Código de Barras. Calidad de Lectura en Punto de Venta

Transcripción

1 Código de Barras Calidad de Lectura en Punto de Venta

2 ÍNDICE Introducción Marco teórico Antecedentes históricos Planteamiento del problema Hipótesis Objetivo general Objetivos específicos Justificación Impactos Metodología Resumen Ejecutivo (resultados) Conclusiones Fuentes de información Glosario

3 INTRODUCCIÓN Hoy en día, las grandes cadenas comerciales son un motor potencial de venta para los proveedores o fabricantes de una gran variedad de productos, los cuales van desde un lapicero hasta artículos de electrónica o línea blanca, la efectiva productividad de ambas partes depende en gran medida de una buena comunicación y relación entre cadena proveedor, para con ello, satisfacer la demanda existente en el mercado y mantener el promedio en ventas o aún mejor, incrementarlas. Ahora bien, estas cadenas y proveedores no se dan cuenta o peor aún, ignoran los impactos generando pérdidas por la no lectura de un producto en el punto de venta, esto es por diversas causas las cuales serán identificadas y analizadas en esta investigación. Por otra parte, los proveedores o fabricantes en su mayoría, desatienden significativamente el uso correcto del código de barras en sus productos, no sabiendo que esto les causa serios problemas no solo en los puntos de venta, si no que de igual manera puede ocasionar conflictos en la cadena de suministro ya sea parcial o totalmente. De acuerdo a la falta de atención en la calidad de impresión de los códigos de barras.gs1 México realizo un estudio enfocado a averiguar las inconsistencias de los códigos de barras en los productos, se considero una muestra de productos con falencias, es decir, productos que fueron tecleados en el punto de venta al menos una vez, los cuales fueron detectados por las cadenas comerciales y registrados en sus bitácoras, de ésta manera, junto con otros datos otorgados por las cadenas y un estudio de tiempos tanto para el tecleo y el escaneo de un producto en punto de venta, se podrá estimar la pérdida en tiempo y costo horas/hombre anualmente de cada sucursal, al mismo tiempo también de cada

4 producto tecleado, de igual forma se realizará una inspección de más de 4,000 códigos de productos, para así determinar cuáles son los defectos en los códigos más recurrentes. MARCO TEÓRICO Cómo surge el Código de Barras? En todo el mundo con el fenómeno de la globalización las empresas y organizaciones requieren de sistemas homologados y estándares globales para generar que eficiencia en sus procesos de negocios en identificación y comunicación, demandando así que dichos estándares sean desarrollados y mantenidos en forma coherente, consistente y sin cavidad para la ambigüedad. El estándar UPC (Uniform Product Code) desde 1972 es administrado en los Estados Unidos por la Uniform Code Council (UCC) y es en esta fecha cuando entra el uso del código en el comercio. En 1977, representantes de la industria y el círculo de doce países europeos decidieron formar una organización a la cual llamaron European Article Numbering Association (EAN), desarrollando un sistema compatible con el sistema de la UCC. Al poco tiempo y tras unírsele países no europeos, el nombre fue cambiado por el de EAN INTERNATIONAL (las siglas EAN fueron conservadas como la identificación del sistema de coordinación y simbolización) actualmente GS1. El objeto de esta organización es difundir y administrar los estándares de identificación de productos EAN y/o UPC. En 1986, surge la AMECOP (Asociación Mexicana de Código de Producto) hoy AMECE- GS1 México (Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico) como filial de GS1 Internacional. En los años entra en uso el Código de Barras en el comercio mexicano.

5 A la unión de los estándares que manejan las dos organizaciones se le conoce como GS1 System; este sistema es global y actualmente existen más de 140 países adheridos a él. En Estados Unidos y Canadá, se utiliza el código UPC. En el resto del mundo, incluido México, se utilizan de manera indistinta y compatible el sistema GS1. A los códigos para unidades de consumo y expedición, se les conoce también como GTIN (Global Trade Item Number o Números Globales de Artículos Comerciales). Ahora bien, el sistema GS1 es un conjunto de estándares que permite la administración eficiente de la cadena de suministro multi-sectorial y mundial, mediante la identificación inequívoca de productos, unidades de embarque, bienes, localizaciones y servicios. Facilita los procesos de comercio electrónico incluyendo el rastreo y seguimiento completos. Los números de identificación pueden estar representados en símbolos de códigos de barras para permitir la lectura electrónica del punto de venta, en el punto de recepción de los depósitos o en cualquier otro punto de los procesos comerciales donde sea requerida. El sistema está diseñado para superar las limitaciones de los sistemas de codificación específicos de un sector, organización o compañía usuaria y para hacer que el comercio sea mucho más eficiente y sensible a las necesidades de los clientes. El código de barras, es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo en un punto de la cadena de suministro y así poder llevar a cabo diferentes tareas como: toma de inventario, registro de promociones, consulta de características asociadas al producto, etc.

