INFORMACIÓN PRÁCTICA PARA GESTORES DE PROYECTOS INTERNACIONALES DEL SSPA:

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1 INFORMACIÓN PRÁCTICA PARA GESTORES DE PROYECTOS INTERNACIONALES DEL SSPA: Cómo asesorar a Coordinadores en la preparación de Propuestas del 7º Programa Marco de I+D de la UE Programa Cooperación Proyectos Colaborativos

2 ÍNDICE PASOS PARA LA PREPARACIÓN DE UNA PROPUESTA DETECCIÓN DE OPORTUNIDADES ANTES DE PREPARAR UNA PROPUESTA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS Task 1. Comprobar que la idea de proyecto encaja en la convocatoria Task 2. Informar al investigador Task 3. Dar de alta la propuesta Task 4. Reparto de tareas Task 5. Dar de alta al proyecto en el Servicio Electrónico de Envío de Propuestas (EPSS) Task 6. EPSS - cumplimentar Parte A Task 7. Revisar y completar la Parte B Task 8. Comprobar que el consorcio responde a los requisitos del topic Task 9. Revisión general de la propuesta (checklist) EJEMPLOS PARA AYUDAR AL GESTOR A COMPLETAR LA PARTE B DE LA PROPUESTA SECCIÓN Y WORKPACKAGE MANAGEMENT Ejemplos para fase 1 de propuestas two-stage Ejemplos para propuestas single-stage o fase 2 de propuestas two-stage SECCIÓN CONSORTIUM SECCIÓN IMPACT Ejemplos para fase 1 de propuestas two-stage Ejemplos para propuestas single-stage o fase 2 de propuestas two stage SECCIÓN Y WORKPACKAGE DISSEMINATION AND EXPLOITATION OF RESULTS Ejemplos para fase 1 de propuestas two-stage Ejemplos para propuestas single-stage o fase 2 de propuestas two stage SECCIÓN ETHICS ISSUES SECCIÓN GENDER ASPECTS

3 1 PASOS PARA LA PREPARACIÓN DE UNA PROPUESTA

4 INTRODUCCIÓN: Esta guía de uso interno está pensada para proporcionar a los gestores de proyecto del SSPA y de centros de la Consejería de Salud un soporte en la asistencia los investigadores que deseen presentar una propuesta a las convocatorias de proyectos del 7º Programa Marco de I+D. ANTES DE PREPARAR UNA PROPUESTA Es importante saber que a nivel europeo las líneas específicas que financiará cada convocatoria, los llamados topics, van variando de año en año, en función de nuevas problemáticas, de las prioridades de la comunidad científica, de la industria, de los usuarios finales, etc. Todos estos grupos de interés (stakeholders) participan, a través de distintos canales, en la definición de los Programas de Trabajo (documento base para la convocatoria). Por ello, antes de comenzar a preparar una propuesta europea, hemos de asegurarnos de que la idea de proyecto se encuentra reflejada o encaja en alguno de los topics de la convocatoria; ya que, para ser evaluada, nuestra propuesta deberá responder a la descripción y al impacto especificados en el topic. Si no encontramos un topic podemos buscar otro programa de financiación, esperar a la siguiente convocatoria o, en el caso de programas como el 7º Programa Marco, proponer nuestro tema para que sea tenido en cuenta en futuras convocatorias. Esta característica de las convocatorias europeas convierte en labor clave del gestor la detección de oportunidades a través del análisis de del Programa de Trabajo (Work Programme). Este documento os llegará desde la Oficina de Proyectos Internacionales antes de que abra la convocatoria para que lo analicéis y detectéis la oportunidades de participación de los investigadores de vuestra provincia. EJEMPLO DE TOPIC PROGRAMA DE TRABAJO DE SALUD 2011 (CONVOCATORIA JULIO 2010) HEALTH Development of novel treatment strategies based on Knowledge of cellular dysfunction. FP7-HEALTH-2011-two-stage. The aim is to use Knowledge of cell dysfunction to develop innovate therapeutic strategies for Type 1 or Type 2 diabetes that halt destruction and facilitate recovery functionally impaired metabolic tissues, particularly beta cells and brown adipocytes. Research should be multidisciplinary and might be based on use of information on genetics and genomics of diabetes development. Interaction between organs and between tissues should be considered where appropriate. Clinical work can be included. Note: Limits on the EU financial contribution apply. These are implemented strictly as formal eligibility criteria. Funding scheme: Collaborative Project (small or medium-scale focused research project). Requested EU contribution per project: Maximum EUR One or more proposals can be selected. Expected impact: It is expected that the successful project will translate state-of-the-art knowledge the role of cellular dysfunction in the pathogenesis of diabetes into novel treatment strategies. A strong participation of SMEs in the projects should help ensuring innovation in this area/topic. The degree of active participation of research-intensive SMEs will be considered during the evaluation. 04

