DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN

Transcripción

1 DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y SISTEMA DE INSCRIPCIÓN DE NACIMIENTOS Manual de Usuario MARZO 2015 VERSION 1.3

2 Contenido 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS DEL SISTEMA REQUISITOS DEL SISTEMA GUÍA DE USO SOPORTE... 35

3 1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO 1. Introducción El presente documento describe la funcionalidad del Software que automatiza el proceso de Inscripciones de Nacimientos en las agencias de Registro Civil. Esta aplicación estará conectada con el Sistema de Registro de Datos Vitales para consultar los datos de los nacidos vivos registrados. 2. Objetivos del Sistema Contar con un sistema informático que permita la inscripción de nacimientos. Garantizar la asociación e identificación de la madre del recién nacido. Obtener datos de calidad como insumo para las estadísticas. Contar con un sistema que permita evitar y disminuir el sub registro de nacidos vivos. 3. Requisitos del Sistema Para acceder al sistema se requiere disponer de un equipo informático y red de acceso a Internet que cumpla con los siguientes requisitos: Equipo informático con las siguientes características físicas: Procesador mínimo de 2.8 Mhz. Memoria RAM de 1 gigabyte (GB). Espacio en disco de 300 GB. Antivirus 4. Guía de uso 4.1 Acceso al Sistema Para el acceso al sistema de inscripciones se debe quitar el proxy en el navegador que de preferencia debe ser Mozilla versión 15 o superior.

4 4.2 Ingreso al Sistema El sistema deberá ser usado en los módulos de inscripciones, por esta razón una vez que se ingrese al sistema, se solicitará ingresar las credenciales de dominio magna. Figura 1: Credenciales para el acceso al Sistema. La primera vez que se ingrese al sistema se solicitará ingresar el número del Office Location que corresponda a la agencia (Soporte Técnico deberá proporcionar ayuda para este registro) Registrar Office Location En esta pantalla la persona de Soporte Técnico deberá ingresar el número correspondiente de Office Location. Figura 2: Registrar Office Location. Luego de registrar el Office Location se visualizará la pantalla inicial del sistema, en la parte superior se puede visualizar los datos del usuario que ha ingresado, Figura 3.

5 Figura 3: Pantalla inicial, datos del usuario Generar nueva Solicitud En la pantalla de inicio, se debe selecciona el tipo de Inscripción, se debe dar clic en la flecha del campo Tipo de Inscripción y seleccionar Nacimiento. Figura 4: Selección del tipo de inscripción En la misma pantalla se debe hacer clic en el botón Generar para que se cree un nuevo número de solicitud.

6 Figura 5: Pantalla para generar una nueva solicitud Para poder continuar se deberá hacer clic en el botón Proceso para iniciar el registro. Figura 6: Iniciar el proceso de registro 4.3 Registro de los Datos de Inscripción de Nacimiento Luego de dar clic en proceso se visualiza la ventana para empezar el registro para inscripción de nacimientos que constará de 5 etapas: Identificación de los padres, Información de Nacimiento, Solicitante, Testigos y Observaciones.

7 Figura 7: Etapas para la inscripción de nacimientos Información de los Padres Datos de la madre El registro de inscripción de nacimiento inicia con los datos de la madre, en la pantalla que se visualiza, Figura6 para buscar a la madre existen tres opciones: por número de cédula, por apellidos y nombres o por pasaporte. Para buscar a la madre por número de cédula se debe ingresar los 10 dígitos de la cédula y hacer clic en el botón Buscar. Si el número de cédula es inválido o está incompleta, se visualizará el mensaje correspondiente. Figura 8: Búsqueda de datos de la madre Para buscar a una madre por apellidos y nombres, se debe seleccionar la búsqueda por Apellidos y Nombres y escribir los datos de la madre.

