MATRICULA PERSONA NATURAL, ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, RENOVACION Y MUTACIONES DEL REGISTRO MERCANTIL.

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1 MATRICULA PERSONA NATURAL, ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, Página 1 de 7 1. OBJETIVO Indicar los requisitos y trámites correspondientes a la matrícula de persona natural, establecimientos de comercio renovación y mutaciones. 2. ALCANCE Aplica a todas las personas naturales y a los establecimientos de comercio; así como la renovación, mutaciones de la matrícula de las personas naturales y jurídicas. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Formularios: Plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad. Persona Natural: Todos los individuos de la especie humana cualquiera que sea su edad, sexo, estrato o condición. Establecimiento de comercio: Conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Mutaciones: Modificaciones tanto para personas jurídicas como personas naturales, de algunos actos que no afectan los estatutos (cambio de dirección, cambio de nombre de persona natural o número de comercio, cambio de actividad económica, cesación de actividad, código CIIU) Workflow: Flujo de trabajo en ingles, automatización de secuencia de acciones, actividades o tareas para la ejecución de un proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Estado 6: Estado finalizado en el SIREP. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.1. MATRICULA DE PERSONA NATURAL Y/O ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO. 1. de formularios Se reciben los formularios RUE, del PRERUT o RUT según el caso, anexo DIAN, fotocopia de la Cedula y se procede a revisar la información Se debe verificar: Si la persona o el establecimiento están matriculados La preinscripción en el RUT Control de homonimia Formulario Localización a usuarios RP-FRT- 008 Inscripción pre- RUT Control de homonimia Existencia de tachones, ELABORADO POR: JOSE ALFREDO SUSUNAGA RODRIGUEZ REVISADO POR: MAURICIO CAICEDO VERASTEGUI APROBADO POR: GERMAN RENE GARCIA GUZMAN FIRMA: FIRMA: FIRMA: FECHA: 01 DE AGOSTO DE 2011 FECHA: 03 DE AGOSTO DE 2011 FECHA: 04 DE AGOSTO DE 2011

2 Página 2 de 7 2. Digitación datos básicos y liquidación de los derechos de matricula 3. Digitalización y reparto de formularios 4. Revisión y digitación de información en el sistema 5. Revisión y firma del oficio de devolución 6. Informar al usuario de la devolución 7. Entrega oficio de devolución y documentos al usuario 8. Grabación del formulario y del anexo DIAN 9. Envío del documento por el sistema de Imágenes a Correcto diligenciamiento del formulario Verificación de la presentación personal o de reconocimiento del formulario RUT, salvo que anexe certificado. Se digitan los datos básicos. El cajero digita el valor de los activos y el sistema liquida automáticamente, asignando el número de matricula y se realiza la inscripción generando un código de barras. Los documentos son entregados al asistente de Se digitalizan y reparten los formularios a través del sistema de gestión documental al auxiliar I de Registro. Se Revisa y digita la información de carátula única, formulario y anexo DIAN. Después de revisar el formulario, si hay alguna inconsistencia, se elabora el oficio de devolución para la firma del Director Jurídico de lo contrario pasar a la actividad 8 El Director(a) Jurídico(a) revisa y firma el oficio de devolución y lo envía a la Coordinador(a) de Se llama al usuario para informarle de la devolución. Entregado el documento al usuario este puede ser reingresado previa corrección de las inconsistencias y debe surtir las actividades descritas a partir de la actividad 1. Se efectúa la digitación de los datos básicos del formulario y se realiza la adhesión virtual del sticker por el sistema de imágenes. La matrícula pasa a estado 6, para ser enviada la solicitud del NIT. En el documento virtual a través de workflow se da la opción de envío a. Se verifica que este en estado 6. Auxiliar de Registro I Director Jurídico Coordinador (a) de Coordinador (a) de Auxiliar II Caja- / Auxiliar de registro I Recibo de caja Control Documentos Recibidos Cajas RP-FRT-010 Oficio de devolución Control de Llamadas a Usuario RP-FRT- 018 Oficio de devolución (Firma recibido) borrones o enmendaduras en el formulario. Correcto diligenciamient o de formulario

