Los Fundamentos de la Gestión de Proyectos

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1 Los Fundamentos de la Gestión de Proyectos Gestión del Coste STS SA Av. de la Gare Lausanne

2 Estimaciones ConceptoTeoría Lo más importante en pocas palabras: La estimación del despliegue de una tarea tiene que ser tan exacta como sea posible - sino, toda la planificación es ilusoria. La precisión de una estimación se mejora cuando se subdividen las grandes tareas en varias pequeñas. Toda la estimación se basa en experiencia. La "experiencia por escrito" (p.ej. el recalculo de proyectos anteriores) es más fiable que la estimación de otros. estimaciones de equipo son mejores que estimaciones individuales; eso por varios motivos: 1. Estimaciones se basan en experiencia - y la experiencia de un equipo es mejor que la de un individuo. 2. Los errores individuales se compensan según la ley de grandes números. 3. Las discusiones en el equipo aportan nuevos elementos, lo que puede mejorar la calidad de estimación de las distintas personas. Las estimaciones sirven para calcular el camino critico, determinar los recursos, calcular la duración del proyecto y fijar el presupuesto del proyecto. Conceptos relacionados: - Tareas - Camino crítico - Tarea crítica Literatura: Encontrará más información sobre este tema en los libros siguientes: PMBOK: IPMA Competence Baseline: Capitulo 6.3: Estimación de la duración de las actividades Capitulo 7.2: Estimaciones de costes Capitulo 14: Planificación y Programación Capitulo 16: Coste y Financiación del Proyecto Capitulo 39: Finanzas y Contabilidad Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 2

3 Cómo... Cómo puedo estimar el despliegue de una tarea? 1. Intente encontrar a alguien que en el pasado reciente ha desempeñado una tarea similar. 2. Busque también fuera de su empresa en el circulo de sus colegas y conocidos. 3. Cuando haya encontrado una o varias tareas similares intente cuantificar las diferencias entre ellas y la tarea que tiene que estimar. 4. Cuando la tarea es grande intente dividirla más. EjemploEjemplo 1. uan ha tenido que estimar el despliegue de la fase de especificaciones para el módulo PP del software SAP/R3. 2. Nunca antes él ha hecho algo similar y tampoco alguien en su empresa. Entonces: decidió buscar fuera. 3. Ha interrogado primero a los consultores que ha contratado para el proyecto, y así recibió una primera serie de valores. 4. A continuación se acordó de que Pablo, un colega de estudios, recientemente ha hablado de SAP/R3. Le llamó por teléfono y este podía darle un montón de informaciones útiles con relación al despliegue, y también a los riesgos y problemas surgidos. 5. Se dió cuenta que el número de parámetros a adaptar para su empresa estaba en un 20% por debajo que en el caso de Pablo. Entonces estimaba que el tiempo para las especificaciones debería ser un 80% del tiempo que Pablo ha necesitado ChecklistChecklist Ha preguntado a los especialistas en el tema? Ha realizado una estimación en equipo? Ha preguntado a especialistas externos en el caso que no haya experiencia en su empresa? Ha tenido en cuenta las diferencias entre el proyecto actual y los proyectos que han servido como base de comparación? Ojo! Ojo! Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 3

4 Estimaciones - sin base seria - son muy peligrosas: pueden equivocarse de un factor 2-5. Las consecuencias para el proyecto pueden ser dramáticas. Solo preguntar a una persona es peligroso. Cuidado: colaboradores jóvenes tienen tendencia a sobrevaluarse, es decir a subestimar el despliegue de las tareas. Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 4

5 Calculo de la TIR Teoría Lo más importante en pocas palabras: Cada proyecto necesita una inversión que permite ganar dinero en el futuro. La TIR (Tasa Interna del Retorno) - en inglés ROI (Return On Investment) - le permite determinar la rentabilidad del proyecto. Existen dos mediciones de la rentabilidad: 1. El "período de recuperación del capital" ("Pay-back period"), es decir el tiempo necesario para recobrar el dinero invertido. Contra más corto que es este tiempo, más rentable es el proyecto. Hay proyectos industriales con un período de recuperación del capital de menos de un año, mientras el promedio se sitúa entre 2 y 5 años. 2. La rentabilidad del capital invertido. Este cálculo está hecho durante 2,..5 años o para toda la duración del proyecto. Algunas empresas requieren una TIR mínima del 12% para lanzar un proyecto. El cálculo de la TIR se puede hacer de manera simplificada (No tomando en cuenta el interés sobre el capital invertido) o de manera normal respetando el valor descontado / actualizado de los gastos e ingresos. Literatura: Encontrará más información sobre este tema en los libros siguientes: PMBOK: Capitulo 7.2: Estimación de costes Capitulo 7.3: Presupuesto de costes Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 5

