la unidad de CD-Rom o coloque el USB de instalación Software no facturable e inicie el equipo con el dispositivo instalado Saldrá un menú, digitar 'Install' y presionar la tecla Enter. Esperamos a que aparezca el menú de instalación Seleccionar el Idioma Español. Presionar la tecla Adelante Seleccionare el país Costa Rica como Zona horaria. Presionar la tecla Adelante Seleccionar el teclado de tipo Latin American. Presionar la tecla Adelante Formatear todo el disco duro, Guiado - utilizar todo el disco (no seleccionar la Memoria USB). Presionar la tecla Adelante En el campo Cómo se llama? digitar CGR. En el campo Qué nombre desea usar para iniciar sesión? digitar el usuario administrador. Colocar la contraseña del administrador En el campo Cuál es el nombre de este equipo?aquí_va_el_nombre_de_equipo.. Presionar la tecla Adelante Presionar la tecla Instalar. Esperar a que realice la instalación Cuando sea solicitado presionar la tecla Reiniciar ahora. 4.2 Revisar los controladores de Hardware Ir al menú Sistemas + Administración + Controladores de hardware Habilitar el controlador solicitado en caso de aparecer alguno. Puede darse el caso que pida reiniciar el equipo, si es así, reiniciarlo. 4.3 Integración con el Active Directory y script

155 Para autenticarse con el Controlador de Dominio se debe ejecutar los siguientes comandos desde una consola: - sudo domainjoin-cli join domain user_domain - sudo update-rc.d likewise-open defaults - sudo vi /etc/group - presionar la tecla i - Agregar a lpadmin:x:109:administrador = dominio\nombre.apellido. Quedando de la siguiente forma: lpadmin:x:109:administrador,dominio\user - presionar la tecla esc - presionar las teclas :wq! - Ir al Menú principal + Sistemas + Administración + Ventana de entrada - Seleccionar la pestaña Usuarios y desmarcar la opción Incluir a todos los usuarios de /etc/passwd (No para NIS) - Dar clic al botón Añadir y digitar el usuario del funcionario:user@domain. Dar clic al botón Añadir - Dar clic al botón Aplicar los cambios del usuario y Cerrar. - Reiniciar el equipo y volver a ingresar con el usuario del funcionario De allí en adelante, es posible ingresar al equipo utilizando un usuario y clave de Windows de la siguiente forma: user@domain clave_windows ejecutar el Script desde la consola: cd /media/disk/ubuntu./script

156 146 ssh sudo vi /etc/group Presionar la tecla i Agregar a lpadmin:x:109:administrador = user@domain Quedando de la siguiente forma: lpadmin:x:109:administrador,user@domain Presionar la tecla esc Presionar las teclas :wq! sudo ufw disable Reiniciar el equipo y volver a ingresar con el usuario del funcionario 4.4 Configuración del Dock Ejecutar Cairo-dock del menú Principal + Herramientas del sistema Presionar clic derecho sobre cualquier parte de la barra Dock y seleccionar el menú Cairo-Dock + Configure y realice cada una de las siguientes acciones: Menú Opción Acción cpusage Desmarcar Accessories Ram-meter Desmarcar weather Desmarcar logout Desmarcar Desktop switcher Desmarcar dustbin Desmarcar Quick Browser Marcar Behaviour Position top Accessibility Keep the dock below other wondows? Presionar el botón Aceptar y luego Salir Presionar clic derecho sobre cualquier parte de la barra Dock y seleccionar el menú Cairo-Dock + Manage theme Seleccionar el tema: Cobalt by Chilperik. Presionar el botón Aplicar.

157 Agregar en el menú Sistemas + Preferencias + Sesiones, el programa Cairo-Dock con el comando cairo-dock -c 4.5 Configuración del Correo electrónico Abrir el programa Thunderbird y damos clic al botón Next En la ventana Configuración de nueva cuenta, seleccionar Cuenta de correo electrónico. Dar clic la botón Siguiente Digitar el nombre del funcionario y la dirección de correo electrónico. Dar clic la botón Siguiente Seleccionar tipo de servidor IMAP y digitar el nombre de servidor mail_server tanto en el entrante como el saliente. Dar clic al botón Siguiente Verificar el nombre del usuario de la cuenta de correo como user. Dar clic al botón Siguiente Por último digitar el nombre de la cuenta que desee. Dar clic al botón Finalizar Seleccionar del menú Editar, Configuración de las cuentas En Configuración del servidor, seleccionar Usar conexión segura SSL En Redacción y direcciones verificar que esté seleccionado Redactar mensajes en formato HTML y en Entonces seleccionar comenzar mi respuesta sobre el texto citado En Servidor de salida (SMTP), seleccionar el botón Editar Seleccionar Utilizar conexión segura TLS. Dar clic a los botones Aceptar Seleccionar del menú Editar, Preferencias.

158 Seleccionar la pestaña Redacción+General. En Reenviar mensajes, seleccionar Incorporado Dar clic al botón Opciones de envío... y seleccionar en el campo Formato de texto la opción Enviar el mensaje en HTML de todos modos. Dar clic a los botones Aceptar y Cerrar Seleccionar Agregados del menú Herramientas e instalar los archivos lightning-0.8- tb-win.xpi y zindus tb.xpi Seleccionar Zindus del menú Herramientas y dar clic al botón Agregar En Select server type escoger Zimbra. En Server Url digitar En Address digitar user@domain y la clave del correo. Presionar el botón Test Connection to Server, debe indicar Login succesful. Dar clic al botón Aceptar Ir a la pestaña Preferences y marcar Yes en Global Address List (GAL). Presionar el botón Sync Now. Dar clic al botón Aceptar Dar clic sobre el botón Direcciones y seleccionar zindus>gal. Cerrar la ventana Dar clic al botón Calendario, seleccionar del menú Calendario Nuevo calendario Seleccionar En la red. Dar clic en el botón Siguiente En el campo Lugar digitar:

159 149 (donde es la dirección de correo electrónico). Dar clic en el botón Siguiente y completar los campos con la cuenta de correo del funcionario (user) y su clave. Marcar el check Usar el administrador de contraseñas para recordar estos valores. Dar clic al botón Aceptar En Nombre digitar Agenda Correo CGR y seleccionar el color a gusto. Dar clic al botón Siguiente y Finalizar Cerrar el Thunderbird Ir al menú Lugares y seleccionar Computadora+Sistema de Archivos Ir al menú Ver y seleccionar Mostrar los archivos ocultos Ir a la carpeta /home/dominio/[usuario]/.mozillathunderbird/3euq9q98.default/mail/local Folders y copiar el contenido de las Carpetas personales respaldadas en el punto 3.7 ó Configurar Firefox 4.6.1Abrir el Firefox Seleccionar el menú Marcadores + Organizar marcadores Seleccionar el menú Archivo y seleccionar Importar. Seleccionar el archivo guardado en el punto 2. Cerrar Organizar marcadores Ir al menú Editar + Preferencias Seleccionar Pestañas y marcar la opción Siempre mostrar la barra de pestañas Seleccionar Principal y dejar como Página de inicio:

160 Marcar los check: Cerrarla cuando finalicen todas las descargas y Preguntarme siempre dónde guardar los archivos Ahora seleccionar Contenido y desmarcar el check sobre las Ventanas emergentes Dar clic al botón Cerrar. 4.7 Dejar default el Acrobat Desde una archivo pdf ubicado en Documentos u otra carpeta, dar clic derecho sobre él y seleccionar Abrir con y luego seleccionar Adobe Reader Configurar dispositivos móviles Dar clic derecho a la barra de tareas inferior y seleccionar Añadir al panel Escoger Montador de discos. Dar clic al botón Añadir. Cerrar la ventana. 4.9 Escritorio Remoto Ir al menú Sistemas+Preferencias+Escritorio Remoto, del Ubuntu y activar las casillas: Permitir a otros usuarios ver mi escritorio Permitir a otros usuarios controlar tu escritorio Pedir confirmación Parlante y micrófono Clic derecho sobre el parlante en la parte inferior derecha y seleccionar Abrir el control de volumen Marcar la opción Captura del menú Editar + Preferencias Ir a la pestaña Grabación y activar el micrófono y subir la barra a la mitad Ajustes al Open Office Abrir Write del menú Oficina En el menú Herramientas seleccionar Opciones

161 Expandir Cargar y Guardar al lado izquierdo, seleccionar General Seleccionar en el panel derecho Guardar siempre como, y dejarlo como Microsoft Word 97/2000/XP. Asegurarse de que los programas de Open Office guarden en formato Microsoft Word 97/2000/XP En OpenOffice.org seleccionar General, y desmarcar al lado derecho el check Usar diálogos OpenOffice.org. Dar clic al botón Aceptar 4.12 Instalación de impresoras En caso de que el usuario requiera configurar una impresora: Verificar si la impresora está conectada en la red o en un equipo con Windows compartida. Instalación si la impresora es de red Ir al menú principal + Sistemas +Administración + Impresoras Seleccionar Impresora nueva. Se mostrará las impresoras que están conectadas en la red. Seleccionar la respectiva según la dirección de red asignada En caso de que no aparezcan la lista de impresoras, seleccionar la opción AppSocket/HP jetdirect. Colocar la dirección de red en el campo servidor y dejar el número de puerto en Seleccionar la marca y el modelo respectivo Dejar la impresora configurada para que imprima en papel tamaño carta. Instalación si la impresora está compartida y conectada a un equipo Windows Ir al menú principal + Sistemas +Administración + Impresoras Seleccionar Impresora nueva. Seleccionar la opción Windows Printer via Samba.

162 Digitar la ruta de la impresora tomando en cuenta el nombre del computador que la tiene compartida: smb://domain/nombre_equipo/nombre_impresora_compartida Seleccionar la marca y el modelo respectivo Dejar la impresora configurada para que imprima en papel tamaño carta.

163 153 Apéndice 9 Creación de las distribución 8.04 LiveCD El siguiente procedimiento corresponde a la creación del LiveCD de Software no Facturable Es importante especificar que este procedimiento instala los programas de los resultados obtenidos en las pruebas de software realizadas y de aquellos que se habían seleccionado por omisión al ser probados desde hace más de dos años presentados en las tablas N 3-1 y N 3-2. LiveCD distribución Ubuntu Instalación Desde el CD de instalación Presionar F2 y seleccionar Idioma Español Presionar F3 y seleccionar teclado del tipo Latinoamericano Seleccionar 'Probar Ubuntu sin alterar su equipo' Verificar que la red esté funcionando navegando por Internet Instalar el Ubuntu En la ventana Quién es usted? Indicar el nombre de la institución en siglas. En el campo Cuál es su nombre?; digitar el usuario administrador. En el campo Qué nombre desea usar para iniciar sesión?; colocar la clave del usuario administrador y nombre del equipo (cgr[placa]). Esperamos a que finalice la instalación. 2. Configuración de Codecs y plugins Ejecutar los siguientes comandos:

164 154 sudo wget - cs`.list --output-document=/etc/apt/sources.list.d/medibuntu.list && sudo apt-get -q update && sudo apt-get --yes -q --allowunauthenticated install medibuntu-keyring && sudo apt-get -q update sudo apt-get install libdvdcss2 sudo apt-get install w32codecs sudo aptitude install ubuntu-restricted-extras Reiniciar el equipo 3. Aplicar las actualizaciones del sistema Para actualizar el sistema, ejecutar los siguientes comandos: sudo apt-get update sudo apt-get upgrade Reiniciar el equipo 4. Revisar controladores de Hardware Ir al menú Sistemas + Administración + Controladores de hardware. Habilitar el controlador solicitado en caso de aparecer alguno (puede que pida reiniciar el equipo) 5. Integración con el Active Directory Para autenticarse con el Controlador de Dominio se debe ejecutar los siguientes comandos: sudo apt-get update sudo apt-get install likewise-open sudo domainjoin-cli join dominio clave_dominio sudo update-rc.d likewise-open defaults

