REPÚBLICA DE PANAMÁ PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÒN Y DESARROLLO MANUAL DE TRANSPORTE

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1 REPÚBLICA DE PANAMÁ DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÒN Y DESARROLLO MANUAL DE TRANSPORTE 26 de Marzo de 2008

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN..iii I. Aspectos Generales Normas Generales Objetivo Funciones de la Sección de Transporte Instructivo para el uso de los vehículos Obligaciones de los Usuarios y Conductores Prohibiciones y Sanciones a los Conductores Deberes de los Conductores en caso de colisiones e infracciones..8 II. Procedimientos Procedimiento Solicitud de Vehículo Procedimiento Solicitud de Combustible Procedimiento Solicitud de Salvoconducto Procedimiento Informe Diario de Entrada y Salida de Vehículo Procedimiento Inventario de Vehículo Procedimiento Mantenimiento Preventivo Procedimiento Lavado de los Vehículos Procedimiento Reparaciones de los Vehículos Procedimiento Inventario de Herramientas del Taller de Mecánica Procedimiento Descarte (Chatarreo) de Vehículos Procedimiento Descarte de Bienes de Consumo no Activos (Piezas, partes e insumos) Procedimiento Descarte del Aceite Usado Procedimiento Incluir y Excluir Vehículos de la Póliza de Seguro Procedimiento Incluir Vehículos que fueron Excluidos de la Póliza de Seguro por Reparación Procedimiento Incluir Vehículos Recibidos por Donación, Traspaso o Permuta, a la Póliza de Seguro Procedimiento Trámite de Placas Oficiales Procedimiento Tramitación de Reportes por Colisión de Vehículos Procedimiento Asignación de Vehículos Aprehendidos a los diferentes Despachos Procedimiento Movimiento Interno de Vehículos Oficiales o Vehículos Aprehendidos Procedimiento Control de Vehículos Asignados a otras Instituciones..43 III. Lista de Formularios..44 IV. Descripción de Funciones del Personal de la Sección de Transporte. 45 V. Sistema Automatizado VI. Anexos A. Anexo Formularios...55 B. Anexo - Instructivo y Manual De Usuario del Sistema de Control de Combustible..77

3 REPÚBLICA DE PANAMÁ DIRECCIÒN DE PLANIFICACIÒN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Manual de Transporte INTRODUCCIÓN El documento que se presenta a continuación Manual de Transporte, de la Procuraduría General de la Nación, se ha elaborado con el propósito de dotar a la Sección de Transporte de un instrumento que en forma ordenada y sistemática le brinde instrucciones generales a los funcionarios, sobre las funciones y procedimientos que son precisos para la ejecución de sus labores dentro de la Institución. Gran parte de la información contenida lo constituyen las acciones que se desarrollan cotidianamente y que son susceptibles a modificación, actualización y modernización, de forma tal que le permita cumplir con la necesidad de reflejar la realidad institucional.

4 I. ASPECTOS GENERALES

5 1.1. NORMAS GENERALES La Sección de Transporte de la Procuraduría General de la Nación deberá acogerse a las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, referente al Control sobre vehículos Oficiales del Estado, la cual señala que deben tomarse medidas preventivas para que los vehículos de propiedad de la entidad sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales. Dentro de la citada norma se señalan los siguientes comentarios 1 : a. Los vehículos constituyen un activo fijo de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad. Su cuidado debe ser una preocupación constante de la administración, siendo necesario que se establezcan los controles que garanticen el buen uso de tales unidades. b. La utilización de los vehículos por necesidades del servicio, en días no laborables, requiere la autorización expresa del nivel superior. Esto tiene el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde. c. Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos tienen la obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas tales unidades, en los ambientes dispuestos por las propias entidades. d. Los vehículos propiedad del Estado, deben llevar pintado, en lugar visible, las líneas amarillas, el logo de la entidad y la leyenda Para uso Oficial. e. Corresponde a la dirección de cada entidad aprobar los procedimientos administrativos relacionados con el control de vehículos asignados a su entidad OBJETIVO Brindar el servicio de transporte a los Despachos Judiciales y Administrativos que conforman la Procuraduría General de la Nación, de manera óptima y procurando a su vez el uso más adecuado de la Flota Vehicular. ¹ Página 42 del documento Normas de Control Interno Gubernamental, editado por la Dirección General de Auditoria de la Contraloría General de la República, en 1999.

6 1.3. FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE TRANSPORTE Las funciones generales de esta unidad administrativa se señalan a continuación: a. Administrar la flota vehicular de la Institución y velar por el buen estado. b. Elaborar, ejecutar y mantener un programa permanente de mantenimiento preventivo de la flota vehicular. c. Mantener registro y control de todos los gastos en concepto de reparaciones y mantenimiento de la flota vehicular. d. Asegurar la oportuna revisión del equipo rodante, de acuerdo con las disposiciones de la Autoridad de Transito y Transporte Terrestre. e. Mantener registro y control de los depósitos (insumos, piezas y materiales), Despachos y existencia del combustible. f. Solicitar a las Coordinaciones Administrativas y a los Despachos que cuentan con asignación y control de combustible, los informes mensuales de consumo de combustible. g. Suministrar información de la póliza de seguro vehicular al Departamento de Contabilidad y a la Secretaría Administrativa, quien es la administradora de la póliza de la institución. h. Brindar y/o coordinar el adecuado seguimiento a los accidentes de tránsito, presentar informe sobre los mismos y solicitar acompañamiento legal, en caso que se requiera. i. Establecer los controles respectivos para que diariamente los vehículos sean depositados y custodiados en estacionamientos previamente establecidos por la Procuraduría General de la Nación. j. Preparar informes requeridos por la Contraloría General de la República, en temas de placas, vehículos, repuestos, póliza de seguros y controles que sean solicitados. k. Otras funciones inherentes que se le asignen INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LOS VEHÍCULOS a. Mantener el número de asistencia de carretera de la compañía de seguros ASSA, en un lugar visible del vehículo oficial, 3

7 b. En el caso de los vehículos nuevos se deberá informar a la Sección de Transporte al llegar a los 1,000 Km, para coordinar el primer servicio de mantenimiento que corresponde. c. A ningún vehículo al servicio del Ministerio Público se le podrá intercambiar las placas que tiene asignadas, por otras que corresponden a otros vehículos. d. Utilizar los servicios de transporte exclusiva y estrictamente en diligencias judiciales y actividades oficiales de la Institución. e. En los casos en que se requiera cambiar el destino de las misiones oficiales solicitadas, los Despachos deberán comunicar a la Sección de Transporte de forma inmediata. f. Informar a la Sección de Transporte de cualquier irregularidad acaecida durante la prestación del servicio. g. No incluir dentro de los Servicios de Transporte, a personas ajenas a la Institución, salvo que las tareas a cumplir así lo exijan y por lo tanto debe estar debidamente sustentado. h. Informar a la Sección de Transporte sobre cualquier infracción a la Ley de Tránsito en que participe el vehículo oficial o de uso de la institución, asignado para la Diligencia. i. Ningún vehículo al servicio del Ministerio Público podrá circular sin estar incluido en la póliza de seguro que corresponda para estos fines. j. Para utilización de los vehículos oficiales fuera del horario regular de la Institución se requerirá un (Salvoconducto), tal como lo establece el Decreto Ejecutivo Nº 124 de 1996, con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en actividades distintas a los fines que corresponden. k. La flota vehicular oficial del Ministerio Público deberá tener, en la parte posterior, la calcomanía Reporte y Quejas con el teléfono del Departamento de Recursos Humanos, OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS Y CONDUCTORES OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS Las obligaciones de los usuarios del Servicio de Transporte de la Procuraduría General de la Nación son las siguientes: 4

8 a. Utilizar los servicios de transporte exclusiva y estrictamente en diligencias judiciales y actividades oficiales de la Institución. b. Informar a la Sección de Transporte de cualquier irregularidad acaecida durante la prestación del servicio. c. Reportar la forma de conducir del conductor del vehículo en el caso de presentarse inconformidades. d. No incluir dentro de los servicios de transporte solicitados, a personas ajenas a la Institución, salvo que las tareas a cumplir así lo exijan, lo cual debe estar debidamente motivado. e. Informar inmediatamente a la Sección de Transporte, sobre cualquier accidente o infracción a la Ley de Tránsito en que participe el vehículo oficial o de uso de la institución, asignado para la diligencia OBLIGACIONES DE LOS CONDUCTORES a. El conductor asignado a una diligencia firmará el Formulario F-DSG-ST-006, Registro Diario de Salida e Ingreso de Vehículos. Al finalizar el servicio en horas laborables el Conductor designado deberá reportarse, anotar la hora de llegada y entregar a la Sección de Transporte las llaves del vehículo asignado. b. En caso de que el servicio finalice en horas no laborables, el Conductor deberá registrar su retorno a la Sede de la Procuraduría General de la Nación, con el Supervisor de Seguridad de turno. c. Los Conductores están obligados a cumplir las normas de Tránsito, lo contenido en el presente Reglamento de Tránsito Vehicular, así como las demás disposiciones y ordenamientos concernientes a las limitaciones en el uso y operación del vehículo. d. Los Conductores deberán transportar en los vehículos de la Procuraduría General de la Nación, únicamente a los funcionarios de la Institución y la carga que la capacidad de éstos permitan. e. Todo Conductor o funcionario a quien se le asigne un vehículo de propiedad de la Procuraduría General de la Nación o que esté bajo su custodia, deberá cumplir con los siguientes deberes: Presentarse a laborar en buenas condiciones físicas y mentales. Reportar cualquier daño físico o impedimento legal que le inhabilite o pueda poner en riesgo su seguridad y la de los pasajeros. 5

9 Portar el carné o el documento respectivo que lo identifique como funcionario de la Procuraduría General de la Nación, así como portar debidamente actualizada la licencia de conducir, adecuada y vigente, de acuerdo con el tipo de vehículo que se le asigne. Brindar un servicio con la cortesía, amabilidad y gentileza para con los funcionarios y usuarios, además de expresarse correctamente, sin frases obscenas o agresivas. Utilizar el Cinturón de Seguridad del vehículo y asegurarse de que el pasajero acompañante también lo utilice, antes de poner en marcha el vehículo. Portar y custodiar en el vehículo las herramientas y dispositivos de seguridad necesarios, así como los repuestos respectivos. Conducir el vehículo a la defensiva, con el mayor cuidado y prudencia, manteniendo una actitud seria y responsable en el desempeño de sus funciones. Mantener en el mejor estado de conservación y limpieza el vehículo bajo su responsabilidad. Revisar, previo a la utilización del vehículo, los lubricantes, frenos, dirección, luces, combustible, agua del radiador, agua destilada de la batería, presión de llantas y su estado, así como cualquier otra pieza fundamental para el buen funcionamiento del vehículo, supliendo o avisando a la Sección de Transporte para lo que corresponda. No ceder la conducción del vehículo a personas no autorizadas para ello, salvo situaciones excepcionales de fuerza mayor o caso fortuito. Mantener fielmente el itinerario que se indique, debiendo abstenerse de realizar cambios en las rutas o destinos para asuntos personales. Mantener el vehículo en lugar seguro durante la realización de la diligencia. Informar a la Sección de Transporte, a más tardar un día hábil después de regresar de la gira o diligencia, sobre cualquier desperfecto o falla mecánica que haya sufrido el vehículo. En caso de accidente o de cualquier otra infracción a la Ley de Tránsito, deberá presentar en forma inmediata o a más tardar dentro del día hábil siguiente, el reporte o informe respectivo ante la Sección de Transporte. 6

10 Reportar a más tardar dentro del día hábil siguiente, la desaparición o extravío de cualquier accesorio del vehículo. Los accesorios, repuestos y otros implementos de los vehículos perdidos por negligencia, descuido o imprudencia del funcionario encargado, deberán ser restituidos por éste en igualdad de condiciones de calidad en un plazo no mayor a los quince (15) días hábiles; posterior a su extravío o pérdida. En casos de pérdida de la placa oficial del vehículo, deberá denunciarse el hecho a la Sección de Transporte para efectos de los trámites correspondientes. Comunicar lo antes posible a la Sección de Transporte, cualquier circunstancia especial que impida el traslado del vehículo a su lugar de destino o a la sede de la Institución, o cuando se presente algún desperfecto del vehículo que impida su movilización, a fin de que se gestione la pronta reparación del mismo PROHIBICIONES Y SANCIONES A LOS CONDUCTORES Queda prohibido a los conductores: a. Ceder el manejo de vehículos a particulares o funcionarios de la Procuraduría General de la Nación, no autorizados. b. Utilizar los vehículos en actividades personales ajenas a las labores de la Institución. c. Utilizar los vehículos fuera del horario para el cual ha sido asignado. d. Conducir bajo los efectos del alcohol o de cualquier otra droga que disminuya la capacidad física o mental del Conductor. e. Transportar particulares, salvo en aquellos casos que se requiera en atención a las labores institucionales, o por razones de emergencia que así lo justifiquen. f. Utilizar indebidamente el combustible, dispositivos de seguridad, herramientas y repuestos asignados al vehículo, o hacer intercambio de los mismos, sin contar con la respectiva autorización de la Sección de Transporte. g. Incumplir el horario de operación al que debe sujetarse la diligencia, salvo en caso de diligencias judiciales que así lo ameriten. h. Abandonar los vehículos sin causa justificada. 7