6 Mediante la aplicación del sistema GS1 es posible obtener significativas mejoras en las operaciones logísticas, una reducción de los costos de los trabajos realizados en papel, una considerable disminución de los tiempos de preparación de órdenes y entregas, así como mayor precisión y una administración más eficiente de toda la cadena de suministro y demanda. Las compañías usuarias que han adoptado el sistema de identificación GS1 obtienen grandes ahorros de costos, porque utilizan la misma solución para comunicarse con todos sus socios comerciales, mientras continúan siendo completamente libres para administrar sus aplicaciones internas. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la actualidad las cadenas comerciales en general, no cuantifican los niveles de operaciones realizadas por los operarios en punto de venta, mejor conocidos como cajeros, lo que dichas cadenas ignoran, no le dan la debida importancia o no se dan cuenta, de las fuertes pérdidas monetarias como en horas/hombre que se generan por la no lectura de un producto en punto de venta (cajas), ésta problemática suele presentarse principalmente por estas causas: DEFECTOS DE DISEÑO CALIDAD DE IMPRESIÓN PUNTO DE VENTA Los códigos presentan diversas irregularidades o defectos que impiden ser leídos en el punto de venta Mala calidad de impresión que impide la lectura del código de barras Falta de cumplimiento en la Los operadores del punto de venta no cuentan con capacitación

7 Falta de un ambiente de control por deformaciones o diseños distorsionados Pérdida de imagen de la marca por falta de lectura del código calidad de impresión del código que genera ineficiencias, transacciones lentas y pérdidas en costos de operación y tiempo en horas hombre Incrementa el tiempo de espera a los consumidores finales Se presentan incosistencias por error de tecleo o captura en punto de venta Realizan malas prácticas de escaneo sobre los productos que pasan por el punto de venta Adoptan prácticas de no leer el código de productos identificados como no leídos y teclean automáticamente los caracteres numéricos del código sin un solo intento de escaneo El consumidor puede recurrir a abandonar el producto por la no lectura Éste tipo de problemas se generan muy frecuentemente, ya que las cadenas comerciales no cuantifican estas inconsistencias en los códigos, mucho menos la no lectura de un producto en el punto de venta. Si no se realizan acciones que puedan solucionar este problema en un futuro se pueden incrementar problemas colaterales que afectan a los proveedores de mercancías, cadenas comerciales y a los mismos consumidores finales. HIPÓTESIS DEL ESTUDIO DE CALIDAD DE LECTURA EN PUNTO DE VENTA La realización de este estudio de calidad tanto en los códigos de barras, como en la lectura en el punto de venta, nos ayudará a identificar, analizar y cuantificar las pérdidas en costos de operación y tiempo horas/hombre generadas por la mala calidad de los códigos de barras y por su no lectura en el punto de venta.

8 BJETIVO GENERAL Efectuar un estudio de calidad enfocado a identificar las inconsistencias de los artículos que no se leen reportados por 2 cadenas comerciales, así como determinar la pérdida de costo y tiempo horas/hombre por la no lectura en punto de venta, considerando el abandono de producto por el consumidor final. ACCIONES PARA REALIZAR EL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Recopilación de datos en productos en el piso de ventas Cruce de bitácoras de las cadenas comerciales de productos con incidencias de no lectura Definición de top de productos con más incidencias en punto de venta Monitoreo de cobro en el punto de venta Verificación de calidad de lectura vs escaneo de los productos en punto de venta Detección de causas y evidencia de no lectura Identificar causas de abandono de producto por falta de lectura del código de barras Resumen de causas e incidencias del código de barras en el punto de venta Presentación de resultados Definición de acciones correctivas y mejora continua Plan de capacitación Conclusiones

9 JUSTIFICACIÓN Actualmente, las cadenas comerciales cuentan con infraestructura tecnológica de lectores ópticos en sus puntos de venta para agilizar el tráfico y brindar un mejor servicio a los consumidores. Una práctica habitual por los operadores de caja, es realizar el tecleo manual de los códigos de productos catalogados como no leídos aun cuando estos se leen. El tecleo manual del código de barras genera diversos impactos en toda la cadena de suministro. Por tal motivo, el escenario ideal y una mejor práctica es no teclear los códigos y realizar la lectura del símbolo a través del lector óptico, ya que la inversión de equipo tecnológico es alta y muy costosa para las cadenas comerciales. Esta investigación tiene la finalidad de mostrar datos sobre el costo de una operación eficiente o ineficiente en caja, así como las causas de abandono de producto en el punto de venta debido a la no lectura del código de barras. Lo que permitirá sensibilizar y motivar a cadenas comerciales y sus proveedores de mercancía en participar en un estudio de mayor visión en el mercado mexicano sobre los costos y pérdidas en tecleo manual. IMPACTOS Impacto social: La realización de esta investigación será de gran beneficio para los clientes de las cadenas comerciales, ya que se verá reflejada una importante disminución en el tiempo de espera en los consumidores.

