MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Abril

2 INDICE DE CONTENIDO Pág. DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 3 Departamento de Compras 3 Departamento de Contabilidad 7 Departamento de Tesorería 11 Departamento de Presupuesto 19 Departamento de Archivo y Correspondencia 21 Departamento de Seguridad 24 Departamento de Estudio y Programación 28 Departamento de Servicios Generales 31 Departamento de Desarrollo Institucional 40 DIRECCION NACIONAL DE COMERCIO 41 Dirección General de Comercio Interior 41 Dirección General de Comercio Electrónico 55 Dirección General de Artesanías Nacionales 55 Dirección General del Registro de la Propiedad Industrial 74 Dirección General de Empresas Financieras 85 DIRECCION NACIONAL DE INDUSTRIAS Y DESARROLLO EMPRESARIAL 91 Dirección General de Industrias 96 Dirección General de Normas y Tecnología Industrial 116 DIRECCION NACIONAL DE RECURSOS MINERALES 120 SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS Y REASEGUROS 169 OFICINA DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INTERNACIONALES 241 DIRECCIÓN NACIONAL DE NEGOCIACIONES COMERCIALES INT. 241 DIRECCION NACIONAL DE ADMINISTRACION DE TRATADOS COMERCIALES INTERNACIONALES Y DE DEFENSA COMERCIAL Dirección General de Defensa Comercial 245 VICEMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR 420 DIRECCIÓN NACIONAL DE PROMOCIÓN DE LA INVERSIÓN 420 Dirección General de Sedes de Empresas Multinacionales 426 DIRECCIÓN NACIONAL DE PROMOCIÓN DE EXPORTACIONES 428 Dirección General de Servicios al Comercio Exterior 428 Departamento para el Desarrollo Exportador y la Competitividad 428 Ventanilla Única 430 2

3 Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Compras Proceso: Requisición Objetivo: Proveer de bienes y servicios a las unidades administrativas 1. La secretaria del Departamento de compras recibe la requisición, la registra en libro, la enumera y se la entrega al jefe del Departamento. 2. El jefe del Departamento revisa la documentación para verificar que se cumplan todos los requisitos y se la asigna a un cotizador. 3. El cotizador cotiza precios con tres proveedores diferentes, elabora un cuadro de cotizaciones y se lo entrega al jefe, inmediatamente. 4. El jefe del Departamento verifica que esté correcto y lo envía a la Dirección Administrativa para su autorización. Una vez autorizada, la secretaria del Departamento de Compras, mediante mensajería interna remite la requisición al Departamento de Presupuesto, para asignar partidas. 5. El Departamento de Presupuesto, asigna las partidas correspondientes para la adquisición del bien o servicio, y lo devuelve al Departamento de Compras. 6. La secretaria del Departamento de Compras recibe la documentación, la registra en libro y se la entrega al jefe del Departamento. El jefe del Departamento la entrega al cotizador, para que confeccione la Orden de Compra. Una vez confeccionada, el jefe del Departamento, la remite al Director Administrativo, para su firma. 7. Una vez firmada la O de C por el Director Administrativo, la misma se remite a Contabilidad, para registrar su asiento contable. De allí se envía a Control Fiscal, para su refrendo. 8. Una vez refrendada la O de C por Control Fiscal se remite al Departamento de Compras para la adquisición del bien o servicio. 9. La secretaria del Departamento de Compras recibe y registra la orden de compra refrendada y se la entrega al oficinista de compras. Este la recibe, registra, procesa y llama al proveedor para que retire la orden de compra. Fin del proceso Proceso: Adquisición de Bienes y Servicios (Proceso interno Depto. Compras Almacén) Objetivo: Evitar la adquisición de bienes y servicios que hay en existencia. 1. Cada unidad administrativa debe preparar las requisiciones, escritas a máquina, para el abastecimiento de materiales y suministros (papelería, tinta de impresoras, rollos de faxes y otros). Con el propósito de ahorrar tiempo, es conveniente que la unidad administrativa, antes de efectuar la requisición, verifique con almacén la existencia de los bienes a solicitar. 2. Todas las requisiciones son enviadas directamente al Almacén con la firma del funcionario autorizado para solicitar los bienes. 3. Cuando los suministros contemplados en la requisición, no hayan podido ser despachados en su totalidad, el Almacén debe remitir un comprobante de reposición de materiales y suministros. Este comprobante se adjunta a la requisición original para justificar la compra de los suministros faltantes. 3

4 4. El Almacén remite al Departamento de Compras, para que este inicie el proceso regular de compra de bienes. 5. El Almacén, mediante un control por unidad solicitante, registrará el retiro de suministros para poder detectar y localizar la debida distribución. El inventario de suministros debe estar actualizado mediante el sistema Kardex. Fin de Proceso Sección Almacén Proceso: Despacho de bienes y suministros, de inventario del almacén Objetivo: Suplir las necesidades de las diversas unidades administrativas del Ministerio 1. La unidad interesada prepara el documento de solicitud Requisición no numerada debidamente completada y autorizada. Esta requisición sin número se remite a la Dirección de Administración y Finanzas para su autorización. 2. La requisición firmada por el Director(a) de Administración y Finanzas es enviada al Almacén General, para su despacho correspondiente. 3. El almacenista II elabora los despachos y lo remite al Jefe de Almacén para revisar, evaluar y autorizar los despachos de las solicitudes de material a los diferentes Departamentos, de acuerdo al consumo anterior y a la existencia actual de los bienes solicitados. 4. Los días de despacho de materiales y bienes son miércoles y jueves para el Nivel Central. Para las Direcciones Provinciales de lunes a viernes. 5. Los días de despacho, el almacenista informa por teléfono o correo electrónico a las unidades solicitantes de los despachos autorizados. Saca los bienes y realiza la entrega. 6. Los despachos retirados por la unidad solicitante son enviados al funcionario que actualizar las tarjetas de control de inventario para realizar las rebajas en las tarjetas. 7. Entonces se elabora el informe de despacho y se le adjunta el despacho original, firmado por la unidad solicitante, el jefe de almacén y el almacenista. El informe se debe remitir diariamente al Departamento de Contabilidad y se mantiene una copia en los archivos del Almacén. Fin del Proceso Proceso: Despacho de bienes patrimoniales 1. Si el pedido es un equipo de oficina, mobiliarios y/o vehículos, se procede a enviar la requisición numerada al almacén para sellar Sin Existencia y después el documento es enviado a la Dirección de Administración y Finanzas. 2. Cuando el bien patrimonial (equipo de oficina, mobiliarios y/o vehículo) es recibido por al almacén, se procede a confeccionar el despacho y se le comunica a Bienes Patrimoniales para identificar el activo con una placa numerada. 3. Después se le comunica por teléfono o correo electrónico a la unidad solicitante para su retiro. 4. La unidad solicitante debe firmar de recibido conforme el despacho y retirar el bien. 5. Entonces se elabora un informe de despacho y se le adjunta al despacho original firmado por la unidad solicitante, el jefe de almacén y el almacenista. El informe se debe remitir diariamente al Departamento de Contabilidad y se mantiene una copia en los archivos del almacén. Fin del proceso 4

5 Proceso: Recepción de bienes en el Almacén General Objetivo: Velar que los bienes recibidos en el Almacén estén en buenas condiciones y que cumplan con las especificaciones de la orden de compra, además de registrar las cantidades ingresadas, en el inventario. 1. El Almacenista recibe el bien con la orden de compra (original) y factura. 2. Verifica que la factura esté conforme con lo descrito en la orden de compra. De no cumplir se rechaza el bien, hasta que la empresa cumpla con lo establecido. 3. Al recibir el bien se debe verificar la fecha de vencimiento de la orden de compra, para comprobar si es objeto de multa. 4. Toda empresa que entregue el bien posterior a la fecha de vencimiento que indica la orden de compra será multada, de acuerdo al procedimiento establecido en multas por incumplimiento. 5. Ninguna empresa podrá realizar entrega parcial, sin estar autorizado por el Departamento de Compras y Proveeduría. 6. El almacenista debe verificar la fecha de vencimiento de los productos sensibles al ambiente y tiempo. 7. De estar todo conforme en la entrega y según lo descrito en la orden de compra, se firmará, sellará y fechará la factura de Recibido Conforme. Se le entrega al proveedor la orden de compra y factura original sellada y firmada. 8. Se colocan los bienes recibidos en los anaqueles dispuestos en el Almacén para tal fin, y forman parte del inventario del mismo. 9. Si el bien es para una unidad administrativa específica, se coloca en forma estratégica para realizar la entrega lo más pronto posible. 10. El almacenista identifica la mercancía recibida con un tiquete, que indica la orden de compra y la unidad administrativa. 11. Entrega la documentación al almacenista (2) para la preparación del documento de Recepción de Almacén. Diariamente se debe enviar el resumen y los formatos de recepción al Departamento de Contabilidad. 12. Si se trata de un Bien Patrimonial, el Almacenista (2) informa a Bienes Patrimoniales, para proceder a la identificación del activo con una placa numerada, antes de realizar el Despacho. Fin del Proceso Proceso: Recepción Directa en las Unidades Solicitantes 1. Cuando se recibe el bien en la unidad solicitante, el jefe o funcionario designado de la unidad solicitante o receptora debe colocar el sello de Recibido en la factura y orden de compra. Además debe firmar y fechar la factura. Después debe remitir al Almacén General los documentos para los registros y comprobantes correspondientes. 2. Si es un bien patrimonial, el Almacenista y un funcionario de Bienes Patrimoniales, van a la unidad correspondiente a verificar físicamente que lo recibido cumple con las especificaciones en la orden de compra. De ser así se procede a la identificación del activo con una placa numerada. Proceso: Inventario Objetivo: Llevar el control de inventario de bienes. Realizar dos inventarios al año para cumplir con ese fin. 1. Se realizan anualmente dos (2) inventarios. 5

6 2. Los participantes son funcionarios externos al Almacén General y el Departamento de Auditoría Interna. 3. Se procede al conteo de cada uno de los bienes del inventario. Cada funcionario debe llenar el Formato de Toma de Inventario, indicando la descripción del bien, modelo, marca, unidad de medida y cantidad física. (Adjunto formato de Toma de Inventario). Se revisan los resultados con los documentos de registros de inventario. Si hay alguna diferencia se cuenta nuevamente el bien, para descartar que sea un error de conteo. 4. Los formatos de Toma de Inventario completados son entregados al Jefe del Almacén. 5. El Informe finas del inventario se remite a la Dirección de Administración y Finanzas, para su información y toma de decisiones. Fin del Proceso Proceso: Recepción de Compras Al Contado Objetivo: Realizar compra al contado a proveedor 1. El Almacenista recibe el bien con la orden de compra (original) y factura. 2. Verifica que la factura esté conforme con lo descrito en la orden de compra, en caso contrario se rechaza el bien hasta cumplir con lo establecido. 3. En la recepción se debe verificar la fecha de vencimiento de la orden de compra para comprobar si es objeto de multa. 4. Toda empresa que entregue el bien posterior a la fecha de vencimiento que indica la orden de compra será multada, de acuerdo al procedimiento establecido en multas por incumplimiento. 5. Ninguna empresa podrá realizar entrega parcial, sin estar autorizado por el Departamento de Compras y Proveeduría. 6. Si la orden de compra establece que el pago es al contado, el proveedor con un funcionario responsable del Departamento de Compras se apersona a Ventanilla de Tesorería para la entrega del cheque. (Pago contra entrega). 7. El almacenista debe verificar la fecha de vencimiento de los bienes sensible al ambiente y tiempo. 8. De estar todo conforme en la entrega y lo descrito en la orden de compra se firmará, sellará y fechará la factura de Recibido Conforme. Se le entrega al proveedor la orden de compra y factura original sellada y firmada. Fin del proceso Proceso: Registro de Inventario Permanente Objetivo: Contar con un registro permanente en las tarjetas de control de inventario de los bienes adquiridos, despachados, transferidos y en existencia. 1. Abrir una tarjeta para cada bien que administre el Almacén. En la misma se anotarán las entradas, salidas, saldos en existencia, así como el código de identificación y ubicación del bien. 2. El documento fuente que se utilizará para el registro de las entradas será Recepción de Almacén y para las salidas Despacho de Almacén. Los registros en las tarjetas de inventario deberán mantenerse actualizados. 3. En el reverso de la tarjeta se detallan las unidades solicitantes que han recibido los bienes, en términos físico, valor monetario y fecha de entrega. 6

7 4. Simultáneamente se abrirá una Tarjeta Marbete que se ubicará en el anaquel donde se encuentra el bien correspondiente. Este mecanismo facilitará detectar de manera ágil el movimiento de cada bien. 5. Los bienes transitorios no se registran en las tarjetas de control de inventario, porque no forman parte del inventario. Fin de Proceso Proceso: Pedidos Objetivo: Controlar y reposicionar los bienes que se agotan 1. Semanalmente se elabora un cuadro de todos los bienes entregados, por unidades administrativas. 2. Los bienes entregados se descuentan, progresivamente, de los registros del Kardex. 3. De acuerdo al saldo existente y al comportamiento usual de estos bienes, se llena el formulario de reposición de bienes y se envía al Departamento de Compras para que realice los trámites pertinentes, para la adquisición de los mismos. Fin de Proceso Proceso: Multa por incumplimiento Objetivo: Velar que la entrega de bienes y servicios se produzca dentro del tiempo establecido, cumpliendo con las normas fiscales del Ministerio de Economía y Finanzas. 1. El almacenista, al momento de recibir el bien del proveedor, debe verificar que la misma cumple con todas las especificaciones indicadas en la orden de compra correspondiente (original), que ha sido previamente enviada por el Departamento de Compras. 2. Si el bien está conforme con lo solicitado, el almacenista debe verificar en la orden de compra, si el tiempo de entrega no ha vencido. 3. En caso de haberse vencido el plazo de entrega, el funcionario responsable del almacén procede a sellar el reverso del original de la factura, con el mensaje: multa por incumplimiento. 4. Después se procede a la recepción del material y/o equipos en general y se cumple con el procedimiento de Recepción de Bienes. 5. El Departamento de Tesorería, es el comisionado para realizar los cálculos respectivos, para determinar la multa por incumplimiento, una vez que el proveedor presente su cuenta en Ventanilla. Fin del proceso Departamento de Contabilidad Proceso: Compras Objetivo: Registrar la adquisición del bien o servicio en los libros de contabilidad 1. La orden de compra autorizada y firmada proviene de la Dirección Administrativa. 2. La orden de compra la recibe la secretaria del Departamento de Contabilidad y le da registro de entrada en libro al documento. Enseguida se la entrega al jefe del Departamento. 3. La jefa del Departamento clasifica la orden de compra, según el monto de la misma y se la asigna al funcionario responsable. 4. El funcionario responsable* recibe la orden de compra y procede a registrarla en el asiento de diario de contabilidad. 7