165 155 De allí en adelante, puedes ingresar al equipo utilizando tu usuario y clave de Windows de la siguiente forma: \usuario_windows@dominio clave_equipo Ingresar con el usuario del dominio que utilizará el equipo. Luego cerrar la sesión y volver a ingresar con el usuario administrador. 6. Instalación del Java 1.4 plugin para Firefox Ejecutar los siguientes comandos: sudo aptitude remove xulrunner-1.9 (remover los paquetes dependientes cuando lo solicite) sudo apt-get autoremove firefox-2 cd /home/administrador/ sudo rm.mozilla -R sudo apt-get install firefox-2 sudo apt-get install mozilla-firefox-locale-es-es sudo apt-get install java-common sudo dpkg --install j2re1.4_ ubuntu3_i386.deb (aceptar los términos de licencia) sudo ln -s /usr/lib/j2se/1.4/jre/plugin/i386/mozilla/libjavaplugin_oji.so /usr/lib/firefox/plugins 7. Configurar el sistema para funcionarios de la CGR Ejecutar los siguientes comandos: sudo apt-get install ssh

166 156 sudo aptitude install hardinfo sudo aptitude remove tsclient sudo aptitude remove pidgin sudo aptitude remove gnome-games sudo aptitude remove ekiga sudo aptitude remove vinagre sudo aptitude remove transmission-gtk sudo aptitude install thunderbird 8. Instalación del OpenOffice 3 Para la instalación de la última versión a la fecha del OpenOffice, ejecutar los siguientes comandos: sudo apt-get remove openoffice.* sudo dpkg -i *.deb (desde el file DEBS del paquete OpoenOffice 3) sudo dpkg -i openoffice.org3.1-debian-menus_ _all.deb (desde el file DEBS/desktop-integration del paquete OpenOffice) Descargar el archivo 'PhotoAlbumGUI oxt' de y abrirlo con Write de OpenOfiice 9. Instalación y activación del Firewall Para la instalación del Firewall, ejecutar los siguientes comandos: sudo apt-get install ufw sudo ufw enable sudo ufw allow ssh/tcp sudo ufw allow 5900/tcp

167 157 sudo ufw allow 445/tcp sudo ufw status 10. Barra Dock: Cairo Dock. Para la instalación de la barra Dock, ejecutar los siguientes comandos: gksudo gedit /etc/apt/sources.list colocar al final del archivo: deb hardy cairo-dock Ejecutar los siguientes comandos: wget -q -O- sudo apt-key add - sudo apt-get update sudo apt-get install cairo-dock cairo-dock-plug-ins 11. Instalación del antivirus Para la instalación del antivirus, ejecutar los siguientes comandos: sudo apt-get install clamav clamav-daemon sudo freshclam sudo clamscan V 12. Programa traductor de varios idiomas: Instalar el paquete sudo apt-get install gnome-translate Desde el menú View seleccionar Toolbars. Desde el menú Edit seleccionar Preferences y marcar el check Automatically detect source language y colocar de primero FreeTranslation 13. Instalación Acrobat Adobe Reader 8 sudo dpkg --install AdobeReader_esp i386.deb 14. Configuración de la Conexión remota

168 158 Ir al menú Sistemas+Preferencias+Escritorio Remoto y activar las casillas: Permitir a otros usuarios ver mi escritorio Permitir a otros usuarios controlar tu escritorio Pedir confirmación 15. Instalación del Skype Para la instalación del Skype, ejecutar el siguiente comando: sudo aptitude install skype 16. Samba para compartir recursos Para activar las opciones para compartir carpetas o impresoras, realizar lo siguiente: Clic derecho sobre cualquier carpeta. Seleccionar Opciones de compartición e instalar los paquetes solicitados. 17. Configuración del reproductor DVD Para la configuración del reproductor DVD en Totem, ejecutar los siguientes comandos: sudo apt-get install vlc sudo apt-get remove totem-gstreamer sudo apt-get install totem-xine Fin, distribución 8.04

169 159 Apéndice 10 Cambios realizados al procedimiento Tipo Descripción Resolución Procedimiento En qué lugar de Ubuntu, se cambia la clave de acceso al equipo? Así como en el software comercial es posible cambiar la clave de acceso al computador, en el SNF también es posible realizarlo. Esta clave es la clave del usuario de dominio que utilizan para ingresar y que posee cada funcionario Menú principal + Sistemas + Preferencias Sistema Operativo Dónde se encuentran los favoritos en el navegador tal como los utilizaba en el software comercial? Cómo crear un enlace o acceso directo a mi carpeta en red El navegador no facturable, posee un menú llamado Marcadores, es allí donde se guardan los accesos a las páginas Web. En la institución existe un File server, el cuál posee carpetas en red para las diferentes áreas. En el software comercial es posible crear acceso director, de igual forma en el SNF El menú Marcadores del programa Firefox, es el equivalente de los Favoritos En el Menú - Lugares red, navegar hasta la ruta de deseada, seleccionado el servidor file server y la carpeta compartida. Una vez seleccionada la ruta, copiarla. En el Menú - Lugares - Conectarse con el servidor... seleccionar Tipo de servicio, luego Dirección personalizada. En el campo Lugar (URI), copiar la ruta. Marcar el check Añadir marcador. En el campo Nombre del marcador, colocar el nombre que desee que represente el acceso. Dar clic al botón Conectar Red inalámbrica en los equipos con Software no Facturable. Los equipos se conectan actualmente a la red inalámbrica llamada azul. Esta red inalámbrica pide validarse a la red con el usuario y clave que se utiliza para ingresar al equipo. Un computador que posea la opción de conectarse a la red inalámbrica, el funcionario lo puede hacer desde el icono de red ubicado al lado derecho de la barra de tareas. Mi red inalámbrica interna en la Dell Latitude D800, no se conecta Este equipo en particular, el hardware que utiliza en la red inalámbrica no compatibilizaba con la primera distribución Se instala la segunda distribución más reciente siguiendo los manuales relacionados, la cual si detecta el hardware de red inalámbrica adecuado para que se conecte a este servicio en la institución sin problemas No reproducen videos DVD en mi equipo Dell Latitude E5100 La primera distribución presentó problemas con el hardware de video de este modelo específico. Esto causaba que no se reprodujera los videos DVD. Se instala la segunda distribución más reciente siguiendo los manuales relacionados, la cual si detecta el hardware de video adecuado para reproducir DVD s

