PROCEDIMIENTO TEMPORAL DE RESERVACION Y VENTA GRAN PLAN EN AGENCIAS DE VIAJE IATA.

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1 Mayo PROCEDIMIENTO TEMPORAL DE RESERVACION Y VENTA GRAN PLAN EN AGENCIAS DE VIAJE IATA. En este documento se describen los procesos de reservación y venta de paquetes Gran Plan ahora con SABRE en el sistema denominado NGPS (New Gran Plan System); este procedimiento es TEMPORAL hasta la liberación del módulo de agencias en la aplicación de Gran Plan. A partir del día 23 de Mayo de 2011, NO ES POSIBLE LLEVAR A CABO NINGUNA PARTE DEL PROCESO DE RESERVACIÓN Y VENTA FUERA DE LA APLICACIÓN NGPS, el proceso de reservación consiste en contactar a Call Center para bloquear el paquete a partir de la transportación aérea agregando los servicios terrestres necesarios. Para venta de paquetes Gran Plan se deberá emitir en BSP LINK del documento denominado VMPD (Virtual Multiple Purpose Documents), un VMDP POR PASAJERO. FLUJO PARA RESERVAR Y BOLETEAR Agencia de Viajes llama a Call Center al teléfono o al Agente de AM selecciona y cotiza los componentes del paquete en sistema NGPS Agente de AM proporciona los costos a la agencia y podrá realizar la reservación asignando un tiempo límite, Agencia de Viajes debe proporcionar nombre y # de IATA Agencia de Viajes recibe vía y/o físicamente sus documentos de viaje de Gran Plan (e-ticket, itinerarios y factura) Agente de AM ingresa datos de VMPD y realiza la emisión de los boletos aéreos y terrestres Agencia de Viajes realiza el cobro de los importes indicados al cliente, emite VMPD vía BSP y llama a Call Center Como se indica, los agentes en call center estarán realizando la captura de los datos relacionados a los VMPD emitidos en BSP, uno por cada pasajero solicitado. Es importante proporcionar de manera completa la siguiente información: 1. IATA: Numero de la IATA con la que se expide VMPD 2. FECHA DE EMISION: Fecha en que se expide el VMPD 3. NUMERO DE DOCUMENTO: Numero de VMPD 4. ESTATUS: TK que es pago o TV que es void (Cancelado) 1

2 5. CANTIDAD DEL DOCUMENTO: Monto exacto del pago amparado en cada VMPD 6. MONEDA: Moneda en la que se expide el VMPD 7. TIPO DE DOCUMENTO: Si es un documento que ampara un paquete nacional o internacional 8. NOMBRE DEL AGENTE: Nombre del agente de viajes que está generando la notificación de emisión de VMPD por parte de la agencia de viajes. 9. PAGO DEL PASAJERO: Cada VMPD debe quedar asociado a su respectivo pasajero. EMISION DE VMPD EN BSP Agencia de viajes realiza el cobro de los importes indicados al cliente, emite VMPD vía BSP y llama a Call Center: Seleccionar código D Ingresar número de reserva de GranPlan o SABRE PNR Ingresar GranPlan Es muy importante ingresar el código D en la pantalla de BSP al emitir el VMPD, si se selecciona cualquier otro código no será reconocido como un pago a favor de Gran Plan. Adicional ingresar el texto GRAN PLAN el campo de tour code así como también el PNR de SABRE en el campo de remarks facilitara identificar la emisión del VMPD como pago a favor de Gran Plan. 2

3 ITINERARIOS DEL PASAJERO (PDF) Agencia de viajes recibe vía y/o físicamente sus documentos de viaje de Gran Plan (e-ticket, itinerarios y factura): El itinerario del pasajero es un documento de carácter informativo que deberá ser intercambiado por los servicios contratados al momento de hacer check in en los hoteles y/o con los proveedores de servicios como son trasladistas, tickets, tours, etc. Este documento será proporcionado una vez que se haya realizado el pago total de los servicios. COPIA ITINERARIO DEL CLIENTE Nombre del pasajero. 2. Clave de reservación Gran Plan. 3. Clave de reservación SABRE. 4. Vuelos, aquí se incluye el número de boleto electrónico, los segmentos aéreos incluyendo fecha de salida y llegada al país de destino y numero de los vuelos reservados. 5. Hoteles, se incluyen todos los hoteles reservados con sus fechas de check in y check out; la clave del hotel es la que los hoteles recabaran para realizar su eventual facturación de los servicios. 6. Servicios adicionales, se incluye la información de los servicios terrestres contratados como son traslados, tour, tickets y demás otros complementos del paquete reservado, aquí también se incluye la clave del servicio dirigida a los proveedores. 3

