Emilio Guerra Díaz Los Mochis, Sinaloa Noviembre 26, Objetivos del Taller. Por qué la gente se hace voluntaria

Transcripción

1 Taller Gestión del Voluntariado Emilio Guerra Díaz Los Mochis, Sinaloa Noviembre 6, 010 Objetivos del Taller Los participantes detectarán herramientas básicas para una adecuada gestión del voluntariado en una institución sin fines de lucro. Conocerán las etapas de la administración exitosa: 1) Convocatoria, ) Selección y Capacitación y Desarrollo de un Sistema de Retención y Reconocimiento Por qué la gente se hace voluntaria Discutamos por qué 1

2 Por qué una institución necesita voluntarios Discutamos por qué y para qué En qué consiste la Gestión del Voluntariado En conocer técnicas y procedimientos adecuados para que las personas den lo mejor de sí, encuentren su causa social, se identifiquen con la institución, reciban apoyo para desarrollar sus inquietudes, deseos y sueños de crecimiento profesional y personal. De esta manera las instituciones filantrópicas con un adecuado manejo de sus recursos humanos, son capaces de alcanzar sus metas, dar más servicios y movilizar recursos Reglas de Oro Ideas que te harán el camino más sencillo

3 Reglas de Oro 1. Para convocar voluntarios, hay que prospectar. Un adecuado manejo de recursos humanos, como es el voluntariado, requiere de políticas y procedimientos 3. Aceptar a alguna persona como voluntario sólo cuando se cuente con una política y una oferta de trabajo concreta 4. Primero necesitamos definir la función, luego escoger a la persona 5. Un voluntario mal tratado puede alejar personas de la institución 6. Debe existir solo un General (Coordinador de Voluntariados) y mucha Tropa (voluntarios) 7. Asignar responsabilidades adecuadas a un voluntario 8. Pensar en un Ganar-Ganar, construir una relación de beneficio para todos 9. Recordar que Voluntario trae Voluntario 10.Desarrollar un Sistema de Reconocimiento y Retención Prospección Por qué no procuramos recursos ni convocamos voluntarios No pedimos No sabemos pedir, No sabes qué pedir No sabemos a quién pedir No planeamos El pedir, me da vergüenza Me van a decir que NO Nos enfocamos sólo a pedir dinero No sé cómo pedir (qué argumentos y herramientas utilizar) No hay cultura de donación, ni compromiso social, etc. Desconfían del sector y de nosotros Odio procurar fondos, por lo tanto, sufres estas actividades 3

4 No Hazlo como lo has venido haciendo Pide lo imposible Lanza la red Cita a la Divina Providencia Presenta Problemas Conmueve Convoca a la obligación de dar Pon cara de abnegado Por el momento no puedo Nulo conocimiento del posible donante T e r r e n o d e l Pide Suelta el escopetazo Insiste hasta agotar Presenta a la institución y sus soluciones para que te ayuden Piensa sólo en la institución Que asuma una responsabilidad Es su deber cívico Quizá Conocimiento parcial Todavía no se cierra el círculo del convencimiento Maréalo Cánsalo No lo sueltes Pre juzgalo Intenta tocar sus sentimientos Vas a informar y rendir cuentas, serás transparente SÍ Da Pleno conocimiento Prospecta Atiende sus necesidades Pon a jugar sus habilidades y destrezas Ayuda a su descubrir su causa Atiende sus sueños Acepta una de las mil y un razones Da salida a sus hobbies Prospectar. Prospectar (Del ingl. to prospect, este de prospect, terreno apropiado para un yacimiento mineral, y este del lat. prospectus, part. pas. de prospicĕre, mirar, examinar). 1. tr. Realizar prospecciones en un terreno, explorar sus yacimientos minerales. Etapas de la Prospección y uso a favor de una OSC 1) Estudie, conozca a las personas / empresas / fundaciones ) Desarrolle una Estrategia 3) Cree un Proceso de Sintonía 4) Obtenga Materia prima para el Sistema de Retención y R. 4

5 1) Estudie, conozca a las personas / empresas / fundaciones Quién es Cuál es su historia (estudios, gustos aficiones, éxitos, etc.) Qué interés tiene en la comunidad Qué puede dar Qué le podemos pedir Qué es lo que él-ella gana Qué necesidades tiene, cuáles son sus sueños Qué motivación podría tener de sumarse al sector Posibles conflictos de interés ) Desarrolle una Estrategia Qué pedir Cuándo es más oportuno pedir Cómo le pedimos Alternativas para involucrarlo Trabajar para que sea parte de la institución Mostrarle resultados (valor agregado) Piense en él-ella, qué va a ganar Juntos qué ganamos 3) Cree un Proceso de Sintonía Conocer la coyuntura Cuidar conflictos de interés No olvidar que la institución es un medio, no un fin Muestre otros ejemplos de quienes ya participan con usted en la institución 5

6 4) Obtenga materia prima para el Sistema de Retención y R. Organice la información en un expediente electrónico (base de datos) Enriquézcalo con información ampliada de su familia o logros personales / institucionales Tenga sed de información acumulable en el tiempo Cultive a sus prospectos y donantes regulares Entrégueles la institución Despierte y canalice su compromiso Invite a quien tenga méritos a dirigir a la organización como patrono o consejero Vincule los beneficios de la institución a sus donantes Herramientas para prospectar Entrevista directiva Periódicos (todas las secciones) Investigación por Internet, cruzar datos Por un tercero, asociación o subalternos Compañeros de trabajo Fiestas y reuniones Eventos del sector Patrimonio Institucional Relaciones públicas institucionales Base de datos Creación de un grupo de amigos convencidos en la causa de la organización Etapas en la Administración del Trabajo Voluntario A. Convocatoria B. Selección y Capacitación C. Reconocimiento y Retención 6

7 A) Convocatoria Detección de necesidades: Qué se necesita hacer? 1 Perfil del puesto Quién lo puede hacer? Cómo se puede hacer? Dónde se puede hacer? 3 4 Perfil de la persona Cualidades y habilidades Tipo de voluntario CLARIDAD PARA CONVOCAR VOLUNTARIOS Construir un Programa de Voluntariado Institucional Hay mucho trabajo que hacer y pocas manos para hacerlo A) Convocatoria 1 Perfil del puesto (1) Vincular el puesto a los objetivos que se pretenden alcanzar Actividades y tareas a realizar (puntuales) Autoridad que guiará a los voluntarios Objetivos y Metas Nombre del puesto, Dignidad del puesto (que genere interés a otros al escucharlo) A) Convocatoria 1 Perfil del puesto () Tiempo dedicado a la semana, mes o día; turno (matutino, vespertino, sabatino/dominical); continuo o discontinuo Periodo 7

8 A) Convocatoria Perfil de la persona Edad Sexo Hobbies y aficiones Experiencia Conocimientos técnicos Conocimientos del sector filantrópico A) Convocatoria 3 Cualidades y habilidades requeridas Habilidades y destrezas requeridas Profesión* Persona introvertida-extrovertida Tipo de liderazgo personal Disposición a trabajar con niños, ancianos, mujeres; o con discapacidad, contra la violencia, etc. * Nunca hay que olvidar que toda persona tiene algo que aportar A) Convocatoria 4 Tipo de voluntario Posición fija Tradicional (requiere un lugar, equipo de cómputo, papelería, etc.) Ocasional Puede apoyarnos algún día o en una actividad determinada Vacaciones Se ofrece en periodos específicos y puede convocar a extranjeros Virtual Internet facilita contar con apoyo remoto e implica significativos ahorros 8

9 A) Convocatoria Sensibilización interna Aportes del voluntariado Necesidad de voluntarios para los programas Respeto y reconocimiento Ambiente laboral Sintonía y empatía Responsable del programa Cuidar la comunicación organizacional con los voluntarios, no darla por entendida A) Convocatoria Convocatoria pública Usar Hacesfalta Periódicos Voluntario trae voluntario (cara a cara) Tableros tiendas comerciales y universidades Estudiantes Universitarios y Servicio social Volantes Empresas (empleados y directivos) Iglesias Organizaciones profesionales A) Convocatoria Qué hacer cuando una persona insiste en ser voluntaria en la organización, cuando no se tiene un perfil u oferta de trabajo voluntaria concreta? Tu, Qué harías? 9

10 B) Selección y Capacitación Recepción de solicitudes Entrevista Presentación e inducción Capacitación Evaluación mutua B) Selección y Capacitación 1 Recepción de solicitudes Datos personales* Motivos de interés para ocupar esa posición Referencias personales Pre-selección e invitación a entrevista Notificación a quienes no cumplen con el perfil** *Hacesfalta te las manda por correo electrónico **Hacesfalta te permite actuar rápido y fácilmente B) Selección y Capacitación Entrevistas Entrevista por cuando menos miembros del equipo. Es prospección Detección de motivación personal (existen varias teorías psicológicas útiles) Compatibilidad con el puesto de trabajo Selección sustentada y argumentada Carta de Aceptación Carta compromiso (renuncia a relación laboral) Código de ética de la Institución 10

