MODELO REQUISICION ORDEN DE COMPRA FACTURA QUIMICOS OMA S.A. PROCESO CONTABLE Y FINANCIERA AÑO 2013

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1 MODELO REQUISICION ORDEN DE COMPRA FACTURA QUIMICOS OMA S.A. PROCESO CONTABLE Y FINANCIERA AÑO 2013

2 GENERALIDADES Con el fin de realizar un control de los diferentes gastos por Proceso, se estableció que para realizar cualquier compra se debe grabar en priority u documento llamado REQUISICION, la cual tiene como base la COTIZACION que se emite por parte del los diferentes proveedores de Compras y Servicios. En esta requisición se debe almacenar los siguientes datos: NIT PROVEEDOR NOMBRE PROVEEDOR PROCESO QUE SOLICITA EL BIEN O SERVICIO DETALLE DE LA COMPRA ARTICULOS A COMPRAR CANTIDAD A COMPRAR PRECIO UNITARIO VALOR DE IVA (SI APLICA) NOTA: El paso previo a la requisición es diligenciar los papeles de Inscripción de Proveedor, adjuntando RUT CAMARA DE COMERCIO y CEDULA del representante legal

3 GENERALIDADES ESTA PROHIBIDO TRAMITAR CUALQUIER COMPRA SI ESTA PREVIAMENTE NO CUENTA CON UNA REQUSICIÓN APROBADA EL PROCESO ADMINISTRATIVO RECIBE LAS REQUISICONES APROBADAS Y EMITE LA ORDEN DE COMPRA DESDE PRIORITY. LOS DATOS DE LA ORDEN DE COMPRA SON FIEL COPIA DE LA REQUISICION, POR TANTO ES RESPONSABILIDAD DE CADA LIDER REVISAR LA EXACTITUD DE LOS DATOS EL PROCESO ADMINISTRATIVO ENVIA AL PROVEEDOR LA ORDEN DE COMPRA Y DESDE ESE MOMENTO EMPIEZAN A CORRER LOS TIEMPOS DE ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO CONTRATADO

4 GENERALIDADES LA RECEPCION DE FACTURAS DE BIENES O SERVICIOS SE DEBE REALIZAR SEGÚN LAS FECHAS DE CORTE DEFINIDAS POR EL PROCESO CONTABLE EN RECEPCION SE DEBE VERIFICAR QUE LAS FACTURAS CUMPLAN CON LOS REQUISITOS LEGALES Y ADICIONALMENTE DEBE TRAER RELACIONADA LA ORDEN DE COMPRA (ESTA ORDEN DE COMPRA DEBE COINCIDIR CON AL ALMACENADA EN PRIORITY) EN LA CUAL SE DETERMINO EL BIEN O SERVICIO CONTRATADO. FACTURA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE QUE NO CUMPLA CON LOS REQUISITOS SE DEVOLVERA AL PROVEEDOR EN EL MISMO INSTANTE DE LA RECEPCION.

5 QUIMICOS OMA S.A. PROCESO CONTABLE Y FINANCIERA AÑO 2013

6 FORMA DE APLICAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE Verifique los datos del Agente, cerciorecese que no diga que es autoretenedor del impuesto de renta y que cumpla con la base de retención. Cerciórese que se describa el No. De la resolución que autoriza al proveedor para poder facturar, la vigencia de ésta es de 2 años. Tome el Subtotal de la Factura de venta (valor antes de IVA, o impuestos asociados y aplique el Porcentaje correspondiente conforme al Bien y/o servicio adquirido

7 PROCESO DE IMPUTACIÓN Y PAGO DE LA RETENCIÓN POSICIONES DE RETENCIÓN AGENTE RETENEDOR AGENTE SOMETIDO A RETENCIÓN A Quien le Retienen COMPRA DE BIENES O SERVICIOS Quien Retiene

8 RETENCIÓN EN LA FUENTE EN ALGUNOS DE LOS SERVICIOS MÁS COMUNES Retención a título del impuesto de Renta y Complementario 2013 No. Conceptos Base A partir de (cifras en $) Tarifas 1 Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea una persona jurídica o asimilada) $ 1 11% 2 Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea una persona natural) $ 1 10% 3 Servicios en general (personas jurídicas y a las naturales declarantes de renta) $ % 4 Servicios en general (personas naturales no declarantes de renta) $ % 5 Servicios de transporte nacional de carga (terrestre, aéreo o marítimo) $ % 6 Servicios de Transporte nacional de pasajeros (terrestre) $ ,5% 8 Servicios de vigilancia y aseo prestados por empresas de vigilancia y aseo $ % 9 Arrendamiento de Bienes Muebles $ 1 4% 10 Arrendamiento de Bienes Raíces $ ,5% 11 Servicio de Hoteles, Restaurantes y Hospedajes $ % 12 Compras y otros ingresos tributarios en general $ % Bases mínimas, a tomar en cuenta a la hora de practicar retenciones en la fuente Tarifa aplicable

