SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL DIRECCIÓN FINANCIERA OFICINA DE PRESUPUESTO VIGENCIA 2013

Transcripción

1 GUÍA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTIÒN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.E SED Bogotá, D.C, Noviembre de 2013

2 A LCAIMi:^4. MAY1 DE 17.10enTA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL DIRECCIÓN FINANCIERA OFICINA DE PRESUPUESTO 2352 VIGENCIA 2013 SECRETARIO D DUCAPtaÑ DISTRITAL OSCAR GIJSTAV SÁNCHEZ JARAMILLO #412/12,1_440-L*Q SUBSECRET DE e TI IN TITUCIONAL ct-` CRISTI A VALID: CO SUBSECF6ARI DE ACCESO Y PERMANENCIA JOSE ALFREDO SOTO TORRES DIRECTORA FINANCIERA MARIA CECILIA GAITAN ROZO 9

3 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION PRESUPUESTAL DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO. Bogotá, D.C, Noviembre de Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

4 Agradecimiento especial por apoyo y colaboración Vigencia 2013: María Cecilia Gaitán Rozo Directora Financiera Carolina Murillo Cortés Profesional Especializado Yolanda Cuellar González Profesional Especializado Myriam Barrios Garzón Especialista en Revisoría Fiscal y Contraloría Fabio Ernesto Gonzalez Sánchez Economista Jaime Eladio Campo Correa Contador publico Faustino Rivera Peña Contador publico Luz Ángela Velásquez Colmenares Contador publico María Isabel Rodriguez Beltrán Contador publico Mauricio Ernesto Olarte Rujano Ingeniero civil Jeniffer Jerez Tarazona Administradora Pública Yinneth Torres Montaña Administradora Pública Denis Antonio Ardila Sepúlveda Administrador Público Javier Eduardo Serna Pineda Administrador Público 4

5 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- INTRODUCCIÓN La presente GUIA se actualiza conforme a la normatividad vigente y presenta a los responsables de la administración de los recursos del FSE en los colegios oficiales, los diferentes pasos que a nivel presupuestal se deben tener en cuenta en la celebración de actos con recursos públicos y así alcanzar una gestión de calidad. Es importante entonces que los responsables de estos recursos, conozcan los principios y fundamentos para la programación, ejecución y control de los recursos públicos de forma democrática, participativa y con la efectiva aplicación de los principios rectores de la función administrativa 1 Se desarrollan los conceptos básicos desde el punto de vista conceptual y legal, los conocimientos que se requieren para la creación y funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos FSE, la mecánica para el cumplimiento de los procesos del recaudo de los ingresos y la ejecución del gasto. Desde el enfoque integral de la administración, se espera que la gerencia de la educación se base en un proceso de planeación y de presupuestación participativa, que en los colegios se refleja en el Proyecto Educativo Institucional PEI el cual se refuerza en los proyectos de inversión. La estructura de la GUIA comprende dos capítulos con temas específicos que en un lenguaje sencillo y práctico, entrega los conceptos y fuentes legales de cada uno de ellos. CAPÍTULO I Creación y formas de administración de los Fondos de Servicios Educativos, su estructura orgánica, funciones, procesos presupuestales y marco legal. CAPÍTULO II En esta parte se presentan los aspectos generales sobre los principios presupuestales, estructura del presupuesto y el proceso presupuestal, incluyendo la programación, presentación y ejecución del presupuesto, así como algunas orientaciones para el manejo del flujo de caja y del cierre presupuestal al terminar la vigencia fiscal. Sistema presupuestal - FSE, se desarrolla en tres etapas: programación, ejecución y cierre presupuestal. La programación incluye pautas para la elaboración, planeación y programación del presupuesto de ingresos y gastos hasta su aprobación, la elaboración de un flujo de caja y el plan de compras, los procesos de ejecución incluye las modificaciones presupuestales y del cierre hacen parte las cuentas por pagar, reservas presupuestales y excedentes financieros. Igualmente, se 1 Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, 5 mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

6 revisaran temas como la caja menor, las medidas de seguridad y la cancelación de un FSE existente. Es importante dar a conocer que la Secretaria de Educación del Distrito, impulsa con la comunidad educativa el ejercicio de construcción colectiva de los Presupuestos con los recursos de los Fondos de Servicios Educativos en los Colegios Oficiales del Distrito, como una expresión de gestión pública que materializa el principio de la participación efectiva y hace realidad los propósitos democráticos de la política de Bogotá Humana, que la actual administración promueve para el sector. El propósito, no sólo es hacer una descripción normativa o procedimental sobre la ejecución de los recursos de los FSE, sino también impulsar la aplicación de las más importantes estrategias que se desarrollan para garantizar la transparencia, equidad, eficiencia, legitimidad y la publicidad de la gestión financiera de los colegios, como es el caso del programa de Presupuestos con Participación en los Colegios Oficiales de Bogotá. 6

7 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Contenido Páginas CAPÍTULO I. CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE CREACIÓN DE UN FSE ADMINISTACIÓN DE LOS FSE Esquema General de Organización 2.2. Consejo Directivo 2.3. Rector 2.4. Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras (Pagador) 2.5. Auxiliar Administrativo con Funciones de Almacenista 2.6. Contador 3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS MARCO LEGAL.. 21 CAPÍTULO II. SISTEMA PRESUPUESTAL FSE PRINCIPIOS PRESUPUESTALES ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL Etapas de la Programación Presupuestal 3.2. Preparación del Proyecto de Presupuesto 3.3. Factores a tener en cuenta para la preparación y elaboración del proyecto de presupuesto 3.4. Plan de Compras como instrumento de programación presupuestal 3.5. Flujo de Caja como instrumento de programación y ejecución presupuestal 7 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

8 4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Ejecución Activa Ejecución Pasiva Modificaciones Presupuestales Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Registro Presupuestal (RP) Orden de Pago (OP) Comprobante de Egreso Factura Documento Equivalente 5. CIERRE PRESUPUESTAL Cuentas por Pagar 5.2. Reservas Presupuestales 5.3. Excedentes Financieros 5.4. Estado de Tesorería 6. HECHOS CUMPLIDOS PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBRITRALES CAJA MENOR PÓLIZAS DE MANEJO GENERALIDADES A TENER EN CUENTA UNIFICACIÓN DE FSE. 71 8

9 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- ANEXOS CAPÌTULO I Anexo N 1 Modelo de Reglamento Interno del Consejo Directivo.. 77 Anexo N 2 Marco Legal.. 83 CAPÌTULO II Anexo N 3 Formato de identificación y seguimiento de los gastos de inversión 87 Anexo N 4 Modelo de Acuerdo de Adición Presupuestal.. 93 Anexo N 5 Modelo de Acuerdo de Traslado Presupuestal 95 Anexo N 6 Modelo de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal 97 Anexo N 7 Comprobante de Egreso. 98 Anexo Nº 8 Modelo de Acta de constitución de Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales. 99 Anexo Nº 9 Acta de Fenecimiento. 101 Anexo N 10 Acta de Reporte de Excedentes Financieros. 102 Anexo N 11 Plan de Compras. 104 Anexo N 12 Estado de Tesorería 105 Anexo Nº 13 Hechos Cumplidos Anexo Nº 14 Modelo Resolución de apertura y/o constitución de la Caja Menor Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

10 FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.E Son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal. 10

11 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- CAPÍTULO I. CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE 1. CREACIÓN DE UN FSE. Para que un colegio (nuevo) pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos - FSE, es necesario que previamente cuente con la autorización de la SED, tenga unas características mínimas de organización, disponibilidad de recursos para contratar los servicios del contador y presuponer el nombramiento de un auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador) nombrado por la SED, que permita la operación del Fondo con criterios de eficacia y eficiencia. Para crear y organizar FSE se procede de la siguiente forma: a) Resolución de creación y funcionamiento del colegio IED, expedida por la SED b) Disponer de los recursos suficientes para contratar los servicios profesionales del Contador. c) Conformar la Asociación o Consejo de Padres de Familia d) Conformar el Consejo Directivo e) Tener asignado por parte de la SED, el auxiliar administrativo con funciones financieras quien hará las veces de pagador y/o tesorero. f) Tomar la decisión sobre la alternativa de organización del FSE por parte del Consejo Directivo del Colegio. Esta decisión debe quedar consignada mediante ACUERDO firmado por el Consejo Directivo. 11 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

12 g) Obtener el RUT (Registro Único Tributario) previa solicitud del NIT (Número de Identificación Tributaria) a nombre del Fondo de Servicios Educativos IED... mediante su tramitación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, para lo cual se debe presentar el acto administrativo de funcionamiento del colegio. h) La entidad bancaria a través de la cual se manejaran los recursos del Fondo de Servicios Educativos - FSE debe estar sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera y registrada en el ranking financiero de la SHD. i) La cuenta bancaria debe tener firma conjunta del Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y para abrirla deben presentar la Resolución expedida por la SED, mediante la cual acredita al Director o Rector como Ordenador del Gasto y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Debe presentarse además la Resolución de creación y funcionamiento del nuevo colegio, expedida por la SED. j) Cuando se crea el FSE, deben elaborar el PROYECTO PRESUPUESTAL, soportados en el Memorando de lineamientos presupuestales, en las necesidades del colegio y su PEI. k) Según el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo y desagregado a nivel de grupos e ítems de ingresos y el de gastos por rubros de funcionamiento y la inversión por proyectos, constituir póliza de manejo que ampare al Rector o Director, al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y al responsable de la Caja Menor (diferente al rector y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras), siempre y cuando la SED no la haya constituido previamente. l) Enviar a la Dirección Local de Educación (DILE) la documentación para inscribir y registrar el FSE, con copia a la Dirección Financiera de la SED, anexando: 1. Acuerdo del Consejo Directivo aprobando la creación del FSE. 2. Fotocopia del RUT. 3. Número de identificación Tributaria (NIT). 4. Certificación Bancaria relacionando: número de cuenta de ahorros y corriente, identificando nombre del banco, sucursal, nombres del ordenador y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (pagador), dirección y teléfono del colegio. 12

13 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- 2. ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE. Para el manejo y la utilización adecuada de los recursos que se administran a través de los FSE, se ha establecido previamente el siguiente esquema de los diferentes entes que lo conforman y sus funciones Esquema general de organización de los FSE. La creación y puesta en marcha del FSE requiere el compromiso de todos los responsables en la gestión del colegio, a saber: 2.2. Consejo Directivo. El Consejo Directivo de los colegios oficiales estará integrado por: El Rector, quien lo presidirá y convocará ordinariamente una vez por mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente; Dos representantes del personal docente, elegidos por mayoría de los votantes en una asamblea de docentes; Dos representantes de los padres de familia. La elección de representantes de los padres de familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el consejo de Padres. En caso de existir Asociación de Padres de Familia y cuando el número de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del establecimiento educativo, la asamblea de la asociación elegirá uno de los dos representantes de los padres ante el consejo directivo, caso en el cual el consejo de padres elegirá solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo. (Artículo 9 del decreto 1286 de 2005). 13 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

14 Un representante de los estudiantes elegido por el Consejo de Estudiantes, entre los alumnos que se encuentren cursando el último grado de educación ofrecido por el Colegio; Un representante de los exalumnos, citados mediante oficio por el rector pero elegido por el Consejo Directivo, de ternas presentados por las organizaciones que aglutinen la mayoría de ellos o en su defecto, por quien haya ejercido en el año inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes; Un representante del sector productivo organizados en el ámbito local o subsidiariamente de las entidades que auspicien o patrocinen el funcionamiento del colegio. El representante será citado mediante oficio por el rector y escogido por el Consejo Directivo, de candidatos propuestos por las respectivas organizaciones; Dentro de los primeros sesenta días calendario siguientes al de la iniciación de clases de cada periodo lectivo anual, deberá quedar integrado el Consejo Directivo y entrar en ejercicio de sus funciones. Con tal fin, el rector convocará con la debida anticipación, a los diferentes estamentos para efectuar las elecciones correspondientes. El Consejo Directivo, es quien expide el Reglamento Interno a través del cual determina su propio funcionamiento (Ver guía Anexo N 1). Este Consejo Directivo, se reúne ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente por convocatoria del Rector(a) y tiene como funciones, las establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de Y en relación con el Fondo de Servicios Educativos, el Consejo Directivo se constituye en el ente gestor y cumple adicionalmente con las funciones contenidas en el artículo 5 del Decreto 4791 de 2008, ellas son: a) Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural; b) Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos; c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como también los traslados que afecten el mismo; d) Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación; e) Determinar los actos y contratos que requieran su autorización expresa; f) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (s.m.l.m.v) g) Aprobación de la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley; h) Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994; 14

15 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- i) Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto. j) Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos. k) Administrar en coordinación con el Rector, el Fondo de Servicios Educativos, en los términos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 y cumplir con las demás funciones establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de Rector o Director. El rector del colegio, que será designado por concurso, además de las funciones señaladas en otras normas, tendrá las siguientes: Dirigir la preparación del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los distintos actores de la comunidad educativa; Presidir el Consejo Directivo y el Consejo Académico de la institución y coordinar los distintos órganos del Gobierno Escolar; Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar; Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecución; Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contactos interinstitucionales para el logro de las metas educativas; Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal docente y administrativo y reportar las novedades e irregularidades del personal a la SED; Administrar el personal asignado a la institución en lo relacionado con las novedades y los permisos; Participar en la definición de perfiles para la selección del personal docente, y en su selección definitiva; Distribuir las asignaciones académicas, y demás funciones de docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo, de conformidad con las normas sobre la materia; Realizar la evaluación anual del desempeño de los docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo; Imponer las sanciones disciplinarias propias del sistema de control interno disciplinario de conformidad con las normas vigentes; Proponer ante la SED, a los docentes que serán apoyados para recibir capacitación; Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus requerimientos; Responder por la calidad de la prestación del servicio en su colegio; Rendir un informe al Consejo Directivo del colegio al menos cada seis meses; 15 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

