HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS. PROYECTO DE IMPLANTACIÓN EN EL IGN

Transcripción

1 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS. PROYECTO DE IMPLANTACIÓN EN EL IGN Centro Español de Metrología (CEM) Introducción La web 2.0 Herramientas de gestión de contenidos Gestores de contenidos empresariales y gestores de portales Criterios de elección Caso práctico: proyecto de implantación de un gestor de contenidos en el IGN El caso del CEM: distintas necesidades, distinta solución Conclusiones Referencias PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 1

2 Qué son los contenidos? Cabe considerar como contenido cualquier cosa que pueda representar información útil para alguien en algún momento, susceptible de ser conservada y distribuída mediante un sistema informático. Un archivo de texto Una fotografía Un mapa Un archivo de vídeo Un archivo de sonido Una entrada en un registro... PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 2

3 Tipos de información en las organizaciones PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 3

4 Tipos de información en las organizaciones A partir de la información estructurada se puede generar información no estructurada (ej: informes obtenidos de bases de datos almacenados como archivos de texto). Existen herramientas que permiten estructurar la información no estructurada: Bases de datos documentales (pueden incluir sólo referencias a los documentos o los documentos completos). El uso de XML permite estructurar la información y almacenarla en bases de datos (fundamento de muchos gestores de contenidos). PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 4

5 Datos y Metadatos Podemos considerar que cualquier contenido se compone de: Datos: constituyen la información que se quiere transmitir. Son la representación simbólica de entidades reales. Ej: una fotografía, un mapa topográfico, un archivo de texto. Metadatos: son datos sobre los datos. Permiten dar sentido a la información transmitida. Ej: el pie de una foto, la leyenda de un mapa, el formato de un archivo de texto, la fecha de un artículo. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 5

6 Importancia de los Metadatos Los metadatos permiten interpretar correctamente el contenido. Los metadatos facilitan la organización y recuperación del contenido. Ej: seleccionar los libros de un autor, las fotos tomadas en determinada área geográfica o los exámenes de los últimos 2 años. Los metadatos son a los contenidos lo que la documentación a los desarrollos informáticos. La falta de los mismos puede hacer inservible el contenido, pero un exceso dificulta la elaboración de nuevos contenidos. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 6

7 Conjuntos estándares de Metadatos En general cada dominio del conocimiento conlleva su propio conjunto de metadatos. La interoperabilidad exige el establecimiento de estándares. Existen intentos de establecer conjuntos mínimos de metadatos utilizables en cualquier tipo de documento y que faciliten el tratamiento informático y la interoperabilidad entre sistemas. La Iniciativa Dublin core (norma ISO ) define un conjunto de 15 propiedades aplicables a cualquier recurso, implementables utilizando XML. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 7

8 La explosión de los contenidos Vivimos un incremento exponencial de los contenidos digitales. Para escuchar música, ver una fotografía, localizar una dirección o leer un manual de instrucciones recurrimos al ordenador, al móvil o a la pda. La mayor parte del capital intelectual de las organizaciones se almacena y transmite en formatos digitales. Gran parte de la información vital no se encuentra organizada en bases de datos, sino en forma no estructurada (ej: mensajes de correo-e). La web es el gran repositorio mundial de contenidos. Internet como plataforma. Preguntemos a la montaña de basura... (Que decían los Fraguel) PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 8

9 La explosión de los contenidos Imagen tomada de PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 9

10 La web 2.0 Las herramientas colaborativas a través de internet y las redes sociales han revolucionado la forma de construir y difundir el conocimiento. La web pasa de ser un medio de difusión a un vehículo de participación. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 10

11 La web 2.0 Tiene sentido hablar de web 2.0? La web desde su origen fue concebida como un medio interactivo de intercambio de conocimiento. Sin embargo los cambios tecnológicos han modificado la forma en que la mayoría de los usuarios utilizan la red: Herramientas de colaboración on line (blogs, wikis, Google Apps, foros, redes p2p de intercambio de archivos). Portales web construídos por los usuarios (ej: youtube). Tendencia al siempre conectado (generalización de la banda ancha, dispositivos móviles). Dispositivos de Realidad aumentada. Hacia la web 3.0? PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 11

12 La web 2.0 Cómo se comportan los usuarios en Internet? Estadística elaborada en EEUU en 2009 sobre el total de consumidores adultos PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 12