11 i. Operar el vehículo sin la correspondiente autorización de la Sección de Transporte. j. Incumplir cualquier otra disposición contemplada en el Manual del Conductor Reglamento de Tránsito Vehicular dispuestas por la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre (ATTT). k. Operar el vehículo asignado con la licencia de conducir vencida DEBERES DE LOS CONDUCTORES EN CASO DE COLISIONES E INFRACCIONES: a. En caso de colisiones, el Conductor deberá comunicar inmediatamente vía telefónica a la Sección de Transporte. b. En ningún caso podrá abandonar el lugar del accidente, toda vez que debe esperar el parte policivo a fin de cumplir con el Reglamento de Tránsito Vehicular. c. En los casos de colisiones e infracciones a la Ley de Tránsito, el Conductor deberá presentar, a más tardar dentro del día hábil siguiente, el reporte escrito o informe respectivo ante la Sección de Transporte. d. Asistir a la audiencia de tránsito, para determinar las responsabilidades que correspondan. II. PROCEDIMIENTOS Tal como lo indica la norma, la Procuraduría General de la Nación debe establecer los procedimientos para el mejor uso y control de los bienes y vehículos asignados a la institución, por lo que para poder cumplir con sus objetivos debe desarrollar una serie de actividades y/o procedimientos, entre los cuales se indican los siguientes: 2.1. Procedimiento - Solicitud de Vehículo Unidad Solicitante (Despachos Judiciales y Administrativos) a. Los solicitantes deberán coordinar telefónicamente la reserva del vehículo con el Oficinista de la Unidad de Diligencias, la cual asignará un número de reserva de diligencia y la registrará en el Formulario F-DSG-ST-012 Reserva de Diligencia. La reserva tendrá una validez de 24 horas, hasta tanto el Despacho que solicita el servicio envíe el Formulario F-DSG-ST- 001 Solicitud de Servicios de Transporte, en cuyo caso la asignación 8

12 deberá registrarse en el Formulario F-DSG-ST-013 Asignación de Diligencias. Nota: Esta solicitud puede ser enviada por medio de fax, correo eléctrico o entregada por algún funcionario del Despacho solicitante. b. Los solicitantes deberán realizar con antelación la reserva de los vehículos, esto es en los casos de efectuarse las diligencias por un (1) día o días alternos y que no requieran del pago de viáticos. En aquellas diligencias de imperativa ejecución por imprevistos o urgencias, el oficinista de la Unidad de Diligencias deberá proceder a llenar el Formulario F-CON-002 Solicitud de Pago de Viático y gestionar los trámites del pago de viáticos ante la Secretaría Administrativa para su aprobación, a fin de que posteriormente sean presentados al Departamento de Contabilidad, con la constancia por el servicio prestado. c. En situaciones de imprevistos o urgencias, la Sección de Transporte podrá solicitar a otros Despachos el apoyo de sus vehículos para la prestación del servicio. d. En casos donde se programen giras al interior del país se deberán gestionar los trámites del pago de viático ante el Departamento de Contabilidad, con cinco días de anticipación, previa autorización de la Secretaría Administrativa, salvo aquellas diligencias de imperativa ejecución debidamente fundamentadas. e. La suspensión de una diligencia judicial o administrativa programada, para la cual se coordinó el servicio de transporte, deberá ser notificada a la Sección de Transporte. f. La Solicitud de Servicio de Transporte presentada formalmente por el Despacho solicitante, deberá brindar la siguiente información: Fecha de emisión de la solicitud. Fecha de la diligencia. Descripción de todos los lugares a visitar. Tiempo aproximado de duración de la diligencia. Cantidad de funcionarios que van a la diligencia, sin incluir al Conductor. Si el Conductor tiene que recoger otro funcionario para la gira de trabajo. g. El Oficinista de la Unidad de Diligencia deberá revisar que el formulario cuente con toda la información requerida, establecerá disponibilidad, asignará vehículo y Conductor. 9

13 h. El Oficinista de la Unidad de Diligencias remitirá diariamente todas las Solicitudes de Servicio de Transporte al Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular para que revise los vehículos y de acuerdo al lugar de la misión, asigne la cantidad de combustible y demás requerimientos. i. El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular verificará y registrará en el formulario F-DSG-ST-003 de Inspección de Asignación del Vehículo, las condiciones generales. j. En caso de varias solicitudes de transporte de diferentes Despachos con el mismo destino, fecha y hora similar, el Oficinista de la Unidad de Diligencias deberá tramitar la utilización de un sólo vehículo, con la capacidad requerida para el traslado, según las circunstancias del caso. k. Si durante la diligencia se requiere del traslado a otro lugar, el funcionario responsable de la misión deberá informar a su superior inmediato, quien a su vez deberá comunicar tal decisión a la Sección de Transporte (Unidad de Diligencias), para que tome las providencias que corresponden, en caso de tener el vehículo alguna asignación adicional. l. Cuando la diligencia finalice, el Conductor deberá solicitar al Despacho o funcionario responsable de esta una certificación oficial del servicio prestado. m. El Oficinista de la Unidad de Diligencias deberá proceder a llenar el Formulario F-CON-002 Solicitud de Pago de Viático y gestionar los trámites del pago de viáticos con el Departamento de Contabilidad, una vez el Conductor entregue la certificación del servicio prestado. n. Diariamente el Oficinista a cargo de la Unidad de Diligencias mantendrá archivos actualizados de la reserva, asignación de vehículos, pago de viáticos y documentos recibidos de toda la Sección de Transporte. Nota: Antes de recibir los documentos se deberá verificar que la información sea la correcta. o. El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular deberá presentar un informe del reporte mensual de las diligencias al Jefe de la Sección de Transporte Procedimiento Solicitud de Combustible Para la asignación de Combustible se deberán cumplir los siguientes pasos: 10

14 Órdenes de Compra a. El Coordinador de la Unidad de Gestión deberá verificar y analizar los saldos con las estaciones de gasolina. Establece necesidades. b. El Coordinador de la Unidad de Gestión deberá solicitar asignación presupuestaria trimestralmente, a través del Jefe de la Sección de Transporte al Departamento de Presupuesto. c. Una vez recibida la confirmación de la Asignación de la Partida Presupuestaria, el Coordinador de la Unidad de Gestión solicitará la compra de combustible al Jefe de la Sección de Transporte. d. El Jefe de Transporte solicita al Jefe de Servicios Generales mediante nota, se gestione la compra del combustible, con la aprobación de la Secretaría Administrativa. e. Una vez recibida la copia de la Orden de Compra el Coordinador de la Unidad de Gestión deberá verificar con la petrolera el movimiento de combustible en las Estaciones de Gasolina. Cupones de Combustible f. El Oficinista de la Unidad de Gestión deberá coordinar mensualmente la distribución de los cupones a las Coordinaciones Administrativas y al resto de los Despachos Judiciales y Administrativos con vehículos asignados. g. Los Despachos que solicitan combustible deberán entregar al Oficinista de la Unidad de Gestión el Formulario F-DSG-ST-001 Solicitud de Servicios de Transporte. h. El Oficinista de la Unidad de Gestión deberá verificar la solicitud y proceder a la asignación de cupones de combustible al Despacho solicitante. i. Todos los campos del cupón de comprobante de retiro deben estar completos, describiéndose claramente, en letra y números legibles lo siguiente: CAMPOS DEL CUPON: Despacho Solicitante, Modelo del Vehículo, Placa, Operador, Fecha, Estación de Servicio y Firma Autorizada. CAMPOS DEL COMPROBANTE: Estación de Servicio, Despacho Solicitante, Modelo del Vehículo, Placa, Fecha, Recibido Por. 11

15 j. El Oficinista de la Unidad de Gestión verificará y registrará en el Sistema Control de Combustible los cupones. En adición archivará diariamente el comprobante del cupón. k. El Oficinista de la Unidad de Gestión deberá mantener un reporte actualizado a nivel nacional de las firmas autorizadas por la Institución, a fin de asegurar que las estaciones de expendio de combustible cuenten con la información. l. Los nombres y firmas de las personas autorizadas para firmar los cupones de combustible deberán haber sido previamente registrados con los proveedores designados. Fuera del Área Metropolitana, estas órdenes serán firmadas por los funcionarios autorizados previamente ante los suplidores de esas áreas. m. Las copias de facturas de combustible que emite la estación de expendio deberán entregarse al día siguiente de suministrado el combustible en la Sección de Transporte (Unidad de Gestión), exceptuando los casos de diligencias al interior del país, que deberán entregarse al culminar la misión. Registro de la Recepción y Consumo de Combustible n. El Oficinista de la Unidad de Gestión deberá: Registrar diariamente en el Formulario F-DSG-ST-011 Control Mensual de Combustible, la siguiente información: día, marca, Nº de control, placa, kilometraje y Nº de cupones, entre otros. Verificar los comprobantes de los cupones y facturas de combustible y registrarlos en el Sistema de Control de Combustible. Nota: En el anexo 2 se muestra el instructivo del Sistema de Control de Combustible utilizado por la Sección de Transporte para el control del combustible. Llevar el control de inventario de combustible a través de las Órdenes de Compra realizadas en el Primer Distrito Judicial de Panamá y velar porque en la demás dependencias de la Procuraduría General de la Nación se realice de la misma forma. Emitir reportes periódicos al Jefe de Transporte, en donde diga cuál es el nivel de reserva de combustible a nivel nacional y sus recomendaciones. 12

16 o. El Coordinador de la Unidad de Gestión deberá confeccionar un informe de recepción de combustible para el Departamento de Contabilidad una vez la petrolera correspondiente presente la factura para su respectivo cobro, de acuerdo con la Orden de Compra tramitada por el combustible depositado en la estación de combustible. Con este informe, el Departamento de Contabilidad procederá a realizar el registro contable de recepción o entrada del combustible (devengado) a la estación, para ser utilizado por nuestra Institución. p. El Coordinador de la Unidad de Gestión también deberá igualmente elaborar un Informe Consolidado del Combustible durante los quince primeros días de cada mes e indicar el número de la Orden de Compra, cantidad de galones depositados en las estaciones, consumo de gasolina y diesel, saldo mensual de cada gasolinera a nivel nacional, cantidad de combustible existente y Órdenes de Compra con las que se cuenta. El informe deberá entregarlo al Jefe de Transporte para su revisión y aprobación. q. El Jefe de Transporte presentará mensualmente el informe Consolidado de Consumo de Combustible al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro contable del consumo de combustible y a la Secretaría Administrativa para su revisión y toma de decisiones Procedimiento Solicitud de Salvoconducto La emisión del Salvoconducto se sustenta en el Decreto Ejecutivo Nº 124 de 1996, que en su Artículo Segundo señala lo siguiente: Los vehículos oficiales solamente podrán transitar durante el horario de trabajo vigente en la institución gubernamental a la cual pertenecen. Cuando se haga necesario el tránsito de un vehículo oficial fuera del horario regular de la institución a que pertenece, requerirá portar un salvoconducto que autorice su circulación, especificando la fecha, hora y lugar de la misión; el mismo será refrendado por el Jefe o el Subjefe de la Sección de Transporte. Queda prohibido la expedición de salvoconductos con duración indefinida o sin expresar duración definida. Para cumplir con lo establecido en el Decreto Ejecutivo Nº 124 de 1996 deberán cumplirse los siguientes parámetros: a. Si por la naturaleza de la diligencia, se requiere obtener un Salvoconducto o Permiso de Circulación, que permita operar el vehículo después de horas laborales, en horas nocturnas o en días feriados, la Secretaría de la Unidad Administrativa emitirá el Formulario F-DSG-ST-002 Salvoconducto, en original y copias. 13

