PROCEDIMIENTO VERSION: 01 ADMINISTRACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD FECHA: PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN

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1 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 1 de 6 1 OBJETIVO Planear, desarrollar y controlar las actividades relacionadas con las copias de seguridad de la información de los EE en caso requerido, que permitan garantizar la integridad y seguridad de los datos y una alternativa de respaldo eficiente en caso de ser necesario. 2 ALCANCE El procedimiento inicia con la programación y asignación de actividades de administración de copias de seguridad, contiene aquellas actividades de administración así como las actividades que permiten responder ante los requerimientos de restauración de información y finaliza con la restauración y entrega al usuario. 3 DEFINICIONES 3.1 : Secretaría de Educación Departamental. 3.2 EE: Establecimiento Educativo. 4. CONTENIDO EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD. 1. Programa y asigna actividades de administración de copias de seguridad: El funcionario de servicios informáticos de la, establece la programación y asignación de actividades de administración de copias de seguridad y define las acciones necesarias en caso que existan requerimientos de restauración o copias de seguridad no programadas. Si la acción requerida es originada por el ejercicio propio de administración de las copias de seguridad se continúa con la actividad 2. De lo contrario se trata de un Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Cargo: Profesional Especializado Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Técnico Operativo Cargo: Secretaria de Educación Departamental

2 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 2 de 6 requerimiento de restauración de copias de seguridad y continúa en la actividad 10. (Formato Cronograma de Copias de Seguridad). 2. Establece la estrategia que garantice la integridad y seguridad de la información de la : El funcionario de servicios informáticos de la, define la estrategia que le permita garantizar la integridad y seguridad de la información que es soportada a través de los sistemas de información y las bases de datos. Dentro de esta actividad deberá identificar la forma como el área de servicios informáticos protegerá los datos, identificando las bases de datos o información crítica, los medios de restauración, los sitios y responsables de la custodia y conservación, así como la periodicidad con la cual se realizará el respaldo a cada uno de los sistemas de información. Esta actividad le permite al área de servicios informáticos actualizar la política de administración de copias de seguridad, cada vez que sea necesario. (Documento de Estrategias de Integridad y Seguridad de la Información). 3. Programa las actividades de generación de copias de seguridad: El funcionario de servicios informáticos de la, realiza un cronograma con las actividades de restauración, diligenciando el Formato de Cronograma de copias de seguridad, en el cual se indica el número de copia, tipo de copia (diario, semanal, mensual), el contenido, si es manual o automática, la periodicidad, el medio (cinta, cd, etc.) y si es permanente o tiene rotación. 4. Ejecuta copias de seguridad según programación: El funcionario de servicios informáticos de la, ejecuta las copias de seguridad según la programación establecida en el cronograma de copias de seguridad de la actividad anterior. 5. Verifica el resultado de las copias de seguridad: El funcionario de servicios informáticos de la, verifica que el resultado de la realización o ejecución de las copias de seguridad sea exitoso. Los sistemas o bases de datos robustas que permiten generar automáticamente las copias de seguridad, también ofrecen herramientas de

3 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 3 de 6 verificación y auditoría de las mismas. Mientras, las copias de respaldo generadas manualmente requieren de verificaciones más básicas desde sistema operativo, como comparación de tamaño, cantidad de archivos copiados, etc. Si la realización de la copia de seguridad se efectuó satisfactoriamente el procedimiento continúa en la actividad 8, de lo contrario continúa en la actividad Identifica y analiza motivos de las fallas: El funcionario de servicios informáticos de la, debe verificar e identificar los motivos de la falla en la realización de copias de seguridad, con el fin de dar solución al inconveniente y volver a ejecutar la actividad que realiza el backup o copia afectada. Si en esta actividad se detecta que se requiere un soporte o mantenimiento correctivo para solucionar el inconveniente, se ejecutan las actividades pertinentes del caso. 7. Realiza los correctivos y ejecuta nuevamente las copias de seguridad afectadas: El funcionario de servicios informáticos de la, procede a corregir o solucionar el inconveniente o falla detectada sobre la ejecución de la copia de seguridad. Cuando el problema es corregido se inicia manualmente la ejecución de la copia o copias de seguridad afectadas y regresa a la actividad 5, donde se verifican los resultados de las mismas. 8. Etiqueta medios y actualiza bitácora de copias de seguridad: El funcionario de servicios informáticos de la, debe realizar el etiquetado de la copia y actualizar el formato Bitácora de copias de seguridad. El etiquetado debe considerar la siguiente información: Fecha de realización de la copia, contenido, Número del medio magnético dentro del juego completo del backup (Ej: 1/3, 2/3, 3/3). 9. Salvaguarda las copias de seguridad: El funcionario de servicios informáticos de la, realiza la distribución de copias para su almacenamiento y salvaguarda, considerando las políticas de administración de copias de seguridad definidas, especialmente lugar y responsable por su custodia y conservación, con lo cual el