13 La web 2.0 Cómo se comparte la información en Internet? Resultados de la estadística elaborada por AddToAny en 2009 PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 13

14 La web 2.0 Las redes sociales han generalizado formas de colaboración antes reservadas a redes especializadas. Esto supone una democratización de la web y una revolución en la forma en que recibimos la información del mundo que nos rodea (ej: ).Sin embargo también puede suponer una poderosa herramienta de manipulación y control en manos de gobiernos, grupos políticos y empresas. Supone un gran avance en la gestión del conocimiento a la vez que puede implicar riesgos de seguridad, pérdida de privacidad y dificular la trazabilidad de la información. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 14

15 La web 2.0 La web 2.0 supone una generalización del modelo bazar frente al modelo catedral en la gestión del conocimiento. La aplicación de este modelo colaborativo ya revolucionó el mundo del software en los años 90, con el surgimiento de GNU/Linux y el auge del Software Libre. Podemos considerar a Wikipedia como el máximo exponente del éxito del modelo bazar en la generación y difusión de conocimiento. A pesar de algunas críticas en sus 10 años de existencia se ha convertido en uno de los principales vehículos de acceso al conocimento, con sus 17 millones de artículos en más de 250 idiomas. Creación de una inteligencia colectiva PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 15

16 La web 2.0 y las Administraciones Públicas Limitaciones al uso de tecnologías 2.0 en la Administración La Administración Pública tiende por su propia naturaleza al modelo catedral frente al modelo bazar. Estrucutura fuertemente jerárquica. Funcionamiento basado en la clara división de competencias. Evitar la discriminación de quienes están al otro lado de la brecha digital. No debe haber servicios esenciales disponibles únicamente a través de internet. No se puede hablar de democracia digital si no todos tienen acceso en las mismas condiciones. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 16

17 La web 2.0 y las Administraciones Públicas Factores favorecedores para el empleo de tecnologías 2.0 en la Administración La dispersión de competencias propicia en España iniciativas de colaboración entre administraciones. Ej: Supone un gran ahorro de costes para hacer llegar los servicios de la administración al mayor nº de ciudadanos. Incremento de la transparencia de la actuación administrativa y de la participación ciudadana. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 17

18 La web 2.0 y las Administraciones Públicas Ejemplos del modelo bazar frente al modelo catedral: un callejero construído por los usuarios frente a un callejero oficial coordinado por el IGN con participación de distintas administraciones: Ambos modelos tienen ventajas e inconvenientes. No se debe renunciar al uso de tecnologías 2.0 pero sí entender y prevenir sus riesgos y adaptarlas a las necesidades reales. Colaboración frente a competencia entre administraciones públicas: mejor servicio al ciudadano y menores costes Algunos ejemplos de uso de tecnologías 2.0 : PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 18

19 Los Gestores de Contenidos Los contenidos han sido definidos como la sangre de las organizaciones. Para que esa sangre circule y alimente al organismo son necesarias herramientas que faciliten la creación, organización y difusión de los contenidos. En función de los distintos tipos de contenidos y la evolución en el manejo de los mismos han ido surgiendo distintos tipos de herramientas informáticas para gestionar su ciclo de vida. El deseo de incrementar su presencia en este floreciente mercado ha ocasionado que aplicaciones que nacieron para gestionar un tipo de contenidos hayan crecido para abarcar todo el espectro. Integración de todo el saber de la organización. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 19

20 Tipos de Gestores de Contenidos PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 20

21 Qué es un ECM? Definición de la AIIM (Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen): Empresariales es la tecnología empleada para Capturar, Gestionar, Almacenar, Conservar y Distribuir los contenidos y documentos relacionados con los procesos de las organizaciones. Las herramientas y estrategias ECM permiten la gestión de la información no estructurada de una organización, en cualquier sitio donde esta exista. Se trata de una simple estrategia de marketing? La etiqueta empresarial suele intentar justificar un coste elevado. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 21

22 Evolución de los ECM La mayor parte de los productos comerciales actualmente presentados como gestores de contenidos empresariales son suites informáticas de diverso origen: Gestores Documentales que han ido añadiendo módulos para cubrir la gestión de contenidos web y las demás funcionalidades (ej: EMC Documentum, Alfresco). Gestores de Contenidos Web que han ampliado su funcionalidad al campo de los gestores documentales (ej: Vignette Suite, absorbida por Open Text). Algunos ECM comerciales presumen de tener todas estas funcionalidades totalmente integradas (ej: Stellent, adquirido por Oracle). PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 22

