PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO No RETENCION EN LA FUENTE TRABAJADORES INDEPENDIENTES LEY 1527 DE 2012

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1 PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO No RETENCION EN LA FUENTE TRABAJADORES INDEPENDIENTES LEY 1527 DE 2012 I. MARCO LEGAL La Ley 1527 de 2012 derogó el Art. 173 de Ley 1450 de 2011 que establecía la aplicación de la tabla de retención en la fuente para asalariados, a los pagos o abonos en cuenta que se realizaran a trabajadores independientes que cumplieran determinados requisitos. Con la derogatoria quedó sin aplicación el Decreto Reglamentario 3590 de 2011 y con ello el Certificado que para el efecto debían aportar los trabajadores independientes. En su reemplazo, en su artículo 13 la Ley 1527 de 2012 estableció, en materia de retención en la fuente a título de renta, un tratamiento para los trabajadores independientes responsables del régimen simplificado y no responsables de IVA que cumplan topes y condiciones del régimen simplificado y otro distinto para los trabajadores independientes responsables del régimen común. La disposición no aplica para aquellos servicios que por norma tienen tarifa específica como transportes, restaurante y hotel, consultoría en ingeniería de proyectos, arrendamientos, contratos de construcción, licenciamiento de software, entre otros. A. Trabajadores Independientes responsables del Régimen Simplificado y no responsables de IVA que cumplan topes y condiciones del régimen simplificado: 1. Con pagos o abonos en cuenta mensuales acumulados que no superen 300 UVT Los pagos o abonos en cuenta que se realicen a trabajadores independientes pertenecientes al régimen simplificado o a trabajadores independientes que no sean responsables del IVA, pero que cumplan con los topes y condiciones del régimen simplificado 1, cuya sumatoria mensual no exceda 300 UVT están sujetos a retención en la fuente de acuerdo con los siguientes rangos y tarifas: El procedimiento para calcular la retención en la fuente es el siguiente: 1 Art. 499 E.T.

2 a) Establecer % de Retención: Tomar el valor de la factura y dividirlo por el valor de la UVT vigente ($ año 2012); ubicar el resultado dentro de la tabla y según el rango en que se encuentre, establecer el % de retención a aplicar. b) Determinar la Base de Retención: Multiplicar el valor de la factura por el 80%. Previa solicitud del contratista, deducir el valor de los aportes a la seguridad social (salud, pensión y ARP) y el valor de los aportes voluntarios a Fondos de Pensiones y/o depósitos en cuentas AFC si los hubiere, atendiendo los topes de ley. c) Calcular Retención: Base de Retención (x) Porcentaje de Retención. 2. Con pagos o abonos en cuenta mensuales acumulados que excedan 300 UVT Los pagos o abonos en cuenta que se realicen a trabajadores independientes pertenecientes al régimen simplificado o a no responsables de IVA que cumplan topes y condiciones del régimen simplificado, cuya sumatoria mensual supere las 300 UVT están sujetos a retención en la fuente según las normas generales aplicables a honorarios, comisiones y servicios. B. Trabajadores Independientes responsables del Régimen Común Los pagos o abonos en cuenta que se realicen a trabajadores independientes pertenecientes al régimen común, independientemente de su cuantía, están sujetos a retención en la fuente según las normas generales aplicables a honorarios, comisiones y servicios. II. MANEJO EN SAP A. Trabajadores Independientes responsables del Régimen Simplificado y no responsables de IVA que cumplan topes y condiciones del régimen simplificado, cuyos pagos o abonos en cuenta acumulados en el mes no excedan 300 UVT. La Determinación del porcentaje y el cálculo de la base y de la retención en la fuente se harán de forma automática a través de la transacción ZFI_CALRETE Datos de entrada Diligenciar los siguientes datos teniendo en cuenta que en el campo Sociedad siempre se debe digitar FON1, aunque la factura se deba verificar en la sociedad FON2. Esto con el fin de controlar el acumulado mensual de los pagos a realizar en un mes.

