UNIVERSIDAD MAYOR, REAL Y PONTIFICIA DE SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA RESUMEN EJECUTIVO

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1 RESUMEN EJECUTIVO REFERENCIA : Aspectos administrativo contables y de control interno del examen de confiabilidad de registros y estados financieros de la Universidad, por la gestión al 31 de diciembre de INFORME : UAI INF. Nº 03/ ANTECEDENTES 1.1 Orden de trabajo El informe emerge del examen de confiabilidad de referencia practicado en cumplimiento del artículo 27 inciso e) de la Ley Nº Objetivo Establecer el cumplimiento de principios, normas y procedimientos en el desarrollo de las operaciones contables y administrativas, con el propósito de reportar deficiencias y recomendar los correctivos necesarios. 1.3 Objeto Los Estados Financieros Consolidados al 31 de diciembre de 2010, registros contables, comprobantes contables y registros auxiliares que sustentan los estados financieros de la Universidad. 1.4 Alcance Nuestro examen se efectuó de acuerdo con el Manual de Normas de Auditoría Gubernamental y comprendió la revisión de los libros mayores, registros auxiliares y comprobantes contables que sustentan los estados financieros consolidados de la Universidad al 31/12/ RESULTADOS DEL EXAMEN Emergente del examen de confiabilidad se establecieron las siguientes deficiencias de control interno: 2.1 Diferencia de saldos expuestos en las Notas a los Estados Financieros y el Balance General Comparativo Detallado. De la revisión y comparación efectuada a los saldos expuestos en las Notas a los Estados Financieros, respecto a los saldos de los Estados Financieros Básicos al 31/12/2010, observamos diferencias en los saldos re expresados al 31/12/2009 de algunas cuentas del Balance General Comparativo Detallado. 1

2 R01. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de la División de Contabilidad, se aseguren de que las notas a los estados financieros sean elaboradas con un mayor cuidado evitando la exposición de saldos diferentes a los saldos de los estados financieros básicos, como ser el Balance General Comparativo Detallado. 2.2 Saldo del Balance General que no fue expuesto en las Notas a los Estados Financieros. Evidenciamos que el saldo de Bs ,73 correspondiente a la cuenta del Balance General Deuda Pública Externa, no se encuentra expuesto en las Notas a los Estados Financieros. R02. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de la División de Contabilidad, se aseguren de que en las Notas a los Estados Financieros se expongan todos los saldos de los Estados Financieros para facilitar la interpretación de la información contenida en los mismos. 2.3 Cheques en tránsito pendientes de cobro De la revisión efectuada a las conciliaciones bancarias correspondientes al mes de diciembre 2010, evidenciamos cheques en tránsito pendientes de cobro que se encuentran en la sección de Caja; al respecto, corresponde señalar que algunos cheques fueron emitidos en los meses de junio, agosto, septiembre y octubre de la gestión 2010 R03. Efectúen un seguimiento oportuno a los cheques pendientes de cobro con una antigüedad mayor a 60 días a objeto de que los mismos pasen a un buen resguardo, o en su defecto proceder a su reversión correspondiente. R04. Diseñar e implantar una reglamentación interna para el control de los cheques emitidos por la entidad a objeto de que los mismos se encuentren en buen resguardo y evitar eventuales extravíos; instrumento que previo a su implantación y difusión a los responsables de su aplicación, debe ser aprobado por las instancias correspondientes. 2.4 Cuentas por cobrar con una antigüedad mayor a un año, registrados en el Exigible a Corto Plazo. De la revisión efectuada a las Cuentas a Cobrar registradas en el Exigible a Corto Plazo, evidenciamos que muchas de estas cuentas a cobrar tienen una antigüedad mayor a un año, sin embrago, se encuentran registradas como un activo corriente. R05. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora 2