4 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 4 de 6 procedimiento finaliza. (Documento de Estrategias de Integridad y Seguridad de la Información). 10. Analiza requerimiento: El funcionario de servicios informáticos de la, realiza un análisis y entendimiento detallado del requerimiento de restauración o de copia de seguridad no programada. Si el requerimiento corresponde a restauración de copias de seguridad, el procedimiento continúa en la actividad 11, de lo contrario se trata de de un requerimiento de copia de seguridad no programada y continua en la actividad Identifica la copia de seguridad y verifica su estado: El funcionario de servicios informáticos de la, identifica y obtiene el medio magnético de la copia de seguridad que contiene la información solicitada, apoyándose en el formato de Bitácora de copias de seguridad. En esta actividad se verifica si la copia de seguridad se encuentra en buen estado y si es posible la restauración de la misma. Si la copia esta en buen estado continúa con la actividad 13, en caso contrario pasa a la actividad 14, donde se solicita la segunda copia de seguridad. 12. Ejecuta copia de seguridad no programada: El funcionario de servicios informáticos de la, procede a ejecutar la copia de seguridad no programada continuando en la actividad Restaura y verificar la información: El funcionario de servicios informáticos de la, procede a restaurar la información solicitada y a verificar los resultados de la misma. En caso en que la información restaurada no cumpla con el requerimiento de restauración, se continúa en la actividad 10, por el contrario continúa en la actividad Solicita segunda copia de seguridad: El funcionario de servicios informáticos de la, procede a solicitar la segunda copia de respaldo, al responsable de su custodia, según la política de administración de copias de seguridad, copia que por lo general se encuentra ubicada en un lugar seguro fuera de las instalaciones de la Secretaría de

5 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 5 de 6 Educación. Ubicada la segunda copia de seguridad regresa a la actividad 13 para restaurar y verificar información. 15. Informa al usuario solicitante el resultado de la restauración: El funcionario de servicios informáticos de la, le informa al usuario (Oficio de comunicación) que solicitó la restauración que esta se ha realizado correctamente, para que pueda proceder con su propia verificación y utilización de la información requerida. Al ejecutarse esta actividad el procedimiento finaliza. 5. Registros Lugar de Tiempo de Disposición Nombre Almacenamiento Protección Responsable Acceso Recuperación Retención Final Formato Cronograma de Copias de Seguridad Computador de la Oficina de de la Backup Formato Cronograma de Copias de Seguridad Permanente No Aplica Documento de Computador de Documento de Estrategias de la Oficina de Estrategias de Integridad y Seguridad de la de la Backup Integridad y Seguridad de Permanente No Aplica Información la Información Formato Bitácora de copias de seguridad. Computador de la Oficina de de la Backup Formato Bitácora de copias de seguridad. Permanente No Aplica

6 PROCESO GESTION DE LA EDUCACIÓN PAGINA: 6 de 6 Lugar de Tiempo de Disposición Nombre Almacenamiento Protección Responsable Acceso Recuperación Retención Final Oficio de comunicación Archivador de la Oficina de de la Carpeta Carpeta de Oficios enviados Un año Archivo de la 6. Control de Cambios Versión Descripción de Cambio FECHA

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