5 PREPARACIÓN DE PROPUESTAS Cuando un investigador desee presentarse como coordinador a una convocatoria del Programa de Cooperación del 7º Programa Marco daremos los siguientes pasos: TASK 1. CONFIRMAR QUE LA IDEA DE PROYECTO ENCAJA CON ALGUN TOPIC DE LA CONVOCA TORIA Y QUE NO HAY PROYECTOS SIMILARES YA FINANCIADOS 1.1 ENCAJE EN EL TOPIC Para ello le pediremos al investigador que nos describa su idea de proyecto y que nos indique el topic al que responde el proyecto. En caso de que el investigador no haya detectado un topic concreto, el gestor analizará en qué programa europeo encaja la idea propuesta. Una vez detectado este programa o programas, el gestor revisará si hay convocatorias abiertas y, de ser así, si la idea de proyecto está contemplada en los topics de la convocatoria. 1.2 PROYECTOS FINANCIADOS Para comprobar si la idea de proyecto ha recibido ya financiación CE podemos consultar en las bases de datos de proyectos financiados: Esta característica de las convocatorias europeas convierte en labor clave del gestor la detección de oportunidades a través del análisis de del Programa de Trabajo (Work Programme). Este documento os llegará desde la Oficina de Proyectos Internacionales antes de que abra la convocatoria para que lo analicéis y detectéis la oportunidades de participación de los investigadores de vuestra provincia. PROGRAMA FP7 DG SANCO CIP AAL BÚSQUEDA DE PROYECTOS FINANCIADOS General: Salud:

6 TASK 2. INFORMAR AL INVESTIGADOR Una vez confirmado los puntos 1.1 y 1.2 nos pondremos a trabajar con el investigador para preparar la propuesta. El primer paso que hemos de dar a la hora de empezar a trabajar con un investigador en la preparación de una propuesta es proporcionarle información acerca de las características de la convocatoria. Para ello es recomendable que marquemos una reunión de trabajo en la que trataremos los siguientes temas: Características de la convocatoria Pasos a dar en la preparación de la propuesta Roles y responsabilidades del gestor y del Investigador Calendario de trabajo Para preparar esta reunión el gestor tendrá a su disposición tanto una plantilla como toda la información y documentos de la convocatoria en la carpeta compartida del servicio (subcarpeta Programas y Convocatorias) TASK 3. DAR DE ALTA LA PROPUESTA Ya sea en la primera reunión de trabajo o posteriormente, el gestor facilitará al investigador una ficha de alta de la propuesta para que éste la cumplimente (subcarpeta Recursos > Propuestas > Plantillas). Una vez reciba la ficha cumplimentada, el gestor creará una carpeta para la propuesta y enviará la ficha de alta a para su registro. TASK 4. REPARTO DE TAREAS Uno de los aspectos que hemos de tener claro a la hora de ponernos a trabajar en una propuesta es quién hará qué, es decir, quién se responsabilizará de la redacción de cada parte de la propuesta, quién presentará antes la CE el documentos final, etc. Para ello contamos con una tabla de tareas o Task Distribution Table (subcarpeta Recursos > Propuestas > Plantillas ) que nos servirá para identificar los responsables de cada parte o sección de la propuesta y los plazos de entrega. A continuación se facilita una distribución típica de tareas a la hora de redactar una propuesta: 06

7 TASK DISTRIBUTION TABLE TASK PERSON IN CHARGE DEADLINE Overall responsibility for submission of the proposal Gestor FPS + Gestor FGI PART A Form A1: Summary Gestor Form A2: Partner details Each partner + Gestor Form A3: Budget Each partner + Gestor PART B 1. SCIENTIFIC AND/OR TECHNICAL QUALITY RELEVANT TO CALL 1.1 Concepts and objectives Coordinator+ partners 1.2 Progress beyond the state of the art Coordinator+ partners 1.3 S/T methodology and associated work-plan (Maximum 20 pages) 1.3 (i) Overall strategy of the work-plan Coordinator 1.3 (ii) Gantt Chart Coordinator 1.3 (iii) Breakdown of the work 1.3a Work-package List Coordinator 1.3b Deliverables List Coordinator 1.3c Description of each work-package WP Leaders 1.3d Summary effort table Coordinator+WP leaders 1.3e List of Milestones Coordinator+ WP leaders 1.3 (iv) Pert Chart Coordinator 1.3 (v) Risk and Contingency Plans Coordinator 2. IMPLEMENTATION 2.1 Management Structure and procedures (5 pages) Gestor 2.2 Individual Participants (1 page per participant) Each partner 2.3 Consortium as a whole Coordinator 2.4 Resources to be committed (two pages) Cost Coordinator Other sources of income for the work Coordinator 3. IMPACT (10 PAGES) 3.1 Expected Impacts Coordinator+ partners 3.2 Dissemination of project results Gestor Exploitation of project results Gestor Management of intellectual property Gestor 4. ETHICAL ISSUES Coordinator+ partners 5. CONSIDERATION OF GENDER ASPECTS Gestor *Partner: cada socio que participa en el consorcio *Gestor: Gestor de proyecto *Coordinator= líder de la propuesta *WP leader: cada investigador que se va a hacer cargo de un paquete de trabajo 07