16 Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le asignen, en los términos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008; Publicar una vez al semestre en lugares públicos y comunicar por escrito a los padres de familia, los docentes a cargo de cada asignatura, los horarios y la carga docente de cada uno de ellos; Las demás que le asigne el alcalde para la correcta prestación del servicio educativo; El Rector como administrador y ordenador del gasto del FSE, cumple con las funciones y responsabilidades que se plasman en el artículo 6 del Decreto 4791 de 2008, estas son: a) Elaborar el proyecto anual de presupuesto del FSE y presentarlo para aprobación del Consejo Directivo; b) Elaborar el Flujo de Caja Anual del Fondo estimado mes a mes, hacerle los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos cada tres meses al Consejo Directivo; c) Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobación del Consejo Directivo; d) Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos, con cargo a los recursos del Fondo, de acuerdo con el Flujo de Caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería; e) Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos; f) Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas; g) Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin; h) Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente; 2.4. Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador). Es el responsable de garantizar la correcta ejecución de ingresos y gastos. De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y atendiendo lo establecido en el artículo quince (15 ) del Decreto 4791 de 2008, el Auxiliar Administrativo que apoye la gestión financiera deberá realizar las siguientes actividades: 16

17 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- En presupuesto. Registrar los compromisos con cargo al Presupuesto del colegio; a) Asistir al ordenador de gasto en la preparación y presentación ante el Consejo Directivo del presupuesto anual del colegio b) Apoyar al almacenista en la elaboración del Plan de Compras para visto bueno del Rector ordenador del gasto; c) Registrar y controlar el libro presupuestal; d) Elaborar y certificar las disponibilidades, los registros presupuestales, constituir las reservas presupuestales y las cuentas por pagar; e) Preparar los traslados, adiciones y reducciones presupuestales; f) Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al FSE; g) Elaborar y presentar al ordenador de gasto y organismos de control los informes financieros; h) Evaluar y hacer seguimiento al Flujo de Caja y al presupuesto; i) Evaluar y presentar periódicamente informes de análisis sobre gestión financiera adelantada en el colegio; En pagaduría a) Elaborar junto con el ordenador del gasto el Flujo de Caja b) Manejar los libros de tesorería; c) Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio, haciendo los descuentos por impuestos respectivos; d) Pagar oportunamente los impuestos recaudados; e) Apoyar al ordenador de gasto en la coordinación con las entidades bancarias para el manejo de los recursos depositados en la cuenta bancaria del FSE; f) Asesorar al ordenador de gasto en el manejo del portafolio de inversiones y/o manejo rentable de los recursos financieros del FSE; g) Preparar los Informes de Matriz Chip Presupuestal dispuesto por la Secretaría de Educación Distrital. SED y subirlos a la página web; h) Elaborar conciliaciones bancarias y realizar cruce con las conciliaciones elaboradas por el contador aclarando de manera inmediata las diferencias presentadas. 17 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

18 En Contratación a) Elaborar contratos de servicios y suministros de acuerdo con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; b) Incorporar los pliegos de condiciones a la página de contratación vigente; c) Solicitar la documentación para la contratación; d) Solicitar pólizas cuando el contrato lo amerite; 2.5. Auxiliar Administrativo con funciones de Almacenista Es el responsable del manejo de bienes devolutivos y de consumo. De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y como apoyo a la gestión, el Auxiliar Administrativo que apoye el área de almacén deberá realizar las siguientes actividades: a) Elaborar el Plan de Compras, atendiendo los requerimientos y proyectos presentados para el desarrollo de una educación con calidad. b) Recibir a satisfacción los elementos de acuerdo con lo establecido en los contratos suscritos por el ordenar del gasto. c) Registrar el ingreso de los bienes al almacén y su respectiva anotación en Kardex d) Atender las necesidades de los elementos básicos para el normal de desarrollo de las funciones de los docentes y administrativos, tanto de Elementos Devolutivos, Consumo Controlado y Consumo Consumo. e) Mantener actualizado el Kardex, registrando en los centros de costo los elementos despachados f) Realizar la toma física de inventario de los elementos en servicio y los ubicados en bodega del almacén, como mínimo una vez al año o todos los que considere necesario, para su respectivo control y seguimiento, atendiendo lo establecido en la resolución 001/2001 de la Secretaría de Hacienda del Distrito. g) Velar por la seguridad de los elementos en bodega, los cuales deben estar ubicados en estantería, cumpliendo con las normas de almacenaje. h) Controlar los inventarios por dependencias, identificando los responsables de su manejo. i) Realizar el proceso de traslado de bienes entre dependencias según la necesidad del colegio. j) Mantener plaquetizado los bienes muebles y equipos del F.S.E. y exigir a la S.E.D la actualización de las mismas para identificar los bienes de acuerdo a lo establecido en la resolución 001/2001 de la Secretaría de Hacienda. k) Preparar la documentación requerida para dar de baja a los bienes inservibles e innecesarios para el colegio, para presentar al Consejo Directivo con el fin de avalar el proceso de baja del inventario desde el punto de vista físico y de los registros contables. l) Realizar mensualmente cruce de bienes devolutivos, de consumo controlado y consumo consumo vs los registros contables con el fin que mes a mes estas partidas se encuentren debidamente conciliadas; m) Mantener actualizado y comunicar el resultado del levantamiento físico de los inventarios de bienes pertenecientes a la S.E.D. 18

19 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- n) Consultar los precios del mercado para el inicio del proceso de los estudios previos del proceso de contratación. o) Elaborar balance mensual de entradas y salidas de acuerdo con los movimientos realizados y hacer entrega de la información al contador del colegio para su respectivo registro contable. p) Elaborar y presentar informes mensuales, semestrales y anuales o cuando le sean requeridos, siendo de gran importancia al cierre de la vigencia fiscal q) Realizar las funciones de seguimiento al proceso de mantenimiento del colegio r) Atender el aula de audiovisuales s) Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato Contador Con el fin de apoyar los Consejos Directivos, Ordenadores del Gasto y Auxiliares Administrativos con funciones financieras en el manejo y administración de los recursos de los FSE, el profesional en Contaduría Pública que se contrate deben contar con las capacidades preparación e idoneidad profesional en las normas técnicas, catálogo de cuentas y procedimientos contables, en especial del régimen contable público A continuación se relacionan actividades que se recomiendan deben tener como mínimo el contrato de prestación de servicios contables: a) Elaborar Comprobantes de diario por todo concepto de las operaciones financieras y patrimoniales del Colegio, particularmente de sus ingresos, de sus egresos, de cuentas de almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de tesorería y de ajustes contables; b) Imprimir libros auxiliares de contabilidad todos los meses (Libro auxiliar por cuenta, Libro de comprobantes de diario, Libro de depreciación elemento por elemento) c) Establecer procedimientos escritos de los procesos contables por todo concepto de ingresos, de egresos, de almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de tesorería y de ajustes contables interrelacionados con las diferentes áreas como Pagaduría, Almacén e Inventarios; d) Generar en medio impreso mensualmente los Libros Oficiales de Contabilidad Diario y Mayor, debidamente foliados, prenumerados, rubricados y respaldados con acta de apertura suscrita por el ordenador del gasto; e) Elaborar mensualmente la relación de cuentas por pagar del Colegio y reportarlo oportunamente en el formato oficial a la SED; f) Elaborar y remitir oportunamente en los formatos oficiales a la SED de manera mensual el balance general; el estado de actividad financiera económica y social; el estado de cambios en el patrimonio, las cuentas recíprocas y semestralmente las notas a los estados financieros; esto no exime que las notas a los estados financieros deban elaborarse mensualmente, toda vez que estas hacen parte integral de los mismos. 19 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

20 g) Certificar mensualmente los Estados Financieros y firmarlos anteponiendo el número de matrícula profesional; h) Aplicar mensualmente indicadores financieros que orienten la medición de la gestión financiera del Fondo de Servicio Educativo, presentar los resultados obtenidos al ordenador del gasto para su evaluación y toma de decisiones; i) Presentar trimestralmente al Consejo Directivo los Estados Financieros para su seguimiento; j) Publicar mensualmente en un lugar del Colegio, visible y público, los Estados para efectos del control social; k) Preparar la cuenta contable semestral y anual para su presentación oportuna a la Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo a las normas vigentes; l) Liquidar y revisar oportunamente las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y canceladas mensualmente por el Colegio, de acuerdo a la normatividad tributaria vigente; m) Velar por la adecuada existencia del Control Interno Contable, realizando mensualmente al Ordenador del Gasto las recomendaciones para su mejoramiento; n) Asesorar al Colegio en cuanto al cumplimiento de las normas tributarias y preparar para su presentación oportuna, conjuntamente con las demás áreas competentes del Colegio, los medios magnéticos que exijan las autoridades tributarias; o) Hacer las Conciliaciones Bancarias mensualmente de manera oportuna dentro de los primeros ocho (8) días del mes siguiente, aclarando inmediatamente las partidas conciliatorias con los registros y documentos soportes internos y/o con las Entidades Bancarias, exigiendo a través del Ordenador del Gasto los reintegros a que haya lugar; p) Velar para que el Colegio maneje sus recursos en las cuentas bancarias autorizadas e incluidas en el ranking financiero determinado por el comité de riesgos de la Dirección del Tesoro Distrital y tengan implementado las seguridades físicas y amparos que cubran los riesgos potenciales de pérdidas de recursos; q) Asegurarse que todas las imputaciones contables obedezcan a operaciones que estén respaldadas por las exigencias tributarias, contables entre otras; r) Efectuar semanalmente la contabilización de los comprobantes pendientes, con el fin de efectuar el cruce de saldos con las áreas de presupuesto, tesorería e inventarios s) Cumplir de acuerdo con los lineamientos dados por la SED con la actividad de conciliar mensualmente los cierres financieros y los cierres de almacén y dejar documentada mediante acta tal gestión t) Cumplimiento de las normas éticas, normas técnicas e inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Ley y aplicar el Régimen Contable Público, Catalogo de Cuentas vigente y reglamentos expedidos por el Contador General de la Nación, Secretaría de Hacienda Distrital y Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y Organismos de Control; 3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FSE. Los FSE realizan tres grandes grupos de actividades: a) Proyección y recaudo de ingresos. b) Proyección y ejecución de gastos. c) Rendición de cuentas y control e informes sobre la gestión realizada. 20

21 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Las dos primeras acciones conllevan la elaboración y ejecución del presupuesto anual del FSE. Esto también implica la organización de registros presupuestales y contables. Y la última, justifica mediante informes, la destinación de los recursos. a) Proyección y recaudo de ingresos: Consiste en la identificación y el recaudo de los ingresos que sustentan el Fondo. Esto conlleva a la estimación de los ingresos, la elaboración del presupuesto de ingresos y el recaudo de éstos que a su vez origina la elaboración de registros contables. b) Proyección y ejecución de gastos: Para esto, es necesario captar los ingresos y distribuirlos de acuerdo con las prioridades de gasto del colegio y su destinación específica. La estimación de los gastos que efectuará el Fondo está en función de la disponibilidad de ingresos y de las prioridades que el Rector y el Consejo Directivo asignen a las necesidades del Colegio. c) Rendición de Cuentas e informes sobre la gestión realizada: Los FSE reciben recursos públicos. Por lo tanto, la proyección y ejecución de sus ingresos así como la proyección y ejecución de sus gastos deben realizarse y registrarse de acuerdo con las normas legales vigentes y dentro de un conjunto de principios técnicos, financieros y contables confiables. Esto implica ceñirse a las normas establecidas en cuanto a presentación de informes y a los controles ejercidos por la Contraloría Distrital, la Personería de Bogotá, entre otros que así lo requieren, e incluye la presentación de informes a la SED. 4. MARCO LEGAL Las citas de las normas que se relacionan con los FSE, se efectúan de manera enunciativa, pues la normatividad aplicable también incluye disposiciones de carácter penal, fiscal, civil, que para este caso no estarán expuestas. (Ver guía Anexo N 2) 21 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

22 CAPÍTULO II. SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE Se define el sistema presupuestal como el conjunto de herramientas relacionadas con el proceso presupuestal, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados plasmados en el Presupuesto del Colegio. El objetivo final de este sistema es la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa, a través de una serie de bienes y servicios. Estos resultados se obtienen mediante la coordinación de los recursos con que cuenta el Colegio, y su adecuada programación y ejecución, utilizando las herramientas financieras que conforman el sistema. 1. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES. Los principios del Sistema Presupuestal son: Unidad de Caja: con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual del colegio, salvo las excepciones contempladas en la Ley. Nota. Para los FSE, el principio de Unidad de Caja será aplicable a los recursos propios de libre destinación, diferentes a los recursos de transferencias y a los recursos con destinación específica. Universalidad: el presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los ingresos y gastos que el colegio espera realizar durante la vigencia fiscal. Por tanto, el ordenador del gasto no podrá autorizar gastos que no figuren en el presupuesto aprobado. 22

23 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Anualidad: la realización y el efectivo control del programa financiero en el presupuesto, requiere de un período determinado. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de Diciembre del mismo año. Después del 31 de diciembre no se podrán asumir compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha. Inembargabilidad: protege los recursos del colegio. Los ingresos y recursos del presupuesto general de los FSE son inembargables. El Rector(a) Ordenador(a) del Gasto que reciba una orden de embargo de los recursos del FSE, está obligado a solicitar constancia sobre la naturaleza y origen de dichos recursos a la Secretaría Distrital de Hacienda Dirección Distrital de Presupuesto, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la respectiva orden, para efectos de que la Oficina Asesora Jurídica de la SED tramite ante la autoridad competente el respectivo desembargo. Planificación: garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento de las metas establecidas en el PEI y en el plan de Desarrollo Educativo del Distrito. Programación integral: posibilita la existencia de los recursos necesarios para la realización de proyectos. Especialización: las apropiaciones que se establecen en el presupuesto deben referirse a los objetivos del colegio. Legalidad En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse ingresos, contribuciones o impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas, o gastos que no estén autorizados previamente por la Ley, Resolución y/o Acuerdo de Consejo Directivo, ni podrán incluirse partidas que no correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el funcionamiento de la administración y la inversión. 23 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

