INVITACIÓN NUMERO PMC

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1 VERSION: 00 CODIGO Página 1 de 18 INVITACIÓN NUMERO PMC El siguiente documento conforma la invitación realizada en cumplimiento de lo establecido en el numeral 5 del articulo 2 de la Ley 1150, el articulo 274 de la Ley 1450, el articulo 94 de la Ley 1474, el articulo del Decreto 734 de abril de NOTA: hacen parte de la presente invitación los aspectos involucrados en los estudios previos, por lo cual los proponentes interesados deberán conocer de antemano dicho documento los cuales se encuentran publicados en la pagina del SECOP 1. Control social. De acuerdo con lo establecido en la Ley 850 y la Ley 80, se convoca a todas las veedurías ciudadanas, para que en derecho ejerzan el control social sobre el presente proceso en todas sus etapas. 2. Objeto. Suministro de material deportivo de acuerdo a las especificaciones técnicas. 3. Plazo de ejecución. El plazo de ejecución del objeto del presente proceso es de Dos (02) día calendario, contados a partir de la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP. El proponente seleccionado deberá comunicarse con el Municipio dentro del siguiente día hábil de la publicación de la comunicación de aceptación de que trata el literal c del articulo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el articulo del decreto 734 de 2012, con el fin de suscribir el acta de inicio, de lo contrario se entenderá como no aceptada y se procederá a adjudicar al siguiente proponente o declarar desierto el proceso. 4. Forma de pago El Municipio cancelará los valores generados del presente proceso de la siguiente forma: un único pago al recibo a satisfacción y suscripción del acta de liquidación. De todas formas los pagos estarán sujetos al PAC elaborado por la Secretaria de Hacienda Municipal. 5. Causales de rechazo de las propuestas. El Municipio rechazará las propuestas por los siguientes motivos: El proponente se encuentra inhabilitado para suscribir contratos con el Estado Colombiano.

2 VERSION: 00 CODIGO Página 2 de 18 El proponente no presente la totalidad de los documentos exigidos en la presente invitación, o no cumpla con las condiciones técnicas exigidas en la presente invitación. El proponente presente más de una oferta. El Municipio determine actos de corrupción por parte del proponente. El proponente presente propuesta con precios artificialmente bajos. El proponente no cumple con las especificaciones técnicas exigidas en la presente invitación y los documentos previos 6. Causales de declaratoria desierta. El Municipio declarará desierto el proceso cuando ocurra alguno de los siguientes eventos: No se presente propuesta alguna. Ninguna propuesta de las presentadas cumpla con los requisitos exigidos en la presente invitación. Cuando no se subsanen o se presenten los documentos solicitados en la invitación Cuando se determine actos que impidan la selección objetiva en el presente proceso de acuerdo con las reglas determinadas en la Ley 80 y las demás normas que reglamentan el presente proceso 7. Cronograma del proceso. El Municipio desarrollará el proceso de acuerdo a las etapas establecidas en el siguiente cronograma: 7.1. Publicación de Estudios previos De acuerdo con lo establecido en el articulo del decreto 734 de 2012, el Municipio, publica los estudios previos a partir de las 04:30 p.m. del Martes, 31 de Julio de 2012 hasta las 04:30 p.m. del Miércoles, 01 de agosto de Publicación de invitación De acuerdo con lo establecido en el literal a del articulo 94 de la Ley 1474 de 2011 y articulo del decreto 734 de 2012, el Municipio, publica la invitación a partir de las 04:30 p.m. del Martes, 31 de Julio de 2012 hasta las 04:30 p.m. del Miércoles, 01 de agosto de Formulación de observaciones De acuerdo con lo preceptuado en el artículo del decreto 734 de 2012, los interesados podrán realizar observaciones a la invitación, las cuales se podrán presentar para el presente proceso hasta las 09:00 a.m., del día miércoles, 01 de agosto de En caso de que las observaciones presentadas cuenten con la suficiencia legal, técnica o económica y sean convenientes para el Municipio, se tendrán en cuenta para modificar la invitación. La apreciación de la entidad sobre las observaciones formuladas se publicará antes de iniciar el plazo para la presentación de propuestas.