3 Contabilidad, efectúen un análisis de antigüedad de saldos y realicen conciliaciones con los deudores a objeto de poder determinar el origen de las cuentas por cobrar y si la Universidad cuentan con documentación suficiente y pertinente que acredite su derecho de cobro; una vez cumplido con el anterior procedimiento, realicen una reclasificación afectando a las cuentas del activo que correspondan Auxiliares de cuentas a cobrar a la misma Universidad De la revisión efectuada a las Cuentas a Cobrar registradas en el Exigible a Corto Plazo, evidenciamos auxiliares cuya denominación hace referencia a cuentas a cobrar a la misma Universidad R06. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, Contabilidad y la responsable de la Supervisión de las Unidades Desconcentradas, efectúen un análisis a objeto de establecer del origen de estos derechos para las Unidades y obligaciones para la Unidad Central de la Universidad; efectúen una conciliación de saldos y determinen las acciones a seguir para una correcta exposición de los mismos, considerando, que estas Unidades forman parte de la Universidad. 2.6 Inmuebles que no cuentan con toda la documentación de propiedad debidamente saneada La cuenta Edificios muestra un valor por Bs al 31 de diciembre del 2010, que representa el 34.44% del valor del Activo Fijo y el 23.61% del total Activo. Al respecto, se establece que de 62 edificaciones registradas por la Entidad, 34 fueron objeto de relevamiento y actualización de la información técnica, siendo aprobados en instancias del Patrimonio Histórico Sucre - PRAHS-GMS dependiente del Gobierno Municipal de Sucre, restando proseguir con los trámites ulteriores a objeto de actualizar la documentación legal, testimonios de propiedad y folios reales para perfeccionar el derecho propietario de la Entidad sobre dichos inmuebles. R07. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas de los Departamentos Jurídico y de Finanzas, y de la División de Bienes Inventarios, inicien las acciones que correspondan y prosigan con los tramites ulteriores a objeto de actualizar la documentación técnica y legal, testimonios de propiedad y folios reales, para perfeccionar el Derecho Propietario de todos los inmuebles que posee la Universidad. 3

4 2.7 Inconsistencia en la información registrada en el inventario de activos fijos (edificios y terrenos). De la revisión efectuada a los activos fijos (Edificios y Terrenos) registrados en el inventario al 31/12/2010, evidenciamos lo siguiente. a) Según la numeración correlativa asignada a los inmuebles (edificios y terrenos) que se encuentran registrados en el inventario de activos fijos de la Unidad Central, esta cuenta con 60 inmuebles; sin embargo, observamos que algunos inmuebles no se encuentran numerados, como si formaran parte de otro inmueble, siendo que según la descripción de mismo, estos tendrían una ubicación diferente. b) El inventario de activos fijos correspondiente a los inmuebles (edificios y terrenos) no expone una información completa respecto a la superficie construida y la superficie del terreno sobre el cual se encontrarían las edificaciones. c) El inventario de activos fijos (terrenos) al 31/12/2010 registra un total de 49, de los cuales, 47 se encuentran registrados en el inventario de la Unidad Central y 2 en las Unidades Desconcentradas; al respecto, del análisis efectuado a estos terrenos con relación a la cantidad de edificios registrados en el inventario que ascienden a 62, observamos que no existe consistencia en esta información (cantidad de edificios y terrenos). R08. Elaborar el inventario de activos fijos asignando una numeración correlativa correcta a todos los inmuebles, considerando si son ampliaciones, remodelaciones, etc; a objeto de exponer de forma clara la cantidad de inmuebles con que cuenta la Universidad. R09. Asignar la superficie del terreno y edificio que corresponda a todos los inmuebles que figuran en el inventario de activos fijos de la Universidad. R10. Efectuar un análisis de todos los edificios y terrenos registrados en el inventario al 31/12/2010 a objeto de relacionarlos y determinar la cantidad de los mismos. 2.8 Inmuebles que no se encuentran asegurados Observamos que todos los inmuebles (edificios) que forman parte del inventario de activos fijos de Entidad cuyo valor es significativo, no se encuentran asegurados contra incendios, siniestros, inundaciones, desastres naturales y otros que pudieran producirse. R11. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de la División de Bienes Inventarios, efectúen un análisis de los activos fijos (Edificios) de la Entidad a objeto de considerar la contratación de seguros para resguardar el Patrimonio de la Universidad ante eventuales contingencias que 4