24 2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO La estructura del presupuesto se presenta en el siguiente cuadro: RUBRO NOMBRE DEL RUBRO VALOR PRESUPUESTO DE INGRESOS 2 INGRESOS 21 INGRESOS OPERACIONALES 212 NO TRIBUTARIOS 2124 Rentas contractuales Venta de Servicios Derechos educativos Derechos Académicos Cobros complementarios Cobros periódicos Otros cobros Derechos de grado Certificaciones y constancias Reposición de carne Reposición de agenda o manual de convivencia Comercialización de mercancías Venta de bienes Venta de productos de proyectos de estudio y experimentación Venta de productos manufacturados Otras rentas contractuales Arrendamiento de bienes y servicios OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS 22 TRANSFERENCIA 221 Nación 222 Departamento 223 Entidades Distritales 224 Administración Central 2241 SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO Fondos de reposición Ampliación de jornada 40 horas Vitrina pedagógica Gratuidad Total Transferencia por derechos académicos Transferencia por cobros complementarios Escuela ciudad escuela Útiles escolares Otras transferencias SED 24 RECURSOS DE CAPITAL 241 Recursos del balance 2412 CANCELACION DE RESERVAS 24

25 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- 243 Rendimientos por Operaciones financieras 245 Excedentes financieros 246 Donaciones 247 Otros recursos de capital RUBRO NOMBRE DEL RUBRO VALOR FUENTE DE FINANCIACION PRESUPUESTO DE GASTOS SGP SED RP 3 GASTOS 31 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 311 SERVICIOS PERSONALES 3112 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Honorarios Honorarios entidad Remuneración servicios técnicos Sistematización de boletines de rendimiento escolar Otras remuneraciones servicios técnicos 312 GASTOS GENERALES 3121 ADQUISICIÒN DE BIENES Gastos de computador Materiales y Suministros Material didáctico Útiles escolares Otros materiales y suministros 3122 ADQUISICION DE SERVICIOS Arrendamientos Viáticos y Gastos de Viaje Gastos de transporte y comunicaciones Impresos y publicaciones Derechos de grado Certificaciones y constancias Carné Agenda Agenda y manual de convivencia Otros impresos y publicaciones Mantenimiento y reparaciones Mantenimiento Entidad Mantenimiento de mobiliario y equipo Seguros Seguros de la Entidad Suministro de alimentos Servicios públicos Energía 25 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

26 Acueducto, alcantarillado y basuras Teléfono Gas Telefonía móvil e internet Otros 3123 OTROS GASTOS GENERALES Sentencias Judiciales Impuestos, tasas y multas Intereses y comisiones Sostenimiento de plantas y animales Actividades científicas, deportivas y culturales Salidas Pedagógicas Otras Actividades Científicas, Deportivas y culturales Inscrip. y particip. en competencias deportivas, culturales y cientif Otros Gastos Generales 315 Pasivos Exigibles Funcionamiento 33 INVERSIÓN 331 DIRECTA 3311 VITRINA PEDAGOGICA 3312 Escuelas - Ciudad - Escuela 3313 Medio Ambiente y Prevención de Desastres 3314 Aprovechamiento del Tiempo Libre 3315 Educación Sexual 3316 Compra Equipos Beneficio de los Estudiantes 3317 Formación de Valores 3318 Formación Técnica y para el Trabajo 3319 Fomento de la Cultura Investigación y estudios Otros proyectos 334 Pasivos Exigibles Inversión DEFINICIÓN CÓDIGOS PRESUPUESTALES INGRESOS. CÓDIGO 2 INGRESOS OPERACIONALES. CÓDIGO 21 Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados. Rentas Contractuales. Código 2124 Corresponde a Servicios, Comercialización de Mercancías y Otras Rentas Contractuales. Se presupuesta dentro de estos conceptos todo lo que se estime que vaya a recaudar efectivamente durante el año, independiente de la vigencia en que se haya causado. Venta de Servicios. Código Comprenden los conceptos de Derechos Educativos 26

27 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Derechos Educativos. Código Comprenden los Servicios Complementarios, Cobros Periódicos y Otros Cobros Derechos Académicos. Código Hace referencia a matrícula y pensión. Servicios Complementarios. Código Bajo este concepto se incluyen: boletines de rendimiento escolar, agenda, manual de convivencia, carné, material didáctico, mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializadas y las salidas pedagógicas. Cobros Periódicos. Código Hace referencia a las posibles sumas que pagarían los padres de familia, acudientes o alumnos que voluntariamente lo hayan aceptado, por los servicios de transporte escolar y alimentación, cuando fueran suministrados directamente por el Colegio y no por la SED. Otros Cobros. Código Corresponden a las sumas que deben cancelar esporádicamente los padres de familia, acudientes, alumnos o estudiantes, por bienes o servicios específicos como: la reposición del carné, reposición de diplomas y actas de grado, reposición de agenda y manual de convivencia. El Consejo Directivo determinaría el valor a cobrar por cada concepto, de acuerdo a los parámetros establecidos por la SED. Derechos de Grado. Código Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de transferencia. Las escuelas normales superiores, podrían relacionar ingresos por este concepto de los estudiantes matriculados en grados 12 y 13 Certificaciones y Constancias. Código Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de transferencia. Por este rubro los colegios pueden proyectar ingresos provenientes de las diferentes solicitudes de certificados y constancias de los ex alumnos (retirados del sistema educativo oficial). Como tal se hará efectivo su cobro cuando los mismos sean solicitados por los ex alumnos. Reposición de carné. Código Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer el carné, sin obviar que cuando el estudiante solicite reposición del carné, el mismo debe ser bajado de la plataforma de apoyo escolar y lo que se perciba de recursos será destinado a papel, tóner, impresión y laminación. Reposición de Agenda y/o Manual de Convivencia. Código Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer la agenda o el manual de convivencia. 27 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

28 Comercialización de Mercancías. Código Productos de proyectos de estudio y experimentación, productos manufacturados. Venta de Bienes. Código Son los bienes producidos directamente por el colegio, por ejemplo: productos agrícolas, de artesanías, de reciclaje, entre otros. Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentación. Código Productos que son el resultado de proyectos de estudio y experimentación realizados dentro del proceso educativo, por ejemplo: perfumes, aromatizantes, esencias naturales, removedores, cremas para manos y cuerpo, entre otros. Venta de Productos Manufacturados. Código Son los productos elaborados por los alumnos de forma manual o mediante el uso de máquinas Otras Rentas Contractuales. Código21244 Ingresos derivados del objeto para el cual ha sido creado el colegio, no incluidos en ninguna de las categorías anteriores. Arrendamiento de Bienes y Servicios. Código Corresponde al canon de arrendamiento de los espacios del colegio. En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotación de bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobación de la entidad territorial. Cuando la explotación del bien sea eventual debe contar con la autorización previa del consejo directivo y quien lo usa deberá restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado. Cursos de Extensión a la Comunidad. Código Ingresos derivados del pago que hacen miembros de la comunidad o asociaciones comunitarias con el fin de ser capacitados mediante cursos que les permitan ampliar sus conocimientos en temas de su interés. Asesorías y Estudios Técnicos Impartidos. Código Ingresos ocasionados en el pago que realizan los alumnos, padres de familia y demás personal vinculado al colegio por estudios especializados que les sean ofrecidos. Otros Ingresos NO Tributarios. Código Hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. TRANSFERENCIAS. CÓDIGO 22 Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas. 28

29 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso). Nación. Código 221 Son los aportes recibidos del Gobierno Nacional no destinados a la capitalización de los colegios, como los ingresos que por concepto de Gratuidad, transfiere el Ministerio de Educación Nacional MEN, directamente a los colegios a través de los FSE. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal. La gratuidad educativa se financiará con los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones por concepto de calidad. Departamento. Código 222 Son los aportes recibidos de los departamentos y sus entidades descentralizadas, no destinados a la capitalización de los colegios. Entidades Distritales. Código 223 Son los aportes recibidos de las Entidades Distritales como son los Fondos de Desarrollo Local o Entidades Descentralizadas. De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realización de Programas Especiales. Administración Central. Código 224 Son los aportes recibidos de la Administración Central Distrital. De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realización de Programas Especiales entregados por la Secretaría de Educación Distrital SED (GRATUIDAD TOTAL, Escuela Ciudad Escuela, Proyectos de Inversión, Otras Transferencias SED). Secretaría de Educación del Distrito. Código 2241 Son los recursos transferidos por la SED determinados mediante acto administrativo. Fondo de Reposición. Código Se originó por el desmonte gradual de matrícula y pensión en los grados de 0 a 9. Hoy día la SED ya no transfiere recursos por este concepto Ampliación de Jornada. Código La SED ya no transfiere recursos por este concepto. 29 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

30 Vitrina pedagógica. Código Se originó por la asignación de recursos del Gobierno Distrital a colegios oficiales mediante la SED, para cubrir gastos de textos pedagógicos de consulta y de uso de los estudiantes y profesores, según lo estableciera la Resolución de la SED. La SED ya no transfiere recursos por este concepto. Gratuidad Total. Código Son recursos que la Secretaría de Educación Distrital SED, transfiere a los colegios oficiales para compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal y en beneficio de los estudiantes de preescolar, básica primaria, básica secundaria y media, como a los estudiantes de los ciclos I, II, III, IV, V, VI de educación para adultos. Escuela Ciudad Escuela. Código Recursos que gira la SED a los colegios en cumplimiento al apoyo de estímulos pedagógicos. Otras Transferencias SED. Código Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas Especiales. RECURSOS DE CAPITAL. Código 24 Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance, recursos del crédito, rendimientos de operaciones financieras; venta de activos, cancelación de reservas, donaciones y excedentes financieros generados en la vigencia anterior. Recursos del Balance. Código 241 Son los ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior. Cancelación de Reservas. Código Obedece a recursos obtenidos por la cancelación de las reservas presupuestales en los siguientes casos: Por la anulación de la reserva constituida en la vigencia inmediatamente anterior para su incorporación y ejecución dentro de la vigencia actual. Por la anulación de la reserva que fenece presupuestalmente por no haber sido ejecutada durante la vigencia siguiente a la de su constitución, pero donde el contrato aún se encuentra vigente. Rendimientos por Operaciones Financieras. Código 243 Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses, resultado de la colocación de recursos en cuentas bancarias, ahorros y títulos valores (CDT s). Excedentes Financieros. Código 245 Corresponde a los recursos líquidos en Tesorería que al cierre de la vigencia fiscal no respaldan compromisos y obligaciones presupuestales legalmente adquiridos. 30

31 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Donaciones. Código 246 Son ingresos recibidos de otros gobiernos o de instituciones privadas de carácter nacional o internacional sin contraprestación o por parte de personas naturales con un fin determinado. Los recursos de asistencia o cooperación internacional de carácter no reembolsables, se incorporan al presupuesto como donaciones de capital, previa certificación de su recaudo expedido por el órgano receptor. Su ejecución se realizará de conformidad con lo estipulado en los convenios o acuerdos que los originen y estarán sometidos a la vigilancia de la Contraloría Distrital. Su incorporación al presupuesto se realizará mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo. Otros Recursos de Capital. Código 247 Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los definidos anteriormente GASTOS. CÓDIGO 3 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. CÓDIGO 31 Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales y gastos generales. SERVICIOS PERSONALES. CÓDIGO 311 Apropiación destinada al pago del personal que se vincula en forma ocasional para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta como: a) Contrato de prestación de servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurídicas, b) Contrato de prestación de servicios no profesionales celebrados con personas naturales y jurídicas, sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no calificadas, c) Los contratos para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Honorarios Entidad. Código Por este rubro se deberán cubrir los servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurídicas para desarrollar actividades de carácter profesional, diferentes a las educativas, con quien esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia. Estos contratos se realizan de manera transitoria y esporádica de conformidad con el régimen legal vigente. Remuneración Servicios Técnicos. Código Por este rubro se deberán cubrir los contratos de prestación de servicios celebrados con personas naturales o jurídicas para desarrollar labores no profesionales, sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no calificadas para actividades relacionadas con la administración o funcionamiento del colegio, diferentes a las educativas, que no sean las ordinarias del establecimiento, y que no sean atendidos por personal de planta. 31 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

32 Sistematización de boletines de rendimiento escolar. Código Pago a personas naturales o jurídicas que prestan el servicio técnico de sistematización de los boletines de rendimiento escolar al colegio. Los colegios que tengan acceso a alguna plataforma de apoyo escolar dispuesta por la SED a través de la página web, pueden obtener los boletines de rendimiento a través de la misma, de lo contrario podrán contratar con persona natural o jurídica, la elaboración de los boletines. Los contratos deberán estar sujetos al régimen contractual vigente y a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 715 de Otras remuneraciones servicios técnicos. Código Corresponde al pago que el colegio realiza a personas naturales o jurídicas por la prestación de un servicio técnico distinto al de sistematización de boletines de rendimiento escolar. No se puede contratar servicios de mensajería, ni auxiliares para apoyar procesos administrativos. Otros gastos de personal. Código Corresponde a los gastos de personal que no están calificados dentro de las definiciones anteriores y se encuentran autorizados por norma legal vigente. GASTOS GENERALES. CÓDIGO 312 Este concepto reúne las erogaciones por la adquisición de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la entidad. Adquisición de Bienes. Código 3121 Gastos de Computador. Código Gasto por concepto de mantenimiento de equipos de computación hardware y software, de procedimiento electrónico de datos de grabación e impresión, contratos cuyo objeto sea facilitar el funcionamiento de sistemas de cómputo, siempre y cuando el mismo no sea asumido por la SED. Adquisición de medios magnéticos de almacenamiento de información, suministro para impresión, firma electrónica, certificados digitales y cinta para código de barras. En ningún caso incluye adquisición de equipos de cómputo, equipos de impresión y comunicaciones y contratación de personal temporal. Materiales y Suministros. Código Apropiación destinada para la adquisición de bienes tales como papelería, útiles de escritorio, diademas telefónicas o inalámbricas, insumos para proyectos de producción experimental, agrícola o comercial, elementos de aseo, cafetería y alimentos, elementos de botiquín de acuerdo a lo reglamentado por la Secretaría de Salud, materiales desechables de laboratorio y semillas. Elementos para la conservación de bienes muebles, material fotográfico, material necesario para artes gráficas y microfilmación; adquisición de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto de devolución. Por este rubro no se pueden adquirir equipos Material didáctico. Código Corresponde a las ayudas didácticas o medios que facilitan el proceso pedagógico, calificados además como elementos de uso fungible en concordancia con lo definido en el párrafo primero del artículo 45 del Decreto 1860 de 1994 Gastos de dotación personal del alumno tales como: los cuadernos y similares, los lápices y demás instrumentos de escritura, las guías educativas, guías de lectura, ejercicios o pautas de experimentación, los medios magnéticos de almacenamiento de 32