8 TASK 5. DAR DE ALTA AL PROYECTO EN EL SERVICIO ELECTRÓNICO DE ENVÍO DE PROPUESTAS (EPSS) El gestor será responsable de dar de alta la propuesta en el EPSS (www.epss-fp7.org), para ello necesitamos definir qué entidad participará como coordinadora y conocer su PIC (Participant Identity Code). DEFINIR LA ENTIDAD PARTICIPANTE Cuando una propuesta de proyecto se desarrolla en un centro asistencial pueden surgirnos dudas sobre cuál será la entidad que ha de figurar en la propuesta como beneficiaria de la ayuda el SAS (hospital o centro de salud) o la Fundación de referencia. Decidir si es el SAS o la Fundación dependerá de la vinculación laboral del investigador principal (IP) y de la mayoría del equipo participante: IP contratada por el SAS = Entidad participante SAS IP contratado por la Fundación = Entidad Fundación PIC ENTIDADES SSPA (a 1 de enero de 2011) ENTIDAD NOMBRE CORTO PIC Servicio Andaluz de Salud SAS Fundación Pública Andaluza Progreso y Salud FPS Fundación para la investigación Biosanitaria para Andalucía oriental - Alejandro Otero FIBAO Fundación Pública Andaluza para la Gestión de la Investigación en Salud de Sevilla FISEVI Fundación para la Gestión de la Investigación Biomédica de Cádiz FCADIZ Fundación Instituto Mediterráneo para el Avance de la Biotecnología y la Investigación Sanitaria IMABIS Empresa Pública de Emergencias Sanitarias EPES ALTA EN EPSS: Al dar de alta la propuesta uno de los campos que hemos de rellenar es el de la persona de contacto o Contact point. Como Contact point hemos de incluir los datos del investigador que va a liderar la propuesta, si bien para asegurar la recepción de correos y agilizar el proceso de alta en el EPSS el y teléfono que demos serán los del gestor de proyecto TASK 6. EPSS - CUMPLIMENTAR LA PARTE A La parte A consta de 3 tipos de formularios: Formulario A1 (General Information): datos básicos de la propuesta. El campo más importante de este formulario es el abstract, ya que será lo primero que lea el evaluador. El abstract se redacta una vez hemos tenemos la propuesta definitiva, cuando sabemos realmente qué haremos y cómo. Lo cumplimenta cada gestor con los datos facilitados por el coordinador (Descargar plantilla en word) Formularios A2 (Participants o partners): datos administrativos de cada entidad participante o socios. Lo cumplimenta cada gestor con los datos facilitados por lo socios, para ello previamente se enviará a cada socio una plantilla del formulario A2 en word (subcarpeta Recursos > Propuestas > Plantillas) 08

9 Formularios A3 (Budget): presupuesto de la propuesta. Se compone de: Formularios A3.1: Presupuesto del Coordinador y de todos los Socios de la propuesta. Lo rellena el gestor con los datos facilitados por el coordinador y los socios, para ello se habrá distribuido una plantilla en Excel (subcarpeta Recursos > Propuestas > Plantillas ). Formulario A3.2: resumen del presupuesto de la propuesta. Se genera automáticamente con la información introducida en los formularios A3.1. ELABORAR EL PRESUPUESTO. ALGUNAS CLAVES: Costes de Personal (Personnel Costs): Al calcular el presupuesto no hemos de olvidar incluir tanto los costes de personal propio (ya contratado por la entidad), por ejemplo un médico, como el que irá con cargo al proyecto. La unidad de medida de esfuerzo en propuestas europeas es la persona/mes (person/month): 1 persona/mes es el equivalente a una persona trabajando a tiempo completo durante 1 mes. Ejemplos: - 2 personas trabajando al 50% durante 1 mes equivalen a 1 persona/mes; - 1 persona trabajando a tiempo completo durante 1 año equivale 12 personas/mes igual que 4 personas trabajando el 25% de su tiempo durante un año equivalen a 12 personas/mes Para hacer un primer cálculo de los costes de personal podemos utilizar un coste medio por persona/mes de Para ajustar más los costes según perfil podemos usar las siguientes cantidades de referencia: - IP/Médicos: euros/person-month - Postdoc/Personal especializado: euros/person-month - Licenciado/Personal de Management: euros/person-month - Personal enfermería/técnico: euros/person-month Para calcular el número de person-months del coordinador dedicados a Management podemos usar como referencia que dedicaremos un gestor al 50% de su tiempo durante toda la vida del proyecto. Costes de Viajes y Dietas (Travel Costs): Considerar mínimo 2 viajes al año por socio: para reuniones del consorcio, con un importe de euros/viaje Costes de Subcontratación (subcontracting Costs): Gastos fijos a tener en cuenta: - Auditoria: Por cada euros de co-financiación CE hay que presupuestar gastos de auditoria = 750 euros por auditoría - Website: Todos proyecto ha de contar con su web = euros/web Si el coste de subcontratción con una misma entidad supera el 15-20% del presupuesto del proyecto sería conveniente valorar la posibilidad de incluir a dicha entidad como partner (socio) del proyecto Otros Costes Directos (Other direct costs): En esta categoría de costes inlcuiremos fungible, equipo y todos aquello que no entre en las categoría anteriores. En el caso de Equipo, hay que tener en cuenta que la financiación CE no cubre el coste total del equipo sino sólo su amortización durante la vida del proyecto Costes Indirectos (Overheads): Tanto SAS como las fundaciones gestoras del SSPA se acogen al Special transitional Rate que equivale a unos costes indirectos del = 60% del total de los costes directos a excepción de los de subcontratación Importante confirmar y verificar el % de overheads de los partners 09