17 b. Este formulario de Salvoconducto también será utilizado por todos los Despachos que se encuentren fuera del Área Metropolitana y firmados por las Coordinaciones Administrativas de cada Distrito Judicial o por los funcionarios autorizados por la Secretaría Administrativa. c. Una vez firmado el Salvoconducto por el Jefe de la Sección de Transporte o por la Secretaría Administrativa de la Unidad Regional correspondiente, se procederá a distribuir, entregándose el original al Conductor, copia a la Oficina de Seguridad y copia a la Sección de Transporte. d. La Secretaría de la Unidad Administrativa deberá archivar copia de los Salvoconductos emitidos. e. Una vez retorna de la misión, el Conductor deberá entregar al oficinista de la Unidad de Flota Vehicular el Salvoconducto para que proceda a archivarlo. f. La Sección de Transporte enviará un informe mensual de los Salvoconductos emitidos en la Institución a la Oficina de Control Fiscal de la Contraloría General de la República en la Procuraduría General de la Nación Procedimiento Informe Diario de Entrada y Salida de Vehículos Para llevar los controles de las misiones realizadas deberán cumplirse los siguientes lineamientos: a. El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular deberá anotar diariamente en el Formulario F-DSG-ST-006 Registro Diario de Salida e Ingreso de Vehículos la información correspondiente a la marca, número de placa, lugar de diligencia, hora de salida, hora llegada y fecha. b. Los vehículos bajo la responsabilidad de la Sección de Transporte (Unidad de Flota Vehicular) deberán estar revisados antes de su primera salida. c. Al revisar las condiciones generales del vehículo, el Oficinista a cargo de la Unidad de Flota Vehicular deberá registrarlo en el Formulario F-DSG-ST-003 de Inspección de Asignación de Vehículos. d. Antes de salir de su hora laboral, el Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular deberá revisar los vehículos que han retornado de la misión oficial. 14

18 e. El personal de Seguridad deberá llenar el Formulario F-DSG-ST-006 Registro Diario de Salida e Ingreso de Vehículo después del horario regular de trabajo, el cual deberá ser remitido semanalmente a la Sección de Transporte (Unidad de Flota Vehicular). f. El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular deberá revisar diariamente el Formulario F-DSG-ST-006 Registro Diario de Salida e Ingreso de Vehículos, a fin de verificar cómo ha sido el movimiento, al igual que para comprobar que los mismos permanezcan en el estacionamiento de la institución. g. Se procurará que todo vehículo que no éste en Misión Oficial, ingrese a los estacionamientos de la institución a más tardar a las 5:00 p.m Procedimiento - Inventario de Vehículos Lineamientos a seguir durante la realización de inventarios: a. El Coordinador de la Unidad de Flota Vehicular será responsable de llevar el inventario, actualizado y preciso. Este inventario deberá realizarse una (1) vez al año, en el mes de octubre, a fin de que la Institución pueda entregar a la Contraloría General de la República un inventario confiable al 31 de diciembre, cierre del año fiscal. b. El Formulario F-DSG-ST-003 Inspección de Asignación de Vehículos será utilizado para el Inventario e Inspección de los Vehículos. En este formulario se detallarán las generalidades del vehículo, la descripción del motor y chasis, las condiciones en que se encuentra y los responsables del levantamiento de la información. c. El Coordinador de la Flota Vehicular deberá realizar un inventario físico de los vehículos oficiales en uso semestralmente, en conjunto con Bienes Patrimoniales, Auditoría Interna y un Mecánico, el cual incluirá una revisión, verificación y cotejo con el listado que genere el sistema de inventario de la Sección de Bienes Patrimoniales ubicado en el Departamento de Contabilidad, en cuanto a los Activos Fijos propiedad de la institución y el listado de vehículos que se mantienen en la Póliza de Seguro Institucional. d. El Coordinador de la Flota Vehicular deberá realizar un inventario físico semestral en conjunto con Auditoría Interna y un Mecánico, de los vehículos cautelados o incautados en uso, el cual incluirá una revisión, verificación y cotejo con los vehículos asegurados en la Póliza de Seguros Institucional. 15

19 e. Enviarán informe e inventario físico a la Secretaría Administrativa y al Departamento de Contabilidad. f. El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular deberá mantener registros y actualizaciones de los vehículos oficiales y cautelados que cuentan con pólizas de seguro y se encuentran en servicio. Adicionalmente sebe tomar en cuenta los vehículos que están fuera de servicio. g. El Jefe de la Sección de Transporte deberá solicitar reportes mensuales de las actualizaciones realizadas en el sistema, al Coordinador de la Unidad de Flota Vehicular Procedimiento- Mantenimiento Preventivo a. El Supervisor de Taller, conjuntamente con el Jefe de Transporte, elaborarán un Programa Anual de Mantenimiento Preventivo para todos los vehículos de la flota, considerando las reparaciones que se pueden llevar a cabo en el propio taller de la Institución (usar un tablero para programar). b. De igual forma, las Coordinaciones Administrativas que operan vehículos fuera del Área Metropolitana deberán programar el Mantenimiento Preventivo de los vehículos bajo su responsabilidad y enviar al Jefe de la Sección de Transporte la información de la programación, para su aprobación. c. Para los efectos de este Programa de Mantenimiento Preventivo se utilizará el Formulario F-DSG-ST-008 Solicitud de Piezas o Servicios, el cuál deberá tener el visto bueno del Jefe de Transporte y la Secretaría Administrativa para ser admitido en el taller. Así mismo, los Despachos Judiciales y Administrativos a nivel nacional que cuentan con vehículos asignados deberán recibir, a través de nota, la programación del mantenimiento vehicular. d. Todo mantenimiento preventivo realizado en el taller deberá registrarse por la Secretaria en Formularios F-DSG-ST-010 Tarjeta de Mantenimiento del Taller y en el Formulario F-DSG-ST-007 Control de Solicitudes de Servicio de Taller. e. El Jefe de la Sección de Transporte velará por el cumplimiento del calendario establecido para el Programa de Mantenimiento Preventivo para toda la flota, a nivel nacional. 16

20 2.7. Procedimiento de Lavado de los Vehículos a. El Coordinador de la Unidad de Flota Vehicular será responsable de coordinar el lavado semanal de los vehículos. b. El Coordinador de la Unidad de Flota Vehicular deberá coordinar el lavado con los Despachos que cuentan con vehículos asignados. c. El Lavador de Auto deberá registrar los vehículos lavados durante la semana, en el Formulario F-DSG-ST-005 Control de Lavado de Autos. d. El Coordinador de la Unidad de Flota Vehicular deberá verificar que se cumpla con el programa semanal de lavado y limpieza de los vehículos Procedimiento Reparaciones de los Vehículos En el Taller de Mecánica deberán cumplirse los siguientes parámetros: a. Los Despachos Judiciales y Administrativos que soliciten la reparación de un vehículo deberán enviar una nota a la Sección de Transporte. Adicional deberá entregar el formularia F-DSG-ST-001 Solicitud De Servicios de Transporte. b. Una vez el Jefe de la Sección de Transporte de el visto bueno, el Despacho solicitante procederá a llevar el vehículo al Taller de la Institución con copia del Formulario F-DSG-ST-001 Solicitud De Servicio de Transporte y de la nota donde se solicita el servicio. c. El Supervisor de Taller verificará que el Formulario F-DSG-ST-001 Solicitud de Servicio de Transporte cuente con la autorización del Jefe de Transporte y asignará el Mecánico que procederá con la revisión del mismo. d. El Mecánico verificará las condiciones del vehículo y elaborará un Informe Técnico de las descripciones del vehículo y procederá a realizar las solicitudes de piezas o de servicio a través del formulario F-DSG-ST-008 Solicitud de Piezas o Servicio. Está solicitud deberá entregarse al Jefe de Transporte, para su aprobación. e. El Informe Técnico de Servicios de Taller deberá señalar las generales del vehículo: marca, placa y nombre del Despacho al que se le asignó, la última fecha en que fue sustituida la pieza o piezas, o el último mantenimiento, detallando los materiales o repuestos utilizados. 17

21 f. Una vez reportado el desperfecto o anomalía en el funcionamiento del vehículo, la Sección de Transporte evaluará la situación y recomendará el procedimiento a seguir, ya sea para que la reparación se realice en el Taller de la Institución, o por el contrario, en un taller externo. g. El Jefe de Transporte coordinará la aprobación con el Departamento de Servicios Generales y éste a su vez con la Secretaría Administrativa. Nota: Toda solicitud de repuestos o materiales que se tramita a través de las cajas menudas de los Departamentos de Servicios Generales, de Compras y de Contabilidad deberá incluir el Informe Técnico del Taller y cotizaciones. Reparación del Vehículo en el Taller de la Institución h. La Secretaria deberá inventariar las piezas que hayan sido remplazadas. Estas piezas deberán registrarse en el Formulario F-DGS-ST-004 Hoja de Vida del Vehículo. i. Para obtener las piezas o repuestos que se requieran se cuenta con varias fuentes, de acuerdo con la magnitud de los daños y el costo de dichos repuestos, a saber: mediante Órdenes de Compra, caja menuda, solicitud de pago (cheque), piezas que se deban obtener de dos (2) de las fuentes o de todas. j. Cada una de las copias de la orden interna de trabajo, se utilizará con el propósito de respaldar las solicitudes de obtención de los repuestos, ya sea por medio de Orden de Compra, por la caja menuda o por solicitud de pago. k. La copia de la orden de trabajo deberá reposar en el expediente del vehículo. Reparaciones en Talleres Externos l. Los talleres externos que se utilicen para realizar las reparaciones deberán ser seleccionados previamente y cumplir con los siguientes requisitos: gozar de plena capacidad jurídica, estar acreditados, estar habilitados por la Contraloría General de la República y contar con un seguro de responsabilidad civil. m. Las reparaciones que se realicen en los talleres externos deberán ser previamente cotizadas. (Como mínimo tres cotizaciones de talleres que cumplan con los requisitos de selección establecidos). 18

22 n. Escogido el taller para efectuar la reparación, la orden de trabajo deberá tramitarse mediante la utilización del Formulario F-DSG-ST-008 "Solicitud de Piezas o Servicio", a través de la Sección de Transporte. o. Todos los vehículos reparados en los talleres externos serán retirados por el Mecánico, quien deberá cerciorarse y evaluar que la reparación haya sido efectuada satisfactoriamente. p. Al momento de retirar el vehículo reparado en un taller externo, el Supervisor de Taller o Mecánico Asignado solicita las piezas que hayan sido reemplazadas, verifica las variaciones en el kilometraje y el combustible, las cuales deberán estar dentro de un rango razonable, y certifica los servicios recibidos conforme al Formulario F-DSG-ST-009 "Acta de Recibido a Conformidad", de lo contrario se reportará de inmediato al Jefe de la Sección de Transporte. Las piezas que fueron reemplazadas, consideradas como inservibles, deben ser custodiadas en el Taller de la Institución y validadas mediante informe por Auditoria Interna, para su posterior descarte. Historial de Mantenimiento q. Todas las reparaciones que se realizan a cada vehículo, ya sea que correspondan al mantenimiento preventivo o por daños imprevistos, deberán estar registradas en el expediente de cada vehículo. r. El Mecánico deberá llenar el Formulario F-DSG-ST-010 Tarjeta de Mantenimiento cada vez que se le realicen mantenimientos a los vehículos. s. La Secretaria deberá mantener registros actualizados de los expedientes de cada vehículo Procedimiento Inventario de Herramientas del Taller de Mecánica Para cumplir con el inventario de herramientas deberán seguirse los siguientes lineamientos: a. El Supervisor de Taller deberá realizar dos (2) veces al año el inventario de herramientas para uso del taller, el cual debe ser verificado por el Jefe de Transporte, en coordinación con la unidad de Bienes Patrimoniales y Auditoría Interna. b. El Supervisor de Taller deberá llevar un registro en el sistema de todas las herramientas entregadas a cada Mecánico. 19

23 c. El Mecánico podrá solicitar la compra de nuevas herramientas, con bases en las necesidades y el Supervisor de Taller deberá verificar la solicitud de acuerdo con el inventario entregado y la condición actual de las mismas. Igualmente, las herramientas que por su desgaste o deterioro y daños no pueden ser utilizadas, se custodiarán en el Taller de la institución para ser validadas mediante informe por Auditoria Interna, para su posterior descarte. d. En caso de pérdida de piezas o herramientas se aplicarán sanciones de acuerdo a lo que establece la ley para tales efectos Procedimiento Descarte (Chatarreo) de Vehículos Para descartar vehículos se deberán cumplir los siguientes requisitos: a. La Sección de Transporte debe elaborar un Informe Técnico detallado que describa las condiciones físicas y mecánicas del vehículo, que justifique el cese de operaciones de la unidad y el posterior retiro de la flota vehicular, el cual debe ser firmado por personal idóneo. En el caso de que falten piezas o partes se debe adjuntar un documento donde se indiquen las razones de estos movimientos, firmado por la Secretaría Administrativa o Coordinaciones Administrativas y la denuncia correspondiente, si es el caso. b. La Sección de Transporte, en coordinación con la Unidad de Control de Bienes Patrimoniales, debe levantar listado de vehículos a descartar, debidamente ordenado, de modo que facilite la verificación visual de los datos de identificación de cada vehículo, según listado. La Dirección de Auditoría Interna debe participar en calidad de observador y levantar acta para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. c. La Unidad de Control de Bienes Patrimoniales debe certificar que los vehículos a descartar están debidamente registrados en el inventario presentado al Ministerio de Economía y Finanzas, para cuyo fin deberá realizar una inspección física del o los vehículos contenidos en el listado. d. La Sección de Transporte remitirá el Informe Técnico a la Unidad de Control de Bienes Patrimoniales como requisito necesario para el perfeccionamiento de la solicitud ante los entes respectivos. Además debe adjuntarse copia del Registro Único Vehicular Particular de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre. e. La Unidad de Control de Bienes Patrimoniales presenta la solicitud de descarte a la Secretaría Administrativa, para su aprobación. Luego la formaliza ante el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República. 20