23 Qué nos aporta un ECM? Disponer de un Repositorio centralizado de contenidos, lo cual facilita la gestión de los mismos (almacenamiento, políticas de copia de seguridad, control del acceso a los datos). Facilitar la creación colaborativa de contenidos y el flujo de los mismos a través de la organización, a través de una serie de servicios sobre ese repositorio: repositorio Editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) Motor de workflow (versionado, revisión, publicación...) Extracción automatizada de metadatos. Conversión entre formatos. Permiten presentar un mismo contenido con diferentes aspectos. Distintas interfaces de acceso a los contenidos (FTP, WebDAV, interface web, CIFS). Indexado de los contenidos. Motor de búsqueda. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 23

24 Ejemplo de ECM: Alfresco PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 24

25 Gestores de Portales Un portal es el punto de acceso de los usuarios a los servicios ofrecidos por una organización a través de internet y/ó de su intranet. Los portales se suelen clasificar en verticales u horizontales, según su contenido sea de tipo específico o general. Al primer tipo pertenecen los portales temáticos (ejemplos: ; y al segundo los de ámbito general (ej: El portal va más allá del sitio web tradicional: proporciona personalización y gestión de usuarios y facilita la integración de aplicaciones web en forma de portlets. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 25

26 Gestores de Portales Un Gestor de Portales proporciona: Un gestor de contenidos web que permite manejar su ciclo de vida (motor de flujo de trabajo simple: creación, edición, revisión, publicación). Un aspecto uniforme a todos los contenidos y aplicaciones Gestión de usuarios. Posibilidad de restringir accesos y de personalización para distintos grupos de usuarios. Herramientas de colaboración (foros, wikis, chat, etc). Se puede considerar un paso más allá respecto al tradicional servidor de aplicaciones. Facilita y homogeiniza la gestión de aplicaciones web de origen diverso, aportando coherencia entre ellas. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 26

27 Gestores de Portales Portal Educamadrid de la Consejería de Educación de la CAM (hecho con Liferay) PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 27

28 Gestores de Portales Los gestores de portales incorporan un gestor de contenidos web (CMS ó WCM) que permite: Flujos de trabajo sencillos: creación revisión publicación. Realizar búsquedas dentro del contenido del portal. Independizar los contenidos de su presentación, mediante el uso de plantillas. Asociar metadatos a los contenidos (esto facilita, por ejemplo, presentar una misma información en distintos idiomas). PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 28

29 Portales y Portlets En el entorno JAVA los portales se componen de portlets, fragmentos de código de marcado que no se solapan. Cada portlet constituye una aplicación web relativamente independiente del resto del portal. Esto permite variar fácilmente la configuración del portal, añadiendo o quitando portlets o modificando la distribución de los mismos. Los portlets son reutilizables entre distintos portales que respeten el estándar JSR-168 ó su nueva versión JSR-286. Un gestor de portales pueden verse como un servidor de aplicaciones web con funcionalidad ampliada (un servidor de aplicaciones contiene servlets, un gestor de portales portlets). Los gestores de portales incorporan aplicaciones comunes (agenda, wiki, foros, etc) como portlets out of the box. Se pueden añadir portlets desarrollados por la comunidad y otros hechos a medida. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 29

30 Integración de Gestores de Portales y ECMs A través de un portal es posible acceder al repositorio de contenidos gestionado mediante un ECM. El factor clave de la integración estriba en unificar la gestión de usuarios. Puede lograrse con herramientas de tipo directorio virtual que suelen utilizar el protocolo LDAP (ej: Penrose) y de single sign on (ej: CAS). En el máximo nivel de integración el gestor de contenidos del portal es reemplazado por el ECM. Existen soluciones comerciales de oficina virtual que realizan esta integración. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 30

31 Integración de Gestores de Portales y ECMs Niveles de Integración posibles: 0) Portal y ECM independientes. 1) Portal y ECM compartiendo usuarios (a través de un directorio virtual como Penrose). 2) ECM embebido como Gestor de Contenidos del Portal. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 31