10 2. Distribución del presupuesto por tipo de actividad. Como referencia podemos usar la siguiente distribución por tipo de actividad: Presupuesto para I+D: ±85% del presupuesto total del proyecto Presupuesto para Gestión: ±7% del presupuesto total del proyecto Presupuesto para Otras actividades (diseminación, formación, explotación de resultados): ±5% del presupuesto total del proyecto. 3. Máximos de contribución de la CE. Los proyectos europeos son co-financiados por la CE y por las entidades participantes: En el caso de entidades públicas y fundaciones, la CE aporta los siguientes % de co-financiación: RTD=75%, Demostration=50%, Management and Other Activities=100% Dado que los proyectos son co-financiados debemos verificar que el presupuesto es viable y que cada partner puede cubrir su parte de co-financiación, ya sea a través de personal propio, otra financiación, etc. TASK 7. REVISAR Y COMPLETAR LA PARTE B La plantilla en word de la Parte B nos la descargaremos del EPSS (pestaña Part B) o de la "Guide for applicants" y se la facilitaremos al investigador para que pueda ir trabajando en los apartados científicos. Por su parte, el gestor realizará una labor de revisión de los apartados científicos y redactará las secciones transversales de la propuesta como: Sección y Workpackage de Management Sección y Workpackage de Dissemination and Exploitation of results Sección Consortium Sección Impact Sección Ethics issues Sección Gender Aspects Como soporte en la redacción de estos apartados se pueden utilizar los ejemplos adjuntos al final de esta guía. TASK 8. COMPROBAR QUE EL CONSORCIO RESPONDE A LOS REQUISITOS DEL TOPIC Y A LAS NECESIDADES DEL PLAN DE TRABAJO Una de las características de los proyectos europeos es que han de realizarse en colaboración con entidades de otros países (los socios o partners), a través de lo que se denominan consorcios. La configuración del consorcio es un aspecto clave, ya que su solidez y competitividad serán evaluadas del mismo modo que la calidad científica del proyecto. El coordinador ha de encontrar un grupo de socios con conocimientos y capacidades complementarias y que respondan con garantías a los retos que plantea el proyecto. La definición del consorcio se realiza una vez tengamos definidos los objetivos de la propuesta y teniendo en cuenta los requisitos de la convocatoria como, por ejemplo, la incorporación de PYME o de usuarios finales, etc. En caso de necesitar incorporar nuevos socios en la web de la OPI-SSPA encontraremos diversas fuentes y recursos para la búsqueda. 10

11 TASK 9. REVISIÓN GENERAL DE LA PROPUESTA PARTE B (CHECKLIST) GENERAL El número máximo de páginas, el tamaño de la letra y los márgenes cumplen con los requisitos indicados en la Guide for applicants (Arial o Times New Roman min. tamaño 11,. Márgenes max. 1.5 cm) El acrónimo del proyecto se repite durante la redacción del proyecto La propuesta cumple los requisitos mínimos de la convocatoria (número de socios, países, % del presupuesto para PYMES o países no UE, no superar la co-financiación máxima de la EC indicada en el topic) La tabla del presupuesto del Part B coincide con el formulario A3 SECTION 1. SCIENTIFIC AND/OR TECHNICAL QUALITY B.1 Concept and objetives Los objetivos del proyecto coinciden con los objetivos del programa de trabajo. El proyecto resuelve un problema de la UE y queda claro cual. Se hace referencia a temas de actualidad Los objetivos planteados se pueden medir, son realistas pero ambiciosos, y están claramente expuestos. En el texto de la propuesta se incluye el objetivo del topic tal y como aparece en el Programa de Trabajo B.2 Progress beyond the state of the art El state of the art esta correctamente desarrollado, ya que se ha indicado qué necesidad no está resuelta y como lo resolverá el proyecto. Se incluye bibliografía relevante (solo autores y año) Se ha realizado una revisión de los proyectos europeos financiados que pueden estar relacionados con el proyecto. Así mismo, se ha justificado bien qué aporta esta propuesta y que puntos fuertes tiene frente a otros proyectos financiados por el Programa Marco. Se han indicado las patentes existentes relacionadas con el proyecto Queda clara la excelencia e innovación del proyecto. B.3 S/T methodology and associated work plan Se ha dividido el plan de trabajo en paquetes de trabajo (workpackage-wp) y tareas (tasks). Se han utilizado gráficos (Gantt y Pert) para representar el plan de trabajo, En el caso de Gantt se ha tenido en cuenta que las tareas y paquetes de trabajo tengan continuidad en el tiempo (pequeños solapamientos) Los entregables (deliverables) están orientados a objetivos, no a actividades. Se han incluido los riesgos que entraña el desarrollo del proyecto y se ha definido un Plan de contingencia. Se han incluido los paquetes de trabajo transversals: Gestion (Management), Diseminación y transferencia de resultados (Dissemination/ Technology transference/ Exploitation of results /knowledge protection) 11