24 f. Una vez concluido el acto de disposición final, representantes de la Contraloría General de la República, de la Procuraduría de Economía y Finanzas y de la Unidad de Control de Bienes Patrimoniales darán fe de lo actuado, firmando el Acta de Descarte de los bienes destruidos. Se deberán extender las respectivas copias a los Departamentos que afecten la disposición de estos bienes, para su correspondiente registro y actualización de la información. g. En caso de venta pública o permuta se debe cumplir con las Normas que establece el Manual para el Registro y Control del Inventario Estatal, emitido por la Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado (Dependencia de la Procuraduría de Economía y Finanzas) Procedimiento Descarte de Bienes de Consumo no Activos (piezas, partes e insumos) A continuación presentamos el procedimiento a seguir para el descarte de los bienes de consumo, no considerados activos: a. La Unidad de Taller deberá levantar un inventario previo de los insumos que requiere descartar. b. Cuando la solicitud realizada presente bienes por piezas, partes o accesorios eléctricos, mecánicos o electrónicos, deberá adjuntarse el criterio técnico correspondiente, que defina, explique o certifique el daño u obsolescencia de éstos. c. La solicitud debe ser remitida a la Secretaría Administrativa para su conocimiento y autorización. d. Una vez aprobada, la Unidad de Bienes Patrimoniales, la Dirección de Auditoría Interna y la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República coordinarán la fecha del descarte, se trasladarán al lugar donde se encuentran los bienes y procederán a realizar su verificación física, de acuerdo con el listado remitido. e. Los materiales y suministros a descartarse serán destruidos y depositados en un basurero común, evidenciando mediante imágenes fotográficas la veracidad del descarte, adjuntándolas al acta correspondiente. f. Cuando sea necesario destruir bienes que por sus características y dimensiones no pueden ser dispuestos en un basurero común, (motores de vehículos, bloques de motor, transmisión, llantas, puertas, compresores, entre otros) se coordinará con el Departamento de Servicios Generales para que trasladen estos al vertedero de Cerro Patacón. 21

25 g. El traslado de dichos bienes destruidos se hará en compañía de un funcionario de Auditoría Interna, quien corroborará la correcta disposición de los bienes. Igualmente se evidenciará mediante imágenes fotográficas todo el proceso, las cuales se adjuntarán al acta pertinente. h. Finalmente, la Unidad de Bienes Patrimoniales confeccionará el Acta de Descarte, la cual es firmada por todos los participantes en la actividad. i. Una vez firmada dicha acta se extiende la correspondiente copia a los participantes y el original se archiva en la Unidad de Bienes Patrimoniales de la Institución y remite copia a la Unidad de Flota Vehicular y a la Unidad de Taller Procedimiento Descarte del Aceite Usado Para la disposición final del aceite usado se deberán cumplir los siguientes requisitos: a. La Unidad de Taller deberá levantar un inventario previo de los insumos que requiere descartar. b. La solicitud debe ser remitida a la Secretaría Administrativa para su conocimiento y autorización. c. Una vez aprobado, la Unidad de Bienes Patrimoniales, la Dirección de Auditoria Interna y la Sección de Transporte coordinarán la fecha de descarte del aceite usado, se trasladarán al lugar donde se encuentra el insumo y procederán a realizar su verificación física, de acuerdo con el listado remitido. d. La recolección y el transporte del aceite usado sólo podrá efectuarse por personas naturales o jurídicas que cuenten con sus permisos correspondientes para realizar esta actividad, establecidos por las autoridades correspondientes. e. Estas personas naturales o jurídicas se encargarán de llevar el aceite usado a sistemas de tratamiento y sitios de disposición final aprobados previamente por la Autoridad Nacional del Ambiente. f. Finalmente, la Unidad de Bienes Patrimoniales confeccionará el Acta de Descarte, la cual es firmada por todos los participantes en la actividad. g. Una vez firmada dicha acta se extiende la correspondiente copia a los participantes y el original se archiva en la Unidad de Bienes Patrimoniales de la Institución y remite copia a la Unidad de Flota Vehicular y a la Unidad de Taller. 22

26 h. La Unidad de Taller deberá mantener registros de cuatro copias con información relativa a la cantidades, fecha, origen y ubicación del aceite usado, nombre de la persona natural o jurídica que realiza el transporte (denominación comercial, razón social, registro único de contribuyente, dígito verificador y número de teléfono), y lugar al que se destinará dicho material (nombre, ubicación y teléfono), distribuidas así: una copia deberá reposar en la Unidad de Taller a disposición de las autoridades competentes, una en la empresa que le dará tratamiento final a los materiales regulados en la Ley No. 6 de 11 de enero de 2007, una deberá enviarse al Centro de Salud o autoridad correspondiente, con sus respectivas verificaciones, y otra deberá mantenerla la empresa de transporte de los materiales regulados en dicha Ley. i. La Unidad de Taller sólo podrá almacenar el aceite usado por un período de noventa (90) días calendarios, antes de ser tratados y/o dispuestos finalmente Procedimiento Incluir y Excluir Vehículos de la Póliza de Seguro La Contraloría General de la República, mediante Decreto No DMySC, elaboró el documento titulado Procedimiento para Incluir y Excluir Vehículos de la póliza de seguro, el cual aparece en la Gaceta Oficial Nº 25,816 del martes 19 de junio de 2007, a fin de establecer lineamientos para la actualización de la información relativa a los vehículos de transporte terrestre del Estado que deben estar cubiertos por las póliza de seguro Inclusión de Vehículos Nuevos en la Póliza de Seguro a. Unidad de Almacén - Jefe Recibe Requisición, Orden de Compra, Contrato, Factura, Papeles del Vehículo (Garantía, Liquidación de Aduana). Verifica que los datos o generales del bien físico coincidan con los reportados en cualquiera de los documentos fuentes o sustentadores. Verifica, en coordinación con la Sección de Transporte y Unidad de Bienes Patrimoniales, que el o los vehículos tengan el costo de adquisición y la información que lo identifica (especificaciones técnicas). De estar conforme la revisión prepara el Acta de Aceptación Final en original y cuatro copias, las cuales deben firmar los responsables de la 23

27 Sección de Almacén, de Transporte, Unidad de Bienes Patrimoniales y el proveedor. Firma y coloca el sello de Almacén en la Orden de Compra y Factura. Prepara el Formato de Recepción de Almacén, registra en el Kardex, confecciona el Comprobante de Despacho de Almacén, firma y archiva original. Nota: La Unidad de Bienes Patrimoniales coloca la plaquita de control de inventario al momento de la recepción del vehículo y firma el Acta de Aceptación Final. Distribuye: Al Departamento de Contabilidad: Copia del Acta de Aceptación Final. Factura original. Copia del Comprobante de Despacho. Requisición y Orden de Compra. A la Sección de Transporte: Copia del Acta de Aceptación Final. Copia de la Factura. Copia del Comprobante de Despacho. Papeles del vehículo. A la Unidad de Bienes Patrimoniales: Copia del Acta de Aceptación Final. Copia de la Factura. Copia del Comprobante de Despacho. Copia de los papeles del vehículo. b. Sección de Transporte - Jefe Recibe copia del Acta de Aceptación Final, copia de la Factura, copia del Comprobante de Despacho y los papeles del vehículo originales. Verifica la información y registra en su sistema de control, abre un expediente de vida para el automóvil, archiva documentos sustentadores y verifica que el vehículo contenga la línea amarilla, la leyenda PARA USO OFICIAL y coloca logo de la Institución, sin perjuicio de las excepciones que establece la ley. 24

28 Verifica que cada vehículo contenga la plaquita secuencial de control de inventario. Elabora Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro. Verifica que los datos del o los vehículos registrados en el Formulario de Inclusión de Vehículos sean correctos y que esté firmado. Envía a la Unidad de Bienes Patrimoniales, el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro. c. Unidad de Bienes Patrimoniales - Jefe Recibe Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro. Verifica y comprueba que el o los vehículos fueron registrados previamente. Coloca sello de registrado (1) en el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, anota la fecha y firma. Envía al Departamento de Contabilidad, el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, sellado y firmado. d. Departamento de Contabilidad Jefe Recibe Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, sellado y firmado. Compara y verifica los datos contenidos en el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro contra el Comprobante de Despacho de Almacén documentos fuentes: requisición, orden de compra o factura. Verifica y compara los datos contra el registro contable previo. En caso de que los vehículos no hayan sido registrados, ubica los documentos fuentes originales y el Comprobante de Despacho de Almacén, para realizar el registro correspondiente. Documenta el comprobante de diario con los documentos fuentes. Coloca sello (2) en el Memorando de inclusión, anota fecha y firma, certificando el registro contable y la propiedad del bien. 25

29 Envía a la Secretaría Administrativa, el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, sellado y firmado. e. Secretaría Administrativa Recibe Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, sellado y firmado. Se informa del contenido del Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro y da su Vo.Bo. a fin de que continúe el proceso. Envía a la Unidad de Gestión el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro. f. Unidad de Gestión Recibe el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, verifica fecha, firmas y visto bueno de la Administración. Llena el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos, con una copia y lo firma. Realiza apertura de expediente y archiva la copia del Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro. Confecciona nota para la firma de la administración y adjunta el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro. Envía a la Secretaría Administrativa, Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión. Nota: La Unidad de Gestión debe enviar el inventario de la flota vehicular asegurada (equipo rodante) y los informes mensuales a la Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. g. Secretaría Administrativa Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión que esté firmado y totalmente lleno. Firma la Nota, le adjunta Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro y la envía a la Empresa Aseguradora, con y copia a la Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. 26

30 g.1. Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión que esté firmado y actualiza información correspondiente. Debe proveerse de la información actualizada del inventario de la flota vehicular (equipo rodante) de cada entidad que conforma el Estado. Debe supervisar que las Unidades de Gestión Institucionales reporten, previo a la contratación de los seguros, que el inventario de la flota vehicular es correcto y oportuno. g.2. Empresa Aseguradora Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión y realiza la inclusión respectiva Procedimiento de Exclusión de vehículos en la póliza de seguro: a. Sección de Transporte - Jefe Recibe inventario de la flota vehicular institucional, Informe de Daños Mecánicos permanentes del Taller de Mecánica, Reporte de Colisión, Informe de Auditoría Interna o Externa de parte de la Administración o reporte de robo o hurto vehicular de parte del Conductor del vehículo. Obtiene evaluación técnica del especialista en materia de daños mecánicos permanentes, que pueden ser por: colisión, uso, falta de piezas y repuestos en el mercado. También verifica la existencia de la partida presupuestaria para la adquisición de piezas y repuestos oportunamente: 1. Verifica el criterio técnico del funcionario idóneo y confirma que el o los vehículos van a estar más de treinta (30) días fuera de servicio. 2. Comprueba en el Departamento de Presupuesto la existencia de partida presupuestaria para la compra de piezas y repuestos según requisición. 3. En los casos de colisión que originan pérdida total, requiere de reporte a la aseguradora. Informe del técnico donde indica que el auto permanecerá más de 30 días fuera de circulación. 27

31 Verifica, corrobora y saca copia de los documentos sustentadores, en los casos de Informes de Auditoría Interna o Externa. Verifica, confirma, registra, documenta y agrega la diligencia de denuncia de la Policía Técnica Judicial del robo o hurto de vehículo, de darse este caso. Elabora comunicación (Resolución, Memorando y/o informe) de exclusión (permanente o temporal), que contenga el resultado de la verificación del asunto y lo firma, concluidas las acciones manuales. Obtiene copia del informe y archiva. Verifica el inventario teórico con el físico de la flota vehicular asegurada y determina listado de equipos de transporte que requieren ser rebajados de la póliza, luego prepara memorando de solicitud de exclusión de vehículo (s). Envía la comunicación (Resolución, Memorando y/o informe) de exclusión permanente o temporal a la Unidad de Bienes Patrimoniales. b. Unidad de Bienes Patrimoniales - Jefe Recibe la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión, debidamente firmada. Realiza una inspección física del o los vehículos contenidos en la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión. Verifica, analiza, valora y compara con el registro en el auxiliar del sistema de inventario. Valida la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión, coloca sello (1), firma y fecha de revisión. Obtiene copia y archiva documentos que sustenten cada caso. Envía la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión sellada y firmada al Departamento de Contabilidad o a la Secretaría Administrativa, donde corresponda. Nota: Se envía al Departamento de Contabilidad sólo cuando es exclusión permanente, para sacar de los libros. 28