10 Impacto tecnológico: El estudio que se llevo a cabo, es de suma importancia para generar un incremento de la eficiencia, matización de la capacidad instalada de la infraestructura y generar un pronto retorno de inversión de los scanner en el punto de venta de las cadenas comerciales. Impacto económico: El hecho de que se realice esta investigación, proporcionará una gran oportunidad de ahorro en tiempo y costo horas/hombre de las cadenas comerciales, así como el aumento en ventas tanto para proveedores como para las mismas cadenas. Posibles impactos en las cadenas comerciales: Faltante de Mercadería Stock falsos Desconocimiento de la demanda Mal funcionamiento de los sistemas de aprovisionamiento Generación de Mermas Posible intencionalidad en la aplicación de la operación en el punto de venta Falta de un ambiente de control Mala administración del ciclo de vida del producto Servicio al Cliente Esperas innecesarias Tiempo de atención Pérdida de imagen del producto y la marca

11 Abandono del producto RESUMEN EJECUTIVO Resultados de lectura manual en piso de venta con lector GS1 Se realizaron visitas de campo a 2 distintas cadenas comerciales, para la verificación manual de códigos de barras con lectores GS1 México, determinando las inconsistencias que son más propensas en estos códigos, demostrando las posibles causas de la no lectura en el punto de venta. El proceso se llevo 10 días para la lectura de los códigos en piso de venta en ambas tiendas, todo esto se realizó en conjunto con colaboradores de SECODAT (Servicio de Comprobación de Datos) y personal de GS1 México, registrando un total de 4643 productos generales recopilados en piso de venta encontrando que el 95% (4424 productos) presentan por lo menos un defecto en su código de barras que puede afectar a la lectura correcta en punto de venta. (Ver tabla 1 porcentaje de productos con al menos un defecto en el código de barras),

12 Se detectó que diversos productos en las cadenas comerciales, contienen al menos un error de los varios posibles que el lector no identifica, en cambio, con ayuda del operador en el proceso manual-visual se detectan, la identificación de los errores constantes de un producto que se generen en el proceso de la impresión/fabricación del código de barras. Si tomamos en cuenta que el 95% (4424) de productos que contienen al menos un error/defecto, encontramos que 23 productos realmente no pudieron ser leídos por el lector GS1 México, es decir, que de los 4424 el 0.52% (23 productos) realmente no pudieron leerse. Ver tabla 2.

13 Productos identificados en Punto de Venta % Estatus % Total 219 5% Código en óptimas condiciones % Tienen al menos una inconsistencia Se presentan las inconsistencias detectadas en los códigos de barras de los 4424 productos registrados con al menos un defecto, ver defectos más recurrentes en los códigos de barras. Los datos de las inconsistencias que se presentan en los códigos, proporcionan que la calidad del código de barras sea una de las que contienen una incidencia mayor.

14 Esta categoría engloba las categorías de: Calidad de impresión = impresión no adecuada para la correcta lectura Modulación = separación entre barras claras y obscuras Contraste = diferencia entre color del código de barras y el fondo Defectos en barras = barras más gruesas de lo requerido Capa brillosa = Reflectancia de haz de luz de lector de código Barras tenues mal nivel de impresión Defectos en fondo = puntos en los espacios de las barras Barras irregulares = barras no bien definidas Transparencia= barras con una impresión muy tenue. Truncamiento = reducción de altura del código de barras Los defectos que surgieron en los códigos de barras no son detectados por el lector GS1, si no por el operador aunque no de manera inmediata, se tiene que

15 hacer un análisis minucioso observando a detalle el código para identificar de manera concreta las inconsistencias. A continuación se presentan las gráficas porcentuales de las inconsistencias identificadas en productos de piso de venta, divididas en 3 rubros como anteriormente se mostró, en primera instancia tenemos: MÁRGENES DE CÓDIGOS DE BARRAS

16 TAMAÑO DE CÓDIGO DE BARRAS

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18 Con base a los resultados obtenidos anteriormente, se determinó el Top Ten de las inconsistencias con mayor incidencia en los productos que presentaron al menos una falencia (4424 productos). Como se observa en la gráfica, las inconsistencias que tienen un porcentaje mayor de incidencias son Barras irregulares y Defectos en barras con un 81 % cada una y Truncamiento es porcentaje mayor con el 82 %. RESULTADOS DEL ESTUDIO DE CALIDAD DE LECTURA Y LEVANTAMIENTO DE DATOS DE PRODUCTOS TECLEADOS EN PUNTO DE VENTA Porcentaje de productos con falencias identificados en piso de venta Los datos que se presentan en este documento, fueron obtenidos de los archivos que compartieron a GS1 México las cadenas comerciales donde se obtuvo un

