ORI PRESENTACIÓN OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES E INTERINSTITUCIONALES

Transcripción

1 PRESENTACIÓN La suscripción es uno los mecanismos tradicionales formalización las relaciones interinstitucionales. Los son la expresión la voluntad cooperación las instituciones y sus textos ben plantear con precisión los intereses quienes los han generado. En este sentido, ben ser consirados como una herramienta establecimiento y sarrollo una cooperación, y no como el fin último la misma. La Universidad Nacional Colombia ha suscrito un importante número nacionales e internacionales los que surgen interesantes posibilidas, que merecen ser conocidas y exploradas por los miembros la Comunidad universitaria. Sin embargo, así como se conocen sus alcances, también es importante dimensionar sus limitaciones, entendiendo que la firma un documento no implica la consolidación inmediata las relaciones académicas, científicas y culturales entre las instituciones. El proceso suscripción un convenio adquiere sentido en la medida en que su sarrollo responda a las necesidas la Institución y sea coherente con el plan acción trazado por la unidad académica solicitante. 1

2 Uno los objetivos esta publicación es entenr y dar a conocer los alcances y limitaciones los suscritos por la Universidad Nacional Colombia. De igual forma, aquí se encontrarán los procedimientos básicos que ben seguir las unidas académicas o administrativas cuando cin formalizar relaciones cooperación a través este instrumento. Dentro las funciones asignadas a la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- se encuentra el asesorar y orientar en cuanto a los objetivos y más elementos los en concordancia con las políticas académicas e investigativas la Universidad Nacional Colombia. Por tanto, este instructivo tiene un carácter informativo (no normativo) y solamente hace referencia a los aspectos que son competencia la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales -. No obstante, las finiciones y procedimientos incluidos en él, tienen como fuente y sustento, la normatividad vigente que han establecido las instancias competentes en la Universidad Nacional Colombia. 2

3 Cómo diferenciar un convenio y un contrato? El primer punto a consirar, es la finición l tipo relación que se espera establecer, verificando si el objeto y los compromisos planteados para las partes corresponn a un convenio o a un contrato. A tal efecto, se ben conocer las finiciones presentadas en el Manual Convenios y Contratos (adoptado mediante Resolución Rectoría No ): Convenios Son aquellos acuerdos voluntas mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o específicas cooperación mutua, para sarrollar en forma planificada actividas interés y beneficio común. Los podrán materializarse mediante acuerdos, memorandos, actas o cartas entendimiento. Contrato Es un acuerdo voluntas mediante el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer o no hacer algo, a cambio una contraprestación en dinero o en especie. Cuando se trata un contrato, la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales no es instancia competente para su revisión, o concepto. En ese caso se dará aplicación a lo dispuesto en las Partes III y IV l Manual Convenios y Contratos. Qué tipos existen? Una vez se ha establecido que la relación entre las partes corresponrá a un convenio, es necesario finir el alcance que se le dará al mismo. El alcance hace referencia a las personas y/o unidas académicas y administrativas que serán vinculadas en el convenio, al tipo actividas que se alantarán y a la generalidad o especificidad los compromisos planteados en el documento, acuerdo con las siguientes finiciones: Convenios marco Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales cooperación y se ejecutan a través específicos. Convenios específicos Son aquellos mediante los cuales las partes establecen compromisos terminados cooperación; estos acuerdos generalmente surgen un convenio marco, sin perjuicio que puedan celebrarse en ausencia éste cuando haya la necesidad sarrollar una actividad específica en un tiempo terminado. 4 5