32 c. Departamento de Contabilidad - Jefe Recibe la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión, sellada y firmada de la Unidad de Bienes Patrimoniales. Verifica y compara la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión permanente y la documentación sustentadora contra el registro contable y realiza ajuste. Coloca sello, firma y fecha en la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión, en la que certifica la propiedad del o los vehículos y su respectivo registro contable. Obtiene copia y archiva la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión. Envía a la Secretaría Administrativa, la comunicación (Resolución, Memorando y/o Informe) de exclusión, debidamente sellada y firmada. d. Secretaría Administrativa Recibe la comunicación (Memorando y/o Informe) de exclusión que contenga sello y firma de la Unidad de Bienes Patrimoniales y del Departamento de Contabilidad (cuando es permanente). Revisa y coloca visto bueno a la comunicación (Memorando y/o Informe) de exclusión. Autoriza y ordena continuar con el proceso de exclusión del o los vehículos a la póliza de seguro. Envía la comunicación (Memorando y/o Informe) de exclusión, debidamente sellada y firmada por el funcionario responsable de la Unidad de Gestión. e. Unidad de Gestión Recibe la comunicación (Memorando y/o Informe) de exclusión y revisa que esté el visto bueno de autorización. Llena el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro en original y dos copias y firma. Prepara Nota en la que se ordena a la aseguradora proceder a la exclusión del o los vehículos. 29

33 Obtiene copia de los documentos que requiera la aseguradora para la exclusión y la adjunta al formulario y a la Nota. Archiva copia del Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro, con la comunicación (Memorando y/o Informe) de eliminación, debidamente sellado y firmado. Envía a la Secretaría Administrativa Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos de la póliza de seguro, con copia. Nota: La Unidad de Gestión debe enviar el inventario de la flota vehicular asegurada (equipo rodante) y los informes mensuales a la Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República, además, el listado de los vehículos que estén excluidos temporal o permanente del inventario y el motivo de la exclusión. f. Secretaría Administrativa Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro. Con documentos que requiera la aseguradora, revisa el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos y coloca visto bueno. Revisa, firma y envía Nota, Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro y la documentación que requiere la Empresa Aseguradora para realizar la operación de la baja del o los vehículos de la póliza y copia a la Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. f.1. Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión firmado y actualiza información correspondiente. Se provee de la información actualizada del inventario de la flota vehicular (equipo rodante) de cada entidad que conforma el Estado. Supervisa que la Unidad de Gestión reporte, previo a la contratación de los seguros, que el inventario de la flota vehicular sea correcto y oportuno. 30

34 f.2. Empresa Aseguradora Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión y realiza la exclusión respectiva. Envía a la Secretaría Administrativa el Memorando de inclusión sellado y firmado Inclusión de Vehículos Aprehendidos en la Póliza de Seguro: El Jefe de Transporte recibe la Resolución de Asignación del Auto de la Fiscalía de Drogas y gira instrucciones al Coordinador de la Unidad de Gestión que inicie la inclusión de este vehículo aprehendido en la póliza. Nota: excepto los vehículos asignados a titulo personal. Continuar con todos los pasos establecidos en el proceso de inclusión de vehículos oficiales Exclusión de Vehículos Aprehendidos en la póliza. La Fiscalía de Drogas debe notificar por escrito al Jefe de la Sección de Transporte sobre la devolución del vehículo aprehendido. En esta nota se debe indicar la ubicación del vehículo y sus generales. El Jefe de Transporte notifica al Despacho la devolución del vehículo y al Centro de Custodia de Bienes y Fondos Cautelados, indicando la fecha de entrega. El Centro de Custodia de Bienes y Fondos Cautelados, recibe el vehículo por parte del Despacho y notifica a la Sección de Transporte su recepción. El Coordinador de la Unidad de Gestión recibe instrucciones del Jefe de la Sección de Transporte para tramitar la exclusión del vehículo en la póliza, una vez entre al Centro de Custodia de Bienes y Fondos Cautelados. Continuar con todos los pasos establecidos en el proceso de exclusión por descarte. 31

35 2.14. Procedimiento Incluir Vehículos que fueron Excluidos de la Póliza de Seguro por Reparación. a. Sección de Transporte - Jefe Comunica a la Unidad de Bienes Patrimoniales la condición del vehículo reparado. Elabora Formulario de Inclusión de Vehículos por reparación y firma. Verifica que los datos del vehículo registrado en el Memorando de inclusión sean correctos y que el documento este firmado. Envía a la Unidad de Bienes Patrimoniales el Memorando de inclusión. b. Unidad de Bienes Patrimoniales - Jefe Recibe Memorando de inclusión por reparación de vehículo (s). Verifica y comprueba que el o los vehículos fueron registrados previamente, por condición y actualiza. Nota: Cuando se tratase de autos que ingresan luego de haber sido excluidos temporalmente, únicamente actualiza la condición en el registro del sistema. Coloca sello de registrado (2) por cambio de condición del vehículo en el Memorando de inclusión, anota la fecha y firma. c. Secretaría Administrativa Recibe Memorando de inclusión sellado y firmado y se informa del contenido del Memorando de inclusión. Coloca Vo.Bo. en el Memorando, a fin de que continúe el proceso. Envía a la Unidad de Gestión el Memorando de inclusión. d. Unidad de Gestión Recibe el Memorando de inclusión, verifica fecha, firmas y visto bueno de la administración. 32

36 Completa el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro, con dos copias, una para archivo. Firma el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza. Archiva la copia del Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro, en el expediente del vehículo reparado. Confecciona nota (original y dos copias, una para archivo) para la firma de la Administración y adjunta el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro. Envía Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos de la póliza de seguro, a la Secretaría Administrativa. Nota: La Unidad de Gestión debe enviar el inventario de la flota vehicular (equipo rodante) y los informes mensuales a la Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. e. Secretaría Administrativa Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro. Revisa Nota, la firma y verifica que el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro esté totalmente llenado y firmado. Envía a la Empresa Aseguradora original de la Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro y copia a la Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. e.1. Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión firmado y actualiza información correspondiente. Se provee de la información actualizada del inventario de la flota vehicular (equipo rodante) de cada entidad que conforma el Estado. 33

37 Supervisa que las Unidades de Seguros Institucionales reporten, previo a la contratación de los seguros, que el inventario de la flota vehicular sea correcto y oportuno. e.2. Empresa Aseguradora Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión y realiza la inclusión respectiva Procedimiento Incluir Vehículos Recibidos por Donación, Traspaso o Permuta, a la Póliza de Seguro. a. Unidad de Almacén Jefe Recibe Convenio, Acta de Donación o Acta de Permuta, Resolución, Factura y Expediente del Vehículo. En los casos de Organismos Internacionales depende de lo establecido en el documento que se suscriba, Informe de Auditoría Interna o Externa. Verifica que los datos o generales del bien físico coincidan con los reportados en cualquiera de los documentos fuentes o sustentadores. Verifica, en coordinación con la Sección de Transporte y Unidad de Bienes Patrimoniales, que las generales y especificaciones del o los vehículos guarden consistencia con los datos reportados en los documentos sustentadores (Convenio, Resolución, Acta de Donación o de Permuta, Expedientes del Vehículo e Informes de Auditoría Interna o Externa). Realiza una inspección del vehículo, si el bien adquirido corresponde a equipo previamente utilizado, para determinar la condición física y mecánica actual y establecer una valorización de su precio para los respectivos registros contables. Se adjunta al Expediente del Vehículo. Revisa, de estar conforme prepara y firma el Acta de Aceptación Final en original y cuatro copias, las cuales deben estar firmadas por los responsables de las Unidades de Almacén, de Transporte, de Bienes Patrimoniales y el donante o permutante. Coloca el sello de almacén en la Resolución o Acta de Donación o de Permuta. 34

38 Prepara el Formato de Recepción de Almacén, registra en el Kardex, confecciona el Comprobante de Despacho de Almacén, lo firma y archiva original. Nota: La Unidad de Bienes Patrimoniales coloca la plaquita de control de inventario al momento de la recepción del vehículo y firma el Acta de Aceptación Final. Distribuye: Copia de Convenio Copia de Acta de Donación o de Permuta Copia de Acta de Aceptación Copia de Resolución de Donación o de Permuta Copia del Expediente del Vehículo Copia de Comprobante de Despacho de Almacén En los casos de Organismos Internacionales, para el caso de traspaso depende de lo establecido en el Convenio firmado, para su registro y custodio de documentos fuentes y sustentadores. A la Sección de Transporte Copia de Acta de Donación o de Permuta Copia de Acta de Aceptación Final Copia de Comprobante de Despacho Original del Expediente del Vehículo A la Unidad de Bienes Patrimoniales Copia de Acta de Donación o de Permuta Copia de Acta de Aceptación Final Copia de Comprobante de Despacho Copia de Expediente del Vehículo b. Sección de Transporte - Jefe Recibe copia de Acta de Donación o de Permuta, copia de Comprobante de Despacho y Expediente original del vehículo. Verifica la información e inicia gestión de obtención de placa y registra en su sistema de control, realiza apertura de expediente de vida para el automóvil, archiva documentos sustentadores y verifica que el vehículo contenga la línea amarilla, la leyenda para uso oficial y coloca logo de la Institución, sin perjuicio de las excepciones que establece la ley. 35

39 Verifica que cada vehículo contenga la plaquita secuencial de control de inventario. Elabora Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro. Verifica que los datos del vehículo registrado en el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro sean correctos y que esté firmado. Envía Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, al Departamento de Contabilidad. c. Unidad de Contabilidad Jefe Recibe Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, debidamente firmado, compara y verifica los datos contenidos en el Memorando contra el Comprobante de Despacho de Almacén, documentos fuentes y Acta de Donación o de Permuta. Verifica y compara los datos contra el registro contable previo. Documenta el comprobante de diario con los documentos fuentes. Coloca sello (1) en el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro y anota fecha y firma, certificando el registro contable y la propiedad del bien. Envía a la Unidad de Bienes Patrimoniales, Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, sellado y firmado. d. Unidad de Bienes Patrimoniales - Jefe Recibe Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, verifica y comprueba que el o los vehículos fueron registrados previamente. Coloca sello de registrado (2) en el Formulario de Inclusión de vehículos, anota la fecha y firma. Envía a la Secretaría Administrativa el Formulario de Inclusión de vehículos a la póliza de seguro, sellado y firmado. 36

40 e. Secretaría Administrativa Recibe Formulario de Inclusión de vehículos a la póliza de seguro, sellado y firmado. Se informa del contenido del Formulario de Inclusión de vehículos a la póliza de seguro. Estampa su Vo.Bo. en el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro y lo envía a la Unidad de Gestión, a fin de que continúe el proceso. f. Unidad de Gestión Recibe el Formulario de Inclusión de Vehículos a la póliza de seguro, verifica fecha, firmas y visto bueno de la Administración. Llena el Formulario de Inclusión o Exclusión de Vehículos a la póliza de seguro, con dos copias para archivo. Firma el Formulario de Inclusión o Exclusión de Vehículos a la póliza de seguro. Archiva la copia del Formulario de Inclusión o Exclusión de Vehículos a la póliza de seguro, en el Expediente del Vehículo donado, traspasado o permutado. Confecciona nota en original y dos copias para la firma de la Administración y adjunta el Formulario de Inclusión o Exclusión de Vehículos a la póliza de seguro. Envía a la Secretaría Administrativa Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro. Nota: La Unidad de Gestión debe enviar el inventario de la flota vehicular asegurada (equipo rodante) y los informes mensuales a la Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. g. Secretaría Administrativa Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro. 37

41 Revisa Nota y que el Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro esté completado y firmado. Firma la Nota y envía Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión de vehículos a la póliza de seguro a la Empresa Aseguradora y copia a la Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. g.1. Coordinadora de Seguros del Estado de la Contraloría General de la República. Recibe Nota y Formulario de Inclusión o Exclusión firmado y actualiza información correspondiente. Se provee de la información actualizada del inventario de la flota vehicular (equipo rodante) de cada entidad que conforma el Estado. Supervisa que la Unidad de Gestión reporte, previo a la contratación de los seguros, que el inventario de la flota vehicular sea correcto y oportuno. g.2. Empresa Aseguradora Recibe Nota y Formulario de inclusión y realiza la instrucción respectiva Procedimiento Trámite de Placas Oficiales Todos los trámites correspondientes a placas oficiales deberán ser solicitados por escrito y gestionados a través de la Oficina de Fiscalización de la Entidad. 2 La Sección de Transporte, a través de la Secretaría Administrativa, debe mantener coordinación con la Oficina de Fiscalización y anualmente deben cumplirse los siguientes pasos: Remitir el inventario de la flota vehicular con sus respectivas placas oficiales y valor actualizado, que es el resultado de la depreciación anual del 15% para autos de tipo particular y 20% para autos tipo comercial. Notificar a la Compañía de Seguros cada una de las adiciones, eliminaciones y cambios de generales de los autos. 2 Fundamento Jurídico lo constituye el Decreto Ejecutivo N 124 de 27 de noviembre de

