Dirección de Proyectos

Transcripción

1 Dirección de Proyectos Fundamentos Introducción al PMBOK Prof. Gustavo J. Sabio Alcance de la presentación Entradas Proceso de desarrollo Salida PROCESO Cliente ADAPTADO equipo sistemas Cliente necesidades actividades varias Producto software Dirección de Proyectos 1

2 Proyectos? Cambio Estrategia Mejoramiento Complejidad Riesgo Integración Cómo nacen los proyectos? Existe una necesidad Alguien plantea una buena idea Existe un problema recurrente Se necesita mejorar el desempeño de la organización Existe una oportunidad de mercado Existe una política y una actitud de promover la generación creativa de ideas 2

3 Qué es un Proyecto? Un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto o servicio único. Qué es un Proyecto? Temporal cada proyecto tiene un comienzo y fin definidos, aunque ello no se aplique al resultado del proyecto. Al final del proyecto hay algo, ello requiere concurrencia de la finalización. Único significa que el producto o servicio difiere de manera distintiva de otros productos o servicios.. Para muchas organizaciones, los proyectos son medios para responder a aquellos requerimientos que no pueden abordarse dentro de los límites operacionales normales de la organización. (PMI 2000) 3

4 Otras definiciones Definición operacional Es una secuencia única, compleja y conectada, de actividades que tienen un objetivo y propósito y que deben ser completadas en un tiempo específico, en presupuesto, y de acuerdo a una especificación. Palabras clave: Secuencia de actividades Actividades únicas Actividades complejas Actividades conectadas Tiempo especificado En presupesto De acuerdo a una especificación Otras definiciones Definición del Project Management Institute (PMI): Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto para satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los stakeholders de un proyecto. Stakeholder: individuo u organización que está involucrado o puede ser afectado por las actividades del proyecto 4

5 Analicemos la definición del PMI Satisfacer o exceder las necesidades y expectativas de los stakeholders implica balancear demandas de: alcance, tiempo, costo, y calidad Stakeholders con diferentes necesidades y expectativas Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas) Quiénes son los stakeholders? Gerente de proyecto. El individuo responsable de la gestión del proyecto (es su misión). A recibido autoridad para hacer la tarea (manejo cuidadoso) Debe operar todos los aspectos (incluso de terceros) para evitar obstáculos y que el proyecto avance El proyecto es El tema para el líder y es Un tema más para otros. Patrocinador o sponsors. Individuo o grupo de la organización ejecutora que provee los recursos financieros (fondos o especies). Son ejecutivos de alto nivel que impulsan el proyecto Muchas veces forman parte del comité de Dirección del proyecto Representan la fuente de autoridad de un gerente de proyecto (brindan el poder al proyecto) Ayudan al GP a superar los conflictos y barreras organizacionales que pudieran surgir. No desean sorpresas. Los debe mantener informados permanentemente el GP Cliente Individuo u organización que usará el producto/ servicio del proyecto. Pueden ser clientes internos o externos. Es el stakeholder por el que los demás existen. 5

6 Quiénes son los stakeholders? (cont.) Organización ejecutora. La empresa (equipo de personas) que hacen el trabajo del proyecto. Resto de la organización. Normalmente es la población de stakeholders más grande. Se hacen cuestionamientos internos y tienen incertidumbre: En qué me afecta? Se pueden tornan en reacciona contraproducentes para el proyecto. Se deben comunicar el contenido y alcance del proyecto Altos ejecutivos. No vinculados directamente con el proyecto. Pueden apoyar o no algún colega que sea sponsor del proyecto. Están preocupados por lo objetivos de sus propias áreas (no interferir) Otros proyectos. Conviven con nuestro proyecto. Pueden ser menos, igual o más importantes y/o prioritarios que el nuestro. Ho hay que dejar de preguntarse que esperan de nuestro proyecto. Algunas categorías de stakeholders Internos/externos Propietarios y financiadores Proveedores y contratistas Miembros del equipo Organismos de gobierno Ciudadanos individuales 6

7 Existe un Mapa político del proyecto! Bajo la competencia del líder de proyecto Identificar los stakeholders involucrados. Conocer sus necesidades y expectativas. Lograr el compromiso de todos ( subirlos a bordo ). Lograr que el proyecto los sume, los consulte, los considere a en las definiciones y decisiones. Algunas características de los proyectos Están asociados a esfuerzos de cambio. Un Proyecto recorre al proceso para obtener un resultado. Están compuestos de actividades y tareas. Asocian responsables y entregables. Imponen tiempos y resultados Involucran múltiples recursos. Son únicos, no repetitivos. 7