5 podrían suscitarse, previa inscripción en el Programa de Operaciones Anual y la asignación presupuestaria correspondiente. 2.9 Comprobantes contables que registran la incorporación de edificios que carecen de documentación de sustento. De la revisión efectuada a los comprobantes contables (asientos de ajuste manual) que registran la incorporación de nueve (9) edificios que se encontraban en construcciones en proceso, evidenciamos que los mismos no se encuentran debidamente sustentados. R12. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, Contabilidad y de la División de Bienes Inventarios, asegurarse de que todos los comprobantes que se vayan a generar por concepto de incorporaciones de edificios que se encontraban en proceso, se encuentren debidamente respaldados con toda la documentación de sustento necesaria y suficiente a objeto de darle valides a la transacción y facilitar el control posterior a cargo de las instancias de control; asimismo, respecto a los comprobantes observados proceder a sustentar los mismos con la documentación correspondiente como ser el acta de recepción provisional, definitiva, detalle de pagos y fotocopia del contrato. R13. Recomendamos al señor Rector, instruir al Departamento de Infraestructura, remitir oportunamente a la Dirección Administrativa Financiera, toda la información relacionada a los edificios concluidos que serán incorporados al inventario de activos fijos y registrados en la cuenta Edificios Observaciones en el registro del inventario de activos fijos (equipo de transporte, tracción y elevación). De la revisión efectuada a los activos fijos (Equipo de transporte, tracción y elevación) registrados en el inventario al 31/12/2010, evidenciamos lo siguiente. a) El inventario registra un total de 77 motorizados considerando las incorporaciones realizadas en la gestión 2010; al respecto, observamos que en el mismo se incluye a un motor de movilidad y un Tecle como si se trataran de equipos de transporte. b) Según inventario al 31/12/2010, el vehículo con Placa Nº 73-MI-80 Tipo Camioneta, marca Toyota tiene un Valor Neto de 0,00. c) En el inventario e activos fijos correspondiente al Equipo de transporte tracción y elevación, no se expone el número de placa de todos los motorizados. R14. Asegurarse de que el inventario del Equipo de transporte tracción y elevación incluya únicamente a todos los motorizados y no a los repuestos y otros activos. 5

6 R15. Analizar y determinar el valor neto real del vehículo con Placa Nº 73-MI-80 Tipo Camioneta, marca Toyota (observado). R16. Asignar el número de placa, chasis y motor a todo el equipo de transporte tracción y elevación registrada en el inventario de activos fijos de la Universidad Equipo de transporte, tracción y elevación que no cuenta con toda la documentación de propiedad. De la revisión efectuada a la documentación de propiedad del Equipo de Transporte, Tracción y Elevación proporcionada por Bienes e Inventarios evidenciamos lo siguiente: a) De un total de 75 motorizados (vehículos, motocicletas, tractores y otros) registrados en el inventario de activos fijos; 31 motorizados cuentan con documentación de propiedad (RUA), de los cuales, 12 se encuentran en originales y 19 en fotocopias simples, no existiendo evidencia respecto a la documentación de propiedad de los restantes motorizados. b) Observamos documentación de propiedad (RUAs) correspondientes a equipos de transporte; mismos, que por la inexistencia de información completa en el Inventario no fue posible determinar a que vehículos corresponden. R17. Agilizar los trámites respectivos a efecto de obtener la documentación que acredite el derecho propietario (RUAs) de todos los vehículos, motocicletas, tractores y otros motorizados que se encuentran al servicio de la Universidad. R18. Efectuar un análisis de la documentación de propiedad RUAs observados en punto b) a objeto de determinar a que vehículos corresponde esta documentación de propiedad Equipo de transporte tracción y elevación con valor residual igual a Bs1. De la revisión efectuada al inventario de activos fijos (equipo de transporte, tracción y elevación) al 31/12/2010, evidenciamos que el mismo registra a 28 vehículos con un valor residual igual a Bs1. Por otra parte, en la inspección física efectuada observamos que algunos vehículos con valor Neto de Bs1 no están en funcionamiento. A continuación mostramos los casos observados: R19. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección la División de Bienes Inventarios, realicen un inventario físico a todo el equipo de transporte, tracción y elevación con valor residual igual a Bs1, a objeto de 6

