MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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1 MANUAL DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

2 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del 2014 Contenido del Manual 1. Hoja de Aprobación Introducción Misión Visión Valores Objetivo del Manual Alcance Atribuciones Proceso de Actualización de Documentos Procedimiento Flujograma Cronograma de Actividades Anexos Artículo Segundo.- Se derogan las disposiciones de igual o menor jerarquía, que se opongan al presente Reglamento Simbología Utilizada Glosario de Términos Página 1 de 21

3 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del Hoja de Aprobación Asunto: presentar un esquema organizado para la revisión y en su caso actualización de Documentos Institucionales. Analista: Participaron: Lic. Carlos Elías Sánchez Suarez Fecha de impresión: 11 de Enero del Fecha de implantación: 18 de Enero del Revisiones: 20 de Enero de 2012 Página: de Enero de 2013 Página: 12 Página: Página: Página: Página: El presente manual interesa a: Direcciones Académicas Direcciones Administrativas Abogado General Función: Elaboró: Reviso: Aprobó: Lic. Julio Cesar Guerrero Nombre: Salgado Cargo: Profesor Abogado general Rector Firma: Página 2 de 21

4 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del Introducción La razón de ser de esta Universidad es ofrecer servicios educativos de nivel superior de alta calidad para formar profesionales y líderes empresariales con conocimientos, habilidades, competencias y actitudes. Además de lo anterior, a través de una cultura organizacional pretendemos ser la institución de educación superior de mayor prestigio y excelencia en el Estado y la región formadora de profesionales con valores éticos y morales, que con su desempeño contribuyan al cambio y la innovación permanente en los ámbitos del saber; la investigación, y la formación de recursos humanos. El desarrollo de una cultura organizacional solida necesita de la implementación de técnicas y herramientas administrativas que permitan establecer los procedimientos, y sistematizar nuestras actividades. Este documento tiene la finalidad de precisar los elementos, criterios e información necesaria para la elaboración evaluación y/o actualización de sus documentos institucionales: procedimientos, Reglamentos, Políticas, Normas Administrativas y Académicas, permitiendo con ello la uniformidad en toda la Institución. Los documentos Institucionales y Reglamentos son fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, además sirven de apoyo para la capacitación del personal, ya que facilitan al interior de cada área, la integración de las distintas unidades administrativas a través del flujo de información, asimismo, permiten a cualquier usuario interno y externo, el conocimiento preciso de las operaciones, trámites y servicios que realizan. El presente manual pretende servir de orientación y ayuda a los responsables de elaborar este tipo de instrumentos; además contiene la descripción de los apartados necesarios para su elaboración, con la finalidad de que el lector comprenda mejor el tema. El presente Manual cuenta con los siguientes apartados; antecedentes de la universidad Olmeca, su Filosofía, Objetivos, alcance del manual que especifica con claridad cuales son las áreas que Página 3 de 21

5 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del 2014 intervienen en la actualización de documentos, atribuciones que se encuentran de manera general contenidas en las políticas de este manual, el algoritmo y Flujograma del proceso que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica, y anexos, donde se incluyen, las políticas de operación y el glosario, que define la terminología básica empleada. Antecedentes de la Universidad Olmeca La Universidad Olmeca nace en el año 1991 con planes y programas enfocados a formar recursos humanos profesionales de alto nivel y excelencia, con personal directivo, administrativo y cuerpo docente y de investigadores que desarrollen en los alumnos los valores de convivencia social, de cultura de la investigación, amplio conocimiento en los negocios y de el comportamiento organizacional que requieren las empresas. A demás, de inducirlos en los procesos de innovación permanente y de aplicación de las tecnologías más avanzadas que permitan detonar el crecimiento, el desarrollo y la calidad de vida de la sociedad. La Universidad inició labores académicas durante un año en las instalaciones del Colegio Arji; en 1992 se instaló la primera piedra y se inicio la construcción del campus, situado en el km. 14 de la carretera Villahermosa-Macuspana, localidad de Dos Montes, Municipio de Centro. La Universidad Olmeca tuvo su origen y organización institucional, así como su estructura curricular y pedagógica en la experiencia y la tradición humanista del sistema Jesuita de la Universidad Iberoamericana, con el cual mantiene una estrecha relación de intercambios de cooperación cultural, académica, científica y de movilidad de alumnos y profesores. Durante 20 años de historia, la Institución ha estado bajo la dirección de tres rectores: Lic. Marcelo Ayala Izaguirre, rector fundador; Físico Baldomero Carrera Santa Cruz y, actualmente el Doctor Lácides García. La Universidad Olmeca brinda estudios en los niveles de licenciatura y posgrado, con una oferta de diez Licenciaturas e ingenierías en Sistema Escolarizado; cinco programas de estudio en nivel Semiescolarizado y siete programas de Posgrado. Las actividades académicas, culturales y Página 4 de 21