3 VERSION: 00 CODIGO Página 3 de Expedición de Adendas De acuerdo con lo preceptuado en el artículo del decreto 734 de 2012, la entidad podrá modificar la invitación mediante adendas, las cuales se expedirán hasta las 12:00 M, del día Miércoles, 01 de agosto de 2012, en cuyo caso las demás etapas serán susceptibles de modificación de acuerdo con el numeral 12 de la presente invitación Presentación de ofertas De acuerdo con lo preceptuado en el literal b del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, el municipio recibirá las propuestas de los interesados en participar en el presente proceso, a partir de las 04:30 p.m., del día Miércoles, 01 de agosto de 2012, hasta las 04:30 p.m. del día Jueves, 02 de agosto de En caso de existir adendas modificatorias este plazo será susceptible de modificación. Los proponentes al momento de la entrega de las propuestas de acuerdo con las exigencias contenidas en la presente invitación registrarán sus datos en la planilla dispuesta por la entidad para tal fin. La Propuesta deberá ser presentada por el oferente o su representante legal. Si no se presenta directamente por el interesado, se deberá autorizar mediante oficio su entrega y la autorización en la toma de decisiones en el momento de levantamiento del acta de cierre Acta de cierre De acuerdo con el artículo el funcionario encargado de la recepción de las ofertas, procederá a suscribir la respectiva acta de cierre, con los proponentes presentes la cual se publicará junto con el informe de evaluación Evaluación de Ofertas Las ofertas serán evaluadas de acuerdo al orden de entrega que aparece en la planilla de radicación de las mismas, por el funcionario designado por el Alcalde Municipal. El funcionario deberá ejecutar dicha evaluación y redactar el informe a partir de las 04:30 p.m. hasta las 05:00 p.m., del día Jueves, 02 de agosto de Publicación y formulación de observaciones del informe de evaluación De acuerdo con lo establecido en el tercer párrafo del articulo del decreto 734 de 2012, le entidad publicará y recibirá las observaciones al informe determinado por el funcionario encargado a partir de las 05:00 p.m., del día Jueves, 02 de agosto de 2012, hasta las 05:00 p.m., del día Viernes, 03 de agosto de No se aceptarán observaciones ni se les dará respuesta a las formuladas por fuera de este plazo Subsanabilidad de requisitos De acuerdo con lo preceptuado en el parágrafo único del articulo del decreto 734 de 2012, así como el numeral 10 de la presente invitación, los requisitos que el informe determine como subsanables se recibirán a partir de las 05:00 p.m., del día Jueves, 02 de agosto de 2012, hasta las 05:00 p.m., del día Viernes, 03 de agosto de No se

4 VERSION: 00 CODIGO Página 4 de 18 aceptarán documentos por fuera de este plazo, los cuales deberán ser radicados en las instalaciones de la Alcaldía municipal directamente por el proponente mediante oficio. En caso de no ser subsanados y existieren mas oferentes, el funcionario encargado procederá a revisar los requisitos habilitantes del ubicado en el segundo lugar en el informe Comunicación de aceptación y respuesta a las observaciones De conformidad con el literal d del articulo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el del decreto 734 de 2012, el Municipio publicará la comunicación de aceptación o declaratoria desierta, junto con las respuestas a las observaciones realizadas la informe y la propuesta del contratista seleccionado a partir de las 05:00 p.m., del día Viernes, 03 de agosto de Condiciones técnicas exigidas Para el cumplimiento del objeto contractual el proponente interesado en participar en el presente proceso deberá ofertar las siguientes especificaciones técnicas: ÍTEM DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIA CANTIDAD 1 Uniformes blanco, marcados Voleibol Talla L 2 Uniformes masculinos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, para la práctica de Voleibol Talla M 3 Uniformes masculinos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, para la práctica de Voleibol Talla S 4 Uniformes masculinos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, para la práctica de Voleibol Talla 16 Unidad 4 Unidad 7 Unidad 7 Unidad 2

5 VERSION: 00 CODIGO Página 5 de 18 5 Uniformes masculinos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, para la práctica de Voleibol Playa Talla M 6 Uniformes masculinos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, para la práctica de Voleibol Playa Talla S 7 Uniformes femeninos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, material algodón, para la práctica de Voleibol Playa Talla M 8 Uniformes femeninos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, material algodón, para la práctica de Voleibol Playa Talla S 9 Uniformes femeninos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, para la práctica de Voleibol Talla S Unidad 1 Unidad 1 Unidad 1 Unidad 1 Unidad 6 10 Uniformes femeninos compuestos de camiseta, pantaloneta y medias, para la práctica de Voleibol Talla 16 Unidad 4