8 5. La orden de compra si es a crédito se envía a Control Fiscal para su refrendo. Si es al contado se remite a Tesorería para la confección del cheque correspondiente. 6. Si es al contado Tesorería remite el cheque a Contabilidad. 7. La secretaria del Departamento de Contabilidad registra el cheque en libro y se lo entrega a la jefa del Departamento. 8. La jefa del Departamento revisa el cheque para verificar que esté correctamente confeccionado, y se lo entrega al funcionario responsable* para que registre el asiento contable. 9. El proveedor entrega el bien al almacén. Este lo recibe y elabora el Documento de Recepción del Bien, le adjunta copia de la factura, orden de compra y gestión de cobro. 10. Toda esta documentación es remitida al Departamento de Contabilidad 11. La secretaria del Departamento de Contabilidad, recibe la documentación, la registra en libro y se la entrega a la jefa del Departamento. 12. La jefa del Departamento lo revisa para verificar que está correcto y lo asigna al funcionario responsable* para que registre el asiento contable y cree la Cuenta x Pagar. 13. El proveedor entrega la gestión de cobro (para hacer su pago efectivo) al Departamento de Tesorería. 14. Tesorería recibe la gestión de cobro, llenada correctamente, del proveedor, la registra y la remite a la Dirección Administrativa para su firma. 15. La Dirección Administrativa recibe y autoriza (firma) la gestión de cobro y la remite al Departamento de Contabilidad. 16. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la gestión de cobro firmada y se la entrega a la jefa del Departamento para su verificación. 17. La jefa del Departamento la revisa y la asigna al funcionario responsable* para que registre y selle que el bien fue recibido. 18. El Departamento remite la gestión de cobro a Tesorería para que confeccione el cheque respectivo. 19. El Departamento de Tesorería confecciona el cheque y lo envía al Departamento de Contabilidad. 20. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe el cheque, lo registra y se lo entrega a la jefa del Departamento. 21. La jefa del Departamento de Contabilidad lo revisa y lo asigna a un funcionario,* según el Fondo, para que realice el asiento contable. 22. El funcionario responsable* realiza el asiento contable del cheque y lo envía a la Dirección Administrativa para su firma. 23. La Dirección Administrativa recibe el cheque y lo autoriza (firma). 24. El cheque autorizado por el Director Administrativo, se envía a Control Fiscal para su refrendo. 25. Control Fiscal lo revisa, si está correcto, lo refrenda y lo remite a Ventanilla de Tesorería. Fin del proceso Proceso: Compras Fondo SIAFPA** Objetivo: Registrar las compras del fondo SIAFPA en los libros de contabilidad 1. La orden de compra autorizada y firmada proviene de la Dirección Administrativa, la secretaria del Departamento de Contabilidad la recibe, la registra en libro y se la entrega a la jefa del Departamento. 8

9 2. La jefa del Departamento clasifica la O de C según el Fondo, y se la asigna al funcionario responsable* para que proceda a registrarla en el asiento de Diario de Contabilidad. 3. La orden de compra, después de registrar el asiento contable, si es a crédito se envía a Control Fiscal para su refrendo, si es al contado se envía a Tesorería para la confección del cheque correspondiente. 4. La secretaria del Departamento de Contabilidad, recibe y registra el cheque en libro y se lo entrega a la jefa del Departamento. Ésta verifica que esté correcto y se lo asigna al funcionario responsable del Fondo respectivo, para que registre el asiento contable. 5. Una vez realizado el asiento contable, se remite el cheque a la Dirección Administrativa para la firma. El Director lo firma y lo envía a Control Fiscal para su refrendo. Después de su refrendo Control Fiscal lo remite a Ventanilla de Tesorería. 6. El proveedor seleccionado entrega el bien al almacén. Este lo recibe y elabora el documento de Recepción de Bien, al cual le adjunta copia de la factura, orden de compra y gestión de cobro, toda esta documentación la envía al Departamento de Contabilidad. 7. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe toda la documentación, la registra en libro y se la entrega a la jefa del Departamento. Esta verifica que esté correcto, y lo asigna a la asistente de contabilidad del Fondo respectivo, para que registre el asiento contable y cree la Cuenta x Pagar. 8. Después de un sub proceso en el Departamento de Tesorería, la Dirección Administrativa firma la gestión de cobro y la remite al Departamento de Contabilidad. 9. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la gestión de cobro firmada y se la entrega a la jefa del Departamento para su verificación. Esta la revisa y se la asigna al funcionario responsable* del Fondo respectivo, para que registre y selle (sello de SIAFPA) que el bien fue recibido. Una vez realizada, esta operación remite la gestión de cobro al Departamento de Tesorería para la Recepción de la Gestión de Cobro. 10. El Departamento de Tesorería confecciona el cheque y lo envía al Departamento de Contabilidad. 11. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe el cheque lo registra en libro y se lo entrega a la jefa del Departamento. La jefa lo revisa y se lo entrega al funcionario responsable* del Fondo respectivo, para que realice el asiento contable El funcionario responsable* del Fondo respectivo, realiza el asiento contable del cheque y lo envía a la Dirección Administrativa para su firma. Fin de Proceso Proceso: Estados Financieros Objetivo: Elaborar los informes financieros trimestralmente Pasos 1. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe, mensualmente, los informes contables de las siguientes unidades administrativas: Juzgado Ejecutor, Superintendencia de Seguros y Reaseguros y la Dirección General de Artesanías, lo registra en Libro y se lo entrega a la jefa del Departamento. Esta se lo asigna al asistente de contabilidad. 2. El asistente de contabilidad compila los informes contables mensuales y elabora los Estados Financieros, trimestralmente. 3. Una vez elaborado los Estados Financieros (Balance de Resultados, Estado de Situación y Estado de Cambio de Patrimonio) se remiten un juego de copias a la Contraloría General de la República, al Departamento de Auditoría Interna y a Control Fiscal. Fin de Proceso 9

10 Proceso: Planilla Adicional (Contratos) Objetivo: Registrar en los libros de contabilidad, los contratos del personal temporal Pasos 1. El contrato lo remite la OIRH, al Departamento de Contabilidad. La secretaria del Departamento lo recibe, lo registra en Libro y se lo entrega a la jefa del Departamento. Ésta se lo asigna al asistente de contabilidad. 2. El asistente de contabilidad verifica las cifras (cálculo) para asegurarse que están correctas, y luego ingresa el contrato en el SIAFPA, mediante la computadora. Después lo remite al Departamento de Presupuesto, para bloquear la partida. 3. Una vez bloqueada la partida, por el Departamento de Presupuesto, el contrato se envía nuevamente a Contabilidad. La secretaria lo recibe y se lo entrega a la jefa del Departamento. Esta verifica la firma de presupuesto en el sello dispuesto para tal fin, y se lo asigna al asistente de contabilidad. 4. El asistente de contabilidad realiza el asiento contable de diario (compromiso del contrato) y lo envía a Control Fiscal para su refrendo. 5. Una vez refrendado se remite al Departamento de Contabilidad, el cual lo registra con la fecha de refrendo, que equivale a la fecha de proceder. El Departamento guarda una copia y remite el contrato a la OIRH para que elabore la planilla. 6. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la planilla remitida por la OIRH, la registra en Libro y se la entrega a la jefa del Departamento. Esta se lo asigna al asistente de contabilidad para que verifique las cifras (cálculo) y registre el asiento contable en el Diario, (Registro contingente y planilla adicional) y se envía a Control Fiscal para su refrendo. 7. Una vez refrendado se remite al Departamento de Contabilidad, la secretaria lo recibe y se lo entrega a la jefa del Departamento. Esta lo revisa y se lo asigna al asistente de contabilidad para que realice el asiento de devengado y envío en la computadora. Después la planilla se remite a la OIRH. Fin de Proceso Proceso: Viáticos Objetivo: Registrar en los libros de contabilidad los viáticos solicitados 1. La secretaria del Departamento de Contabilidad recibe la solicitud de viáticos autorizada por el Director Administrativo, la registra en Libro y se la entrega a la jefa del Departamento. Ésta se lo asigna a la asistente de contabilidad para que proceda. 2. La asistente de contabilidad revisa los cálculos para verificar que están correctos, luego ingresa la solicitud a la computadora y lo remite al Departamento de Presupuesto para bloquear la partida. 3. Una vez cumplido este trámite, se envía al Departamento de Contabilidad. La secretaria del Departamento recibe la solicitud, la registra en Libro y se la entrega a la jefa del Departamento. Esta lo revisa y se lo asigna a la asistente de contabilidad. 4. La asistente de contabilidad registra el asiento contable en el Diario de la Computadora y lo remite al Departamento de Tesorería, para la confección del cheque. 5. Una vez confeccionado el cheque, lo recibe la secretaria del Departamento de Contabilidad, lo registra en Libro y lo envía a la Dirección Administrativa para la firma del Director. Fin de Proceso 10

11 Departamento de Tesorería Proceso: Orden de Compra al Crédito SIAFPA Objetivo: Controlar y registrar las compras al crédito Pasos 1. El proveedor presenta la gestión de cobros a Ventanilla de Tesorería. 2. Las funcionarias de Ventanilla la reciben. Verifican que la documentación esté completa y limpia (sin tachones o borrones), que cuente con la factura, orden de compra y gestión de cobro. 3. Si cumple con todos los requisitos se le confecciona un número de caso por el Sistema para Envío de Información (SEI) y remiten la documentación completa al departamento de Tesorería. 4. La secretaria del Departamento recibe la información, verifica que esté completa y se la entrega a la Jefa (e) del Departamento. Esta la revisa, la firma y se la pasa al Asesor de la Administración. El mismo la revisa, le pone sello de revisada, la remite a la secretaria, quien se la asigna al funcionario que maneja el fondo correspondiente. 5. El funcionario responsable verifica que las cifras y la documentación estén correctas y completas, para registrarlo en el programa correspondiente al Fondo en su computadora. 6. Si es un bien la documentación se envía, por mensajería interna, a la Dirección Administrativa para la firma de la gestión de cobro. Por el contrario, si se trata de un servicio se remite toda la documentación a la unidad administrativa que solicitó el servicio, para llenar y firmar formulario de gestión de cobro. 7. La unidad que solicitó el servicio, recibe la documentación, firma el formulario de recepción y servicio y lo remite al Departamento de Tesorería. 8. La secretaria del Departamento lo recibe y lo remite a la Dirección Administrativa para la firmas. 9. La Dirección Administrativa lo firma, al igual que la gestión de cobro y lo remite al Departamento de Contabilidad. 10. El Departamento de Contabilidad la registra y lo remite al Departamento de Tesorería. 11. La secretaria de Tesorería recibe la documentación, la registra en el sistema y se la entrega al responsable del fondo. 12. El responsable la recibe, la revisa y verifica que cuente con el Sello del SIAFPA de Recepción de Servicio, la firma del Directora(a) Administrativa, y lo registra. 13. El funcionario responsable del Fondo Rotativo de SIAFPA, genera la gestión de cobro en la computadora, firma el sello de registrado en SIAFPA y lo remite a la secretaria. 14. La secretaria lo recibe y lo lleva a la Dirección Administrativa para ser remitido a Control Fiscal. 15. Control Fiscal recibe la documentación para verificar si está correcta. De ser así, la refrenda y envía al Departamento de Tesorería. 16. La secretaria del Departamento de Tesorería recibe la documentación con el refrendo de Control Fiscal, la registra en libro y se la entrega a la jefa del Departamento. 17. La jefa del Departamento verifica que la documentación sea correcta y completa (orden de compra, factura y gestión de cobro). Si está todo en orden, autoriza en la computadora la emisión del cheque. 18. La jefa del Departamento le asigna al funcionario responsable del Fondo Rotativo del SIAFPA, la confección del cheque. 19. El funcionario responsable del Fondo del SIAFPA confecciona el cheque en la computadora y se lo entrega a la jefa del Departamento. 20. La jefa del Departamento recibe el cheque, lo revisa y firma el comprobante del mismo. Una vez firmado se lo entrega al funcionario responsable del Fondo, para que guarde una copia. 11