8 Características de los proyectos (cont.) Involucran incertidumbre y riesgo Cuentan con un Ciclo de vida definido. Interactúan con otras actividades de la empresa y el entorno Son de diferentes tamaños esfuerzos diferentes enfoques y Pueden representar un desafío tecnológico y/o cultural Proyectos y la corporación Los proyectos introducen cambios en la organización! Cambio Técnico Proyecto de ingeniería Proyecto de tecnologías de información Cambio Cultural Proyecto de rediseño organizacional Proyecto de introducción de sistemas de calidad Proyecto de mejoramiento y cambio 8

9 Proyectos y complejidad Complejidad de los proyectos según el tipo de cambio Riesgo Complejidad Tiempo requerido Proyectos puramente técnicos Proyectos puramente culturales Proyectos y Programas y actividades PROGRAMA PROYECTO Actividad Actividad PROYECTO Actividad Actividad PROYECTO Actividad Actividad PROYECTO Actividad Actividad PROYECTO Actividad Actividad PROYECTO Actividad Actividad 9

10 Proyectos y el día a día Tareas de la organización Operaciones Proyectos Aspectos comunes Ejecutas por personas Restringidos por recursos limitados Planeados, ejecutados y controlados Aspectos diferenciadores Personas cumplen cargos Continuas Repetitivas Personas cumplen Roles temporarias Única vez Qué es la Dirección de Proyectos? Planeación Establecer objetivos claros para alcanzar una meta: producto/ servicio resultante. Identificar alcance, participantes y restricciones Organización Organizar a los recursos (humanos, materiales y dinero) Detallar un plan de proyecto para su ejecución Seguimiento Conocer el estado de avance del proyecto Gestionar acciones preventivas y correctivas Cambio Administrar el cambio durante la vida del proyecto 10

11 Dirección de proyectos RECURSOS Humanos Materiales Equipos Información Dinero Otros ENTORNO ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS RESULTADOS Plazo Costo Calidad Satisfacción Dirección de proyectos: Es el arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a través de la vida de un proyecto, por medio de técnicas modernas de administración, para lograr objetivos predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo, y de satisfacción de todos sus participantes y particularmente del cliente del proyecto. Modelo del PM Necesidades Actividades del Proyecto Producto / Servicio Project Management 11

12 Introducción al PMBOK PMI: Project Management Institute PMBOK: Project Management Body of Knowledge Documento normativo: prescribe lo que un Gerente de proyecto debería hacer frente a la dirección de proyectos. Cuerpo de conocimiento de la disciplina logrado por consenso de especialistas de varias ingenierías Organiza el contenido de la disciplina en áreas de conocimiento. Describe las entradas, técnicas/ herramientas y salidas de cada proceso que se debe llevar a cabo en cada área- Edición vigente: Año 2000 Áreas de conocimiento del PMBOK 12

13 Introducción al PMBOK Gestión de la Integración del proyecto Aseguran que todos los elementos del proyecto son coordinados adecuadamente Desarrollo del plan de proyecto Ejecución del plan de proyecto Control de cambios globales 4.1 Desa PP 1.Entradas.. 2.Tec & Herr 3.Salidas.. Estructura de cada proceso Entradas Documentos o información, resultados de procesos anteriores. Herramientas y técnicas Mecanismos aplicados a las entradas para generar los resultados. Salidas Documentos o información, resultados para procesos siguientes. Proceso 1.Entradas.. 2.Tec & Herr 3.Salidas.. 13

14 Procesos de una Área de conocimiento Explotación de cada proceso 4.1 Desarrollo de un plan de Proyecto 14

15 Introducción al PMBOK Gestión del Alcance del proyecto Aseguran que se incluye todo el trabajo requerido (y nada más) para completar el proyecto Iniciación Planeamiento del alcance Definición del alcance Verificación del alcance Control de cambio del alcance Introducción al PMBOK Gestión de Tiempo del proyecto Aseguran la conclusión en tiempo del proyecto Definición de actividades Secuenciamiento de actividades Estimación de la duración de actividades Desarrollo del cronograma Control del cronograma 15

16 Introducción al PMBOK Gestión de Costo del proyecto Aseguran que el proyecto se concluye dentro del presupuesto aprobado Planeamiento de recursos Estimación de costos Presupuestación del costo Control de costos Introducción al PMBOK Gestión de Calidad del proyecto Aseguran que el proyecto logrará un producto que satisfará las necesidades esperadas Planeamiento de calidad Aseguramiento de calidad Control de calidad 16

17 Introducción al PMBOK Gestión de RRHH del proyecto Aseguran que se hace un uso efectivo del personal involucrado en el proyecto Planeamiento organizacional Incorporación de staff Desarrollo del equipo Introducción al PMBOK Gestión de Comunicaciones del proyecto Aseguran que la información del proyecto se genere adecuadamente y en tiempo (se reúna, distribuya, almacene, etc.) Planeamiento de las comunicaciones Distribución de la información Informes de performance Cierre administrativo 17