33 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- información, las carpetas o sistemas de archivos, los instrumentos o materiales artísticos o deportivos y en general, los materiales que por uso fungible se consideren como dotación personal del alumno mas no como materiales de carácter propio de cada alumno. Otros materiales y suministros. Código Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Adquisición de Servicios. Código 3122 Viáticos y Gastos de Viaje. Código Rubro para atender los gastos de transporte, hospedaje y manutención de los estudiantes cuando sean aprobados por el Consejo Directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. Por este rubro no se puede atender el pago de viáticos del personal vinculado por honorarios, remuneración servicios técnicos y del personal supernumerario. No se podrá imputar a este rubro los gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de la ciudad, ni viáticos y gastos de viajes a contratistas. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de viáticos. Gastos de Transporte y Comunicación. Código Apropiación destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por concepto de comunicación, servicio de mensajería, correo postal, teles, fax y telégrafo, los gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de sus funciones. Y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento). Impresos y Publicaciones. Código Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseño, diagramación, divulgación y edición de libros, cartillas, videos y memorias; edición de formas, fotocopias, encuadernación, empastes, sellos, avisos, formularios, fotografías, renovación derecho código de barras, enmarcación de foto mosaicos, impresión de pendones así como las publicaciones en la gaceta oficial. Derechos de Grado. Código Este concepto de gasto, es asumido con recursos de gratuidad y corresponde a gastos asociados a la elaboración y caligrafía de los diplomas, el acta de grado y la ceremonia de graduación (maestro de ceremonia, alquiler de aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias si la misma se amerita) y el alquiler de togas y birretes, estos dos últimos, siempre y cuando se cuente con recursos disponibles. Los colegios que no cuenten con aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias, coordinarán con el respectivo Director Local de Educación, el lugar de la ceremonia de graduación, el cual no puede generar costo alguno pero si el compromiso de entregarlo en las mismas condiciones que fue recibido. 33 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

34 El Director Local de Educación organizará con los rectores de los colegios que cuenten con estos espacios el cronograma de eventos. Si al gestionar ante el Director Local de Educación el sitio de la ceremonia, el mismo no se logre o no sea posible, el rector(a) Ordenador(a) del gasto puede con los recursos aprobados para el rubro de Derechos de Grado, alquilar el lugar de la ceremonia, sin que su alquiler implique cobro adicional a los padres de familia. Certificaciones y Constancias. Código Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración de certificaciones y constancias. Carné. Código Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración del carné para los estudiantes conforme a la normatividad vigente. Agenda y Manual de Convivencia. Código Gasto relacionado con la elaboración de la agenda y manual de convivencia conforme a la normatividad vigente Otros impresos y publicaciones. Código Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Mantenimiento y Reparaciones. Código Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles del colegio, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación previa de la SED. Mantenimiento de la Entidad. Código Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales. Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de conservación de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemático de inspección, reparaciones menores y verificación: Instalaciones eléctricas, instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de bombillos, conservación de zonas verdes, conservación de áreas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones y la Dirección Local de Educación respectivo. Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparación con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a máquinas y equipos especialmente, tales como bombas de presión y eyección, tanques de reserva, antenas, instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento 34

35 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones de la SED y de la Dirección Local de Educación respectivo. Mantenimiento de Mobiliario y Equipo. Código Gastos relacionados con la reparación y mantenimiento de bienes muebles de aulas de clase y especializadas, equipos de aulas especializadas o administrativas y laboratorios del colegio. Seguros de la entidad. Código Apropiación destinada a cubrir el costo previsto en los contratos o pólizas de manejo que requieran los funcionarios distritales de los colegios, así como también los seguros que requieran el levantamiento de embargos judiciales y los deducibles por concepto de reclamaciones a compañías aseguradoras. Servicios públicos. Código Rubro para sufragar los servicios facturados de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas, gas natural y telefonía fija de los inmuebles e instalaciones en los cuales funcione el colegio. También incluye aquellos costos accesorios tales como instalaciones, reinstalaciones, acometidas y traslados. Sentencias judiciales. Código Provee los recursos para pagar el valor de las sentencias, laudos, conciliaciones, transacciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes, en contra del colegio y a favor de terceros. Los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales fallados se pagarán por el mismo rubro que se pague la sentencia, laudo, etc. También se podrá pagar por este rubro la tarifa por utilización de Centros de Arbitraje, siempre y cuando estos gastos no hayan sido asumidos por la entidad territorial. Impuestos, Tasas y Multas. Código Apropiación destinada al pago de tributos, tasas, derechos, sanciones y multas que se ocasionen para el normal funcionamiento del colegio, cualquiera que sea el año de su causación. Intereses y Comisiones. Código Apropiación destinada al pago de las comisiones que se ocasionan por las operaciones de tesorería y demás servicios y costos financieros. Sostenimiento de Plantas y Animales. Código Corresponde a los gastos en los que incurre el colegio por el mantenimiento, cuidado, manutención y/o compra de plantas y animales. También incluye los gastos por alimentación, concentrados, suplementos y/o complementos alimenticios para animales, al igual que las erogaciones por servicio de veterinario, jardinero o botánico. 35 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

36 Actividades Científicas, Deportivas y Culturales. Código Rubro por el que se registran los gastos de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales tales como: día o feria de la ciencia, semana o día deportivo, día del idioma, día del alumno, día del niño, actividades teatrales, cine, danzas, entre otros pero deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Salidas pedagógicas. Código Apropiación destinada para gastos inherentes a salidas de tipo educativo efectuadas con los estudiantes del colegio. El gasto efectuado en este tipo de actividades debe estar acorde con un plan previamente estructurado con objetivo, fecha, horario, lugar y responsable. Los gastos sufragados por este rubro deben estar sujetos a las disposiciones legales vigentes que en materia de austeridad del gasto, reglamentan a las Entidades Públicas. Otras Actividades Científicas, Deportivas y Culturales. Código Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Las actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales que se financien a través de este rubro, deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Inscripción y Participación en Competencias Deportivas, Culturales y Científicas. Código Apropiación destinada a cubrir los gastos por inscripción, participación, incorporación, alistamiento, iniciación, admisión o ingreso de los alumnos del colegio a competencias de tipo pedagógico, deportivo, cultural o científico. Por este rubro no se podrán hacer gastos de capacitación. Otros Gastos Generales. Código Incluye los gastos eventuales, accidentales o fortuitos no incluidos específicamente dentro de los rubros de gastos generales que se presenten durante la vigencia fiscal, cuya erogación sea imprescindible e inaplazable para el funcionamiento y buena marcha del colegio. Este rubro requiere para su ejecución, de una resolución motivada por parte del Ordenador del Gasto. INVERSION. CÓDIGO 33 Gastos en que incurre el colegio para el desarrollo económico, social y cultural de su comunidad, es decir, aquellos que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los estudiantes. Estos gastos deben desarrollarse a través de la metodología para formulación y ejecución de proyectos de inversión. Por este rubro podrá adquirirse equipo y mobiliario que el colegio requiera de acuerdo a la disponibilidad de los recursos propios y la descripción del proyecto de inversión, igualmente pueden adquirir licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual pero previa autorización del nivel central, entre otros que se desarrollen conforme al PEI del colegio y a los siguientes proyectos de inversión establecidos en la Ley 115 de 1994 LEY GENERAL DE EDUCACIÓN. 36

37 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- La clasificación, presentación, y estructura de la inversión será la siguiente: DIRECTA. CÓDIGO VITRINA PEDAGÓGICA 3312 ESCUELA CIUDAD- ESCUELA 3313 MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES 3314 APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE 3315 EDUCACIÓN SEXUAL 3316 COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES 3317 FORMACIÓN DE VALORES 3318 FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO 3319 FOMENTO DE LA CULTURA INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS OTROS PROYECTOS Nota. En consideración al Decreto 2209 de 1998 Austeridad en el Gasto es importante tener en cuenta los siguientes artículos para la ejecución de los recursos: Artículo 5o. Las entidades objeto de la regulación de este decreto, no podrán con recursos públicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen. Artículo 6o. Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público. 3. PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboración, presentación, estudio y aprobación del presupuesto del Colegio ETAPAS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL CONCEPTO PREPARACIÓN PRESENTACIÓN ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO APROBACIÓN RESPONSABLE ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR ORDENADOR DEL GASTO CONSEJO DIRECTIVO Envío a la SED ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR Nota. La fecha de envío de la programación presupuestal, será establecida por la SED, mediante Acto administrativo. 37 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

38 3.2. PREPARACIÒN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO En esta etapa, se deben realizar los cálculos de ingresos y gastos que el FSE estima ejecutar, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo del Distrito, el PEI y la priorización de necesidades del Colegio No obstante, para tener un alto grado de legitimidad en el proceso de formulación del anteproyecto de presupuesto, se debe promover la participación de la totalidad de los estamentos de la comunidad educativa a través del Comité Institucional de Presupuestos con Participación (CIPP). El CIPP está integrado por representantes de docentes, estudiantes, madres y padres de familia, con la participación de los integrantes del Consejo Directivo, el Rector - Director y el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. En los colegios se debe procurar la participación del contador, en el Comité. El Rector, Director Ordenador del Gasto elabora con el apoyo del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, el proyecto presupuestal que es presentado al Consejo Directivo, en un máximo de 3 sesiones, para su aprobación. Para los colegios incluidos en el programa de Presupuesto con Participación, el Rector, Director elaborará el proyecto de presupuesto con el apoyo del Auxiliar administrativo con funciones financieras - AAFF y el Comité Institucional de Presupuestos con Participación CIPP, el cual será presentado al Consejo Directivo para su aprobación. El Consejo Directivo aprueba el presupuesto desagregado, mediante Acuerdo de Aprobación y Liquidación de Presupuesto, Acuerdo que debe ser firmado por los integrantes, los cuales deben ser como mínimo la mitad más uno (cinco (5) como mínimo). De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo, el Rector lo adopta mediante Resolución Rectoral para su ejecución, anexando copia de las actas de reuniones firmadas por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifica que no fue aprobado el presupuesto, o en su defecto, anexando constancia de citación a los integrantes del Consejo Directivo para revisión y aprobación del presupuesto, sin que fuera posible el quorum. 38

39 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- PROCESO DE ELABORACION PROYECTO DE PRESUPUESTO AAF Almacenista - AAFF- Rector INSTANCIA FUNCION RESULTADO Consolidación bienes y servicios requeridos para la siguiente vigencia Proyecto de Plan de Compras AAFF - Rector Preparación y elaboración proyecto de presupuesto Proyecto de Presupuesto Rector Presentación al CIPP de los proyectos de plan de Compras y Presupuesto Proyectos de Presupuesto y Plan de Compras concertado Rector Presentación al CD los proyectos de Plan de Compras y Presupuesto Aprobación mediante Acuerdo del Plan de Compras y el Presupuesto AAFF Reporta el Presupuesto a la SED, mediante el aplicativo Presupuesto reportado CIPP: Comité Institucional de Presupuestos con participación CD: Consejo Directivo AAFF: Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras - pagador Para una adecuada gestión en el manejo de los recursos que ingresan a los FSE, los Rectores o Directores deberán distribuirlos priorizando sus necesidades, teniendo como marco el Plan Operativo que se deriva del Proyecto Educativo Institucional - PEI FACTORES A TENER EN CUENTA PARA LA PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO: Plan Operativo Plan de compras y Plan de contratación que incluya el plan de mantenimiento. Lineamientos presupuestales Resolución de Gratuidad MEN y Resoluciones SED (área construida y área libre). Los recursos de capital generados por el FSE. Comportamiento de los ingresos del FSE en los años anteriores 39 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

40 El proyecto presupuestal es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de rubros e inversión a nivel de proyectos. Para la elaboración del presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos, los colegios oficiales deben tener en cuenta adicionalmente, los actos administrativos que orientan los lineamientos de Programación Presupuestal vigentes, como son: Resolución 4361 del 17 de octubre de 2006, Por el cual se adopta el Reglamento Territorial para definir el cobro de derechos académicos, cobros por servicios complementarios, cobros periódicos y otros cobros en los colegios oficiales de educación de educación formal de Bogotá. Guía de Apoyo a los FSE, elaborada por la SED y publicada en la página WEB. Decreto 4791 de 2008 Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de Resolución de Gratuidad N 2580 del 27 de octubre de 2009 expedida por la Secretaría de Educación del Distrito - SED. Resolución 280 del 16 febrero de Por la cual se establece el Programa Presupuestos Participativos en todos los Colegios Oficiales de Bogotá y los lineamientos generales para la construcción participativa del presupuesto de inversión no recurrente de los proyectos de la SED." El Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 Por el cual se establecen las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación Resolución 660 de 2011 expedida por la SHD Por la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital DECRETO DE LIQUIDACIÓN PRESUPUESTAL (vigente), "Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal; expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital." Los demás lineamientos establecidos mediante Memorandos expedidos por la Dirección Financiera para los FSE. PROYECCIÓN DE INGRESOS Se clasifican en: Ingresos Operacionales Transferencias Recursos de Capital INGRESOS OPERACIONALES Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados 40

41 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- INGRESOS DE TRANSFERENCIA Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas. Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso). INGRESOS DE CAPITAL Son las rentas que se obtienen por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo, excedentes financieros, u otros. PROYECCIÓN DE GASTOS Su proyección se debe hacer teniendo en cuenta, que los recursos del FSE se deben destinar a gastos de funcionamiento e inversión diferentes a los de personal. Los gastos están clasificados en: Funcionamiento Inversión GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Para los cálculos de gastos es indispensable la elaboración previa del Plan de Compras, el Plan de Contratación y el Plan de Mantenimiento de planta física. Para planear y proyectar en forma eficiente los recursos presupuestados en ingresos, es importante que en gastos se inicie con la proyección de los recursos destinados a boletín de rendimiento escolar, agenda y manual de convivencia, derechos de grado, contador y los gastos administrativos, finalizando con las actividades que se desarrollen a lo largo del año, priorizándolas de acuerdo con el impacto que pueda producir la falta de su realización, la disponibilidad presupuestal existente e identificando la fuente de financiación (Propios o del Sistema General de Participaciones). Una vez se programen los gastos esenciales, los demás recursos deben ser presupuestados de acuerdo con el proyecto educativo institucional - PEI y el Plan Operativo. 41 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

