2008 Sybelio On line S.L. Derechos reservados. Todas las especificaciones pueden sufrir cambios sin previo aviso.

Transcripción

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2 Guía rápida Configuración del hotel... 3 Anadir o configurar habitaciones... 4 Precios, cupos, cierres de venta, restricciones y suplementos (calendario de control global)... 5 Calendarios de control... 7 Ofertas (Panel de control global de ofertas)... 9 Comprobar el estado de las reservas... 12

3 Configuración del hotel Una vez dado del alta en Sybelio probablemente ya tendrá configurado la mayoría de los datos necesarios para empezar a trabajar. Parte de la información que ha suministrado para dar de alta su hotel o cadena hotelera ya se encuentra en la ficha del hotel y será mostrada a sus clientes a través del formulario de reserva o en los correos que se generan de forma automática para confirmar la reserva, cancelar o agradecer su estancia. Podrá consultar y/o modificar esa información desde el menú Hotel -> Datos generales. Encontrará 3 pestañas con acceso a información del hotel. Entre los datos mostrados destacamos: Tipo de tarifa (habitación día / Pax día): le permitirá indicar si los precios que cargará serán por pax o habitación. El programa realizará el cálculo de precios a partir de la formula seleccionada. Iva incluido: Si está marcado se entenderá que está indicado los precios con iva, en caso contrario el programa calculará el iva y lo sumará al precio para mostrarlo a los clientes. Dirección, población, provincia, código postal, teléfono y fax del hotel: está información será utilizada por el programa para mostrarla en los formularios de reserva. reservas y 2º reservas: indique las direcciones de correo electrónico en las que desea recibir las diferentes comunicaciones de la aplicación (reservas, cancelaciones, avisos de no disponibilidad, alertas de cupo, solicitudes de reservas con formulario, etc.)

4 Añadir o configurar habitaciones En el menú Hotel -> Habitaciones encontrará una relación de los diferentes tipos de habitaciones configuradas para su hotel y podrán añadir, modificar o eliminar tipos. Indique el tipo de habitación (le permitirá establecer la ocupación mínima), foto de la habitación (opcional, se mostrará un icono junto al nombre de la habitación en el formulario de reserva), idioma en el que introducirá la descripción y nombre de la habitación tal y como lo verán sus clientes (al menos deberá introducir estos datos en inglés), número de personas adultas, niños y bebes que aceptará como máximo para esta habitación, nº de habitaciones (para uso interno), número de habitaciones disponibles (es el cupo por defecto para esta habitación) y ocupación máxima de esta habitación (número máximo de pax que aceptará para esta habitación, independientemente de que sean adultos, niños o bebes). En la misma pantalla se mostrará un listado con las habitaciones creadas en este momento. Podrá editar o eliminar las habitaciones pinchando los botones correspondientes (lápiz editar, cubo de basura eliminar)

5 Precios, cupos, cierres de venta, restricciones y suplementos (calendario de control global) Las tareas más frecuentes de mantenimiento de los datos para su hotel las realizará desde un único panel de control denominado Calendario de control global. Cada vez que entra en el sistema accederá de forma directa a este calendario. También podrá llegar hasta el calendario desde el menú Hotel -> Calendario de control global o el botón calendario de la barra de herramientas. Primero deberá seleccionar la tarifa para la que desea realizar los cambios (tarifa por tipo cliente), A continuación utilice los calendarios para indicar la fecha de entrada y salida (seleccione el mes y año con las flechas y el día pinchándolo en el calendario) o escriba directamente las fechas en las cajas desde y hasta. Por debajo de los botones correspondientes a los calendarios de consulta (ver precios y cupos, ver restricciones, ver suplementos habitación, etc.) podrá ver un listado de todos los diferentes tipos de habitaciones creadas en su hotel. En la misma fila en la que aparece el nombre de la habitación dispone de todos los datos de que puede cambiar o añadir para cada una de ellas. Precio: precio habitación/pax por día Cupos: cupo habitación por día Estancia mínima: el formulario de reservas mostrará un mensaje indicando al cliente esta restricción e impedirá que puedan realizarse reservas por un número inferior al indicado Días release: se mostrará esta condición para realizar la reserva y se controlará que no puedan realizarse con menos de los días indicados de antelación Suplemento habitación: puede indicarse un importe por adulto extra, primer y segundo niño. Si ha seleccionado cargar precios por pax puede expresar los suplementos en porcentaje. Al indicar precios para los suplementos se entiende que acepta adulto, primer o segundo niño sobre la capacidad configurada para esta habitación