8 Figura 9: Búsqueda de la madre por Apellidos y Nombres Para la búsqueda por Pasaporte u otros documentos, se visualizará una pantalla para registrar los datos de la madre: Pasaporte, Apellidos, Nombres, Nacionalidad, Fecha de Nacimiento y Estado Civil. Figura 10: Registrar Datos de una Madre Extranjera En esta sección de madre extranjera se tiene la opción de registrar cuando la madre es desconocida, se debe dar clic en el cuadrado que esta junto a la pregunta Es Desconocido?. Al seleccionar esta opción automáticamente los campos de Pasaporte, Apellidos, Nombres, Nacionalidad y Fecha de nacimiento se bloquean para ingresar cualquier texto y se mostrará los datos por defecto que se ha asignado para este caso.

9 Figura 11: Registro de madre extranjera. Inscripción con datos del REVIT Si una madre tiene registros en el sistema REVIT, al momento de realizar la búsqueda de la madre se visualizará los registros de los nacidos vivos asociados a esa madre. Se puede observar en los resultados datos del recién nacido como son Nombres, fecha de nacimiento, número de identificación y sexo. Para seleccionar el registro se debe de pulsar en icono de color verde columna. de la primera Figura 12: Registros de nacidos vivos del REVIT. Luego de seleccionar un registro de nacido vivo, se visualiza la pantalla con los datos de la madre. En el caso de que la madre tenga la cédula electrónica se visualizará la foto de la madre. En esta pantalla se puede marcar dos opciones: si la madre se encuentra presente para la inscripción y si la madre es analfabeta.

10 Figura 13: Datos de la madre para la inscripción de nacimiento En el caso de buscar una madre que tenga menos de 9 años, se presentará el mensaje de error correspondiente. De igual manera si se selecciona como madre a un ciudadano con sexo masculino. Figura 14:Validación de la edad de la madre Si los datos de la madre que se visualizan no corresponden se puede buscar nuevamente a la madre haciendo clic en el ícono pantalla para búsqueda de la madre.. Se visualizara nuevamente la En esta sección de visualización de los datos consta la pregunta Desea registra el Padre? En el caso de marcar como NO, los botones que se visualizan son: Siguiente,

11 Cancelar y Regresar. Se debe dar clic en el botón Siguiente y el sistema pasará automáticamente a la pestaña de Información del Nacimiento, esta pestaña se detalla en la sección 4. Figura 15: Pantalla de selección para registrar el padre Si se selecciona SI en la opción de Desea registra el Padre? Se visualizará la sección para buscar al padre. Figura 16: Pantalla para registrar el padre.

12 Datos del padre Para buscar al padre que se va a registrar al igual que en la sección de los datos de las madres se cuenta con las opciones de búsqueda: cédula, por nombres y apellidos y por pasaporte. Para buscar al padre por número de cédula, se debe ingresar los 10 dígitos de la cédula y luego dar clic en el botón Buscar. Figura 17: Buscar los datos del padre. Al dar clic en Buscar se presenta el registro correspondiente a la cedula ingresada, se visualizan los datos principales como: Nombres, Fecha de Nacimiento, Estado Civil y Nacionalidad, para seleccionar el registro se debe dar clic en el icono de visto de color verde.

13 Figura 18: Pantalla para seleccionar el padre En el caso de buscar al padre por nombres y apellidos, si se ingresa dos apellidos y un nombre se visualizará las coincidencias y se deberá seleccionar un registro. Una vez seleccionado el registro del padre, se visualizará los datos del padre, si este tiene la cédula electrónica también se muestra la foto. Si los datos de los padres son correctos se debe dar clic en el botón Siguiente, si se desea regresar a la ventana anterior se debe dar clic en Regresar. Para anular el registro de nacimiento que se estaba realizando dar clic en Cancelar.

14 Figura 19: Pantalla con la información de los padres En esta sección también se puede seleccionar El padre presente para firmar y Padre Analfabeto. Si se seleccionó que la madre es analfabeta y si el padre es también analfabeto se mostrará en la sección de testigos que es obligatorio el registro de los dos testigos. En el caso de padres con condición de fallecido se visualizará un mensaje de aviso, de igual manera si se está buscando a un padre de sexo femenino, el sistema no le permite continuar el registro. De igual manera se presentará el mensaje de error correspondiente si la edad del padre es menor a 9 años.