3 2. Cálculo Base y Retención Con el botón se ingresa a la pantalla a través de la cual el programa realiza los cálculos automáticos, de la siguiente manera: a) El usuario debe ingresar el valor de la factura o documento equivalente b) Debido a que la tarifa de retención a aplicar se establece con base en la sumatoria mensual de los pagos o abonos en cuenta, el programa maneja un acumulado tanto en pesos como en UVT, el cual se actualiza cada vez que se ingresa una nueva factura; a partir del valor acumulado en UVT el programa determina el porcentaje de retención practicar: i. Si el acumulado en UVT es mayor a 100 UVT e inferior a 300 UVT el porcentaje será el que corresponda al rango según la tabla del Art. 13 de la Ley 1527, es decir 2%, 4%, 6% u 8%. ii. Si el acumulado es inferior a 100 UVT no hay retención. iii. Si el acumulado supera las 300 UVT la tarifa será la que corresponda al concepto que se indique en el campo RteFte > 300. c) De acuerdo con la norma la base de retención en la fuente para pagos mensuales acumulados hasta de 300 UVT es del 80%. Si el acumulado mensual supera las 300 UVT se aplican las normas generales en cuyo caso la base de retención es el 100% de los pagos. d) En ambos casos la base se puede disminuir con los aportes obligatorios a seguridad social, incluido ARP y con los aportes voluntarios a fondos de pensiones y/o depósitos en cuentas AFC, previa solicitud del contratista y atendiendo en todo caso los topes de ley. e) Una vez ingresado el valor de la factura y los valores permitidos para disminuir la base de retención, con el botón el sistema calcula la base y el valor de la retención que corresponde a la factura que se está ingresando. 3. Escenarios Con la facturación de los servicios por parte de un trabajador independiente se pueden presentar diferentes escenarios: a) Que el contratista presente una sola factura en el mes: i. Si el valor de la factura o documento equivalente no supera 300 UVT se debe efectuar el cálculo de la retención a través de la transacción ZFI_CALRETE05. ii. Si el valor de la factura es superior a 300 UVT aplican las normas generales de retención en la fuente, por lo cual la factura se verifica utilizando el tipo de retención RT y el indicador que corresponda al concepto facturado por el tercero.

4 La siguiente imagen muestra un ejemplo para la determinación de la tarifa y cálculo de la base y retención en la fuente de una factura de cuantía inferior a 300 UVT para la cual aplica la tabla de la Ley 1527 de 2012: Como se observa, el valor de la factura equivale a 191,95 UVT para las cuales, de acuerdo con la tabla de la Ley 1527, la tarifa de retención es del 4%. Adicionalmente, dado que el valor es inferior a 300 UVT la base es el 80% del valor de la factura, a partir de la cual se pueden deducir los conceptos que permite la ley. Verificación Factura Una vez calculada la base y el valor de la retención, se procede a la verificación de la factura en donde se debe tener en cuenta lo siguiente: El número de la factura se debe ingresar en el campo Referencia de la Verificación Factura de la misma manera como se digitó en los datos de entrada de la transacción ZFI_CALRETE05, para lo cual se sugiere Copiar y Pegar. Este dato es el link entre el cálculo de la retención y la verificación factura, por lo cual el sistema valida que sean iguales. Si el dato no es igual, no se podrá verificar la factura y el sistema generará un mensaje de error en el que informa que la factura no tiene cálculo de retención.

5 La retención en la fuente se causará con Tipo de Retención RI Retención Independientes, el cual debe estar previamente asignado en el dato maestro del acreedor con el Indicador que corresponda al concepto que facture el tercero (honorarios, comisiones o servicios). Con los indicadores del tipo de Retención RI Retención Independientes el sistema no realiza cálculos automáticos en el proceso de causación o verificación de la factura, como sí lo hacen los indicadores del tipo RT. Para el tipo RI el sistema despliega los campos BaseImpRet e ImpRetImp en blanco para que el usuario introduzca los valores de forma manual. Los valores a ingresar al sistema son los calculados previamente a través de la transacción ZFI_CALRETE05. Aunque el sistema valida que los valores ingresados coincidan con los calculados por la transacción ZFI_CALRETE05, se sugiere Copiar y

6 Pegar; siempre se deberán copiar y pegar los totales, es decir los valores que el sistema muestra en azul. b) Que el contratista presente varias facturas en el mes Debido a que las tarifas de retención en la fuente para trabajadores independientes responsables del régimen simplificado son progresivas, es decir aumentan en la medida que aumenta el ingreso e incluso obligan a la aplicación de las normas generales cuando el valor acumulado del mes excede las 300 UVT, en algunos casos será necesario ajustar la retención en la fuente. Para el efecto, el programa maneja un acumulado mensual a partir del cual determina el porcentaje de retención que corresponde y efectúa el recálculo de las retenciones en la fuente de las facturas del mes causadas o verificadas hasta el momento. Veamos algunos ejemplos: i. Un contratista radica para un mes una primera factura por $ la cual no tendrá retención en la fuente porque su valor es inferior a 100 UVT. Pero si radica una segunda factura por $ el valor acumulado en el mes ($ ) equivale a 115 UVT, sujeto de acuerdo con la tabla a una tarifa de retención en la fuente del 2%. En ese momento será necesario calcular y aplicar la retención en la fuente que no se practicó sobre la primera factura. En SAP quedaría de la siguiente manera:

7 Como se observa, sobre la factura de $ el sistema no calculó retención, pero cuando se ingresó la segunda factura por $ el sistema calculó la retención de esa factura (PRUEBA002) a la tarifa del 2%: ($ *80%)*2% = $ y al mismo tiempo calculó la retención que no se había practicado sobre la factura PRUEBA001 ($ *80%)*2% = $ En consecuencia, el valor de la retención a causar corresponde a la retención de la factura que se está ingresando ($16.000) más el ajuste a la retención de la primera factura ($32.000) para un total de $ Así, en la verificación de la segunda factura los valores a ingresar con el tipo de Retención RI son los totales tanto en base como en retención, es decir lo que el sistema muestra en azul.