3 Página 3 de Armado de libro de 4.2. RENOVACIÓN En el momento en que el documento este en estado 6, queda listo para ser armado en el libro de. 1. del formulario RUE para revisión de la información 2. Liquidación de los derechos de renovación y Digitación del formulario 3. Digitalización de los documentos 4. Armado de libro de 5. Verificación de la calidad de la información. Se recibe el formulario y se verifica: Control de homonimia en caso de cambio del nombre Revisión de la información financiera Verificar que el formulario este debidamente diligenciado. Se digita el valor de los activos y el sistema liquida automáticamente. Si hay disminución en el activo se exigirá el certificado, de lo contrario se pasa al estado 6. El certificado debe ser entregado inmediatamente. Los documentos son entregados al Los documentos son escaneados y relacionados en el software de digitalización. En el momento en que el documento sea archivado en el sistema, queda listo para ser armado en el libro de. Diariamente se verifica la calidad de los datos registrados el día anterior, mediante comparación de la imagen con los datos de la base de datos de SIREP. Formulario Recibo de caja Control Documentos Recibidos Cajas RP-FRT-010 Hoja de chequeo de calidad de datos RP-FRT-032 Control de homonimia Existencia de tachones, borrones o enmendaduras en el formulario MUTACIÓNES ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE RÉGISTRO 1. de los documentos y revisión de la información Revisión de la información: Que sea personalmente o con reconocimiento de documento. Auxiliar II caja -

4 Página 4 de 7 ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE RÉGISTRO 2 Liquidación de los derechos 3. Inscripción de la mutación 4. Digitalización de los documentos. 5. Armado de libro de 6. Verificación de la calidad de la información. El sistema genera el valor fijo de la mutación El Cajero es el responsable de la inscripción, digitación y control de calidad respectivo. Se pasa a estado 6. Los documentos son entregados al Los documentos son escaneados y relacionados en el software de digitalización y enviados al Auxiliar I de registro para la adhesión del sticker Virtual En el momento en que el documento sea archivado en el sistema, queda listo para ser armado en el libro de. El asistente de debe indicar en el sistema de imágenes el libro físico donde fue archivado el documento. Diariamente se verifica la calidad de los datos registrados el día anterior, mediante comparación de la imagen con los datos de la base de datos de SIREP. Recibo de caja Control Documentos Recibidos Cajas RP-FRT-010 Hoja de chequeo de calidad de datos RP-FRT GENERALIDADES En la venta de formularios el comerciante solicita el formulario, la recepcionista o el auxiliar II caja, liquida y elabora el recibo de pago y lo entrega junto con el formulario. En la matricula de persona natural cuando el auxiliar II caja y la recepcionista liquida y elabora el recibo de pago, el sistema asigna número de matricula y automáticamente queda inscrito en el libro respectivo. En renovación no hay inscripción. En mutaciones el auxiliar II caja y la recepcionista efectúan la inscripción y expiden certificado

5 Página 5 de 7 6. DIAGRAMA DE FLUJO 6.1. MATRICULA Coordinador(a)

6 Página 6 de RENOVACIÓN 6.3. MUTACIÓN 7. REFERENCIAS Código de Comercio: Artículos 26 al 47 Código de Comercio Circular Única 10 de Ley 1429 de Manual del SIREP. Compendio de normas para Cámaras de Comercio de Confecámaras.

7 Página 7 de 7 8. ANEXOS Anexo 1. Localización a usuarios, RP-FRT-008. Anexo 2. Control de documentos recibidos en cajas, GC-FRT-010. Anexo 3. Control de llamadas a usuarios, RP-FRT-018. Anexo 4. Hoja de chequeo de calidad de datos RP-FRT CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL En el numeral 3. Términos y definiciones Se incluyo el concepto de Estado Se elimino el numeral 4.1. VENTA DE FORMULARIOS, cambiando el consecutivo de los numerales 3. En el numeral 4.1 Matricula de persona natural y/o establecimiento de comercio, Se modifico la actividad No. 5 y se cambio los responsables de la actividad 6, 7 y Se incluyo en el numeral 4.2 Renovaciones la actividad No. 5 Verificación de la calidad de la información 5. Se incluyo en el numeral 4.3. Mutaciones, la actividad No. 6 Verificación de la calidad de la información 6. Se modifico el diagrama de flujo del numeral 6.2. Renovación donde se incluye la nueva actividad. 7. Se modifico el diagrama de flujo del numeral 6.3 Mutaciones donde se incluye la nueva actividad. 8. Se incluyo en el numeral 7. Referencias, Ley 1429 de Se incluyo en el numeral 8. Anexos, anexo 4. Hoja de chequeo de calidad de datos RP-FRT de noviembre de de Agosto de 2011

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