15 Figura 20: Mensaje de padre fallecido Información del Nacimiento Datos del REVIT Si en los datos de la madre se seleccionó un registro de un nacido vivo que se registró en el REVIT, en esta sección se cargará los datos del recién nacido: Nombres, Apellidos, Cédula, Fecha de Nacimiento y Sexo.

16 Figura 21: Datos de nacimiento desde el Sistema REVIT Los campos de nombres, apellidos, sexo y nacionalidad pueden ser modificados. Los apellidos que se muestran son los del sistema REVIT, en el cual se registraba los apellidos de la madre, por esta razón debe verificarse si en el registro de inscripción consta el padre se debe registrar el primer apellido del mismo. Los campos de número de cédula y fecha de nacimiento no pueden ser cambiados. El campo de tipo de solicitud, conforme a lo calculado desde la fecha de nacimiento con la fecha de inscripción automáticamente se visualizara oportuna, caso contrario automáticamente se marcará como Tardía. Para continuar el proceso se debe dar clic en el botón Siguiente, la pantalla que se visualiza, muestra los datos del lugar de nacimiento: nombre de la institución, hospital, profesional, país, provincia, cantón y parroquia. En la parte superior están los datos de los padres, de forma manual hay que separar los apellidos y nombres tanto de la madre como del padre.

17 Figura 22: Datos del nacimiento con el sistema REVIT Recién nacido No registrado en REVIT Se debe copiar los apellidos y los nombres de los padres de forma separada en los casilleros indicados, antes de ingresar los datos del nacimiento.

18 Figura 23: Separar apellidos y nombres de los padres En la sección de Información del Nacimiento, si es el caso de un recién nacido que NO fue registrado en el Sistema REVIT, se debe ingresar todos los datos del nacimiento. En este caso todos los campos están vacíos.

19 Figura 24: Datos del recién nacido. Los datos del recién nacido que se deben ingresar si no es un registro del REVIT son: Nombres, Apellidos, Cédula, Sexo, Fecha de Nacimiento, Nacionalidad, Como identifica a su hijo o hija según su cultura y costumbres. En este caso NO se visualizará el número de cédula del recién nacido. Una vez que se haya ingresado todos los datos del recién nacido, se debe dar clic en el botón Siguiente. En la pantalla siguiente se debe registrar los datos del lugar de nacimiento. Se debe seleccionar el país, la provincia, el cantón y la parroquia donde ocurrió el nacimiento. Al seleccionar como país Ecuador se debe esperar un momento para que aparezca la lista de provincias, de igual manera para la selección de Cantón y Parroquia.

20 Figura 25: Datos del Lugar de Nacimiento. Una vez registrado el lugar de nacimiento se debe dar clic en el botón Siguiente, se pasara a la pestaña de Datos del solicitante Datos del Solicitante En esta sección se debe llenar los datos de la persona que está solicitando la Inscripción de Nacimiento. En el caso que se haya marcado que los padres están presentes para la firma, se asignará automáticamente al padre como solicitante.

21 Figura 26: Solicitante de la inscripción el padre presente para firmar Para cambiar los datos del solicitante, se debe hacer clic en el botón y se deberá seleccionar el tipo de solicitante e ingresar el número de cédula o los nombres completos. Se debe dar clic en el botón Buscar para visualizar los datos del solicitante.

22 Figura 27: Búsqueda del solicitante Una vez que se visualice los datos del solicitante se debe dar clic en el ícono de visto de color verde para seleccionar el registro del solicitante. Figura 28: Buscar los datos del solicitante

23 Una vez seleccionado el solicitante se visualiza los datos y se debe separar manualmente los apellidos y nombres del solicitante. Para seleccionar a otra persona como solicitante se debe hacer clic en el ícono. Figura 29: Pantalla con los datos del solicitante En el caso de no estar presente uno de los padres, en solicitante no se puede seleccionar. Por defecto será solicitante el padre que esté presente.