7 contar con información sobre la condición y el estado físico de los mismos, y a través de una opinión técnica especializada, tomar las decisiones que correspondan a efecto de asignarles un nuevo valor o en su defecto proceder a su disposición correspondiente, de acuerdo a normas legales en actual vigencia Vehículos que no cuentan con la última placa De la revisión efectuada al inventario de activos fijos Equipo de Transporte, Tracción y Elevación, evidenciamos que algunos vehículos no cuentan con la última placa, aspecto que fue corroborado en la verificación física practicada a todo el parque automotor que se encuentra al servicio de la Universidad. R20. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección la División de Bienes Inventarios, procedan a realizar la tramitación de la tercera placa de todos los motorizados que se encuentran al servicio de la Universidad; respecto, a la documentación incompleta, agilizar la tramitación de la misma a objeto de cumplir con la obtención de la última placa Obras concluidas, consideradas como construcciones en proceso De la verificación física efectuada a las obras registradas en el inventario como construcciones en proceso, evidenciamos que algunas obras ya fueron concluidas y se encuentran en uso. R21. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, la División de Bienes Inventarios e Infraestructura, se aseguren de que todas las obras concluidas sean inmediatamente activadas y formen parte de la cuenta edificios, previa obtención de toda la documentación que acredite que estas obras cuentan con las actas de recepción provisional y definitiva correspondientes. Asimismo, efectúen un análisis de todos los casos observados a objeto de determinar si corresponde su activación Inconsistencia en la denominación asignada a las obras De la revisión efectuada a la documentación correspondiente a las obras, observamos que no existe consistencia en la denominación asignada a algunas obras en toda la documentación que forma parte del mismo. R22. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, la Jefatura de Presupuestos, la División de Bienes Inventarios e Infraestructura, se aseguren de asignarle una denominación uniforme a toda la documentación que 7

8 forma parte de la ejecución de una obra, a efecto de facilitar la ejecución y el control posterior a cargo de las instancias de control Construcción de muebles (mesas, gaveteros, estantes y otros) registrados en el inventario de construcción de obras en proceso. De la revisión efectuada al inventario de construcción de obras que al 31/12/2010 se encuentran en proceso, evidenciamos que en el mismo se incluye la construcción de muebles (mesas, pizarras y otros) como si se trataran de inmuebles. R23. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, la División de Bienes Inventarios e Infraestructura, procedan a realizar un análisis de todas las construcciones de muebles (mesas, estantes, gaveteros, etc) registradas como construcciones de obras en proceso a objeto de realizar una adecuada clasificación y exposición de estos gastos en las partidas que correspondan Observaciones en el registro de las incorporaciones y bajas de la cuenta edificios y construcciones en proceso De la prueba global efectuada al Rubro Activo Fijos de la entidad, observamos deficiencias en el registro de las incorporaciones y bajas de la cuenta edificios y construcciones en proceso: a) Según el Detalle de Construcciones en Proceso de las Unidades Desconcentradas, la Construcción del Nuevo Bloque Facultad de Odontología, muestra un valor de Bs ,47; valor por el cual fue dado de baja para ser incorporado a la cuenta Edificios; al respeto, observamos que este valor no fue actualizado previo a su baja correspondiente (el valor omitido asciende a Bs12.738,92); sin embargo, el Resumen de Activos Fijos de las Unidades Desconcentradas, muestra que la baja de la Construcción del Nuevo Bloque Facultad de Odontología fue por el valor actualizado Bs ,39. Por otra parte observamos también, que el valor de esta baja no fue incorporado en la cuenta Edificios del Resumen de Activos Fijos de las Unidades Desconcentradas. b) Evidenciamos que el detalle de la cuenta Edificios de la Unidad Central, registra la incorporación de la construcción Nuevo Bloque Facultad de Odontología, por un valor no actualizado de Bs ,47; al respecto, debemos señalar que esta incorporación, previa actualización debió ser registrada en la cuenta Edificios de las Unidades Desconcentradas c) El registro de la baja de las Construcciones: Remodelación del Edificio Central y Construcción obra fina 3er y 4to nivel Talleres y Aulas Mecánica Automotriz, fue 8