18 Introducción al PMBOK Gestión de Riesgos del proyecto Procesos vinculados con identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto Identificación de riesgos Cuantificación de riesgos Desarrollo de respuesta a los riesgos Control de respuesta a los riesgos Introducción al PMBOK Gestión de Adquisiciones del proyecto Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la organización que desarrolla el proyecto Planeamiento de procurement Planeamiento del requerimiento Requerimiento Selección de fuentes Administración de contratos Liquidación de contratos 18

19 Procesos del Proyecto Procesos de iniciación Procesos de planificación Procesos de control Procesos de ejecución Procesos de cierre GF Procesos de un proyecto (PMI) Principales Procesos centrales de planificación: Procesos de planificación Planificación del alcance Definición del alcance Definición de actividades Planificación de recursos Secuencia de actividades Estimación de la duración de actividades Estimación de los costos de actividades Desarrollo de programas Presupuestos Desarrollo del plan del proyecto 19

20 Procesos de un proyecto (2) Soporte Procesos facilitadores de la planificación: Planificación de la calidad Planificación de la organización Asignación de personal Planificación de la comunicación e información Planificación de adquisiciones Planificación de las solicitudes de servicios o productos Identificación de riesgos Cuantificación de riesgos Desarrollo de respuestas a los riesgos Procesos de planificación Procesos de un proyecto (3) Ejecución del plan Procesos de ejecución Soporte Procesos facilitadores de la ejecución: Distribución de información Desarrollo del equipo de trabajo Aseguramiento de la calidad Verificación del alcance Solicitación de recursos y servicios Selección de fuentes de recursos y servicios Administración de contratos 20

21 Procesos de un proyecto (4) Principales Procesos de control: Informes de desempeño Control general de cambios Procesos de control Soporte Procesos facilitadores del control: Control de cambios al alcance del proyecto Control de calidad Control del programa Control de las respuestas al riesgo Control de costos Procesos de un proyecto (5) Principales Procesos de cierre Procesos de cierre: Cierre de contratos Cierre administrativo Evaluación de satisfacción de clientes Evaluación general de desempeño de cada etapa y del proyecto como un todo Reintegro de personal asignado al proyecto Adquisición y almacenamiento de información relevante para futuros proyectos 21

22 Procesos del Proyecto Procesos de iniciación Procesos de planificación Procesos de control Procesos de ejecución Procesos de cierre GF Procesos de inicio 22

23 Procesos de planificación 5.2 Planificación Alcance 5.3 Definición Alcance Procesos de Panificación 6.1 Definición Actividades 5.2 Planificación Recursos 6.2 Secuencia Actividades 6.2 Estimación Duración Actividades 7.1 Estimación Costos 6.3 Desarrollo Programa 7.2 Principales Presupuesto de Costos 7.1 Desarrollo Plan del Proyecto Planificación Calidad Planificación Organización Planificación Comunicaciones Adquisición Personal Identificación Riesgos Complementarios Cuantificación Riesgos Desarrollo de Respuestas 23

24 Procesos de ejecución Procesos de control 24

25 Procesos de cierre Mapa de procesos por Áreas de C 25

26 Necesidad de un rol integrador! Administración de la integración 4.1 Desarrollo del plan del proyecto Metodología de planificación de proyectos Habilidades y conocimientos de los participantes Sistema de información de la administración del proyecto 4.2 Ejecución del plan del proyecto Habilidades generales de administración Conocimiento y desarrollo del producto Sistema de autorización del trabajo Reuniones de revisión del estado del proyecto Sistema de información del proyecto Procedimientos organizacionales 26

27 Administración de la integración (cont ) 4.3 Control general de cambios Sistema de control de cambios Administración de la configuración Medición de desempeño Planificación adicional Sistema de información del proyecto El trabajo del proyecto como integrador Calidad Especificaciones, QA, QC Alcance Requerimientos Cambios Información Comunicación Datos, coordinación Tiempo Control, atrasos TRABAJO Habilidades Personal Recurso Humano Costo Presupuestos, control Problemas, soluciones Riesgo Servicios, maquinaria materiales Contratos Adquisiciones 27

28 Tipos de organizaciones Organización FUNCIONAL Organización Matricial débil Organización Matricial balanceada Organización Matricial Fuerte Organización mixta Organización por PROYECTOS Matriz débil 28

29 Matriz balanceada Matriz 29

30 Mixta Por proyectos 30

31 Comparación de estructuras Referencias Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMI,