Invitación Publica a Presenta Ofertar- Nº07 de 2009 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR INVITACION A OFERTAR

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1 Invitación Publica a Presenta Ofertar- Nº07 de 2009 República de Colombia INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR INVITACION A OFERTAR (Seleccionar al contratista que Preste el servicio de cafetería y restaurante a los servidores públicos que laboran en la Sede Regional del ICBF Santander, ubicada en el kilómetro 2 vía café Madrid Bucaramanga). Bucaramanga, Octubre de 2009

2 CAPITULO I GENERALIDADES DEL PROCESO DE SELECCION 1.1. OBJETO. Seleccionar al contratista que Preste el servicio de cafetería y restaurante a los servidores públicos que laboran en la Sede Regional del ICBF Santander, ubicada en el kilómetro 2 vía café Madrid Bucaramanga CRONOGRAMA Y TRÁMITE DEL PROCESO. ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR Publicación de la Invitación a 14 de octubre-2009 Página web ICBF - ofertar Plazo final para la entrega de las propuestas. 19 de octubre de 2009 Entre las 8:00 a.m. y las 4:00 p.m.. En la oficina de Gestión documental de la Sede Regional. Kilómetro 2 vía café Madrid. Bucaramanga. Evaluación de las Ofertas y 20 de octubre de 2009 Verificación de los requisitos Entre las 8:00 a.m. y las habilitantes y solicitud de 4:00 p.m.. subsanación al proponente ubicado en el primer lugar del orden de elegibilidad. Publicación del informe de 21 de octubre de 2009 Página web ICBF - evaluación y de verificación de requisitos habilitantes.. Traslado del informe de 22 de octubre de 2009 Página web ICBF - evaluación y recepción de observaciones al mismo. Suscripción de contrato 23 de octubre de 2009 Página web ICBF - Perfeccionamiento y legalización del contrato de octubre de 2009 El contrato se entregará para la suscripción en la Oficina Jurídica del ICBF Sede Regional, ubicada en el kilómetro 2 vía café Madrid Bucaramanga. NOTA 1: El proponente podrá entregar la oferta durante el plazo de la invitación radicándola en la Oficina de Gestión Documental, kilómetro 2 vía Café Madrid Bucaramanga, antes de la fecha límite para entrega de las mismas.

3 NOTA 2: Tenga en cuenta que su propuesta la debe entregar en el plazo y en el horario establecido en el cronograma de la invitación, razón por la cual usted deberá llegar con la debida anticipación al sitio indicado en el mismo previendo que existen medidas de seguridad para el ingreso. NOTA 3: Es responsabilidad del proponente verificar, en la página web antes citada, la publicación de los diferentes documentos que hagan parte integral del pliego PRESUPUESTO ESTIMADO Y RUBRO PRESUPUESTAL AFECTADO. EL ICBF dispone de un presupuesto estimado de VEINTE MILLONES DOSCIENTOS OCHENTA Y UN MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS M/CTE ($ ) incluido IVA y demás impuestos de ley. Discriminado así: para el 2009 CINCO MILLONES SETENTA MIL TRESCIENTOS SETENTA Y OCHO PESOS M/CTE.($ ) y para el 2010 QUINCE MILLONES DOSCIENTOS DIEZ MILOCHOCIENTOS SESENTA Y CINCO PESOS M/CTE.($ ) El valor de cada almuerzo está establecido para la presente vigencia en $5.122=incluido el IVA. Quincenalmente se pagará el valor total de los almuerzos suministrados durante los días hábiles de cada quincena. NOTA: MENSUALMENTE EL ICBF REALIZA UN DESCUENTO POR NOMINA A LOS BENEFICIARIOS DEL SERVICIO DE ALIMENTACION EN LA SEDE REGIONAL. ESTE VALOR QUE EN EL PRESENTE AÑO ASCIENDE A UNA SUMA MENSUAL DE APROXIMADAMENTE $ = SE CONSTITUYE EN UN APORTE PARA PAGAR LAS CUENTAS, ES DECIR, EL VALOR QUE SE DESCUENTA A LOS FUNCIONARIOS MENSUALMENTE, REDUCE LOS COSTOS QUE SE CARGAN AL PRESUPUESTO OFICIAL DEL CONTRATO. Para el cumplimiento del objeto del presente proceso, se cuenta con: certificado de disponibilidad No. 785 del 29 de julio de 2009 y con cargo a cupo autorizado para vigencia futuras, mediante oficio No de Abril 17, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. NOTA: Los valores calculados y proyectados por el ICBF Santander para la asignación del presupuesto, son los correspondientes a los costos pagados en el año Para el año 2010 se realizará un reajuste de acuerdo con el porcentaje de incremento del IPC nacional aprobado por el Gobierno Nacional para el PLAZO DE EJECUCIÓN. El contrato resultante del presente proceso de selección tendrá un plazo de nueve (9) meses, contados a partir del 1 de noviembre de 2009, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato.