11 B) Selección y Capacitación 3 Presentación y capacitación Manual del voluntario Curso de Inducción: Corazón ideológico, programas, áreas, servicios, impacto de la institución en la comunidad, aportes, historia, restricciones, manejo en crisis, procedimientos, explicación del logotipo, etc. Presentación al Consejo Directivo o Patronato y al equipo operativo B) Selección y Capacitación 3 Presentación y capacitación Manual del voluntario: Carta de bienvenida personalizada del Director Presentación institucional (misión, visión, etc.) Directorio Reglamento de trabajo Organigrama Historia de la Institución, aportes, impacto, etc. Informe anual Calendario de eventos Derechos del voluntario Derechos del donante C) Sistema de Reconocimiento y Retención s Ganar-Ganar Sistema de Reconocimiento Desarrollo Profesional Fortalecimiento voluntariado 11

12 C) Sistema de Reconocimiento y Retención 1 Ganar-Ganar Asignación de funciones Supervisión / Acompañamiento Expectativas personales y profesionales Retroalimentación de ida y vuelta Evaluación (primeros 3 meses: Cómo nos hemos sentido mutuamente?) De voluntario a posición remunerada* * La institución debe considerar si a futuro se le puede contratar. Mantenerlo en silencio. C) Sistema de Reconocimiento y Retención Acciones de agradecimiento Filosofía de dar 7 veces Gracias Creatividad institucional para agradecer Nombre en Informe Anual y página web Cartas personales de recomendación, cartas a familiares Artículos promocionales Servicios subsidiados Gastos de transporte y comida en eventos especiales Seguro médico Favores especiales Diplomas Celebraciones y fiestas C) Sistema de Reconocimiento y Retención Acciones de agradecimiento Celebrar el Día del Voluntario (5 de diciembre) Postularlos al Premio Nacional de Acción Voluntaria y Solidaria y otros certámenes públicos y OSC Distinciones desde el Consejo Directivo o Patronato Desarrollo de proyectos con sus iniciativas Eventos Públicos Todas las que genere, pero que sistematice y personalice para cada voluntario Premio Institucional (si procede) Contratación Posible miembro del consejo en el futuro 1

13 C) Sistema de Reconocimiento y Retención 3 Desarrollo profesional Misión personal Proyecto de vida Crecimiento y Desarrollo Humano Compromiso permanente de la institución y del voluntario C) Sistema de Reconocimiento y Retención 4 Fortalecimiento de un Voluntariado ya existente (1) Encuesta (anónima y periódica) de satisfacción de voluntarias con el objetivo de captar sugerencias para mejorar el Sistema de Retención Desarrollar el liderazgo de las voluntarias de mayor veteranía (coexistencia del liderazgo individual y el institucional), hay más compromiso personal. Pensar en un modelo Contar con una Pizarra de Veteranía en la institución Otorgar una Insignia por años de servicio Voluntarias que participen en programas de capacitación ampliados (es decir, de conocimiento del sector) C) Sistema de Reconocimiento y Retención 4 Fortalecimiento de un Voluntariado ya existente () Voluntarias que impartan capacitación Preparar sus testimonios, sistematizar sus experiencias y conocer percepciones familiares para enriquecerlos Publicar experiencias de voluntariado en Construir un documento Historias de Servicio a través del Voluntariado y publicarlas en folleto, libro, internet, etc. Considerar que algunas voluntarias de Gorra Azul pasen a ser Gorra Roja (miembro del Patronato) 13

14 Muchas gracias! Emilio Guerra Díaz Los Mochis, Sinaloa Noviembre 6, 010 Emilio Guerra Díaz Av. Ignacio Zaragoza 00, Edificio B; Planta Baja Col. Siete de Julio, Delegación Venustiano Carranza, C. P , México D. F. Tel ext Emilio Guerra Díaz Sociólogo. Tiene un libro publicado por la UAM-Xochimilco. Ha colaborado en crear 4 fundaciones empresariales Fue Subdirector de la Fundación Cultural Bancomer Coordinador de Información y Servicios del Centro Mexicano para la Filantropía Es consejero en varias instituciones. Es voluntario en Amnistía Internacional desde 1989 Fue becado por el Consejo Británico para conocer el sector filantrópico inglés Fue catedrático en la FCPyS de la UNAM por 18 años y en la U. Albert Einstein por 8 años Becado por The Center on Philanthropy de la U. de Indiana para Curso Piloto de Fundaciones Comunitarias Desde 1988 es articulista para diversos periódicos de circulación nacional y colaborador de la Revista Ganar-Ganar. En 001 fue Jurado del Premio Nacional al Voluntario Fue responsable del desarrollo de la edición mexicana del portal Hacesfalta Actualmente es Gerente de la Fundación ADO y Consultor en Desarrollo Institucional para organizaciones sin fines de lucro 14