Informe Final sobre Fiscalización en la Ilustre Municipalidad de Pencahue

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1 REGIONAL DEL MAULE Informe Final sobre Fiscalización en la Ilustre Municipalidad de Pencahue Fecha 28 de diciembre de 2009 N0 Informe: 160, de 2009

2 Al N 848/09 REF. N 5822/09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA. TAlCA, Z 9. O I e 09 * O O Se remite a la Municipalidad de Pencahue, para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 160, de 2009, aprobado por el infrascrito, que contiene el resultado del examen que. se practicó en dicho municipio a los procedimientos aplicados a las prestaciones que realiza el Departamento de Desarrollo Comunitario. Al respecto, es necesario señalar que por tratarse de un Informe Final corresponde que se adopten las medidas necesarias para subsanar las observaciones pendientes, las que serán fiscalizadas por esta Contraloría en futuras visitas. Saluda atentamente a Ud., JOAgUIN COrlOOVA MALOONADO Af,OGADO c.;ontralor Regionel Contralorfa Generéll d., la Kepublics REClm ou, rj1aljle A LA SEÑORA ALCALDESA MUNICIPALIDAD PENCAHUE. DE PENCAHUE Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Tálea - Fono:

3 Al N 849/09 REF. N 5822/09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA. TAlCA, Z 9. OI e o 9 * O Adjunto, para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final N 160, de 2009, aprobado por el infrascrito, que contiene el resultado de la Auditoría efectuada en la Ilustre Municipalidad de Pencahue. Al respecto, se hace presente que, en su calidad de Secretario del Concejo Municipal, le asiste la obligación de poner dicho informe a disposición de ese órgano colegiado, en la primera sesión que se realice y que existe prohibición de abrir el sobre con antelación a esa fecha, debiendo informar a este Organismo de Control de lo obrado en el mismo día en que ello ocurra. Adjunta lo indicado. Saluda atentamente a Ud., JOAQUlN COfiOOVA MA!..OONADO Af OG.4,OO 0ontralor Regional. Contralorla General df, la i{epubhea REClm Di:L '",AULE ~'W1 \; /\! Al SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE PENCAHUE PENCAHUE. Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talea - Fono:

4 PREG. N 7041 REF. N 5822/09 INFORME FINAL DE CONCLUSIONES N 160-F, DE 2009, RELATIVO A LA FISCALIZACiÓN DE LAS PRESTACIONES REALIZADAS POR DIDECO DE LA MUNICIPALIDAD DE PENCAHUE. TALCA, 28 DIC En virtud de las facultades establecidas en la ley N , Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República yen cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización, se constituyó en la Municipalidad de Pencahue un fiscalizador de esta Sede Regional, para efectuar una auditoría al procedimiento aplicado en las prestaciones que realiza el Departamento de Desarrollo Comunitario (DIDECO) a los habitantes de la comuna, en el período comprendido entre el 1 de octubre de 2008 y el 30 de junio de Objetivo El presente informe tuvo por objetivo verificar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados en la entrega de recursos por conceptos de ayudas sociales, como asimismo, comprobar que las trasferencias se inviertan en los fines para los cuales fueron otorgados y se ajusten a la normativa legal vigente sobre la materia. AL SEÑOR JOAQuíN CÓRDOVA MALDONADO CONTRALOR REGIONAL DEL MAULE P R E S E N T E. RML

5 - 2 - Metodología La auditoría practicada fue desarrollada conforme las normas y procedimientos de control aprobados por Contraloría General, e incluyó la aplicación de la metodología de auditoría aceptada para este Organismo Contralor, mediante las resoluciones N s y 1.486, de 1996 y las pruebas de validación respectivas, sin perjuicio de aplicar otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias, que comprendieron el análisis de información relevante, una evaluación de control interno, así como una evaluación de los riesgos, orientados esencialmente respecto de los atributos de legalidad, respaldo documental e imputación presupuestaria de las operaciones. Universo fiscalizado La revisten abarcó el período comprendido entre el 1 de octubre de 2008 al 30 de junio de 2009, en el cual el municipio, de acuerdo con la información contable disponible, efectuó transferencias por un total de $ Muestra examinada La muestra sometida a examen alcanzó a $ , cifra que representa un 35% del total ejecutado al 30 de junio de Antecedentes generales El Departamento de Desarrollo Comunitario (DIDECO) de la Municipalidad de Pencahue está compuesto por las siguientes unidades: Organizaciones Comunitarias; Ayudas Sociales; PRODESAL y Fichas de Protección Social. Por otra parte, el sistema utilizado por parte de DIDECO para la ejecución de sus labores, es una aplicación a la que se accede vía web, programa que fue proporcionado por el Ministerio de Planificación, el cual permite registrar, ingresar y actualizar las fichas de protección social (FPS), desde el año 2006, reemplazando de ese modo a las fichas CASo En este contexto, se remitió para su conocimiento y fines pertinentes a la Alcaldesa de la Municipalidad de Pencahue, el Preinforme de Observaciones N 160, de 2009, el que contiene las consideraciones más relevantes comprobadas durante la visita, con la finalidad que se formularan los

6 -3 - alcances y precisiones que se estimaren pertinentes, el que fue respondido por esa entidad edilicia mediante oficio N 491, de 2009, documento, el que se ha considerado para la emisión de este informe. Del examen practicado y de acuerdo a las respuestas al preinforme entregadas por la entidad fiscalizada, las situaciones observadas son las siguientes: 1. EVALUACiÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1.1. Se verificó que en el municipio no existe un manual de procedimientos formalmente establecido, que contenga las principales rutinas administrativas relativas a los procesos relacionados con el quehacer municipal, específicamente con la entrega de ayudas sociales. En su respuesta, la autoridad edilicia indica que dispuso la inmediata confección de los manuales de procedimientos que contenga los principales procedimientos administrativos del quehacer municipal, así como también, el reglamento de estructura, funciones y coordinaciones de esa municipalidad. Este Organismo de Control, si bien acepta la acción propuesta por la autoridad del municipio, no da por subsanada la observación mientras dicha entidad edilicia no apruebe e implemente los manuales señalados, situación que se verificará en futuras visitas Se constató que en la unidad a cargo de la elaboración y mantención de las Fichas de Protección Social (FPS), trabajan tres funcionarias, que no reúnen los requisitos necesarios para desarrollar las labores propias de dicha Unidad, tal como poseer el título de asistente social. Al respecto, el municipio informa que mediante decreto alcaldicio N 720, de 16 de diciembre de 2009, se nombró encargada de la unidad de Ficha de Protección Social a la Asistente Social doña Paulina Celedón Valladares. n\t -, v Agrega que las funcionarias que laboran en ~ dicho departamento se encuentran calificadas por MIDEPLAN para desempeñar las '\ \ labores propias de la unidad.

7 -4- Atendiendo la respuesta proporcionada, este Órgano Fiscalizador da por subsanada la observación, sin perjuicio de las validaciones que se realicen a futuro conforme a los seguimientos que se efectúen en una próxima visita. 11. AYUDAS SOCIALES 2.1. Se observó en la visita, que DIDECO no lleva un registro que proporcione información respecto de la cantidad de ayudas sociales y estado de las rendiciones de las mismas, que se han entregado a una misma familia, lo que no permite un control de las ayudas otorgadas a la comunidad Se evidenció una falta de control tendiente a mitigar riesgos asociados a la duplicidad de beneficios. En efecto, en DIDECO se elabora un catastro de ayudas sociales por cada persona, el cual no es utilizado en el momento de entregar un nuevo beneficio a una persona. Respecto de las dos observaciones anteriores, el alcalde manifiesta que se ordenó a la Dirección de Desarrollo Comunitario efectuar un registro especial para las ayudas sociales y el estado de sus rendiciones, en el cual quede de manifiesto la entrega de ayuda social por familia, evitando así la duplicidad de entrega de beneficios. Si bien las acciones propuestas por la autoridad del servicio resultan aconsejables, esta Contraloría Regional mantiene el alcance formulado, toda vez que no se acompaña ningún antecedente que permita analizar su contribución para superar lo objetado, como tampoco para acreditar que se hayan tomado efectivamente las medidas indicadas por dicha autoridad EXAMEN DE CUENTAS 3.1. Se objetan los decretos de pago por conceptos de servicios de traslados de la comunidad en caso de funerales por un monto de $ , situación que no constituye una ayuda social por cuanto dicho servicio no tiene como finalidad atenuar las dificultades de las personas que carecen de elementos fundamentales para subsistir. La alcaldesa manifiesta en su respuesta que el rnurucipro efectuaba dicho gasto para traslado de los familiares directos de la persona fallecida (deudos) atendiendo que la movilización dentro de la comuna no es regular por ser esa una localidad netamente rural y que en la mayoría de los casos los horarios de la locomoción pública no coincide con los de sepultación; además, indica