4 1.5. LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO El servicio será prestado en Sede, ubicada en el kilómetro 2 vía Café Madrid Bucaramanga FORMA DE PAGO El ICBF cancelará al CONTRATISTA, quincenalmente el valor de los almuerzos suministrados durante los días hábiles de cada quincena DE LAS PROPUESTAS: CAPITULO II INFORMACION GENERAL DEL PROCESO Los proponentes deberán elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo, y deberán incluir dentro de ella toda la información exigida de conformidad con lo solicitado en la presente invitación. Las propuestas deberán tener en cuenta las siguientes reglas: a. La oferta deberá presentarse en forma escrita en medio impreso y en idioma Castellano. b. Las propuestas DEBERAN SER RADICADAS EN LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA CON ANTELACIÓN A LA FECHA Y HORA PREVISTA COMO LIMITE PARA LA RECEPECION DE LAS MISMAS. Las propuestas que no se encuentren dentro de la respectiva hora y fecha, fijado para la recepción de propuestas serán consideradas como propuestas extemporáneas y NO SERÁN TENIDAS EN CUENTA aun si han sido radicadas en la oficina de Gestión Documental. c. La propuesta deberá estar suscrita por el proponente o su representante. d. Si el proponente presenta más de una (1) oferta a su nombre, sólo se tendrá en cuenta la de menor precio de ellas presentada, según lo establecido en el artículo 860 del Código de Comercio. e. La propuesta deberá permanecer vigente por un período de 30 días calendario a partir de la fecha de cierre de la invitación EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS, TRASLADO Y OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN Y DE VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES Una vez efectuado el cierre, la dependencia solicitante de la contratación, elaborará la evaluación de las propuestas dentro del plazo establecido para el efecto en el cronograma de la presente invitación. Elaborados los informes de evaluación y verificación, permanecerán en la en la Oficina jurídica del ICBF, ubicada en el Kilometro 2 vía café Madrid de Bucaramanga y en la página Web por un término de un (1) día hábil, que se contarán a partir del día siguiente en que se efectúe la publicación en la página Web, para que los proponentes puedan presentar las observaciones que estimen pertinentes. Dicho informe permanecerá en la Oficina