6 IPMA Competence Baseline: Capitulo 7: Desarrollo y evaluación del Proyecto Capitulo 39: Finanzas y Conatbilidad Cómo... Cómo puedo calcular la TIR simplificada? 1. Decida la duración para la cual hay que hacer el cálculo (según las normas internas de la empresa). 2. Establezca una tabla con cuatro valores para cada año: los costes del proyecto, los ingresos, el beneficio neto y el beneficio acumulado. 3. En esta tabla se ve cuando se logra el punto de recuperación del capital (Pay-back); es decir cuando se ha recuperado el capital invertido. 4. Con esta tabla se puede también calcular la rentabilidad, comparando el beneficio acumulado con la inversión total. Como puedo calcular la TIR actualizada: 1. Decida la duración para la cual hay que hacer el cálculo (según las normas internas de la empresa). 2. Establezca una tabla con cuatro valores para cada año: los costes del proyecto, los ingresos, el beneficio neto y el beneficio acumulado. Los ingresos y gastos tienen que estar actualizados, es decir divididos por (1+i) elevado N, siendo "N" el numero de años desde el inicio del proyecto. 3. En esta tabla se ve cuando se logra al punto de recuperación del capital (Pay-back); es decir cuando se ha recuperado el capital invertido. 4. Con esta tabla se puede también calcular la rentabilidad, comparando el beneficio acumulado con la inversión total. Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 6

7 Ejemplo Para calcular la TIR de un proyecto de línea de producción utilicemos las dos maneras: La TIR simplificada y la TIR actualizada. Cálculo de la TIR simplificada: El departamento financiero ha decidido que el tiempo a tener en cuenta son 5 años para cada tipo de cálculo de rentabilidad. Por eso hemos establecido una tabla con cuatro valores para cada año: los costes del proyecto, los ingresos, el beneficio neto y el beneficio acumulado. Esta tabla muestra claramente que los costes del proyecto están recuperados después de 4 años. Además constatamos que los costes del proyecto son 600 y los ingresos 300, repartido a 5 años 5 veces 60, es decir 10% del capital invertido. Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 7

8 Cálculo de la TIR actualizada: El departamento financiero ha decidido que el tiempo a tener en cuenta son 5 años para cada tipo de cálculo de rentabilidad. Por eso hemos establecido una tabla con cuatro valores para cada año: los costes del proyecto, los ingresos, el beneficio neto y el beneficio acumulado. Los ingresos y los gastos hemos actualizado, es decir divididos por (1+i) elevado N, siendo "N" el numero de años desde el inicio del proyecto. 1. Para i vale 12% en nuestro ejemplo. Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 8

9 Esta tabla muestra que los costes del proyecto están recuperados solo en el quinto año. Demuestra también que el capital invertido es y que el beneficio acumulado de 91.51, es decir por año es 3.79%. Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 9

10 Se ve que la rentabilidad según el cálculo actualizado es claramente más pequeña. Checklist Se ha utilizado el tipo de interés correcto para el cálculo de la TIR? Se han considerado todas las inversiones para el cálculo de la TIR (P.ej. las horas internas)? Las tasas de interés varían de un país a otro. Se ha efectuado un análisis de sensibilidad? (P.ej. como varia la TIR, si el inicio del proyecto se aplaza unos meses o si los costes se aumentan de x%). Ojo! Si un resultado del proyecto es la reducción del tiempo de trabajo del 10% de 10 colaboradores - eso no significa la reducción de una persona. Parece lógico utilizar costes marginales y no totales para el cálculo de la rentabilidad del proyecto. Pero - se puede imaginar que ocurre si se procede así en todos los proyectos. Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 10

