Manual para el Beneficiario Justificación Técnico Económica del proyecto

Transcripción

1 Manual para el Beneficiario Justificación Técnico Económica del proyecto Convocatoria 2010 Programa Avanza Nuevas Infraestructuras de Telecomunicaciones Línea A: Universalización de la banda ancha de velocidad básica, con una velocidad de bajada de al menos 1 Mbps. Línea B: impulso al desarrollo de la banda ancha de muy alta velocidad; redes de nueva generación con velocidades de bajada superiores a 50 Mbps

2 INDICE 1. PERIODO DE LAS INVERSIONES Y PAGOS ASOCIADOS AL PROYECTO. 2. CUANDO Y COMO SE PRESENTA LA JUSTIFICIACIÓN. 3. INFORME TÉCNICO OBJETIVOS DE COBERTURA ALCANZADOS. 4. MEMORIA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. 5. FICHAS DE GASTO. 6. DOCUMENTO JUSTIFICATIVOS POR NATURALEZA DEL GASTO. 7. CONTROLES EN OFICINA Y VERIFICACIONES IN SITU. 8. DATOS DE CONTACTO. 2

3 El objetivo de este manual es explicar el procedimiento para realizar la justificación técnica y económica de proyecto realizado. Los requerimientos de información expuestos en este documento se apoyan en el apartado primero, letra c, de la Resolución de Concesión de ayudas. 3

4 1. PERIODO DE LAS INVERSIONES Y PAGOS ASOCIADOS AL PROYECTO. Las inversiones y gastos o compromisos de gasto previstos deberán realizarse siempre dentro del periodo especificado para la ejecución del proyecto más, en su caso la ampliación concedida 1. En el caso de la convocatoria 2010, con carácter general son proyectos plurianuales, cuyo plazo de ejecución no supera el 31 de diciembre de Los documentos de pago emitidos por el beneficiario pueden tener fecha de vencimiento posterior, siempre que dicha fecha esté comprendida dentro del plazo concedido para presentar la documentación justificativa 2. Como norma general para la convocatoria 2010 el límite para la presentación de la justificación será el 31 de marzo de En ningún caso serán elegibles las inversiones y gastos que se hubieran comprometido o realizado con anterioridad a la fecha de presentación de la solicitud. Periodos de elegibilidad por anualidades: Anualidad 2010: Inversiones: desde la fecha de presentación de la solicitud hasta 31 de diciembre de Pagos: desde la fecha de presentación de la solicitud hasta 31 de marzo de Anualidad 2011: Inversiones: desde el 1 de enero de 2011 hasta 31 de diciembre de Pagos: desde el 1 de enero de 2011 hasta 31 de marzo de Si este fuera el caso y hubiera sido resuelta conforme a lo establecido por el apartado vigésimo tercero punto uno de la Orden ITC/2148/ De acuerdo con el apartado Vigésimo séptimo punto siete de la Orden ITC/2148/

5 Anualidad 2012: Inversiones: desde el 1 de enero de 2012 hasta 31 de diciembre de Pagos: desde el 1 de enero de 2011 hasta 31 de marzo de Ejemplo 1: Proyecto cuya solicitud fue presentado el 19 de septiembre de 2010, y que según consta en su memoria esta previsto que finalice en noviembre de Dentro de la anualidad 2010 se incluirán: -Inversiones y gastos: 19/09/2010 a 31/12/2010 -Los pagos correspondientes a esas inversiones deberán estar realizados entre el 19/09/2010 al 31/03/2011. Dentro de la anualidad 2011 se incluirán: -Inversiones y gastos: 01/01/2011 a 30/11/2011 -Los pagos correspondientes a esas inversiones deberán estar realizados entre el 01/01/2011 al 28/02/2012. (Máximo 3 meses) Ejemplo 2: Proyecto cuya solicitud fue presentado el 20 de septiembre de 2010, y que según consta en su memoria esta previsto que finalice en diciembre de Dentro de la anualidad 2010 se incluirán: -Inversiones y gastos: 19/09/2010 a 31/12/2010 -Los pagos correspondientes a esas inversiones deberán estar realizados entre el 19/09/2010 al 31/03/2011. Dentro de la anualidad 2011 se incluirán: -Inversiones y gastos: 01/01/2011 a 30/11/2011 -Los pagos correspondientes a esas inversiones deberán estar realizados entre el 01/01/2011 al 31/03/2012. Dentro de la anualidad 2012 se incluirán: -Inversiones y gastos: 01/01/2012 a 30/11/2012 -Los pagos correspondientes a esas inversiones deberán estar realizados entre el 01/01/2012 al 31/03/