4 Un convenio marco o específico pue proponer el sarrollo actividas formación, investigación y/o extensión y pue vincular: A toda la Universidad Nacional Colombia en todas sus ses. A una o varias las ses. A una o varias facultas o institutos ntro la misma se. A un solo partamento o unidad académica básica ntro una facultad. También puen existir algunas situaciones específicas especial interés institucional, en las que se suscriban carácter individual (p.e. para cotutela tesis doctoral o para prácticas o pasantías individuales). En este punto es importante reiterar que la suscripción los específicos no está condicionada a la existencia previa un convenio marco. Cuál es la diferencia entre, memorandos entendimiento, cartas intención y otros tipos acuerdos voluntas? Inpendientemente l nombre que reciba el documento, ntro la normatividad la Universidad Nacional Colombia todos ellos son consirados acuerdos voluntas que se rigen por el Acuerdo l Consejo Superior Universitario. La normatividad y el aplicable, se finen acuerdo con el tipo relación que se preten establecer (convenio o contrato) y el alcance la misma (marco o específico). Cuál es la normatividad aplicable a los? Las siguientes son las normas generales, aplicables al cualquier convenio que suscriba la Universidad Nacional Colombia: Acuerdo l Consejo Superior Universitario Por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales los acuerdos voluntas la Universidad Nacional Colombia. Manual Convenios y Contratos Adoptado mediante Resolución Rectoría No l 22 diciembre Resolución Rectoría No. 334 l 10 abril 2007 Por la cual se establecen las funciones las pen- 6 7

5 ncias l Nivel Nacional la Universidad Nacional Colombia. Frente a este aspecto, cabe stacar el siguiente inciso l Acuerdo l Consejo Superior Universitario: Artículo 2. Normatividad aplicable a los acuerdos voluntas. Para el cumplimiento sus fines, misión y funciones, la Universidad pue celebrar toda clase acuerdos,, contratos y órnes contractuales con entidas públicas y privadas, personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, según las disposiciones contenidas en el presente acuerdo y, en los casos en que sea pertinente y aplicable, las reglamentaciones expedidas por la Universidad, las normas ciencia y tecnología, las normas l recho privado o las más que regulen este tema manera específica. Cuáles son los principios que rigen los acuerdos voluntas? Con fundamento en la autonomía universitaria y en cumplimiento los mandatos constitucionales y legales, los acuerdos voluntas en los que sea parte la Universidad Nacional Colombia se alantarán con base en los siguientes principios: Igualdad. Moralidad. Eficacia. Economía y celeridad. 9

6 Publicidad. Transparencia. Planeación. Responsabilidad. Para qué se suscriben los? Como se mencionó en la introducción, los son un instrumento para formalizar y establecer las condiciones bajo las cuales la Universidad Nacional Colombia alantará actividas cooperación que estén orientadas al cumplimiento su misión y al logro los fines que le han sido asignados. Acuerdo l Consejo Superior Universitario Por el cual se adopta el Estatuto General la Universidad Nacional Colombia. Decreto Por el cual se reestructura el régimen orgánico especial la Universidad Nacional Colombia. Qué elementos mínimos be contener un convenio? Todo acuerdo voluntas que celebre la Universidad Nacional Colombia berá contener por lo menos los siguientes elementos o cláusulas esenciales: Intificación las partes. Objeto. Compromisos. Valor, si hay lugar a ello. Plazo o duración. En qué consiste la intificación las partes? Son las condiciones que intifican tanto a las entidas, como a las personas que suscriben el convenio, así como los actos por los cuales han sido facultados para actuar en nombre las partes, cuando sea l caso. Dentro l proceso preparación la propuesta l convenio, este elemento berá informar entre quiénes se suscribe el convenio y por quién está representada cada parte. En el acápite intificación las partes y a lo largo todo el documento, se be consirar lo señalado en el artículo 2, numeral 1 la Resolución Rectoría No l 14 agosto 2003, Por la cual se formalizan los símbolos intidad visual la Universidad y se finan las aplicaciones generales para su utilización, en don se precisa que la razón social la institución es UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA y que no se ben omitir palabras o usar abreviaciones para su nominación. De acuerdo con el artículo 2 l Estatuto General la 10 11