8 -5 - que en la comuna solo existen 2 cementerios del los cuales uno se encuentran en la localidad de Corinto y el otro en Pencahue. Asimismo, agrega que esa municipalidad considera los gastos referidos como una necesidad manifiesta de las personas beneficiadas; con todo, igualmente esa municipalidad ha decidido efectuar el cambio de imputación de dichos gastos, rebajándolos del ítem asistencia social a personas naturales y ejecutando dicho gasto en la imputación , arriendo de vehículos. Al respecto, analizados los argumentos expuestos por la Alcaldesa, esta Contraloría General cumple con señalar que ellos no aportan nuevos antecedentes que permitan variar lo objetado, toda vez que, independiente de la clasificación presupuestaria, la naturaleza del gasto no es acorde con el cumplimiento de los objetivos del municipio, por lo que procede que se mantenga en todas sus partes la observación Los decretos de pago N 208 Y N 295, ambos del 2009, fueron emitidos con el objeto de subsidiar, entre otros, gastos de traslados de un grupo de adultos mayores y parte de la comunidad a festivales y actividades recreacionales, por un monto de $ Al respecto, es dable informar que ninguno de los respectivos documentos cuentan con las nóminas que contengan los nombres y firmas de las personas que efectivamente recibieron tales beneficios, documento que resulta necesario para verificar la ayuda proporcionada, tanto por la encargada de Control Municipal, como por esta Contraloría Regional. Sobre la materia, la Alcaldesa informa que ha dispuesto se adopten las medidas necesarias en cuanto al arriendo de vehículos para traslado de pasajeros, con el fin de que se elabore un documento que contenga el nombre, RUT y firma de las personas que recibieron dicho beneficio. Asimismo agrega que dicha medida se encontrara reflejada en el manual de procedimiento cuya elaboración se dispuso. Al respecto, este Organismo de Control mantiene la observación, por cuanto las acciones propuestas por la autoridad dicen relación con las acciones a tomar respecto de futuros beneficios, pero no se pronuncia o señala las medidas contempladas para lo egresos objetados.,t, / 3,3. Se comprobó que en el 100%, de los {f decretos de pago revisados, no se anula la factura con un timbre con la leyenda "Cancelado", lo que resulta necesario para el control de los documentos pagados y ~ pendientes de cobro.

9 -6- En su respuesta la alcaldesa indica que ordenó la adquisición de un timbre con la leyenda de cancelado para inutilizar los documentos pagados, para así mantener un mayor control y distinguirlos de los documentos pendientes de pago. Considerando la medida propuesta, esta Contraloría Regional da por subsanada la observación, sin perjuicio de las validaciones que se realicen en la etapa de seguimiento efectuada por este Órgano de Control Se observó que el decreto de pago N 775, de 2008, por la suma de $ , mediante el cual se paga el total del convenio de cooperación con la Fundación para la Superación de la Pobreza correspondiente a los gastos del año 2007, no cuenta con el decreto alcaldicio que apruebe el convenio 1, lo que resulta necesario conforme con lo previsto en el artículo N 3, de la ley N Y lo señalado en el artículo N 12 de la ley N Para mayor abundamiento, se constató que el pagó se realizó en agosto de 2008, en circunstancias que las cuotas debieron ser pagadas durante el año Al respecto, cabe hacer presente, que el presupuesto municipal del año 2007 contaba con los recursos para cumplir dicha obligación, sin embargo, las cuotas fueron pagadas con un desfase de un año de atraso. Sobre el particular, el municipio indica que se instruyo a las unidades de ese municipio para que en el futuro se adopten las medidas tendientes a dar cumplimiento conforme a lo previsto en la normativa. Analizada la respuesta, corresponde indicar que ella no aporta mayores antecedentes tendientes a corregir lo objetado, por consiguiente este Órgano Contralor mantiene lo observado Se objetan los documentos de respaldo adjuntos al decreto de pago N 932, que tienen relación con la rendición de la ayuda social entregada a don Mario Fuentes Fuentes, para costear los traslados de un tratamiento kinesiológico, por cuanto, se adjuntan 10 boletos de locomoción colectiva por $ cada uno, todos correspondientes a la Línea de Buses BONANZA, en circunstancias que dicha empresa de transportes nunca ha trabajado en dicho recorrido. Asimismo, cabe señalar que de la misma rendición se pudo observar que los 10 boletos presentados corresponden a un mismo talonario de esos boletos. 1 Anexo: Certificado del Secretario Municipal.

