INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 INTRODUCCION

Transcripción

1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Período evaluado: Abril DE 2014 A Junio DE 2014 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: FERNANDO MURCIA CALDERON INTRODUCCION Fecha de elaboración: 10 DE JULIO DE 2014 EL INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO SE EFECTUA COMO OBJETO DE CUMPLIR CON LOS REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL LITERAL 4 DEL ARTICULO 9 DE LA LEY 1474 DE 2011 QUE ESTABLECE EL JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO DEBERA PUBLICAR CADA CUATRO MESES EN LA PAGINA WEB DE LA ENTIDAD, UN INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO DE DICHA ENTIDAD. EN ESTE SENTIDO EL INFORME BUSCA MOSTRAR EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACION Y APLICACIÓN DE CONTROLES INTERNOS EN CADA UNO DE LOS PROCESOS CON QUE CUENTA LA ALCALDIA MUNICIPAL DE VILLETA, ELLO CON BASE EN EL DESARROLLO DEL MODELO ESTADAR DE CONTROL INTERNO MECI, NTC-GP E ISO Subsistema de Control Estratégico DENTRO DE LA DIFICULTADES QUE SE HACEN CADA VEZ MAS EVIDENTES ESTA ESPACIO INSUFICIENTE PARA EL ALMACENAMIENTO DEL ARCHIVO DE NUESTRA ENTIDAD, A PESAR DE ESO SE ADELANTA ACTUALMENTE UNA ACCIÓN CORRECTIVA CON LA ADECUACIÓN DE UNAS NUEVAS INSTALACIONES CON MAS ESPACIO Y MUCHO MAS OPTIMAS PARA ESTA LABOR. SIGUEN EXISTIENDO ALGUNAS DIFICULTADES CON RESPECTO A LA BÚSQUEDA DE ACCIONES TENDIENTES A LA PREVENCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, LO QUE SIGNIFICA QUE ES NECESARIO E IMPORTANTE QUE SE INVOLUCREN ASÍ COMO TAMBIÉN QUE SE COMPROMETAN EN EL TEMA. PESE A LAS GESTIONES ADELANTADAS POR LA ALTA DIRECCIÓN Y LA OFICINA DE CONTROL INTERNO, SE PRESENTAN DIFICULTADES EN EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA, DEBIDO A QUE LA CANTIDAD DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOS CUALES SON EN VOLÚMENES ALTOS YA QUE NUESTRO MUNICIPIO DE VILLETA ES LA CABECERA DE LA PROVINCIA DEL GUALIVA Y SE ENCUENTRA EN LA CATEGORÍA SEXTA SITUACIÓN QUE NO OBEDECE A PRESUPUESTO QUE DEMANDA LA GESTIÓN, NI AL RECURSO HUMANO NECESARIO PARA LAS FUNCIONES QUE ALLÍ SE REQUIEREN DANDO LA AFLUENCIA DE CIUDADANOS QUE REALIZAN TRAMITES EN EL MUNICIPIO, POR ESTAR UBICADOS LOS ENTES DE ESTADO EN EL MUNICIPIO.