7 Universidad Nacional Colombia, el domicilio legal y la Se principal la Universidad Nacional Colombia es la ciudad Bogotá, D.C, inpendientemente cuál sea la unidad académica responsable la ejecución l convenio. Qué es el objeto los? Es el fin que se busca alcanzar a través l convenio y por el cual las partes adquieren compromisos, rechos y obligaciones. Este elemento berá responr a la pregunta: Para qué se suscribe este documento? El objeto no es susceptible ser modificado por las partes, pues ello configuraría un nuevo acuerdo voluntas. Cómo se ben presentar los compromisos u obligaciones? Los compromisos puen presentarse en forma general para ambas instituciones o en forma separada para cada una ellas. En lo posible, berán redactarse en forma breve, clara y homogénea, buscando evitar interpretaciones erroneas al momento su ejecución y con la intención que el futuro usuario l convenio pueda intificar con rapiz, si éste es aplicable para su objetivo o necesidad. Para el caso un convenio marco, se puen listar las acciones generales que tendrán cabida ntro dicha vinculación. Para el caso un convenio específico se entien que habrá una mayor precisión en cuanto a las actividas o tareas que berá alantar cada una las partes. Los compromisos u obligaciones berán ser claros, tallados y ponrables, manera que se facilite su seguimiento y evaluación. La unidad académica solicitante berá verificar que cuenta con los recursos necesarios para dar pleno cumplimiento a los compromisos planteados y procurar que estos mantengan un acuado equilibrio y reciprocidad entre las partes. Así mismo, se recomienda evitar comprometer a otras unidas académicas, sin contar con la bida aprobación las mismas. Cómo se pue expresar el valor l convenio? Cuando la firma l convenio implique un compromiso económico inmediato, se be indicar claramente el valor los aportes que realiza cada una las instituciones participantes, incluyendo los soportes respectivos entre los requisitos. Para el caso la Universidad Nacional Colombia se berá incluir el Certificado Disponibilidad Presupuestal, o concepto viabilidad financiera, o la contrapartida en especie, emitido por el área competente. En los casos en los que la firma l convenio no implica ningún tipo erogación, se recomienda que el texto lo exponga en forma explícita

8 Cómo se establece la duración l convenio? El plazo o duración es el término ntro l cual las partes ben cumplir con el objeto y obligaciones adquiridas a través l acuerdo voluntas. En forma general empieza a contarse cuando se cumplan los requisitos perfeccionamiento y legalización que se hayan pactado para el inicio la ejecución. Todo convenio que suscriba la Universidad Nacional Colombia be indicar con precisión el plazo o duración y las condiciones bajo las cuales podrá ocurrir su prórroga o su terminación anticipada. No se recomienda aplicar la opción prórrogas automáticas sin asegurar que exista una evaluación previa que fina la conveniencia dar continuidad a la relación. En los casos en los que se plantee la posibilidad una terminación anticipada, se be precisar la forma en que se garantizará la acuada finalización las actividas que se encuentren en curso en ese momento. Qué otros elementos puen incluirse en los? Como complemento al Manual Convenios y Contratos la Oficina Jurídica Nacional ha elaborado los molos minuta correspondientes a convenio marco y conve- 14

9 nio específico. Amás las cláusulas esenciales, estos molos proponen una serie cláusulas y elementos opcionales, que acuerdo con la naturaleza l convenio, puen ser incorporados para darle mayor precisión y claridad. Entre estos se incluyen: Declaraciones o consirandos. Objetivos específicos. Modalidad o forma ejecución. Propiedad intelectual. No existencia relación laboral. No existencia régimen solidaridad. Causales terminación. Cesión. Solución controversias. Ejecución buena fe. Modificaciones. Legalización. Los molos minuta son una herramienta que orienta acerca l contenido los y facilita la elaboración una propuesta documento. Sin embargo, también es posible aplicar y tramitar los molos propuestos por las instituciones contraparte, en la medida en que incluyan los elementos esenciales scritos previamente y no contengan cláusulas que resulten lesivas para la Universidad Nacional Colombia. Para qué sirven los? Los surgen como iniciativa las unidas académicas o administrativas, que los proponen con el fin dar respuesta a diferentes necesidas u optimizar el cumplimiento sus funciones. Dentro las aplicaciones más frecuentes pomos mencionar: Movilidad académica estudiantes, docentes e investigadores. Realización investigaciones conjuntas. Realización publicaciones conjuntas. Intercambios publicaciones. Intercambios información. Respuesta conjunta a convocatorias nacionales e internacionales. Realización conjunta eventos y encuentros académicos. Cotutela tesis doctoral. Doble titulación. Oferta conjunta programas académicos. Las más acciones que tengan mutuo interés y beneficio para las partes. La mayor parte los existentes plantean términos generales colaboración, indicando que 16 17

10 ambas instituciones cooperarán en todas las áreas mutuo interés. Atención: Aun encontrándose vigentes, la mayor parte los marco no tienen aplicación directa hasta que no se suscriben los correspondientes específicos para cada actividad que se va a realizar. Es frecuente encontrar varios suscritos con la misma institución, correspondientes a diferentes momentos y actividas la cooperación. Por tal razón, antes hacer uso un convenio se be verificar si vigencia y aplicación para la actividad propuesta. Quién propone el convenio? La propuesta convenio pue surgir : Las unidas académicas, administrativas o investigación la Universidad Nacional Colombia que intifican la necesidad o el potencial beneficio una nueva relación. Los representantes otras instituciones nacionales o extranjeras interesados en establecer o fortalecer relaciones cooperación con nuestra institución. En algunos casos, y particularmente en apoyo a las iniciativas las directivas l Nivel Nacional, la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- alanta la negociación directa l convenio con sus homólogos otras instituciones, el proceso suscripción y la socialización sus beneficios entre los miembros la Comunidad universitaria. Cuál es el papel la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales-? Frente a los, y acuerdo con lo establecido por la Resolución Rectoría No. 334 l 10 abril 2007, son funciones la : 1. Asesorar y orientar en cuanto a los objetivos y más elementos los en concordancia con las políticas académicas e investigativas la Universidad. 9. Organizar el archivo y un sistema información los suscritos por la Universidad y sobre sus posibilidas. Quién evalúa la necesidad, utilidad y viabilidad los? Dependiendo l alcance l convenio, la responsabilidad su evaluación corresponrá a: Consejo Facultad. Consejo Se. Comité académico Se (Para el caso las Ses presencia nacional)

11 Quiénes apoyan esta evaluación? Dependiendo l objeto, el alcance y los compromisos que plantee el convenio, su será conceptuado o avalado por una o varias las siguientes penncias: SEDE BOGOTÁ Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales-. Oficina Jurídica Se. Oficina Jurídica Nacional. Dirección Nacional Programas Curriculares. Comité Propiedad Intelectual. Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Para el caso los doble titulación y los para la oferta conjunta programas académicos (entre otras situaciones), aplicará también la aprobación por parte l Consejo Académico y el Consejo Superior Universitario. Cuáles son las herramientas básicas para la suscripción? Módulo Administración Convenios l Sistema Información la. Manual Convenios y Contratos. Guía. SEDE MEDELLÍN 21

12 Molo minuta convenio marco. Molo minuta convenio específico. Cuáles son los requisitos para firmar los? Frente a los requisitos aplicables para la firma, el Manual Convenios y Contratos indica lo siguiente: Artículo 5. Previo a la suscripción berán cumplirse los siguientes requisitos Con personas extranjeras: a) Aval l Consejo Se, cuando comprometan varias facultas y/o unidas académicas básicas distintas facultas en la Se o aval l Consejo Facultad, cuando se trate específicos que involucren una facultad, o una o varias unidas académicas básicas pertenecientes a una misma facultad. b) Concepto favorable la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- l Nivel Nacional. c) Certificado disponibilidad presupuestal, o concepto viabilidad financiera, o la contrapartida, en especie, emitido por el área competente, según se requiera. d) Concepto favorable la Dirección Nacional Programas Curriculares Posgrado y la Oficina Jurídica Nacional, cuando se trate cooperación para ofrecer programas posgrado. Con personas nacionales: a) Aval l Consejo Se, cuando comprometan varias facultas y/o unidas académicas básicas distintas facultas en la Se. Aval l Consejo Facultad, cuando comprometan una facultad, o una o varias unidas académicas básicas pertenecientes a una misma facultad. b) Certificado disponibilidad presupuestal, o concepto viabilidad financiera, o la contrapartida, en especie, emitido por el área competente, según se requiera. c) Concepto favorable la Dirección Nacional Programas Curriculares Posgrado y la Oficina Jurídica Nacional, cuando se trate cooperación para ofrecer programas posgrado. En qué consiste el Aval l Consejo Se o Facultad? Todos los compromisos recursos humanos, físicos o económicos que implique el convenio ben estar respaldados en forma explícita por la unidad académica o administrativa que otorga el aval correspondiente. Dentro l mismo artículo 5 l Manual Convenios y Contratos se precisa que: Parágrafo I. Para los efectos este artículo, el aval l Consejo Se o Facultad se entenrá como 22 23