12 SECTION 2. IMPLEMENTATION B2.1 Management structure and procedures Se ha descrito la estructura organizativa del consorcio y los mecanismos de tomas de decisiones. B2.2 Individual participants Se ha incluido una descripción de cada socio con los siguientes datos: - Descripción entidad y del grupo - Experiencia y conocimientos, explicado claramente la idoneidad de cada uno de los socios para llevar a cabo el proyecto y su experiencia anterior en proyectos similares. - Rol en el proyecto - Publicaciones y proyectos más importantes del grupo relacionados con la propuesta - Logo entidad - Web entidad Se han incluido como socios o colaboradores a foros de pacientes, asociaciones interesadas en el proyecto, ONGs B2.3 Consortium as a whole El consorcio cumple con los siguientes criterios: No hay duplicidades Multidisciplinaridad y complementariedad: cuenta con todos los perfiles necesarios para hacer frente al proyecto Es equilibrado en términos geográficos y cubre una área importante de Europa B2.4 Resources to be committed Se explica de forma organizada (por categoría de coste y socios) y detallada por qué se necesita el presupuesto solicitado. Se ha indicado qué recursos aporta cada socio (infraestructura, equipos, personal, otra financiación,..) Se indican los costes más relevantes del proyecto y por qué son necesarios Se incluyen gráficos sobre distribución de costes por categoría por socio Se explica la participación de PYMES y explotación de resultados, para ello se ha consultado con la OTT SECTION B3. IMPACT B3.1 Expected impacts listed in the work programme Se abordan los puntos propuestos en el Expected Impact del topic Se han citado las frases clave del topic tal y como aparecen en el Programa de Trabajo Está alineado con las estrategias y prioridades UE y para reforzar este mensaje se han incluido referencias a dichas estrategias Se explica cómo y por qué afectará el desarrollo del proyecto a la sociedad, qué beneficios extraerá, quién se encargará de poner en mercado o validar la tecnología, B3.2 Dissemination and/or exploitation of project results, and management of intellectual property Difusión y explotación de resultados. Se indica cómo se gestionará la Propiedad Intelectual e Industrial para lo que se ha consultado con la OTT) Se ha consultado la EPO 12

13 SECTION B4. ETHICS ISSUES Se ha valorado e indicado el beneficio/riesgo del proyecto Se detallan los paises que llevarán a cabo la investigacion, comites de ética reguladores y legislación específica Se ha explicado como se llevará la protección de datos. Se indica claramente si el proyecto contempla ensayos clinicos, uso de animales, uso de celulas madre, el por qué y cómo se gestionarán estos asuntos Se adjuntan los modelos de Consentimiento informado y hoja informativa SECTION 5. GENDER ASPECTS Se han incluido actividades para promover la igualdad de género en el proyecto y en el campo de investigación. Se han detallado aspectos de género dentro del proyecto, tanto en la muestra, como de los resultados posibles provenientes de la investigación Se han detallado aspectos de género en el proyecto: indicar expresamente si el coordinador, WP líderes y gestor del proyecto son mujeres. AYUDAS A LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS Ministerio de Ciencia e Innovación: Convocatoria de Acciones Complementarias. Modalidad D: Preparación de propuestas para la participación de equipos de investigación españoles en el Programa Marco de I+D+i de la UE. Web: Junta de Andalucía. Consejería de Economía, Innovación y Ciencia: Incentivos a Proyectos Internacionales. Web:www.juntadeandalucia.es/economiainnovacionyciencia 13