2 EN ESTE PERIODO SE RECIBE LA SEGUNDA ETAPA DE AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN POR PARTE DE LA EMPRESA COTECNA LA CUAL NOS EVALÚA NUESTRO SISTEMA INTEGRADO MECÍ-CALIDAD ESPECÍFICAMENTE LA NORMAS ISO 9001(2008) Y NTC- GP 1000 (2009), AUDITORIA LA CUAL NOS ARROJA COMO RESULTADO UN HALLAZGO DENTRO DEL PROCESO DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA CIUDADANA EN LOS PROCEDIMIENTOS DE LA INSPECCIÓN DE POLICIA REFERENTE A LOS TEMAS DE CALIBRACIÓN DE LOS PATRONES DE PESAS. SE ADELANTAN REVISIONES POR LA DIRECCIÓN EN CABEZA DEL LA ALTA DIRECCIÓN EL SR ALCALDE Y DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN LA ACTUAL JEFE DE PLANEACION EN COMPAÑÍA DE EL JEFE DE CONTROL INTERNO QUIENES SON EL COMITÉ MECI-CALIDA PARA NUESTRA ORGANIZACIÓN, LOGRANDO IDENTIFICAR UN ALTO NUMERO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS A ADELANTAR PARA FORTALECER LA MEJORA CONTINUA DE NUESTRA ORGANIZACIÓN. SE GENERA UNA SERIE DE CAPACITACIONES PARA TODO EL PERSONAL INVOLUCRADO CON LA ORGANIZACIÓN ENFOCADO A TEMAS DE ALTO IMPACTO PARA LOS NUESTROS SISTEMA INTEGRADO MECI-CALIDAD GENERANDO UNA CULTURA DE MEJORA CONTINUA Y DE EVALUACIÓN CONSTANTE DE NUESTROS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VISUALIZANDO SIEMPRE LA SATISFACCIÓN DE NUESTROS USUARIOS. Subsistema de Control de Gestión SE IDENTIFICA QUE LOS INDICADORES PLANTEADOS INICIALMENTE SU FUNCIONALIDAD ES MUY BAJA Y POSTERIORMENTE EL COMITÉ MECÍ-CALIDAD DETERMINA CREAR LA ACCIÓN CORRECTIVA COMO UN CONSECUTIVO DE-01 EN CUAL MEDIANTE UNA SOCIALIZACIÓN SE ACUERDA CON TODOS LOS DUEÑOS DE LOS PROCESOS REALIZAR UNA REVISIÓN DETALLADA DE LOS MISMOS Y SI ES EL CASO REALIZAR UN NUEVO PLANTEAMIENTO DE LOS MISMOS. SE INICIAN PROCESOS DE LLUVIA DE IDEAS CON LOS PROCESOS Y SUS INVOLUCRADOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE MEDICIÓN EN TIEMPO REAL COMO DIGI TURNOS, Y OTRAS ALTERNATIVAS QUE PUEDAN PERMITIR FACILITAR LOS MECANISMOS DE MEDICIÓN Y ANÁLISIS. Avances EL MANUAL DE CONTRATACION ES CREADO Y ADOPTADO DENTRO DE NUENSTRO SISTEMA INTEGRADO MECI-CALIDAD A LA FECHA SE HA IDO ACTUALIZANDO LA PAGINA WEB CON EL PROPÓSITO DE OFRECER AL CLIENTE TANTO INTERNO COMO EXTERNO UN ACCESO A LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL EN CUANTO A INFORMACIÓN PARA QUE HAYA UNA MAYOR COMUNICACIÓN FRENTE A LA GESTIÓN DESARROLLADA POR LA ENTIDAD. SE MODIFICA EL PROCEDIMIENTO DE PQRS CIPR03 VERSIÓN 3 ARTICULANDO TODOS LOS PROCESOS Y GENERANDO QUE LA RECEPCIÓN DE PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS LAS PUEDA RECIBIR CUALQUIER FUNCIONARIO DE NUESTRA ENTIDAD A TRAVÉS DE LA PAGINA WEB DE NUESTRA ENTIDAD PARA QUE POSTERIORMENTE SE PUEDA DIRECCIONAR A LA O LAS PERSONAS INVOLUCRADAS CON DARLE RESPUESTA O SOLUCIÓN A DICHAS PQRS, DICHO PROCEDIMIENTO INCLUYE AHORA