170 160 Programa Editor PDF A solicitud de algunos miembros del grupo, se les instaló un editor de archivos pdf. Este queda instalado en los equipos del grupo de trabajo. Este se encuentra ubicado en el Menú principal + Gráficos + PDF Editor. Cómo observo los documentos publicados en la página de la CGR en el navegador Firefox? Se apaga la pantalla por problemas con el video en mi equipo Dell Latitude D520 Se da la solución cuando un usuario olvida la clave del anillo de red. Cómo ver el basurero? Los usuarios solicitan se investigue sobre un capturador de pantalla La página de la CGR posee documentos de oficina publicados en ella. Los funcionarios los pueden visualizar abriéndolos con las herramientas ofimáticas del SNF, pero también lo desean abrir desde el mismo navegador. Este problema se presentó por un error general del sistema operativo El anillo de red es una clave que pide el sistema operativo por seguridad, cuando detecta que se va a conectar a una red inalámbrica, o a trabajar en el cliente de correo. Se puede obviar o colocar una clave, si el funcionario la olvida, no ingresará a la función que la aseguraba El basurero es donde caen los archivos que se eliminan. Este se puede presentar en la barra de tareas, escritorio y en el Dock El SNF ya cuenta con un software que realiza esta tarea, pero con limitaciones. El funcionario desea uno más flexible. Se debe instalar un complemento para Firefox que realiza esta tarea. Este se denomina Open IT Online. Este complemento lo pueden instalar desde la siguiente página: cuando finalice la instalación, al abrir nuevamente el navegador Firefox, se presentará una ventana de configuración de este complemento. Se debe seleccionar Zoho como programa predeterminado para abrir los documentos y para las imágenes puede ser seleccionado cualquiera de los disponibles. Se vuelve a instalar el SNF en este computador para corregir el problema Para eliminar esta clave, ubicarse en el Menú principal+lugares+carpeta personal. Presionar las teclas Ctrl+H e ir a la ruta:.gnome2 y eliminar la carpeta keyrings. Luego cuando vuelva a pedir clave del anillo el equipo, no la digites y seleccionar Modo inseguro. Clic derecho sobre la barra de tareas (horizontal abajo), seleccionar Añadir al panel. Seleccionar la función Papelera al escritorio, barra de tareas o al dock Se instala el SNF Gscrot que cumple con las necesidades solicitadas

171 161 Se investigará, para conocer si existe alguna manera para utilizar una versión más reciente de FireFox con las aplicaciones de la CGR. El SNF por defecto viene con una versión de Firefox más reciente, pero que no es compatible con algunos de los sistemas de la CGR. Esto por causa de un plugin de Java que se requiere para que trabajen estos sistemas, el cual viene muy actualizado con la versión del Firefox nuevo, causando que no poder acceder a estos sistemas específicos. Al quitar este Java y colocar el que funciona, se elimina por omisión, la versión más reciente de Firefox y se instala la antigua Se deja la versión más viejita para que pueda trabajar con los sistemas de la institución, Hasta el momento no se ha encontrado alguna solución, pero se cree que no es posible, ya que el Firefox más reciente viene ligado al sistema operativo. Tarjeta de red no funciona en el equipo HP dc7900 El SNF no configuró el dispositivo de der de este modelo. Se procede a buscar el driver y a aplicarlo Install e1000e netword driver siguiendo las recomendaciones de nldid=15817&lang=eng Deseo salvar y abrir documentos desde las carpetas en red Cómo realizo un hipervínculos en los documentos tipo Hojas de cálculo Se configura el Open Office para que pueda presentar un diálogo más apropiado. Para ello se activó el diálogo del sistema operativo en lugar del OpenOffice, este último es el tipo de diálogo indicado por el solicitante Principalmente las secretarias necesitan realizar estas tareas. La herramienta de SNF posee lo necesario para realizarlo Menú Herramientas+Opciones del OpenOffice. En OpenOffice.org seleccionar General y desmarcar la opción Usar el diálogo OpenOffice.org Seleccionar el contenido de la celda que deseamos realizarle el hipervínculo. Luego desde el menú Insertar Hiperenlace, colocar la dirección en el campo Ruta. Los cambios se harán al dar clic al botón Aplicar Open Office No abren los link Web desde los archivos de OpenOffice Cómo usar formularios en Open Office Deseo imprimir sobres desde OpenOffice Este problema se daba por que el Navegador que abre estos link Web, no era el predeterminado en el sistema operativo. Se procede a dejarse como predeterminado Algunos de los funcionarios utilizan formularios en sus labores. Se le presenta un documento o manual en el sitio en línea para que lo consulten Algunos funcionarios necesita imprimir sobres desde el Software no facturable Seleccionar Aplicaciones preferidas desde el Menú principal+sistemas+preferencias. En la pestaña Internet se debe dejar el campo Comando con lo siguiente: firefox-2 %s Desde la página en línea del piloto, se encuentra publicado el manual sobre formularios. Se puede acceder desde aqui: Desde la página en línea del piloto, se encuentra publicado el manual sobre la impresión de sobres. Se puede acceder desde aquí: Cómo funciona la herramienta de cal cuando se anida la función Si Se investigó sobre el caso, si se les expone cómo realizar estas actividades en OpenOffice Se exponen estas funciones el 23 de octubre, indicado en la Memoria de reunión N

