GUÍA DEL REFERENTE DE EQUIPO

Transcripción

1 GUÍA DEL REFERENTE DE EQUIPO Oficina de Planificación Estratégica Dirección Nacional de Aduanas Versión: 7/2015

2 Bienvenidos!! Estimado Referente de Equipo del Sistema de Incentivos de la DNA, hemos elaborado esta guía con el fin de acercarnos aún más a vos y apoyarte en tu rol como Referente de Equipo. Comencemos preguntándonos, de qué se trata ser un Referente de Equipo del Sistema de Incentivos? Como Referente de Equipo formas parte de un grupo de difusión y promoción del Sistema de Incentivos por Mejor Desempeño. Enmarcados en el proceso de transformación de la DNA, los referentes de equipo son quienes hacen posible que el sistema de incentivos baje aún más a tierra. Es por eso que tu compromiso es imprescindible para contagiar a otros y avanzar hacia el logro de los objetivos de la Aduana en su conjunto. Dentro de las responsabilidades de los referentes, están: Apoyar a los integrantes de los equipos de trabajo en el cumplimiento de sus metas. Tu rol será fundamental para animar y mantener la motivación y el compromiso del equipo cuando se sientan estancados. Ser una guía. Esto supone guiar a las personas para que logren los objetivos de trabajo. En resumen, hacer que las cosas sucedan. Para lograr esta transformación, disponemos del impulso claro de la Dirección Nacional, el Decreto Reglamentario, el Manual Operativo, la aplicación informática que realiza los cálculos, entre muchas otras herramientas. Sin embargo, hace falta que este sistema forme parte del día a día de todos, es ahí donde tu figura como Referente de Equipo entra en juego. Debes recordar que no siempre podrás resolver los problemas por vos mismo. Por esta razón es fundamental que cuentes con el apoyo de tus superiores y colegas. Esto es un aprendizaje para toda la organización, por eso, contamos con vos!! Unidad de Planificación Estratégica 2

3 Herramientas de comunicación e información Como saben, pretendemos que este sistema sea lo más transparente posible, logrando que todos los involucrados conozcan el funcionamiento del sistema y tengan los medios para conocer lo que se espera de cada uno. Hoy existen varias herramientas, disponibles en Intranet para todos: Decreto reglamentario Manual operativo Folletos informativos Presentaciones Detalle de indicadores por equipo, con sus ponderaciones, metas y fórmulas asociadas Conformación de los equipos Lista de referentes de equipo Link para el ingreso de resultados de indicadores Preguntas frecuentes Mail de contacto Para acceder deben ingresar al link dispuesto en Intranet: Acceso al link Incentivos por Mejor Desempeño Unidad de Planificación Estratégica 3

4 De forma complementaria, para que todos los funcionarios estén en conocimiento de la evolución del Fondo por Mejor Desempeño, hemos dispuesto de un sitio en Intranet donde se actualizan semanalmente sus valores mensuales y acumulados. Para acceder deben ingresar al link dispuesto en Intranet: Acceso al link Incentivos por Mejor Desempeño Unidad de Planificación Estratégica 4

5 Los beneficios de ser Referente de Equipo Son varios los beneficios que te corresponden al ser designado como Referente de Equipo: Factor 2 Debes recordar que el Sistema de Incentivos contempla tres factores para evaluar el desempeño de los funcionarios. Los factores se multiplican entre sí, para llegar al puntaje final: Resultado Factor de Responsabilidad Resultado Factor de Desempeño Resultado Factor Participación Constatación Infracciones Resultado Individual Al ser designado como Referente, automáticamente se te asigna un valor 2 en el primer factor, Factor de Responsabilidad. Esto claramente, es un beneficio importante al momento de calcular el resultado individual 1, siendo una suerte de reconocimiento a la responsabilidad asignada. y las responsabilidades?? También son varias las responsabilidades, a la vez que muy importantes! Nexo con Planificación Estratégica Como administradores del Sistema de Incentivos, vamos a seguir estando en contacto continuo con vos, más aún sobre el final del período de evaluación (que finaliza en diciembre). Contamos con tu colaboración para estar actualizados sobre la conformación de los equipos. Para ello debes comunicarnos cualquier cambio o ajuste en los equipos, tomando como referencia los equipos publicados en Intranet. Para informarnos, basta que nos contactes vía correo electrónico a sistemadeincentivos@aduanas.gub.uy 1 Por mayor detalle sobre la escala utilizada para el Factor Responsabilidad, consultar el manual operativo, disponible en Intranet: Unidad de Planificación Estratégica 5