19 registro de 747 códigos tecleados manualmente al menos una vez en el punto de venta con base en los registros de las cadenas comerciales. El periodo de registro de códigos no leídos es del 26 de Marzo al 26 de Abril de De acuerdo al estudio en campo con los productos con registros de no lectura y posteriormente la lectura en punto de venta de todos ellos; se identificaron 130 productos de 747 posibles, es decir, solo un 17% fueron registrados en piso de venta. PORCENTAJE DE LECTURA EN PUNTO DE VENTA Por medio de la práctica de campo realizada en ambas cadenas comerciales en donde sólo se identificaron 130 productos con incidencias de no lectura, obtuvimos que el 84% si pudieron ser leídos por el escáner de punto de venta; y tan solo el 16% no pudieron ser leídos y fueron tecleados manualmente por el cajero, como se muestra a continuación la gráfica. Escaneados LECTURA Tecleados Sumatoria Número de productos Porcentaje 82% 18% 100%

20 La no lectura de los códigos de barras en el punto de venta es del 18%, esto debido principalmente a las inconsistencias de los códigos de barras (errores/defectos) y la mala técnica de escaneo del operador. PROMEDIO Y DIFERENCIA DE ESCANEO Y TECLEO DE UN PRODUCTO De acuerdo al estudio efectuado en campo de las tiendas comerciales, en donde se realizaron varias compras (ficticias), en las cuales se registro el tiempo del cajero para escaneo y tecleo de los productos, gracias a esto se pudo obtener el tiempo promedio de escaneo y tecleo, como se muestra a continuación. Promedio en tiempo de escaneo de un producto Promedio en tiempo de tecleo de un producto 1.8 seg Diferencia de técnica de lectura seg segundos De acuerdo a los datos mostrados se obtiene que la diferencia entre el promedio de escaneo y de tecleo es de segundos, el cual, es tiempo que se pierde por

21 teclear un producto que podría utilizarse para que la cadena pueda realizar ventas de otros productos y a su vez al fabricante podría vender más productos. Si tomamos ese tiempo que estamos perdiendo y lo dividimos entre el tiempo promedio de una lectura correcta (escaneada), obtendremos el número de productos que se pudiesen vender, es decir; si este tiempo fuera productivo se podría escáner o vender otros 6 productos más. Tiempo perdido Promedio de escaneo Productos segundos 1.8 segundos Tiempo promedio de escaneo Tiempo promedio de tecleo Tiempo promedio de escaneo = Productos que se podrían vender. 6 DATOS ADICIONALES. Podemos encontrar los tiempos mínimos y máximos de escaneo y tecleo de un producto son los siguientes: Los tiempos de escaneo y tecleo más cortos que se registraron son de: Escaneo = 0.5 segundos Tecleo = 3 segundos Los tiempos de escaneo y tecleo más largos que se registraron son de: Escaneo = 17 segundos Tecleo = 33.8 segundos Ahora bien para conocer cuánto le representa a las cadenas comerciales en términos económicos la no lectura de un código de barras en el punto de venta, se debe obtener el costo promedio de un lectura de un código de barras y el costo promedio de un tecleo manual. Para obtener esta cifra se calculo el tiempo

22 promedio de lectura, tecleo y el costo segundos/hombre (operador) de la cadena comercial, los resultados son los siguientes: Costo estimado de escaneo = $ (éste valor fue calculado de multiplicar el tiempo promedio de escaneo de un producto por el costo seg/hombre estimado, tomando un escenario de un ingreso mensual de 3,000 pesos en 6 horas de trabajo). Costo estimado de tecleo = $ 0, (éste valor fue calculado de multiplicar el tiempo promedio de tecleo de un producto por el costo seg/hombre estimado, tomando un escenario de un ingreso mensual de 3,000 pesos en 6 horas de trabajo). Si estimamos un escenario con algunos datos (ficticios) en cuanto a las transacciones registradas mensual y anualmente, podemos encontrar lo siguiente. (Más adelante se presentarán datos obtenidos en el punto de venta de las cadenas comerciales). Comparación en tiempo de escaneo y tecleo por n transacciones Suponiendo que se registran 2,000 transacciones tecleadas (tiempo promedio de segundos por teclear un código) durante un mes, podemos multiplicarlo por el tiempo promedio que tarda un cajero en teclear y escanear un producto, se pueden comparar éstos valores: o Tiempo de tecleo: 402 minutos empleados en el tecleo de los 2,000 códigos. o Tiempo de escaneo: 60 minutos empleados en la lectura de 2,000 códigos.

23 o Diferencia entre tecleo de un código de barras y escaneo de un código de barras en 2,000 operaciones. Escaneo vs tecleo: Mensual Tiempo tecleo Tiempo escaneo Diferencia (Pérdida tiempo) 402 minutos 60 minutos 342 minutos Por cada 2,000 transacciones que se teclean mensualmente se están perdiendo 342 minutos, si todos estos códigos se pudieran leer al primer intento y si todo este tiempo fuera comercialmente productivo, la cadena comercial podría haber realizado la venta de 11,400 productos Ahora bien si estos 2,000 productos fuera el promedio mensual de tecleo de códigos de barras estaríamos obteniendo que anualmente se estarían capturando 24,000 códigos. Que representarían más de 80 hrs (4,924 min), mientras que si todos estos códigos pudieran leerse al primer intento solo requerirían de 12 horas (720 min). Escaneo vs tecleo: Anual Tiempo tecleo Tiempo escaneo Diferencia (Pérdida de tiempo) 4,824 minutos 720 minutos 4,104 minutos Podemos entonces notar que si la diferencia del tiempo que se empleado para teclear los códigos de barras anualmente (4,104 min) se convirtiera en tiempo