24 Figura 30: Solicitante padre no presente para firmar. Para poder continuar con el proceso de inscripción de nacimiento se debe dar clic en el botón Siguiente, se pasa a la pestaña de Testigos Pestaña Testigos El registro de testigos es obligatorio si el nacimiento ocurrió en casa, en ese caso se debe buscar los datos de los testigos. Se debe marcar la opción de En casa (Sin asistencia médica). Se puede buscar los datos de los testigos por número de cédula o por nombres completos y dar clic en el botón Buscar.

25 Figura 31: Pantalla de búsqueda de testigos Para seleccionar el testigo se debe dar clic en el ícono y se despliega la información, se debe separar los apellidos y los nombres de los testigos. Para que una persona pueda ser testigo de una inscripción de nacimiento, debe ser mayor de 18 años caso contrario el sistema no le dejará continuar con el proceso. Para seleccionar otro testigo se debe dar clic en el ícono.

26 Figura 32: Registro de testigos. En el caso de que la madre y el padre sean analfabetos y pueden o no estar presentes para la firma, será obligatorio que existan dos testigos. Figura 33: Dos testigos si los padres son Analfabetos

27 4.3.5 Pestaña Observaciones Es la última pestaña para el registro de inscripción de nacimiento, en esta pantalla se debe registrar el número de Comprobante y las observaciones si el caso lo amerita, para lo cual se debe escribir en los espacios correspondientes. No es obligatorio registrar las observaciones. Las observaciones que se visualizarán en la impresión de los documentos son de la Observación 1 a la 3. La observación 4 y Dirección y Teléfono se guardan como datos adicionales pero no se muestra en la impresión del certificado de nacimiento. Figura 34: Registro de Observaciones Una vez registradas las observaciones se puede hacer clic en el botón Impresión Previa, en la cual se puede visualizar en formato pdf el certificado de nacimiento.

28 Figura 35: Vista previa del Certificado de Nacimiento. Luego de visualizar el documento y constatar que todos los datos del registro de inscripción sean correctos, se bebe dar clic en el botón Guardar, se visualizará un mensaje de confirmación si el registro se guardó.

29 Figura 36: Mensaje de confirmación para guardar el registro. Al dar clic en el botón Aceptar se visualizará un mensaje para confirmar que el Registro ha sido Guardado, si no se visualiza este mensaje el registro no se guardó. Figura 37: Confirmación registro guardado Cuando el registro este guardado, se habilitarán los botones de: Imprimir, Impresión gratuita, Tarjeta Índice, Certificado y Finalizar. En el caso de los recién nacidos que no fueron registrados en el REVIT, en el momento de guardar se genera el número de cédula del niño o niña.

30 Figura 38: Opciones de la pantalla de Observaciones El botón Imprimir, permite visualizar e imprimir la Inscripción de Nacimiento, para que puedan firmar los padres, el solicitante y el delegado del Registro Civil.

31 Figura 39: Inscripción de Nacimiento El botón Impresión gratuita, permite visualizar e imprimir el Certificado Simple gratuito para el Bautizo.

32 Figura 40: Certificado gratuito para el Bautizo. El botón Tarjeta Índice, permite visualizar e imprimir la inscripción de nacimiento que será la tarjeta índice para ser almacenada en el Archivo Nacional del Registro Civil. Este documento debe ser firmado por los padres y el solicitante.

33 Figura 41: Tarjeta índice para el Archivo Nacional El botón Certificado, permite visualizar e imprimir el certificado de nacimiento que debe ser firmado por el Delegado del Registro Civil.

34 Figura 42: Certificado de Nacimiento. Al hacer clic en el botón Finalizar se visualizará nuevamente la pantalla de inicio para realizar otra inscripción de nacimiento.

35 5. Soporte En caso que el Sistema presente inconvenientes o problemas de disponibilidad, el cliente deberá notificar el incidente o problema al siguiente correo electrónico de soporte del proveedor: soportic@registrocivil.gob.ec