9 por Bs ,56 y Bs ,42 respectivamente; sin embrago, observamos que la incorporación a la cuenta Edificios de las construcciones mencionadas anteriormente, fue por Bs ,08 y Bs ,42 respectivamente. d) El Resumen de Activos Fijos de la Unidad Central y Unidades Desconcentradas (Consolidado) registra la incorporación en la cuenta Edificios por un valor de Bs ,15; sin embargo, observamos que el Detalle de Edificios Urbanos y Rurales Revalorizados, registra Bs ,73, existiendo una diferencia de Bs20.741,42. Al respecto, evidenciamos que esta diferencia está conformada por Bs12.738,92 que corresponde a la falta de actualización y Bs5.752,48 y Bs2.250,00 que corresponden a las diferencias en las incorporaciones de las construcciones mencionadas anteriormente. R24. Que el valor de todas las Construcciones en Proceso sean actualizados antes de proceder a su baja e incorporación a la cuenta Edificios de la Entidad. R25. Asegurarse que las construcciones en proceso correspondientes a las Unidades Desconcentradas, sean incorporadas en la cuenta Edificios de las mismas Unidades Desconcentradas y no de la Unidad Central. R26. Asegurarse que las construcciones en proceso dados de baja sean incorporados en la cuenta Edificios con el mismo valor. R27. Asegurarse que los valores registrados en el Resumen de Activos Fijos Unidad Central y Desconcentradas (Consolidado) y el Detalle de Edificios Urbanos y rurales revalorizados, sean consistentes Diferencias en el registro de la cuenta Construcciones en Proceso s/g el Balance General y el registro de Bienes e Inventarios De la revisión efectuada de la cuenta Construcciones en Proceso evidenciamos que el saldo de la cuenta al 31/12/2010 s/g Balance General por Bs ,94 difiere del saldo expuesto en el Inventario de Activos Fijos elaborado por Bienes e Inventarios que es de Bs ,41. R28. Efectuar un ajuste en la cuenta Construcciones en Proceso del Balance General por Bs ,52, a objeto de regularizar el valor de las construcciones en proceso que es de Bs ,93 según el registro de Bienes e Inventarios. R29. Se aseguren de que la información reportada en el Balance General respecto al valor de las incorporaciones de las Construcciones en Proceso sea consistente con valor registrado en el inventario de activos fijos. 9