32 Planteamiento de un Proyecto de Un Gestor de Contenidos es una pieza clave en la infraestructura informática de la organización. Cualquier problema repercutirá en él, y un fallo del ECM puede resultar catástrofico. Debe satisfacer las necesidades reales y ser suficientemente escalable para atender a las previsibles necesidades futuras. Deberá integrarse con el resto de elementos (gestor de bases de datos, directorios de usuarios, aplicaciones existentes) y facilitar el desarrollo de las aplicaciones futuras. El criterio de decisión clave es minimizar el riesgo de la inversión. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 32

33 Planteamiento de un Proyecto de RIESGOS Infrautilización Formatos Propietarios Falta de integración con la arquitectura existente Creación de islas incomunicadas dentro del Sistema de Información Pérdida de contenidos o publicación indebida de los mismos Dificultades de gestión de las herramientas empleadas Costes insostenibles Cambios imprevistos en la política de la organización PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 33

34 Planteamiento de un Proyecto de SALVAGUARDIAS Herramientas basadas en estándares abiertos Conocer las necesidades reales. Dimensionamiento adecuado Adaptarse a lo que hay, o considerar sustituirlo Facilidad de uso (por usuarios y desarrolladores) Formación adecuada del personal (interno y externo) Coste (de implantación y mantenimiento) soportable a largo plazo. Considerar tanto coste de licencias como de personal. Contar con un entorno de preproducción Pruebas exhaustivas Política de Backup PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 34

35 Planteamiento de un Proyecto de Distintas soluciones en función de las necesidades: Mantener un sitio web WCM ó CMS (múltiples opciones). Integrar aplicaciones web en un entorno seguro, coherente y personalizable Gestor de Portales (predominio de JAVA). Gestión documental pesada (por el nº o tamaño de los contenidos) ECM ó Gestor Documental (opciones limitadas). Valorar el tipo de contenidos a manejar (tipo y tamaño de archivos) y la forma en que se generan y distribuyen (comunidades diferenciadas dentro de la organización, flujos documentales, usuarios internos y/o externos). PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 35

36 Planteamiento de un Proyecto de Decisiones iniciales Herramientas comerciales vs Desarrollo a medida (sólo en casos especiales) vs Herramienta comercial personalizada. Software libre vs Software propietario Minimizar el coste de propiedad (coste de licencias vs personal). Respeto de estándares abiertos. Independencia respecto al proveedor. Posibilidad de personalización (puede complicar mantenimiento) Nivel de soporte existente. Cuanto más crítica es la herramienta para la organización más se inclina la balanza hacia el software libre y basado en estándares frente al propietario y los desarrollos a medida. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 36

37 Planteamiento de un Proyecto de Existe una gran variedad de soluciones. Es necesario reducir las alternativas a una lista corta. En función del Entorno Tecnológico de la organización: LAMP. Múltiples CMS (Mambo, Joomla, Drupal, WordPress,...) JAVA Propietarios (Vignette, Stellent-Oracle UCM, Documentum-EMC, IBM Web-Sphere) De Código Abierto (Alfresco, Liferay, OpenCMS, Magnolia) Python (Plone, sobre el servidor web Zope) Microsoft.Net (MS Share Point Server). PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 37

38 Planteamiento de un Proyecto de Costes de Licencia Software Propietario: coste normalmente muy elevado Software libre Sin coste de licencia (ej: Alfresco Community) Licencia asociada al uso+soporte (ej: Alfresco Enterprise) Licencia asociada al soporte Costes aproximados de Alfresco Enterprise (datos de 2009): Soporte Gold: iva / procesador en producción x año Cluster con soporte Gold: / 2 procesadores x año PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 38

39 Planteamiento de un Proyecto de Alternativa a la implantación de un gestor de contenidos propio: soluciones de gestión de contenidos en la nube. Ejemplo: Adobe Business Catalyst Uso limitado en la Administración Pública, debido a la responsabilidad de custodia de esta sobre los datos que maneja. Además los organismos públicos ya suelen contar con una infraestructura informática propia. Pueden resultar una solución apropiada en caso de necesitar implementar rápidamente nuevos servicios no críticos en organizaciones con una infraestructura informática limitada. Ejemplo: publicación de una revista electrónica especializada en Metrología por parte del CEM. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 39

40 Visión del Mercado de las herramientas ECM PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 40

41 Visión del Mercado de las herramientas ECM En el momento en que se planteó el Proyecto (2008) Se trataba de un mercado emergente y prometedor muy convulso (absorciones de algunas de las principales empresas del sector). El tamaño del proveedor no garantiza su continuidad en el negocio. Fotografía tomada de PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 41