6 2. CUANDO Y COMO SE PRESENTA LA JUSTIFICIACIÓN Plazo: El informe de justificación se presentará antes de 31 de marzo del año inmediato posterior al de la realización del proyecto, sin exceder el plazo máximo de los 3 meses que establece la Ley General de Subvenciones 3. El 31 de marzo de 2013 será la fecha límite para la presentación de la justificación de los proyectos con carácter general, salvo ampliaciones concedidas. Forma: La presentación de la documentación acreditativa se realizará vía telemática. El MITYC dispone de una aplicación Web, el acceso a dicha aplicación se encuentra en el portal de ayudas del MITYC, Ayudatec, dentro del apartado reservado al Programa Avanza Nuevas Infraestructuras: ( Dentro del apartado Justificación, que encontrará en el menú de la izquierda de la página, se encuentra tanto el acceso a la aplicación como a los manuales de ayudas, las plantillas y los modelos a cumplimentar: Aspectos importantes para realizar el envío: una vez se haya accedido al expediente, la aplicación proporciona 2 opciones, EXPEDIENTE Y DOCUMENTOS. Se procederá primera a cumplimentar la opción Expediente, para poder acceder a Documentos. 3 De acuerdo con el apartado Vigésimo séptimo punto siete de la Orden ITC/2148/2010 y articulo 30 de le Ley 38/2003 General de subvenciones. 6

7 a. Opción de Expediente : i. Se debe introducir los datos de la persona que presenta la documentación de la justificación del proyecto. ii. Aparecen dos columnas. En la primera, Presupuesto financiable, las cantidades coincidirán con las establecidas en la resolución de concesión de ayudas. En la segunda de las columnas, Presupuesto acreditado, deberá rellenarse con las cifras totales a justificar por partida presupuestaria (inversión realizada). Es decir, el total de los gastos en los que se ha incurrido en la ejecución del proyecto. No se podrán justificar gasto dentro de partidas que no tienen presupuesto financiable. b. Opción de Documentos : i. Desde aquí se adjuntan los archivos con los justificantes de lo gastos. Para cada archivo que se envíe, será necesario: 1. Nombrarle de la forma más acorde a su contenido. 2. Seleccionar el tipo de comprobante. 3. Seleccionar la partida presupuestaría correspondiente. Documentos que deberán ser enviados: a. Declaración de otros ingresos y ayudas (modelo disponible junto al enlace de acceso a la aplicación WEB ( b. Informe Técnico. (ver el apartado 3 de este manual) c. Memoria de ejecución del proyecto.( ver el apartado 4 de este manual) d. Fichas: de F0 a F9 (ver el apartado 5 de este manual). e. Documentos justificativos (ver el apartado 6 de este manual). 7