6 VERSION: 00 CODIGO Página 6 de Uniformes camiseta tipo polo, blanco, marcados Tenis de mesa Talla L 12 Uniformes camiseta tipo polo, blanco, marcados Tenis de mesa Talla M 13 Uniformes camiseta tipo polo, blanco, marcados Tenis de mesa Talla S 14 Uniformes camiseta tipo polo, blanco, marcados Tenis de mesa Talla 16 Unidad 3 Unidad 3 Unidad 6 Unidad 3 9. Presupuesto oficial. El presupuesto oficial para el presente proceso es la suma de un millón seiscientos sesenta y ocho mil pesos moneda corriente ($ ,00), para lo cual cuenta con los siguientes certificados de disponibilidad presupuestal: NUMERO CÓDIGO DENOMINACIÓN VALOR Adquisición de ,00 implementos para la práctica del deporte y la recreación TOTAL DISPONIBILIDADES , Subsanabilidad. De acuerdo con lo preceptuado en el parágrafo único del articulo del decreto 734 de 2012, la entidad dará aplicación a lo establecido en el articulo del mismo decreto, por

7 VERSION: 00 CODIGO Página 7 de 18 lo cual se podrán subsanar documentos dentro del plazo establecido en la presente invitación. 11. Inaplicabilidad de reglas de otras modalidades de selección. De acuerdo con lo preceptuado en el articulo del decreto 734 de 2012, así como el parágrafo 2 del articulo 94 de la Ley 1474, en el presente proceso de selección no se aplicaran reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como no adicionara etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la presente invitación. 12. Expedición de adendas. De acuerdo con lo preceptuado en el artículo del decreto 734 de 2012, la entidad podrá modificar la invitación mediante adendas, las cuales solo se expedirán en los siguientes casos: o Si se formulan observaciones a los documentos previos y la invitación y las mismas poseen fundamentos legales para la entidad. o Si surgen motivos que impidan la selección objetiva en el proceso. o Si se detectan inconsistencias legales o de forma en los documentos formulados por la entidad. o Si se formula petición por las entidades de control fiscal o disciplinario Las adendas solo se expedirán para modificar los siguientes aspectos: o Extender el plazo de entrega de las propuestas y cierre del proceso. o Modificar especificaciones técnicas basados en el sustento legal o de forma analizados por la entidad. o Caso de fuerza mayor. Las adendas solo se expedirán dentro del plazo establecido en la presente invitación. 13. Oferta con valor artificialmente bajo. De acuerdo con lo preceptuado en el parágrafo único del articulo del decreto 734 de 2012, la entidad dará aplicación a lo establecido en el articulo del mismo decreto, por lo cual si el municipio con la información que posee determina precios artificialmente bajos, requerirá al proponente para su explicación, de la cual dependerá su rechazo o continuidad en el proceso. 14. Acta de cierre y recibo de las ofertas. De acuerdo con el artículo y la obligación de publicar acta de cierre y de recibo de ofertas, el Municipio relacionara mediante acta de cierre y recibo de ofertas teniendo como base la planilla de radicación de ofertas. Dicha acta se publicara en el SECOP 15. Validez de la oferta.

8 VERSION: 00 CODIGO Página 8 de 18 La oferta deberá tener una validez mínima de tres meses a partir de la fecha de su presentación. 16. Lugar donde se presentan las ofertas. Los interesados en presentar propuestas dentro del presente proceso deberán entregarlas a más tardar en la fecha y hora estipulada en el cronograma, en la oficina del Secretario de Gobierno municipal ubicada en segundo piso del edificio municipal. NO SE ACEPTARAN PROPUESTAS ENVIADAS POR CORREO CERTIFICADO NI CORREO ELECTRÓNICO. 17. Requisitos habilitantes. Los requisitos exigidos en el presente numeral, deberán entregarse debidamente foliados, en sobre Manila tamaño carta debidamente identificado, de la siguiente forma: Contenido: REQUISITOS HABILITANTES. Proceso numero: PMC Objeto de la invitación: Suministro de material deportivo de acuerdo a las especificaciones técnicas Proponente: Nit: Representante legal: C.C. Número de folios ( ) folios Capacidad Jurídica. Los interesados en participar en el presente proceso deberán adjuntar los documentos, debidamente foliados y de manera ordenada tal y como se enuncian a continuación: Oficio dirigido al Municipio (Anexo 1), donde se establezca la validez de la propuesta por el tiempo exigido en la presente invitación, la declaratoria bajo la gravedad de juramento de no encontrarse incurso en inhabilidad, incompatibilidad o prohibición para contratar con el estado y la certificación de encontrarse al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral a los que esta obligado en los últimos seis meses. Este oficio debe ser refrendado por el proponente o su representante legal. Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona natural o del representante legal si es persona jurídica. Certificado ORIGINAL de cámara de comercio con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días a la fecha de entrega de las ofertas. El documento debe