5 jurídica del ICBF, en el horario comprendido entre las 8:00 a. m. y las 5:00 p. m. Las observaciones presentadas al informe de evaluación deberán dirigirse a la Oficina jurídica del ICBF Kilometro 2 via café Madrid de Bucaramanga o al correo electrónic cp0709sant@icbf.gov.co o via fax al OFERTA ÚNICA HÁBIL En el caso en que se presente una única propuesta y ésta sea hábil en la evaluación (jurídica, financiera, técnica y económica) o en el evento en que de las varias propuestas presentadas sólo una sea hábil, será la seleccionada, según lo establecido en el inciso segundo del artículo 2 del decreto 3576 de CAPITULO III REQUISITOS DE HABILITACION Los proponentes con la propuesta, deberán presentar los documentos de habilitación jurídica y técnica establecidos en el presente capitulo REQUISITOS JURIDICOS DE HABILITACION Los proponentes deberán presentar los documentos que se enuncian a continuación: a. Fotocopia del documento de identidad del proponente persona natural o del representante legal del proponente persona jurídica. b. Fotocopia de la libreta militar, si el proponente es persona natural hombre menor de 50 años 1. En caso de pérdida deberá anexar certificación de la Dirección de Reclutamiento donde conste que la situación militar se encuentra definida. c. Fotocopia del certificado de antecedentes judiciales vigente expedido por El Departamento Administrativo de Seguridad DAS, del proponente persona natural o del representante legal del proponente persona jurídica. d. Fotocopia del Registro Mercantil cuya fecha de expedición no deberá ser anterior a los treinta (30) días previos a la fecha de cierre del presente proceso de contratación.. e. El proponente persona jurídica deberá acreditar su existencia y representación legal mediante la presentación con la oferta, del certificado correspondiente, cuya fecha de expedición no deberá ser anterior a los treinta (30) días previos a la fecha de cierre del presente proceso de contratación, adicionalmente se deberán tener en cuenta las siguientes reglas: I. El objeto social del oferente debe permitir la actividad, gestión y operación que se solicita en este proceso de contratación y en el contrato que de él se derive. II. Para contratar, la persona jurídica oferente deberá demostrar que su duración no será inferior a la duración del contrato y un (1) año más contado a partir de la fecha de liquidación del mismo.

6 III. Autorización del órgano social competente, si el representante legal tiene limitadas las facultades para comprometer al oferente. f. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA: De acuerdo con el contenido del modelo suministrado (Anexo No. 1) suscrita por el representante legal de la persona jurídica, por la persona natural proponente. g. DOCUMENTOS DE CUMPLIMIENTO ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002 Y LEY 829 DE 2003: Dicha acreditación se hará mediante certificación expresa suscrita por el revisor fiscal o si de acuerdo a las normas vigentes no está obligado a ello, por el representante legal de la persona jurídica o de cada uno de los integrantes, en el caso de conformación de unión temporal o consorcio. h. Registro único tributario. RUT. i. Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública para persona jurídica o persona natural según corresponda REQUISITOS TECNICOS DE HABILITACIÓN Documentación de carácter técnico que deberá aportar el oferente Domicilio del proponente El proponente debe tener domicilio principal en Bucaramanga y/o su área metropolitana, circunstancia que se probará con el certificado de Existencia y representación legal expedido por la Cámara de comercio Experiencia del Proponente La experiencia se acreditará con un mínimo de dos (2) certificaciones de haber ejecutado contratos por un valor igual o superior al valor de la presente convocatoria. Las certificaciones deberán contener: Nombre del contratante Objeto del contrato Valor del contrato Actividades ejecutadas Calificación : EXCELENTE O BUENA 3.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE El proponente deberá tener una experiencia específica igual o superior al valor del presupuesto oficial de la presente invitación, cuyo objeto sea la prestación del servicio de Restaurante y/o preparación y suministro de almuerzos. CAPITULO IV REQUISITOS TECNICOS DE EVALUACION El ICBF dividirá la evaluación en dos fases: una primera fase de evaluación en la que se revisarán los componentes técnico y económico. En la segunda fase se realizará una verificación de los requisitos habitantes a los proponentes ubicado en el primer lugar del orden de elegibilidad.