3 UNA MATRIZ DE CONTROL DE RESPUESTA DE LOS MISMOS LA CUAL NOS DISMINUYE ALTAMENTE LA PROBABILIDAD DE QUE NO SE CONTESTEN PQRS. CON EL FIN DE LOGRAR UNA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS EN LA ENTIDAD SE SIGUEN HACIENDO MODIFICACIONES A ALGUNOS PROCEDIMIENTOS, CON EL APOYO DE LOS DUEÑOS DE CADA UNO DE LOS PROCESOS, ASI COMO TAMBIÉN POR PARTE DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO. DE LA MISMA MANERA SE LEVANTAN NUEVOS PROCEDIMIENTOS PARA POSTERIORMENTE INCLUIRLOS DENTRO DE NUESTRO SISTEMA INTEGRADO MECI-CALID Y POSTERIORMENTE PODAMOS EVALUARLOS ATRAVEZ DE MECANISMOS EFICIENTES COMO LO SON LAS AUDITORIAS. Subsistema de Control de Evaluación DENTRO DE ESTE PERIODO SE HAN REALIZADO SEGUIMIENTOS A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO EN LA ENTIDAD ACTUALIZANDO SUS RESPECTIVOS AVANCES Y CIERRES RESPECTIVOS A HALLAZGOS IDENTIFICADOS POR LOS ENTES DE CONTROL. Avances NUESTRO PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS ES MODIFICADA LA FECHA YA NO SERIA EN JULIO SI NO EN EL MES DE OCTUBRE DEBIDO A QUE RECIBIMOS UNA AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN POR PARTE DE LA EMPRESA COTECNA LOS DÍAS 27 DE JUNIO Y 1 DE JULIO DE DETERMINANDO ASÍ QUE ESTA AUDITORIA INTERNA SERIA ENFOCADA A LA NO CONFORMIDAD PRESENTADA Y LAS OPORTUNIDADES DE MEJORARAS REPORTADAS. ACOMPAÑAMIENTO A LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD EN LA ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS, CON EL FIRME PROPÓSITO DE QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS NECESARIOS PARA LA SATISFACTORIA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS. SE PRESENTAN TRIMESTRALMENTE INFORMES DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTOS SUSCRITOS CON LOS ENTES DE CONTROL DE VIGENCIAS ANTERIORES. Estado general del Sistema de Control Interno

4 EN TÉRMINOS GENERALES EL ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DENTRO DE LA ENTIDAD SE ENCUENTRA EN UN 88% NIVEL ALTO PUESTO QUE EN GRAN PARTE SE HA DADO APLICACIÓN A LA NORMATIVIDAD APLICABLE; SIN EMBARGO ES INDISPENSABLE QUE SE SIGA TRABAJANDO ARDUAMENTE PARA SEGUIR ADELANTE CON LA MEJORA CONTINUA EN EL SISTEMA; ADEMÁS DE ELLO LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL CUENTA CON UN GRAN NUMERO DE FUNCIONARIOS LOS CUALES PUEDEN COMPROMETERSE PARA QUE EL MISMO SISTEMA SE SIGA MANTENIENDO ESTABLE Y DENTRO DE UN RANGO SUPERIOR TANTO EN EL MECI Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Recomendaciones SEGUIR PROMOVIENDO LA CULTURA DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA PARA MEJORAR CONTINUAMENTE NUESTRA ORGANIZACIÓN SEGUIR AJUSTANDO EL MAPA DE RIESGOS DE LA ENTIDAD PERMITIÉNDONOS IDENTIFICAR NUESTROS PUNTOS CRÍTICOS PARA PODERLOS ATACAR CON ACCIONES CORRECTORAS, CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. CONTINUAR CON EL FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL, FORTALECIENDO EL MANEJO DEL PRODUCTO NO CONFORME Y AUMENTANDO LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE GENERAR ACTIVIDADES EN LAS CUALES HAYA MAYOR COMPROMISO POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD, EN EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES. SEGUIR DANDO CUMPLIMIENTO Y APLICACIÓN A LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA SEGUIR CON LA ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MEJORANDO CONTINUAMENTE NUESTRA ORGANIZACIÓN. POR PARTE DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO SEGUIR PRESTANDO LA ASESORÍA NECESARIA A LOS INVOLUCRADOS DE TODOS Y CADA UNO DE LOS PROCESOS CUANDO ASÍ SE REQUIERA.

5 FERNANDO MURCIA CALDERON Jefe de Control Interno Alcaldía Municipal de Villeta