9 VERSION: 00 CODIGO Página 9 de 18 estar autorizado por la Cámara de comercio correspondiente a comercializar y distribuir los bienes y/o productos objeto del presente proceso de selección. Antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría general de la Nación donde se referencia el boletín vigente a la fecha de entrega de las propuestas. Si es persona jurídica deberá anexar además el del representante legal. Certificado de responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría General de la República donde se referencia el boletín vigente a la fecha de entrega de las propuestas. Si es persona jurídica deberá anexar además el del representante legal. Registro único tributario expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Hoja de vida en formato DAFP, de acuerdo a la calidad del proponente. 18. Procedimiento de selección Funcionario designado. El funcionario encargado de realizar la revisión de los requisitos habilitantes y la selección del contratista será el Secretario de Gobierno Municipal, quien tendrá la autoridad para asesorarse de los demás funcionarios de planta y de los asesores externos que poseen contrato con el Municipio Selección del contratista. El funcionario encargado de revisar los requisitos habilitantes, determinará las propuestas habilitadas, los documentos a subsanar y calificará las propuestas económicas determinando una lista de elegibles, ubicando en primer lugar la propuesta con el precio más bajo ofertado, hasta llegar al precio más cercano al presupuesto oficial. En el momento de revisar las propuestas económicas el funcionario deberá verificar todos, los ítems de la propuesta y las operaciones aritméticas que determinan el precio. El precio determinado por el funcionario evaluador será el definitivo en el proceso de selección. En caso de no coincidir las especificaciones técnicas en la propuesta económica, con las requeridas en la invitación, la propuesta será rechazada y no seguirá concursando. De acuerdo con el parágrafo único del articulo del decreto 734 de 2012, el la verificación de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en la presente invitación. En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. Estos documentos serán publicados en el SECOP.

10 VERSION: 00 CODIGO Página 10 de Propuesta económica. Los requisitos exigidos en el presente numeral, deberán entregarse foliados en sobre Manila tamaño carta debidamente identificado, de la siguiente forma: Contenido: PROPUESTA ECONÓMICA. Proceso numero: PMC Objeto de la invitación: Suministro de material deportivo de acuerdo a las especificaciones técnicas Proponente: Nit: Representante legal: C.C. Número de folios ( ) folios El contenido del sobre estará integrado por la propuesta económica ofertada por el proponente la cual deberá ser diligenciada de acuerdo con el Anexo Propuesta única. El Municipio podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública (Cuarto párrafo, del articulo del decreto 734 de 2012) Informe de selección. El funcionario encargado de la revisión y selección del contratista elaborará un informe el cual deberá contener la designación del contratista, los documentos ha subsanar y las recomendaciones ha tener en cuenta en la elaboración de la comunicación de aceptación de la oferta o de la declaratoria desierta del proceso. Este informe se publicara en la página del SECOP En caso de no ser aceptada la recomendación realizada en la evaluación, por parte del Alcalde Municipal, este justificará dicha acción mediante resolución motivada Observaciones al informe. Publicada la verificación de los requisitos habilitantes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, El Municipio otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes, los veedores sociales, las autoridades de control fiscal y disciplinario y en fin cualquier ciudadano pueda formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el SECOP simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta o de declaratoria desierta. Las observaciones pueden ser formuladas a través del correo electrónico o en medio

11 VERSION: 00 CODIGO Página 11 de 18 físico dirigido mediante oficio a la Secretario de Gobierno Municipal, ubicada en Calle 4 No del Municipio de Sutamarchán. Lo anterior de acuerdo con lo preceptuado en el tercer párrafo del articulo del decreto 734 de Desempate. En caso de empate a menor precio, el municipio adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas, de acuerdo con lo preceptuado en el parágrafo 1 del articulo del decreto 734 de Comunicación de aceptación o declaratoria desierta. Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, El municipio manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el SECOP el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta, de acuerdo con lo preceptuado en el articulo del decreto 734 de Con la firma de la invitación por parte del Alcalde Municipal, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno, de acuerdo con lo preceptuado en el parágrafo 2 del articulo del decreto 734 del En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente, de acuerdo con lo preceptuado en el segundo párrafo del articulo del decreto 734 de Firma Miguel Arturo Rodríguez Robayo. Alcalde Municipal

