Facturar en Línea. Manual de Distribuidores MICROSITIO. Proveedor autorizado de certificación SAT Número de aprobación: 55029

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1 Facturar en Línea Manual de Distribuidores MICROSITIO

2 Con FEL es más fácil... Bienvenidos a Facturar en línea Gracias por su preferencia! Este sistema está diseñado para ser una herramienta que permita llevar el control total del negocio de facturación electrónica. Desde aquí es posible administrar: Clientes Ventas Prepago Comisiones Cambiar Contraseña Cambiar Manual de Usuario

3 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 1 INGRESO AL MICROSITIO FEL 2 MENÚ DE OPERACIONES 2.1 INICIO Cambiar contraseña Cambiar Manual de usuarios 2.2 MIS CLIENTES Asignación a clientes 2.3 MIS VENTAS 2.4 PREPAGO 3 POSIBLES INCONVENIENTES

4 INTRODUCCIÓN El presente manual de uso del Micrositio de Facturar en Línea FEL ha sido elaborado con el propósito de guiar al usuario Distribuidor durante el proceso de control de sus ventas, suministrando las herramientas necesarias y explicando de manera detallada las funciones con las que cuenta el Sistema que ha adquirido. Este documento se divide en tres apartados principales: Ingreso al Micrositio FEL Menú de operaciones a) Inicio b) Mis Clientes c) Mis Ventas d) Prepago e) Posibles inconvenientes Esperamos que con la ayuda del manual, logre familiarizarse con el Sistema y su utilización resulte más sencilla. Importante: Antes de comenzar a utilizar el Sistema Micrositio FEL es necesario haber creado y configurado previamente una cuenta en FEL.

5 1. INGRESO AL MICROSITIO FEL Puede acceder a una cuenta en el Sistema Micrositio FEL desde el Navegador de Internet que se encuentre instalado en una computadora con Sistemas operativos Windows o Mac, los navegadores más comunes y que se pueden utilizar son: Sistemas operativos Windows: a. Internet Explorer (Mínimo versión 8) b. Firefox c. Google Chrome (Recomendado) Sistemas operativos Mac: a) Safari (Recomendado) b) Camino c) Opera d) Firefox Para ingresar al Sistema Micrositio FEL, es necesario abrir el Navegador de Internet (de preferencia Google Chrome), escribir la dirección en la barra de direcciones (Imagen 1) y posteriormente presionar la tecla Enter. La velocidad de internet recomendada es de 1MBps para garantizar el funcionamiento óptimo del Sistema Micrositio FEL, se recomienda borrar por lo menos una vez al mes sus archivos temporales de internet

6 Imagen 1 Una vez ingresando a esta liga se muestra la página de registro del Sistema Micrositio FEL, donde debe brindarse (Imagen 2): Imagen 2

7 a) Clave FL: Clave que ha sido asignada por la Mesa de Control de FEL una vez que se adquieren los derechos de la franquicia, esta clave es única. b) Contraseña: La contraseña también es asignada por la Mesa de Control de FEL, en caso de extravío llame al ext Hacer clic en el botón Ingresar para acceder a la cuenta (imagen 3). Imagen 3

8 2. MENÚ DE OPERACIONES Inicio Mis Clientes Mis Ventas Comisiones Prepago El Sistema Micrositio tiene el propósito de facilitar el control del negocio de la factura electrónica, para ello se dispone un menú de operaciones que corresponde a cada una de las funciones necesarias para llevarlo a cabo, ubicado en el lado izquierdo de la pantalla, desde el cual, puede accederse a las secciones (Imagen 4). Imagen 4

9 2.1 INICIO Habiendo ingresado al Sistema Micrositio, puede observarse la pantalla inicial, donde se muestra un mensaje de bienvenida, así como un breve comentario de las operaciones que pueden realizarse. En caso de desear regresar a este punto en cualquier momento de la navegación por el sitio, hacer clic en el botón Inicio como muestra la imagen 5. Cambio de contraseña Cambio Manual de usuario Imagen 5

10 2.2 MIS CLIENTES La primera sección corresponde a la información de los clientes del distribuidor, por lo que al hacer clic en el botón se muestra una tabla con el RFC, la Razón Social, el número total de paquetes, los paquetes restantes y el porcentaje que éstos últimos representan respecto al total como puede observarse en la imagen 6. Imagen 6

11 Si se desean consultar los paquetes de cada cliente, hacer clic en el ícono despliega en una ventana los detalles del cliente seleccionado (Imagen 7)., el cual Imagen 7 Imagen 8 Cabe mencionar que los clientes se ordenarán automáticamente en base al porcentaje de uso del paquete activo, es decir; el cliente que ha consumido la mayor cantidad de sus créditos disponibles en el paquete activo, aparecerá primero en la lista, por lo que necesitará adquirir nuevos paquetes.