10 2.19 Movimiento de cuentas generados en el SICOPRE, no registrados en el (SIGMA) auxiliar del Acreedor 316 SEGURO SOCIAL UNIVERSITARIO SUCRE De la revisión efectuada al libro Auxiliar del Acreedor 316 SEGURO SOCIAL UNIVERSITARIO SUCRE, correspondiente a la cuenta Aportes y Retenciones a Pagar a Corto Plazo, Subcuenta Aportes Patronales a Pagar a Corto Plazo, correspondiente a la gestión 2010 reportada por el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa(SIGMA), evidenciamos que el movimiento correspondiente al período enero a mayo de 2010 registrados en el Sistema de Contabilidad y Presupuestos (SICOPRE) en los auxiliares: FONSE02 S.S.U. C/P SALUD (AP. PATRONAL) con su Unidad Ejecutora USF Universidad San Francisco Xavier; SEGSO01 SEGURO SOCIAL UNIVERSITARIO con su unidad Ejecutora UNI Proyecto UNI II y SS.UU.1 SEGURO SOCIAL UNIVERSITARIO con su Unidad Ejecutora DPG Departamento de Posgrado, no fueron registrados en el auxiliar 316 según Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa(SIGMA). R30. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Contabilidad, efectúen un análisis a objeto de considerar el movimiento de cuentas generados a través del Sistema (SICOPRE); mismas, que no fueron registradas en el auxiliar 316 SEGURO SOCIAL UNIVERSITARIO SUCRE, según Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA). Asimismo, asegurarse de efectuar una adecuada apropiación de los auxiliares de cuenta correspondientes Pasivos con una antigüedad mayor a un año, registrados en el pasivo corriente. De la revisión efectuada al libro de Auxiliares Contables de la cuenta contable Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo, evidenciamos auxiliares con una antigüedad mayor a un año que se encuentran registrados en éste pasivo corriente. R31. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Contabilidad, efectúen un análisis de antigüedad de saldos y realicen conciliaciones con los acreedores de las cuentas de pasivo corriente a objeto de poder determinar su origen y si cuentan con documentación suficiente y pertinente que acredita el derecho de cobro; una vez cumplido con el anterior procedimiento, realicen una reclasificación afectando a las cuentas del pasivo que correspondan Ajuste por Bs ,95 que no se encuentra debidamente sustentado ni demostrado objetivamente. El rubro Previsiones y Reservas Técnicas a Largo Plazo, para su componente Previsiones para Beneficios Sociales a Largo Plazo, muestra un saldo de 10

11 Bs al 31 de diciembre de Al respecto, se establece que de dicho valor, Bs corresponde a un ajuste realizado por diferencia contra Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores, efectuado por Contabilidad para compatibilizar el valor de la Previsión para Beneficios Sociales determinado al cierre del ejercicio bajo examen, por la División de Sistemas Informáticos de Gestión Financiera; cuya naturaleza del ajuste no pudo ser demostrada objetivamente. R32. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Contabilidad, efectúen un análisis al ajuste de Bs que afecta a las cuentas Previsiones para Beneficios Sociales a Largo Plazo y Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores a objeto de demostrar objetivamente y sustentar con documentación suficiente, competente y pertinente. Asimismo; se aseguren de que todos los ajustes que se efectúen cuenten con la documentación de sustento que permita demostrar objetivamente el ajuste Planillas de haberes adicionales no consideradas para el cálculo de la Previsión para Beneficios Sociales, gestión De la revisión efectuada al cálculo preliminar de la previsión para beneficios sociales al 31/12/2010 efectuado por la División de Sistemas Informáticos de Gestión Financiera, observamos que el cálculo de esta previsión fue realizado únicamente sobre la base de las planillas de haberes principales (personal docente y administrativo de la Universidad), sin considerar las planillas adicionales correspondientes al pago de haberes del personal administrativo a contrato. R33. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, de Contabilidad y el responsable de la División de Sistemas Ide Gestión Financiera, se aseguren de efectuar el cálculo de la previsión para beneficios sociales considerando a la totalidad de las planillas de haberes (principales y adicionales) de todo el personal que presta sus servicios en la Universidad a objeto de garantizar el cumplimiento de esta obligación, cuando así lo requiera Inexistencia de kardex de control de sueldos y haberes para docentes a contrato. De la revisión efectuada a los Kardex de Control de Sueldos y Haberes del personal Administrativo y Docente de la Universidad, evidenciamos que de un total de de 588 Docentes a Contrato, 260 no cuentan con este registro de control. R34. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos y la sección de Kardex, se aseguren de abrir un Kardex de control de sueldos y haberes para todo el personal que presta sus servicios en la Universidad 11