8 Importante tener en cuenta que aunque el valor de la factura sea inferior a 100 UVT ($ año 2012) siempre se debe ingresar al sistema a través de la transacción ZFI_CALRETE05. En la causación o verificación de factura, a través del Tipo de Retención RI se copia el valor de la base depurada y siempre se coloca cero (0) en el valor de la retención. Esta es la base para posibles recálculos tanto de base como de retención y para la expedición de Certificados y análisis de información exógena. ii. Un contratista no declarante de renta factura $ por concepto de servicios generales. El valor equivale a 269 UVT y de acuerdo con la tabla tiene una retención del 8%. Días después radica otra factura por $ , con lo cual el valor acumulado del mes ($ ) excede las 300 UVT. Significa que la retención a aplicar es la de las normas generales, es decir el 6% por servicios. Para el ejemplo vamos a asumir que el tercero no solicita disminución de la base de retención. Al ingresar la primera factura a la transacción ZFI_CALRETE05, el sistema calcula la retención a la tarifa del 8% sobre una base del 80% del valor de la factura: ($ * 80%) * 8% = $ Cuando se ingrese la segunda factura, el programa debe calcular la retención en la fuente de esa factura a la tarifa del 6% (en ese momento ya sabemos que el acumulado del mes excedió las 300 UVT), sobre la base del 100%. ($ *100%) * 6% = $ Adicionalmente debe ajustar (disminuir) la retención que se practicó sobre la primera factura y ajustar la base de retención que en principio era del 80%, pero que al superar las 300 UVT es del 100%. Ajuste Base de Retención: $ * 20% = $ Ajuste valor de la Retención: ($ * 100%) * 6% = $ Retención que se había practicado $ Valor a ajustar en retención (-$28.000) En SAP quedaría de la siguiente manera:

9 Diligenciar únicamente cuando el acumulado exceda las 300 UVT Cuando con el valor de una factura se exceden las 300 UVT es necesario indicarle al sistema la tarifa de retención que se debe aplicar, de acuerdo con las normas generales para honorarios, comisiones y servicios. Para el efecto el match code del campo RteFte > 300 UVT ofrece las opciones y el usuario selecciona la que corresponda al concepto facturado por el tercero y a su calidad de declarante o no declarante del impuesto sobre la renta. A partir de ese dato el sistema hace los cálculos y recálculos que se requieran. En la verificación factura los valores que se deben copiar en Base y Retención a través del Tipo de Retención RI Retención Independientes son los totales, es decir que incluyen los ajustes tanto de base como de retención de las facturas anteriores. En consecuencia, en este caso aunque la factura que se va a causar es de $ , en la base de retención se colocará $ y en la retención $ Esto garantiza que los acumulados tanto de bases como de retenciones sean los correctos tanto para expedición de certificados como para información exógena.

10 En caso que el valor de la retención de la última factura no alcance para compensar el valor mayor retenido en las facturas anteriores y en consecuencia el neto de la retención resulte negativo, se debe dar aplicación al Procedimiento Tributario 011, es decir, reversar la verificación de las facturas anteriores y causar nuevamente con el indicador que corresponda a honorarios, comisiones o servicios a través del tipo RT. 4. Corrección de Errores A través de la transacción ZFI_CALRETE05 únicamente se podrán modificar los valores de la última factura ingresada, siempre y cuando no se haya causado o verificado. En caso que se requieran correcciones a facturas anteriores ingresadas en ZFI_CALRETE05, los registros se deberán borrar o inactivar a través de la transacción ZFI_CALRETE04, la cual no sufrió modificaciones. Si es necesario se deberán ingresar de nuevo a ZFI_CALRETE05. La transacción ZFI_CALRETE04 permite: Borrar los registros de facturas que aún no tienen verificación factura o que ésta se haya anulado Inactivar los registros de facturas verificadas y que posteriormente tuvieron abono (procedimiento 11). B. Trabajadores Independientes responsables del Régimen Simplificado y no responsables de IVA que cumplan topes y condiciones del régimen simplificado cuyos pagos acumulados excedan 300 UVT y Trabajadores Independientes responsables del Régimen Común Para estos casos aplican las normas generales para honorarios, comisiones y servicios, por lo cual las retenciones en la fuente se deben causar a través del Tipo de Retención RT y el indicador que corresponda al concepto que facture el contratista y a su calidad de declarante o no declarante del impuesto sobre la renta, así: En consecuencia, estas facturas no se deben registrar en la transacción ZFI_CALRETE05. GESTION TRIBUTARIA Lucero Rojas H. 25 de mayo de 2012

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