24 productivo comercialmente se podrían vender hasta 136,800 productos anuales adicionales. COMPARACIÓN DE COSTOS DE ESCANEO Y TECLEO POR N UNIDADES Suponiendo que a un cajero de un punto de venta percibe un salario promedio mensual de $3, pesos, trabajando 26 días al mes por 6 horas diarias, podemos obtener que el costo segundo/hombre para la cadena comercial seria de pesos mexicanos. Supongamos que la tienda comercial registró las 2,000 transacciones mensuales, podemos conocer cuánto le costó a la cadena comercial teclear los códigos de barras: Costo tecleo Costo escaneo Diferencia / Pérdida $ $ $ Obtenemos que por cada 2000 unidades que se teclean mensualmente se tiene una pérdida de $ Ahora si seguimos con el supuesto de que la tienda comercial registró 24,000 tecleos anuales (2000 por 12 meses), encontramos lo siguiente: Costo tecleo Costo escaneo Diferencia / Pérdida $ 1,545.9 $ $ 1, Por cada 24,000 unidades que se teclean anualmente se tiene una pérdida de $ 1, pesos.

25 Si estimamos que una cadena comercial contara con 70 tiendas y en todas ellas se comercializaran los productos con problemas de no lectura del código de barras obtendríamos que estaría costándole por NO leer los 24,000 códigos anuales un monto de $ 92,061.9 pesos DATOS REALES DERIVADOS DEL ESTUDIO, EN CUANTO A LAS TRANSACCIONES REGISTRADAS POR LA CADENAS COMERCIALES MENSUALMENTE. COMPARACIÓN EN TIEMPO DE ESCANEO Y TECLEO POR SU RESPECTIVO NÚMERO DE TRANSACCIONES REALIZADAS. Se obtuvieron 9553 transacciones mensuales, reportadas en bitácoras de productos con al menos un tecleo, de las cuales de acuerdo al estudio realizado en punto de venta, 1604 fueron tecleadas y 7929 escaneadas. (Tabla 1) El pedazo de tecleados en Rojo y escaneados en Verde de preferencia la gráfica con formato 3d y el pie separado Productos No. de Trans. tecleadas % Tecleados % Escaneados % Total %

26 COMPARACIÓN EN TIEMPO DE ESCANEO Y TECLEO POR N TRANSACCIONES De acuerdo a las 9,553 transacciones que se registraron durante el periodo de análisis, se les asignaran los valores respectivos por el tiempo promedio que tarda un cajero en teclear y escanear un código de barras, se pueden comparar valores: Tiempo Tecleo Tiempo Escaneo segundos 1.8 segundos 9, hrs (1, min) 4.7 hrs ( min) No. Transacciones Diferencia de: hrs (1, min) Por las 9,553 transacciones tecleadas que se reportaron en el periodo del 26 de Marzo al 26 de Abril de 2011, se están perdiendo horas mensuales por sucursal (1, minutos). Si una cadena comercial contara con 100

27 sucursales el tiempo total de la cadena aumentaría a; 2,722.6 horas (163,356 minutos) mensuales. En términos comerciales todo este tiempo generado representaría que al mes se estén desaprovechado 4.5 turnos del operador del punto de venta (6 horas por turno) en una sucursal y turnos de operarios del punto de venta en la cadena comercial no aprovechados. Si estimamos que una tienda comercial cuenta con un promedio diario de 15 puntos de ventas activos cobrando a los clientes, la no lectura de los códigos de barras para la cadena representa que una tienda anualmente tenga un tiempo perdido de 15 días (considerando 2 turnos diarios por tienda y 15 puntos de venta constantes abiertos al público). Si todo este tiempo empleado en el tecleo manual de los 9,553 códigos se convirtieran en tiempo comercial productivo y todos los códigos de barras se leyeran al 1er intento, la cadena comercial pudo haber vendido 54,452 productos en una tienda en un mes (dato estimado de la diferencia entre lectura del código y tecleo manual del tiempo generado por la no lectura de código) y 5,445,200 productos mensuales en toda la cadena comercial. Ahora bien con estos datos estímanos anualmente 114,636 operaciones de tecleo (9,553 operaciones mensuales x 12 meses) por tienda, se estarían perdiendo horas (19, minutos que resultarían de la diferencia de la captura manual y el escaneo de los códigos si se leyeran al 1er intento, es decir el tiempo perdido) por tienda, y si estimamos 100 tiendas de la cadena comercial se estarían perdiendo 32,671.2 horas (1,960,272 minutos) donde anualmente si este tiempo fuera comercialmente activos. Ahora bien con este tiempo perdido anual por la no lectura del código de barras representaría la perdida productiva de 5,445.2 turnos de operarios de punto de venta anuales que representarían que una tienda