42 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN El Instituto Geográfico Nacional (IGN) es una DG del Ministerio de Fomento donde se elabora el Mapa Topográfico Nacional e información geográfica de todo tipo. Los resultados se distribuyen a través del CNIG (Centro Nacional de Información Geográfica), Organismo Autónomo adscrito a él. Además de sus competencias tradicionales lidera Proyectos de difusión a traves de internet de la información geográfica elaborada por las Administraciones Públicas (IDEE, Cartociudad, Atlas Nacional de España,...) Conscientes de la importancia de la libre difusión de la información geográfica de carácter oficial mediante servicios web conformes a estándares abiertos (OGC) que faciliten su interoperabilidad. Mantiene una web corporativa ( y varios portales temáticos ( utilizando diversos gestores de contenidos rudimentarios. Existía una intranet de uso muy limitado y escaso contenido. Proyectos en colaboración con las CCAA, otros organismos de la AGE y Universidades. Existen flujos documentales complejos con documentos pesados (ej: Plan Nacional de Ortofotografía Aérea = PNOA, Plan Nacional de Teledetección). PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 42

43 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Sitio Web corporativo del IGN/CNIG PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 43

44 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Sitio web de acceso a la Infraestructura de Datos Espaciales de España (IDEE) PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 44

45 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Visor de servicios de mapas (wms/wms-c) de la IDEE PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 45

46 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Visor del callejero oficial (Proyecto Cartociudad) PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 46

47 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Geoportal de Hidrocarburos del Ministerio de Industria (sobre servicio de mapas del IGN) PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 47

48 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Ejemplo de flujo de trabajo para la elaboración de imágenes en el Plan Nacional de Teledetección (PNT) PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 48

49 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Objetivo inicial muy ambicioso. Se pretendía contar con herramientas que facilitaran la gestión unificada de todos los sitios web mantenidos por el IGN, crear una intranet / extranet con herramientas colaborativas y manejar los flujos documentales de todo el Instituto. Necesidad de una solución robusta y muy escalable. Por el momento sólo se ha completado la implantación de la intranet. El Proyecto se ha visto dificultado por problemas de todo tipo (técnicos, económicos y organizativos). PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 49

50 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Solución elegida: ECM: Alfresco Enterprise Entorno JAVA. Software de código abierto con soporte comercial proporcionado por empresas especializadas (partners oficiales de Alfresco). Funcionalidad comparable a la proporcionada por los ECMs de software propietario analizados. Basado en estándares abiertos (JSR-170, CMIS). Proporciona acceso al repositorio mediante CIFS, FTP y WEBDAV. Utiliza componentes de software libre ampliamente difundidos (Hibernate, Lucene,...) Posibilidad de instalación en cluster. Alta disponibilidad, escalable. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 50

51 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 51

52 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Se descartó el empleo del módulo de gestión de contenidos web (WCM) de Alfresco debido a que en la versión Enterprise se licencia por separado y no se justificaba su coste para la funcionalidad requerida. Gestor de portales: Liferay Software libre. Ampliamente implantado. Basado en el estándar Java JSR-168 (actualmente JSR-286) Facilidad para su integración con Alfresco. Existen numerosos portlets ya desarrollados para el mismo. Proporciona herramientas de colaboración. Funcionamiento basado en el concepto de comunidades. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 52

53 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 53

54 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN FTP CIFS Interface Web Alfresco Servicios REPOSITORIO APIS JCR Web Services WebDAV Datos Indices Metadatos Usuarios Liferay Portlet Portlet Datos Metadatos Usuarios PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 54

55 Adopción de un Sistema de Gestión de Contenidos en el IGN Arquitectura física de la solución implantada Notas: Cada servidor web redirige las peticiones a un único servidor de Alfresco y de Liferay. En las mismas máquinas en que se instala Liferay funciona Penrose como proxy LDAP conectado con el Directorio Activo del IGN. Sistema operativo en todas las máquinas: RedHat Enterprise Linux. Alfresco y Liferay instalados sobre Apache Tomcat. Base de Datos: Oracle 10g. Sistema de archivos para el repositorio de contenidos de Alfresco: OCFS2. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 55