6 Ingreso de resultados de indicadores Es responsabilidad de los referentes de equipo el ingreso del resultado de los indicadores de equipo manuales. Para ello, cuando se habilite la instancia de ingreso, debes seguir los siguientes pasos: 1- Ingresar a Intranet, en el botón Incentivos por Mejor Desempeño 2- Hacer clic en el botón 5 Ingreso de resultados de indicadores 3- Ingresar Usuario y Contraseña (los mismos que se utilizan para ingresar a la red, al encender el PC) 4- Seleccionar período 2015 y hacer clic en Buscar 5- En la pantalla que sigue a continuación, ingresar los valores de los indicadores del INGRESO AL SISTEMA: Referente. Para ello, debe seleccionar la línea del indicador a ingresar (la línea se marca en amarillo) y a continuación ingresar el valor en el campo inferior a la izquierda. Para finalizar, hacer clic en Ingresar valor Los indicadores que son del INGRESO AL SISTEMA: Planificación Estratégica, NO deben ingresarse. Unidad de Planificación Estratégica 6

7 Ingreso de evaluación de desempeño individual Como referentes, debes también calificar a quienes integran tu equipo. Esto está estipulado en el propio Decreto. Para aquellos referentes que así lo entiendan, podrán (y se recomienda fuertemente que lo hagan) hacerlo en coordinación con sus superiores inmediatos. El superior tiene la responsabilidad de validar las calificaciones que ha realizado su referente. El referente no podrá notificar a los funcionarios si el superior no ha realizado la validación de los funcionarios. Los pasos a seguir para el ingreso en el sistema son: 1- Ingresar a Intranet, en el botón Incentivos por Mejor Desempeño 2- Hacer clic en el botón 5 Indicadores Evaluación de Desempeño (en este caso no es necesario Ingresar Usuario y Contraseña). 3- Seleccionar período Proceder a calificar a cada funcionario que aparece en el cuadro a continuación. Para ello, debes hacer clic en la palabra seleccionar del funcionario a calificar. 5- Posteriormente, seleccionar cada ítem del cuadro a la derecha (responsabilidad, trabajo en grupo, calidad de trabajo, iniciativa) y calificar utilizando las opciones (no cumple, cumple parcialmente, cumple de forma aceptable, cumple totalmente, supera ampliamente). En el cuadro inferior, en rojo, se marcan aquellos funcionarios que aún no han sido calificados en alguno o varios de los cuatro conceptos. 6- La calificación dada al funcionario tiene que ser validada por el inmediato superior. Una vez validada, el referente podrá notificar al funcionario con la calificación recibida. Los referentes cuentan con un tutorial para hacer la evaluación de desempeño. El link donde pueden revisar este tutorial es el siguiente: Unidad de Planificación Estratégica 7

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9 Validación de la evaluación de desempeño individual La validación de la calificación de la evaluación de desempeño individual es una instancia obligatoria que tienen que realizar todos los referentes de equipos padre con sus respectivos equipos hijos. Si no se realiza, los funcionarios no pueden ser notificados. La estructura de los Equipo Padre e Hijo es la siguiente: Equipo B REFERENTE B Funcionario B1 Funcionario B2 Equipo A Referente A Funcionario A1 Funcionario A2 Equipo C REFERENTE C Funcionario C1 Funcionario C2 Equipo D Referente D Funcionario D1 Funcionario D2 Equipo E Referente E Funcionario E1 Funcionario E2 Equipo F Referente F Funcionario F1 Funcionario F2 Equipo A Equipo Padre de Equipo B y Equipo C Equipo B Equipo padre de Equipo D y Equipo E Equipo C Equipo padre de Equipo F Con esta estructura el proceso de validación es de la siguiente manera: Referente A califica a: Funcionario A1 Funcionario A2 Referente B Referente C Referente A valida las calificaciones de: Funcionario B1, B2, C1, C2, D1, D2, E1, E2, F1 y F2. El sistema de evaluación de desempeño está en el punto 6 del siguiente link: Unidad de Planificación Estratégica 9