42 Solicitar la inscripción de la placa oficial, previo a la inclusión del auto en la póliza. a. Asignación de placas oficiales e inscripción de vehículos. La administración de la entidad debe remitir la solicitud en forma escrita a la Oficina de Fiscalización. Adjuntar copia del Certificado de Inspección Vehicular del año en curso. Copia de la liquidación de aduana para cada uno de los vehículos. Trámite Interno La Oficina de Seguro del Estado y Placas Oficiales verifica la información con el Registro Único Vehicular y en caso de estar correcta le asigna la placa oficial. Registro Único Vehicular perfecciona la inscripción. La Oficina de Seguro del Estado y Placas Oficiales remite el Registro Vehicular, placa y calcomanía a la Oficina de Fiscalización, para la entrega a la entidad y colocación en el vehículo. En caso contrario la Oficina de Seguro del Estado y Placas Oficiales remite nota a la Oficina de Fiscalización informando la razón por la cual no se pudo atender la inscripción, de forma que la notifique a la administración de la entidad. b. Renovación anual de las placas oficiales La administración de la entidad debe remitir la solicitud en forma escrita a la oficina de Fiscalización. Adjuntar copia del Certificado de Inspección Vehicular del año en curso, de cada uno de los vehículos. Trámite Interno La Oficina de Fiscalización lo remitirá a la Oficina de Administración de Seguros del Estado y Placas Oficiales. Se verifica la información del Certificado de Inspección Vehicular de cada auto, con el Registro Único Vehicular Motorizado. 39

43 En caso de estar correcta se remiten las placas y calcomanías a la Oficina de Fiscalización para su entrega a la Administración de la Entidad y colocación de las mismas en los vehículos. En caso de no coincidir la información, se le notifica por escrito a la Oficina de Fiscalización, para que lo comunique a la Administración de la Entidad. c. Liberación de placas oficiales por descarte (donación, permuta o venta) La Administración de la Entidad debe remitir la solicitud de liberación en forma escrita a la Oficina de Fiscalización. Trámite Interno La Oficina de Fiscalización la remitirá a la Oficina de Administración de Seguro del Estado y Placas Oficiales. La Oficina de Administración de Seguro del Estado y Placas Oficiales verifica la información con el Registro Único Vehicular Motorizado. En caso de estar correcta, se remite la nota a la Entidad con copia a la Oficina de Fiscalización, informando que se ha liberado la placa oficial, por lo tanto pueden proceder con el trámite en la Dirección de Contrataciones Públicas de la Procuraduría de Economía y Finanzas (MEF). En caso de no coincidir la información se le notifica por escrito a la Oficina de Fiscalización, para que lo comunique a la Administración de la Entidad. d. Traspaso de vehículos de una entidad oficial a otra. La Administración de la entidad debe remitir la solicitud de traspaso de propietario en forma escrita a la Oficina de Fiscalización e indicar cual será la Entidad a la que se debe traspasar el vehículo. Trámite Interno La Oficina de Fiscalización la remitirá a la Oficina de Administración de Seguros del Estado y Placas Oficiales. 40

44 La Oficina de Administración de Seguros del Estado y Placas Oficiales verifica la información del vehículo con el Registro Único Vehicular Motorizado. En caso de estar correcta, se remite mediante nota a la Oficina de Fiscalización, adjuntándole el Registro Vehicular de la nueva Entidad Propietaria. Se le notifica de forma escrita a la antigua Entidad propietaria del vehículo, que el traspaso se ha perfeccionado. En caso de no coincidir la información, se le notifica por escrito a la Oficina de Fiscalización, para que le comunique a la Administración de la Entidad la razón por la que no se pudo perfeccionar el trámite requerido. e. Cambio de alguna de las generales de los vehículos (motor, color) La Administración de la Entidad debe remitir solicitud del cambio que requieren, en forma escrita a la Oficina de Fiscalización. En caso de cambio de motor por uno nuevo, adjuntar copia de la factura de adquisición que indique el número del motor. Por el cambio de color, indicar el nuevo color del vehículo. Trámite Interno La Oficina de Fiscalización la remitirá a la Oficina de Administración de Seguros del Estado y Placas Oficiales. La Oficina de Administración de Seguros del Estado y Placas Oficiales verifica la información del vehículo con el Registro Único Vehicular Motorizado. En caso de efectuarse correctamente el cambio, remite el nuevo Registro vehicular mediante nota a la Oficina de Fiscalización. En caso de no coincidir la información, se le notifica por escrito a la Oficina de Fiscalización, para que le comunique a la Administración de la Entidad la razón por la que no se pudo perfeccionar el cambio. 41

45 f. Vehículos Aprehendidos Son asignados por la Procuraduría General de la Nación en calidad de administración, por lo cual no puede ser traspasado su dominio. De requerirse una placa particular encubierta, el Titular de la Entidad debe solicitarla al Contralor General de la República, adjuntando copia de la Resolución de la Procuraduría General de la Nación mediante la cual le asignaron en custodia el vehículo. Una vez el vehículo sea devuelto a la Procuraduría General de la Nación, la placa particular encubierta debe ser devuelta a Contraloría General de la República y mediante nota, para comunicación al Registro Único Vehicular Motorizado. g. Placas Particulares Encubiertas El Titular de la entidad remite solicitud escrita dirigida al Contralor General de la República, informando las generales y placa oficial del vehículo que portará la placa particular encubierta. Es requisito previo inscribir el vehículo con placa oficial Procedimiento Tramitación de Reporte por Colisión de Vehículos. El Conductor comunica al Coordinador de la Unidad de Flota Vehicular cuando ocurre una colisión y espera el parte policivo (comprobante de citación y lo remita a Unidad de Flota Vehicular). El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular se trasladará al lugar y procederá a tomar vistas fotográficas y las generales del vehículo. Con la información obtenida el Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular elaborará el Informe que será complementado con el informe generado por el Conductor y lo remite al Coordinador de Unidad de Gestión para que proceda con los trámites de reclamos. Para presentar reclamos a la Compañía de Seguros S.A. (ASSA) se deberá cumplir con los siguientes requisitos: Presentar carta con membrete de la institución reportando el accidente, con los datos de la unidad siniestrada. 42

46 Presentar debidamente llenado el informe de accidente de Assa. Toda la información completa del Conductor, su firma y firma del Jefe/a de la Sección de Transporte. Carta de elección de taller autorizado, firmada por el Jefe de la Sección de Transporte en la Institución. Copia de cédula del Conductor y del Jefe de la Sección de Transporte (para validar firmas). Fotos de la Unidad siniestrada. De no tener las fotos y el vehículo se puede mover, presentarlo en Assa para la toma de las fotos; si el vehículo no se puede mover, traer la dirección exacta de la ubicación del vehículo siniestrado, para proceder a tomar las fotos. Presupuesto de reparación de taller seleccionado. Para atender la parte afectada se deberá enviar la siguiente documentación: Toda la documentación arriba detallada. Carta de responsabilidad, en original debidamente firmada tanto por el Conductor de la unidad como por el Jefe de Transporte de la Institución. Esta carta es solamente cuando el Conductor asegurado se considere culpable y se desee que el afectado sea atendido antes del juicio. Una vez completado el expediente con toda la información requerida, el mismo será remitido al Departamento de Contabilidad, el cual remitirá a la Secretaría Administrativa para su revisión y posteriormente será enviado por el Departamento de Contabilidad a la Compañía Aseguradora para que se proceda con los trámites correspondientes Procedimiento Asignación de Vehículos Aprehendidos a los diferentes Despachos. Cuando las Fiscalía de Drogas van a asignar vehículos Aprehendidos deberán solicitar al Jefe de la Sección de Transporte la evaluación del vehículo. El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular, junto con un Mecánico, realizarán las evaluaciones a los vehículos y registrarán en el Formulario F-DSG-ST-003 Inspección de Asignación de Vehículos y 43

47 se hace un inventario del vehículo, el cual se remite a la Fiscalía de Drogas para que den el visto bueno de la asignación. El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular, una vez obtiene la Resolución de Asignación, tramita la placa, la inclusión del vehículo al seguro, llena el Formulario F-DSG-ST-003 Inspección de Asignación de Vehículos, el Formulario F-DSG-ST-016 Orden de Traslado Vehicular, toma fotografías a todos los ángulos del vehículo y programa con el Despacho la entrega del vehículo. El Oficinista de la Unidad de Flota Vehicular deberá archivar toda la documentación en el expediente de los Vehículos Procedimiento Movimiento Interno de Vehículos Oficiales o Vehículos Aprehendidos. Todos los movimientos internos que se lleven a cabo por razones de reparaciones, cambios de vehículos entre Despachos, entrega al propietario o por descarte y otras necesidades deberán documentarse en el Formulario F-DSG-ST-016 Orden de Traslado Vehicular, para que la Sección de Transporte actualice la ubicación del auto. Cada Despacho deberá completar el Formulario F-DSG-ST-016 Orden de Traslado Vehicular cuando requiera hacer traslados o movimientos de los autos internamente. Cuando sean vehículos oficiales, la Sección de Transporte y demás Despachos deberán informar a la Sección de Bienes Patrimoniales el traslado interino o permanente, mediante el Formulario F- DSG-ST-016 Orden de Traslado Vehicular, a fin de actualizar la ubicación actual del mismo en el sistema de inventario patrimonial. El formulario se remite a la Sección de Transporte para mantener el control de la ubicación de los vehículos registrados en el inventario vehicular de la Institución. El formulario debe contener la descripción del vehículo y la nueva ubicación y deberá ser firmado por el funcionario que entrega y el que recibe. La Unidad de Flota vehicular deberá actualizar la información de ubicación en su registro de inventario vehicular. 44

48 2.20. Procedimiento Control de Vehículos Asignados a otras Instituciones. La Sección de Transporte y Bienes Patrimoniales de la Institución debe mantener un inventario de los vehículos oficiales asignados a otras Instituciones del Estado, de forma tal que se pueda controlar su ubicación. La asignación de vehículos Aprehendidos a otras Instituciones requiere de la siguiente documentación: a. La Institución a la cual se le asigna el vehículo deberá entregar copia de la Póliza del vehículo y carta de aceptación de custodia y mantenimiento del vehículo. b. Fotografías del vehículo de todos los ángulos. c. Formulario F-DSG-ST-003 Inspección de Asignación de Vehículos del inventario al momento de la entrega y el Formulario F-DSG-ST-016 Orden de Traslado Vehicular, debidamente firmado. La Unidad de Flota vehicular deberá archivar todos los documentos en los expedientes de cada vehículo. 45

49 III. LISTA DE FORMULARIOS 1. F-DSG-ST-001 Solicitud de Servicio de Transporte. 2. F-DSG-ST-002 Salvoconducto. 3. F-DSG-ST-003 Inspección de Asignación de Vehículo. 4. F-DSG-ST-004 Hoja de Vida del Vehículo. 5. F-DSG-ST-005 Control de Lavado de Vehículos. 6. F-DSG-ST-006 Registro Diario de Salida e Ingreso de Vehículos. 7. F-DSG-ST-007 Control de Solicitudes de Servicio de Taller. 8. F-DGS-ST-008 Solicitud de Piezas o Servicio. 9. F-DSG-ST-009 Acta de Recibido a Conformidad. 10. F-DSG-ST-010 Tarjeta de Mantenimiento. 11. F-DSG-ST-011 Control Mensual de Combustible. 12. F-DSG-ST-012 Reserva de Diligencias. 13. F-DSG-ST-013 Asignación de Diligencias. 14. F-DSG-ST-014 Formulario de Inclusión o Exclusión de Vehículos a la Póliza de Seguro. 15. F-DSG-ST-015 Acta de Aceptación Final. 16. F-DSG-ST-016 Orden de Traslado Vehicular 17. F-DSG-ST-017 Acta de Entrega 18. F-DSG-ST-018 Inventario de Vehículos Oficiales 19. F-DSG-ST-019 Descarte de Aceite 20. F-DSG-ST-020 Descarte de Piezas, Partes e Insumos 21. F-DSG-ST-021 Acta de Descarte de Piezas, Partes e Insumos 22. F-CON-002 Solicitud de Pago de Viáticos. Ver Anexo 1: Formularios ha utilizar en la Sección de Transporte. 46