7 4.1 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN La calificación se realizará con base en el siguiente procedimiento: FACTOR Económico- precio Calidad Total PUNTAJE 50 puntos 50 puntos 100 puntos PRECIO. EVALUACIÓN ECONÓMICA Y DETERMINACIÓN DEL ORDEN DE ELEGIBILIDAD. En esta etapa se efectuará la evaluación económica de las propuestas, siguiendo el procedimiento que se detalla a continuación, con el fin de establecer el orden de elegibilidad de las propuestas: a) Se revisará y determinará si existen errores aritméticos en el diligenciamiento del anexo No. 3 Si existen errores en el resultado de la operación matemática, se hará la respectiva corrección y se tomarán los valores resultantes. b) Una vez verificado el valor total de cada una de las propuestas económicas se corroborará que el mismo no sea superior al presupuesto oficial total de la invitación. Solo las propuestas económicas que se encuentren en dicho rango continuarán con la evaluación económica. c) Posteriormente se aplicará el mecanismo seleccionado, con el fin de establecer el orden de elegibilidad de las propuestas. A continuación se presenta la fórmula para la calificación del precio MENOR PRECIO DE LA OFERTA Conforme a esta fórmula, se le asignará el máximo puntaje de 50 puntos a la propuesta que presente el menor precio total señalado en el Anexo No. 3 A los demás proponentes se les asignará un puntaje inversamente proporcional al valor de la oferta de menor valor total. La calificación por este concepto, se obtendrá multiplicando la relación entre el menor precio cotizado total (precio mínimo), sobre el precio de la propuesta que se calificará (precio propuesta estudiada) por 50 puntos así: Precio propuesta menor valor * 50 puntos Precio: Precio de la propuesta estudiada CALIDAD. El criterio de calidad al que se asignará puntaje, se detalla a continuación:

8 CALIDAD DOS (2) CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA CON CALIFICACION DEL SERVICIO PRESTADO EXCELENTE PARA UN TOTAL DE 50 PUNTOS. PUNTAJE Por cada Excelente en las certificaciones se le otorgan 25 puntos a cada una para un total de : 50 puntos Por cada certificación, calificada como Buena, se le asignan 15 puntos 4.2. PROCEDIMIENTO EN CASO DE EMPATE Se entenderá que hay empate entre dos propuestas cuando presenten un número idéntico en la calificación total de las mismas, con un número entero y dos decimales. En el caso en que dos o más propuestas, bajo el anterior criterio, hubieran arrojado un mismo resultado, se aplicarán los siguientes criterios de desempate: a. El proponente que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio de precio. b. Si persiste el empate se realizará un sorteo CAPITULO V REQUISITOS TECNICOS DE LA PROPUESTA 5.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA PROPUESTA Para la presentación de la oferta y la ejecución del contrato, el oferente deberá tener en cuenta las especificaciones técnicas que se describen en el Anexo2: FORMATO TECNICO, las cuales serán de obligatorio cumplimiento en caso de resultar favorecido dentro del presente proceso de selección. Una vez presentado y suscrito el Anexo 2, se entenderá obligado el proponente a su cumplimiento ACTIVIDADES: Las actividades y obligaciones del contratista en desarrollo del objeto contractual serán las siguientes: 1) El contratista al presentar la propuesta correspondiente a la Sede Regional, deberá tener en cuenta que el ICBF suministrará la cocina para la preparación de los alimentos y el menaje tales como: estufa industrial y horno a gas, neveras, olla a presión, pesa o balanza alimentos, mesas y sillas, estantería para loza, loza, cubiertos, bandejas metálicas, ollas etc; el cual será entregado bajo inventario. Así mismo el ICBF suministra los servicios de agua, luz, gas y teléfono. 2) La reposición de los bienes o utensilios que resulten sustraídos, dañados o quebrados correrán por cuenta del contratista.3) El contratista deberá suministrar los electrodomésticos que el ICBF no posea y que sean necesarios para la preparación de alimentos. 4) Cumplir con las normas higiénico sanitarias para preparación y manipulación de alimentos según el Decreto 3075 de ) Garantizar la calidad en el proceso de compra, almacenamiento, preparación y suministro de las raciones.6) Garantizar el personal ofrecido y