42 GASTOS DE INVERSION Corresponde a todo proyecto que se desarrolle en el colegio encaminado al PEI, al Plan Operativo y en beneficio de los estudiantes. La programación de estos gastos se asume con recursos del FSE, teniendo en cuenta el orden secuencial establecido en los formatos presupuestales, el código presupuestal y su objetivo debe ser consistente con los proyectos establecidos, como son: CODIGO PRESUPUESTAL NOMBRE DEL CODIGO 3371 VITRINA PEDAGÓGICA 3372 ESCUELA CIUDAD- ESCUELA 3373 MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES 3374 APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE 3375 EDUCACIÓN SEXUAL 3376 COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES 3377 FORMACIÓN DE VALORES 3378 FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO 3379 FOMENTO DE LA CULTURA INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS OTROS PROYECTOS La SED ha elaborado un formato denominado Anexo 4, que debe ser diligenciado por el responsable de cada proyecto (Ver Guía Anexo N 3), en el cual se relaciona el nombre del proyecto, identificación del problema, descripción del proyecto, los objetivos, los componentes, las metas, los costos y la ejecución, para su formulación se debe tener en cuenta el manual de diligenciamiento. Todo proyecto formulado debe estar encaminado al Plan Educativo Institucional (PEI), al Plan Institucional de Mejoramiento Anual (PIMA), y en beneficio de los procesos de enseñanza y aprendizaje de los estudiantes y de iniciativas que propicien el mejoramiento continuo de la calidad educativa institucional. No se pueden programar proyectos de inversión que no estén articulados o enmarcados en el PEI o en alguno de los rubros de inversión relacionados, ni se pueden programar recursos de inversión que no estén enmarcados en proyectos formulados por los colegios. La programación de estos gastos se asume con recursos de los FSE, o de los recursos girados por la SED con destinación específica que financian los proyectos de inversión, teniendo en cuenta el orden secuencial establecido en los formatos presupuestales, el código presupuestal y su objetivo debe ser consistente con los proyectos establecidos. A continuación se presentan algunos de los criterios generales para la elaboración de los proyectos de inversión. 42

43 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Capacidad de Ejecución y los resultados que se esperan alcanzar el próximo año. Proyectar el valor que será ejecutado durante el próximo año, para que no haya lugar a la constitución de reservas presupuestales o garantizar que el monto de éstas sea mínimo. Establecer la necesidad de nuevos proyectos de inversión conforme al PEI del colegio. Los recursos que se destinen a proyectos de inversión, se ejecuten conforme a una programación previa de realización y puesta en marcha. Durante la programación de proyectos de inversión, considerar aquellos establecidos en el artículo 14 de la Ley 115 de 1994 Ley General de Educación PLAN DE COMPRAS COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Durante la proyección de ingresos y gastos, el Rector Ordenador del Gasto solicita a las dependencias del colegio presentar sus requerimientos en cuanto al desarrollo de proyectos educativos y los gastos de inversión para la siguiente vigencia, a su vez se establecen los gastos recurrentes como: pago del contador, boletines, agenda, manual de convivencia, carné, papelería, entre otros. (Ver guía Anexo No.11) Igualmente, solicita al almacenista (o quien haga sus veces) elaborar el plan de compras en el formato respectivo y presentarlo al Consejo Directivo para su aprobación haciendo especial énfasis en aquellos gastos a los que hacen referencia los numerales 1, 3, 4 y 5 del artículo 11º del Decreto 4791 de Así, dentro de la programación de gastos generales y de inversión, deben quedar claramente identificados los rubros que se destinarán a la adquisición de bienes y servicios, a partir de la relación que el Rector o Director tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal. El Plan de Compras, es una relación detallada de todos los bienes y servicios que el colegio requiere para su funcionamiento durante un período determinado. La programación de la compra de bienes, busca racionalizar los procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel de suministro, tanto en las calidades como en las cantidades durante un periodo. El Plan de Compras tiene como objetivos principales: Conocer en forma ordenada los elementos necesarios para funcionar en un tiempo determinado. Calcular el costo de esas compras para incluirlas dentro del presupuesto del Fondo. Durante la vigencia en que se ejecute el Plan de Compras, es importante tener en cuenta que cuando se realice una modificación al presupuesto, necesariamente se debe realizar una modificación al Plan de Compras y hacerlo aprobar por el Consejo Directivo. 43 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

44 3.5. FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÒN Y EJECUCIÒN PRESUPUESTAL El FLUJO DE CAJA, es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de recursos que servirán de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. Será elaborado por el Ordenador del Gasto (Rector o Director), el responsable de Presupuesto, Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. la programación se elaborara mes a mes una vez aprobado el presupuesto. La SED, a través de la Dirección Financiera, busca que el Flujo de Caja, sea una herramienta útil en la planeación, programación, control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos. En este sentido se presentan los criterios y metodología a tener en cuenta en la elaboración, registro y control del Flujo de Caja, al igual que el instructivo y formatos requeridos para realizar dicha labor. Nota: No se podrán adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería. En síntesis, el Flujo de Caja, permite: Estimar la cantidad de recursos que estarán disponibles en cada mes para atender pagos. Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos la colocación temporal de estos recursos en el mercado financiero en condiciones de plazo y tasa que permitan maximizar los rendimientos, teniendo en cuenta el ranking financiero de la Secretaría de Hacienda Distrital SHD. Establecer políticas y estrategias para el recaudo de los ingresos corrientes y lineamientos en materia de pagos de funcionamiento y/o inversión. Al cierre de cada mes, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras reemplazará el Flujo de Caja programado para el mes por el flujo de caja de los pagos ejecutados y los ingresos recibidos es decir, los giros efectivamente realizados y los ingresos efectivamente recibidos. Estos recursos podrán ser reprogramados por el FSE cuando se establezca el momento en que van a ser efectivamente recaudados o utilizados. Control. El ordenador del Gasto Rector o Director, presentará un informe trimestral de la ejecución presupuestal reflejada en el Flujo de Caja al Consejo Directivo, quien realizará el seguimiento de su ejecución. 44

45 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Elaboración del FLUJO DE CAJA de Ingresos. El Flujo de Caja de ingresos se debe elaborar de acuerdo al comportamiento de los recaudos del FSE, así Ingresos Operacionales: Derechos Académicos, cobros complementarios y derechos de grado. Se programarán conforme las fechas de recaudo establecidas por parte de las escuelas normales superiores, para los grados diferentes a los de cero a once y ciclos de educación para adultos. Certificados y Constancias. Los recaudos por este concepto se programarán conforme a la normatividad vigente. (Según Decreto 4807 de 2011). Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de tienda escolar. Estos ingresos se programaran mes a mes de acuerdo con el canon de arrendamiento establecido para este servicio. Otros ingresos no tributarios. Estos se programarán de acuerdo a la proyección realizada por el FSE con base en el comportamiento histórico de los dos últimos años. Ingresos de Transferencias. Son recursos recibidos del Gobierno Nacional, Departamental o Distrital. 45 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

46 Cuando los recursos de transferencia sean girados por la Entidad Nacional (MEN) a los colegios oficiales a través de los FSE, estos se programarán a través del rubro de presupuesto de ingreso denominado Nación y se identificaran como fuente de financiación, Sistema General de Participación SGP. En el caso de las transferencias del Distrito, estas se programarán y se ajustarán en los meses en los cuales la SED mediante comunicado, informe sobre las posibles fechas de transferencia de recursos a los colegios oficiales a través de los FSE y para el caso de Gratuidad, los recursos se programarán a través del rubro de presupuesto de ingresos denominado Gratuidad total y se identificarán como fuente de financiación, Recursos Propios RP. Ingresos de Capital. Rendimientos Financieros. Estos se programarán mensual o trimestralmente de acuerdo a las condiciones de pago de intereses de las cuentas de ahorro o inversiones financieras (CDT s) que posea el FSE. Otros Ingresos. (DONACIONES, OTROS INGRESOS NO RELACIONADOS). Estos se programarán en cada uno de los meses en los cuales se espera recibir los recursos Elaboración del FLUJO DE CAJA de Gastos. Gastos de Funcionamiento Servicios Personales. Los rubros de Honorarios (Contador) y Remuneración de Servicios técnicos se programarán teniendo en cuenta: a) Tipo de Contrato. b) La forma de pago pactada en los contratos (pagos mensual, trimestral, semestral). c) Fecha de Inicio del Contrato. d) Fecha de Terminación del Contrato. Gastos Generales. Gastos de materiales y suministros. Los pagos se programarán teniendo en cuenta: a) Inventarios. b) Valor de los equipos o insumos. c) Forma de pago pactada en los contratos (pagos mensual, trimestral, semestral, contra entrega total, o parcial). d) Fecha de compra de los bienes o insumos. e) Fecha de ingreso al almacén. f) Cantidad de bienes o insumos. Servicios Públicos. Los pagos se programarán de acuerdo con: a) Comportamiento de los consumos en las dos últimas vigencias. b) Fechas de facturación. c) Valor de la Tarifa. d) Tipo de servicio (Gas y Teléfono). e) Políticas de reducción del consumo. 46

47 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Actividades Culturales, deportivas y científicas. Los pagos se programarán de acuerdo con: a) Fecha programada de realización de la actividad. b) Inscripciones. c) Insumos requeridos. d) Tipo de Actividad. e) Valor del Proyecto. f) Beneficios. g) Duración. h) Tipo de contratos requeridos. Modificación al Flujo de Caja. El Flujo de Caja puede ser modificado: En forma vertical como producto de un traslado, Adición o Reducción del Presupuesto. En forma horizontal como consecuencia de las reprogramaciones efectuadas mes a mes. Cuando se realiza una modificación al presupuesto necesariamente se debe realizar una modificación al Flujo de Caja, la cual debe venir acompañada por la reprogramación respectiva. Así, una vez se efectúe la modificación presupuestal, debidamente aprobada por el Consejo Directivo, el AAFF Pagador, puede efectuar la modificación al Flujo de caja Los valores de la modificación deben ser incluidos en la columna de modificaciones: cuando se trata de una adición se incluye con signo positivo y cuando se trate de una reducción con signo negativo. La reprogramación es un mecanismo que tiene la entidad para adelantar o retrasar pagos y así ajustar el Flujo de Caja a la realidad del colegio. La reprogramación se debe realizar por lo menos una vez al mes, de la siguiente manera: En los primeros tres días hábiles de cada mes el Ordenador del Gasto Rector o Director y AAFF - Pagador, ajustará el Flujo de Caja programado a los recaudos y pagos reales efectuados durante el mes anterior. Y el saldo correspondiente será trasladado al mes en que efectivamente se realizará el pago o se recibirá el ingreso. No deben existir saldos de Flujo de Caja negativos, ni se debe efectuar ningún pago que no esté amparado en el mismo. 4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Una vez aprobado el presupuesto desagregado por rubros e ítems (liquidado), por el Consejo Directivo mediante Acuerdo, aprobado el Plan de Compras y Plan de Contratación y elaborado el flujo de caja se da inicio a la fase de EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. 47 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

48 4.1. EJECUCIÓN ACTIVA Recaudo de Ingresos. La ejecución activa del presupuesto se define como el recaudo anual de los ingresos del presupuesto del Colegio soportados en comprobantes de ingreso teniendo como soporte consignaciones debidamente identificadas o actos administrativos y se clasifican en ingresos operacionales, transferencias y recursos de capital. Operacionales. Son los que se obtienen por la utilización de los recursos del colegio en la prestación del servicio educativo o por la explotación de bienes o servicios del colegio, a saber: Derechos Académicos. Matrícula y pensión (en el caso de la escuela normal superior y para los grados diferentes a los de cero a once). Derechos de Grado (en el caso de la escuela normal superior para los grados 12 y 13). Cobros Complementarios. Boletines de rendimiento escolar, material didáctico, agenda y manual de convivencia, carné, mantenimiento de mobiliario y equipos utilizados en aulas de clase y especializadas y salidas pedagógicas. (en el caso de la escuela normal superior y para los grados diferentes a los de cero a once). Otros Cobros. Reposición de carné, reposición de agenda y manual de convivencia. Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de Bienes y Servicios, prestación de servicios, otros cursos de extensión a la comunidad y asesorías de estudios técnicos. Certificaciones y Constancias. Para el caso de los ex alumnos. Otros ingresos no tributarios. Venta de bienes producidos por el colegio, venta de productos de proyectos de estudio y experimentación y venta de productos manufacturados. La mayoría de los ingresos operacionales son asumidos ahora a través de la GRATUIDAD TOTAL exceptuando los ingresos por concepto de Otros cobros, Otras rentas contractuales y Otros ingresos no tributarios Transferencia. Son recursos financieros girados directamente a los FSE de los colegios por las entidades públicas de cualquier orden, su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso). Las transferencias que sean asignadas a los colegios, no podrán ser comprometidas por el rector o director hasta tanto no se reciban en las cuentas del respectivo FSE. Nación. Son recursos que transfiere el Ministerio de Educación Nacional MEN por concepto de Gratuidad a los colegios oficiales como resultado de la exención del pago de los Derechos Académicos y cobros complementarios de los estudiantes registrados en el sistema de matrícula en los niveles de preescolar, básica primaria, básica secundaria y 48

49 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- media. Estos recursos son identificados como fuente de financiación Sistema General de Participaciones SGP y son transferidos mediante resolución a los colegios oficiales a través del FSE. Dentro de las competencias que la normatividad le otorga a la Nación está la de desarrollar actividades de monitoreo, seguimiento y control, motivo por el cual el MEN expide la GUIA Nº 8 de septiembre de 2012, a través de la cual describe algunas de las herramientas de las que dispone para desarrollar actividades de seguimiento. Distrito. Son recursos que transfiere la Secretaría de Educación Distrital SED, por concepto de Gratuidad Total a los colegios oficiales y en concesión, para compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total pero conforme a la normatividad vigente. Así, los recursos de Gratuidad Total se constituyen en los dineros que le permiten a los colegios asumir los gastos de funcionamiento e inversión, diferentes a los de personal y de todas formas atendiendo lo establecido en la normatividad vigente. Otras Transferencias SED. Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas Especiales soportados en un acto administrativo. Recursos de Capital. Son los que obtiene el colegio eventualmente por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo, bien sea directamente o a través de la correspondiente entidad territorial y que deben ser administrados a través del FSE Mensualmente se le deberá hacer un análisis a la ejecución de ingresos, donde con claridad logren establecer que los recursos propios, de transferencia y de capital, que respaldan las apropiaciones en el gasto tienen un comportamiento acorde a lo proyectado EJECUCIÓN PASIVA Se define como la afectación del presupuesto a través de la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto basado en las apropiaciones incluidas en el presupuesto anual de los FSE. 49 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