6 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del 2014 científicas iniciaron con la apertura de los programas de licenciatura en Administración de Empresas, Comunicación, Contaduría Pública, Sistemas Computarizados e Informática, Comercio Exterior y Aduanas y Derecho. En 1993 la Junta de Gobierno aprobó la creación de las carreras de Diseño Gráfico, Ciencias Humanas y el proyecto de creación de las carreras de Arquitectura y Sistemas Computacionales, que oficialmente iniciaron sus actividades en el periodo de En 1996 se inicia, en convenio con la Universidad Loyola de New Orleans, para impulsar el programa de Posgrado Administración de Negocios para Ejecutivos. El convenio estableció la cláusula que al egresar la primera generación la Universidad Olmeca recibiría la propiedad de los derechos académicos del programa, por ello, a partir del , se inició una reestructuración, acorde a los lineamientos del Acuerdo 279, ofreciendo un programa más competitivo de tres semestres y adaptado a las demandas de las empresas de Tabasco y de la región. A partir de 2002 se inició un proceso de actualización, reestructuración y modificación de los planes de estudios de licenciatura. En primavera de 2004 se inició el Sistema Semiescolarizado de licenciatura los fines de semana (viernes y sábado), dirigido al sector de adultos. Así mismo, se amplió la oferta de estudios de Posgrados con la apertura de programas como las Maestrías en: Derecho Constitucional; Relaciones Laborales; Comercio Exterior, Sistemas Computacionales, Valuación, y Administración y Dirección de Hospitales. 3. Misión Es una Institución Particular de Educación Superior sin fines de lucro, formadora de Recursos Humanos con conocimientos, habilidades, aptitudes y valores para que contribuyan en el desarrollo económico y social del Estado. 4. Visión Ser la Universidad con un sistema permanente de calidad con planes y programas educativos acreditados e innovadores, que integren a los profesionales a las actividades laborales y productivas con actitudes, valores y conocimientos para el cambio y el desarrollo de la sociedad. Página 5 de 21

7 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del Valores Compromiso: Es la actitud institucional como comunidad universitaria de colaborar con la sociedad y con las áreas productivas del estado y la región, en la formación de profesionales y preparación de recursos humanos comprometidos con la sociedad. Dignidad: Es el atributo del ser humano que le permite respetar y respetarse en todos los ámbitos de su vida y en su relación con su comunidad. Disciplina: Es la constancia, el orden y la sistemática acción para lograr el desarrollo de los alumnos como ciudadanos y su interacción con la comunidad, buscando siempre cumplir con los lineamientos, la filosofía y el modelo académico de nuestra institución universitaria. Eficiencia: Es la acción y la fuerza que distinguen a los miembros de la Universidad Olmeca comprometida con el desarrollo personal y social del individuo. Ética: Es la reflexión filosófica que permite al ser humano distinguir entre lo bueno y lo malo, lo correcto y lo incorrecto; es la actitud que todo miembro de la Universidad Olmeca debe asumir para cumplir con las reglas y regular los actos profesionales. Honestidad: Responsabilidad inherente en el ser humano, que le permitirá cumplir, con verdad y justicia, su trabajo en su entorno social. Humanismo: Concebirse a sí mismo y al otro como su semejante en bien con la comunidad universitaria y de la sociedad en su conjunto. Compromiso ético con la justicia y valor fundamental para normar el desempeño profesional. Página 6 de 21

8 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del 2014 Lealtad: La universidad no es un lugar donde solo se adquieren conocimientos, sino que se desarrollan las habilidades internas en el individuo, comprometiéndolos con el cumplimiento y la fidelidad a nuestra filosofía. Respeto: Saber valorar los intereses personales y comunitarios, así como la diversidad de ideas y de pensamientos. Responsabilidad: Como formadores de profesionales, la universidad hace responsable del desempeño profesional a sus egresados en su ámbito laboral y comunitario. Así mismo, transmite el valor de responsabilidad a todos sus miembros para que lo apliquen en sus actos personales y profesionales. Tolerancia: El respeto mutuo mediante el entendimiento, sin importar las diferencias sociales, políticas, religiosas o étnicas. Página 7 de 21