9 requerido por el ICBF, durante la ejecución del contrato.7) Llevar el control diario de almuerzos suministrados. 8) Garantizar el mantenimiento de las instalaciones, menaje, lavado de manteles y fumigación. 9) Los elementos y maquinaria con que cuenta la Cafetería son suficientes para una normal producción; los mismos se entregarán funcionando y a partir de su recibo, la conservación y el mantenimiento será asumido por el contratista. 10) El suministro de la alimentación deberá hacerse en jornada diurna de lunes a viernes, en la cafetería del ICBF ubicado en el Km. 2 vía al Café Madrid, en el horario de 12:00 m a 1:30 p.m. Extraordinariamente los fines de semana cuando lo solicite el ICBF. 11) El ICBF avisará previamente los días en que no se requiere el servicio. 12) El contratista tomará todas las medidas pertinentes para la protección, almacenamiento y conservación técnica de los alimentos y demás productos, de acuerdo a la normatividad existente lo cual no causará costos para el ICBF. 13) Presentar mensualmente los recibos de pago al sistema de seguridad social (Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF) al supervisor del contrato para el trámite del pago respectivo.14) El contratista pagará los costos a que haya lugar para la suscripción, legalización y ejecución del contrato (publicación en el Diario Único de Contratación, póliza, entre otros, de acuerdo con la ley).

10 [Lugar y Fecha] República de Colombia ANEXO NUMERO. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señores INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Kilómetro 2 vía café Madrid Bucaramanga Asunto: Propuesta para ofrecer al ICBF (describir el objeto) Respetados señores: La presente tiene por objeto ofrecer al ICBF, hasta por un valor de de $ Así mismo, el(los) suscrito(s) declara(n) que: Tengo (tenemos) el(los) poder(es) y/o representación legal para firmar y presentar la propuesta. Esta propuesta y el contrato que se llegare a celebrar en caso de adjudicación, me compromete totalmente 2. [ó] compromete a la(s) firma(s) que legalmente represento 3. De la misma manera, en caso de adjudicación, el contrato será firmado por la(s) siguiente(s) persona(s) 4 en representación de la(s) firma(s) 5 : NOMBRE CEDULA CARGO EMPRESA He revisado detenidamente la propuesta adjunta y no contiene ningún error u omisión. No me encuentro incurso en ninguna causal de inhabilidad y/o incompatibilidad establecida en el Estatuto General de Contratación y demás normas legales pertinentes. El término de validez de nuestra propuesta es de tres (3) meses contados a partir de la fecha de presentación de la oferta. El régimen al que pertenezco o pertenece la persona jurídica que represento es: (marque con una X) Autorretenedor Gran Reg.común Régimen Actividad Económica N: Contribuyente simplificado En la eventualidad de que me sea adjudicado el objeto del contrato, me comprometo a: 2 En caso de ser persona natural el proponente. 3 En caso de ser persona jurídica el proponente. O de ostentar la representación de un Consorcio d Unión Temporal. 4 Hasta aquí la frase si es persona natural 5 Finalizar la frase si es persona jurídica.

11 Establecer y presentar oportunamente al ICBF, las garantías contractuales que se pacten. Realizar, dentro del plazo máximo que fije el ICBF, todos los trámites necesarios para la firma y legalización del contrato resultante. Ejecutar el objeto del contrato, de acuerdo con los términos y condiciones de los términos de referencia correspondientes y con lo establecido en la propuesta adjunta. Cumplir con los plazos establecidos por el ICBF para le ejecución del objeto del contrato. Atentamente, Firma de la(s) persona(s) autorizada(s) Nombre completo Dirección Comercial Anexo ( ) folios