50 La ejecución pasiva del presupuesto se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto. PRESUPUESTO PLAN DE CONTRATACIÓN Y PLAN DE COMPRAS FLUJO DE CAJA ANUAL Y MENSUALIZADO INGRESO ALMACEN O RECIBIDO A SATISFACCIÓN, ORDEN DE PAGO, COMPROBANTE DE EGRESO Y CHEQUE APROPIACIÓN PRESUPUESTAL SE LEGALIZA EL CONTRATO - SE EXPIDE EL REGISTRO PRESUPUESTAL PROCESO CONTRACTUAL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto Anual de los FSE, son autorizaciones máximas de gasto que el Consejo Directivo aprueba mediante Acuerdo, para ser comprometidas durante la presente vigencia fiscal y corresponden al valor asignado para cada rubro. Cuando se trate de recursos con situación de fondos, el responsable del presupuesto debe verificar previamente que los recursos estén disponibles en la tesorería. ACTIVIDADES PRESUPUESTALES Una vez elaborado y registrado en el sistema de información dispuesto por la SED el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo, efectuada la ejecución activa del mismo, en consideración con el Plan de Compras y el Flujo de Caja (Decreto 4791 de 2008), y antes de continuar el proceso de ejecución presupuestal de la vigencia, es importante surtir las siguientes actividades, siempre y cuando haya lugar a las mismas: RESERVAS PRESUPUESTALES Según Circular 18 del 20 de diciembre de 2012 expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital SHD, a partir de la vigencia 2013, las reservas presupuestales de 2012 no se incorporaran al presupuesto de la vigencia. Esta nueva situación implica que se efectuarán dos tipos de ejecución: la del presupuesto de la respectiva vigencia y la del presupuesto de reservas. 50

51 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Por lo anterior, en la vigencia 2013 dichos compromisos conservaran el mismo número de CDP y CRP de la vigencia 2012 que los originó y con base en estos, se procederá a realizar los respectivos giros. Es así como la SED expide el Memorando DF del 22 de febrero de 2013, indicando que a partir del 2014 los FSE ejecutaran las reservas conforme lo establece la Circular 18 de 2012 ADICIÓN DE EXCEDENTES FINANCIEROS Son recursos que corresponden al valor neto en tesorería una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas presupuestales, cuentas por pagar, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipados). Una vez iniciada la vigencia, estos recursos deben ser adicionados, mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo, al presupuesto de ingresos al rubro de Recursos de Capital Excedentes Financieros y al presupuesto de gastos al o los rubros que apruebe el consejo directivo teniendo en cuenta la destinación especifica o no de los mismos, su fuente de financiación, necesidades del colegio y la normatividad vigente. ETAPAS EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO En la ejecución de un gasto, es importante tener en cuenta los siguientes pasos: a) Presupuesto elaborado por el Rector como ordenador del gasto con el apoyo del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras AAFF y la participación del Comité Interinstitucional de Presupuestos Participativos. b) Presupuesto liquidado aprobado por el Consejo Directivo, mediante Acuerdo firmado, fechado, foliado y numerado, c) Plan de Compras aprobado por el Consejo Directivo. d) Flujo de Caja Anual (Decreto 4791 de 2008), con ajuste mensual. e) Estudios previos, estudios de mercado y/o justificación de la necesidad, f) Solicitud del CDP, por parte del Ordenador del Gasto Vs Plan de compras y flujo de caja mensual g) Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Vs Tarjeta Presupuestal h) Proceso precontractual, teniendo en cuenta la cuantía. i) Proceso Contractual - Contrato Minuta de Contrato de suministro Minuta de Contrato de prestación de servicios. Minuta Contrato de Obra. j) Registro Presupuestal (RP) con el cual se perfecciona y se legaliza el contrato, teniendo en cuenta igualmente los requisitos habilitantes del contratista o proveedor. k) Factura o documento equivalente 51 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

52 l) Comprobante de entrada de almacén (bien) y/o recibo a satisfacción (contrato de servicios o contrato de obra) m) Orden de Pago. n) Comprobante de egreso. o) Cheque MODIFICACIONES PRESUPUESTALES La Modificación Presupuestal, es una variación mediante la cual y por Acuerdo del Consejo Directivo se aumentan o disminuyen las cuantías apropiadas, para complementar las partidas insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios, al igual que cancelar o aplazar las apropiaciones aprobadas. Las Adiciones, son operaciones mediante las cuales se modifica el monto total del presupuesto por la incorporación de un nuevo recurso no previsto o por un recaudo superior al programado inicialmente. Todo nuevo ingreso que perciba el colegio y que no esté contemplado en el presupuesto del FSE, será objeto de una adición presupuestal mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo (Ver Guía Anexo N 4) Para adicionar el presupuesto en cuantía superior al 20% se deberá contar con autorización previa por parte de la Secretaría de Educación Dirección Financiera Oficina de Presupuesto - y el procedimiento a seguir es el siguiente: Efectuar la solicitud de autorización para la adición presupuestal mediante oficio firmado por el Rector, en el cual se indique el origen de los recursos a adicionar o en su defecto los rubros que dieron origen a esa adición (Excedentes financieros, cancelación de reservas, donaciones). Adjuntar a dicho oficio, copia del Presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la vigencia. Anexar acta de reporte de excedentes financieros, formato de Tesorería, acta de constitución de reservas presupuestales y/o acta de donación de dinero, según sea el caso. Adjuntar los formatos de Ejecución Presupuestal diligenciados de la siguiente manera: En el presupuesto de ingresos, el valor de la adición deberá reflejarse en el rubro Excedentes Financieros, o cancelación de reservas, o Donaciones, según sea el caso, ubicándolos en la columna adición afectando el presupuesto definitivo y el presupuesto ejecutado. En el presupuesto de gastos, ese mismo valor de la adición deberá verse reflejado en la columna adición, según el o los rubros para los cuales será distribuido hasta afectar el presupuesto definitivo. Aquellos ingresos que el colegio perciba a través del FSE mediante Resolución o acto administrativo, no requieren solicitud de adición por parte de la SED. Una vez obtenida la aprobación de la adición presupuestal por parte de la Secretaría de Educación, el Ordenador del Gasto presentará al Consejo Directivo para su aprobación, el proyecto de acuerdo de adición, el cual llevará relacionado el número de autorización suministrado por la SED. 52

53 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Los Traslados son las modificaciones que no varían el total del presupuesto sino que cambian la composición del mismo. El traslado disminuye el monto de una partida (contra crédito) para aumentar la de otra (crédito) en la misma cuantía. Todo traslado presupuestal debe ser aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo (Ver Guía Anexo Nº 5). Las Reducciones son la decisión definitiva de no ejecutar un monto determinado de gastos por inexistencia del recurso para su financiación o por variación de las circunstancias. Las reducciones afectan siempre el monto total del presupuesto y, por lo tanto, deben ser aprobadas por el Consejo Directivo. El valor de la reducción debe ser igual tanto en ingresos como en gastos. Ordenación de Gastos de Funcionamiento. Para la ordenación de un gasto se deben tener en cuenta principalmente los siguientes aspectos: Verificar que exista apropiación presupuestal y que esté previsto en el objeto del gasto del rubro presupuestal que se pretende afectar. Programar previamente en el Flujo de Caja los recursos necesarios para atender los pagos que se generen de la ordenación de dicho gasto. Iniciar el trámite contractual siempre y cuando exista CDP previo. Expedición de registro Ordenar el gasto atendiendo rigurosamente lo dispuesto en la norma de contratación vigente. Ordenación de Gastos de Inversión. En la ordenación de gastos de inversión deberán tenerse en cuenta, además de los requisitos anteriores, los siguientes Que el gasto ordenado corresponda a un proyecto enmarcado dentro del PEI del colegio. Que el gasto corresponda a un proyecto debidamente formulado y que haga parte del presupuesto anual aprobado. Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal Operación mediante la cual El Ordenador del gasto solícita que se le expida un certificado de disponibilidad como respaldo para iniciar el proceso de ejecución presupuestal del gasto CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) Una vez aprobado el Presupuesto mediante Acuerdo, elaborado el Flujo de caja y el plan de compras y se4 encuentren los recursos en tesorería, el ordenador del gasto puede dar inicio a la adquisición de bienes, obras o servicios allí registrados. Para esto, debe solicitarle por escrito al Auxiliar Administrativo con funciones financieras el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP (Ver Guía Anexo N 6). 53 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

54 El CDP, es el documento expedido por el responsable del presupuesto o por el funcionario que desempeñe estas funciones en cada Colegio, mediante el cual afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o a hacer uso de apropiación presupuestal. En la expedición del CDP es importante identificar la fuente de financiación que respaldará el compromiso. No se podrán adquirir compromisos, ni registrar actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales sin contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos, los cuales deben numerarse en orden secuencial y cronológico. Tenga en cuenta que el CDP no constituye un compromiso presupuestal y por tanto no da lugar a ejecución de recursos. El CDP afecta sólo preliminarmente el presupuesto hasta tanto se perfeccione el compromiso y se efectúe el correspondiente Registro Presupuestal. Los colegios deberán llevar un registro de esta operación, a través de las Tarjetas Presupuestales o los formatos que se puedan establecer a través del cual se pueda obtener un reporte de emisión de CDP a la fecha, para determinar los saldos de apropiación, disponibles por fuente de financiación, en bancos y expedir nuevas disponibilidades. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones. La información que contiene el CDP incluye: Nombre del Colegio. NIT Número de la Disponibilidad. Emitir el siguiente enunciado: El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversión de la vigencia 201X existe apropiación disponible para atender la presente solicitud. Código Presupuestal. Nombre del Rubro Presupuestal. Fuente de financiación Valor del CDP a expedir. Nombre del Solicitante (Ordenador del Gasto) y número de oficio. Objeto del CDP. Fecha de expedición del CDP. Firma del Responsable de presupuesto. 54

55 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- 112 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN 01 UNIDAD 01 FONDO DE SERVICIO EDUCATIVO COLEGIO INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL NIT COD DANE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP N EL SUSCRITO RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO CERTIFICA Que en el presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia existe apropiación para atender la presente solicitud, así: CÓDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR Fuente: Total OBJETO: Se expide a solicitud del señor Rector y/o Director Ordenador del Gasto del colegio, mediante oficio número de fecha de de (del mismo año). NOMBRE DE LA AAFF - PAGADORA AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS Responsable del presupuesto Anulación total o parcial de Disponibilidades Presupuestales situaciones: Pueden tener origen en las siguientes Cuando se perfeccione el compromiso respaldado con un CDP y el valor comprometido resulte inferior al valor de la disponibilidad. Cuando no se hace uso del CDP. Al cierre de la vigencia los CDP no utilizados y los saldos se anulan de oficio. 55 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

56 REGISTRO PRESUPUESTAL (RP) Una vez expedido el CDP, registrado en la tarjeta presupuestal del rubro correspondiente identificando fuente de financiación y llevado a cabo el proceso contractual definiendo cuantía, beneficiario, objeto, formas de pago, entre otras, se procede a la solicitud del RP por parte del Ordenador del Gasto. El RP, es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin, el valor de este documento debe ser igual al valor del contrato. El RP constituye requisito indispensable para iniciar la ejecución de un contrato. El certificado de RP, es el documento mediante el cual se hace constar la operación del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios en el presupuesto; para tal efecto, el responsable del presupuesto expedirá la certificación escrita haciendo constar que la operación se realiza en forma oportuna, es decir antes de la iniciación del contrato, una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar. Una vez emitido el RP por el valor total del contrato, se libera en la tarjeta presupuestal el excedente que se registre en el CDP (si lo hubiere). El RP debe contener la siguiente información: Nombre del Colegio. NIT Detallar que es un Registro Presupuestal. Número del Registro. Emitir el siguiente enunciado: El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversión de la vigencia 201X (actual) existe apropiación disponible para atender la presente solicitud. Código Presupuestal. Nombre del Rubro Presupuestal. Valor del RP a expedir. Fuente de Financiación Número del CDP a afectar. Nombre del Beneficiario (Proveedor y/o contratista) Objeto del RP. Fecha de expedición del RP. Firma del Responsable de presupuesto. 56

57 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- 112 SECRETARIA DE EDUCACIÓN 01 UNIDAD 01 FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS COLEGIO <<NOMBRE DEL COLEGIO>> INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL NIT COD DANE CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL - RP N El suscrito responsable del presupuesto certifica Que se ha efectuado el registro presupuestal para atender compromisos, así: CÓDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR Fuentes: CDP N Total $ TIPO Y NÚMERO DE COMPROMISO: Por Ejemplo: Contrato de suministro No. OBJETO: BENEFICIARIO: NIT y/o C.C: Se expide a los días del mes de de NOMBRE DEL AAFF - PAGADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS Responsable del presupuesto El responsable de presupuesto de cada colegio no podrá expedir registros presupuestales con anterioridad al CDP y a la fecha y firma del contrato. Anulación total o parcial de Registros Presupuestales. Los casos en que se presentan estos eventos son los siguientes: La liquidación de los contratos que presenten saldos. La declaratoria de caducidad o cualquier otro acto administrativo que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a dicho compromiso. Al anular total o parcialmente un RP se debe anular igualmente el saldo o el valor total de la Disponibilidad Presupuestal que amparó el compromiso. Al efectuar esta anulación deberá contar con el soporte que le garantice la operación (Resolución o Acta de liquidación). 57 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