50 IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA SECCIÓN DE TRANSPORTE Cada funcionario es responsable de ejecutar las labores específicas para las cuales ha sido designado en la Sección de Transporte, las que se detallan a continuación: 4.1. Recursos Humanos: El personal que labora en la Sección de Transporte está conformado básicamente de las siguientes posiciones: Jefe de la Sección de Transporte Sub- Jefe de la Sección de Transporte Secretaria Coordinadores de las Unidades Oficinista de las Unidades Mecánicos Ayudantes de Mecánicos. Conductores Las funciones genéricas que se describen a continuación se fundamentan en el Manual Descriptivos de Clases de Puestos de la Procuraduría General de la Nación y en aportación del Manual de Carrera Administrativa. 1. Jefe de Transporte Funciones: Coordina y supervisa el trabajo del personal de la unidad. Revisa y verifica los informes y reportes emitidos por las unidades, emite juicio y remite para su autorización. Analiza, evalúa y realiza las solicitudes en base a los requerimientos de materiales, repuestos u otras necesidades que se presenten. Presenta anualmente los requerimientos de vehículos, repuestos y combustible para la prestación eficiente del servicio de transporte. Presenta periódicamente o cuando las autoridades superiores los soliciten, informes sobre la situación del servicio de transporte, sobre el balance del combustible comprado para la Institución y el destino del material de repuesto adquirido. 47

51 Mantener el control del servicio de transporte automovilístico a nivel nacional, en coordinación con los Jefes de Despachos Judiciales y Administrativos. Coordina con el Jefe de Taller el mantenimiento preventivo de la flota vehicular. Brinda un adecuado seguimiento a los accidentes de tránsito y presenta informes sobre los mismos. Brinda el servicio de transporte vehicular a la Institución, utilizando Conductores debidamente capacitados Define las necesidades de capacitación del personal a su cargo, directrices requeridas para el mejoramiento en sus funciones, su futuro desarrollo y evalúa sus resultados. Realiza inventarios periódicos a fin de actualizar el registro de la flota vehicular. Coordina la revisión dentro del período establecido del equipo rodante, de acuerdo con las disposiciones de la Autoridad de Transito y Transporte Terrestre y la obtención de las placas respectivas. Administra la póliza de seguro vehicular contra accidentes. Participa en reuniones informativas, de programación y de evaluación con funcionarios de distintos niveles. 2. Sub- Jefe de Transporte Funciones: Brinda apoyo, coordina y supervisa, en ausencia del Jefe de la Sección de Transporte, el trabajo de las unidades. Mantiene el control del sistema de información de toda la Sección de Transporte. Realiza o genera los respectivos informes técnicos de las Unidades. Atiende y procesa, o resuelve, los asuntos que le encomienda su Jefe inmediato. Distribuye y supervisa el trabajo realizado por personal auxiliar que labora en las unidades. 48

52 Realiza tareas afines, según sea necesario. 3. Secretaria Funciones: Transcribe en la computadora o a máquina, notas, memorandos, informes y otros documentos y se le puede requerir tomar dictados taquigráficos sencillos. Recibe, envía, revisa y registrar la información que entra y sale del Departamento, controlando el acceso al mismo y cualquier otra labor al respecto. Redacta memorandos, notas, circulares y otros documentos cuya naturaleza sea sencilla, según le sea encomendado por el Supervisor. Recibe y despacha la correspondencia del Departamento. Establece y mantiene el archivo general de la Unidad. Mantiene en existencia los útiles y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades del Departamento. Atiende llamadas telefónicas y transmite los mensajes correspondientes. Lleva el control de citas y reuniones de su superior. Recibe y atiende visitantes que solicitan servicios. Realiza tareas afines, según sea necesario. 4. Coordinador de la Unidad de Gestión Funciones: Asigna, coordina y supervisa el trabajo que realiza el personal a su cargo, de acuerdo con las instrucciones y prioridades establecidas. Analiza órdenes de trabajo, informes y otros documentos, a fin de establecer la magnitud de los trabajos y programar su ejecución. Mantiene registro y control de los depósitos, Despachos y existencia del combustible. 49

53 Mantiene registro de precios de paridad con las estaciones de servicios de combustible. Coordina el control de combustible y confecciona los informes diarios y mensuales del consumo de combustible vehicular a nivel nacional. Coordina la inclusión y exclusión de la póliza de seguro vehicular de la flota institucional y flota incautada. Coordina con las unidades administrativas el control de combustible a nivel de los Distritos Judiciales. Realiza tareas afines según sea necesario. 5. Coordinador de la Unidad de Flota Vehicular Funciones: Asigna, coordina y supervisa el trabajo que realiza el personal a su cargo, de acuerdo con las instrucciones y prioridades establecidas. Analiza órdenes de trabajo, informes y otros documentos, a fin de establecer la magnitud de los trabajos y programar su ejecución. Lleva el control general del Inventario de la flota vehicular asignada a la Procuraduría General de la Nación. Lleva el control general del Inventario de la flota vehicular incautada, asignada a la Procuraduría General de la Nación. Elabora, ejecuta y lleva un programa permanente de mantenimiento preventivo de la flota vehicular. Realiza labores periódicas de inspección a los vehículos y otros equipos rodantes, para determinar las necesidades de mantenimiento. Inspecciona y verifica los trabajos realizados por el personal a su cargo, a fin de asegurar que los mismos se cumplan en el tiempo estipulado y según las normas de calidad establecidas. Atiende consultas y hace estimaciones sobre materiales, piezas y especificaciones básicas de mecánica. Supervisa y controla que los vehículos diariamente sean depositados y custodiados en estacionamientos previamente establecidos por la Procuraduría General de la Nación. 50

54 Prepara informes requeridos por el Jefe de la Sección para atender tramite a lo solicitado por la Contraloría General de la República en temas de coordinación del trámite de placas y vehículos, póliza de seguros y controles vehiculares. Coordina y supervisa los expedientes de los vehículos oficiales y aprehendidos. Realiza tareas afines, según sea necesario. 6. Coordinador de la Unidad de Diligencia Funciones: Asigna, coordina y supervisa el trabajo que realiza el personal a su cargo, de acuerdo con las instrucciones y prioridades establecidas. Analiza órdenes de trabajo, informes y otros documentos, a fin de establecer la magnitud de los trabajos y programar su ejecución. Lleva el control de la Flota vehicular oficial e incautada asignada a la Sección de Transporte, para la realización de las diligencias. Realiza labores periódicas de inspección a los conductores sobre licencias de conducir, entre otras generalidades del puesto. Lleva control de las fechas de vencimiento de las licencias de conducir. Atiende consultas de los Despachos Administrativos y Judiciales, con relación a las diligencias. Supervisa y controla las asignaciones de Conductores y vehículos de acuerdo con la necesidad de los Despachos. Verifica la confección del cuadro de diligencias, para dar respuesta a los Despachos. Realiza tareas afines, según sea necesario. 51

55 7. Coordinador de la Unidad de Taller Funciones: Asigna, coordina y supervisa el trabajo que realiza el personal a su cargo, de acuerdo con las instrucciones y prioridades establecidas. Analiza órdenes de trabajo, informes y otros documentos, a fin de establecer la magnitud de los trabajos y programar su ejecución. Determina y solicita los materiales, piezas, herramientas, equipos y otros accesorios que se utilizan en los trabajos y vela por el uso adecuado de los mismos. Orienta al personal a su cargo sobre normas y procedimientos de trabajo y de seguridad aplicables a las diversas labores de mecánica automotriz. Realiza labores periódicas de inspección a los vehículos y otros equipos rodantes, para determinar las necesidades de mantenimiento y efectúa o participa en las tareas preventivas o correctivas previstas de los vehículos referidos al taller, para levantar informes técnicos. Inspecciona y verifica los trabajos realizados por el personal a su cargo, a fin de asegurar que los mismos se cumplan en el tiempo estipulado y según las normas de calidad establecidas. Atiende consultas y hace estimaciones sobre materiales, piezas, especificaciones y otros aspectos relacionados con los trabajos asignados. Realiza tareas afines, según sea necesario. 8. Oficinista de las Unidades Funciones: Ordena y clasifica la información que se debe registrar en el módulo de transporte Sistema de Control de Combustible. Transcribe los datos del material recibido en el módulo de transporte u otro medio que se le indique. Lleva control de los trabajos realizados durante períodos determinados. 52

56 Verifica la exactitud de los datos registrados y efectúa las correcciones que se ameriten. Elabora los Informes que le asigne el Jefe de la Sección de Transporte. Vela por la limpieza y buen funcionamiento del equipo a su cargo y reporta al supervisor inmediato las irregularidades que observe en el mismo o en el trabajo por realizar. Realiza tareas afines, según sea necesario. 9. Mecánico Automotriz Funciones: Revisa periódicamente los vehículos y otros equipos rodantes de la Institución, para determinar el estado de conservación y funcionamiento de los mismos. Determina el trabajo que ha de realizar en el vehículo u otro equipo rodante, ayudándose de croquis y manuales técnicos. Efectúa reparaciones e instalaciones en diferentes clases de vehículos y equipo rodante. Repara o substituye piezas como pistones, bielas, engranajes, válvulas, platinos, bujías y otros accesorios. Realiza el desmontaje, reparación, ajuste, limpieza, lubricación y montaje de motores, transmisión, diferencial u otros conjuntos mecánicos. Revisa el funcionamiento del vehículo u otros equipos rodantes, para evaluar el trabajo realizado. Responde por el equipo, herramientas de trabajo y bienes que le son confiados para su revisión y reparación. Limpia el equipo, las herramientas y el área de trabajo al terminar su labor. Realiza tareas afines, según sea necesario. 53

57 10. Conductor Funciones: Conduce vehículos livianos para el transporte de materiales, equipo y distribución de la correspondencia y ocasionalmente transporta a funcionarios. Revisa el nivel de agua, el combustible, el aceite, la batería y las llantas, para asegurar la movilización normal del vehículo. Cuida el buen estado y seguridad de los materiales y equipo que transporta. Reporta al funcionario competente los daños y desperfectos que detecta en el vehículo que conduce. Comunica a su superior el grado de cumplimiento de las labores asignadas, cada vez que regresa de su recorrido. Mantiene el vehículo que conduce en buenas condiciones de limpieza. Ayuda a la carga y descarga de materiales y equipos. Puede realizar viajes fuera del área geográfica habitual de trabajo, para transportar personas, materiales y equipos. Puede efectuar reparaciones menores al vehículo que opera. Realiza tareas afines, según sea necesario. V. SISTEMA AUTOMATIZADO Con el propósito de contar con herramientas modernas que permitan registros actualizados y versátiles, cónsonos con el avance de la tecnología, se desarrolló un Módulo o Sistema de Control de Combustible para la Sección de Transporte y las Coordinaciones Administrativas, el cual es de uso sencillo, tal como se pueda apreciar en el anexo Nº 2, el cual presenta el Instructivo del Sistema de Control de Combustible. Nota: Este Sistema también ha sido instalado en los Despachos Judiciales y Administrativos que tienen vehículos asignados, pero está en proceso de implementación. 54

58 5.1. Observación al Sistema de Control Vehicular. La Contraloría General de la República, ha puesto en línea un Sistema de Control Vehicular, el cual podrá ser implementado en la Procuraduría General de la Nación a través del Internet. Esta aplicación puede utilizarse únicamente para vehículos oficiales, pues en el caso de vehículos aprehendidos, se deberá utilizar la aplicación actual que tiene la Institución. Figura Nº.1. Sistema de Control Vehicular. 55

59 VI. ANEXOS

60 ANEXO 1 FORMULARIOS

61 ANEXO 2 INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE CONTROL DE COMBUSTIBLE

62 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE COMBUSTIBLE El sistema le pedirá su nombre de usuario y contraseña para poder tener acceso al mismo. Este nombre será capturado la primera vez por el administrador del sistema, posteriormente el usuario podrá cambiar su contraseña. El nombre puede tener hasta doce (12) caracteres y la contraseña diez (10). El sistema cuenta con el siguiente menú. Entrada: Son los registros diarios que alimentan las diferentes tablas del sistema, para generar todos los reportes. 1. Consultas y Reportes: Son todos los reportes que realiza el sistema. Todos estos reportes se muestran primero por pantalla y luego podrá imprimirlos, si desea.