11 Control de costes ConceptoTeoría Lo más importante en pocas palabras: Con el control de costes se comparan los costes presupuestados con los actuales durante varias etapas del proyecto en curso. Para el proyecto en conjunto eso es el trabajo del líder de proyecto; para los paquetes de trabajo este trabajo tiene que estar delegado al equipo de proyecto. Un control de costes efectivo considera dos tipos de costes: 1. Los costes ya ocurridos 2. Los costes remanentes para terminar el proyecto. La disponibilidad en poco tiempo de datos del avance de trabajo y de los gastos actuales es de vital importancia para un control efectivo de los costes. Desviaciones (en % o absoluto) son los factores más importantes para un control de costes efectivo. El control de coste del proyecto es una área de aprendizaje clave para los miembros del equipo de proyecto. El resultado del control de coste tiene que ser resumido en informes sencillos gráficos y estandarizados. La comunicación con el propietario del proyecto es decisivamente importante. Literatura: Encontrará más información sobre este tema en los libros siguientes: PMBOK: IPMA Competence Baseline: Capitulo 7: Dirección de costes del proyecto Capitulo 7.4: Control de costes Capitulo 16: Coste y Financiación del Proyecto Capitulo 19: Medida de la realización Capitulo 20: Control del Proyecto Capitulo 39: Finanzas y Contabilidad Cómo... Cómo puedo controlar los costes? Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 11

12 1. Controlar los costes en curso: a. Actualice el estado del trabajo y todos los gastos realizados (cuidado: todos los gastos) b. Estime los costes pendientes hasta el próximo hito así como hasta el final del proyecto. c. Compare la situación de costes actual (incluyendo los gastos pendientes) con los valores presupuestados. d. Calcule la desviación 2. En el caso de sobrepasar el presupuesto: EjemploEjemplo a. Desarrolle medidas alternativas (incluyendo el análisis de las consecuencias) b. Determine sobre el concepto de solución c. Discuta el concepto de solución con el propietario del proyecto y las entidades involucradas en el proyecto d. Reparta los mandatos e. Fije las medidas para el cumplimiento de los costes en el futuro. Para su proyecto de video-clip ha establecido un presupuesto sencillo - porque el texto y el escenario ya existían. Pedro fue responsable de la grabación y Juan del montaje. El salario por hora de Juan y Pedro es de 100 Euros. Después de un mes desde el inicio de la realización quieren controlar sus costes. Paso 1. Colección de datos relacionados con costes: o Los costes acumulados para el estudio de película hasta hoy importan Euros. Según las estimaciones de Pedro hay que prever otros Euros. o Pedro ha trabajado hasta ahora 120 horas para el proyecto; estima el despliegue restante en unas 80 horas. o Juan ha trabajado hasta ahora 25 horas para el proyecto y estima el despliegue restante en unas 60 horas. Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 12

13 Paso 2. Anotación de los costes acumulados: Paso 3. Anotación de las estimaciones del despliegue para el resto: Paso 4. Sumando los costes acumulados y el estimado para el resto se calculan los costes presumibles del proyecto hasta su final: Paso 5. Comparando el presupuesto con los costes presumibles al final del proyecto se obtiene el desvío: Paso 6. Basándose en estos números hay que decidirse a tomar medidas o no. o En este caso en concreto la desviación es muy pequeña un 1%, entonces no se toman unas medidas especiales. ChecklistChecklist En un momento x del proyecto los gastos pagados no corresponden a los gastos acumulados. Las estimaciones para los costes pendientes son realistas? Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 13

14 Se ha calculado la desviación? Se han desarrollado conceptos de solución alternativas? Se han analizado los efectos de las correcciones de costes? Las decisiones relacionadas a las correcciones de costes se han comunicado a todas las entidades involucradas en el proyecto? Se han tomado medidas concretas para evitar en el futuro desviaciones en costes, y estas se han comunicado? Ojo! Ojo! Los costes pagados en un proyecto en curso no tienen en cuenta los costes planificados. Los datos relacionados con costes están a disposición demasiado tarde. Los costes remanentes no están estimados o están subestimados. Para el control de los costes no se dispone de herramientas y datos adecuados, ni gráficos ni cálculos La estimación para los costes restantes del proyecto ha sido demasiado optimista por parte del equipo. Los efectos de las medidas de corrección no son tenidos en cuenta suficientemente. Copyright STS Sauter Training & Simulation SA, Lausanne, Switzerland 14