14 2 EJEMPLOS PARA AYUDAR AL GESTOR A COMPLETAR LA PARTE B DE LA PROPUESTA

15 EJEMPLOS PARA AYUDAR AL GESTOR A COMPLETAR LA PARTE B DE LA PROPUESTA A continuación se muestra el índice típico de la Parte B de una propuesta de del 7º Programa Marco, destacándose los apartados para los que se facilitan ejemplos Sección B1: Calidad científica-técnica (Scientific and/or technical quality) B1.1 Concepto y objetivos (Concept and objectives) B1.2 Estado del arte (Progress beyond the state-of-the-art) B1.3 Metodología y plan de trabajo (S/T methodology and associated work plan) Sección B2. Implementación (Implementation) B2.1 Estructura de gestión y procedimiento (Management structure and procedures) B2.2 Participantes (Individual participants) B2.3 Consorcio (Consortium as a whole) B2.4 Uso de recursos (Resources to be committed) Sección B3. Impacto (Impact) B3.1 Impacto esperado (Expected impacts listed in the work programme) B3.2 Diseminación, explotacion de resultados y propiedad intelectual (Dissemination and /or explotation of Project results, and management of intellectual property) Sección B4. Aspectos Éticos (Ethics Issues) Sección B5. Aspectos de Género (Consideration of gender aspects) SECCIÓN Y WORKPACKAGE MANAGEMENT EJEMPLOS PARA FASE 1 DE PROPUESTAS TWO-STAGE A continuación se presentan tres ejemplos para el Work Package de Management (WP Management) que se incluye dentro de la sección 1.3 S/T Methodology and Associated Work Plan. Ejemplo 1. WP.- Management. The fundamental objective of the project management task is to ensure that the project is managed in an efficient and effective manner. This project has proposed an appropriate budget for management to assure a good structure and procedures and to allow the opportunity to rectify/address specific issues which may arise during the project duration. The coordinator will be supported by the Network of Research Management Foundations of the Andalusian Public Health System through its Communication, Legal, IP and Transfer Technology and International Research Projects Services. All partners will be involved, but partner 1 will have the main management responsibility. Ejemplo 2 WP.- Management The main objective of the project management task in this WP is to ensure that the project is managed in an efficient manner.this WP will be carried out mainly by the partner 1, who will coordinate all the activities among the clinical centres (partners 3,4 and 5) and the research laboratory (partner 2). The coordinator will be supported by the Network of Research Management Foundations of the Andalusian Public Health System through its Communication, Legal, IP and Transfer Technology and International Research Projects Services. All the partners will collaborate to reach the successful of project goal. 15

16 Ejemplo 3 WP.- Management The ambitious objectives and large scale of this project requires an appropriately robust management structure. The management activities of the project will be carried out in this WP, under which will be carried out the consortium management, project task management and reporting requirements. This WP will therefore: a) Co-ordinate and manage the consortium and its members, over and above the technical management of the research work packages. b) Create a management framework to gather together all project components, maintain overall consortium communication and act as the communication channel for all dialogue with the Commission. c) Establish a dedicated, multi-skilled team reporting to the lead Project Manager of the project (Steering Group). d) Establish an ultimate decision-making body comprising a representative from each participant (General Assembly). e) Ensure representation at all project Steering Group and General Assembly meetings. f) Establish an effective project management structure incorporating the management teams detailed in Section 2.1. g) Establish and implement project activity plans and reporting structures. h) Set up and manage financial accounting records and reporting mechanisms. i) Establish an Advisory Board comprising key stakeholders, including the Commission, health care professionals, industry, nutrition groups and consumer representatives. j) Assess and mitigate any potential or identified risks to the project. k) Organise and implement project communication channels. l) C onduct a mid-term assessment and a final review EJEMPLOS MANAGEMENT PARA PROPUESTAS SINGLE-STAGE Ó FASE 2 DE PROPUESTAS TWO-STAGE Texto modelo sobre la entidad coordinadora: The coordinator, XXX, is a (incluir tipo de entidad). The coordinator has taken part in several European Projects within Framework Porgramme X. The coordinator will be supported by the Network of Research Management Foundations of the Andalusian Public Health System through its Communication, Legal, IP and Transfer Technology and International Research Projects Services. Besides, the coordinator will hire a management administrator for years (partial time) to deal with the administrative, financial, communication and logistics of the project, as well as to assist the coordinator in the day to day management of the project. Section 2. Implementation A continuación se muestran tres ejemplos para completar la sección 2.1. Management structure and Procedures Ejemplo 1 The Project Coordinator is. He has coordinated many national and international research projects and has been involved as the coordinator of several European projects, such as. It is the responsibility of the Project Coordinator to: Manage the consortium and its planning. Check and assure the reporting in time. Monitor the expenses and allocation of the budget. Chair and organize the Steering Committee meetings and prepare the agenda and minutes. Report the yearly progress of the Consortium to the EC. 16