12 VERSION: 00 CODIGO Página 12 de 18 Anexo 1. Oficio dirigido al Municipio Ciudad, y fecha. Señores: MUNICIPIO DE SUTAMARCHAN (BOYACÁ) Respetados señores: Como requisito indispensable para poder participar en el proceso de selección de mínima cuantía numero PMC , cuyo objeto es Suministro de material deportivo de acuerdo a las especificaciones técnicas, declaro bajo la gravedad de juramento que no me encuentro incurso en incompatibilidad ni prohibición para participar en el presente proceso, de igual forma que no estoy inhabilitado para suscribir contratos con entidades del Estado. Así mismo declaro: 1. Que conozco y acepto las condiciones establecidas en los documentos previos, la invitación, las adendas y demás documentos del proceso. 2. Que mi propuesta tiene una validez de tres (03) meses a partir de la suscripción del acta de cierre de que trata el numeral 14 de la invitación del proceso. 3. Que me encuentro a paz y salvo en los aportes de seguridad social integral, así como de los aportes parafiscales a Cajas de Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). 4. Que de ser seleccionado en el presente proceso suscribiré dentro de las siguientes 24 horas a la publicación de la comunicación de aceptación de que trata el numeral 20 de la invitación, la respectiva acta de inicio. 5. Que de ser seleccionado mantendré al Municipio de Sutamarchan libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.

13 Cordialmente, ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE SUTAMARCHAN VERSION: 00 CODIGO Página 13 de 18 Proponente: Nit: Representante legal: C.C. Firma

14 VERSION: 00 CODIGO Página 14 de 18 Anexo 2. Propuesta económica ÍTEM DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIA CANTIDAD 1 Uniformes Unidad 4 Voleibol Talla L 2 Uniformes masculinos camiseta, pantaloneta y medias, Voleibol Talla M 3 Uniformes masculinos camiseta, pantaloneta y medias, Voleibol Talla S Unidad 7 Unidad 7 VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

15 VERSION: 00 CODIGO Página 15 de 18 4 Uniformes masculinos camiseta, pantaloneta y medias, Voleibol Talla 16 Unidad 2 5 Uniformes Unidad 1 masculinos camiseta, pantaloneta y medias, Voleibol Playa Talla M 6 Uniformes masculinos Unidad 1 camiseta, pantaloneta y medias, Voleibol Playa Talla S

16 VERSION: 00 CODIGO Página 16 de 18 7 Uniformes Unidad 1 femeninos camiseta, pantaloneta y medias, material algodón, Voleibol Playa Talla M 8 Uniformes Unidad 1 femeninos camiseta, pantaloneta y medias, material algodón, Voleibol Playa Talla S 9 Uniformes femeninos Unidad 6 camiseta, pantaloneta y medias, Voleibol Talla S

17 VERSION: 00 CODIGO Página 17 de Uniformes Unidad 4 femeninos camiseta, pantaloneta y medias, Voleibol Talla Uniformes Unidad 3 camiseta tipo polo, Tenis de mesa Talla L 12 Uniformes Unidad 3 camiseta tipo polo, Tenis de mesa Talla M

18 VERSION: 00 CODIGO Página 18 de Uniformes Unidad 6 camiseta tipo polo, Tenis de mesa Talla S 14 Uniformes Unidad 3 camiseta tipo polo, Tenis de mesa Talla 16 SUBTOTAL ANTES DE IVA IVA TOTAL VALOR EN LETRAS: EL PRESENTE VALOR INCLUYE IVA Y EN CASO DE SER SELECCIONADO ME COMPROMETO A DISCRIMINAR DICHO IMPUESTO EN LA FACTURA DE VENTA (ESTA CONDICIÓN ES OBLIGATORIA PARA AQUELLOS PROPONENTES QUE SEAN RESPONSABLES DEL IMPUESTO ANTE LA DIAN) Proponente: Nit: Representante legal: C.C. Firma

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