58 ORDEN DE PAGO (OP) La Orden de Pago es el documento mediante el cual el ordenador del gasto solicita al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero la realización del pago de una obligación adquirida de conformidad con la Ley. Las órdenes de pago deben estar numeradas en forma secuencial ascendente. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero verificará la existencia del CDP, que se haya efectuado el proceso contractual (Contrato escrito) acorde a lo reglamentado por el Consejo Directivo cuando no supere los 20 smmlv o al Estatuto de Contratación cuando el contrato supere los 20 smmlv, que exista RP, contrato firmado, que el proveedor o contratista cumpla con los requisitos habilitantes, se tenga el recibido a satisfacción (si es un servicio), ingreso a almacén (si es un bien), copia de la póliza de cumplimiento (si el mismo lo requiere), factura o documento equivalente. Con la Orden de Pago firmada por el Ordenador del Gasto y la verificación del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, se procede a la expedición del comprobante de egreso y el cheque COMPROBANTE DE EGRESO Pago de Compromisos El comprobante de egreso (Ver Guía Anexo N 7), es el documento mediante el cual se realizar los desembolsos y resume los datos principales de los documentos que generan la obligación. Reflejando las transacciones relacionadas con los pagos, sustenta los registros contables de los FSE al igual que los descuentos tributarios y las contribuciones especiales, así mismo constituye la base para la expedición del cheque. El valor del cheque deberá ser igual al valor neto registrado en el comprobante de egreso. El ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras verificara los montos antes de firmar FACTURA Requisitos que debe contener una factura, para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 del Estatuto Tributario Nacional, consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 58

59 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría DOCUMENTO EQUIVALENTE: Decreto 522 de Artículo 3. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por los FSE a las personas inscritas en el régimen simplificado. El adquirente que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva; d. Fecha de la operación; e. Concepto; f. Valor de la operación; 5. CIERRE PRESUPUESTAL Es el procedimiento que realizan los FSE con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, las obligaciones pendientes de pago, el estado de Tesorería a la fecha de cierre presupuestal y los excedentes financieros. 59 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

60 Al momento del cierre presupuestal, se debe revisar que cada Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido soporte un Registro Presupuestal y aquellos que no lo hacen, a solicitud del Ordenador del Gasto que requirió su expedición, sean anulados. Se recomienda, NO EFECTUAR anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, sin antes haber verificado que efectivamente estas Disponibilidades no estén respaldando compromisos o en el caso de los Registros Presupuestales que éstos no se requieran para amparar el pago. Con el cierre presupuestal, se realizan las siguientes actividades: Identificación de obligaciones CUENTAS POR PAGAR Constitución de - RESERVAS PRESUPUESTALES Anulación de RESERVAS PRESUPUESTALES y constitución de PASIVOS EXIGIBLES Identificación de los - EXCEDENTES FINANCIEROS Formalización del - ESTADO DE TESORERÍA 5.1. CUENTAS POR PAGAR Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre de la vigencia fiscal, las cuales deben registrarse como giro en la contabilidad Presupuestal y en la ejecución pasiva del presupuesto. Además, deben estar registradas en el acta de constitución de cuentas por pagar (Ver guía Anexo N 8) Los Soportes para las Cuentas por Pagar son: Estudios previos o justificación Certificado de disponibilidad presupuestal. Contrato, Orden de servicio, Orden de compra, orden de trabajo o convenio ínter administrativo. Certificado de registro presupuestal. Ser giradas presupuestalmente. Factura presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente radicada en la pagaduría. Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato. Certificado del recibo a satisfacción en el caso de prestación de servicios. Comprobante de ingreso al almacén, en el caso de compra de bienes. Orden de pago debidamente diligenciada por el Ordenador del gasto. El Ordenador del Gasto, el Tesorero (Auxiliar administrativo con funciones financieras) y el Contador validarán y certificarán con sus firmas las cuentas por pagar y deberán indicar la fuente de financiación que las respalda RESERVAS PRESUPUESTALES Se definen como las obligaciones y compromisos contenidos en un Certificado de Registro Presupuestal que al cierre de la vigencia, no se hayan podido cumplir, esto es, que el bien no se 60

61 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- haya recibido, que la obra no se haya terminado, que el servicio no se haya prestado, pero que los compromisos estén debidamente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Soportes para las Reservas Presupuestales. Estas Reservas Presupuestales, además del registro en libros, deben estar registradas en el acta de constitución de reservas (Ver guía Anexo N 8) y se soportarán con los siguientes documentos: Estudios previos o justificación Certificado de disponibilidad presupuestal. Contrato firmado por las partes (Contrato de servicio, Contrato de compra, Contrato de obra). Certificado de registro presupuestal. Orden(es) de pago emitida(s) Cancelación, anulación de reservas presupuestales (vigencia anterior) y constitución de pasivos exigibles. Si al momento del cierre presupuestal, la(s) reserva(s) presupuestal(es) no ha(n) sido girada(s) en su totalidad, la(s) misma(s) fenece(n) sin excepción, pero el saldo no se anula. El auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador) debe elaborar el Acta de Fenecimiento (Ver guía Anexo N 9), por cuanto se constituirá como un pasivo exigible para la siguiente vigencia, si el compromiso aún existe. En este caso, los recursos se adicionarán al presupuesto 2013, en Ingresos al rubro de cancelación de reservas y en Gastos al rubro de Pasivo Exigible. Vale la pena recordar, que cuando se constituya un pasivo exigible, el mismo debe ser informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED. Si al momento del cierre presupuestal, se tuviera certeza que la reserva presupuestal no se va a ejecutar porque el compromiso legalmente constituido ya no existe, se procede a la anulación de dicha reserva con el acto administrativo que soporta la liquidación unilateral del contrato. Los recursos liberados mantendrán la destinación para ser adicionados en la siguiente vigencia a los mismos rubros que le dieron origen e incorporados en el acta de reporte de Excedentes Financieros. Para este caso el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elaborará el Acta de cancelación de reservas EXCEDENTES FINANCIEROS. Corresponde al valor neto en Tesorería una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas presupuestales, las cuentas por pagar, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipado). 61 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

62 Una vez obtenido el valor neto de los excedentes financieros, se procede a identificar la fuente de financiación de los recursos y la destinación específica o no de los mismos y se emite una Acta de reporte de Excedentes Financieros (Ver guía Anexo N 10) ESTADO DE TESORERÍA Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica, derechos académicos y cobros complementarios, los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del FSE. (Ver guía Anexo Nº 12) Caja. Representa la existencia de fondos en dinero y cheques en moneda nacional, de disponibilidad inmediata. Cuenta Corriente y de Ahorros. Representa el valor de los saldos en la cuenta corriente o de ahorro, en moneda nacional. Inversiones Temporales. Bajo esta denominación se agrupan cuentas representativas de los fondos colocados en títulos valores CDT, con la finalidad de obtener un rendimiento financiero el cual se encuentra predeterminado. Fondos con Destinación Específica. Son los recursos disponibles, sin comprometer, al cierre de la vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIÒN ESPECÌFICA (Ej. Escuela Ciudad - Escuela), se adicionarán mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo al presupuesto de la siguiente vigencia en el presupuesto de ingresos y en el presupuesto de gastos deben mantener la destinación para atender el objeto para lo cual se recibieron, siempre y cuando los mismos no estén sujetos a devolución. Cuentas por Pagar en Poder del Tesorero. Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre de la vigencia fiscal. Cheques en Poder de Terceros: Comprende los cheques que no han sido cobrados y que se encuentran en poder del proveedor o prestador del servicio Acreedores Varios. Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia, descontados del valor bruto de las órdenes de pago a favor de la Dirección de Impuestos Distritales, la DIAN por concepto de retención en la fuente y Retención de IVA; a la Secretaria de Hacienda del Distrito por concepto de Retención de ICA. En el caso de los cheques descontados de impuestos, se recomienda que estos queden declarados y pagados en diciembre Derechos Académicos y Cobros Complementarios. Los Derechos Académicos hacen referencia a matrícula y pensión. Los cobros complementarios corresponden a servicios como los boletines, la agenda, el material didáctico entre otros. 62

63 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Reconocimientos. Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene absoluta certeza que se recibirán en una fecha posterior a la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrán como soporte un Acto Administrativo o Certificación. Legalización definitiva de la Caja Menor. Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor del FSE con fecha anterior al cierre presupuestal. Los dineros en efectivo en poder del responsable deberán ser consignados en la cuenta de ahorros del FSE, la consignación junto con los soportes del gasto deberán ser entregados al Auxiliar Financiero para su respectiva legalización. 6. HECHOS CUMPLIDOS Está prohibido tramitar o legalizar actos administrativos que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Así, cuando un colegio adquiere un bien o servicio, es necesario precisar que a los ordenadores les está prohibido contraer compromisos sin disponibilidad previa de recursos en tesorería (y en bancos) y en consecuencia administrativamente no sería posible acceder al pago solicitado, en cuanto constituye un Hecho Cumplido. Para el caso de haberse recibido efectivamente algún bien o servicio sin el respaldo presupuestal y contractual previo, la SED establece las siguientes precisiones: Los compromisos que se hayan adquirido con violación a estos preceptos crean responsabilidad personal y pecuniaria, disciplinaria y penal a cargo de quién los asuma, por tal motivo es necesario que se informe a la Oficina de Control Interno de la SED y a la Contraloría de Bogotá. Sin embargo, si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfacción por la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a través del Fondo, no puede abstenerse la administración de pagar el valor de los mismos, ya que se incurriría en un enriquecimiento injustificado para la entidad, por lo cual debe intentarse una conciliación prejudicial entre las partes, siendo procedente entonces informarle a los contratistas sobre el particular a efecto de que le otorguen poder a un abogado titulado para que en nombre y representación de ellos solicite ante el Agente del Ministerio Público la audiencia de conciliación tendiente a que la Secretaría de Educación del Distrito Capital colegio reconozca y pague el valor de los trabajos. En todo caso, anexamos concepto de la Oficina Asesora Jurídica de la SED emitido el 1 de febrero de 2005 al respecto, ya que hace referencia a los procedimientos a seguir (Ver guía Anexo N 13). 63 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

64 7. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES Los servidores públicos de los colegios, a quienes corresponda la ejecución de sentencias, laudos, conciliaciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes en contra de los Fondos de Servicios Educativos y a favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales, están obligados a desarrollar y adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias dentro de los plazos establecidos. Para ello, respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias, actuarán de conformidad con el procedimiento establecido en el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones legales y evitarán que se dicten órdenes de embargo contra el colegio y el Distrito. En los colegios se tramita y ordena estos pagos con el Presupuesto de la vigencia que se está ejecutando. El procedimiento a seguir para el pago de una sentencia judicial, conciliación o laudo es el siguiente: El ordenador del gasto debe contar con la sentencia o Acto administrativo o Acta de Conciliación que ordena el pago. El ordenador del gasto debe reunir al Consejo Directivo para que mediante Acuerdo apruebe efectuar un Traslado presupuestal al rubro Sentencias Judiciales Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Anexar Copia de la sentencia, laudo arbitral, conciliación debidamente ejecutoriada o notificado. Expedición del Registro Presupuestal. Emitir Orden de Pago. Cheque a nombre del beneficiario que indique la sentencia o acta de conciliación que obliga el pago. Emite el cheque soportado en la orden de pago y el comprobante de egreso Hace la entrega al beneficiario, o solicita autorización. Registra en libros Entrega soportes al contador 8. CAJA MENOR El dinero que se entregue para la constitución de la CAJA MENOR debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en el PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES (Resolución 0001 de 2009 expedida por la SHD), y para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes, imprevistas, imprescindibles, inaplazables y necesarios para la buena marcha de la administración y definidos en la Resolución de constitución. Constitución. La constitución y ordenación de la CAJA MENOR está a cargo del ordenador del gasto quien podrá destinar el manejo de la misma a un funcionario administrativo de planta o provisional. La Caja 64

65 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Menor se constituirá para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Ordenador del Gasto (Ver guía Anexo Nº 14), en la cual debe indicar: Funcionario responsable del manejo de la caja menor. Puede ser un funcionario de planta o en provisionalidad pero diferente al AAFF-pagador o almacenista. Cuantía mensual o anual de la caja menor. La cuantía mensual no puede superar los dos (2) smmlv, y la anual no puede superar el 10% del presupuesto de la vigencia y de todas formas no puede superar los veinte (20) smmlv. Cuantía por rubro presupuestal de gastos generales. Definir de esa cuantía mensual o anual, la distribución de los recursos, por rubro. Finalidad. Indicar que la Caja Menor se constituirá para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de Constitución. Clase de gastos que se pueden realizar. Los identificados y definidos en los conceptos de Presupuesto de Gastos Generales Los rubros de Caja Menor se ejecutaran conforme a la definición de los mismos en la presente GUIA. Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP. Para la constitución, se deberá contar con el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando los límites en las cuantías establecidas anteriormente y la disponibilidad de recursos en tesorería. Registro presupuestal RP. Para los reembolsos respectivos, los cuales tienen situación de fondos, se debe expedir el RP por el monto total del valor mensual de la caja menor, pero afectando el CDP emitido para constituir la respectiva caja menor. Al momento de solicitar el reembolso de caja menor, se expide el RP por el valor del mismo y se afectara la disponibilidad expedida inicialmente. Una vez se conozca la fecha de cierre presupuestal, ese último mes (diciembre) se debe tener en cuenta que la caja menor se cierra una semana antes y al requerirse de un reembolso por los días que faltan para su cierre, el registro presupuestal se expide igualmente por el valor del reembolso, afectando el CDP expedido, el cheque por el valor del RP y al cierre de la caja menor, el responsable de la misma consigna en la cuenta del FSE el valor sobrante previa legalización de la caja menor y el AAFF-pagador debe liberar los saldos comprometidos en el CDP y RP. 65 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