12 21. El funcionario responsable del Fondo recibe el cheque, guarda copia del comprobante y lo envía a Ventanilla de Tesorería. 22. La(s) funcionaria(s) de Ventanilla de Tesorería reciben el cheque, lo registran en el Libro de Control y lo entregan en Contabilidad. 23. El Departamento de Contabilidad recibe el cheque, realiza su asiento contable en el libro de Diario y lo remite a la Dirección Administrativa. 24. La Dirección Administrativa recibe el cheque y lo entrega al Director para su firma. Una vez firmado se envía a Control Fiscal para su refrendo. 25. Control Fiscal recibe el cheque y verifica que se ajuste al procedimiento. De ser así, lo refrenda y llama a la Dirección Administrativa para que lo retire y lo envíe a Tesorería 26. La(s) funcionaria(s) de Ventanilla de Tesorería reciben el cheque, lo registran y llaman al Proveedor para que retire su cheque. 27. Una vez que el proveedor retiró su cheque, la(s) funcionaria(s) de Ventanilla le entregan al funcionario responsable del Fondo, copia del cheque, factura, orden de compra y gestión de cobro para el reembolso 28. El funcionario responsable del Fondo ordena toda la documentación y la acumula hasta alcanzar un monto determinado, para proceder a solicitar su reembolso al Ministerio de Economía y Finanzas. Fin del proceso Proceso: Orden de Compra al Contado por SIAFPA Objetivo: Controlar y registrar las compras al contado 1. La Orden de Compra es recibida por la secretaria del Departamento, la registra en libro y se la entrega a la jefa del Departamento, quien la revisa y se la asigna al funcionario responsable 2. El funcionario responsable confecciona el recibo en el sistema y se lo entrega a la secretaria, para que lo envíe por el sistema SEI, al Departamento de Contabilidad. 3. El Departamento de Contabilidad lo registra en el asiento de diario y lo envía al Departamento de Tesorería para la confección del cheque. 4. La secretaria del Departamento de Tesorería recibe la orden de compra y se lo remite a la Jefa del Departamento. Esta se lo asigna al funcionario responsable para que ingrese el cheque en la computadora en el programa de SIAFPA. 5. Una vez confeccionado el cheque se entrega a la Jefa del Departamento para la firma del comprobante. Una vez firmado se remite al Asesor de la Administración para su revisión y sello de revisado. 6. Una vez revisado y firmado el cheque, el funcionario guarda una copia que se registra en el libro del banco, y remite el cheque a ventanilla de tesorería. 7. Las funcionarias de ventanilla lo reciben, lo registran en el libro de control y lo remiten al Departamento de Contabilidad para su registro. 8. El Departamento de Contabilidad lo registra en el asiento diario y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas. 9. La Dirección Administrativa firma el cheque y la orden de y compra y los remite a Control Fiscal para su refrendo. 10. Control Fiscal recibe el cheque y la O de C de la Dirección Administrativa, los refrenda y la remite a la Dirección Administrativa. 11. La Dirección Administrativa lo remite al Departamento de Compras para que lo publiquen en el sistema de Panamá Compra. Una vez publicado la secretaria del Departamento de Compras lo remite a las funcionarias de ventanilla de tesorería. 12

13 12. Ventanilla de Tesorería entrega el cheque al proveedor o a la persona encargada de Compras para que proceda a realizar la respectiva compra del bien o servicio. 13. Una vez que el proveedor retira su cheque las funcionarias de ventanilla le entregan al funcionario responsable del Fondo copia del cheque, factura, orden de compra y paz y salvo para el reembolso. Fin de Proceso Proceso: Orden de Compra al Contado por Fondo de Ingresos Objetivo: Utilizar eficientemente los fondos de ingresos en la adquisición de bienes 1. La orden de compra es recibida por la secretaria del Departamento, la registra en libro y se la entrega a la jefa del Departamento, quien la revisa y se la asigna al funcionario responsable para que confeccione el cheque. 2. Una vez confeccionado el cheque se le envía a la Jefa del Departamento para su revisión y firma del comprobante. 3. Una vez firmado se le entrega a la secretaria para que lo remita al Asesor de la Administración, quien lo revisa y pone sello de revisado. 4. Una vez revisado y firmado el cheque, el funcionario guarda dos copias que se registran en el libro del banco y se remite a ventanilla de tesorería. 5. Las funcionarias de ventanilla de tesorería lo reciben, registran en el libro de control y lo remiten a la Dirección Administrativa 6. Una vez firmado el cheque por la Directora Administrativa, la secretaria lo remite al Departamento de Presupuesto para asignarle partida. 7. El Departamento de Presupuesto le asigna partida, lo firma la jefa de Presupuesto y lo envía a la Dirección Administrativa. 8. La secretaria de la Dirección Administrativa lo recibe y remite el cheque y la orden de compra a Control Fiscal para su refrendo. 9. Control Fiscal recibe la documentación la refrenda y la remite a la Dirección Administrativa 10. La Dirección Administrativa lo recibe y envía al Departamento de Compras para que lo publiquen en el sistema de Panamá Compra. Una vez publicado la secretaria del Departamento lo remite a ventanilla. 11. Las funcionarias de ventanilla entrega el cheque al proveedor o a la persona encargada de Compras para realizar la compra del bien o servicio. 12. Una vez que el proveedor retira su cheque, las funcionarias de ventanilla le entregan al funcionario responsable del Fondo, copia del cheque, factura, orden de compra y paz y salvo para ser archivados. Fin de Proceso Proceso: Orden de Compra al Crédito por Fondos de Ingresos Objetivo: Adquirir bienes y servicios para las unidades administrativas 1. El proveedor presenta la Gestión de Cobro en Ventanilla de Tesorería. Las funcionarias de ventanilla la reciben y verifican que la documentación esté completa y limpia (sin tachones ni borrones), y que cuente con la factura, orden de compra y gestión de cobro. Se le confecciona un número de caso por el sistema (SEI) y remiten la documentación completa a Tesorería. 2. La secretaria del Departamento de Tesorería recibe la información, verifica que esté completa y se la entrega a la Jefa del Departamento. Esta la revisa, la firma y se la pasa al Asesor de la Administración, quien la revisa y le pone sello de revisado, se la pasa a la secretaria, quien la 13

14 asigna al funcionario responsable del Fondo. (Verifica que las cifras y la documentación estén correctas; además, si el proveedor entregó en la fecha establecida en la orden de compra o se le debe imponer multa por desacato en la orden). 3. Si es un servicio se envía toda la documentación a la unidad que lo solicitó para que llene y firme el formulario de recepción de servicios. 4. La unidad que solicitó el servicio recibe la documentación, firma del formulario de recepción de servicio y lo remite al Departamento de Tesorería. 5. La secretaria del Departamento de Tesorería recibe la documentación, la registra y se la entrega a la Jefa del Departamento para la autorización de emisión de cheque. Esta revisa que esté completa (orden de compra, factura y gestión de cobro) y se la entrega al funcionario responsable del Fondo para confeccionar cheque. Este confecciona cheque en la máquina de escribir, se lo entrega a la Jefa del Departamento para la firma del comprobante. Una vez firmado se lo entrega a la secretaria quien se lo remite al Asesor de la Administración, lo revisa y le pone sello de revisado. Una vez firmado y revisado, el funcionario guarda una copia que se registra en el libro del banco, y remite el cheque a ventanilla. 6. Las funcionarias de ventanilla lo reciben, lo registran en el libro de control y lo remiten a la Dirección Administrativa por el SEI. 7. La secretaria de la Dirección Administrativa lo recibe y lo envía al Departamento de Presupuesto para la asignación de partida y lo remite a la Dirección Administrativa. 8. Una vez firmado el cheque por la Directora Administrativa se remite a Control Fiscal para su refrendo. 9. Control Fiscal, si está en orden, lo refrenda y llama a la Dirección Administrativa para que retire el cheque y lo envíe a Tesorería. 10. Las funcionarias de ventanilla reciben el cheque lo registran y llaman al proveedor para que pase a recogerlo. 11. Una vez que el proveedor retira su cheque, las funcionarias de ventanilla le entregan al funcionario responsable del Fondo copia del cheque, factura, orden de compra, paz y salvo y gestión de cobro para que lo archive. Fin de Proceso Proceso: Reembolso de los Fondos de las Direcciones Provinciales Objetivo: Reembolsar las asignaciones presupuestarias ejecutadas. 1. Las Direcciones Provinciales envían al Departamento de Tesorería la documentación que sustenta los gastos efectuados (Gestión de Cobro). El Departamento de Tesorería la revisa, confecciona un recibo, a través de SIAFPA, y lo remite al Departamento de Presupuesto. 2. El Departamento de Presupuesto revisa, asigna las partidas y remite la Gestión de Cobro al Departamento de Tesorería. 3. El Departamento de Tesorería recibe la Gestión de Cobro la ingresa al sistema SIAFPA y la remite al Departamento de Presupuesto, para bloquear la partida y la envía a Tesorería. 4. La secretaria de Tesorería lo recibe y se lo entrega al funcionario encargado del Fondo. Este imprime la gestión de cobro del sistema SIAFPA, y lo remite a la Jefa del Departamento para su firma. La Jefa la firma y la envía al Asesor de la Administración, quien la revisa y la remite, a través de ala secretaria, a la Dirección de Administración y Finanzas. 5. La directora Administrativa firma la gestión de cobro y la remite al Departamento de Contabilidad para que realice el asiento de Diario de la gestión de cobro. 6. Una vez registrada la Gestión de Cobro, el Departamento de Contabilidad lo remite a la Dirección Administrativa, quien lo envía a Control Fiscal, para sui refrendo. 14

15 7. Control Fiscal refrenda la gestión de cobro y lo envía a la Dirección Administrativa para que lo remita al Departamento de Tesorería. 8. Lo recibe la secretaria del Departamento y se le entrega a la Jefa para la aprobación del cheque. Se lo entrega al funcionario responsable del Fondo, para que confecciones el cheque en el sistema. Elaborado el cheque lo firma la Jefa y lo revisa el Asesor de la Administración. Una vez revisado, pasa donde las funcionarias de ventanilla, quien lo registra, y lo remite al Departamento de Contabilidad, para que registre en cheque en libro. 9. El Departamento de Contabilidad lo remite a la Dirección de Administración para la firma del cheque. 10. La Directora Administrativa, firma el cheque y lo envía a Control Fiscal 11. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Dirección Administrativa, que lo recibe y lo envía al Departamento de Tesorería. 12. Ventanilla de Tesorería lo envía por Valijas, a través del Departamento de Archivo y Correspondencia, a las Direcciones Provinciales. Se le entrega al funcionario responsable del Fondo copia del cheque y documentación adjunta; (a) si es por el Fondo SIAFPA para su reembolso y (b) si es por ingresos para archivar. Fin de Proceso Proceso: Reembolso de las Cajas Menudas Objetivo: Reembolsar los dineros utilizados por las Cajas Menudas 1. Las unidades administrativas que tienen Caja Menuda envían al Departamento de Tesorería la documentación que sustenta los gastos efectuados (Gestión de Cobro). El Departamento de Tesorería la revisa, hace un recibo y lo remite al Departamento de Presupuesto. 2. El Departamento de Presupuesto bloquea la partida y remite la Gestión de Cobro al Departamento de Tesorería. 3. El Departamento de Tesorería genera la gestión de cobro; la Jefa del Departamento revisa y firma la gestión de cobro y se la pasa al Asesor de la Administración, quien la revisa y se la entrega a la secretaria del Departamento, para que la remita a la Dirección Administrativa. 4. La Dirección Administrativa firma la Gestión de Cobro y la remite al Departamento de Contabilidad para que registre, en el Diario, el asiento contable de la Gestión de Cobro. 5. El Departamento de Contabilidad una vez realizado el asiento contable, remite la Gestión de Cobro al Departamento de Tesorería para que confeccione el cheque. 6. El Departamento de Tesorería confecciona el cheque y lo remite a la Jefa del Departamento para su firma en el comprobante y lo remite al Asesor de la Administración, pasa a Ventanilla para ser enviado al Departamento de Contabilidad. 7. El Departamento de Contabilidad recibe el cheque, realiza en el Diario el registro contable del cheque y lo envía a la Dirección Administrativa. 8. El Director Administrativo revisa, firma el cheque y lo remite a Control Fiscal. 9. Control Fiscal, refrenda el cheque y lo envía a la Dirección Administrativa para ser remitido a Ventanilla de Tesorería. 10. Ventanilla de Tesorería entrega el cheque a la unidad administrativa correspondiente y le envía copia al Departamento de Tesorería del cheque y la documentación adjunta 11. El Departamento de Tesorería (a) Si es por fondo Rotativo o Viáticos se reembolsa y (b) Si es por fondos de Ingresos se archivan. Fin de Proceso 15