8 3. INFORME TÉCNICO OBJETIVOS DE COBERTURA ALCANZADOS. El informe técnico a remitir en la fase de justificación será el mismo archivo Excel que ha recogido el seguimiento técnico semestral y contendrá la información por proyecto y/o Comunidad Autónoma, en función del volumen de zonas de actuación, utilizado en el seguimiento semestral. La información que ha de incluirse en cada columna para la correcta configuración del informe será: Periodo de seguimiento: inicio y fin del periodo de ejecución del proyecto. Tecnología: plataforma tecnológica seleccionada para dotar de cobertura a la zona de actuación. Porcentaje de cobertura objetivo: compromiso de cobertura poblacional propuesto por el operador en la memoria de la solicitud. Porcentaje de cobertura alcanzada: porcentaje real de cobertura poblacional alcanzada finalmente. Fecha fin trabajos: recogerá la planificación inicial del proyecto, fecha prevista para la finalización del despliegue en la zona de actuación. Porcentaje de trabajos finalizados: será del 100% salvo que haya habido alguna incidencia sobre la previsión inicial. Fecha prevista de disponibilidad del servicio: fecha en la que se podrá contratar el servicio según la planificación inicial realizada. Fecha de servicio disponible: fecha en la que los clientes podrán contratar el servicio a través de cualquiera de los servicios comerciales del operador. Características del servicio disponible. Se debe describir las mejoras que sobre el servicio mínimo se están ofreciendo en las distintas zonas. Observaciones: el beneficiario reflejará cualquier otro dato que considere de interés sobre la marcha del proyecto (retrasos por causas ajenas, incidencias de cualquier tipo etc.). 8

9 4. MEMORIA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. Memoria que contendrá la información por proyecto, en función del volumen de zonas de actuación. La estructura y contenido será la siguiente: 1. Objetivos del proyecto 2. Tecnología implantada. Descripción de la red construida. 3. Actividades realizadas. 4. Resultado obtenidos. 5. Anexos. 1. Objetivos del proyecto Breve descripción de los objetivos planteados en el proyecto 2. Tecnología implantada. Descripción de la red construida. Tecnologías, o tecnologías, que se han implantado, haciendo especial hincapié en las modificaciones que se hayan realizado sobre la información contenida en la memoria conforme a la cual el proyecto fue aprobado. Descripción del diseño, arquitectura y equipamiento de red. 3. Actividades realizadas. Descripción de las actividades realizadas en el desarrollo de este proyecto siguiendo las especificaciones técnicas del proceso de implantación, conforme a los procedimientos internos de la empresa. 9

10 4. Resultados obtenidos Para mostrar los resultados obtenidos por el proyecto remitirán una serie de tablas. Éstas, dependiendo del número de registros que contengan, podrán ser incluidas en el propio informe o como archivos adjuntos en formato Excel. En una primera tabla se mostrarán los nodos que han sido objeto de actuaciones. Nombre zona Código INE Código EB/Nodo Tipo de EB/Nodo Coordenadas geográficas Nuevo ó Adecuación Nota: los tipos de nodos o estaciones base se clasificarán como nuevo o adecuación. La segunda tabla permitirá conocer en mayor detalle el destino de las inversiones: Código EB/Nodo Tareas Equipos Proveedor Precio unitario Nota: como ejemplo de tareas se puede considerar, la asignación de recursos o la revisión, verificación y validación del diseño. Algunas tareas llevarán aparejados equipos y otras no, en cualquier caso siempre se señalará un precio unitario asociado a la tarea. A continuación la siguiente tabla describirá las actuaciones realizadas en materia de medios físicos de transmisión (Fibra óptica/cable coaxial) Medio de trasmisión Precio unitario KM instalados Inicio de tramo Fin de tramo Capacidad Nota: Los campos de inicio y fin de tramo recogerán un nodo, arqueta, etc, o incluso nombre de calle que permita comprobar el trazado realizado. Dentro del control que se realiza a los proyectos se incluye no solo la parte técnica de los mismos, sino que además se hace necesario el seguimiento de la demanda real, que además está directamente relacionada con las inversiones en equipos cliente, para ello el beneficiario proporcionará una tabla con los siguientes datos: 10