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10 Conforme a las Disposiciones del Estado, representado a través de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, para la procedencia de costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta, así como de los Impuestos Descontables tales como el Impuesto sobre las Ventas, se requiere que las facturas cumplan con los siguientes requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario Colombiano, el cual establece: 1) Denominación visible y expresa como Factura de Venta 2) Apellidos y nombres o razón social y número de identificación tributaria NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 3) Apellidos y nombres o razón social y número de identificación tributaria NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. 4) Llevar un número consecutivo de Facturas de Venta. 5) Fecha de Expedición 6) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. 7) Valor total de la operación. 8) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura 9) Indicación expresa de la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas. 10) Resolución vigente para facturar, emitida por la DIAN 11) Sello de recepción con fecha de recibido y numero de radicado. 12) Sello de aprobación debidamente diligenciado.

11 1 Solicite copia del Rut, en el caso en que el proveedor del servicio o de la compra pertenezca al régimen simplificado. 1. Verifique los datos de identificación (Nombre, Nit., etc.). 2. Confirme que la actividad económica registrada corresponde a la del servicio prestado. 3. Valide el régimen al cual se encuentra inscrito Revise que la fecha del documento sea reciente. 3 4

12 Conforme a lo anterior, son documentos equivalentes a la Factura de Venta, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica, la cuenta de cobro (aplicable a personas naturales inscritas al régimen simplificado), el tiquete de máquina registradora, y los documentos expedidos para el cobro de peajes ( siempre y cuando éstos últimos reúnan los requisitos previstos en el Articulo 17 del DR 1001 de 1997, a saber: Nombre o razón social y NIT., Numeración consecutiva, Descripción especifica o genérica de bienes o servicios, fecha y valor.) Ciudad, Fecha Cuenta de Cobro No. QUIMICOS OMA LIMITADA NIT DEBE A: NOMBRE COMPLETO DEL PROVEEDOR NIT. - DV LA SUMA DE: (VALOR EN LETRAS Y NÚMEROS) POR CONCEPTO DE: detalle del bien o servicio adquirido especificando, lugar de prestación, periodo (día, mes, año), descripción del bien y/o servicio, referencia si existiese, y demás datos necesarias que permitan contextualizar la compra. Cordialmente, TIQUETE DE MÁQUINA REGISTRADORA NOMBRE DEL PROVEEDOR NIT. - DV DIRECCIÓN: TELÉFONO: INSCRITO AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO CUENTA DE COBRO TIQUETE PEAJE

13 ESTOS DOCUMENTOS SÓLO PROCEDEN COMO SOPORTE DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE TOTALMENTE DILIGENCIADO Y CON COPIA DEL RUT DEL PROVEEDOR EN CUESTIÓN.

14 En el caso de adquisiciones efectuadas a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado y conforme al Articulo Tercero (3º) del Decreto Reglamentario 522 de 2003, el adquirente responsable del Régimen Común debe expedir a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: 1) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios. 2) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago a abono. 3) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. 4) Fecha de la Operación. 5) Concepto 6) Valor del Operación 7) Discriminación del impuesto asumido por el adquiriente en la operación. DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA DE VENTA SOPORTE DE TRANSACCION CON TERCERO NO COMERCIANTE O INSCRITO AL REGIMEN SIMPLIFICADO (Art. 3 Decr Marzo 7/03) FECHA DE LA OPERACIÓN: CONSECUTIVO No. DATOS GENERALES DEL BENEFICIARIO APELLIDOS Y NOMBRES C.C. o NIT. DE DIRECCION TELÉFONO DEPARTAMENTO MUNICIPIO CANTIDAD DESCRIPCION VR. UNITARIO VALOR TOTAL SUBTOTAL RETENCION EN LA FUENTE RETENCION IMP. DE IND. Y CIO TOTAL A PAGAR IMPUESTOS ASUMIDOS OBSERVACIONES FIRMA DEL PROVEEDOR C.C. No.