13 la cisión que tomen estos cuerpos colegiados mediante la cual respaldan los compromisos adquiridos al suscribir un convenio. El consejo verificará la viabilidad jurídica, técnica y financiera l convenio y su corresponncia con el plan sarrollo y/o acción la correspondiente Se o Facultad, según el caso. En especial, caso los Convenios marco, se recomienda que la propuesta se acompañe un plan trabajo sarrollo l mismo, en la que se presenten las actividas específicas cooperación, enmarcadas ntro las líneas estratégicas l plan sarrollo vigente en la Institución, y que incluya las metas e indicadores que permitan la evaluación su cumplimiento y su aporte al proyecto común la Universidad Nacional Colombia. En qué consiste el Concepto favorable la? Con respecto al concepto que elabora la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales-, el Manual Convenios y Contratos, expone lo siguiente: Parágrafo II. Para los efectos este artículo, el concepto favorable la implicará los siguientes aspectos: Pertinencia l establecimiento la relación interinstitucional, precentes colaboración entre las entidas, corresponncia entre los objetivos l convenio y los objetivos misionales la Universidad, existencia clara y explícita disposiciones que impliquen la aplicación l principio reciprocidad y/o beneficio para la Universidad. La elaboración l concepto se realiza con base en la información aportada por el solicitante l convenio, que se complementa con los antecentes disponibles en el archivo la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales-. El solicitante be aportar información que amás intificar las fortalezas la institución contraparte, permita resaltar los beneficios dicha relación. Quién firma el convenio? La suscripción con personas extranjeras es competencia exclusiva l Señor Rector. La suscripción con personas nacionales permite la aplicación diferentes legaciones: Vicerrector Académico. Vicerrector Investigación. Vicerrectores y Directores Se. Decanos. Directores Centro e Institutos Se. Director Nacional Biblioteca

14 Quién coordina las actividas? La unidad académica solicitante berá signar a un coordinador o responsable l convenio, quién será el encargado programar, orientar y supervisar las actividas que se sarrollen en el marco l convenio. Así mismo, será responsable la elaboración l correspondiente informe sarrollo. Se recomienda que en el texto l documento o en el aval respectivo, se especifique quien será el responsable la coordinación. Más que un nombre propio, se sugiere indicar el cargo l responsable, forma que llegado el caso, sea susceptible reemplazo o encargo. SEDE CARIBE La Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- coordina la mayor parte los suscritos intercambio estudiantes. En qué casos se requiere solicitar la revisión y/o concepto jurídico? De acuerdo con los requisitos planteados en el Manual Convenios y Contratos, el concepto favorable la Oficina Jurídica Nacional solo es obligatorio cuando se trata cooperación para ofrecer programas posgrado. Sin embargo, esto no excluye que ba solicitarse su concepto favorable si este hiciera parte los requisitos aplicables a alguna otra situación específica. 26 SEDE PALMIRA

15 Frente a los, y acuerdo con lo establecido por la Resolución Rectoría No. 334 l 10 abril 2007, son funciones la Oficina Jurídica Nacional, entre otras: 1. Asesorar y conceptuar en temas jurídicos a los organismos Gobierno la Universidad a Nivel Nacional y a los Directores Ses Presencia Nacional. 4. Revisar los y contratos competencia l Rector y más penncias l Nivel Nacional cuando así lo requieran. En este sentido, es cisión l Señor Rector o los más actores institucionales involucrados en el l convenio, el solicitar o no la asesoría, el concepto o revisión la Oficina Jurídica Nacional convenio que se busca suscribir. Por su parte, los consejos facultad, los consejos se y los comités académicos se tienen la obligación verificar la viabilidad jurídica l convenio antes emitir el respectivo aval, contando lo con la asesoría las oficinas jurídicas correspondientes. Cómo se regulan las condiciones propiedad intelectual? La propiedad intelectual es un recho complejo dominio especial sobre las creaciones l talento humano, que se conce a los autores o inventores y que a la vez permite a la sociedad hacer usos esas creaciones. En particular, cuando los objetivos l convenio planteen el sarrollo actividas investigación y extensión, será fundamental que el documento incluya una claúsula referente al manejo la propiedad intelectual los posibles productos esas actividas. Los molos minuta propuestos por la Oficina Jurídica Nacional sugieren los textos aplicables para marco y específicos. Para el caso la Universidad Nacional Colombia el manejo la propiedad intelectual se regirá por lo prescrito en el Acuerdo l Consejo Académico, y las normas que lo modifiquen, adicionen o roguen, así como por las leyes nacionales, comunitarias e internacionales que rijan la materia. Cuáles son las condiciones para realizar modificaciones, adiciones, prórrogas o suspensiones? Los acuerdos voluntas que celebre la Universidad Nacional Colombia podrán modificarse, adicionarse, prorrogarse o suspenrse, en forma motivada y común acuerdo entre las partes, siempre y cuando estén vigentes y se mantenga su objeto. No es posible modificar, prorrogar o adicionar un convenio cuando ya ha finalizado el periodo indicado para tales situaciones o cuando ya se encuentra finitivamente caduco. En estos casos, será necesario suscribir un nuevo convenio en el que se actualicen los términos la relación