9 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del Objetivo del Manual Implementar los mecanismos para revisar, y en su caso actualizar, autorizar y publicar cada año los documentos Estratégicos, Académicos, Administrativos y Normativos, vinculación con los principios contenidos en la Filosofía Institucional. así como optimizar su 7. Alcance Este manual aplica a Rectoría, Abogado General, Direcciones Académicas, y Direcciones Administrativas, de la Universidad Olmeca. 8. Atribuciones La integración, atribuciones, funciones, objetivos y demás disposiciones se encuentran contenidos y regulados mediante el apartado de políticas de operación del presente manual. 9. Proceso de Actualización de Documentos Para la actualización de documentos Estratégicos, Académicos, Administrativos y Normativos de la Universidad Olmeca, se presentaran los procedimientos específicos, iniciando su descripción narrativa seguida de la gráfica de diagrama de flujo; finalmente se presenta un Cronograma de actividades que muestra la definición cronológica de cada evaluación y actualización documental. Página 8 de 21

10 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del Procedimiento Intervienen: Rectoría, Direcciones Académicas, Direcciones Administrativas y Abogado General Clave: CTP_02 N Actividad Responsable 1. Verificar fecha de Revisión 2. Verificar nuevas Políticas Procedimientos o Normas 3. Estructurar nuevas Políticas Procedimientos o Normas. Unidades administrativas y Académicas Unidades administrativas y Académicas Unidades administrativas y Académicas 4. Proponer inclusión y / o sustitución de nuevas Políticas, Procedimientos o Normas Unidades administrativas y Académicas 5. Enviar nuevas Políticas, Procedimientos o Normas. Unidades administrativas y Académicas 6. Recibir nuevas Políticas, procedimientos o Normas. Responsable evaluador 7. Analizar nuevas Políticas, Procedimientos o Normas. Responsable evaluador 8. Informar inclusión o exclusión de nuevas Políticas, Procedimientos o normas a Documentos Institucionales Responsable evaluador 9. Actualizar Documento Responsable evaluador 10. Registrar Política, Procedimiento o Norma sustituido Responsable evaluador 11. Archivar Política, Procedimiento o Norma sustituido Responsable evaluador Página 9 de 21

11 Manual de Actualización de Documentos 18 de Enero del 20 de Enero del Publicar Documento Actualizado Rector 13. Difusión de Documento Actualizado Rector Página 10 de 21

12 9.2. Flujograma Procedimiento: Revisión y Actualización de Documentos, Estratégicos, Académicos, Administrativos y Normativos. Unidades Administrativas y Académicas Responsable Evaluador Rectoria Inicio 1 Verificar fecha de revisión y actualización 2 Verificar nuevas Politicas, Procedimientos o Normas 3 Proponer inclusión y / o sustitución de nuevas Políticas, Procedimientos o Normas 4 Estructurar nuevas Políticas, Procedimientos o Normas 5 Enviar propuesta de Política Procedimiento o Norma 6 Recepcionar propuesta de Política, Procedimiento o Norma 7 Analizar Nuevas Políticas, Procedimientos o Normas Informar inclusión o exclusión de nuevas Políticas, Procedimientos o Normas a Documentos Institucionales 8 Si Se aprueba la propuesta No Fin 9 Actualizar Documento 10 Registrar Política, Procedimiento o Norma sustituido Difundirr Documento actualizado Archivar Política, Procedimiento o Norma sustituido 12 Publicar Documento actualizado Página 11 de 21

13 9.3. Cronograma de Actividades Estrategicos N Intervienen: Rectoría, Direcciones Académicas, Direcciones Administrativas y Abogado General 1 Manual de Organización TSM Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2014 Documentos Plan de desarrollo Institucional * 2 Manual Estratégico de Actualización de Documentos TE 10 TE TE 20 3 Manual de Planeación Estratégica y Operativa TE 24 Academicos N TSM Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Documentos Actualización de Planes de Estudio * TE 2 Plan de estudio de Comunicación 22 TE Administrativos Feb Mar Abr May Jul Oct ene-13 N Documentos Manual de procedimientos de las Direcciones Académicos TE 23 2 Manal de Politicas y Procemientos administravos de la Dirección General de Servicios de Apoyo TE 16 3 Manual de Procedimientos de Servicios Generales TE 21 4 Manual de Procedimientos de Servicios Escolares TE 21 TSM 5 Manual de Procedimientos de Biblioteca TE 16 7 Estados Financieros TE Declaraciones fiscales y informativas TE Registros de Validez Oficial (R.V.O.E.S.) * TE * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Página 12 de 21