17 An Operational Management Group (OMG) will assist the Coordinator. The Operational Management Group will be set up to assist the Coordinator and the whole project for a large number of actions. These include: Implementing high-level management tools. Monitoring and controlling the research activities Overall financial and administrative control (including audit certificates). Coordinating reporting. Managing overall legal and ethical issues. Coordinating knowledge management activities (protection, transfer, dissemination, exploitation, etc., of knowledge). Organizing information exchange and communication structures, with appropriate tools. Promotional activities (science and citizen). Work program preparation and follow up. Planning and follow-up of the trainings. The Steering Committee will meet once a year. It is composed of the coordinator, the management group and of all the WP leaders. The Steering committee determines the strategic direction within the frame of the Grant Agreement and the Consortium Agreement. It is responsible for all decisions that affect more than one partner, such as: Contractual matters. Financial matters. Approval of progress reporting. Updating and approval of the work plan for the next period, modifications of the partnership and the budget; in order to cope with an expansion of the consortium, a reallocation of the budget can be suggested to the EC. Major technical decisions. Elaboration of a definitive organization and management structure for the post EC financing period and transforming the integrating and research activities into a common program. Take actions for patenting and exploitation based on the opportunities and plans prepared by the OMG and based on the input from the different partners. An Advisory Board will be installed as key sounding board to direct the program by the expertise of industrial, clinical/scientific and other organizations. It will be composed by representatives from Industry, Science, National Health Policy agencies, major European and international organizations such. The Advisory Board will meet once a year before and at the occasion of the Steering committee meeting. The following personalities have been approached and most of them already indicated their willingness to participate in this board:. All participants will be called to an annual review meeting to discuss the progress of the project the activities planned for the next year and the work plan. THE WP LEADERS The project is organized in 21 different work packages. The work package (WP) leaders will be responsible for the coordination and execution of their work package. The WP leaders coordinate the execution of the technical tasks as stated in the work package description. Specific functions include: To discuss technical aspects of the tasks and work packages, To exchange information amongst participants To propose technical solutions, To propose actions to be taken. MEETINGS A tentative meeting agenda will be prepared in advance of all meetings and will be distributed to all attendees, well before the meeting. The meeting will take place at the location decided at the preceding meeting. The minutes of the meetings will include a list of actions and due dates for each of the partners. Decisions will preferably be taken by consensus and in any case by majority vote. In cases where the members of the meetings have different opinions, the WP Leader can propose compromising solutions. If no agreement can be reached, the Steering committee is responsible for making a decision. 17

18 USER GROUP The project will be in contact with all potential users of the technology and procedures defined by the consortium. Moreover, through the website of the network and the dissemination activities, all potential users will be informed of the progress of the network. In addition, users can be directly involved in particular activities such as: To give feedback on the intermediate results from the project. To be integrated in the WP on dissemination (exchange of researchers, seminars, workshops,exploitation of results, innovation actions). EVOLUTION OF THE PARTNERSHIP DURING THE PROJECT Additional participants will be attracted during the period of project. This will be done at the suggestion of the advisory board and the steering committee. In most cases an open call will be drafted and the most expert candidate selected. In that case, a reallocation of the budget can be decided by the Steering Committee and suggested to the EC. QUALITY CONTROL The Advisory Board and the Steering committee will regularly review the intermediate results; a management information tool will be installed to continuously assist the quality assurance. Indicators Qualitative indicators An Advisory Board will be installed as a key instrument to direct the program through the expertise of industrial, scientific, clinical and health policy experts. The members of the Advisory board are key players in the field, committed to perform this important task. The availability of a network of quality assured databases and information systems, organized around one central web-based portal. Reports of the different work packages. Quantitative indicators Numbers of scientists involved in trainings. Numbers and impact factors of publications, courses/seminars and meetings. Quantitative measures of gender equality promotion (for example the proportion of female researchers recruited and involved in decision making, and training and exchange programs). WP1 Co-ordination and Project Management Workpackage Leader: 1 Partners: All WP2 Sensor Development Workpackage Leader: 3 Partners: 1, 2, 4 WP3 Hardware Development Workpackage Leader: 2 Partners: 3, 4, 5 WP4 Software Development Workpackage Leader: 1 Partners: 2, 3 WP5 Integration Workpackage Leader: 3 Partners: 1, 2, 4 WP6 Technology Implementation Plan Workpackage Leader: 5 Partners: All 18