6 Pensiones: precios por pax para los diferentes tipos de pensiones disponibles, si desea incluir una pensión en el precio de la habitación marque la pensión e indique 0 en el precio. El programa mostrará a los clientes las opciones de pensión disponibles y calculará los precios al seleccionarlas Descuentos pensiones: podrá establecer porcentajes de descuento sobre los precios indicados en las pensiones para los adultos o niños extras de las habitaciones Cierre Ventas: Sybelio dispone de hasta 5 tipos diferentes de cierre de ventas que encontrará marcados en diferentes colores: rojo = cierre total, no podrán realizarse reservas para las fechas y habitaciones indicadas que incluyan algún día con este tipo de cierre, violeta = cierre para entrada, no podrán realizarse en check in es los días y habitaciones marcados con este cierre, malva = cierre para salida, no podrán realizarse check out en los días y habitaciones marcados con este cierre, naranja = cierre para entrada y salida, no podrán realizarse check in ni check out para los días y habitaciones indicados. Dispone de un cierre para todos los tipos de habitaciones disponibles situado por en la primera línea, por encima de los controles de cierre por habitación Nota: únicamente se modificarán los datos que incluya en el calendario, es decir, si deja en blanco algún valor como el precio de una habitación, el cupo o cualquier otro dato, el programa mantendrá los valores indicados en los cambios realizados con anterioridad.

7 Calendarios de control En el misma pantalla del calendario de control (ver calendario de control global) encontrará varios calendarios de control que le permitirán realizar una consulta y/o modificación de los datos más frecuentes en su gestión del hotel. Precios y cupos: le permite consultar los precios, cupos y cierres de ventas para todos los tipos de habitación disponibles en el rango de fechas seleccionado en el calendario. Puede modificar, de forma directa, el precio y cupo de cualquier habitación y día. Para cambiar el estad de cierre haga clic en el icono del candado que se encuentra situado en cada casilla de tipo habitación día, observará como el color irá cambiando hasta mostrar todos los cierres de ventas disponibles en el sistema. Ver restricciones: se muestran únicamente los datos correspondientes a los días release y estancia mínima por habitación y día. Puede modificar cualquiera de estos datos directamente sobre el calendario. Suplementos habitación: precios de los diferentes suplementos disponibles (adulto extra, 1er y 1do niño) por habitación y día.

8 Pensiones: podrá consultar y cambiar el precio establecido para cada uno de los tipos de pensión (desayuno, media pensión, pensión completa y todo incluido) por habitación y día. Para incluir cualquier pensión en el precio de la habitación únicamente deberá marcarla y poner 0 en el precio. Descuento pensiones: con este calendario podrá comprobar los descuentos establecidos en las diferentes pensiones para el adulto extra, primer y segundo niño. Deberá indicar el valor en porcentaje. Lógicamente tendrá que haber incluido el precio de las pensiones para poder realizar el cálculo. Nota: tenga en cuenta que todos los valores que incluya en los diferentes calendarios hacen referencia a una tarifa. Podrá, por tanto, disponer de tantos juegos de precios, cupos, restricciones, pensiones, etc. como desee creando tarifas diferentes para sus clientes o agencias.