15 Ciudad, Fecha Cuenta de Cobro No. QUIMICOS OMA S.A NIT DEBE A: NOMBRE COMPLETO DEL PROVEEDOR NIT. - DV LA SUMA DE: (VALOR EN LETRAS Y NÚMEROS) POR CONCEPTO DE: detalle del bien o servicio adquirido especificando, lugar de prestación, periodo (día, mes, año), descripción del bien y/o servicio, referencia si existiese, y demás datos necesarias que permitan contextualizar la compra. Cordialmente, NOMBRE DEL PROVEEDOR NIT. - DV DIRECCIÓN: TELÉFONO: INSCRITO AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO

16

17 Valor del servicio antes de Iva Retención en la fuente 3,5% Iva Servicio Voluntario = Valor a pagar

18 Tenga en cuenta: En algunas facturas de venta encontrará el valor de la retención correspondiente al servicio. Si la factura de venta de su proveedor no relaciona el valor, revise la tarifa y base correspondiente, si aplica no olvide descontarla en el momento del pago.

19 RECOMENDACIONES: Tenga presente, que el Estado a través del Decreto Reglamentario 2788 de 2004, estableció como obligación para los contribuyentes del Impuesto de Renta, para los no declarantes de renta pero declarantes de Ingresos y patrimonio, los responsables del Régimen Común o Simplificado, los agentes retenedores, los importadores y exportadores, los profesionales en compra y venta de Divisas y para los Agentes de carga internacional, la inscripción en el REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO, y para el Régimen simplificado la EXHIBICIÓN DEL MISMO EN LUGAR VISIBLE (Artículo 506 del ET; DR 2788/2004 Art. 20). 3) Es importante mencionar que si usted le compra a una persona natural no comerciante o inscrita en el Régimen Simplificado, y el bien y/o servicio adquirido supera la Base aplicable para Retención, el documento a expedir por parte de dicha persona es la Cuenta de Cobro, a menos que la factura del mismo cumpla con todos los requisitos exigidos por Ley. Solicítele al proveedor el detalle lo más especifico posible (fecha, lugar, concepto) del servicio o bien adquirido en la respectiva cuenta, pues de ello depende el pago de la misma (ver modelo de cuenta de cobro anexa en éste instructivo) 4) Tenga presente y conforme al Articulo del ET.. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales. Por lo anterior, si el responsable del régimen simplificado opta por expedir factura, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos de Ley, salvo la autorización, lo que no excluye la responsabilidad de Diligenciar el Documento equivalente así dicha factura contenga todos los datos y como tal requisitos exigidos. 5) Procure realizar sus compras en Establecimientos de Comercio legalmente constituidos y que le pueden suministrar factura de venta o tiquete por computador o máquina registradora, recuerde que los RECIBOS DE CONSIGNACIÓN O RECIBOS DE CAJA NO CONSTITUYEN SOPORTE DEL GASTO INCURRIDO.

20 RECOMENDACIONES: 6) Toda Factura de Venta o documento equivalente a la misma, debe venir dirigido a nombre de QUIMICOS OMA S.A., con NIT , Teléfono y Dirección respectiva, con la excepción de las Soportes de Peajes y máquinas registradoras (Artículo 64 de la ley 788 de 2002) 7) Es importante que los gastos incurridos durante determinado mes, queden registrados en la Contabilidad en el mismo periodo en el cual se originan, NO PERMITA QUE SE VAYAN PARA OTROS PERIODOS, NO LOS GUARDE, YA QUE SE TRADUCE PRINCIPALMENTE A FINAL DE AÑO, EN GASTOS NO DEDUCIBLES PARA LA COMPAÑÍA, ES DECIR, MAYORES IMPUESTOS. 8) Todo documento soporte debe venir en original, NO SE RECIBE COPIA DEL MISMO, excepto en los casos que la Ley estipule su procedencia como lo es en los casos del Transporte Intermunicipal y/o nacional de pasajeros. 9) Recuerde que, y conforme al Manual de pagos el empleado comisionado debe legalizar en un termino inferior a tres (3) días hábiles el gasto originado por el desplazamiento a otra ciudad, para ello, es indispensable que siga las instrucciones anteriormente expresadas para los documentos soportes. 10) Tenga presente que el RUT debe tener una fecha de actualización no menor a Enero 1º de 2013 y este debe contener el régimen al que pertenece, actualización de actividad económica y el concepto 35 Responsable impuesto al CREE.

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