172 162 Poca compatibilidad existente entre Office 2007 y OpenOffice o Office 200X anteriores Cliente de Correo El Thunderbird en el calendario me avisa cada 5 minutos una reunión que estaba agenda de casi hace un mes. No puedo borrarla del calendario (no tengo la opción habilitada, no sé porque en este caso específico), pero tampoco debería estarme alertando puesto que ya pasó. Algo pasó con el Thunderbird. De hecho se desapareció de la barra? Solo lo puedo iniciar a través de la consola o terminal. No puedo ver los correos que tengo en carpetas personales que estaban en los archivos pst. En web el correo si me funciona por lo que creo que no es del servidor sino de la aplicación. Cuando me llegan los correos en Thunderbird no puedo saber quien me los envía pues no aparece el remitente y no he podido encontrar donde se elige esa opción. Cuando me entra un correo en Thunderbird con hipervínculos estos no se activan. Qué debo hacer? Thunderbir presenta este defecto. Se le instaló un complemento para que sincronizara con la agenda de correo institucional, pero presenta muchos problemas El funcionario que realizó esta consulta, olvidó dónde se encontraban los programas, incluyendo el cliente de correo. Además no ubicaba la información del mismo cliente de correo, de allí que no encontrara las carpetas personales. El funcionario había perdido la columna con el nombre del remitente, el que envía el correo. Estas columnas se pueden agregar o quitar Los funcionarios al darle clic a un link de internet que viene en un mensaje de correo, no abre la página relacionada. Esto pasó por que el navegador no era el predeterminado dentro del sistema. Se predetermina para solventar Se cambia el cliente de correo por el de Evolution que no presenta este inconveniente instalado el conector creado para Evolution por el mismo proveedor de el correo institucional Se le explica al funcionario dónde acceder al programa del cliente de correo en el menú principal esto es Ingresar desde el menú principal + Internet, y cómo colocarlo en la barra de acceso rápido. Se le indica dónde se encuentra las carpetas personales y funcionamiento en general del cliente de correo. Esto se localiza al lado derecho al final donde terminan las columnas, hay un cuadrito pequeño le das un clic y seleccionas las columnas que deseas mostrar en el thunderbird. Seleccionar Aplicaciones preferidas desde el Menú principal+sistemas+preferencias. En la pestaña Internet se debe dejar el campo Comando con lo siguiente: firefox-2 %s Correo se satura Los funcionarios no vaciaban la papelera de mensajes eliminados. Esto causaba que se llenara el buzón del correo En thunderbird, clic derecho sobre Papelera, seleccionar Vaciar papelera

173 163 En el Thunderbird no puedo adjuntar archivos desde una carpeta en red Thunderbird no me muestra toda la lista de carpetas que posee en el buzón Evolution no abre los links de Internet Thunderbir presenta este defecto. No se encontró alguna opción para que al adjuntar archivos, sea posible tomarlos desde las carpetas en red como lo hace el OpenOffice. Se investigó en las comunidades e indicaron que efectivamente este es una limitante que posee Thunderbir presenta este defecto. No se encontró alguna opción para que se muestren las carpetas adicionales que ha creado el funcionario en el buzón. Los funcionarios al darle clic a un link de internet que viene en un mensaje de correo, no abre la página relacionada. Esto pasó por que el navegador no era el predeterminado dentro del sistema. Se predetermina para solventar Se cambia el cliente de correo por el de Evolution que no presenta este inconveniente instalado el conector creado para Evolution por el mismo proveedor de el correo institucional Se cambia el cliente de correo por el de Evolution que no presenta este inconveniente instalado el conector creado para Evolution por el mismo proveedor de el correo institucional Se debe ir al Menú principal+sistemas+prefeencias+aplicaciones preferidas. En la pestaña Internet sobre el sitio del Navegador Web, el campo Comando debe tener digitado lo siguiente: firefox-2 %s. Cerrar la ventana

174 164 Apéndice 11 Temario de capacitaciones Cliente de Correo y Agenda electrónica: 1. Funcionalidades 1.1 Opciones del menú principal 1.2 Sobre mensajes 1.3 Sobre la Agenda 1.4 Sobre la Libreta de direcciones 2. Desarrollo 2.1 Capetas locales Ubicación de las carpetas locales Crear carpetas locales 2.2 Agenda Crear citas Modificar citas 2.3 Listas de distribución Contactos Crear listas de distribución Sistema Operativo Ubuntu: 1. Introducción 1.2 Qué es Ubuntu 1.3 Componentes importantes Función de cada componente Escritorio Menú principal Barra de tareas Acceso a la Red Programas

175 Lugares mi información Navegador Firefox 2. Funcionalidades 2.1 Aplicaciones Sistemas ofimáticos 2.2 Lugares Documentos o archivos Acceso a la red Búsquedas de archivos Archivos recientes 2.3 Sistemas Preferencias y Administración 3. Desarrollo 3.1 Carpetas Crear carpetas y subcarpetas Acceso a carpetas de red 3.2 Impresoras Instalar impresoras locales Instalar impresoras de red

176 166 Apéndice 12 Manual del Sistema operativo y Cliente de correo El manual en línea relacionado al Sistema operativo Linux Ubuntu y el Cliente de correo, está ubicado en la siguiente dirección: Manual de OpenOffice OpenOffice.org Writer y Microsoft Word 2003 Este apartado muestra donde ubicar las funcionalidades en OpenOffice.org Writer en comparación con Microsoft Word Se utiliza la versión de de Writer por ser la más reciente publicada, y la versión 2003 de Word al ser la más utilizada en la CGR. Asimismo se comparan en base al curso de Word que brinda el centro de capacitación de la CGR. El alcance de este apartado es evidenciar que deben hacer los usuarios diferente para obtener iguales resultados, los casos donde no haya que hacer pasos disímiles no se documentaran. A continuación se muestran las pantallas de inicio de ambos procesadores de palabras

177 167 Pantalla principal de Word 1 Pantalla principal de Writer

178 168 Como muestran las imágenes anteriores, las barras de herramientas más utilizadas, la barra de menú y la barra de estado se encuentran en la misma posición. Además, los iconos que se utilizan en las barras de herramientas prácticamente son iguales, con algunas ausencias en ambas aplicaciones. A continuación se muestra un cuadro con las diferencias entre los iconos de las barras. Diferencias de las barras de las páginas principales de Word y Writer Barra de menú Word Writer Elemento Descripción Elemento Descripción Ayuda Ayuda Edición Edición Barra de herramientas estándar Word Writer Elemento Descripción Elemento Descripción Activar restricciones Herramientas / Opciones / OpenOffice.org / Enviar por correo Seguridad Enviar por correo Cuando un documento está compartido y se puede No existe o no la editar. opción. Buscar referencias Si existe la opción pero no se muestra Insertar hoja de Excel No existe la opción. Editar archivo Exportar a PDF Indica revisión automática Puede insertar hojas de Calc. Crear columnas Herramienta de dibujo Si existe la opción. Mapa de documento Si existe la opción. No existe la opción. Escala En Calc, se copia lo que se desea insertar en Writer y en Writer se pega. Con doble clic sobre el objeto se activan las funcionalidades de Calc Formato / Columnas Herramienta de dibujo Buscar Navegador de documento Galería de imágenes Fuentes de datos Escala