63 2. Utilidades: Son los mantenimientos que se le brindan al sistema. 3. Acceso: Pantalla de control para la utilización del sistema. 4. Salir: Salida del sistema. NOTA: Al colocar el ratón sobre cualquiera de los campos o botones de las pantallas del sistema, éste le mostrará un cintillo, describiendo su uso o función. ENTRADA ENTRADA DE FACTURA: Pantalla principal del sistema, se capturan todas las facturas del consumo de combustible por mes, Despacho y estación, de acuerdo al tipo de combustible y la cantidad asignada. 79

64 Botones para adicionar / modificar, grabar, eliminar, reversar, buscar y salir. Pasos para efectuar la captura de las facturas: 1. Presionar el icono que muestra la página en blanco, para activar la pantalla. Clic 2. Seleccionar el tipo de combustible (gasolina o diesel), y la denominación asignada (1, 3, 5 galones) y en el campo cupón introduzca el número del cupón que guarda relación a la factura. 3. Estos tres campos forman la llave y no pueden ser modificados. Si existe un error en alguno de estos campos, debe ser eliminado el registro y capturado nuevamente. 4. Para eliminar el registro sólo debe introducir la llave (paso # 2) y cuando la información se muestre en pantalla, presionar el icono eliminar. 5. Si deseamos modificar algún campo diferente a la llave, debemos introducir la llave (paso # 2), cuando la información se muestre en pantalla, con el ratón nos colocamos en el campo deseado y realizamos nuestra modificación y al finalizar debemos grabar. 6. Para saltar de un campo a otro debemos dar ENTER, para salir del campo observación debe utilizar la tecla TAB ( ). 80

65 7. Si existen varios cupones de la misma denominación que pertenezcan a la misma factura, se debe capturar el número del primer cupón (según orden numérico ascendente) y en el campo Cant. se introduce la cantidad de cupones que tiene la factura. De tener más de uno, el programa generará el resto de las transacciones de forma automática. 8. Los siguientes campos a introducir son: fecha, factura y número de la placa o el número del vehículo. 9. El nombre del Despacho, debe seleccionarse de la siguiente manera: se escoge el nivel, la provincia, el distrito y el nombre del Despacho que se desea. Este nombre permanecerá hasta que escoja otro o se limpie la pantalla. 10. El nombre de la estación debe seleccionarse de una lista predefinida. Este nombre permanecerá hasta que escoja otro o se limpie la pantalla 11. Cuadro de consumo, debemos introducir en el campo galones, la cantidad real de los galones consumidos, el precio es calculado de forma automática, luego de introducir el campo monto, valor que aparece en la factura. El monto siempre será mayor que 0 y menor o igual al producto de la asignación por la cantidad de cupones. 12. Observaciones, en este campo se describen los comentarios o detalles con respecto al cupón o la factura. 13. Apoyo, en este campo se describe el nombre del Despacho o de la persona a la que se le esta asignando el cupón. 14. El botón buscar le permite observar todas las transacciones capturadas ordenadas por número de cupón. 81

66 CUPONES ANULADOS Y DEVUELTOS: Registro de los cupones que fueron asignados, pero no utilizados por los Despachos. Pasos para efectuar la captura de los cupones anulados: 1. Debe dar clic al icono que muestra la página en blanco, para activar la pantalla. 2. Se selecciona el tipo de combustible (gasolina o diesel), y la denominación asignada (1, 3, 5 galones) y en el campo cupón introduzca el número. 3. Estos tres campos forman la llave y no pueden ser modificados. Si existe un error en alguno de estos campos, debe ser eliminado el registro y capturado nuevamente. 4. Para eliminar el registro sólo debe introducir la llave (paso # 2), cuando la información se muestre en pantalla darle clic al icono eliminar. 5. Si deseamos modificar algún campo diferente a la llave, debemos introducir la llave (paso # 2), cuando la información se muestre en pantalla, con el ratón nos colocamos en el campo deseado y realizamos nuestra modificación y al finalizar debemos grabar. 6. Para navegar de un campo a otro debemos presionar ENTER, y TAB para salir del campo observación. 7. Si existen varios cupones de la misma denominación y los número son secuencial (según orden numérico ascendente), en el campo Cant. se introduce la cantidad de Cupones que se van a registrar en cada uno de los grupos. De 82

67 tener más de uno, el programa generará el resto de las transacciones de forma automática. 8. Introducir la fecha y el nombre del Despacho. ENTREGA DE CUPONES: En esta pantalla se realiza el registro de las asignaciones de cupones a los diferentes Despachos. Botones para adicionar / modificar, grabar, eliminar, reversar, buscar y salir. Pasos para registrar los datos de esta pantalla: 1. Fecha del memo para la entrega del cupón: Se coloca la fecha que saldrá en la nota de entrega de los cupones, después de registrar toda la transacción debemos imprimir la misma. 83

68 En el memo se muestran el Despacho, la numeración de los cupones según su denominación y la cantidad (de galones y cupones) asignada y los totales por tipo de combustible. 2. Seleccionar a qué mes corresponden los cupones que van a ser entregados. 3. Seleccionar el Nombre del Despacho. 4. Seleccionar el tipo de combustible según el cupón asignado (gasolina o diesel). 5. Seleccionar la denominación de los cupones (darle clic a la deseada). 6. La numeración de los cupones, desde (es el primer número de cupón hasta el último). 7. El sistema le calculará el total de galones y cupones que se está entregando, por cada denominación y la suma de los galones se reflejará en el campo Total de gls. 8. Al llenar todos los campos requeridos, se graba la información y luego debe presionar el botón de imprimir. 9. Puede registrar todos los cupones por Despacho e imprimirlos al final. 84

69 ORDEN DE COMPRA: En esta pantalla se realiza el registro de las Órdenes de Compra de Combustible (gasolina diesel) de todo el año. Los pasos para realizar los registros en esta pantalla son: 1. Colocar el número de la Orden de Compra. Si esta ha sido dividida se coloca una letra adelante del número que le corresponde. 2. La fecha de la Orden de Compra. 3. El mes al cual se le asignará esta compra. 4. La estación que le corresponde. 5. El número de la factura de la orden. 6. La fecha de la factura de la orden. 7. A qué compañía le corresponde. 8. Observación, alguna noticia que deseamos dejar escrita. 9. Se escoge el tipo de combustible (gasolina diesel), se coloca la cantidad de galones a los que le corresponde la transacción, con sus respectivos detalles, como precio establecido, precio de paridad y precio unitario. El sistema realiza este cálculo y lo coloca en la casilla monto. 10. Para los ajustes se coloca la cantidad de galones que debe ajustar y el precio del mismo. 11. En esta misma pantalla podemos mandar a imprimir el reporte de todos los ajustes realizados. 85

70 12. Al presionar el botón actualizar, actualiza los saldos de todas las compras, ajustes y combustible utilizado según rango de fecha. PRECIO DE PARIDAD: En esta pantalla se realiza el registro de los precios de paridad, que cambian cada 15 días y se dan por estación, mes y por tipo de combustible. Pasos: 1. Se escoge el mes al que deseamos capturarle su precio de paridad. 2. La estación de gasolina y colocamos el monto en su casilla correspondiente. 3. Se coloca el rango de fecha al que le corresponde el precio de paridad que estamos registrando. AUXILIARES DESPACHO: Se registran todos los Despachos que forman parte de la Institución. 5. Nombre del Despacho: nombre del Despacho 6. Código: Está formado por nivel, provincia, distrito y número del Despacho. 7. El nivel: Son los diferentes niveles en los que se clasifica la Institución y los puede observar tan solo oprimiendo el botón lista de niveles. 86

71 8. De igual forma la lista de las provincias, distrito y lista de Despachos. ESTACIÓN: Se registran todas las estaciones distribuidoras. Pasos a seguir: 1. Código: Este campo es numérico de dos (2), se forma así, el primer número es el número de la provincia y el siguiente es un número secuencial de las estaciones de esa provincia. 2. Estación: Nombre de la estación. 3. Provincia: Nombre de la provincia a la que pertenece la estación. 4. Teléfono: Número de teléfono de la estación. 5. Fax: Número de fax. 6. Contacto: Nombre del contacto dentro de la estación. 7. Marca: Nombre de la marca a la que pertenece el combustible. 8. Saldo en la estación: Nos permite escribir el monto de la gasolina y diesel. 9. Ajuste: Colocar el número del ajuste y el monto del ajuste del combustible (gasolina o diesel). 10. Los botones actualizar y tabla de ajuste nos permite mostrar nuestra tabla actualizada. 11. Desde esta pantalla podemos listar los nombres de las estaciones por orden alfabético y por código. USUARIO: Se registran todos los usuarios que utilizarán el sistema. Usuario: Nombre que utilizará para entrar al sistema. Debe escribir su nombre completo. 87

72 Contraseña: Esta debe ser de un máximo de diez (10) caracteres y escoger el nivel de acceso dentro del sistema. CONSULTAS Y REPORTES ENTRADAS DE FACTURAS: Pasos a seguir para listar las consultas del consumo de combustible: 1. Se escoge el mes al cual pertenece la transacción, si el mes no ha sido cerrado deberá escoger actual. 2. Debe escoger el tipo de reporte que desea. 3. Si la consulta es sobre Despacho, placa, cupón o factura, deberá escoger si se trata de uno o todos. 4. Si el Despacho se trata de Seguridad podrá utilizar esta opción, (recopila todas las placas y genera un listado por el consumo). 5. Todas las consultas se verán por pantalla y si decide podrá listar el reporte. 6. Los reportes se generan por rango de fecha. 7. Después de escoger el archivo puede enviar esta información 88

73 a Excel, tan solo al darle clic a botón Hoja de Excel. 8. Todos los informes pueden generarse en archivo PDF. FACTURAS DEL AÑO ANTERIOR: Se utilizan los mismos pasos que en las consultas de entradas de facturas. REPORTE DE ENTREGA DE CUPON: Pasos a seguir para listar los cupones: 1. Debe presionar el botón para que se active el campo de los meses. 2. Se escoge el mes de la entrega. 3. El Nivel del Despacho al cual pertenece. 4. Seleccione si quiere un Despacho o todos. 5. Presiones el botón de la impresora y genere el documento. 89

74 REPORTE DE ORDEN DE COMPRA: Pasos a seguir para listar la Orden de Compra: 1. Debe presionar el botón para que se active el campo de los meses. 2. Seleccione el mes de la compra 3. Seleccione la estación. 4. Presione el botón de la impresora y automáticamente se genera el reporte. REPORTE DE ORDEN DE COMPRA DE AÑO ANTERIOR: Pasos a seguir para listar la Orden de Compra del año anterior: 1. Debe presionar el botón para que se active el campo de los meses. 2. Seleccione el mes de la compra. 90

75 3. Seleccione la estación. 4. Presione el botón de la impresora y automáticamente se genera el reporte. REPORTE DE AUXILIARES LISTA DE DESPACHOS: 1. Se escoge el tipo de reporte, por nivel o provincia. Ëste listará todos los Despachos existentes en la institución, por el orden escogido. 2. De lo contrario puede escoger el nivel deseado e imprimir todas las entregas de cupones a ese nivel. LISTA DE ESTACIONES: 1. Se escoge el tipo de reporte, por orden alfabético y por código. Éste listará todas las estaciones existentes. SALDO DE LAS ESTACIONES: Pasos para obtener el reporte del saldo de las estaciones: Darle ENTER a cada uno de los siguientes botones que se muestran. Debe escoger el reporte deseado. Debe teclear el año al que pertenece este reporte. Para terminar presione el botón de salir (la puerta abierta). 91

76 UTILIDADES RESTAURAR TABLAS DEL INTERIOR: Es el procedimiento para adicionar las transacciones capturadas en diversas oficinas a nivel nacional y debe ser enviado a la oficina principal (Sección de Transporte) para su consolidación. 1. Seleccione el Despacho al que pertenece. 2. Seleccione el rango de la fecha de las transacciones que deseamos agregar a la tabla principal. 3. Presionar el botón agregar consumo de combustible. 4. Debe seguir las indicaciones que aparecerán en pantalla para realizar la copia. INSTRUCCIONES PARA REALIZAR LA COPIA EN DISQUETE. 92

77 REINDEXAR: Proceso para ordenar las tablas, al tomar la opción este proceso es automático. Sugerencia, debe realizarse como mínimo una vez a la semana. 93

78 RESPALDO DEL CONSUMO DEL MES: Esta opción genera el archivo que se envía a la oficina principal para su consolidación. Se escoge el Despacho y el rango de fecha de las transacciones, debe dar clic al botón copiando el consumo a disquete. Debe tener un disquete disponible para esta copia. El procedimiento le dará formato al disquete y luego copiará la información que deberá enviar. Seguir indicaciones de la pantalla. Ver: Instrucciones para realizar la copia en disquete. MANTENIMIENTO Y CIERRE MENSUAL Puede actualizar los saldos de las estaciones y realizar el cierre mensual. Se escoge el mes que se requiere. Debe tener un disquete disponible. El procedimiento hace una copia de este archivo y lo renombra con el mes que se escogió para las futuras consultas. 94

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