10 Se tomará como referencia el siguiente cuadro que establece los niveles de cada uno de los desempeños, por cada uno de los conceptos: FACTORES DEFINICIÓN No cumple Cumple parcialmente Cumple de forma aceptable Cumple totalmente Supera ampliamente CALIDAD DE TRABAJO Evalúa las características de la labor cumplida, así como la ausencia de errores en el trabajo y la habilidad en su ejecución La calidad de su labor nunca satisface y siempre comete errores Casi siempre comete errores y la calidad de su trabajo suele ser insatisfactoria Con mediana frecuencia comete errores y su trabajo es bastante satisfactorio Pocas veces comete errores y su trabajo es muy satisfactorio Nunca comete errores y su trabajo es siempre satisfactorio INICIATIVA Mide los impulsos personales del funcionario a los efectos de proponer alternativas o soluciones a problemas o simplemente a las diferentes situaciones que pueden plantearse en la realización de sus tareas Carece de iniciativa para proponer soluciones y alternativas a los problemas que debe enfrentar en el desarrollo de sus tareas Demuestra poca iniciativa para proponer soluciones y alternativas a los problemas que debe enfrentar en el desarrollo de sus tareas Resuelve problemas que pueden presentarse en la ejecución de las tareas habituales y propone alternativas Tiene una actitud positiva y proclive a solucionar problemas que se presentan en el desarrollo de sus tareas así como para proponer alternativas de situaciones que debe resolver Siempre tiene y promueve una excelente actitud para solucionar problemas que se presentan en el desarrollo de sus tareas así como para proponer alternativas de situaciones que debe resolver RESPONSABILIDAD y COMPROMISO Mide el compromiso personal con el que se asume y se llevan a cabo las obligaciones del cargo, que se traduce en una oportuna entrega de los trabajos. Nunca cumple con las obligaciones del cargo y no mide consecuencias de sus omisiones. Pocas veces cumple con las obligaciones del cargo y no mide consecuencias de sus omisiones Cumple con las obligaciones del cargo y es consciente de las repercusiones de sus acciones. Cumple con las obligaciones del cargo, asume la responsabilidad por sus acciones y toma acciones correctivas. Cumple con las obligaciones de su cargo, anticipa e informa el impacto de sus acciones. CAPACIDAD PARA REALIZAR TRABAJOS EN GRUPO Mide la facilidad de integración del funcionario en equipos de trabajo, así como la colaboración eficaz que éste presta cuando se requiere que trabaje con grupos de personas Presenta notorias dificultades de integración para trabajo en grupo, siendo casi nula su participación y colaboración Presenta algunas dificultades de integración al trabajo en grupo, siendo su colaboración poco significativa No presenta grandes dificultades de integración al trabajo grupal, siendo su colaboración normal en el desarrollo del mismo Presenta facilidades de integración al trabajo grupal, y su colaboración supera los aportes de la mayoría Presenta grandes facilidades de integración al trabajo grupal, siendo su colaboración esencial para el funcionamiento del grupo

11 Lo que debería suceder en cada último trimestre Al finalizar el período, emitiremos un listado con el ranking de todos los funcionarios de la DNA, ordenados en función a sus resultados. En los simulacros que hemos realizado, y que periódicamente realizaremos, estaremos probando que todos los mecanismos funcionen correctamente y despejar todas las dudas que pudieran surgir a lo largo del proceso. Recuerda que cuentas con todo nuestro apoyo para seguir adelante en la implementación de esta nueva forma de trabajar. Cordialmente, Unidad de Planificación Estratégica