16 Proceso: Ingresos Objetivo: Recibir los ingresos generados por el Ministerio de Comercio e Industrias 1. El Departamento de Tesorería recibe, revisa la documentación que sustenta los ingresos y la envía a Control Fiscal. 2. Control Fiscal recibe la documentación, pone el respectivo sello en las liquidaciones y la envía al Departamento de Tesorería 3. El Departamento de Tesorería recibe la documentación, saca las volantes de depósito y genera la Gestión de Cobro Recepción de Gestión de Cobro. 4. La Jefa de Tesorería firma la gestión de cobro y la remite a la Dirección Administrativa 5. El Director Administrativo firma la Gestión de Cobro y la envía al Departamento de Presupuesto. 6. El Departamento de Presupuesto bloquea la partida y remite la documentación al Departamento de Contabilidad. 7. El Departamento de Contabilidad recibe la Gestión de Cobro, registra su asiento contable en el Diario y lo remite a la Dirección Administrativa. 8. La Dirección Administrativa envía la documentación a Control Fiscal. 9. Control Fiscal recibe la Gestión de Cobro, la refrenda y la remite a la Dirección Administrativa. 10. La Dirección Administrativa la recibe y la remite al Departamento de Tesorería 11. El Departamento de Tesorería recibe la documentación y la envía al Departamento de Contabilidad. 12. El Departamento de Contabilidad registra el asiento de envío y lo remite al Departamento de Tesorería. 13. El Departamento de Tesorería confecciona el Formulario de envío al Ministerio de Economía y Finanzas y lo remite al MEF. 14. El Ministerio de Economía y Finanzas elabora la Transferencia correspondiente a la Gestión de Cobro. Fin de Proceso Proceso: Cuentas de Subsidio Objetivo: Evitar el incremento en el pasaje para los usuarios del transporte 1. El proveedor presenta la gestión de cobro en ventanilla de Tesorería. La funcionaria de ventanilla verifica que la documentación esté completa y sin tachones ni borrones, y que además, cuente con las facturas completa para confeccionarle el recibo. 2. La documentación se la pasa a la Jefa del Departamento, quien la revisa (Resoluciones del Ministerio, facturas firmadas por el transportista, firma de recibido, verificar el consumo de combustible por el precio unitario) y remite al responsable del Fondo. 3. Las facturas en la nota de Secretaría Nacional de Energía tiene que coincidir con las adjuntas. 4. Que el período anotado en la gestión debe coincidir con la fecha en la nota de Secretaría Nacional de Energía y las fechas de las facturas. 5. Que la cantidad en letras debe ser igual que en número. 6. Una vez verificada se procede a confeccionar el cheque, se franquea el cheque y se le sacan dos copias para anotarlo en el libro de control. Se le pasa a la Jefa del Departamento para su firma en el cheque y la gestión de cobro la jefa se le remite al Asesor de la Administración, para su firma y sello de revisado, y la envía a ventanilla. 7. La funcionaria de ventanilla lo registra y lo remite a la Dirección de Administración. 16

17 8. Una vez firmado se remite al Departamento de Presupuesto, lo revisa y lo firma la Jefa del Departamento quien se lo asigna al responsable de la cuenta y lo envía a la Dirección. 9. Lo recibe la secretaria de la Dirección de Administración y lo envía a Control Fiscal para refrendar la gestión de cobro y el cheque. 10. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Dirección Administrativa, quien lo recibe y lo envía a ventanilla. 11. La funcionaria de ventanilla llama al proveedor y le informa que debe traer paz y salvo, recibo de la gestión cobro para retirar el cheque. Fin del Proceso Proceso: Orden de compra al contado por Fondo de Tasa Objetivo: Adquirir bienes y servicios por el Fondo de Tasa 1. La orden de compra se recibe en el Departamento de Tesorería, se revisa y se entrega a la Jefa del Departamento quien la revisa y la asigna al funcionario encargado del fondo para confeccionar cheque. 2. Se confecciona el cheque y se registra en los libros del Departamento de Tesorería 3. Se remite a la Dirección Administrativa para su firma 4. Se firma y pasa al Departamento de Contabilidad para que se registre en el sistema Raman y se remita al Departamento de Presupuesto. 5. El Departamento de Presupuesto lo recibe y disminuye del respectivo fondo, y se envía a Control Fiscal 6. Control Fiscal revisa la orden de compra y el cheque firmado, se refrenda y lo envían a la Dirección Administrativa, para que lo remita a Tesorería. 7. Ventanilla recibe la documentación y llama al proveedor para entregarle el cheque. Posteriormente, se le entrega al custodio del fondo, copia de toda la documentación para que la archive.. Fin del proceso Proceso: Compra por Caja Menuda Objetivo: Utilizar eficientemente los recursos de Caja Menuda 1. Cada unidad administrativa cuenta con un Hoja (Formulario) de Caja Menuda 2. La Hoja se llena y la firma el Jefe inmediato de la unidad administrativa y la envía a la Dirección Administrativa. 3. La Dirección Administrativa, si procede, la firma y autoriza la compra. 4. Se envía al Departamento de Tesorería y es autorizado por la Jefa del Departamento. 5. Una vez autorizado se llama tesorería llama al solicitante y se le entrega el dinero. 6. El solicitante debe hacer la compra en un período de 24 horas (Nadie puede quedarse con factura ni dinero por más de este tiempo) Fin del proceso Proceso: Custodio de Caja Menuda Objetivo: Reembolsar los dineros utilizados en la compra de bienes y servicios 1. El custodio revisa la caja menuda y verifica que no le falte ningún documento. 2. El custodio procede a solicitar el reembolso de la caja menuda 3. Se revisa que no falte ninguna firma, las facturas con su RUC que estén numeradas. 17

18 4. El reembolso lo revisa la Jefa del Departamento de Tesorería y lo remite al Departamento de Presupuesto para la asignación de partida y transacción. 5. El Departamento de Presupuesto lo remite a Tesorería para la confección del cheque. 6. Una vez confeccionado el cheque lo firma la Jefa del Departamento y lo remite al Asesor de la Administración, se registra y se envía al Departamento de Contabilidad. 7. El Departamento de Contabilidad lo registra en su asiento contable y lo remite a la Dirección de Administración. 8. La Directora Administrativa lo firma y lo remite a Control Fiscal. 9. Control Fiscal lo refrenda y lo remite a la Dirección de Administrativa. Esta lo remite al Departamento de Tesorería. 10. Ventanilla de Tesorería recibe el cheque y llama al Custodio de la caja menuda para entregárselo. 11. El custodio lo hace efectivo (cambia) y el dinero lo guarda en la caja menuda para ser utilizado nuevamente, según las necesidades. Fin del proceso Proceso: Viáticos Objetivo: Cubrir los gastos de los funcionarios, durante giras lejos del área de trabajo. 1. El funcionario llena el formulario de solicitud de viáticos, lo firma el jefe inmediato autorizándolo y lo envía a la Dirección Administrativa. 2. La Dirección Administrativa lo recibe, revisa y lo firma autorizando el mismo. 3. La Dirección de Administración lo envía al Departamento de Presupuesto 4. El Departamento lo recibe y asigna la partida (bloquea) y lo remite a Contabilidad 5. El Departamento de Contabilidad registra el asiento contable y lo remite a Tesorería. 6. El Departamento de Tesorería lo recibe por el SEI y lo pasa a la funcionaria responsable para hacer recibo de la gestión de cobro y lo envía a la Jefa para autorizar confección de cheque. La jefa autoriza el cheque y lo envía al Asesor de la Administración que lo revisa y firma y lo remite a ventanilla de tesorería. 7. Ventanilla lo registra en el libro de control y el SEI y lo remite a Contabilidad. 8. El Departamento de Contabilidad lo registra y envía el cheque por SEI a la Dirección Administrativa. 9. La Directora Administrativa firma el cheque y lo envía a Control Fiscal 10. Control Fiscal revisa toda la documentación, si procede, lo refrenda y lo envía a la Dirección Administrativa. 11. La Dirección Administrativa envía el cheque por SEI a ventanilla. 12. Ventanilla registra los cheques que han llegado y llama a los funcionarios para que lo retiren 13. Después de retirarlos de la ventanilla, se registran en el libro de control para solicitar el reembolso del fondo de viáticos. Fin del proceso 18

19 Departamento de Presupuesto Proceso: Creación de Fondo Incorporado Objetivo: Estimar los ingresos generados institucionalmente para incorporarlos al presupuesto 1. El Departamento de Presupuesto elabora el Ante Proyecto de Presupuesto e incorpora los ingresos estimados, que genera la institución por servicios prestados, como complemento al presupuesto 2. Una vez aprobado el presupuesto, el Departamento de Tesorería remite al Departamento de Presupuesto, los informes de ingresos mensuales, refrendado por Control Fiscal. 3. El Departamento de Presupuesto revisa y verifica en su programación mensual por Dirección, la disponibilidad presupuestaria, para solicitar la transferencia de los fondos del Tesoro Nacional a la Cuenta Bancaria de la Dirección correspondiente. 4. El Departamento de Presupuesto informa al Departamento de Tesorería sobre la disponibilidad presupuestaria. Inmediatamente, Tesorería genera una transacción para solicitarle al Tesoro Nacional que libere los fondos para ser depositados en una cuenta bancaria. 5. Una vez realizado este proceso, el Departamento de Tesorería remite al Departamento de Presupuesto un cuadro resumen con el número de la transacción, para que el Departamento de Presupuesto bloquee las partidas correspondientes. 6. Enseguida el Departamento de Tesorería genera una gestión de cobro al Tesoro Nacional para solicitar en la cuenta bancaria de la(s) Dirección(es) respectiva(s). Fin de Proceso Proceso: Fondos incorporados disponibles en cuentas bancarias Objetivo: Disponer de los fondos incorporados para las operaciones del ministerio 1. El Departamento de Compras envía cuadro con la requisición solicitado por la Dirección que tiene los fondos. La jefa del Departamento lo revisa y se lo entrega a la analista de presupuesto para verificar la disponibilidad de los fondos en la partida respectiva. De ser así, el Departamento de Presupuesto, sella el documento con la leyenda fondo incorporado y la remite al Departamento de Compras. 2. El Departamento de Compras confecciona la orden de compra y se la remite al Departamento de Presupuesto, la jefa la revisa y se la entrega a la analista de presupuesto para que disminuya el valor de la orden de compra, de la partida correspondiente. Luego la sella. Si es a crédito se envía a Control Fiscal para su refrendo y si es al contado se remite a Tesorería para que confeccione el cheque. 3. Una vez confeccionado el cheque, ya sea al contado o crédito, el mismo se remite al Departamento de Presupuesto para liquidar el gasto. 4. El Departamento de Presupuesto, además, de dar un seguimiento a los documentos en trámite, elabora un informe semanal del estado de los fondos por Dirección. Fin de Proceso 19

20 Proceso: Ante Proyecto de Presupuesto de Inversiones (Financiamiento Gobierno Central) Objetivo: Elaborar ante proyecto de presupuesto de inversiones 1. El Departamento de Presupuesto, conjuntamente con el Sistema Nacional de Inversiones Públicas (SINIP), realiza un seminario en el Salón de Capacitación, con todas las Direcciones Operativas, sobre la Metodología para la Formulación de Proyectos de Inversión. 2. Las Direcciones elaborar sus proyectos de inversiones en base a la metodología y normas establecidas por SINIP y la remiten al Departamento de Presupuesto. 3. La funcionaria responsable los revisa para verificar que cumplen con las normas y lo ingresa en la computadora en el programa Torre de Control, el cual automáticamente le crea una codificación al proyecto. No obstante, si el formulario no ha sido llenado correctamente, el programa lo rechaza. Sino el Departamento lo envía por internet al SINIP, quien los recibe, realiza una evaluación técnica de los mismos y remite, por internet, sus observaciones al Departamento de Presupuesto. 4. Una vez corregidas las deficiencias y completado el proceso se envía nuevamente a SINIP, los proyectos. Este proceso incluye los proyectos nuevos y de arrastre. Sin embargo, para los proyectos de arrastre, se elabora un informe de avance de resultados del periodo anterior, incluso, si el proyecto se extiende más allá de su fecha de inicio y finalización, debe justificarse plenamente. 5. Una vez recibida la información, y de acuerdo a la naturaleza y magnitud del proyecto, el SINIP se comunica con las Direcciones responsables para cualquier ampliación y se realizan reuniones y consultas al respecto. 6. Una vez cumplido con todos los pasos anteriores, el SINIP realiza una calificación de los proyectos y los resultados se envían al Departamento de presupuesto, a través del programa Torre de Control. No obstante, con mucha frecuencia a la fecha de presentación del Ante Proyecto de Presupuesto, el SINIP aún no ha calificado los proyectos. Por lo tanto, el Departamento debe presentar todos los proyectos a la Dirección de Presupuesto de la Nación (DIPRENA). 7. Cuando sucede esto, el Departamento debe capturar la información de los proyectos para transformarlo al formulario de DIPRENA que es diferente al del SINIP. Este proceso se realiza entre marzo y julio cada año, con el SINIP y DIPRENA. Fin de Proceso Proceso: Ante Proyecto de Inversiones (Financiamiento Organismos Internacionales Crédito Extraordinario) Objetivo: Solicitar crédito extraordinario para financiar proyecto de inversiones 1. Frecuentemente algunos proyectos se aprueban (Acuerdo entre países) después que ha sido aprobado el presupuesto de la institución, por lo tanto, la contra parte institucional no cuenta con un presupuesto para cumplir con el proyecto. 2. Una vez aprobado el proyecto, la Dirección correspondiente envía toda la documentación al Departamento de Presupuesto. Este elabora una nota para la firma de nuestro ministro, dirigida al ministro de Economía y Finanzas, solicitándole que el proyecto se incorpore al presupuesto, debido a que ha sido presentado fuera del periodo establecido. Además, se le envía a nuestro ministro una ayuda memoria con los aspectos más relevantes de las negociaciones y del proyecto, para que esté en capacidad de sustentarlo. 3. Una vez recibido el proyecto, el ministro del MEF, lo remite a la Dirección de Presupuesto de la Nación. Esta lo revisa y lo entrega a la Comisión Económica Nacional (CENA). El 20