12 ANEXO 2. FORMATO TECNICO FT-1 CONDICIONES TECNICAS PARA LA EJECUCION DEL CONTRATO ANEXO TECNICO ESPECIFICACIONES TECNICAS El almuerzo se suministrará de lunes a viernes exceptuando los sábados domingos y festivos, un promedio de cuarenta (40) almuerzos al día, para un grupo de personas (hombres y mujeres) cuyas edades oscilan entre 25 y 60 años. ESPECIFICACIONES TECNICAS La minuta debe cubrir 850 kilo calorías como mínimo, según el siguiente patrón: ELEMENTO Leche Cereales, tubérculos y plátanos Carne Arroz Ensalada de verduras Energético Jugo de Fruta Postre Grasa Azúcar CANTIDAD 1 porción (1vaso de 180 c.c) 3 porciones 1 porción de 100 grs.al servir 90 gramos cocido 1 porción de 60 gr.cruda y 75 grs cocida 1 porción variable 1 vaso de 180 c.c. 1 porción 30 grs 4 porciones 1 porción de 20 grs 1. Los almuerzos a suministrar en un ciclo de menús de 20 días, deberán ser variados y balanceados nutricionalmente, cumpliendo con la minuta patrón, según lo presentado en la propuesta y los ajustes efectuados por el ICBF, garantizando que sea agradable en su presentación y que cumpla además con las características de 2. variedad en lo relacionado con textura, consistencia, color, sabor, forma y métodos de preparación. 3. El análisis de los menús se realizará con base en la Tabla de Composición de Alimentos Colombianos y a los grupos correspondientes a las guías alimenticias, con las porciones servidas de acuerdo al grupo de edades respectivas. 4. El aporte nutricional de cada menú se obtendrá de la sumatoria del aporte individual de cada alimento, por lo tanto, no se podrá utilizar el valor promedio aportado por el grupo al cual pertenece el alimento.

13 5. La proteína de origen animal deberá suministrarse en forma exclusiva en la cantidad establecida en la Minuta Patrón. No se permite el uso de extensor cárnico CARVE en ninguna preparación. 6. Las frutas naturales deben estar presentes en el menú todos los días. El uso de pulpas de fruta está sujeto a la aprobación del supervisor del contrato y no podrá suministrarse más de una vez a la semana. No está permitido el uso de bebidas azucaradas. 7. La presentación de las verduras puede darse en cualquier preparación; cuando la preparación sea cruda el peso será de 60 grs y en cocido de 75 grs. 8. Solo se permite presentación de galleta como postre una vez a la semana. 9. Las cantidades de cebolla, tomate, ajo, perejil, cilantro o pimentón que se usan como condimentos naturales frescos, hacen parte del grupo de condimentos y no podrán contabilizarse como parte del grupo de hortalizas establecido en la minuta patrón. DESARROLLO DEL SERVICIO Los proponentes se comprometen durante la ejecución del contrato a cumplir con las siguientes condiciones para el desarrollo del servicio: 1. Proveer la dotación de uniforme al personal con que preste el servicio, según lo dispuesto por la Ley, 2. Cumplir con las normas higiénico sanitarias para preparación y manipulación de alimentos según el Decreto 3075 de Garantizar la calidad en el proceso de compra, almacenamiento, preparación y suministro de las raciones. 4. Mantener información sobre el menú del día en lugar visible a los servidores públicos de la Sede Regional. 5. Llevar el control diario de almuerzos suministrados. 6. Realizar el mantenimiento de las instalaciones, menaje, lavado de manteles y fumigación. 7. Presentar carné de manipuladoras de alimentos dentro de los quince (15) días siguientes al inicio del plazo contractual. 8. Presentar un plan de desinfección y de fumigación, para aprobación del ICBF, dentro de los ocho (8) días siguientes al inicio del plazo contractual. FIRMA DEL PROPONENTE Nombre del Oferente Nit o c.c.

14 ANEXO NUMERO. 3 PROPUESTA ECONÓMICA Valor unitario de cada Almuerzo Valor total EL VALOR TOTAL PARA EL SERVICIO DE CAFETERIA Y RESTAURANTE DURANTE LOS NUEVE (9) MESES ES HASTA POR UN VALOR DE: ($ ) FIRMA