Las siguientes recomendaciones constituyen una recopilación de las principales actividades que se deben ejecutar para aplicar el diseño propuesto:

Transcripción

1 Conclusiones Luego del diseño de la Oficina Libre de Papel para la Facultad de Economía, Empresa y Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado se puede concluir: Con el prototipo diseñado este trabajo se puede observar la forma como la tecnología de información y comunicación, que posee la universidad asociada a una buena administración de los documentos pueden representar excelentes beneficios económicos en la disminución de consumo de papel, impresión y traslado. Con la digitalización de los documentos físicos, las soluciones de almacenaje de formatos electrónicos tienen menor costo, mayor seguridad, son fáciles de usar y más confiables que los métodos tradicionales de almacenamiento de papel. Más importante aún, es que proporciona acceso al instante a información trascendente que permite al personal aumentar su eficiencia. El avance de las tecnologías presenta una gran alternativa para la implementación de sistemas de formularios electrónicos, que ayudan a minimizar las desventajas en que se encuentran al hacer uso de documentos impresos. Permitiendo la agilización de los procesos de toma de decisiones entre autoridades y diversas áreas, además de disminuir su recorrido y volverlo dinámico. Como se puede apreciar, el consumo de recurso natural para la creación de un elemento como lo es el papel incurre en la tala de grandes cantidades de árboles y consumo de agua. La implementación de este diseño por la Facultad de Economía, Empresa y Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado vendría a colaborar en disminuir el cambio climático. Como es visible, las tecnologías de información y comunicación pueden contribuir a reemplazar técnicas obsoletas. 52

2 Recomendaciones Las siguientes recomendaciones constituyen una recopilación de las principales actividades que se deben ejecutar para aplicar el diseño propuesto: Es necesario que la Facultad de Economía, Empresa y Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado, haga un mejor uso de la tecnología de información y comunicación con la que cuenta, cambiando procesos lentos y costosos por la implementación de procedimientos novedosos y más eficientes. Minimizar los costos en consumo de papel, impresión y traslado a través de una estrategia de gestión documental digital. Es importante que se transformen los documentos físicos por archivos digitales que brinden una mayor seguridad, y un acceso veloz a los datos, además de minimizar el espacio destinado a archivos dentro de la oficina. Desarrollar el sistema de formularios electrónicos en el sitio Web de la universidad para agilizar los procesos de los alumnos, áreas involucradas en la revisión, y los coordinadores o autoridades encargadas de la toma de decisiones. Se recomienda a la Facultad de Economía, Empresa y Negocios de la Universidad Dr. José Matías Delgado implementar el diseño de la Oficina sin Papel con el fin de que contribuya a la disminución del impacto ambiental. 53

3 Bibliografía Libros Prieto Espinosa, Alberto (2006). Introducción a la informática [consultado 23/08/2009]. Sitios Web Universidad Dr. José Matías Delgado; [consultada 24/08/2009]. Drupal; [consultada 26/10/2009]. HACKING BALL Z; [consultada 26/08/2009]. Wikipedia la enciclopedia libre; [consultada 26/08/2009]. Sociedad de la información 1#bibliografia [consultada 11/09/2009]. Wikipedia enciclopedia libre; [consultada 25/09/2009]. Monografías; [consultada 25/09/2009]. AICAD diseño inteligente; [consultada 27/09/2009]. H2O drupal hispano: [consultada 27/09/009]. Monografías: [consultada 27/09/2009]. Monografías [consultada 27/09/2009]. 54

4 Glosario A Aplicación Es un tipo de programa informático diseñado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno o diversos tipos de trabajo. C Correo electrónico Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas mediante sistemas de comunicación electrónicos. D Digitalizar Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Convertir a formato digital la información analógica de un mapa, fotografía o dibujo ya sea automáticamente mediante un scanner o manualmente usando una digitalizadora. Dominio Conjunto de computadoras y dispositivos de una red que conforman una unidad y comparten las mismas reglas y procedimientos (También comparten una característica común, como la de estar en un mismo país, organización o departamento.) En el caso del Internet, se dice que pertenecen a un mismo dominio aquellas computadoras y dispositivos que tengan en común una parte de la dirección IP (o domicilio numérico de Internet). E Escáner Es un aparato o dispositivo utilizado en Medicina, Electrónica e Informática, que explora el cuerpo humano, un espacio, imágenes o documentos. Extranet 55