21 CENA fija una fecha de sustentación del proyecto, junto con diferentes tipos de solicitudes, de otras instituciones. 4. Una vez fijada la fecha por el CENA nuestro ministro acude a la reunión para sustentar el proyecto. 5. El CENA aprueba o rechaza la solicitud, mediante Resolución y se la remite al Ministro de Economía y Finanzas. Este lo comunica al ministro de Comercio e Industrias, mediante nota y adjuntando la Resolución. De ser aprobado, el ministro del MEF, lo remite al Contralor General de la República, para que autorice la viabilidad financiera. 6. Una vez autorizada la viabilidad financiera, el ministro del MEF remite a la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional, la Resolución aprobada por el CENA. 7. Una vez recibida la Resolución, la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional fija una fecha de audiencia, en donde el ministro del MICI acude, acompañado de la Dirección responsable del proyecto y el Departamento de Presupuesto a sustentar el proyecto. 8. Una vez el proyecto, y en consecuencia el crédito extraordinario, ha sido aprobado, la Comisión de Presupuesto se lo comunica al ministro del MEF, mediante Resolución. 9. El ministro del MEF le comunica al ministro del MICI, mediante nota y adjuntando la Resolución de la Comisión de Presupuesto, que los fondos (crédito extraordinario) han sido registrados en el SIAFPA para ejecutar el proyecto. Fin de Proceso Departamento de Archivo y Correspondencia Proceso: Correspondencia Interna Objetivo: Distribuir la correspondencia interna de las unidades administrativas 1. Diariamente de 10:00 a.m. y a las de 2:00 p.m., se envían las 9 mensajeras del Departamento de Archivo y Correspondencia a todas las unidades administrativas para recoger la correspondencia. Se le asigna entre 5 ò 6 unidades por mensajero, los cuales llevan y entregan lo que reciben en los diferentes departamentos, y registro en libro, del emisor y receptor de la correspondencia. 2. Una vez recogida la correspondencia de las diferentes unidades administrativas, los mensajeros regresan al Departamento de Archivo y Correspondencia, en espera de ser llamados por las unidades administrativas asignadas. Fin de Proceso Proceso: Correspondencia Externa Objetivo: Recibir y distribuir la correspondencia externa al Ministerio 1. La correspondencia externa recibida de las diferentes unidades administrativas debe venir acompañada con una copia de la nota original engrapada, esta se coloca en una bandeja, el funcionario responsable ingresa la información a la computadora, la coloca en la bandeja de salida, el mensajero externo recoge todas las notas y sale a distribuirlas a las diferentes Empresas o instituciones. 2. Una vez que llegue el mensajero externo, entrega los acuses al jefe se sacan las copias, se les distribuye a los mensajeros internos para que las lleven al lugar de origen y las copias deben venir firmar por el receptor. 3. Las copias son entregadas al jefe para luego ser archivadas. Fin del proceso 21

22 URGENCIAS EXPRESS (correspondencia externa) Objetivo: Atender y distribuir correspondencia, fuera de la institución, urgente. 1. Este servicio tiene un horario a las 11:00AM y a las 2:00PM 2. La dirección que necesiten de este servicio llama a la jefa de archivo, esta envía a un mensajero interno a recoger la correspondencia (Debe venir una copia de la nota engrapada). 3. Se coordina con Transporte para que se asigne un carro oficial y se le da salida al documento, si no hay carro oficial el jefe llena una caja menuda, esta es entregada al funcionario responsable de la urgencia y la lleva al departamento de transporte para que ellos le coloquen un sello que dice No hay vehículo disponible, luego la caja menuda es llevada a la dirección administrativa para su respectivo Vo. Bo., esta es entregada en tesorería donde la persona responsable hace el desembolso del dinero del taxi al mensajero de la urgencia. 4. Una vez entregado el documento se saca copia y es entregado el acuse al lugar de origen. Fin del proceso FOTOCOPIADORA Objetivo: Reproducir copias tanto internamente, como a los usuarios 1. Llenar el formulario que se encuentra en la fotocopiadora, si la solicitud excede de 100 copias el formulario debe venir acompañado por un sello de la Dirección administrativa y firmado.(solo para la secretaria General y el Despacho Superior se exonera de lo antes mencionado) 2. Una vez Autorizada la reproducción, se le entrega el formulario al funcionario responsable de la fotocopiadora para su reproducción. 3. Las copias para el publico tienen un costo de 0.10 centavos, estas deben ser pagados en la ventanilla de tesorería, allí le confeccionan un recibo, el cual debe ser entregado al funcionario responsable de sacar las copias para luego reproducir. 4. El funcionario responsable de la fotocopiadora, mensualmente debe entregar al jefe un informe de las copias sacadas en el mes por departamento y luego global del Ministerio. Fin del proceso ENVIO DE VALIJA A LAS PROVINCIALES Y REGIONALES Objetivo: Distribuir la correspondencia a las Direcciones Provinciales y Regional 1. La valija por enviar proviene de todas las Unidades Administrativas y se reciben el departamento de archivo y correspondencia. 2. Estas son pasadas a la jefa, ella las desglosa y las clasifica por provincia para luego ingresar la en la computadora. 3. Imprime lo ingresado y esta hoja de guía se coloca dentro de la valija correspondiente. 4. Una vez cumplida esta fase la jefa asigna un funcionario responsable la tarea de llevar la correspondencia a las líneas de transporte correspondiente, según su destino. 22

23 5. Después que el funcionario responsable cumple su asignación, retira los respectivo recibos, en la línea de transporte, le saca copias estas son entregadas a la jefa, esta asigna a otro funcionario la tarea de llamar a las provinciales para notificar el envió, la línea, tipo de transporte y el numero de recibo, para su posterior retiro. 6. Las facturas originales son firmadas por el funcionario que llevo la valija y entregadas al departamento de tesorería. Fin del proceso Proceso: Recibo de Valija de las Direcciones Provinciales y Regional Objetivo: Recibir la correspondencia de las Direcciones Provinciales y Regional 1. Las valijas provienen de las Direcciones Provinciales y la Regional del Ministerio de Comercio e Industrias. La unidad emisora, provincial o regional, envía la valija al Departamento de Archivo y Correspondencia. 2. Una vez que se realiza el envío, la unidad emisora telefonea al Departamento de Archivo y Correspondencia para comunicarle el número de la guía, además del nombre y el tipo de transporte, aéreo o terrestre, utilizado para el envío de la valija. 3. La persona que recibe la llamada la registra en un libro utilizado para ese propósito y le comunica a la jefa del Departamento. 4. El funcionario responsable* de recoger las valijas revisa diariamente el libro de registros, para programar sus tareas del día. 5. Las valijas son retiradas por el funcionario responsable* 24 horas después de tener conocimiento de las mismas. Es decir, al día siguiente, salvo que se trate de una documentación urgente o confidencial. 6. El Departamento de Transporte asigna un vehículo diariamente para recoger la valija y entregar la correspondencia inter institucional y oficial. 7. El funcionario responsable recoge la valija y la entrega en el Departamento de Archivo y Correspondencia. 8. La funcionaria responsable desglosan y clasifican la correspondencia y la registran en libro. Si son varia valijas la funcionaria responsable conjuntamente con la jefa del departamento y las unidades que se requieran ayudan a registrar en libros 9. Una vez desglosada, clasificada y registrada, la jefa del Departamento asigna a los mensajeros, para que distribuyan internamente o fuera del Ministerio, la correspondencia. Fin de Proceso Proceso: Recibo de correspondencia nacional e internacional Objetivo: Atender y distribuir correspondencia nacional o internacional 1. Semanalmente el funcionario responsable visita los Correos Nacionales. En la agencia de Paitilla se recibe la documentación para el Vice ministerio de Comercio Exterior, mientras que en la agencia de Calidonia (frente a la Iglesia Don Bosco), se reciben los documentos para las diferentes unidades administrativas de la institución. 2. Una vez recogida la documentación, la jefa del Departamento, conjuntamente con las funcionarias responsables, desglosan, clasifican y entregan la correspondencia en las diferentes unidades administrativas. Fin de Proceso 23

24 Proceso: Depósito Objetivo: Depositar recaudaciones diarias por los servicios prestados por el Ministerio 1. Diariamente el Departamento, recibe las recaudaciones del Departamento de Tesorería y la Dirección General del Registro de la Propiedad Industrial. La jefa del Departamento de A y C verifica los formularios de Depósito de Recaudación, cuenta el dinero y registra en libros, recibido. 2. La jefa del Departamento asigna al funcionario responsable para dirigirse al Banco Nacional, en compañía de un funcionario del Departamento de Seguridad, para realizar el depósito. 3. Una vez realizado el depósito, se registran en libro las copias de los formularios de recaudación y se devuelven a las respectivas unidades administrativas. Fin de Proceso Departamento de Seguridad Proceso: Seguridad Institucional Objetivo: Salvaguardar la institución, sus funcionarios y usuarios 1. Los turnos se asignan mediante un formato de turno que cada unidad mantiene en su poder. Este formato se cambia cada 15 días y da información del puesto, la hora y el estado de la unidad, es llenado por el supervisor y es aprobado finalmente por el Jefe de seguridad o el sub jefe de seguridad. 2. Cada puesto de guardia mantiene una libreta con todos los procedimientos y consignas relevantes al punto de servicio con el objeto de crear responsabilidades en cada unidad. 3. Las unidades se comunican por equipos de radio en cada puesto, así como también los que prestan servicio de Chofer y escolta a PMI, para el uso de estos equipos se establecieron claves que permiten efectuar una comunicación más rápida y segura, 4. En cada relevo las unidades utilizan un formato para recibo de puesto y un formato para control de equipo, esto es para el control de novedades que ocurran durante el turno y asignaciones de equipos de comunicación 5. Dentro de los procedimientos contamos con un formato de control de visitantes, donde se toman los datos generales del visitante, su destino y los datos de entrada y salida, para esto se le solicita un documento que no sea la cedula y se le entrega un carnet de visitante. 6. El personal de seguridad verifica que todo funcionario que trabaje fuera de horas laborables y/o sábados y domingos, tengan la debida autorización de la dirección Administrativa, para permanecer o ingresar a la institución. 7. Todas las novedades que ocurran dentro de los puestos asignados, se deben entregar por escrito a la oficina del jefe de seguridad, respaldada por el libro de novedades. 8. El personal de seguridad también da seguimiento con el jefe de seguridad a personalidades muy importantes (PMI) que visiten nuestra Institución 9. El personal de seguridad brinda servicio de escolta al Ministro o Viceministros en cualquier actividad pública que se requiera Fin de proceso 24

25 Proceso: Seguridad de Bienes Institucionales Objetivo: Salvaguardar los bienes de la institución 1. Para el control de vehículos mantenemos un formato que es llenado por las unidades de turno en cada nivel, ya sea nivel 200 o nivel 300. Este cuenta con la información básica de cada vehículo, placa, marca y color, adjuntando solo datos de conductor, N de estacionamiento y horas de entrada y salida. 2. Las unidades de turno deben verificar que todos los vehículos que transiten en horas no laborables y/o sábados y domingo, cuenten con los salvoconductos correspondientes. 3. Las tarjetas utilizadas por los vehículos oficiales para entrar o salir de la institución son controladas por el departamento de Seguridad y entregadas a cada conductor mediante un formulario que deben llenar al retirarlas y devolverlas. 4. Para el control de entrada y salida de equipos, se cuenta con un formulario que es llenado por la persona que sale o ingresa con materiales o equipos describiendo en todo caso si es de la institución o personal y es autorizada por el jefe inmediato. Fin de proceso Proceso: Seguridad a depósitos al Banco Nacional Objetivo: Reducir las posibilidades de robo, de los dineros recaudados en el Ministerio 1. El departamento de archivo y correspondencia se comunica con el departamento de seguridad, para que asigne un agente para realizar los depósitos al Banco Nacional de Plaza Edison. Esta actividad se realiza 2 veces al día. 2. El agente asignado porta radio y no va armado, su misión es acompañar al funcionario que realizará el depósito. 3. Una vez culminada la misión el agente reporta la finalización de la transacción. Fin de proceso Proceso: Seguridad de Regionales Objetivo: Brindar seguridad a las unidades descentralizadas del Ministerio 1. La seguridad de las regionales estará bajo el mando de cada director, asignando la forma de trabajo requerida en el área. 2. Los directores de las regionales deberán coordinar con el jefe de seguridad lo referente al adiestramiento y servicio de las unidades. 3. Los directores de las regionales deben informar en caso de novedad al jefe del departamento de seguridad, a través de la Secretaria General 4. El jefe de seguridad deberá apersonarse al área para darle seguimiento a las novedades e inspeccionar las aéreas solo en materia de seguridad Fin de proceso Proceso: Cambio de turno (puesto No.3 puesto E-N-3) Objetivo: Relevar a las unidades que han cumplido con su jornada de trabajo 1. Antes de efectuar el cambio de turno, la unidad entrante y la unidad 25

26 Saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que Mantiene la oficina operativa de seguridad, debidamente firmado por Ambos. 2...Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se Presenten durante el turno de trabajo. 3.. Recibir y orientar con Respeto y Cortesía a todos los visitantes que Ingresan al Ministerio de Comercio e Industria. 4. Verificar los equipos electrónicos que ingresan o salgan del MlCl, sin Excepción, mediante el formulario de control de entrada y salida del Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior. 5. Registrar a los usuarios en la Hoja de Control de visitantes, dejando En el puesto un documento de identificación personal que no sea Cédula, y asignando un carnet de visitante, sin excepción. 6. La unidad encargada de los estacionamientos debe de coordinar El uso adecuado de los estacionamientos del nivel 3; y realizar rondas Constantes por el área de Tesorería, Administración, Compras y Almacén. 7. Revisar con tacto, disciplina y respeto a visitantes y funcionarios que Ingresen y salgan de la institución con bolsas grandes, maletas, mochilas Maletines, etc. 8. Notificar de inmediato al Jefe o encargado, de alguna situación Importante que se presente en el puesto de seguridad. 9. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artículo 17 del Reglamento Interno del Ministerio de Comercio e industria. 10. Prohibir el ingreso a la institución, con armas de fuego y objetos Punzocortantes. 11. No permitir el ingreso de visitantes con chancletas, rollos, pantalones Cortos o camiseta. 12. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chanceros, Etc. 13. Mantener el área de responsabilidad, limpia y ordenada. 14. verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente cerradas a la hora del cierre, intuyendo luces y aires acondicionados. 15. Verificar después del cierre que ros autos oficiales que permanezcan En el nivel3, estén debidamente cerrados y en buen estado. 16. Verificar que el personal que labore después del horario normal Tenga la debida autorización. 17. Verificar que los conductores que utilizan autos oficiales llenen la Hoja de inspección del vehículo antes de salir, debidamente firmado por ambos. 18. Poner y recoger los conos ubicados en los estacionamientos en el nivel Cada unidad debe de mantenerse en su respectivo puesto. Fin de proceso Proceso: Cambio de turno (puesto 5 - puesto 6) Objetivo: Relevar a las unidades que han cumplido con su jornada de trabajo 1. Antes de efectuar el cambio de turno, la unidad entrante y la unidad Saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que Mantiene la oficina operativa de seguridad, debidamente firmado por Ambos. 26