16 Quién realiza el seguimiento? Cada unidad académica o administrativa es responsable l seguimiento los que hayan sido solicitados a nombre su penncia. Los Vicerrectores y Directores Se berán presentar un informe semestral suscripción y ejecución los cooperación académica ante el Vicerrector Académico y los cooperación fomento actividas científicas y tecnológicas ante el Vicerrector Investigación. Para la presentación estos informes, se consolidará la información los tanto en el nivel central, como en las facultas, centros e institutos se. 30

17 GUÍA PARA EL TRÁMITE DE Convenios PASO 1: LA PROPUESTA DEL CONVENIO (Acuerdo, Memorando Entendimiento, Acta, Carta Intención, Protocolo, etc.) La propuesta convenio, pue provenir cualquier instancia interna la Universidad Nacional Colombia (docentes e investigadores planta, penncias académica, investigativa, administrativa o directiva) o bien una institución externa, nacional o internacional. Antes comenzar el, se sugiere: a. Consultar si ya existe un convenio vigente o en con la misma entidad y con el mismo alcance. La consulta los suscritos por la Universidad Nacional Colombia pue realizarse en el Módulo Administración Convenios l Sistema Información la El listado presenta la información los nacionales e internacionales, permitiendo la aplicación diferentes filtros que facilitan la búsqueda y la scarga una copia PDF l documento correspondiente. La consulta los en y otros antecentes existentes en el archivo la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales-, pue realizarse a través l correo electrónico dirori_nal@unal.edu.co b. Evaluar la pertinencia l establecimiento la nueva relación y finir su objeto, alcance y compromisos. c. Consultar las herramientas para la suscripción disponibles en el Módulo Administración Convenios l Sistema Información la, entre las que se incluyen los molos convenio sugeridos por la Oficina Jurídica Nacional. d. Solicitar asesoría la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- para resolver dudas y realizar la evaluación preliminar la propuesta. Dicha asesoría se realiza mediante comunicación escrita (en la que se remiten las observaciones correspondientes) o en reunión concertada con el asesor responsable

18 PASO 2: FORMALIZACIÓN DE LA SOLICITUD Correspon al inicio oficial l que preten la obtención l aval y los conceptos favorables requeridos para la suscripción. Con el fin facilitar y estandarizar este proceso, la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- ha implementado una sección Creación en la que, mediante el diligenciamiento un formulario, se ofrece orientación tallada y se verifica el cumplimiento los requisitos aplicables. b. Dar clic en el vínculo Nuevo convenio o escoger alguno los la lista presentada (en caso que se trate una modificación o la continuación un ya iniciado). c. Diligenciar los datos correspondientes a la unidad académica solicitante l en la Universidad Nacional Colombia. Los datos l solicitante o gestor se completarán automáticamente con base en la información suministrada al momento solicitar la cuenta. d. Diligenciar en forma sucesiva las diferentes hojas l formulario. El siguiente es el procedimiento recomendado para accer a esta herramienta: a. Iniciar sesión con el nombre usuario y contraseña. Los datos la cuenta sólo berán diligenciarse una vez y se completarán automáticamente, cada vez que el usuario vuelva a iniciar sesión. Cada uno los ítems cuenta con una ayuda que orienta acerca la información o el tipo respuesta que be incluirse allí. Al avanzar a la hoja siguiente, el sistema guarda en forma automática la información consignada hasta ese momento. e. Adjuntar la minuta propuesta y los documentos soporte y justificación que facilitarán su evaluación