5 Intranet parcialmente accesible a personas de fuera autorizadas. El extranet ofrece distintos niveles de accesibilidad a los usuarios foráneos, según la identidad de los mismos. Las extranets posibilitan, por ejemplo, el intercambio de información entre empresas asociadas. F Firma digital Mecanismo que permite autentificar el origen de un mensaje, así como controlar su no alteración durante la transmisión. Datos generados por un método criptográfico que garantizan la autenticidad de un mensaje o pedido comercial. Formulario electrónico Es la versión electrónica de un documento en papel. Además de eliminar el costo de imprimir, guardar y distribuir formularios previamente impresos, y de desperdiciar formularios obsoletos, el formulario electrónico se llena con más rapidez porque la programación que lo soporta automáticamente formatea, calcula, busca y valida información para el usuario. G Gestión documental Son un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Gestión por procesos Es la forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos, siendo definidos estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente. Internet Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas, que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. Intranet 56

6 Red de cómputo privada que utiliza protocolos TCP/IP perteneciente a una organización y accesible únicamente a los miembros, empleados y otras personas autorizadas de esa organización. El intranet posee mecanismos de protección contra accesos no autorizados; y, al igual que el internet, se utiliza para compartir información. Impresora Es un periférico de ordenador que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser. P Programa Es simplemente un conjunto de instrucciones para una computadora S Sitio web Es donde se encuentra una página o conjunto de páginas web que conforman una unidad debido a que comparten un mismo tema e intención. La propiedad y administración de cada sitio web corresponde a un individuo, empresa u organización. Spamming Se llama spam, correo basura o sms basura a los mensajes no solicitados, habitualmente de tipo publicitario, enviados en grandes cantidades (incluso masivas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor. La acción de enviar dichos mensajes se denomina spamming. 57

7 Anexo 1 Entrevista a secretaria del área administrativa realizada el 13/10/2009 Esta entrevista esta dirigida a recopilar información de los siguientes formatos impresos: Formato de solicitud choque de horario. Formato de solicitud de equipo audiovisual. Formato de solicitudes varias. Con referencia a los documentos mencionados al inicio cuantas impresiones realiza por ciclo de cada uno? Solo se realizan dos impresiones de cada forma al inicio de siclo, de lo cual uno de cada uno es mandado a través de una orden a la librería para que sea fotocopiado. Cuánto es el volumen de fotocopias realizadas por cada forma? De solicitud choque de horario alrededor de 1500 copias por ciclo De solicitud de equipo audiovisual alrededor de 500 copias por ciclo De solicitudes varias un estimado de 1500 por ciclo. De cuanto es el tiempo de respuesta desde que el alumno entrega el documento lleno? Depende de la solicitud si se trata de equipo audio visual suele tratar de uno a dos días, los demás documentos tardan de tres días hábiles en adelante. 58

8 Anexo 2 Entrevista a licenciada Ivette Carolina Rodezno de Arévalo el 13/10/2009 Esta entrevista esta dirigida a recopilar información de los siguientes formatos impresos: Formato de solicitud para realizar servicio sociales. Formato de solicitud de reserva de servicio social. Con referencia a los documentos mencionados al inicio cuantas impresiones realiza por ciclo de cada uno? Al inicio de ciclo se imprime un formato y se mandan a fotocopiar a través de una orden, pero en el caso que el alumno envié el formulario por también es impreso aun que esto no es muy frecuente Cuánto es el volumen de fotocopias realizadas por cada forma? De solicitud para realizar servicio social se mandan a fotocopiar 200 por ciclo. De solicitud de reserva de servicio social. Se mandan a fotocopiar 200, por ciclo. De cuanto es el tiempo de respuesta desde que el alumno entrega el documento lleno? Depende de la solicitud si se trata para realizar servicio social por lo general la respuesta es en el momento, pero para reserva de cupos se le da respuesta cuando surgen empresas o instituciones que soliciten este servició. 59

9 Anexo 3 Entrevista a licenciado armando Valdez del departamento de contabilidad realizada el 05/11/2009 Esta entrevista tiene el fin de recopilar información de cómo se manejan las fotocopias por mes además de identificar el descuento para cada facultad. Como manejan la contabilidad de las fotocopias? Bueno recibimos cada mes un reporte por parte de la librería en el cual detalla total de copias realizadas por las diferentes áreas de cada facultad. Como son tratadas las fotocopias en sus estados financieros? Nosotros tratamos las fotocopias como gastos dependiendo de cada aérea así se le asigna al gasto. Como generan el descuento en fotocopias para cada facultad? Bueno para ello se saca un total de gastos en copias por mes por toda la universidad esto lo dividimos entre el total de copias por facultad la respuesta de esto es el descuento que se le aplica a los 5 centavos manejados por la librería y el monto resultante es el que se le carga a cada facultad. 60