14 Simbología: TE: Tiempo estimado : Tiempo real TSM: Tiempo en semanas por mes NOTA: 1.- En el caso de Plan de Desarrollo se realizaran actualizaciones cada cinco años 2.- Los Planes de Estudio se evalúan y, en su caso, actualizan acorde a la duración del periodo de cada Licenciatura o Posgrado. 3.- En el caso de los Documentos Normativos, su actualización se realizará de acuerdo con las necesidades de las Direcciones y Órganos Colegiados de la Universidad Olmeca. 4.- En el caso de Registro de RVOES, Contratos, Licencias y Poderes se realizan acorde a las necesidades de la Universidad Olmeca. Página 13 de 21

15 Manual Estratégico de Actualización de Documentos 18 de Enero del 18 de Enero del Anexos POLITICAS PARA LA ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES DE LA UNIVERSIDAD OLMECA INODUCCION Los presentes Lineamientos son un documento normativo para las Unidades Administrativas de la Universidad Olmeca y fueron aprobados en el Manual para la Actualización de Documentos Institucionales, y que tienen el propósito de facilitar la actualización, manejo, conservación, clasificación y ubicación de todos los documentos que obran en la institución educativa en forma secuencial, ordenada y metódica. Asimismo, los procedimientos documentados permiten que la Universidad Olmeca siga por un camino previamente probado que podrá ser mejorado continuamente y preservarse como experiencia institucional. 1. El Manual de Procedimientos para la Actualización de los Documentos Institucionales de la Universidad Olmeca es el instrumento por medio del cual se habrá de llevar a cabo la actualización, manejo, conservación, clasificación y ubicación de la documentación que le es inherente a su actividad. 2. Cada área debe revisar sus procedimientos sistemáticamente, dada la dinámica del entorno actual. 3. Los criterios a tomar en cuenta para la necesaria actualización son los siguientes: término de la vigencia establecida, cambios en la organización, avances tecnológicos, cambios en los Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Página 14 de 21

16 Manual Estratégico de Actualización de Documentos 18 de Enero del 18 de Enero del 2012 requisitos legales y reglamentarios resultado de acciones correctivas, preventivas, revisión de convenios, contratos. 4. La Dirección de Servicios Escolares será la responsable de actualizar, conservar y hacer presente la Normatividad educativa ante las autoridades federales y estatales. 5. Los documentos Normativos Internos establecerán en su propia redacción el proceso de actualización y las instancias que elaboran y autorizan dichos cambios; asimismo se establecerán los tiempos de revisión y vigencia por capitulados específicos o transitorios. 6. Los documentos susceptibles con carácter enunciativo no restrictivo de actualización, manejo, conservación, clasificación y ubicación de la Universidad Olmeca se clasifican de la siguiente manera: a) Estratégicos b) Académicos c) Administrativos d) Normativos 7. Por documentos institucionales se habrá de entender todos aquellos que estén relacionados con la actividad que realiza la Universidad Olmeca, tanto en los ámbitos federal, estatal o municipal, tales como: a) Documentos Estratégicos Manual de Organización Plan de desarrollo Institucional Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Página 15 de 21

17 Manual Estratégico de Actualización de Documentos 18 de Enero del 18 de Enero del 2012 Manual de Planeación Estratégica y Operativa b) Documentos Académicos Actualización de Planes Estudios (R.V.O.E.S.) c) Documentos Administrativos (Manuales de procedimientos) Académicos Finanzas Recursos Humanos Servicios Escolares Servicios Generales Biblioteca Estados Financieros DeclaracionesFfiscales Registros de Validez Oficial de Estudios (R.V.O.E.S.) Documentos Normativos Reglamento Interior de Trabajo Reglamento de Personal Académico Reglamento General de Licenciatura Sistema Escolarizado Reglamento General de licenciatura Sistema Semiescolarizado Reglamento General de Posgrado Reglamento del comité Técnico de Planeación Reglamento de Consejos Técnicos Reglamento de Academias Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Página 16 de 21