4 COPIA ITINERARIO PARA EL HOTEL (UN DOCUMENTO POR PASAJERO) Clave del hotel, esta ampara a todos los pasajeros que se hospedan en la misma habitación. Detalles de la reserva, fechas de check in/out, dirección del hotel, promociones contratadas, tipo de habitación, restricciones. 4

5 COPIA ITINERARIO PARA EL OPERADOR DE TRASLADOS TERRESTRES (UN DOCUMENTO POR PASAJERO) Servicio contratado. Clave del servicio, en este caso si se proporciona una clave distinta por cada pasajero contratado. Información del tipo de servicio y fechas solicitadas. COPIA ITINERARIO PARA EL OPERADOR DE SERVICIOS TERRESTRES (UN DOCUMENTO POR PASAJERO) 5

6 FACTURA GRAN PLAN. Por último se estará proporcionando el siguiente recibo por cada cliente vendido, se genera este documento por cada e-ticket emitido: 6

7 CAMBIOS Durante la primera fase de NGPS, no se pueden realizar cambios voluntarios antes del inicio del viaje, es necesario en todos los casos generar un nuevo paquete; únicamente en casos excepcionales donde se requiera cambiar un vuelo que no afecte los servicios terrestres contratados se podrá realizar el cambio solicitándolo a Call Center. No se permiten cambios ni reembolsos una vez iniciado el viaje, los servicios deberán ser utilizados tal y como fueron contratados. CANCELACIONES Y REEMBOLSOS Todos los paquetes Gran Plan podrán ser cancelados previos al viaje aplicando su penalidad correspondiente. Una vez iniciado el viaje, los paquetes GRAN PLAN NO SON REEMBOLSABLES. Las reservaciones de paquetes que se cancelen o cambien dentro de los 3 días hábiles anteriores a la salida del vuelo tendrán un cargo por cancelación de 20 por ciento sobre el precio total del paquete más IVA, sin importar cuando haya sido comprado el paquete o expedido el boleto (en algunos paquetes se especificara la política de cancelación que aplique al momento de hacer la reservación). Los pasajeros no show (que no se presenten en su vuelo de salida) que viajen el mismo día de entrada al hotel en otro vuelo de Aeroméxico NO tendrán cargos por cancelación. Si aplica cargo por servicio. Los pasajeros no show en el vuelo de origen, que no hayan utilizado el cupón de hotel, tendrán cargos por cancelación. Los pasajeros no show en el vuelo de regreso, que haya utilizado la porción del hotel. NO tendrán cargos por cancelación. Si aplica cargo por servicio al solicitar un cambio. Los cupones de avión no utilizados no son reembolsables. FLUJO PARA CANCELAR Y REEMBOLSAR Agencia de Viajes contacta a Call Center al teléfono o al Agente de AM indica el cargo por cancelación que aplica y realiza la cancelación de los servicios en NGPS Agente de AM canaliza solicitud de cancelación y reembolso al personal dedicado para que se autorice reembolso de VMPD en BSP LINK Agencia de Viajes recupera sus importes menos la penalidad aplicada vía BSP 7

8 CONDICIONES GENERALES Para ventas realizadas hasta del 21 de mayo, se podrá seguir haciendo uso del record localizador emitido por el globalizador; estos records serán migrados a SABRE asignando de manera adicional un nuevo record localizador que será proporcionado vía mensaje TeleType (se conservara tanto el record anterior como el nuevo). Todo paquete emitido hasta el 21 de mayo y que requiera algún CAMBIO deberá ser cancelado vía CALL CENTER para entonces generar un nuevo paquete en NGPS; no será posible realizar ningún cambio en paquetes realizados antes del 25 de mayo de 2011, procede cancelar y generar un nuevo paquete. Cualquier paquete que deba ser reembolsado, podrá realizarse vía el proceso de BSP aplicando la penalidad que exista y se deberá contactar a Call Center para su efecto. Cualquier paquete reservado deberá ser emitido el mismo día en que se reserva para garantizar el precio proporcionado, de no ser posible se realizara una recotización de los costos y se deberá pagar cualquier diferencia que exista. 8

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