11 Nº de cliente Nombre zona Código INE Nº Orden de alta Fecha alta servicio Siendo el Nº de cliente una serie alfanumérica única que se asigna al cliente en el momento de alta para su inclusión en la base de datos del operador, que permitirá identificarlo sin necesidad de desvelar datos personales. Nº Orden de alta hace referencia a la identificación del documento de salida de un técnico para dar de alta un nuevo cliente, con la especificación de tareas que ha sido necesario realizar. 5. Anexos a la memoria. Anexo I: Método racional de imputación de costes indirectos que justifique el porcentaje de los mismo que se atribuyen al proyecto. Anexo II: En el caso de subcontrataciones o adquisiciones propias amparadas específicamente para este proyecto, deberá aportarse tres ofertas (apartado décimo de la Orden ITC/2148/2010) o en el caso de suministros, se aportará los contratos o documentos equivalentes en los que figuren de forma clara y detallada las condiciones de adquisición y suministro establecidas con los proveedores habituales, catálogos de precios, etc. Si no se dispone de las tres ofertas porque no existen en el mercado suficiente número de entidades que lo suministren el equipo o presten el servicio, se hará constar en la memoria técnica este hecho, apoyando tal afirmación con datos contrastables: características del bien o servicio que lo hacen ajeno al mercado, etc. 11

12 Anexo III: valor final de los indicadores para la valoración del programa de ayudas. Empleo directo (Años 1º,2º y 3º), se considerará el empleo que ha sido generado por el proyecto en cada año de realización, teniéndose en cuenta tanto la financiación pública como la privada. Número de nodos objeto de inversión (nuevos o adaptados). Número de estaciones base objeto de inversión (nuevos o adaptados). Kilómetros de fibra óptica instalados. Número de hogares conectados a redes de nueva generación con velocidades de bajada superiores a 50 Mbps. Numero de nuevas altas de servicio en las zonas beneficiadas. 12

13 5. FICHAS DE GASTO Las fichas de gastos e inversiones permiten trasladar la información resumida de los gastos y pagos efectuados, acorde con las tareas y resultados expresados en los puntos anteriores del Informe técnico y Memoria de ejecución del proyecto. Puesto que los proyectos en general son plurianuales se presentan 3 lotes de fichas, uno por cada anualidad del proyecto, disponibles junto con este manual y el link de acceso a la aplicación Web en el portal de ayudas del Ministerio de Industria Turismo y Comercio. Ficha F-0 de datos básicos del proyecto y de la entidad Beneficiaria. En esta primera ficha hay que rellenar el encabezamiento con los datos básicos del proyecto y de la entidad beneficiaria de la ayuda. Estos datos se replicarán automáticamente en el resto de las fichas. Ejemplo: 13

14 Ficha F-1 de gastos de personal. Los gastos ocasionados por las horas de dedicación al proyecto del personal propio del operador beneficiario. En la izquierda de la tabla se introducirá el nombre, apellidos, puesto de trabajo y nº del DNI del trabajador en las casillas correspondientes. En las columnas de Inicio y fin del período de contratación (día, mes y año) se hará constar el período en que el trabajador ha tenido contrato en vigor en el año de ejecución, con independencia del período dedicado específicamente al proyecto. En la columna Jornada laboral anual se consignarán las horas anuales del empleado, según el Convenio de aplicación al beneficiario o el Modelo TA.2/S, en caso de jornada parcial. En la columna Salario Bruto se consignará el dato según el Modelo 190, Resumen Anual de Retenciones correspondientes al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. En la columna Sumatorio Bases Contingencias Comunes (enero a diciembre) se indicará el importe de las Bases de Contingencias Comunes aplicadas según el Modelo TC 2 de cotización a la Seguridad Social. En la columna Coeficiente aplicado se consignará el coeficiente final resultante de la aportación del beneficiario a la Seguridad Social (cuota patronal) por ese trabajador. Las celdas coloreadas en amarillo se rellenan automáticamente. 14