28 comercial perdiera operaciones por 181 días, ó bien que cada tienda de la cadena comercial (estimación de 100 tiendas) perdiera casi 2 días de operación. COMPARACIÓN DE COSTOS DE ESCANEO Y TECLEO POR LA NO LECTURA DE CÓDIGO DE BARRAS N UNIDADES Tomando en cuenta que el salario de un cajero es de $3, pesos mensuales, trabajando 26 días al mes por 6 horas diarias, se obtiene que el costo minuto/hombre es de 0,3205 pesos y el costo segundo hombre es de pesos. Con este dato podemos complementar que si en los registros de las cadenas reportaron 9,553 transacciones de tecleo de un código que no pudo ser leído podemos obtener que: o El costo del tecleo manual de los 9,553 códigos seria de $ pesos. o El costo de la lectura por los 9,553 códigos seria de $91.84 pesos. Generado una perdida para una tienda comercial de pesos mensuales, si la cadena comercial contara con 100 sucursales estaría generando una perdida mensual de $52,349 pesos, es decir que con esta cantidad se podrían pagar el salario mensual de 17.4 operarios de puntos de venta. Visto desde otro punto; si seguimos con el supuesto de que una tienda cuente con 15 puntos de ventas ofreciendo el servicio de cobro a los clientes se podrían pagar medio día de operadores de cobro en una tienda de la cadena comercial. Si estimamos que este patrón de registro de tecleo de código de barras se presente en un año con 114,636 transacciones de tecleo de un código de barras (Multiplicando 9553 tecleos mensuales por 12 meses que representan un año), obtenemos que: Costo anual por la captura manual de los código de barras de las 11,636 operaciones de captura manual de los códigos que no se pueden leer seria

29 $7, pesos por tienda, Y a nivel cadena comercial (supuesto de 100 tiendas) generando un costo por teclear los códigos de barras de $738, pesos. Costo anual por la lectura del código de barras de las 11,636 operaciones por tienda es de $1, pesos, y a nivel cadena comercial (supuesto de 100 tiendas) la lectura de los códigos de barras costaría $110, pesos. Para poder determinar la pérdida anual por tienda es necesario restar al costo de tecleo manual del código de barras el costo de lectura de un código y obtenemos una pérdida anual de $6,281.9 pesos por tienda y una pérdida anual de $628,190 pesos en la cadena comercial (estimado de 100 tiendas). Con los que se podría pagar el salario mensual de 209 operarios de puntos de venta, es decir; se podría pagar 7 meses de salarios de operadores de puntos de venta en una tienda comercial, ó un mes de salarios de operadores de punto de venta en 7 tiendas de la cadena comercial, (estimación de 15 Puntos de Venta operando promedio y 2 turnos por tienda comercial en un día de operaciones). DATOS DUROS El estudio se inicio con una total de 333 productos de los cuales solo se encontraron 130 productos equivalente a un 39%, de estos productos encontrados se realizaron las pruebas de lectura en punto de venta y se encontró que el porcentaje de eficiencia de lectura (productos escaneados) es de 82% (106) productos y una ineficiencia de lectura de 18% (24) productos (ver tabla) Esto debido principalmente a los defectos de los códigos de barras y la mala técnica de escaneo del operador.

30 Total de Productos No encontrados Encontrados Sumatoria Número de productos Porcentaje 61% 39% 100% Escaneados LECTURA Tecleados Sumatoria Número de productos Porcentaje 82% 18% 100%

31 Se obtuvieron 9553 transacciones mensuales, reportadas en bitácoras de productos con al menos un tecleo, de acuerdo al estudio realizado en punto de venta, 1604 tecleadas y 7929 escaneadas; es decir, que el 83% de los códigos detectados como no leídos si se pudieron leer en el punto de venta.

32 1. Tiempos promedios de Lectura De acuerdo al estudio de calidad de lectura se concreto que el tiempo promedio de lectura y tecleo de un producto son los siguientes: Tiempo promedio de escaneo de un producto 1.8 seg. Tiempo promedio de tecleo de un producto seg. 2. Es decir que el teclo manual de un código de barra es 670% más ineficiente qua la lectura de un código de barras. Diferencia de escaneo contra tecleo La diferencia del tiempo de un tecleo de código barras con una lectura automática genera una diferencia de segundos, esto se obtiene de la diferencia de la lectura optima de un código de barras (requiriendo 1.8 segundos) y del tecleo (Requiriendo segundos) si este tiempo fuera comercialmente productivo la cadena comercial podría escanear hasta 6 productos. 3. Pérdida de tiempo sucursal - mensual El periodo del estudio realizado de julio agosto utilizando las bitácoras (marzoabril) compartidas por las cadenas comerciales, que reportan 9,553 transacciones