27 2. Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se Presenten durante el turno de trabajo 3. Recibir y orientar con Respeto y cortesía a todos los visitantes que ingresan al Ministerio de Comercio e Industria 4. Verificar los equipos electrónicos que ingresan o salgan del MlCl, sin Excepción, mediante el formulario de control de entrada y salida del Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior 5. Registrar a los usuarios en la Hoja de Control de visitantes, dejando En el puesto un documento de identificación personal que no sea Cédula, y asignando un carnet de visitante, sin excepción' 6. Revisar con tacto, disciplina y respeto a visitantes y funcionarios que ingresen y salgan de la institución con bolsas grandes, maletas, mochilas Maletines, etc. 7. Notificar de inmediato al Jefe o encargado, de alguna situación importante que se presente en el puesto de seguridad' 8. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artículo 17 del Reglamento interno del Ministerio de Comercio e Industria 9. Prohibir el ingreso a la institución, con armas de fuego y objetos Punzocortantes. 10. No permitir el ingreso de visitantes con chancletas, rollos, pantalones Cortos o camiseta. 11. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chanceros' Etc. 12. Mantener el área de responsabilidad, limpia y ordenada. 13. Verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente Cerradas a la hora del cierre, incluyendo luces y aires acondicionados. 14. Verificar que el personal que labore después del horario normal Tenga la debida autorización. 15. Cada unidad debe de mantenerse en su respectivo puesto. Fin de proceso Proceso: Cambio de turno (puesto 7 puesto 9) Objetivo: Relevar a las unidades que han cumplido con su jornada de trabajo 1. Antes de efectuar el cambio de turno, la unidad entrante y la unidad saliente, deben verificar y anotar el equipo de trabajo y enseres que Mantiene la oficina operativa de seguridad, debidamente firmado por Ambos. 2. Anotar en el Libro RECORD, todas las incidencias y novedades que se Presenten durante el turno de trabajo. 3. Recibir y orientar con Respeto y cortesía a todos los visitantes que ingresan al Ministerio de Comercio e Industria 4. Verificar los equipos electrónicos que ingresan o salgan del MlCl, sin Excepción, mediante el formulario de control de entrada y salida del Equipo o mediante nota autorizada por el Jefe Superior. 5. Registrar a los usuarios en la Hoja de control de visitantes, dejando En el puesto un documento de identificación personal que no sea Cédula, y asignando un carnet de visitante, sin excepción. 6. La unidad encargada de los estacionamientos debe de coordinar 27

28 El uso adecuado de los estacionamientos del nivel Revisar con tacto, disciplina y respeto a visitantes y funcionarios que ingresen y salgan de la institución con bolsas grandes, maletas, mochilas Maletines, etc. 8. Notificar de inmediato al Jefe o encargado, de alguna situación importante que se presente en el puesto de seguridad. 9. Exigir el uso obligatorio del Carnet de Trabajo, artículo 17 del Reglamento Internó del Ministerio de Comercio e Industrias. 10. Prohibir el ingreso a la institución, con armas de fuego y objetos punzocortantes. 11. No permitir el ingreso de visitantes con chancletas, rollos, pantalones Cortos o camiseta. 12. No permitir el ingreso a vendedores ambulantes, prestamistas, chancero, Etc. 13. Mantener el área de responsabilidad, limpia y ordenada. 14. verificar que las oficinas y la puerta principal queden debidamente Cerradas a la hora del cierre, incluyendo luces y aires acondicionados. 15. verificar después del cierre que los autos oficiales que permanezcan En el nivel 2, estén debidamente cerrados y en buen estado. 16. verificar que el personal que labore después del horario normal Tenga la debida autorización. 17. Verificar que los conductores que utilizan autos oficiales llenen la Hoja de inspección del vehículo antes de salir, debidamente firmado por ambos. 18. Poner y recoger los conos ubicados en los estacionamientos en el nivel Cada unidad debe de mantenerse en su respectivo puesto. 20. Puesto No. 9, Verificar después del cierre, el área de Ventanilla única Mediante ronda periódica. 21. Puesto No.7, Verificar después del cierre el área del Salón Mario Panthers Puerta No.8 Patente de inversión y panamá Emprende, mediante ronda Periódica. 22. Anotar en la Hoja de Control de Vehículos Oficiales los autos que mantengan En el nivel 2, en turnos de 3:00p.m. A 11:00p.m.; 11:00 p.m. a 7:00 a.m. Fin de proceso Departamento de Estudio y Programación Proceso: INFORME DE LABORES MENSUAL Objetivo: Elaborar informe de avance de los planes operativos de las Direcciones 1. Dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, las unidades operativas del Ministerio de Comercio e Industrias, remiten el informe y los cuadros de Indicadores de Gestión, de la labor realizada durante el mes inmediatamente anterior. Este informe llega al Departamento de Estudio y Programación por los siguientes medios: A través de la Dirección de Administración y Finanzas, Por Correo Electrónico ( ). 2. Si el informe e Indicadores de Gestión, llega por conducto de la Dirección de Administración y Finanzas, es recibido por un colaborador del Departamento de Estudio y Programación. 28

29 El colaborador estampa el recibido, fecha y hora. Desglosa el documento: canalizando el Informe de Labores y el cuadro de los Indicadores de Gestión, hacia cada colaborador del Departamento responsable. Cada colaborador responsable, procede a procesar la información de conformidad con el formato existente. 3. Si el informe e Indicadores de Gestión, llega al Departamento de Estudio y Programación por Correo Electrónico. El colaborador responsable del equipo abre el correo electrónico y canaliza la responsabilidad hacia los colaboradores responsables de procesar la información contenida en el Informe de labores y el cuadro de Indicadores de Gestión, respectivamente. 4. El colaborador responsable del Informe de Labores: Procede a leer cada informe y selecciona de las actividades reportadas por las unidades operativas, aquellas actividades de mayor relevancia, logros, reuniones de impacto, seguimiento y avance de proyectos o consultorías. etc.; Incorpora la información seleccionada en un documento integral, prepara índice de contenido, portada, imprime seis (6) ejemplares. Prepara dos (2) nota [una que firma el Jefe del Departamento de Estudio y Programación y otra para la firma del Director], y remite cinco (5) ejemplares al Director de Administración y Finanzas para su distribución a las Autoridades [Ministro (a), Viceministros (as), además de la Secretaría General y la Oficina de Relaciones Pública]. Archiva un (1) ejemplar del documento final. 5. El colaborador responsable del Cuadro de Indicadores de Gestión: Procede a introducir los datos en la plantilla que cada unidad operativa presento con la propuesta presupuestaria para el correspondiente año fiscal; Incorpora cada plantilla en un documento integral, prepara índice, prepara portada, imprime cinco (5) ejemplares [cuatro para el Departamento de Presupuesto y otro para los archivo del Departamento de Estudio y Programación], Prepara nota remisoria. Archiva un (1) ejemplar del documento final. Proceso: CONFECCIÓN DE DIRECTORIO TELEFÓNICO Objetivo: Facilitar la comunicación telefónica entre las diferentes unidades administrativas El mismo será estructurado con un índice de contenido que ha de facilitar la comunicación con el Despacho Superior, localización de Direcciones Nacionales, Direcciones Generales, Departamentos y Direcciones Regionales y Provincial. Para su elaboración se procede con la siguiente metodología: 1. Se procede a levantar un formato electrónico, el que servirá de base para una mejor distribución planifica de la estructura administrativa y operativa de la institución. 29

30 2. Se realizan investigaciones en campo con el propósito de recoger y disponer de insumos con un bajo margen de error. 3. Se realizan localizaciones telefónicas, con el propósito de verificar la información de que se dispone. 4. Se realizan ensayos para comprobar la viabilidad y efectividad en la práctica. 5. Se edita un ejemplar que se somete a la consideración del Director de Administración y Finanzas y su recomendación para su reproducción a través de imprenta de la localidad. 6. Distribución de ejemplares a todas las unidades administrativas y operativas de la institución. Fin de proceso Proceso: CONFECCIÓN DE DIRECTORIO DE ENTIDADES PÚBLICAS Objetivo: Facilitar la comunicación interinstitucional Este directorio se confecciona con la finalidad de propiciar la comunicación interinstitucional de manera efectiva. El contenido del mismo se ha estructurado con un índice de contenido, fundamentado en la clasificación que establece la Ley No.51 de 11 de diciembre de 2007, Que Dicta el Presupuesto General del Estado para la vigencia fiscal de 2008, lo que a nuestro juicio, facilita el manejo y localización de las instituciones con un alto grado de precisión. Para su elaboración se procede con la siguiente metodología: 1. Se consulta vía Internet, el Directorio Telefónico del Estado. 2. Se levanta la base de datos de las instituciones del sector público, sin perder de vista aquellas con las que el MICI interactúa con mayor frecuencia por las actividades, programas, proyectos y coordinación de políticas de Estado. 3. Se debe comprobar la veracidad de la información mediante la comunicación directa con las instituciones. 4. Realizar los ajustes como resultado de las comprobaciones de la data existente. 5. Editar un ejemplar del Directorio de Entidades Públicas para consideración del Director de Administración y Finanzas, y su recomendación para la edición de ejemplares en empresas de la localidad. 6. Distribución de ejemplares a todas las unidades administrativas y operativas de la institución. Proceso: COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL Objetivo: Contribuir al desarrollo nacional, incorporando experiencias exitosas del mundo 1. La Dirección de Cooperación Técnica del Ministerio de Economía y Finanzas, remite nota a las instituciones del sector público comunicando sobre la oferta de Cooperación Técnica Internacional. 2. El colaborador responsable del manejo de la Cooperación Técnica Internacional, una vez la nota es recibida en el Departamento de Estudio y Programación, analiza la solicitud, el tipo de cooperación y hace una identificación previa de las unidades operativas que estén relacionadas con el área o áreas de prioridad de la cooperación. 30

31 3. Elabora una nota circular o nota nominativa según sea el caso, explicando el alcance de la convocatoria, objetivos generales y específicos, fechas de cierre de la propuesta y se remite para la firma del Director de Administración y Finanzas. 4. Recibida devuelta la nota firmada por el Director, se procede a canalizarla hacia las unidades operativas previamente identificadas. 5. Una vez se recibe la convocatoria de parte de las unidades operativas previamente identificadas, el colaborador responsable de la Cooperación Técnica Internacional, confecciona la nota con la que se remiten las solicitudes debidamente llenadas y firmadas por el Director responsable de la unidad operativa hacia la Dirección de Cooperación Técnica del Ministerio de Economía y Finanzas. 6. Dependiendo del tipo de compromiso que conlleva la convocatoria de la Cooperación Técnica Internacional, la nota remisoria para el Ministerio de Economía y Finanzas, se confecciona para la firma de la Autoridad Nominadora de la Institución, o en su defecto para la firma del Director de Administración y Finanzas. Departamento de Servicios Generales Proceso: Mantenimiento y Limpieza de la Institución Objetivo: Brindar ambiente limpio y saludable para un mejor desempeño del funcionario 1. La jefa del Departamento de Servicios Generales, elabora un plan de limpieza, de todas las unidades administrativas, por áreas. 2. La jefa del Departamento asigna a los funcionarios responsables de la limpieza diaria de las diferentes unidades administrativas, por áreas. 3. Los funcionarios responsables designados realizan la limpieza diaria de las unidades administrativas que le corresponden, según las áreas que le han sido asignadas. 4. Una vez terminada su jornada de limpieza, vuelven al Departamento para estar disponibles para desempeñar cualquier tarea contemplada, dentro de sus funciones. Fin de Proceso Proceso: Solicitud de materiales para limpieza Objetivo: Proporcionar los insumos necesarios para mantener las áreas limpias. 1. La jefa del Departamento solicita, mediante formulario diseñado para ese propósito, los diferentes materiales para la limpieza de la institución, y lo envía a la Dirección Administrativa para su respectiva autorización. 2. La Dirección Administrativa la revisa para su autorización y la remite al Departamento de Compras para los trámites pertinentes. (Ver proceso de Requisición en Compras). 3. Una vez culminado el proceso de requisición, el proveedor entrega los bienes solicitados al Almacén. 4. Almacén le informa al Departamento de Servicios Generales sobre la recepción de bienes, para que sea retirado por algún funcionario del Departamento. 31