9 Ofertas (Panel de control global de ofertas) Sybelio le ofrece un gran abanico de ofertas totalmente configurables que podrá encontrar en un único panal de control demoninado panel de control global de ofertas para que le resulte mas sencillo su creación y mantenimiento. Podrá acceder desde el menú Ofertas especiales -> Panel de Control Global de Ofertas o desde la barra de herramientas. Aunque disponde de cuatro tipos de ofertas principales (temporada, 3X2, fin de semana y paquete cerrado) cada una de ellas acepta multitud de variantes lo que le dará un gran número de combinaciones posibles. Encontrará una primera zona en la que puede indicar el tipo de oferta y algunos de los datos generales. A continuacion el programa le permitirá realizar especificaciones para cada tipo de habitacion disponible con el que asocie la oferta. válida la oferta). Como datos comunes para todas las ofertas deberá incluir el Nombre de la oferta (en cualquiera de los idiomas disponibles), La oferta Incluye (descripción de la oferta), fotografía asociada con la oferta (los clientes encontrarán un icono junto a la oferta que disponga de foto) Aplicar a Empresas / Agencias (permite especificar las agrupaciones de clientes para las que desea crear la oferta) y fechas desde / hasta (rango de fecha en el que será Oferta temporada (Early Booking): permite crear precios especiales para un rango de fechas y crear incentivos para las reservas realizadas con antelación. Puede excluir días de la semana para los que la oferta no sea valida.

10 Como características especiales de la oferta podrá seleccionar las habitaciones para las que desea establecerla marcando en la casilla correspondiente. Indique dias release si desea condicionar el precio de la oferta a la reservas con un número de dias determinados. Establezca el cupo disponible por día para eseta habitacion (el cupo es independiente al que creo en el calendario de control global). A continuacion deberá crear fijar el precio por día de esta habitación. Si lo desea puede utilizar un segundo precio condicionado a una estancia mínima. Este precio podrá expresarlo como porcentaje de descuento o como cantidad fija. Al igual que en el calendario de control global podrá poner precios para las diferentes pensiones y sus correspondientes suplementos. Oferta 3X2 Esta oferta establece su precio basandose en un cálculo sobre sus tarifas. Podrá seleccionar entre las diferentes combinaciones posibles dentro del metodo de tarificación. Al igual que en la oferta anterior, puede indicar los tipos de habitación, dias release, cupo y precios para los diferentes tipos de pensiones.

11 Búsqueda y listado de ofertas Encontrará esta opcion en el menú Ofertas Especiales > Búsqueda y listado de ofertas. Podrá localizar las ofertas creadas por tipo y fecha de validez de la oferta. El programa mostrará un listado con las ofertas que cumplan los criterios establecidos. Dispone de botones para la edición o borrado de las ofertas.

12 Comprobar el estado de las reservas Sybelio enviará un bono de reserva a las direcciones de correo electrónico indicadas en la configuracion del hotel (ver Configuracion del Hotel), cada vez que se produzca una reserva en el sistema. Con independencia de esta comunicación podrá realizar consultas sobre las reservas realizadas y su estado en el menú Reserva -> Estado de las reservas. El programa le mostrará un formulario para poder realizar búsquedas. Puede seleccionar el del cliente, las fechas de checkin y chelout de las reservas, el tipo de habitación y el estado de la reserva (no comenzadas, comenzadas y terminadas). Puede dejar algunos valores en blanco para aumentar el ámbito de búsqueda de las reservas. Como resultado de la búsqueda, Sybelio le mostrará un listado con abundante informacion sobre cada una de las reservas. Podrá realizar algunas operaciones sobre el listado como: ordenar la lista por diferentes campos (los que se encuentren en negrita) mostar más información del cliente (haciendo clic sobre el nombre del cliente en la lista) anular la reserva (clic sobre el texto cancelar en la misma linea de la reserva, obviamente no podrán cancelarse reservas iniciadas o terminadas) Obtener un duplicado del bono de reserva (clic sobre el icono de la lupa) Nota: por razones de seguridad Sybelio no guarda los datos de la tarjeta de crédito de los clientes por lo que no podrá obtener esta información del listado de reservas. Esta información sólo se envía la primera vez que reciba el bono de reserva del cliente. Aviso de reservas Podrá activar un aviso semanal y/o diario con un resumen de las reservas realizadas en ese periodo. Lo encontrará en el menú Reservas -> Avisos de reservas.

13 Solicitudes de reservas Sus clientes tendrán la oportunidad de rellenar un formulario de reservas cuando el sistema no dispone de precios o ha agotado el cupo de las habitaciones. El contenido de dicho formulario le será remitido por . En el menú Reservas -> Solicitudes de reservas podrá obtener un listado de las solicitudes recibida. Podrá realizar búsquedas por fechas o por el código de la solicitud.