33 en este periodo, se genero una pérdida de horas por sucursal (1, minutos) que representa casi 2 días de operación comercial de una tienda 4. Pérdida de tiempo por artículo mensual en la cadena La cadena comercial al tener que teclear los códigos pierde 2,722.6 horas (163,356 minutos) mensuales por la No lectura del código de barras y está dejando la oportunidad de vender hasta 5,445,200 productos mensuales (estimación de 100 tiendas por cadena comercial). Esto quiere decir que para la cadena comercial todo este tiempo no productivo le representa que se pierdan turnos de operarios de puntos de venta (estimación de 6 hrs de jornada laboral), que representaría 15 días de operaciones de cobro de bienes y servicios

34 de una tienda comercial (estimación de 15 puntos de ventas constantes abiertos en la tienda al público y 2 horarios en el día de operación). 5. Costo de tecleo anual por sucursal y cadena comercial Derivado de las 9553 operaciones registradas con incidencia de no lectura del código de barras y del salario promedio del operador de punto de venta se puede determinar el costo de la lectura vs el costo del tecleo manual: Costo del tecleo manual de los 9,553 códigos seria de $ pesos. Costo de la lectura por los 9,553 códigos seria de $91.84 pesos. Generado una perdida para una tienda comercial de pesos mensuales. Para la tienda comercial le está costando teclear los 9553 códigos pesos y para la cadena comercial (estimación de 100 sucursales por cadena) se estaría generando una perdida mensual de $52,349 pesos. 6. Pérdida por sucursal anual Por los 9553 códigos de barras que se teclean manualmente en una tienda de la cadena comercial mensualmente le representa un costo de $ pesos, ahora bien para la cadena comercial mensualmente le representa un costo de $52,349 pesos, (estimación de 100 tiendas por cadena comercial). Esta cantidad le representaría a la cadena comercial el salario de operarios de puntos de venta (jornada laboral de 6 horas) y más de medio día de operaciones de cobro en punto de venta de una tienda comercial (estimación de 15 puntos de venta operando en una tienda).

35 7. Pérdidas por sucursal y cadena comercial anual En la cadena comercial se registraron 114,636 operaciones anuales de tecleo de códigos de barras (reporte de 9553 tecleos de códigos de barras mensuales por 12 meses) que representaría un costo de $6,281.9 pesos por tienda comercial y un monto total anual de $628,190 pesos (estimación de 100 tiendas por cadena comercial). Con estos costos se podría pagar el salario de 209 operarios de puntos de ventas, lo que representaría una semana de operaciones de cobro de punto de venta de una tienda comercial, (estimación de 15 puntos de venta operando en la tienda con 2 turnos por día). 8. Pérdida de producto por sucursal anual Con los datos obtenidos, podemos concluir que en las 326 horas 42 minutos anuales que se pierden por teclear los 114,636 códigos de barras en punto de venta de una tienda comercial, si todo este tiempo se volviera comercialmente productivo la sucursal comercial pudo haber vendido 653,425 productos anuales adicionales. 9. Pérdida de producto por cadena comercial anual Considerando que una cadena comercial tiene 100 sucursales y cada sucursal pudo haber vendido 653,425 productos en un año y tiene como objetivo eficientar el tiempo de operación e incrementar su productividad en el punto de venta. La cadena (estimación de 100 tiendas comerciales) podría vender ,500 productos.

36 Esto significa que con los 2 940,412.5 minutos anuales que se pierden en punto de venta en la cadena comercial, se pudieron incrementar las ventas con ,500 productos mensuales adicionales en la cadena comercial. 10. Pérdida económica mensual por la no lectura del código de barra por sucursal y por cadena comercial Por cada 9,553 unidades que se teclean mensualmente se tiene una pérdida de $ pesos por una sucursal. Si consideramos que una cadena comercial cuenta con 100 tiendas estarían perdiendo $52,349 pesos mensuales Nota: los $ es la diferencia del costo promedio de tecleo menos el costo promedio de lectura, para obtener la pérdida mensual de la no lectura ó tecleo manual del código de barras, es decir que con estos $52,349 pesos mensuales se podría pagar el salario mensual de 17.4 operarios de puntos de venta, con este monto acumulado mensualmente en la cadena comercial se podría pagar 1 de los 2 turnos mensuales de una tienda comerciales. 11. Pérdida económica anual por la no lectura del código de barras por tienda comercial y cadena (Se concluye lo anterior con el supuesto de que una tienda cuente con 15 puntos de ventas promedio activos y 2 turnos por día laborable). Tomando en cuenta el costo que le implica a la cadena comercial la no lectura del código de barras mensual podemos estimar el costo anual, Si el costo mensual de la cadena comercial se estima en $52,349 pesos multiplicados por los 12 meses obtenemos que la pérdida anual sería de $628, pesos. Con este monto acumulado podemos concluir que se podría pagar el salario mensual de 209 operarios de puntos de venta, es decir; se podrían pagar 7 meses de salarios de operadores de puntos de venta en una tienda comercial ó un mes de salarios de operadores de punto de venta en 7 tiendas de