32 Fin de Proceso Proceso: Solicitud de Servicios Técnicos Objetivo: Atender los problemas de telecomunicaciones, eléctricos y otros en la institución 1. La unidad administrativa que requiere el servicio técnico, llena y envía un formulario, diseñado para ese fin, a la Dirección Administrativa solicitando el respectivo servicio. 2. La Dirección Administrativa lo revisa, autoriza y remite a la jefa del Departamento de Servicios Generales para que proceda. 3. De acuerdo al tipo de servicio solicitado, la jefa del Departamento designa al funcionario responsable 4. El funcionario responsable clasifica la solicitud de servicios recibida, por orden cronológico. Es decir, según fecha de solicitud y las atiende en ese orden 5. Una vez atendida la solicitud de servicio y resuelto el problema, la unidad administrativa que recibió el servicio, firma el formulario de recepción de servicios satisfactoriamente. En caso que la solicitud de servicios no pueda ser atendida satisfactoriamente, el funcionario responsable* elabora un informe donde explica las razones que impidieron resolver el problema. 6. El funcionario responsable entrega a la jefa del Departamento el formulario de prestación de servicios o el informe donde explica las razones que impidieron cumplir con la solicitud, para control interno de servicios prestados. El funcionario responsable guarda copia de la solicitud para respaldar su informe mensual de labores. 7. El formulario de control interno de servicios prestados lo archiva la secretaria del Departamento. Fin de Proceso Proceso: ASISTENCIA DEL PERSONAL Objetivo: Asegurar la asistencia del personal para cumplir sus funciones 1. La funcionaria encargada de la asistencia del personal del Departamento de Servicios Generales revisa semanalmente las solicitudes de permisos y procede a confeccionar un cuadro resumen. 2. La funcionaria captura la información de las solicitudes de permiso en el computador. 3. La funcionaria revisa e imprime dos (2) juegos del cuadro. 4. La funcionaria confecciona un memo remisorio, lo revisa e imprime dos (2) juegos 5. La funcionaria ordena los documentos, anexa los certificados médicos y los formularios de permisos, posteriormente los envía al jefe (a) del Departamento de Servicios Generales. 6. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales revisa la documentación y de estar todo en orden plasma su firma. 7. Una vez firmado el documento la funcionaria encargada envía un juego de la documentación a la Oficina Interinstitucional de Recursos Humanos. 8. La funcionaria archiva el segundo juego de los documentos. 32

33 Proceso: INFORME DE COMBUSTIBLE MENSUAL Objetivo: Registrar y controlar el consumo de combustible en la institución 1. El proveedor del combustible según Convenio Marco, remite la factura mensual de Combustible al Departamento de Tesorería para realizar los trámites pertinentes para el pago de la misma. Esta factura mensual, se paga de acuerdo al consumo efectuado, cada mes, por la institución. 2. El funcionario (a) asignado procede a revisar el reporte de consumo por fecha de la información suministrada vía Web, por el Proveedor para la revisión con los registros diarios realizados por el personal encargado. 3. Una vez confeccionado el informe lo imprime y lo remite al Departamento de Tesorería para su recorrido. 4. El informe mensual y el memo remisorio son impresos en dos (2) juegos. Un original que es enviada al Tesoro Nacional y la copia que será archivada en el Departamento de Transporte. 5. El Departamento de Tesorería envía a la Sección de Transporte La Factura para la Revisión y Consolidación Global de la Cuenta de Combustible Mensual de MICI Sede e Interior para devolver el recibido conforme al Departamento de Tesorería para el recorrido de la cuenta en los Departamentos Administrativos, Presupuesto Contabilidad y Tesorería. Este Departamento remite la cuenta al Tesoro Nacional, para su respectivo pago. SECCION DE TRANSPORTE Proceso: Control del Combustible utilizado en los vehículos de la institución Objetivo: Asegurar el uso eficiente del combustible en la realización de las tareas institucionales 1. Con base al cuadro de control diseñado para tal fin, se le asigna la cantidad consignada de combustible a cada vehículo mensualmente. 2. El conductor asignado al vehículo debe firmar el registro por la cantidad respectiva para un período de tiempo determinado ( un mes) 3. El(a) responsable del combustible en el Departamento, anota en los registros diariamente el consumo de combustible de cada vehículo (ver cuadro de Control) el cual debe ser firmado por el conductor asignado. 4. A final de cada mes el(a) responsable recopila los registros para consolidar la cantidad consumida por cada vehículo. Para este propósito codifica las facturas del proveedor con la tarjeta de consumo asignada al vehículo correspondiente y los slips (recibos) entregados por el conductor respectivo. 5. Si el consumo real remitido por el proveedor, a través de la factura, no es igual con la información registrada se verifica con la página web. De Petróleos Delta para su respectivo registro. En caso que no correspondan los montos o que la tarjeta no haya pasado bien se investiga para aclarar las causas de la diferencia. Y se procede a la corrección a través de una factura entregada por la Estación. 33

34 Proceso: Registro del combustible utilizado Objetivo: Elaborar informes mensuales del consumo de combustible por vehículo 1. El(a) responsable del consumo de combustible en el Departamento, recopila mensualmente toda la información de consumo de combustible, por vehículo. Para este fin, coteja la información de las facturas del proveedor con los recibos que imprime cada estación y es entregada y firmada por cada conductor del consumo de su respectivo vehículo. 2. El(a) responsable del consumo de combustible del Departamento elabora un Informe consolidado del consumo de combustible durante el mes. Para su recibido conforme al Departamento de Tesorería para la realización del pago. 3. El(a) responsable del consumo de combustible elabora un memorando remisorio para la firma del jefe(a) del Departamento para el envío de este Informe, junto con la presentación de cuenta del proveedor, a la Dirección de Administración y Finanzas. 4. El Departamento de Tesorería recibe la presentación de la cuenta por parte del Proveedor y realiza los trámites internos para su registro contable y refrendo de la gestión de cobro y su envió al Tesoro Nacional para su respectivo pago. 5. La Encargada del Combustible en la Sección de Transporte solicita a las Direcciones Provinciales los primeros cinco días de cada mes el envío del consumo de combustible mensual para su revisión y consolidación de la información y la preparación del recibido conforme para el pago de la factura presentada por el Proveedor. Y la confección de los registros mensuales de estos informes en nuestro Departamento. A fin de poder confeccionar los consolidados anuales de la Cuenta de Combustible. 6. Se elaboran tres (3) juegos de copias del informe mensual de combustibles. a. La original sustenta el valor total de la factura presentada por el proveedor y se remite, con los anexos, a la Dirección de Administración y Finanzas para su firma. b. Una copia es remitida a la Oficina de Auditoría Interna como controles del Departamento. c. Una copia reposa en los archivos del Departamento de Servicios Generales. Fin del proceso Proceso: Elaboración de informes de consumo de combustible Objetivo: Contar con un banco de datos de consumo de combustible actualizado 1. El(a) responsable del combustible en el Departamento registra los consumos en los libros dispuestos para tal fin, de acuerdo al tipo de combustible. (Diesel, gasolina de 91 ó 95 octanos) y se hace un consolidado mensual para verificar los montos pagados con las partidas presupuestarias asignadas según el Convenio Marco. A fin de tener un saldo disponible y verificar los registros mensuales y la disponibilidad del combustible asignado anualmente. Fin Proceso Proceso: MISIONES DIARIAS Objetivo: Transportar a los funcionarios en misiones fuera de la institución 34

35 1. Las unidades administrativas llenan la solicitud de servicio de transporte para determinada misión oficial con un (1) día mínimo de anticipación antes de las 3:30 P.m. 2. La solicitud de servicio de transporte es entregada en la Dirección de Administración y Finanzas. 3. La oficinista de la Dirección de Administración y Finanzas recibe el documento y plasma su firma en el original y en la copia. 4. La copia de la solicitud es entregada por el solicitante en el Departamento de Servicios Generales. 5. La solicitud de servicio original es firmada por el Director de Administración y Finanzas o por el Sub-Director de Administración y Finanzas. 6. Una vez el Director o Sub-Director de Administración y Finanzas autoricen la solicitud de servicio de transporte, la secretaria se comunica con el Departamento de Servicios Generales para que proceda a retirar las solicitudes. 7. El funcionario (a) designado para realizar el cuadro de las misiones diarias recibe las solicitudes y procede minutos antes de finalizar la jornada laboral a armar en borrador el cuadro de misiones para el siguiente día. 8. El funcionario (a) distribuye las misiones y los vehículos a los conductores al inicio de la jornada laboral. 9. El conductor solicita a la secretaria la llave del vehículo y la carátula del radio 10. El funcionario (a) se comunica vía telefónica con las unidades administrativas que solicitaron el servicio de transporte y les comunica el nombre del conductor designado. 11. La unidad administrativa que solicito el transporte se dirige a las oficinas del Departamento de Servicios Generales para reportarse y dirigirse al lugar de la misión. Proceso: SALVO CONDUCTO Objetivo: Garantizar el buen uso del parque vehicular del Ministerio 1. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales designa las misiones especiales (Fuera del horario establecido o en el interior de la república) a los conductores. 2. Al conductor designado se le entrega el formulario de solicitud de permiso, para que proceda a llenar los campos del mismo con sus datos personales y detallando a donde se efectuara la misión. 3. Una vez el conductor complete el formulario, se le entrega a la oficinista para que proceda a capturar la información en el computador, en el archivo salvo conducto introduce: o Número de cédula del conductor o Unidad administrativa solicitante o Provincia a la cual se dirige o Especificar los día que le tomara la misión o Número de Placa del automóvil asignado o Descripción del automóvil 4. La oficinista al completar los datos revisa el salvo conducto y procede a imprimir cuatro (4) copias. 5. La oficinista inserta papel carbón a las copias y lo remite a el jefe (a) del Departamento de Servicios Generales para su revisión. 6. Una vez revisado por el jefe (a) del Departamento de Servicios Generales el salvo conducto es enviado al Director de Administración y Finanzas para la firma. 35

36 7. El Director de Administración y Finanzas revisa y autoriza a través de la firma el salvo conducto y lo envía al Departamento de Servicios Generales. 8. La oficinista del Departamento de Servicios Generales, le inserta el sello autorizado al salvo conducto y procede a distribuir las cuatro copias de la siguiente manera: o Conductor o Control Fiscal o Departamento de Seguridad o Archivo del Departamento de Servicios Generales 9. El Departamento de Seguridad y Control Fiscal firman el libro de control de notas al momento de recibir el salvo conducto Proceso: VIÁTICOS Objetivo: Cubrir los gastos de los funcionarios fuera de su área habitual de trabajo 1. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales le da instrucciones a la oficinista para que proceda con la confección de las solicitudes de viáticos pendientes. 2. La oficinista llena los campos de la solicitud a máquina o en letra imprenta. 3. La oficinista revisa e imprime cuatro (4) copias de la solicitud de viáticos, le inserta el papel carbón, la firma y se la remite al jefe (a) del Departamento de Servicios Generales. 4. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales, revisa y firma la solicitud. 5. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales, envía la solicitud de viático a la Dirección de Administración y Finanzas. 6. El Director de Administración y Finanzas firma la solicitud de viático y la envía a recorrido a: o Departamento de Presupuesto o Departamento de Contabilidad o Departamento de Tesorería o Control Fiscal 7. Al completar el recorrido el funcionario retira el cheque por pago de viático. Proceso: CONFECCIÓN DE ÓRDENES DE COMBUSTIBLE Objetivo: Autorizar los pedidos de combustible para usar en el parque vehicular oficial 1. Los conductores dependiendo del lugar o área a la cual se dirigen solicitan una orden de combustible para cumplir con la misión o misiones encomendadas. 2. El conductor le entrega a la secretaria el kilometraje del automóvil al iniciar la jornada en una hoja. 3. La secretaria procede a buscar la libreta de combustible y llena los campos de esta, en original y tres (3) copia. 4. La secretaria le entrega la libreta de combustible al jefe (a) del Departamento de Servicios Generales para revisión y firma. 5. Una vez firmada la orden de despacho de combustible el jefe (a) del Departamento de Servicios Generales devuelve la libreta a la secretaria. 6. La secretaria le inserta el sello autorizado a la orden de combustible y se la entrega al conductor. 36

37 7. El conductor se dirige a la estación de expendio de combustible y presenta la orden de combustible para ser atendido y poner el combustible al automóvil. 8. El empleado de la estación de expendio de combustible le entrega al conductor una copia de la factura de crédito 9. El conductor se dirige al Departamento de Servicios Generales y entrega la copia a la secretaria. 10. La secretaria recibe la copia y la coteja con la orden de combustible original, si todo esta en orden engrapa la copia con la orden original. 11. La secretaria archiva las libretas de combustible. Proceso: MANTENIMIENTO DE LA FLOTA VEHICULAR Objetivo: Garantizar el buen uso de la flota vehicular del Ministerio 1. El funcionario encargado de darle seguimiento al mantenimiento de los vehículos oficiales, verifica semanalmente el kilometraje. 2. La información obtenida la introduce en la base de datos: mantenimiento vehicular. 3. Con la información en la pantalla el funcionario puede visualizar en que momento debe llevar el vehiculo a la agencia para que le sea prestado el servicio de mantenimiento de hasta (5,000 a 10,000) Kilómetros dependiendo de la agencia. 4. El funcionario una vez halla visualizado en la pantalla la información, se la comunica al jefe (a) del Departamento de Servicios Generales. 5. El funcionario solicita a un conductor que se dirijan ambos a la agencia a solicitar el mantenimiento. 6. El funcionario se dirige a uno de los empleados de atención al cliente de la agencia, le expone el caso. 7. Atención al cliente de la agencia le confecciona un formulario donde indica que fallas tiene el vehiculo y que a sido recibido el vehiculo. 8. Si el vehículo tiene un daño la agencia verifica que este cubierto por la garantía, de no estarlo el Ministerio de Comercio e Industrias debe pagar el costo de la pieza. 9. Una vez se le halla dado el mantenimiento al vehiculo la agencia se comunica al Departamento de Servicios Generales vía telefónica notificando que procedan a retirar el mismo. 10. El funcionario solicita un conductor y se dirigen a retirar el vehículo. 11. El funcionario retira el vehiculo y lo regresa al Ministerio de Comercio e Industrias. Proceso: REPARACIÓN DE VEHICULOS QUE ESTAN FUERA DEL CONVENIO MARCO Objetivo: Brindar mantenimiento a los vehículos del Ministerio 1. El conductor informa verbalmente que el vehículo esta presentando fallas mecánicas. 2. El funcionario encargado de darle el mantenimiento a los autos procede junto al conductor a realizar una prueba de manejo para verificar la falla mecánica. 3. El funcionario lleva el auto a uno de los talleres autorizados por el Ministerio de Comercio e Industria. 4. Una vez en el taller el vehiculo es revisado y se emite un diagnostico, si requiere pieza se realiza la cotización de la misma y de la mano de obra. 37