19 Ejemplo Management structure and Procedures The fundamental objective is to ensure that the project is managed in an efficient and effective manner, and meets all the obligations in terms of budget, reporting, milestones and deliverables. The project will have a Project Co-ordinator with the overall responsibility for ensuring that the project meets the above objective, heading a small project management team. The Project Co-ordinator will report to a Steering Group for the project, comprising representatives of the core consortium members ( ). The Steering Group, as well as providing an oversight of the management of the project, will oversee issues relating to technology, intellectual property, ethical issues, security and relationships with key stakeholders, together with exploitation management. The Steering Group will be chaired by the lead organisation in the project and will meet every four months. Many of the partners in the consortium have previously collaborated in EU projects or other funded schemes. Moreover some of the partners have worked more intensively with each other in the past. The experienced consortium members will also support and mentor the less experienced participants, especially with complex administrative issues such as contracts and finance. The management structure takes account of these established relationships: the steering committee and the project coordinator will all cover all these contacts accordingly. The management structure takes account of these established relationships: the Steering Group and the Project Coordinator will all cover all these contacts accordingly. On the other hand, this project has proposed an appropriate budget for management to assure a good structure and procedures and to allow the opportunity to rectify/ address specific issues which may arise during the project duration. The management budget will be used to provide resource and expertise for 5 years, including a dedicated full time officer to support the co-ordinator in the day by day management and monitoring of each WP. In addition, 2 and 2.5 person months will be allocated to and respectively, to support management and provide a contingency to the project management and delivery. CONTINGENCY PLAN A risk faced by the project is the number of subjects to be recruited for a number of the studies. If recruitment rates are significantly lower than anticipated, different strategies will be taken into account in the case of attrition of cohorts, to recover the patients who are being followed-up: measures are taken to minimize this and a certain degree has been considered in the planning in particular to those which have a change of address or telephone number; in the case of new studies a change of area of recruitment or involving a further centre will be considered. Furthermore, a contingency plans will be developed to address any related problems which may arise QUALITY AND RELEVANT EXPERIENCE OF THE INDIVIDUAL PARTICIPANTS The project coordinator, has a large amount of experience in coordinating EU projects and also has participated as a partner in several EU FP4, FP5, FP6 projects. In addition, other participants in the steering committee bring additional and significant experience to support management of the project has experience in managing EU funded projects, including has been involved in a number of EU projects. They can therefore contribute their experience in managing and participating in collaborative international projects as well as expertise in managing project resources and finance. All the other partners have also been involved in several EU Projects and all of them have had in some moment important roles leading and with a notable participation within them. Moreover, many of the partners have experience in several fields. This collective expertise and complementary skills will address the potential risk assumption of despite the large number of partners involved. A General Assembly will be established as the ultimate decision making body of project. The General Assembly will have one representative from each participant organisation and decisions will be made via consensus or by majority vote. 19

20 An Advisory Board will also be established, made up of international experts who can provide a high level of critical analysis leading to added value and validation of the research approach. The exact role and membership of the Advisory Board will be finalised during the project kick off phase. The Advisory Board will also provide opinion to the General Assembly. The Advisory Board will comprise members from stakeholder organisations such as: WHO, Patient organisations, consumer groups, industry, EFSA and scientific experts. The involvements of these outside project advisors are critical to the success of the project and the public dissemination of the project research and outcomes. The Advisory Board will be paid from the Management budget to cover the travel and accomodation, moreover the work. Each work package will assign a dedicated WP Manager (or also call WP leader), who will have the knowledge and expertise required to ensure the objectives are met, ethical FP7 rules have been taken into account, and tasks carried out on time and within budget. In addition to managing the work within their own WPs, the managers will report to the Project Co-ordinator and take part in cross cutting activities and general activities which support the entire project e.g. mid term review. Decision making within this project on a daily basis will therefore be undertaken by the WP Managers. Should decisions be required in relation to the fundamental areas of research, risk management issues, implementation of contingency plans or budgetary issues, they will be referred initially to the Project Co-ordinator, via the forum of the Steering Group. Should the decisions fall outside the authority provided by the Consortium Agreement, then the decision will be passed to the General Assembly who will decide on the basis of majority vote. APPROPRIATENESS OF THE MANAGEMENT STRUCTURE AND PROCEDURES The management structure takes account of these established relationships: the Steering Group and the Project Co-ordinator will all cover all these contacts accordingly. The workpackage managers will also play an important role in managing the project progress and thus supporting the project coordinator. The experience of the workpackage leaders and effective communication between themselves and the co-ordinator, will facilitate efficient management and coordination of this large project. The management function of the project has been allocated sufficient resource to ensure effective management and delivery of the project objectives. To support the Coordinating participant, a Management Support Team has been developed, and further 2.5 person months and 2 persons/month have been allocated to both and , respectively. Day-to-day coordination will therefore be carried out by the Project Co-ordinator with the Steering Group as the forum for discussion and communication with individual Workpackage managers. PROJECT CO-ORDINATOR The initial actions of the Project Co-ordinator will be to: a) Establish the reporting structure and systems and set up financial recording and reporting systems. b) Control of the ethical approvals of the national authorities or local ethic committees prior to starting the studies, which must be in agreement to the national regulations and the FP7 ethical rules. c) Confirm the type, timing, content and frequency of project reports, including those to the EC. d) Generate project risk assessment procedures. e) Provide task and activity lists for all Work Package Managers. f) Establish project plan for monitoring and controlling the project. The General Assembly will confirm the project reporting structure in terms of communication, decision making, conflict resolution and reporting requirements. Throughout the project, the Project Co-ordinator will: a) Maintain and manage the financial accounting records and reporting mechanisms, balancing spend to budget estimates. Advice and support will also be provided to less experienced project participants on complex administrative issues. b) Continually assess and resolve any potential or identified risks, or problems within the project. c) Monitor the task and activity lists, deliverables and milestones for individual WP Managers to ensure the project is delivered as planned. d) Undertake constant monitoring and communication to ensure that any necessary changes to the project plan are managed correctly. 20

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