15 Ejemplo: El primer trabajador permanece todo el año 2010 en la plantilla de la empresa mientras que el segundo causa baja a partir del día 11 de noviembre. Ficha F-2 de subcontrataciones, ficha F-3 de materiales, ficha F-4 de aparatos y equipos, ficha F-5 de promoción y difusión, ficha F-9 de Obras e Infraestructuras. Los datos identificativos que figuran en el encabezamiento de la ficha se importan automáticamente de la ficha F-0. En la columna Descripción del gasto se incluirá una explicación clara y comprensiva del gasto imputado que detalle los trabajos realizados vinculados al proyecto de cada subcontratista o proveedor. El importe imputado de la factura sin IVA, la imputación será parcial si el proveedor ha incluido en esa factura gastos, al operador beneficiario, no relacionados directamente con el objeto del proyecto. 15

16 Importe Total Factura (con IVA) consignando el importe correspondiente, en este caso será siempre el total de la factura independientemente de que su imputación al proyecto sea parcial. En el caso de adquisición de equipos mediante contrato de arrendamiento financiero, serán imputables al proyecto las cuotas devengadas dentro del periodo de elegibilidad de las inversiones siempre y cuando se presente el compromiso de ejercer la opción de compra a la finalización del contrato. Todas las posibles aclaraciones a estas fichas se reflejarán detalladamente en la Memoria de ejecución del proyecto. La información asociada a la partida de subcontratación se incluirá en el Anexo II de la Memoria de ejecución del proyecto Ejemplo: 16

17 Ficha F-6 de otros gastos. La ficha F-6 se utiliza para justificar los gastos indirectos, de auditoría de proyecto y otros gastos que, habiendo sido financiados, no sean asignables en ninguno de los demás conceptos del presupuesto aprobado en la resolución de concesión de la ayuda o en la resolución de modificación, si la hubiera. Los costes indirectos se calculan conforme al método recogido en el Anexo I la Memoria de ejecución del proyecto. Ficha F-7 distribución del gasto por Comunidades Autónomas.: recoge de forma similar al Informe semestral de seguimiento los recursos movilizados por CCAA Ficha F-8 de cumplimiento de la obligación de publicidad. Se utiliza para reseñar los documentos en los que se ha plasmado el cumplimiento de la obligación 4 de incluir el logo institucional del Ministerio de Industria Turismo y Comercio como entidad concedente, así como leyenda relativa a la financiación pública en carteles, placas conmemorativas, materiales impresos, medios electrónicos o audiovisuales, o bien en menciones realizadas en medios de comunicación, permitiendo así su verificación por los servicios del MITYC. En la columna Tipo de soporte del documento se consignará le que corresponda. Ejemplos: electrónico, papel, audiovisual, audio (radio), etc. 4 Articulo 31 del Real Decreto 887/2006 de 21 de julio que aprueba el Reglamento de la Ley General de Subvenciones. 17

18 En la columna Descripción breve del documento que contiene la publicidad se escribirá: página Web, folleto publicitario, anuncio en TV, radio, prensa, etc. indicando el nombre de la emisora, periódico 18

19 6. DOCUMENTO JUSTIFICATIVOS POR NATURALEZA DEL GASTO. Modelo 190: Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta. TC2: relación nominal de trabajadores incluidos en el Régimen general de la Seguridad Social. Es mensual y contienen todos los trabajadores que han estado dados de alta algún día del mes al que corresponde. Parte de horas: firmados por un responsable tendrán una periodicidad semanal o mensual según costumbre del beneficiario, y deberán reflejar las horas reales de tareas dedicadas al proyecto. Contendrán suficiente información para identificar al trabajador su categoría, tarea que desempeña y la relación de esta con el proyecto. Factura o documento probatorio equivalente (nota interna, albaranes de salidas de almacén, etc.). Cualquier coste interno que se produzca con cargo al proyecto debe poder ser justificado mediante documento único, que permita comprobar la veracidad el gasto y su relación directa con el proyecto. Manual de condiciones técnicas: la adquisición de un equipo viene acompañada por la descripción de sus características técnicas, posibilidades de uso, componente etc., además de los detalles sobre la entrega e integración del equipo. Documentos que recojan planes de replanteo, necesidades de equipos, programación de tareas, etc y que permitan relacionar equipos y fungibles facturados con su ubicación física. Certificaciones de obra: en el caso de gastos en obra civil, documento que permite conocer las partidas del presupuesto consumidas acordes a las tareas contratadas y al avance de las mismas. 19