38 5. El funcionario regresa al Departamento de Servicios Generales, le informa al jefe (a) las condiciones del vehiculo. 6. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales autoriza al funcionario para que realice la confección de la requisición. 7. Una vez el funcionario confeccione la requisición se la remite al jefe (a) del Departamento de Servicios Generales para la firma. 8. El jefe (a) del Departamento de Servicios Generales envía la requisición a la Dirección de Administración y Finanzas para la firma. 9. El Director de Administración y Finanzas revisa y autoriza la requisición y la envía a recorrido. 10. Una vez el cheque con el monto solicitado para la reparación del vehiculo este disponible el funcionario lo retira y notifica al taller autorizado para que procedan a efectuar la reparación. 11. El taller autorizado realiza la reparación solicitada y comunica vía telefónica al funcionario que puede retirar el vehiculo. 12. El funcionario se dirige a retirar el vehiculo, una vez en el taller entrega el cheque y solicita la factura. 13. El funcionario le saca copia a la factura y a la garantía para archivarla y entrega la factura y garantía original al Departamento de Tesorería. Proceso: SEGUIMIENTO DE LOS TRÁMITES DE RECLAMO ENTRE EL MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIAS Y LAS COMPAÑÍAS ASEGURADORADORAS Objetivo: Asegurar la reparación de los vehículos en caso de accidentes. 1. El conductor notifica al Departamento de Servicios Generales que tuvo una colisión. 2. Un funcionario del Departamento de Servicios Generales se dirige al área donde se suscitó la colisión a verificar que el conductor realice el parte policivo y a verificar las condiciones en que quedo el vehiculo. 3. Si el vehículo sufrió algún daño que le impide andar, se contrata una grúa para que lo traslade a los estacionamientos del Ministerio de Comercio e Industrias. 4. Una vez en el Ministerio, el conductor procede a confeccionar un informe del accidente. 5. El funcionario asignado se dirige a la compañía aseguradora a informar sobre el accidente suscitado y a escoger de la lista de talleres autorizados, el taller para efectuar las reparaciones. 6. El funcionario y el conductor se dirigen a llevar el vehiculo al taller para ser reparado 7. Cuando el vehículo esta reparado, del taller se comunican vía telefónica al Departamento de Servicios Generales para que se proceda a retirar el vehiculo. 8. El funcionario y el conductor s dirigen al taller y verifican que el vehiculo halla quedado en optimas condiciones 9. El vehículo es entregado y el Director de Administración y Finanzas firma el finiquito aceptando a satisfacción la reparación del vehiculo 10. Si en la audiencia el Ministerio de Comercio e Industrias resulta favorecido, no pagará el deducible. 38

39 Proceso: TRAMITE DE PLACA Y REVISADO Objetivo: Cumplir con los trámites establecidos, para la circulación de los vehículos 1. El funcionario designado lleva el vehiculo a uno de los talleres autorizados 2. En el taller revisan el vehiculo y entregan la hoja de revisado al funcionario que realiza el tramité 3. La hoja del revisado es enviada a Control Fiscal con la lista de los vehículos para solicitar la placa a la Contraloría General de la República 4. Una vez Control Fiscal tramite la placa hace entrega de la misma junto con el estique de revisado al Departamento de Servicios Generales 5. Las placas del año anterior se le entregan a la oficina de Control Fiscal 6. Las placas son instaladas en cada uno de los vehículos revisados. Proceso: VEHICULOS ACCIDENTADOS Objetivo: Cumplir con el procedimiento establecido por la compañía de seguro, para la reparación del vehículo 1. En el caso de que un automóvil de la institución, se vea involucrado en un accidente de transito el conductor deberá espera la presencia de las autoridades del transito, en el lugar del accidente para realizar el parte policivo El conductor regresa a la institución y entrega la boleta en el Departamento de Servicios Generales y detalla por escrito como ocurrió el accidente. 2. El fotógrafo del Departamento de Comunicaciones procede a tomar una foto del carro en los estacionamientos de la institución, para dejar constancia en el expediente. 3. La secretaria del Departamento de Servicios Generales procede a llenar los campos del informe de accidente de la aseguradora a maquina. 4. El funcionario designado procede a cotizar en un taller autorizado, según el listado que provee la aseguradora. 5. La secretaria envía el informe al jefe (a) del Departamento de Servicios generales para su revisión. 6. El jefe del Departamento de Servicios Generales remite el informe para la firma del director administrativo o representante legal y del conductor. 7. Una vez firmado el informe la secretaria inserta copia de cédula del representante legal y del conductor del vehiculo accidentado. 8. La secretaria confecciona una carta a la compañía aseguradora detallándole y solicitando hacer efectiva la póliza. 9. La secretaria inserta copia del registro único de propiedad, del certificado de inspección, una copia de la boleta, la foto y se procede a entregar el informe a la aseguradora. 10. La foto del carro es tomada en los estacionamientos de la institución por el Departamento de Comunicaciones, fotógrafo. 39

40 Departamento de Desarrollo Institucional Proceso: Elaboración del Manual de Procedimiento Objetivo: Establecer los procedimientos administrativos internos y de prestación de servicios del Ministerio de Comercio e Industrias 1. Se elabora nota para la firma de la director(a) de Administración y Finanzas dirigida a todas la unidades administrativas de apoyo y operativas de la institución. 2. La nota establece los parámetros de forma y fondo en que debe ser presentada la información por cada unidad administrativa y se fija una fecha de entrega. Además, se adjunta un formato modelo. 3. En la fecha previa establecida se empieza a recibir la información y los funcionarios del Departamento la procesan para garantizar que la forma y el fondo son correctos. 4. Una vez procesada la información, se edita y compila en un documento denominado Manual de Procedimientos con la firma del jefe del departamento en la columna elaborado por; la firma de la director(a) de Administración y Finanzas en la columna revisado por y la firma del director(a) de Asesoría Legal en la columna aprobado por. 5. Una vez cumplido con este procedimiento se remite mediante memorando al jefe de la Unidad de Tecnología Informática para que sea presentado en la plataforma tecnológica del Ministerio. (Página Web) Fin del proceso Proceso: Elaboración del Manual de Funciones Objetivo: Documentar todas las funciones que realizan las diferentes unidades administrativas de la institución 1. Se elabora nota para la firma de la director(a) de Administración y Finanzas dirigida a todas la unidades administrativas de la institución 2. La nota establece los parámetros de forma y fondo en que debe ser presentada la información por cada unidad administrativa y se fija una fecha de entrega. Además, se adjunta un formato modelo. 3. En la fecha previa establecida se empieza a recibir la información y los funcionarios del Departamento la procesan para garantizar que la forma y el fondo son correctos. 4. Una vez procesada la información se edita y compila en un documento denominado Manual de Funciones del Ministerio de Comercio e Industrias. 5. Se confecciona nota para la firma del Ministro de Comercio e Industrias, dirigida al Ministro de Economía y Finanzas donde se remite, copia del Manual de Funciones y la Estructura Organizativa (Organigrama), para que sea avalado por esa instancia. 6. Se elabora nota para la firma de la director(a) de Administración y Finanzas dirigida a todas la unidades administrativas de apoyo y operativas de la institución. 7. La nota establece los parámetros de forma y fondo en que debe ser presentada la información por cada unidad administrativa y se fija una fecha de entrega. Además, se adjunta un formato modelo. 8. En la fecha previa establecida se empieza a recibir la información y los funcionarios del Departamento la procesan para garantizar que la forma y el fondo son correctos. 9. El Ministro del Ministerio de Economía y Finanzas, remite mediante nota, dirigida al Ministro de Comercio e Industrias si los documentos son aprobados u objetados. En el segundo caso se especifican las causas de la objeción, las cuales deben ser subsanadas. 40

41 10. De ser aprobados los documentos, se legalizan tanto la Estructura Organizativa como el Manual de Funciones. Fin del proceso Proceso: Creación de una nueva unidad administrativa Objetivo: Garantizar la asignación de recursos a las unidades que se requieran por necesidad del servicio 1. El responsable de la unidad a crearse remita a la Dirección Administrativa. nota donde propone su solicitud. 2. Esta nota se remite al Departamento de Desarrollo Institucional para que se encargue de los trámites respectivos. 3. El Departamento de Desarrollo Institucional se comunica con los gestores de la propuesta y solicita una sustentación de la misma que contenga tres elementos: Base Legal, Objetivos y Funciones. El propósito, por un lado, es evitar la duplicidad de funciones, y por el otro garantizar que los objetivos y las funciones son consistentes con la propuesta. 4. Se procesa y edita la propuesta y se elabora un documento para someterlo a consideración de la Dirección de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economía y Finanzas. 5. Una vez confeccionado el documento que debe ir acompañado de la Estructura Organizativa del Ministerio de Comercio e Industria, señalando claramente la ubicación de la nueva unidad administrativa, se concierta una reunión con el analista de la Dirección de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economía Finanzas para entregarle copia y consensuar la propuesta, dentro de las normas establecidas vigentes. 6. Si la propuesta se acepta porque cumple con las normas vigentes, el analista informa al Departamento de Desarrollo Institucional del Ministerio de Comercio e Industrias. 7. El Departamento de Desarrollo Institucional elabora nota para la firma del Ministro de Comercio e Industrias, dirigida al Ministro de Economía y Finanzas, solicitando la viabilidad de la propuesta. (Se adjunta toda la documentación respectiva; Organigrama y Manual de Funciones) 8. El Ministro de Economía y Finanzas responde la nota del Ministro de Comercio e Industrias donde le notifica que la propuesta cumple con las normas vigentes, por lo tanto es viable y debe ser formalizada mediante el instrumento legal correspondiente (Decreto Ejecutivo o Resolución). 9. El Ministerio de Comercio e Industrias formaliza la propuesta, a través de la Dirección de Asesoría Legal, mediante el instrumento legal respectivo. 10. Se remite copia del instrumento legal respectivo al Departamento de Desarrollo Institucional para los trámites pertinentes. 11. El Departamento de Desarrollo Institucional del Ministerio de Comercio e Industrias remite a la Dirección de Desarrollo Institucional del Ministerio de Economía y Finanzas copia del instrumento legal respectivo, organigrama institucional y el Manual de Funciones con la incorporación de la(s) nueva(s) unidad(es) administrativa(s) Fin del proceso Dirección Nacional de Comercio Dirección General de Comercio Interior Departamento de Licencias 41

42 Proceso: GENERAR EL AVISO DE OPERACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA ELECTRÓNICO PANAMÁ EMPRENDE Objetivo: Agilizar los trámites para iniciar un negocio de forma transparente y eficaz. 1. Usuario (Cliente) 2. El cliente (usuario) accede al portal 3. Si es usuario del sistema debe escribir su correo y contraseña, si no tiene se registra con sus numero de cédula y crea una dirección de correo electrónico en Yahoo, Hotmail, Gmail o Lycos. 4. Ingresa la contraseña y la Confirma. 5. Espera el Mensaje de Notificación: una vez registrado en Panamá Emprende, le llega un correo con el nombre del usuario la contraseña, y el enlace que lleva la activación del sistema. PanamaEmprende le da la bienvenida al Sistema de Creación de Empresas en un clima de eficiencia y transparencia. Tu usuario es: jp_1236@hotmail.com Tu contraseña es: jperez Nota: has clic en el siguiente link para confirmar tu registro Pulsa Aquí para activar tu cuenta 1. Una vez que escribe su dirección de correo electrónico y su contraseña accesa a la pantalla de Opciones de Bienvenida al Sistema Panamá Emprende. 42

43 7. Elige la opción Abrir una Nueva Empresa, que lo llevara a una serie de pasos en la cual debe completar los formularios con los datos importantes de su empresa (Nombre del propietario / Razón Social, nombre del establecimiento, dirección, actividades a desarrollar). 8. En el paso No. 6, Verifica los datos que completo y si están correctos, Elige las Opciones de Pago. 9. Si en el paso 6 usted eligió Pago por Banco Nacional de Panamá, de clic en el botón "Generar Boleta de Pago" (Paso No. 7), se le suministrará el Número de Referencia o de Boleta de Pago, anote el número para realizar el pago y diríjase a la sucursal del Banco Nacional de Panamá (BNP) más cercana para cancelar el costo de su Aviso de Operación. El pago en el Banco Nacional de Panamá (BNP) puede ser en efectivo o en cheque. 10. Cuando se genere un Aviso de Operación hay que cumplir con el Pago de la Tasa de Aviso de Operación: Persona Natural Quince balboas (B/ ) y Persona Jurídica B/ ) para poder imprimirlo. 11. Si salió del sistema para realizar el pago ingrese nuevamente al sistema y seleccione la opción de Solicitudes Pendiente del menú Principal, del listado desplegado escoja el nombre de la empresa que ha creado, presione el botón mostrar, recorra todos los pasos hasta el 6, active el Botón de Continuar, desplegara el botón de generar Aviso de Operaciones para imprimirlo. Este archivo es un documento PDF, necesita tener instalado la versión Acrobat Reader 7 o superior, de no tenerlo de clic en el Link Acrobat Reader 7 o superior e instálelo en su PC. 12. Una vez constituido como usuario del sistema puede accesar y actualizar su Aviso de Operación (cambio de dirección, nombre comercial, junta directiva, aumento y disminución de actividad), generar una sucursal o realizar la cancelación del mismo. 43