12 (Administrativos titulares y a contrato, además de los Docentes titulares, invitados y a contrato) Periodos de interrupción laboral superiores a tres meses, que no fueron considerados en el cálculo estimativo de la Previsión para Beneficios Sociales. De la revisión efectuada a los Kardex de Control de sueldos haberes del personal de la Universidad, observamos que los kardex de algunos funcionarios registran períodos de interrupción laboral superiores a los tres meses; al respecto, evidenciamos que estos períodos de interrupción laboral, no fueron considerados en el cálculo estimativo de la previsión para Beneficios Sociales elaborado por la División de Sistemas Informáticos de Gestión Financiera; por cuanto, la previsión fue realizada considerando la primera fecha de ingreso. R35. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, Contabilidad y el responsable de la División de Sistemas Informáticos de Gestión Financiera, se aseguren de efectuar el cálculo de la previsión para beneficios sociales considerando las interrupciones laborales por más de tres meses que pudieran tener algunos funcionarios de la Universidad, a objeto de garantizar una adecuada previsión para beneficios sociales Saldo de la cuenta Ajuste de Reservas Patrimoniales subestimado. De la revisión efectuada a la cuenta Ajuste de Reservas Patrimoniales, evidenciamos que el saldo expuesto en el Balance General Consolidado al 31/12/2010, que es de Bs ,50 se encuentra subestimado; por cuanto, no se consideró el ajuste por la actualización del Ajuste Global al Patrimonio por Bs4.142,00 efectuado mediante Asiento Manual Nº 1213 de 24 de marzo de R36. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y Contabilidad, se aseguren de que todos los registros contables que se generen en contabilidad sean inmediatamente validados; respecto al registro contable observado, proceder a la validación del asiento manual Nº 1213, a objeto de exponer un saldo real del Patrimonio de la Entidad Inconsistencia en la apropiación de cuentas presupuestarias y contables Efectuada la prueba de consistencia entre los saldos del Estado de Resultados y el Estado de Ejecución Presupuestaria de Recursos, evidenciamos que no existe consistencia en la apropiación de una cuenta presupuestaria y contable, por cuanto los ingresos por Alquiler de Edificios y/o Equipos que asciende a Bs ,77 se encuentran contablemente expuestos en el rubro Intereses y Otras Rentas a la Propiedad; sin embrago, según el Estado de Ejecución Presupuestaria de Recursos, el 12

13 mismo se encuentra registrado en el rubro Venta de Bienes y Servicios de las Administraciones Pública. R37. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora la Divisiones de Contabilidad y de Presupuestos, se aseguren de realizar una adecuada apropiación de las cuentas contables y presupuestarias, de acuerdo al clasificador de recursos por rubros, a objeto de que en el futuro no se presenten inconsistencias en los saldos de las cuentas presupuestarias y patrimoniales Aportes Patronales al Seguro Social Universitario considerados como cancelados, sin haberse emitido el cheque correspondiente. De la revisión efectuada a la cancelación de aportes patronales al Seguro Social Universitario, observamos que emergentes de la cancelación de planillas de pago de haberes a docentes y administrativos la Entidad procedió a efectuar el registro de la cancelación de estos aportes patronales al Seguro; mismos, que según el SIGMA aparecen como cancelados al 31/12/2010; al respecto, no existe evidencia a haberse emitido los cheques correspondientes, por cuanto, el beneficiario afirma no haber cobrado estos aportes. R38. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, la Jefatura de Finanzas, Contabilidad y Tesorería, previa conciliación con el beneficiario, regularizar la emisión de cheques por los montos que se deben al Seguro Social Universitario por concepto de aportes patronales, correspondientes a la gestión Lic. Carlos Roger Encinas Mercado JEFE DPTO. AUDITORIA INTERNA a.i. 13