20 Pagos: justificantes bancarios del pago de cada factura, el cual se pueda relacionar directamente con la factura pagada. Las remesas de pagos o pagos agrupados no se consideran justificantes si no van acompañados del correspondiente extracto de la remesa que indique el desglose de los pagos. En el caso de poder optar por la modalidad de cuenta justificativa con informe de auditor, el beneficiario no deberá aportar la documentación descrita en este punto, siendo sustituida por el informe de un Auditor inscrito en el ROAC 5. 5 De acuerdo con el apartado Vigésimo séptimo punto siete, punto 3y 4, de la Orden ITC/2148/

21 7. CONTROLES EN OFICINA Y VERIFICACIONES IN SITU. Se distinguen dos tipos de comprobaciones, controles en oficina y visitas in situ que serán comunicadas de forma previa al beneficiario. Los puntos de control se describen a continuación: A) Controles en oficina: comprobaciones sobre los registros proporcionados en las fichas de gastos y demás documentación solicitada que se llevará a cabo en la sede de la Secretearía de Estado de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información: 1. Elegibilidad de los gastos. a. El gasto se ajusta a la solicitud de la ayuda y a la resolución de concesión. b. El gasto es subvencionable. c. Los gastos y pagos de los beneficiarios finales están debidamente justificados documentalmente d. El pago se ha realizado efectivamente dentro del periodo elegible. e. El proyecto está en una zona elegible. f. Si existe subcontratación que no aumente el coste de ejecución del proyecto sin un valor añadido y que se ajusta a la normativa. g. Gastos generales de acuerdo con lo establecido en la Orden de bases y en Ley General de subvenciones. No serán financiables gastos: a. Intereses deudores. b. Gastos financieros, de asesoría jurídica o financiera, notariales y registrales, y periciales. c. El impuesto sobre el valor añadido. 21

22 d. No son subvencionables los impuestos susceptibles de compensación o recuperación ni los personales sobre la renta. e. Contribuciones en especie. f. Intereses, recargos y sanciones administrativas y penales g. Gastos de procedimientos judiciales. h. Gastos de garantías. i. los descuentos efectuados en la adquisición de bienes y equipos. j. En bienes de segunda mano su coste no puede ser superior al coste de mercado. k. Los gastos generales serán subvencionables únicamente si están basados en costes reales imputables a la ejecución del proyecto de acuerdo con lo principios y normas de contabilidad generalmente admitidas, o bien en coste medios reales imputables a operaciones del mismo tipo. 2. Información y publicidad. a. Se ha divulgado mediante publicidad la participación del MITYC en los proyectos. b. Hay referencias del proyecto o inversión en medios de comunicación y se hace referencia a la financiación del MITYC. B) Controles in situ: se llevarán a cabo previo aviso una serie de visitas a las instalaciones de una muestra de emplazamientos para comprar lo siguientes aspectos: 22

23 a. Las infraestructuras existentes se ajustan al gasto declarado, a la solicitud de la ayuda y a la resolución de concesión así como a lo descrito en los informes de seguimiento. b. Elegibilidad de la ubicación de la infraestructura. c. Medidas de información y publicidad utilizadas (vallas, placas, otros...) 23

24 8. DATOS DE CONTACTO. Para cualquier consulta sobre el presente documento puede dirigirse al equipo gestor del programa: e mail AVANZA_INFRAESTRUCTU@mityc.es Teléfonos