INSTRUCTIVO PARA REALIZAR MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 5 INSTRUCTIVO PARA REALIZAR MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para realizar modificaciones al presupuesto de forma que se garantice la disponibilidad de recursos para el normal ejercicio de la ejecución de proyectos presentados por las diferentes dependencias de la Universidad del Atlántico Este instructivo abarca desde la solicitud de la modificación del presupuesto hasta el registro en el sistema de la modificación elaborada PROCESO SOLICITANTE: Envía al Gestión Financiera la solicitud de modificación con los soportes que demuestren la justificación PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL DEPARTAMENTO GESTIÓN FINANCIERA: Realiza el análisis técnico de la modificación: Reunir los documentos que respalden y soporten la reducción o adición del nuevo recaudo o la proyección de obtener el mismo o verificar el valor real del mayor recaudo en rubros ya creados o calcular la proyección de ingresos teniendo en cuenta los recursos ya recaudados y las expectativas en el resto del año. Determinar la viabilidad de realizar traslados entre rubros de gastos teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes, precisando los rubros afectados, los valores susceptibles de créditos y contra créditos y los documentos y análisis soportes. y Elabora el proyecto de resolución. 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES 3.3. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN FINANCIERA: Revisa el proyecto de resolución con sus anexos e informe presentado por el profesional universitario encargado, coloca el Visto bueno al proyecto de resolución y envía a la Oficina Jurídica, verifica el cumplimiento de la modificación una vez se encuentre aprobada la resolución por la rectora o el Consejo Superior según el caso JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA: Revisa la parte jurídica contenida en la resolución, coloca Visto Bueno y envía a la Rector 3.5. RECTORA: Revisa la resolución y Firma. Devuelve a la Secretaría General 3.6. SECRETARIO GENERAL: Radica, fecha y numera la resolución y envía copia al departamento 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:

2 PÁGINA: 2 DE 5 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Son actos administrativos que permiten adecuar las apropiaciones al requerimiento real para atender las necesidades y compromisos de la entidad. ADICIONES: Son operaciones que implican un incremento de las apropiaciones tanto de ingresos como de gastos, se realizan con el fin de crear y complementar apropiaciones, que permiten atender los compromisos. Se da una adición cuando hay un mayor valor de los recaudos de los ingresos sobre el promedio calculado. TRASLADO PRESUPUESTAL: Un traslado presupuestal es un movimiento de recursos a través del cual una entidad, motivada por una razón económica y técnica justificada, considera la necesidad de contracreditar los recursos de un rubro presupuestal o proyecto, para acreditarlos a otro. CAMBIO DE FUENTE: El cambio de fuente es un movimiento a través del cual una entidad solicita el cambio de la fuente que financia un rubro presupuestal o un proyecto de inversión. ACLARACIÓN DE LEYENDA: La Aclaración de leyenda es un procedimiento para enmendar errores de transcripción o aritméticos que aparezcan en los Decretos de Liquidación del Presupuesto. Es importante anotar que este movimiento no permite cambiar la destinación del gasto original. ADICIONES PRESUPUESTALES: es una modificación a través del cual una unidad ejecutora incorpora recursos en el presupuesto adicionales a lo inicialmente aprobado por la ley, para financiar gastos de funcionamiento o inversión. Teniendo en cuenta que las adiciones modifican el monto global del presupuesto aprobado en el Acuerdo Superior de Aprobación del Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Universidad del Atlántico, éstas deben someterse a aprobación del Consejo Superior. VIGENCIAS FUTURAS: Es una autorización para asumir obligaciones que afecten presupuestos de vigencias siguientes, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso para el caso de la vigencia ordinaria. En el evento de la Vigencia Futura excepcional no se requiere iniciar la ejecución en la vigencia en curso, no obstante esta limitada a los ítems específicos relacionados en el Art. 24 del 111 de 1996 y Art. 11 de la Ley 819 de POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN a) Para realizar una modificación del presupueste debe cumplirse alguna de las siguientes condiciones: Por la ausencia de Disponibilidad de recursos de gastos e inversiones que implique realizar traslados entre rubros de gastos. Por ser recurso nuevo y no estar presupuestado. Por mayor valor recaudado o proyección positiva de recaudo en uno o varios rubros ya establecidos en el presupuesto de ingresos. Por reducción y comportamiento de ingresos no esperados.

3 PÁGINA: 3 DE 5 Por existir la necesidad de crear un nuevo rubro presupuestal. Por errores de digitación o aritmético en una resolución elaborada. b) En el caso de las adiciones al presupuesto realiza los trámites necesarios para enviar al Consejo Superior, una vez aprobada la adición por el Consejo Superior devuelve la resolución fechada y numerada al Departamento 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción Responsable Documento/ Registros Socializar las políticas y lineamientos relacionados con las modificaciones presupuestales: traslados presupuestales, cambio de fuente, adiciones presupuestales, solicitud de vigencias futuras, aclaración de leyenda Detectar las posibilidades de modificación del presupuesto de ingresos y gastos que no presentan el comportamiento esperado Revisar que las solicitudes presenten las justificaciones sólidas y los anexos y requerimientos necesarios para el trámite ante la rectoría. Elaborar el proyecto de resolución y presentar al de Gestión Financiera el análisis realizado para la modificación con todos los soportes necesarios. Decisión: la resolución es aprobada SI: continúa la siguiente actividad 5. NO: Se devuelve al profesional universitario del Gestión Financiera para que realice el trámite correspondiente para la corrección en el caso de obedecer a un error interno o al solicitante de la modificación en caso de corresponder a errores en los documentos anexos. 5 Enviar a la rectoría para aprobación y firma Gestión Financiera. Gestión Financiera Gestión Financiera Informes de ejecución, proyecciones de presupuesto. Documentos soportes de la solicitud de pasivos exigibles Proyecto de resolución de pasivo exigible.

4 PÁGINA: 4 DE 5 6 Enviar a la secretaría general Rectoría 6 7 Fechar, radicar, publicar en la web y archivar la resolución Realizar la gestión de las actividades necesarias para el registro de las modificaciones del presupuesto de ingresos o gastos o el PAC, una vez es aprobada la modificación. Secretario General de Gestión Financiera Remisión al Consejo Superior Resolución o Acuerdo numerado y fechado Presupuesto modificado 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Política de Colombia Ley 30 de 1992: por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior Estatuto General de la Universidad del Atlántico. Estatuto Presupuestal Norma NTC GP 1000: REGISTROS Informes de ejecución, proyecciones de presupuesto Remisión al Consejo Superior Presupuesto modificado

5 PÁGINA: 5 DE 5 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 del 2009 Leisdiana Alguero Jiménez Gilmar Hurtado Muñoz VERSION ORIGINAL En la descripción de actividades los verbos se colocan en infinitivo 1 Septiembre 14 de 2012 Universitario con actividades de Presupuesto Se elimina la actividad: Enviar a la Oficina Jurídica el proyecto de resolución con todos los soportes para su revisión. El jefe de la Oficina Jurídica envía la resolución a la secretaría general (actividad 5) Las condiciones de operación se trasladan al punto 5, correspondiente a estos conceptos Las definiciones de las actividades se realizan de forma concreta y con mayor claridad para el usuario final de la información.