66 Cuantía. Los colegios pueden constituir en cada anualidad una Caja Menor, donde mensualmente la cuantía no supere los dos (2) salarios mínimos legales vigentes mensuales, que al año no supere el 10% del presupuesto anual de apropiaciones y en todo caso que no exceda los 20 smmlv al año. Rubros a afectar. El dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales y para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva. Los gastos que se efectúen por caja menor deben afectar el rubro presupuestal correspondiente, dado que estos gastos tienen su afectación en el presupuesto general del FSE. La GUIA ofrece al inicio del presente capítulo, la definición de cada uno de los rubros presupuestales y lo que a través de ellos se puede adquirir Manejo del Dinero. Dado que la cuantía NO supera los cinco (5) smmlv, el dinero se puede manejar en efectivo bajo medidas de seguridad. Estos recursos serán administrados por el FUNCIONARIO facultado, debidamente asegurado, diferente al jefe de bodega, almacenista o AAFF-pagador y tesorero, sin obviar que la ordenación de los gastos a efectuar por Caja Menor seguirán en cabeza del Ordenador del Gasto, quien autorizará los respectivos desembolsos mediante formato escrito y firmado. Apertura de los libros. Cada FSE procederá a dar apertura a los libros en donde se registren diariamente las operaciones que afectan la caja menor, indicando la fecha, imputación presupuestal de gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación. Los Libros que debe llevar el responsable de caja menor son: Libro de Efectivo de Caja Menor Libro por rubros presupuestales Libro de efectivo de Caja Menor. Es aquel en el cual se registrarán todas las operaciones con fundamento en los recibos definitivos. FECHA No. RECIBO BENEFICIARIO DEBE HABER SALDO X CE 001 Apertura de caja menor X 001 Papelería Comercial X 002 Pepita Pérez

67 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Libro por rubros presupuestales. Se registran las operaciones por cada uno de los rubros asignados en la Resolución de Constitución de la Caja Menor, ejemplo: MATERIALES Y SUMINISTROS FECHA No. RECIBO BENEFICIARIO DEBE HABER SALDO X Valor asignado X 001 Papelería Comercial TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN FECHA No. RECIBO BENEFICIARIO DEBE HABER SALDO X Valor asignado X 002 Pepita Pérez Primer giro. El primer giro constituye el inicio operativo de la Caja Menor y requiere: Que exista acto administrativo de creación, expedido por el Rector como ordenador del gasto. Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando las cuantías señaladas y la disponibilidad de recursos en tesorería. Que el responsable del manejo y administración de la Caja Menor haya sido designado en el mismo acto administrativo de creación. Que el responsable tenga póliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro y por el monto total de la Caja Menor o en su defecto se encuentre amparado en la misma póliza que asuma la SED. Que se cuente con las medidas mínimas de seguridad para la tenencia en efectivo de los recursos de la caja menor. Apertura de libros. Pagos de Caja Menor. Cada vez que se efectúe un pago con cargo a la Caja Menor se debe tener en cuenta, además del monto a cancelar, el cual no debe superar el 10% del valor mensual de la Caja Menor, lo siguiente: 67 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

68 El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva afectación contable Que la factura o documento equivalente cumpla con los requisitos de ley El monto total de la(s) factura(s) Las deducciones de Ley (si las hubiere) El valor neto a pagar La fecha de pago Cuando el gasto sea por transporte urbano el soporte es el recibo definitivo de caja menor. Soportes de caja menor Los soportes de la caja menor serán los recibos definitivos de caja menor soportados por las factura o documento equivalente: Límites del gasto. Los gastos que se efectúen en cada operación, no podrán superar el 10% de la cuantía mensual asignada para la CAJA MENOR (ej: Si la caja menor se constituyera mensualmente por $ un solo gasto por alguno de sus rubros no puede ser mayor de $60.000), tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras para superar este monto y los dineros que se entreguen por caja menor, deberán ser legalizados dentro de los 3 (tres) días siguientes a la realización del gasto. Solicitud de reembolso. El reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados cuando exceda el 70% del monto de algunos de sus rubros. (dos o mas de dos), Se hará a través del formato de reembolso, anexando facturas, comprobantes de ingreso al almacén (si se trata de la compra de un bien) y demás soportes que justifiquen el gasto, firmados por los proveedores y el responsable de la Caja Menor. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras girará al responsable de la caja menor el valor neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período, disminuido en el valor de los descuentos efectuados, los que deberán ir relacionados en el formato de reembolso y en los anexos. Los documentos soporte de reembolso se foliarán o numerarán en orden ascendente y cronológico. El Formato de solicitud debe incluir: Identificación de la Caja Menor para la cual se efectúa el reembolso. Cargo del funcionario responsable. Período que cubre el reembolso. Relación consecutiva de los recibos de caja menor. La cuenta de reembolso, con todos sus soportes 68

69 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Firma del ordenador del gasto autorizando el reembolso Requisitos para el reembolso. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: Que los gastos se refieran al objeto y funciones del colegio y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución. Que los documentos presentados sean los originales y que cumplan la normatividad en cuanto a las facturas o documentos equivalentes Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al periodo de la caja menor que se está legalizando. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la CAJA MENOR según el caso. Funciones del responsable Son funciones del responsable de la Caja Menor las siguientes: Llevar y mantener al día los libros de bancos y auxiliares que se requieran para los registros contables y control de los fondos. Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con el acuerdo de contratación expedido por el consejo directivo y las normas administrativas y fiscales. Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de fondos, manteniendo liquidez. Responder por el manejo y funcionamiento de los fondos entregados. Prohibiciones. Con los dineros de la Caja Menor no se podrán efectuar las siguientes operaciones: Adquirir elementos con existencia comprobada en Almacén Fraccionar compras de un mismo elemento Realizar desembolsos a dependencias diferentes del colegio Cambiar cheques o efectuar préstamos Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros Legalización parcial. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirán los siguientes requisitos: 69 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

70 Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales en el comprobante de pago o en relación anexa y debe corresponder a gastos autorizados en la resolución de constitución. Que los documentos soporte sean originales, facturas o documentos equivalentes Que la fecha de las facturas o documentos equivalentes corresponda al periodo por legalizar. Que el gasto sea posterior a la constitución o reembolso de la caja, pero limitado en la fecha de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Legalización definitiva. La legalización definitiva se hará antes del cierre presupuestal de la correspondiente vigencia fiscal; el responsable presentarán una relación de los gastos en los formatos establecidos, anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre. Si en la fecha de cierre existe un saldo sobrante, el responsable deberá consignar esos valores en la cuenta de ahorros del FSE, el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo acarreará las acciones legales a que hubiese lugar. Cancelación de una Caja Menor. Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario, inconveniente o inoperante, ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente. Se ordenará la cancelación mediante Resolución después de haberse legalizado todos los gastos por el titular, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la cuenta de ahorros del FSE. El registro contable es idéntico al realizado en la legalización definitiva por cierre de vigencia. La SED sugiere un modelo de Resolución de creación y funcionamiento de la CAJA MENOR. Control. Para garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; el Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuara arqueos periódicos. Igualmente realizará revisión de los libros y la existencia y legalidad de los soportes de pago. 9. PÓLIZAS DE MANEJO El funcionamiento del FSE conlleva la administración de recursos y con ello la responsabilidad por el manejo de los mismos. La legislación contempla la manera de garantizar la protección de los dineros y valores mediante la constitución de pólizas de manejo. En el FSE, las pólizas deben cubrir al ordenador del gasto, al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, Auxiliar Administrativo 70

71 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- con Funciones de Almacén y al responsable de la caja menor y ser asumidas por el FSE en el evento que la SED no los cubra a través de la póliza global GENERALIDADES PARA TENER EN CUENTA 1. Los saldos de los CDP s expedidos y que a la fecha de cierre presupuestal no hayan surtido trámite de RP, deben anularse mediante oficio, por consiguiente, la ejecución presupuestal a esa fecha NO debe reflejar saldo alguno de las mismas. 2. El Auxiliar Administrativo con funciones Financieras debe efectuar la CONCILIACIÓN entre los Giros Presupuestales y los Giros de Tesorería (Pagos Efectivos) de la vigencia del año de cierre. 3. Los giros presupuestales corresponden a los egresos mediante los cuales los ordenadores del gasto solicitan al tesorero pagar las obligaciones adquiridas por la entidad a su cargo. 4. La diferencia presentada entre los giros presupuestales y los de tesorería deben corresponder exactamente al valor registrado en cuentas por pagar y en acreedores. 5. Del buen uso de la información depende el éxito en el cierre de la vigencia fiscal del año. 11. UNIFICACIÓN DE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE La unificación de Fondos de Servicios Educativos de establecimientos educativos estatales, se podría presentar por las siguientes razones: Caso 1. Integración de establecimientos educativos Caso 2. Liquidación de un FSE para celebrar convenio con uno mayor Cuando alguna de estas dos circunstancias se presente, la Dirección Financiera diseñó mediante la Circular 005 de 2002, el siguiente procedimiento aplicable a cualquiera de los dos casos: 71 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

72 Caso 1. La Secretaría de Educación expide una Resolución mediante la cual se integra un establecimiento educativo a otro y queda adscrito como sede. Caso 2. El Consejo Directivo de cada establecimiento elabora Acuerdo de convenio para la administración de los recursos del FSE Para cualquiera de los dos casos, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elabora relación de documentos a entregar: a. Soportes debidamente foliados de los gastos realizados durante la vigencia en curso. b. Último Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal expedido. c. Carpeta con los contratos suscritos durante la vigencia con sus respectivos soportes, debidamente foliados. d. Soportes debidamente foliados de los ingresos recibidos durante la vigencia en curso. e. Ejecución presupuestal del ingreso y del gasto, a la fecha de entrega del cargo. f. Entrega de carpeta con declaraciones de impuestos con el respectivo sello de recibido del banco. g. Situación de impuestos y pago de servicios públicos a la fecha. h. Informe del estado de tesorería. i. Cuentas por pagar en poder de tesorería. j. Libros auxiliares de bancos, con corte a la fecha de entrega. k. Extractos bancarios, correspondientes al mes inmediatamente anterior a la fecha de entrega l. Saldos certificados por bancos con corte a la fecha de entrega. m. Títulos valores (Cheques y CDTs) n. Flujo de Caja, ejecutado a la fecha de entrega. o. Plan de compras, p. Formato diligenciado de cambio de firmas ante las Entidades Financieras. q. Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo r. Informes trimestrales de ejecución presupuestal s. Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobación y modificaciones del presupuesto de ingresos y gastos. t. Reglamento del Consejo Directivo de la contratación inferior a los 20 S.M.M.L.V u. Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso. v. Entrega de todos los documentos soportes emitidos durante su periodo laboral. w. Elabora Acta de entrega del cargo la cual será suscrita y firmada por el AAFF del colegio que pasa a ser sede con el AAFF del colegio que lo recibe como sede o con el AAFF del FSE con el cual se suscribe convenio x. Para el caso del colegio que se integra como sede, el AAFF hace entrega del inventario de Bienes a su cargo al funcionario responsable de Almacén o a su jefe inmediato y. Acto administrativo de mutuo acuerdo para celebración de un convenio y / o acto administrativo de cierre del colegio para convertirse en sede A su vez, el Rector como Ordenador del Gasto del colegio que se integra como sede o que se adscribe a otro fondo mayor, presenta los siguientes informes, con datos actualizados a la fecha de corte: 72

73 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio con las novedades respectivas. Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Dirección de Dotaciones Escolares de la SED. Para ello cuenta con el apoyo del almacenista (si lo hay) Plan de Desarrollo Institucional e informe de ejecución del mismo. Informe del presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la presente vigencia. Informe de ejecución Presupuestal y de Tesorería a la fecha y Estados Contables con corte al último día del mes anterior, con el apoyo del pagador y contador quienes previamente han elaborado corte contable y presupuestal e informes. Informes que reflejen claramente: Saldo en cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costos y gastos. Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio, con las novedades respectivas. Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Dirección de Construcciones y la Dirección de Dotaciones Escolares. Estado de la cuenta bancaria, anexando chequeras y las conciliaciones bancarias. Situación fiscal de la administración, anexando últimas declaraciones de industria y comercio y retención en la fuente, debidamente canceladas. Cuentas por pagar derivadas únicamente de la entrega a satisfacción de bienes, obra o servicios y de los anticipos pactados en contratos no ejecutados, debidamente soportados y aprobados. Informe de los dineros en Bancos, cuanto de ello está comprometido, cuales tienen destinación específica y cual no. Anexa certificación bancaria, que indica el saldo de la cuenta a la fecha de cierre, saldo que debe coincidir con el valor registrado en el balance. Este valor se entregará mediante cheque a nombre de la cuenta del fondo del colegio que recibe. Consignación que se detallará y anexará. Debe hacer entrega de los siguientes libros: Libro diario, mayor y balances, libro de tesorería auxiliar de bancos y libros auxiliares contables Informe de los dineros en Caja Menor (si la hay), acto administrativo y responsable. Informe de los contratos efectuados a la fecha (contador, tienda escolar y otros) o contratos en curso. Obligaciones y compromisos que no se hayan podido cumplir, que estén legalmente contraídas y que hayan desarrollado el objeto de la apropiación afectada. Informe de los proyectos de inversión aprobados y su nivel de ejecución a la fecha. Informe de la situación de Almacén, inventarios, Plan de compras y flujo de caja. Número de actas y Resoluciones firmadas a la fecha La totalidad del archivo a su cargo debidamente actualizado y foliado. Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobación y modificaciones del presupuesto de ingresos y gastos. Reglamento del Consejo Directivo de la contratación inferior a los 20 S.M.M.L.V 73 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195

74 Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso Produce el acta definitiva de entrega debidamente firmada por el Ordenador del Gasto saliente y por el entrante El Ordenador del Gasto entrante registra nueva firma e inicia trámite ante la DIAN para cambio del nombre del Ordenador del Gasto Elabora poder a nombre del fondo cuenta del colegio al cual queda adscrito el fondo, para que asuma las cuentas por pagar existentes, incluyendo las de servicios públicos. Los colegios a integrar, realizan reunión de entrega, elaborando ACTA DE ENTREGA Y RECIBO del fondo a liquidar, en presencia de los integrantes del consejo directivo, el contador, el auxiliar administrativo con funciones financieras y de almacén. Para la integración de los saldos del fondo a liquidar, en los libros correspondientes del colegio que recibe, deben estar debidamente asesorados por contador del colegio. 74

75 GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE- NOTAS BIBLIOGRÁFICAS Conceptos Jurídicos de la Secretaría de Educación Distrital. Conceptos Jurídicos del Ministerio de Educación Nacional Circulares y Memorandos de la Secretaría de Educación del Distrito. Guía de Apoyo Presupuestal y Contractual 2007 expedida por la SED Manual FSE Ministerio de Educación Nacional 75 Av. Eldorado No PBX: Fax: Información: Línea 195