56 en el CEM El Centro Español de Metrología (CEM) es un organismo autónomo adscrito a la Secretaría General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa del Ministerio de Industria, Energía y Turismo. El CEM es el máximo órgano técnico en el campo de la metrología en España. Infraestructura informática y necesidades mucho más limitadas que en el caso visto anteriormente. Se pretendía a muy corto plazo modernizar la presentación del sitio web corporativo ( y facilitar la actualización y recuperación de sus contenidos. La gestión de los flujos de trabajo documentales se hace a través de una herramienta desarrollada a medida (Sistema de Gestión de Expedientes). No existe una intranet propia, se tiene acceso limitado a la del MINETUR. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 56

57 en el CEM Solución adoptada: Gestor de Contenidos Web Drupal Arquitectura de la solución: Un único servidor en el que se instaló el gestor de contenidos sobre el servidor web Apache y el SGBDR mysql. Sistema Operativo: Ubuntu Server. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 57

58 en el CEM PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 58

59 en el CEM Problemas detectados después de un año de implantar el nuevo gestor de contenidos web El alcance del Proyecto fue demasiado limitado, quedando fuera aplicaciones importantes como los foros y el Registro de Control Metrológico. Esto nos obliga a mantener funcionando el servidor web antiguo en paralelo con el nuevo. La actualización de contenidos en el gestor la realiza únicamente el departamento de informática, no quienes generan los contenidos. Se han publicado contenidos en los que no se separa la información de la presentación. Aumentan la vistosidad del sitio, pero plantean problemas de accesibilidad y actualización de los mismos. Ejemplo: Presentación Interactiva del CEM PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 59

60 Conclusiones Riesgos al plantear un proyecto de Proyectos demasiado ambiciosos. Entrada en producción lenta y problemática, uso insuficiente para justificar sus elevados costes. Proyectos demasiado limitados. No abarcan todas las funcionalidades requeridas por la organización, necesario mantener infraestrucura antigua difícil de integrar con la nueva. Flujos de trabajo demasiado complejos, la sola implantación de un gestor no soluciona el problema si no se optimizan. Falta de utilización por parte de los usuarios, tendencia a pensar que el mantenimiento de los contenidos es competencia únicamente del departamento de Informática. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 60

61 Conclusiones Riesgos al plantear un proyecto de Proyectos demasiado ambiciosos. Entrada en producción lenta y problemática, uso insuficiente, costes elevados. Proyectos demasiado limitados. No abarcan todas las funcionalidades requeridas por la organización, necesario mantener infraestrucura antigua difícil de integrar con la nueva. Flujos de trabajo demasiado complejos, la sola implantación de un gestor no soluciona el problema si no se optimizan. Falta de utilización por parte de los usuarios, tendencia a pensar que el mantenimiento de los contenidos es competencia únicamente del departamento de Informática. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 61

62 Conclusiones Aspectos a tener en cuenta Usar formatos y estándares abiertos para evitar depedencias. Separar contenido de presentación para facilitar la actualización de contenidos, su reutilización y la comunicación multicanal. La accesibilidad y usabilidad deben tenerse en cuenta no sólo al elegir el gestor, sino también al elaborar los contenidos que se publican en él. Elegir las herramientas más adecuadas de modo que se integren con la infraestructura existente y se minimice el coste total de propiedad. PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 62

63 Conclusiones La gestión de contenidos es fundamental para las organizaciones en la actual Sociedad de la Información. Las herramientas colaborativas pueden aportar valor a la organización, en función del uso que los usuarios hagan de ellas. Existen múltiples herramientas informáticas que permiten una gestión integral de los contenidos. Los gestores de portales pueden ayudar a facilitar la gestión de los servicios ofrecidos a través de internet/intranet y proporcionar herramientas de colaboración para posibilitar la web 2.0 No existe una solución única, en cada caso habrá que valorar los requisitos y factores condicionantes y elegir la más adecuada. El objetivo de los sistemas de gestión de contenidos debe ser simplificar la tarea de los creadores, administradores y consumidores de los mismos, no complicarla más NO SIRVE DE NADA SI NO SE USA!!! PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 63

64 Conclusiones Elegir la solución más simple que satisfaga las necesidades de la organización con el menor coste de adquisición + mantenimiento PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 64

65 Referencias Alfresco en 1 hora Algunas empresas que ofrecen soluciones basadas en Alfresco y/o Liferay: Casos de uso de Alfresco y Liferay como gestores de contenido y Portales: Casos de uso de Liferay en administraciones públicas PREPARATIC XX / 18/02/2012/ Pág 65