18 Manual Estratégico de Actualización de Documentos 18 de Enero del 18 de Enero del En virtud de las tendencias mundiales los Procesos de Acreditación, Certificación y Calidad de los Planes y Programas de Estudio, la Universidad Olmeca cumplirá con estos procesos entendiendo así: a) El Proceso de Certificación de FIMPES; b) La Aprobación y Acreditación de COPAES; c) La Certificación de Calidad de la Secretaría de Educación Pública, a nivel federal, y de la Secretaría de Educación, a nivel local; y, d) Las demás que la Universidad Olmeca considere pertinentes obtener. 9. Las revisiones y, en su caso, actualizaciones establecidas en el Cronograma serán realizadas, en un margen de tres días anteriores o posteriores a la fecha programada Para efectos de evaluación se tomarán en cuenta dos criterios: a) Revisiones y actualizaciones establecidos de cada documento: 50% b) Revisiones y actualizaciones realizadas de manera oportuna (tiempo y plazos programados: 50% 11.-Para efectos de evaluación, si la revisión y/o actualización de cada documento no se efectúa o se realiza fuera de los tiempos establecidos, el cumplimiento equivale a 0 % La propuesta de actualización de Documentos Estratégicos corresponde a Rectoría 13.- La propuesta de actualización de Documentos Académicos corresponde a los Directores Académicos La propuesta de actualización de los Documentos Administrativos corresponde a cada una de las Directores Administrativos. Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Página 17 de 21

19 Manual Estratégico de Actualización de Documentos 18 de Enero del 18 de Enero del La propuesta de actualización de Documentos Normativos corresponde al Abogado General El periodo de evaluaciones quedará a criterio del Responsable Evaluador, quien notificará mediante informe por escrito los resultados de la revisión El Evaluador General del cumplimiento de las actualizaciones será: el Abogado General. T r a n s i t o r i o s Artículo Primero.- Estos lineamientos entrarán en vigor al día siguiente de su firma y publicación. Artículo Segundo.- Se derogan las disposiciones de igual o menor jerarquía, que se opongan al presente Reglamento. Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Página 18 de 21

20 Manual Estratégico de Actualización de Documentos 18 de Enero del 18 de Enero del Simbología Utilizada El símbolo terminal es un ovalo que identifica sin ninguna ambigüedad, el principio y el final de un proceso, según la palabra dentro del símbolo terminal. Comienzo, inicio o principio son las palabras que se utilizaran para designar el punto de partida del flujo del proceso; Fin o final son palabras que se utilizan para designar el final del flujo de procesos. 2. El símbolo de la actividad es un rectángulo que designa una actividad. Dentro de cada rectángulo de incluye una breve descripción de cada actividad. 3. La línea de flujo representa una vía de procesos, que conecta elementos del proceso: actividades, decisiones, documentos, etc. La punta de la flecha sobre la línea de flujo indica la dirección del flujo del proceso. Se permite usar solo flechas horizontales y verticales, no inclinadas. 4. El símbolo de decisión un rombo. Señala un punto en el proceso en el que hay que tomar una decisión, a partir de él, se ramifica en dos o más vías el camino que se puede seguir. La Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Página 19 de 21

21 Manual Estratégico de Actualización de Documentos 18 de Enero del 18 de Enero del 2012 vía tomada depende de la respuesta a la pregunta (decisión) que aparece dentro del rombo. Cada vía se identifica según la respuesta a la pregunta (si-no, cierto-falso, etc.). 5. El conector es un Prisma que se utiliza para indicar continuidad del diagrama de flujo. Se utiliza cuando el diagrama de flujo ocupa dos o más hojas. 6. El símbolo documento representa un documento generado por el proceso, y es donde se almacena la información relativa a él. 7. El símbolo demora indica cuando un documento o el proceso se encuentran detenidos, ya que se requiere la ejecución de otra operación o el tiempo de respuesta es lento. Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Página 20 de 21

22 Manual Estratégico de Actualización de Documentos 18 de Enero del 18 de Enero del Glosario de Términos Atribuciones: Facultad que una persona tiene por razón de su cargo. Competencia: Responsabilidad u obligación que compete o corresponde a una persona que ocupa un cargo o a una institución. Cronograma: Diagrama que representa la evolución temporal de un fenómeno. Cultura Organizacional: conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos de una organización, y que hacen de esta su forma de comportamiento. Desarrollo integral: Avance en los niveles de crecimiento económico, social, cultural y político de una sociedad. Diagrama de flujo: Un Diagrama de Flujo representa la esquematización gráfica de un algoritmo, el cual muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema Lineamientos: Conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse en una organización. Política: actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos Procedimiento: hace referencia a todo aquel sistema de operaciones que implique contar con un número más o menos ordenado y clarificado de pasos cuyo resultado sea el mismo Observancia: Cumplimiento de lo mandado o convenido. Lic. Julio Cesar Guerrero Salgado Página 21 de 21