10 -7- En relación a esta observación, la autoridad manifiesta que ha requerido a don Mario Fuentes Fuentes, la devolución del aporte social entregado de $ Contraloría Analizada la respuesta de la alcaldesa esta da por superada la observación En el decreto de pago N 318, del 5 de mayo de 2009, por $ se adjuntan documentos que respaldan gastos asociados a la celebración del día de la madre, tales como: compras de abarrotes, actuaciones y locuciones, sin embargo, se constató que dichos gastos fueron imputados a la cuenta presupuestaria transferencias al sector privado, ítem Premios y Otros, en circunstancias que dicho gasto debió ser imputado en las cuentas correspondientes a la naturaleza del gastos, es decir, en el subtítulo 22, "Bienes y Servicios de Consumo". A mayor abundamiento, cabe informar que en el mismo expediente se rinde con comprobantes que no cuentan con número de folio, ni timbre del Servicio de Impuestos Internos, situación que permitiría acreditar su legalidad. Asimismo, se verificó que dos proveedores identificados en el referido comprobante cuentan con iniciación de actividades ante el Sil, por lo tanto, procedía la emisión de una Boleta de Honorarios, de lo contrario la entidad edilicia debe emitir una boleta con retención de terceros. En su repuesta, la alcaldesa indica que instruyó que dicho gasto sea imputado a la cuenta "Gastos Menores" Sobre el particular, la autoridad no se refiere a la rendición con comprobantes que no acreditan legalidad, tampoco indica las acciones a seguir respecto de la emisión de una boleta con retención de terceros. Por consiguiente, corresponde que la presente observación se mantenga y solamente se de por subsanado lo referido a la imputación de los gastos presupuestarios. (l 3.7. No se evidenció en la visita de esta fj / Contraloría la existencia de cotizaciones o licitación para la contratación de servicios L~ de traslado. En efecto, se constató que el municipio pagó la suma de $ , al 1 proveedor Ana Núñez Díaz, entre el 25 de febrero y el 20 de abril de 2009, con el "\ objeto de pagar los servicios de traslado de personas dentro de la comuna.

11 -8- La alcaldesa manifiesta en su respuesta que ha ordenado al encargado del portal Chile Compras municipal que elabore a la brevedad una licitación anual para la contratación de servicios de traslados dentro de la Comuna. Una vez analizado lo expresado por esa municipalidad, esta Contraloría da por subsanada la observación, sin perjuicio que el cumplimiento de las acciones propuestas se verifique en futuras fiscalizaciones a desarrollar en la etapa de seguimiento. IV. OTRAS OBSERVACIONES 4.1. Se constató que existen cinco decretos de pago que no cuentan con la firma del encargado de Control Interno, tampoco se señalan en dichos actos los motivos por los cuales se decidió no autorizar dichos decretos, vulnerando lo establecido en la letra e), del artículo 29 de la ley N , Texto refundido, coordinado, sistematizado y actualizado de la ley Orgánica Constitucional de Municipalidades. siguiente cuadro: Los decretos en cuestión se detallan en el N Decreto Fecha Monto $ $ $ $ $ TOTAL $ rf ' Al,t\ firma del Director de Control Interno. respecto, la corporación responde que se ~ 1,. dispuso no autorizar ningún decreto de pago sin que se encuentre refrendado con la