179 169 Modo de lectura Ver / Escala Barra de herramientas de formato Word Writer Elemento Descripción Elemento Descripción Estilo y formato Estilo y formato Si existe la opción. Interlineado Resaltar bordes Formato / Párrafo / Sangrías y espacios Formato / Párrafo / Bordes Pintar el fondo Diferencias de las barras de las páginas principales de Word y Writer Como se indicó, se seguirá el curso que brinda el Centro de Capacitación, por ello el siguiente cuadro muestra las funcionalidades que se examinan en el entrenamiento. Las utilidades se exponen con los nombres utilizados en la herramienta Word, con el fin de que el usuario pueda encontrarla con mayor facilidad. Diferencias entre las funcionalidades de Word y Writer Funcionalidad: Buscar Sin Diferencias Funcionalidad: Remplazar Word Teclas Ctrl+L Teclas Ctrl+B Writer Funcionalidad: Vistas Normal Diseño impresión Diseño lectura Diseño web Esquema Word Writer No existe opción Normal de Writer Ver / Escala Ver / Diseño para Internet. Ver / Navegador Funcionalidad: Dividir página Word Writer No existe opción Funcionalidad: Abrir Word Teclas Ctrl+A Teclas Ctrl+A Writer

180 170 Diferencias entre las funcionalidades de Word y Writer Opciones más importantes Documento de Word (Diferentes versiones) Opciones más importantes Documento de Word (Diferentes versiones) Documento ODF Funcionalidad: Guardar como Word Writer Teclas F12 Teclas Ctrl+May+S Opciones más importantes Opciones más importantes Documento de Word (Diferentes versiones) Documento de Word (Diferentes versiones) Documento XML Página Web Plantilla Texto sin formato Formato RTF Documentos XML para Word Página Web Plantilla Texto sin formato Formato RTF Documento ODF Funcionalidad: Fuente Sin Diferencias Funcionalidad: Tamaño Sin Diferencias Funcionalidad: Marcas de párrafo Sin Diferencias Funcionalidad: Alineación Sin Diferencias Funcionalidad: Sangría Sin Diferencias Funcionalidad: Tabulaciones Sin Diferencias Funcionalidad: Cambiar mayúsculas y minúsculas Word Writer Ruta Formato / Cambiar mayúsculas y minúsculas Ruta Formato / Carácter / Efectos de fuente / Efectos Funcionalidad: Copiar formato Sin Diferencias

181 171 Diferencias entre las funcionalidades de Word y Writer Funcionalidad: Deshacer y Rehacer Sin Diferencias Funcionalidad: Panel de formato Sin Diferencias Funcionalidad: Ortografía y gramática Sin Diferencias Funcionalidad: Ortografía y gramática - Opciones Word Writer Ruta Herramientas / Opciones / Ortografía y gramática Ruta Herramientas / Opciones / Configuración de Idioma / Lingüística Funcionalidad: Configurar página Word Writer Ruta Archivo / Configurar página Ruta Formato / Página Funcionalidad: Vista preliminar Sin Diferencias Funcionalidad: Número de página Word Writer Ruta Insertar / Números de página Ruta Insertar / Campos / Número de página Funcionalidad: Número de página Formato Word Writer Ruta Insertar / Números de página Ruta Debe posicionarse sobre el número de página y dar doble clic Funcionalidad: Fecha y hora Editar / Campos / Número de página Word Writer Ruta Insertar / Fecha y hora Ruta Insertar / Campos / Fecha Funcionalidad: Saltos Insertar / Campos / Hora Word Writer

182 172 Diferencias entre las funcionalidades de Word y Writer Ruta Insertar / Saltos Ruta Insertar / Salto manual Funcionalidad: Marcador Word Writer Ruta Insertar / Marcador Ruta Insertar / Marca de texto Funcionalidad: Referencia cruzada Word Writer Ruta Insertar / Referencia / Referencia cruzada Ruta Insertar / Referencia Funcionalidad: Comentario Word Writer Ruta Insertar / Comentario Ruta Insertar / Nota Funcionalidad: Resaltar Sin Diferencias Funcionalidad: Autotexto - Página Word Writer Ruta Insertar / Autotexto / Encabezado o pie de página / Página Ruta Insertar / Campos / Número de página Funcionalidad: Autotexto Página x de y Word Writer Ruta Insertar / Autotexto / Encabezado o pie de página / Página x de y Ruta Insertar / Campos / Contar páginas

183 173 Diferencias entre las funcionalidades de Word y Writer Funcionalidad: Control de cambios Word Ruta Herramientas / Control de cambios / Resaltar cambios Ruta Writer Editar / Modificaciones / Grabar Funcionalidad: Aceptar cambios Word Writer Ruta Herramientas / Barra de herramientas / Revisión Ruta Editar / Modificaciones / Aceptar o rechazar Funcionalidad: Encabezado y pie de página Word Writer Ruta Ver / Encabezado y pie de página Ruta Insertar / Encabezamiento Funcionalidad: Insertar tabla Sin Diferencias Insertar / Pie de página Funcionalidad: Insertar tabla autoformato Sin Diferencias Funcionalidad: Tablas y bordes Word Writer Ruta Se puede cambiar desde la barra de herramientas de formato, o desde la barra de herramientas de tablas. Ruta Se pude acceder desde la barra de herramientas de tablas, o desde Tabla / Propiedades de la tabla / Borde Funcionalidad: Menú contextual de tabla Sin Diferencias Funcionalidad: Plantillas Word Writer

