Guía pago a contratistas Ministerio de Educación. Personas naturales

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1 Guía pago a contratistas Ministerio de Educación Personas naturales

2 Objetivo Página 3 Alcance Página 3 Consideraciones generales Página 3 Normatividad Página 4 Para iniciar el trámite de pago tenga en cuenta Página 5 Certificado de cumplimiento, trámite de pago y documentos soportes. Página 7 Programación para la radicación de cuentas Página 14 Tips para los contratistas Página 14

3 1. Objetivo Esta guía tiene como objetivo dar a conocer de manera sencilla el proceso y los requisitos de los documentos soporte para el pago a contratistas personas naturales, con el fin se tenga claridad y se logren unos pagos oportunos y con el adecuado manejo tributario de esta clase de contratos, en relación con el manejo fiscal aplicable al Ministerio de Educación Nacional. 2. Alcance En este documento se encuentra toda la información necesaria respecto del proceso interno, documentos soporte y tiempos para adelantar el trámite de radicación de los certificados de cumplimiento y trámite de pago. 3. Consideraciones generales Como parte del mejoramiento continuo en que se encuentra comprometida la Subdirección de Gestión Financiera, se han establecido dos Formatos de Radicación de Documentos para los pagos que efectúa el Ministerio de Educación Nacional a Contratistas por prestación de servicios profesionales y Comisiones de Servicio. Este instructivo especifica qué campos dentro del formato deben ser diligenciados, así como las especificaciones a tener en cuenta al momento de radicar el formato en la Unidad de Atención al Ciudadano. Pág. 3

4 4. Normatividad Régimen tributario Ministerio de Educacion Nacional: El Ministerio de Educación Nacional, es Gran Contribuyente (Resolución DIAN No del 21 de Diciembre de 2006), no es responsable de los Impuestos de Renta, ni sobre las Ventas, catalogado como Entidad de Derecho Público para efectos de la retención a título de ICA (Articulo 3 Decreto No. 271 del 28 de Junio de 2002). Agente de retención: El MEN es agente de retención de los impuestos sobre la Renta, sobre las ventas y de Industria y Comercio (ICA), según lo dispuesto en los artículos 368, 437-2, 518 del Estatuto Tributario, artículo 7 del Acuerdo 65 de 2002 y el artículo 3 del Decreto Distrital 271 de Retenciones en la fuente a título de Impuesto sobre la renta e IVA: El porcentaje de retención a título de impuesto sobre la renta e IVA se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen del Impuesto sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado). Retención en la fuente a título de Impuesto de Industria y Comercio: El contratista deberá informar la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá D.C o en otras ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta para cada ciudad, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. Pág. 4

5 5. Para iniciar el trámite de pago tenga en cuenta 5.1 Informe de actividades Llegada la fecha de causación del pago, el contratista deberá presentar ante el supervisor de su contrato el Informe de Actividades y el comprobante de pago al Sistema de Seguridad Social. El Informe de actividades deberá contener como mínimo: a. Nombre del contratista. b. Nombre del supervisor del Contrato. c. Identificación del periodo a evaluar. d. Identificación del contrato, número y objeto. e. Descripción de las actividades desarrolladas (obligaciones específicas del contrato). f. Certificado de pago de la seguridad social. g. Firma del contratista y del supervisor del contrato. Una vez suscrito el Informe de Actividades por el supervisor del contrato, el Contratista deberá dirigirse con ese documento (original y copia), a la ventanilla para servidores, ubicada en el primer piso al costado izquierdo de la puerta interna de la Oficina de Atención al Ciudadano. En la Ventanilla para Servidores, el funcionario que recibe el documento, lo registra y le adhiere un sticker en donde usted podrá identificar el número asignado por el Sistema de Gestión Documental. Qué es el Sistema de Gestión Documental? Es el aplicativo de correspondencia del MEN que permite dar seguimiento a los documentos radicados en la entidad. El número que asigna el Sistema de Gestión Documental, será incluido en el CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO (imagen 1 punto 6.1) para continuar con el trámite de la cuenta. Pág. 5

6 5.2 Presupuestalmente El contratista debe verificar que al iniciar el proceso de contratación con el Ministerio de Educación Nacional suministre los siguientes documentos: Certificación de la cuenta bancaria vigente del contratista. La información que contenga esta certificación, debe ser consistente y coherente con la del formato SIIF. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del tercero (persona natural; persona jurídica aplica para el representante legal). Copia del RUT actualizado Una vez registrada la cuenta bancaria en SIIF, pasa a estado registrada y su correspondiente validación, proceso que conlleva un tiempo aproximado de cuatro (4) a cinco (5) días hábiles en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, tiempo en el cual se efectúa la validación de la información del titular de la cuenta. Estos documentos son anexados en el momento de registrar presupuestalmente el contrato con el Grupo de Presupuesto en la Subdirección de Gestión Financiera. Pág. 6

7 6. Certificado de cumplimiento, tramite de pago y documentos soportes 6.1. Certificado de cumplimiento y trámite de pago Además del Informe de actividades y el comprobante de pago al Sistema de Seguridad Social (5.1), el contratista deberá diligenciar el Certificado de Cumplimiento y Trámite de Pago. Los datos del certificado deben ser legibles, no se admitirán formatos diligenciados a mano o con enmendaduras o tachaduras; esto constituye requisito básico para cualquier presentación de documentos para realizar trámites de pago. El certificado debe ser firmado únicamente por el supervisor designado en la cláusula de interventoría del contrato, en los casos de que la interventoría deba ser asumida por otra persona, se debe realizar la modificación al contrato y hacer la respectiva publicación en la web, o adjuntar la modificación como soporte para pago. Este documento se radica junto con los documentos soportes Imagen 1, 2 y 3 en la ventanilla de servidores en original y copia ubicada en el primer piso al costado izquierdo de la puerta interna de la Oficina de Atención al Ciudadano. En la Ventanilla para Servidores, el funcionario que recibe el documento, lo registra y le adhiere un sticker en donde usted podrá identificar un segundo número asignado por el Sistema de Gestión Documental. La dirección de intranet donde puede descargar el mencionado formato para diligenciarlo es: php?sesion=&op=2.4&sop=2.4.1&id_proceso=1&id_ macroproceso=22&opcion_regreso= En el archivo encontrara la guía de diligenciamiento con las instrucciones de como ingresar la información requerida y el formato para diligenciarlo. Pág. 7

8 Imagen 1 Pág. 8

9 DOCUMENTOS SOPORTES 6.2 Factura o documento equivalente El contratista estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado), para mayor claridad en la liquidación de los descuentos por retenciones del contratista. REQUISITOS MINIMOS PERSONAS REGIMÉN SIMPLIFICADO Apellidos y nombres del beneficiario. Cédula de Ciudadanía de la persona beneficiaria. Fecha de la cuenta de cobro. Numeración consecutiva del documento. Concepto de pago, especificar el contrato al cual se está realizando la afectación del giro. Especificar el periodo que se está cobrando y la condición pactada para realizar el pago, es decir, si es contra la presentación del plan de trabajo o del desarrollo de una actividad específica, según corresponda y se haya especificado en el contrato en la cláusula de la forma de pago. Valor de la operación. Firma. Para efectos de facilitar el cumplimiento de este requisito la Subdirección Financiera dispuso un documento en el sitio: php?sesion=&op=2.4&sop=2.4.1&id_proceso=1&id_ macroproceso=22&opcion_regreso= el cual cumple con la normatividad vigente. Pág. 9

10 Imagen 2 Pág. 10

11 REQUISITOS MINIMOS PERSONAS REGIMÉN COMÚN Toda factura deberá contener los siguientes requisitos: Estar denominada en forma impresa Factura de Venta. Las empresas que tengan existencias de facturas cambiarias de compraventa podrán usarlas hasta agotar existencias o hasta cuando venza la autorización vigente de la DIAN. Fecha de expedición. Fecha de vencimiento. En ausencia de ésta, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta (30) días siguientes calendario a la emisión de la factura. Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio, en forma impresa. Apellidos y nombres o razón social y NIT del adquirente (MEN - NIT ). Número consecutivo de factura, impreso. Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados Valor total de la operación, junto con la discriminación del IVA. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, en forma impresa. Calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas (IVA). Resolución de facturación de la DIAN vigente. (No más de dos años) Firma de quien crea la factura de venta.(artículos 621 del Código de Comercio y 617 del Estatuto Tributario Nacional; Articulo 3 de la Ley 1231 de 2008; Decreto 3327 de 2009; Decreto 672 de marzo 6 de 2009 y demás normas concordantes) La fecha de vencimiento de la factura no puede ser anterior o igual a la fecha de radicación. Pág. 11

12 6.3 Certificado de contratista Imagen 3 Pág. 12

13 De acuerdo a la normatividad vigente el contratista debe diligenciar el formato Certificación del contratista informando la calidad y oblicaciones tribuitarias, bajo la calidad de juramento. Este formato es pre requisito para la liquidación de retenciones en la fuente e impuestos distritales. El formato puede ser descargado en la intranet en la siguiente ruta: php?sesion=&op=2.4&sop=2.4.1&id_proceso=1&id_ macroproceso=22&opcion_regreso= Certificado de pago de seguridad social Con el plan de pagos, el contratista debe pagar seguridad social sobre el 40% del valor del honorario mensual, previas afiliaciones al régimen de salud, pensión y ARL. Se debe adjuntar fotocopia del pago correspondiente al mes que solicita el pago, esta fotocopia debe ser legible y permitir identificar que se encuentra paga. Pág. 13

14 7. Programación para la radicación de cuentas Para que el pago se haga efectivo dentro del mismo mes de radicación de los documentos, se debe tener en cuenta: Que se encuentre incluido en el PAC para el mes Que los documentos soportes se radiquen en las fechas límites de cada mes, según la Circular que para el efecto expida la Secretaria General 8. Tips para los contratistas La cuenta bancaria debe estar en estado activa en el SIIF Nación, si el contratista cambia su cuenta bancaria debe realizar el proceso con el area de presupuesto de la Subdirección Financiera. El contratista debe estar afiliado a seguridad social antes de la suscripción del contrato La seguridad social se debe pagar sobre el 40% del valor estipulado en el contrato (clausula sexta) Si no diligencia los campos obligatorios o con información errada, generara la devolución del trámite de pago y se inicia nuevamente el proceso de radicacion de cuentas Los documentos deben ser firmados en fisico y original, no se admiten firmas digitales Las recepción de cuentas debe hacerce en los tiempos establecidos. Para la segundo pago y los siguientes debe radicar los siguientes documentos: Certificado de trámite y cumplimiento (imagen 1), Factura o Cuenta cobro (imagen 2), certificado de contratistas (imagen 3) y el soporte de Seguridad Social. Recuerda que para todos los pagos incluyendo el inicial y el final, se debe presentar el informe de actividades tal como se expuso en el punto 5.1 Pág. 14

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