12 -9- Analizados los argumentos entregados por la autoridad edilicia, cabe indicar que ésta no hace referencia a los motivos por los cuales no fueron firmados los 5 decretos de pago, como tampoco propone medidas a seguir específicamente con lo observado. Por consiguiente, corresponde mantener la observación en todas sus partes La Dirección de Administración y Finanzas no ha elaborado las conciliaciones bancarias desde enero de 2009, en circunstancias que ellas son consideradas como una herramienta de control significativa en lo que respecta a disponibilidades, como asimismo permite verificar la igualdad entre las anotaciones contables y los registros del Banco. (resolución N 1.485, de 1996, de la Contraloría General de la República). En respuesta a la presente observación, la autoridad indica que se ordenó al Departamento de Administración y Finanzas efectuar las conciliaciones bancarias a la brevedad. Al respecto, este Órgano Contralor si bien acepta lo señalado por la Autoridad del municipio, no da por subsanada la observación, por cuanto no se adjunta antecedente alguno que acredite que dichas conciliaciones bancarias hayan sido elaboradas como corresponde Las transacciones de los hechos económicos que se contabilizan se efectúan al momento de salir los dineros que se pagan, es decir, se consignan las partidas contables basándose en el principio del efectivo, situación que contraviene la normativa contable actualizada de este Organismo de Control que señala en su oficio N , de 2005, que el sistema contable debe registrar todos los recursos y obligaciones en el momento que se generen, independientemente de que éstos hayan sido o no percibidos o pagados, es decir, conforme al principio contable del "Devengado" Se constató que los informes contables no se envían oportunamente a la Contraloría General en los plazos requeridos en los oficios circulares N s , de 2007 y , de 2008, que imparten instrucciones al Sector Municipal sobre los ejercicios contables 2008 y 2009 respectivamente. d. / En efecto, a la fecha de la visita de esta ~.u Contraloría, no se habían remitido los informes presupuestarios y contables de los r \ meses de enero de 2008 a la fecha del presente informe.

13 - 10- Debe anotarse que mediante oficios N s y 5470, de 2008; 2720 Y 6615 de 2009, este Organismo Fiscalizador solicitó los informes contables y presupuestarios no remitidos y se reiteró la necesidad de enviarlos a la brevedad debido a que la no presentación de dicha información contable, impide efectuar el procesamiento de tales informes y su consolidación a nivel nacional. Al respecto, la alcaldesa responde que el murucipio no cuenta con un sistema computacional que les permita realizar contabilizaciones de acuerdo a lo exigido por la normativa contable de este Organismo de Control. Asimismo, señala que se encuentra aprobado por el Concejo Municipal la adquisición de un programa computacional de contabilidad que reúne los requisitos para efectuar los registros contables de ingresos y gastos de ese municipio. Analizada la respuesta, cabe indicar que la inexistencia de un sistema computacional no es impedimento para llevar registros contables adecuados y cumplir con la normativa vigente. Por consiguiente, esta Contraloría Regional mantiene las observaciones descritas en los puntos 4.3. y 4.4. del presente informe. v. CONCLUSIONES En consecuencia, corresponde que el municipio arbitre a la brevedad las siguientes medidas: 1. Elaborar e implementar un manual de procedimientos para los procesos que debe ejecutar la Unidad de Administración y Finanzas incluyendo procedimientos relativos a las conciliaciones bancarias y entrega de ayudas sociales, el que debe considerar una adecuada segregación de funciones entre las responsabilidades ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones, situación señalada en los numerales 1.1., 1.2., 2.1, 2.2. Y 4.2, de este informe. 2. En atención a lo observado en el punto 3.1. del presente informe, este Órgano Fiscalizador deberá formular un reparo conforme al artículo 101 de la ley N Orgánica de la Contraloría General de la República.

14 El municipio deberá adjuntar en los decretos de pago toda la información necesaria para verificar las ayudas proporcionadas, situación que deberá replicarse de acuerdo a lo observado en el punto 3.2., del presente informe. 4. Respecto de lo observado en el punto 3.4., cabe indicar que en lo sucesivo la corporación deberá sancionar todas las decisiones mediante actos administrativos, conforme se establece en la normativa vigente. 5. El municipio deberá velar por que los comprobantes que se utilicen como respaldo a los ingresos y gastos sean originales y que cumplan con las leyes tributarias de acuerdo a lo exigido en el artículo 55 del decreto ley N Orgánica de la Administración Financiera del Estado.(situación objetada en el numeral 3.6.) 6. Se deberá esclarecer los motivos por los cuales no fueron firmados los decretos de pago descritos en el punto 4.1., del presente informe y a su vez, tomar las medidas pertinentes según corresponda. 7. La Dirección de Administración y Finanzas deberá dar cumplimiento a las obligaciones que exige la normativa contable sin importar los medios con los cuales se confeccionen los registros y libros administrativos, y asimismo, corresponde que proporcione a la brevedad los informes contables exigidos por este Órgano Contralor, situación que se objeta en los numerales 4.3 y Por último y de acuerdo a las observaciones anteriormente indicadas, procede remitir copia del presente informe final a la Municipalidad de Pencahue y al Concejo Municipal. SALUDA ATENTAMENTE A UD., J _1 XIMENAMURAÁLVARC:- Jefa Unidad de Auditoría e In~Ge1ón Contraloría Regional del Maule

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