184 174 Diferencias entre las funcionalidades de Word y Writer Ruta Archivo / Nuevo / En mi PC Ruta Archivo / Nuevo / Plantillas y documentos Funcionalidad: Insertar imagen Word Writer Ruta Insertar / Imagen / Desde el archivo Ruta Insertar / Imagen / A partir de archivo Funcionalidad: Insertar imagen prediseñada Word Writer Ruta Insertar / Imagen / Imágenes prediseñadas Ruta Herramientas / Galería En la siguiente dirección se pueden encontrar muchas imágenes prediseñadas por categorías, además son de dominio público Funcionalidad: Imágenes del WordArt Sin Diferencias Funcionalidad: Insertar un gráfico Word Writer Ruta Insertar / Imagen / gráfico Ruta Insertar / Objeto / Diagrama Funcionalidad: Insertar nota al pie Word Writer Ruta Insertar / Referencia / Nota al pie Ruta Insertar / Nota al pie Nota al final Funcionalidad: Modificar imagen Sin Diferencias Funcionalidad: Imprimir Sin Diferencias

185 175 Diferencias entre las funcionalidades de Word y Writer Funcionalidad: Hipervínculo Sin Diferencias Funcionalidad: Documentos maestros Word Writer Ruta Un documento maestro es un documento que permite organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar. Ruta Archivo > Enviar > Crear documento maestro Funcionalidad: Combinar correspondencia Word Ruta Herramientas / Cartas y Ruta correspondencia / Combinar correspondencia Writer Herramientas / Asistente para combinar correspondencia Funcionalidad: Índices y tablas Word Ruta Insertar / Referencia / Índices y tablas Ruta Writer Insertar / Índice / Índice Funcionalidad: Comparar documentos Word Ruta Herramientas / Comparar y combinar documentos Ruta Writer Editar / Comparar documentos Funcionalidad: Insertar diagramas Word Writer Ruta Insertar / Diagrama Ruta No existe opción Funcionalidad: Firma digital Word Ruta Herramientas / Opciones / Seguridad / Firmas digitales Ruta Writer Archivo / Firma digital Tabla - Diferencias entre las funcionalidades de Word y Writer

186 176 OpenOffice.org Calc y Microsoft Excel 2003 Este apartado muestra donde ubicar las funcionalidades en OpenOffice.org Calc en comparación con Microsoft Excel Se utiliza la versión de de Calc por ser la más reciente publicada, y la versión 2003 de Excel al ser la más utilizada en la CGR. Asimismo se comparan en base al curso de Excel que brinda el centro de capacitación de la CGR. El alcance de este apartado es evidenciar que deben hacer los usuarios diferente para obtener iguales resultados, los casos donde no haya que hacer pasos disímiles no se documentaran. A continuación se muestran las pantallas de inicio de ambas hojas de cálculo. Barra de menú Imagen 3- Pantalla principal de Excel

187 177 Imagen 4- Pantalla principal de Calc Como muestran las imágenes anteriores, las barras de herramientas más utilizadas, la barra de menú y la barra de estado se encuentran en la misma posición. Además, los iconos que se utilizan en las barras de herramientas prácticamente son iguales, con algunas ausencias en ambas aplicaciones. A continuación se muestra un cuadro con las diferencias entre los iconos de las barras. Diferencias de las barras de las páginas principales de Excel y Calc Barra de menú Excel Calc Elemento Descripción Elemento Descripción Ayuda Edición Ayuda Edición

188 178 Barra de herramientas estándar Excel Calc Elemento Descripción Elemento Descripción Activar restricciones Herramientas / Opciones / OpenOffice.org / Seguridad Enviar por correo Cuando un documento está compartido y se puede o no editar. No existe la opción. Buscar referencias Si existe la opción pero no se muestra Si existe la opción. Euroconversión Autosuma No existe la opción Si existe la opción. No existe la opción. Herramienta de dibujo Escala Enviar por correo Editar archivo Exportar a PDF No existe la opción. Indica revisión automática No existe la opción. Insertar / Función / Suma Herramienta de dibujo Buscar Navegador de documento Galería de imágenes Fuentes de datos Escala Barra de herramientas de formato Excel Calc Elemento Descripción Elemento Descripción Combinar y centrar Combinar celdas

189 179 Estilo moneda Formato moneda Formato / Celdas / Número Euro No existe la opción. Bordes No existe la opción Formato numérico predeterminado Bordes Tabla 3 - Diferencias de las barras de las páginas principales de Excel y Calc Como se indicó, se seguirá el curso que brinda el Centro de Capacitación, por ello el siguiente cuadro muestra las funcionalidades que se examinan en el entrenamiento. Las utilidades se exponen con los nombres utilizados en la herramienta Excel, con el fin de que el usuario pueda encontrarla con mayor facilidad. Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc Funcionalidad: Buscar Sin Diferencias Funcionalidad: Remplazar Excel Calc Teclas Ctrl+L Teclas Ctrl+B Funcionalidad: Dividir página Excel Calc No existe opción

190 180 Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc Funcionalidad: Abrir Excel Calc Teclas Ctrl+A Teclas Ctrl+A Opciones más importantes Documento de Excel (Diferentes versiones) Opciones más importantes Documento de Excel (Diferentes versiones) Documento ODF Funcionalidad: Guardar como Excel Calc Teclas F12 Teclas Ctrl+May+S Opciones más importantes Documento de Excel (Diferentes versiones) Documento XML Página Web Plantilla Texto delimitado DBF Opciones más importantes Documento de Excel (Diferentes versiones) Documentos XML para Excel Página Web Plantilla Texto delimitado DBF Documento ODF Funcionalidad: Fuente Sin Diferencias Funcionalidad: Tamaño Sin Diferencias Funcionalidad: Alineación Sin Diferencias

191 181 Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc Funcionalidad: Insertar función Excel Calc Teclas Sin opción Teclas Ctrl+F2 Aunque algunas funciones se llaman diferentes y tienen otros parámetros, al igual que Excel cuenta con un asistente para agregar la función. Funcionalidad: Selección de una celda Sin Diferencias Funcionalidad: Selección de un rango de celdas Sin Diferencias Funcionalidad: Selección de una columna Sin Diferencias Funcionalidad: Selección de una fila Sin Diferencias Funcionalidad: Selección de una hoja entera Sin Diferencias Funcionalidad: Copiar Sin Diferencias Funcionalidad: Pegar Sin Diferencias Funcionalidad: Copiar celdas utilizando el ratón Sin Diferencias Funcionalidad: Rellenar hacia abajo Excel Calc Teclas Ctrl+D Teclas Sin opción