19 En el momento en que el usuario da clic en finalizar, el sistema le envía un mensaje a su correo electrónico, indicándole que la solicitud ha sido completada y que a partir ese momento, estará visible para la revisión y estudio por parte la unidad académica responsable la aprobación. El usuario conservará un registro todas sus solicitus y en cualquier momento podrá scargar un archivo PDF l formulario diligenciado. Cada una las facultas, institutos, direcciones Se y Vicerrectorías cuenta con un nombre usuario y clave confincial que le permite revisar y scargar los documentos correspondientes a solicitados a su nombre. Una vez emitido el aval correspondiente, el responsable a nivel la facultad, instituto, Dirección Se o Vicerrectoría adjuntará una copia escaneada l oficio o resolución que informa este aval y procerá a cambiar el estado l mismo. En caso que el aval no haya sido emitido al faltar soportes o requerir correcciones, el responsable a nivel la facultad, instituto, Dirección Se o Vicerrectoría envíará un mensaje al gestor l convenio, haciendo las observaciones correspondientes. La Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- hace el seguimiento todo el proceso y apoya en la solicitud los conceptos favorables que sean necesarios acuerdo con el Manual Convenios y Contratos y las más normas que sean aplicables en cada situación. Una vez hecha la revisión final la minuta y habiendo verificado el cumplimiento todos los requisitos aplicables, la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- informará al funcionario responsable la suscripción, dándole instrucciones para completar el. Si la firma l convenio es competencia l Señor Rector, la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales- pre Concepto favorable e imprime el documento final con todos sus soportes, para presentarlos a la Rectoría. El convenio se firma en un número originales equivalente al número instituciones que suscriben, dado que al final l, cada una ellas berá conservar al menos uno los originales suscritos. El convenio be firmarse en lengua castellana, sin perjuicio que pueda suscribirse en inglés o cualquier otro idioma a petición la contraparte. En estos casos, la traducción corre por cuenta la unidad académica solicitante, quién será responsable verificar que ésta corresponda en forma fidigna a la versión en español. Teniendo en cuenta que el documento pue sufrir cambios sustanciales a lo largo l proceso, se recomienda que la traducción se realice sobre la versión final en español aprobada por la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales

20 PASO 3: LA SUSCRIPCIÓN La firma un convenio pue darse en un acto suscripción conjunta o bien, en cada institución firmante, una manera itinerante (según el número instituciones participantes). Por tanto, para iniciar el suscripción resulta indispensable que el gestor l convenio, coordine el orn en que firmarán los representantes legales las instituciones suscriptoras l convenio, sobre todo en los casos en los que estos no firman en un mismo acto, con el fin evitar cruces simultáneos envíos postales con las minutas firmadas. El documento final be presentarse con fecha abierta, forma que ésta se incluya solamente al momento la firma. En la Universidad Nacional Colombia, la mayor parte los se perfeccionan con la firma las partes, sin requerir s adicionales. En algunos casos, y a solicitud la contraparte, se pue requerir la suscripción actas inicio, pero éstas no hacen parte los requisitos aplicables. El documento entra en vigencia en el momento en el que se completan las firmas. Para que tenga plena valiz, es necesario que los representantes ambas partes suscriban el documento original. PASO 4: ARCHIVO DE CONVENIOS Una vez completadas las firmas, el original correspondiente a la Universidad Nacional Colombia berá ser 38

21 vuelto a la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales-, en don se escaneará, se archivará junto con los soportes correspondientes y se integrará a la base datos pública consulta. PASO 5: INFORMES DE SUSCRIPCIÓN Y DESARROLLO La celebración marco o específicos en nombre la Universidad con personas nacionales será competencia l Rector o sus legados, quienes berán presentar a la Oficina Relaciones Internacionales e Interinstitucionales-, un informe semestral suscripción y ejecución dichos. El informe dará cuenta la corresponncia entre los objetivos l convenio y los objetivos misionales la Universidad, la corresponncia con las líneas acción establecidas en el plan sarrollo vigente en la Universidad, la existencia clara y explícita disposiciones que impliquen la aplicación l principio reciprocidad y/o beneficio para la Universidad y los más aspectos que sean competencia la. El módulo administración l Sistema Información la facilita la presentación y consolidación los informes mediante un formulario que permite su pública consulta como parte l seguimiento y evaluación l uso y beneficios. 40