37 la cadena comercial, (estimación de 15 Puntos de venta operando en promedio y 2 turnos por tienda comercial en un día de operaciones). 12. Abandono de producto GS1 México realizo una encuesta de abandono de producto en el punto de venta, donde se concluyo que el 76 % equivale a 68 personas que si han abandonado un producto en el punto de venta, debido a diversas causas, las 3 principales causas de abandono son: Poner estos datos en una gráfica, se representan mejor Bajar el monto del ticket (36%). No coincide la descripción y/o el precio registrado en el anaquel con lo que se registra en el punto de venta (23%) No se lee el código de barras (14%). El 65 % de las personas encuestadas (44 personas) expresan que este fenómeno le sucede de 1 a 2 ocasiones en el mes.

38 13. Comparación de eficiencia de un operador con experiencia y sin experiencia. Cadena Comercial 1 Comparación Cadena Comercial segundos segundos 2 min. 59 seg. Tiempo de transacción promedio de un producto. Tiempo de transacción de 50 productos. (ejemplo) segundos segundos 2 min. 26 seg. Nota: de acuerdo a la diferencia que se obtuvo al realizar 50 transacciones por una cajera con experiencia, concluimos que puede realizar 18 transacciones adicionales a las que realiza una cajera con poca experiencia o de nuevo ingreso. El tiempo promedio ideal de lectura de 50 productos leídos en el punto de venta es de 1 min. 30 seg. Considerando que todos los productos son escaneados. 14. Revisión de códigos en punto de venta En la revisión de campo realizada por GS1 México se analizaron 4,643 productos en piso de venta, solamente 219 artículos (5%) cuentan con un código en óptimas condiciones, en cuanto que 4424 (95%) registran al menos una inconsistencia, de este 95 % solo 23 productos (0.52%) no pudieron leerse por el lector GS1.

39 RECOMENDACIONES Cadenas Comerciales Derivado de los resultados obtenidos por el presente estudio de GS1 México recomienda capacitar/asesorar al personal de la cadena involucrado en la operación con el código de barras para sensibilizarlos de la importancia del buen uso y aplicación del estándar en la cadena de suministro: Operadores de caja (Cajeros) Compras Personal del Centro de Distribución Mercadotecnia Las cadenas comerciales soliciten a los proveedores que tengan un código con mala lectura, su pronta adecuación para no seguir afectando las ventas de los productos y brindar mejor servicio al consumidor final. PROVEEDORES DE MERCANCÍAS GS1 México informará a las empresas de manufactura de productos de consumo las incidencias y errores del código de barras, con el fin de requerir mejoren la calidad de impresión y corregir los parámetros que no cumplen con el estándar de código de barras. Se les notificará mediante el reporte de verificación y se dará seguimiento a los cambios mencionados en las recomendaciones por GS1 México.

40 Monitorear la muestra original de códigos con problemas de lectura vs la muestra final de códigos corregidos por los proveedores. Nota.- el monitoreo nos permitirá medir si los proveedores están considerando las recomendaciones de GS1 México y el interés para trabajar apegados al estándar o capacitar a todas las áreas involucradas en la toma de decisiones del desarrollo de los códigos de barras. Las áreas con mayor impacto son: Mercadotecnia Empacotecnia Ventas Logística Producción Diseño Compras IMPRESORES DE CÓDIGOS Deben contar con personal y equipos apegados al funcionamiento del estándar de Identificación, para garantizar al 100% la lectura de los códigos de barras generados para sus clientes Brindar capacitación del uso y aplicación del código de barras, técnicas de impresión, diseños, ubicación y orientación para disminuir el desconocimiento y la simplicidad con la que operan actualmente

41 CONCLUSIONES El código de barras es una herramienta vital hoy en día en las operaciones dentro de la cadena de suministro, permitiendo que funcione como una llave de acceso a la información contenida en las bases de datos de las cadenas comerciales. Este estudio, identifica un conjunto de inconvenientes de los atributos que se deben considerar para el uso correcto de un código de barras. Sin lugar a dudas, existen grandes oportunidades para fortalecer las incidencias en colaboración con los clientes y proveedores de mercancías, así como al interior de cada una de las áreas tales como: producción, compras, logística, empacotecnía, mercadotecnia, ventas, etc. Las principales incidencias que se encontraron en el estudio son: Códigos con formas, diseños y tamaños incorrectos Códigos mal ubicados en los productos de consumo Faltas a la operación del proceso de gestión del código de barras en el punto de venta GS1 México seguirá trabajando con las cadenas de comerciales y los proveedores de mercancías con el fin de automatizar y optimizar el manejo de los productos a lo largo de la cadena de suministro, desde el manejo de insumos, control interno de la mercancía, transportación y hasta su venta. Si desea mayor información del Servicio de Verificación de Calidad de Lectura puede contactar a nuestro Centro de Atención Telefónica al o del

42 Interior de la República al Nuestra página de internet

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