192 182 Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc Editar / Rellenar / Abajo Funcionalidad: Rellenar hacia la derecha Excel Calc Teclas Ctrl+R Teclas Sin opción Editar / Rellenar / Derecha Funcionalidad: Copiar formato Sin Diferencias Funcionalidad: Deshacer y Rehacer Sin Diferencias Funcionalidad: Ortografía y gramática Sin Diferencias Funcionalidad: Ortografía y gramática - Opciones Excel Ruta Herramientas / Opciones / Ortografía y gramática Calc Ruta Herramientas / Opciones / Configuración de Idioma / Lingüística Funcionalidad: Configurar página Excel Calc Ruta Archivo / Configurar página Ruta Formato / Página Funcionalidad: Referencias relativas Sin Diferencias Funcionalidad: Referencias absolutas Excel Calc

193 183 Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc Teclas F4 Teclas May+F4 Funcionalidad: Editar pegado especial Excel Calc Teclas Sin opción Teclas Ctrl+May+V Funcionalidad: Bordes Sin Diferencias Funcionalidad: Formato de celdas Sin Diferencias Funcionalidad: Formato de fila Sin Diferencias Funcionalidad: Formato de columna Sin Diferencias Funcionalidad: Formato de hoja Sin Diferencias Funcionalidad: Mostar hoja Sin Diferencias Funcionalidad: Ocultar hoja Sin Diferencias Funcionalidad: Insertar fila Sin Diferencias Funcionalidad: Insertar columna Sin Diferencias Funcionalidad: Insertar hoja Sin Diferencias Funcionalidad: Insertar hoja Sin Diferencias

194 184 Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc Funcionalidad: Eliminar celdas, filas, columnas Sin Diferencias Funcionalidad: Eliminar hoja Excel Calc Teclas Edición / Eliminar hoja Teclas Editar / Hoja / Borrar Funcionalidad: Vista preliminar Sin Diferencias Funcionalidad: Imprimir Sin Diferencias Funcionalidad: Insertar gráficos Sin Diferencias Funcionalidad: Insertar imagen Excel Calc Ruta Insertar / Imagen / Desde el archivo Ruta Insertar / Imagen / A partir de archivo Funcionalidad: Insertar imagen prediseñada Excel Calc Ruta Insertar / Imagen / Imágenes prediseñadas Ruta Herramientas / Galería En la siguiente dirección se pueden encontrar muchas imágenes prediseñadas por categorías, además son de dominio público Funcionalidad: Imágenes del WordArt Sin Diferencias Funcionalidad: Autoesquema

195 185 Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc Excel Calc Ruta Datos / Agrupar y esquema / Autoesquema Ruta Datos / Agrupar y esquema / Esquema automático Funcionalidad: Creación manual de esquemas Sin Diferencias Funcionalidad: Borrar y ocultar esquema Sin Diferencias Funcionalidad: Inmovilizar paneles Excel Calc Ruta Ventana / Inmovilizar paneles Ruta Ventana / Fijar Funcionalidad: Obtener datos externos Excel Calc Ruta Datos / Obtener datos externos Ruta Insertar / Vincular con datos externos Funcionalidad: Ordenar datos Sin Diferencias Funcionalidad: Filtros Sin Diferencias Funcionalidad: Filtro avanzado Excel Calc Ruta Datos / Filtro /Filtro avanzado Ruta Datos / Filtro / Filtro especial Funcionalidad: Tablas dinámicas Excel Calc Ruta Datos / Informe de tablas y gráficos Ruta Datos / Piloto de datos

196 186 Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc dinámicos Funcionalidad: Formato condicional Sin Diferencias Funcionalidad: Comentario Excel Calc Ruta Insertar / Comentario Ruta Insertar / Nota Funcionalidad: Control de cambios Excel Ruta Herramientas / Control de cambios / Resaltar cambios Ruta Calc Editar / Modificaciones / Registro Funcionalidad: Aceptar cambios Excel Ruta Herramientas / Barra de herramientas / Revisión Ruta Calc Editar / Modificaciones / Aceptar o rechazar Funcionalidad: Bordes Sin Diferencias Funcionalidad: Plantillas Excel Calc Ruta Archivo / Nuevo / En mi PC Ruta Archivo / Nuevo / Plantillas y documentos Funcionalidad: Insertar un gráfico Sin Diferencias Funcionalidad: Modificar imagen Sin Diferencias Funcionalidad: Hipervínculo Sin Diferencias Funcionalidad: Firma digital Excel Ruta Herramientas / Opciones / Seguridad / Firmas digitales Ruta Calc Archivo / Firma digital Tabla 4 - Diferencias entre las funcionalidades de Excel y Calc

197 187 OpenOffice.org Impress y Microsoft PowerPoint 2003 Este apartado muestra donde ubicar las funcionalidades en OpenOffice.org Impress en comparación con Microsoft PowerPoint Se utiliza la versión de de Impress por ser la más reciente publicada, y la versión 2003 de PowerPoint al ser la más utilizada en la CGR. Asimismo se comparan en base al curso de PowerPoint que brinda el centro de capacitación de la CGR. El alcance de este apartado es evidenciar que deben hacer los usuarios diferente para obtener iguales resultados, los casos donde no haya que hacer pasos disímiles no se documentaran. A continuación se muestran las pantallas de inicio de ambas aplicaciones para crear presentaciones. Imagen 5- Pantalla principal de PowerPoint

198 188 Imagen 6- Pantalla principal de Impress Como muestran las imágenes anteriores, las barras de herramientas más utilizadas, la barra de menú y la barra de estado se encuentran en la misma posición. Además, los iconos que se utilizan en las barras de herramientas prácticamente son iguales, con algunas ausencias en ambas aplicaciones. A continuación se muestra un cuadro con las diferencias entre los iconos de las barras. Diferencias de las barras de las páginas principales de PowerPoint e Impress Barra de menú PowerPoint Impress