12 2.2.1 ASIGNACIÓN DE CLIENTES Para poder solicitar asignar un cliente a su cartera como distribuidor de facturar en línea, es importante realizarlo desde el botón MIS CLIENTES, en dicha pantalla usted podrá observar la leyenda Asignación de clientes aquí, palabra que está en verde, como lo muestra la (imagen a). Imagen a Dando click en la palabra aqui le pedirá nuevamente ingresar clave y contraseña de distribuidor (Imagen b) Imagen b

13 Que al momento de registrar sus claves aparecerá una pantalla donde le mostrara datos de su cuenta de distribución y le pedirá ingresar el RFC de su cliente como lo indica (imagen c) Imagen c Al dar click en buscar, el sistema le va a solicitar que llene y adjunte datos de su cliente como: -Correo electrónico donde se notificara el status de su solicitud -Número telefónico a 10 dígitos -Cedula fiscal -Carta de solicitud firmada por el cliente e IFE ambos lados en la parte baja de la misma (imagen d) Imagen d

14 ** **Sí tuviera un comprobante de pago menor a 60 días, el sistema solicitara adjuntarlo. Al terminar con la información debe dar click en solicitar, para que su solicitud llegue al sistema de facturar en línea y tenga respuesta de 1 a 5 días hábiles. (Imagen e) Imagen e ***SI SU SOLICITUD SE TRATARA DE CAMBIO DISTRIBUIDOR A DISTRIBUIDOR ENSEGUIDA LE LLEGARA UN CORREO ELECTRÓNICO SOLICITANDOLE DOCUMENTACIÓN DEL CLIENTE COMO: ACTA CONSTITUTIVA O PODER NOTARIAL E IFE DE SU REPRESENTE LEGAL, QUE DEBERA ENVIAR AL SIGUIENTE CORREO TENIENDO RESPUESTA EN 5 DÍAS HÁBILES. Y DE ESTA MANERA LAS COMISIONES LAS RECIBIRÁ A PARTIR DE LA RECOMPRA

15 2.3 MIS VENTAS Imagen 9 La presente sección corresponde a los movimientos de paquetes y ventas, donde a través de una gráfica ubicada al centro de la ventana pueden interpretarse estos datos (Imagen 9).

16 La gráfica se visualiza de acuerdo a todos los paquetes vendidos durante el año de forma predeterminada, sin embargo, posee una barra de herramientas de visualización donde pueden modificarse estos valores, es decir, es posible elegir que datos desean verse reflejados en la gráfica si se desea consultar algo en específico, como se ilustra a continuación (Imagen 10). i. Tipo de Paquetes: Nos permitirá seleccionar los paquetes de tipo Timbrado o en línea, para permitir una fácil visualización de las gráficas de ventas imagen 11. Imagen 10 Imagen 11 Esta opción permite también elegir un paquete en específico, para ello, dar clic en el ícono correspondiente a Tipo de Paquete, éste despliega una lista de los paquetes de los cuáles debe de elegirse el que se desea consultar (Imagen 12).

17 Imagen 12 ii. No. de Ventas: Esta opción muestra en la gráfica el reporte de ventas de la franquicia o del distribuidor durante el periodo determinado (Imagen 13). Imagen 13 Los periodos se pueden seleccionar muy fácil con la opción de calendario, desde fecha inicial hasta fecha final (imagen 14, imagen 15)

18 Imagen 14 Imagen 15

19 2.4 COMISIONES En la sección de Comisiones podrá decidir cómo utilizar sus comisiones, en esta sección se le permitirá: Enviar comisiones a Prepago; donde posteriormente podrá utilizar el saldo aplicando más paquetes, y facturar comisiones; para esta funcionalidad deberá tener en cuenta que los periodos permitidos son: del 2 al 4 y del 16 al 18 de cada mes. Esta sección también cuenta con una opción para descarga de archivos excel al hacer clic en el icono imagen 16. (Imagen 16)

20 En caso de solicitar búsqueda puede realizarla por fecha, dando clic al campo de fecha inicial o fecha final, el cual despliega un calendario con el mes año y días para seleccionarlo (Imagen 17 y 18) (Imagen 17) (Imagen 18)

21 Esta sección también cuenta con Filtros de comisiones, El cual le permitirá seleccionar qué tipo de comisiones desea ver, teniendo las siguientes opciones. a) Estatus: Todas - No Facturadas - Por cobrar (imagen 19) b) Comisión: Todas - Venta Producto - Venta directa (imagen 20) (Imagen 19) (Imagen 20) Estas opciones son sólo para facilitar la categorización de las comisiones existentes.

22 2.5 PREPAGO La última sección del Sistema corresponde a la función de Prepago, aquí puede consultarse el Crédito de Regalo que se obtiene por medio de bonificaciones correspondientes a promociones en la marca, así como el Saldo de Prepago el cual se adquiere al realizar un depósito anticipado (Imagen 21). Imagen 21

23 I. Crédito de regalo Ingresando el RFC, se visualizarán los datos encontrados del cliente, se autocompletarán los campos restantes con la información que posee el mismo. Únicamente debe de seleccionarse el paquete a activar. Este crédito es otorgado a través de bonificaciones, la cantidad dependerá de las promociones que se manejan en la marca en el momento, por lo tanto, es variable, la vigencia de este crédito es de 3 meses a partir del último movimiento. En caso de no contar con créditos de regalo, es posible activar paquetes haciendo uso de éstos, para ello, habrá que dar clic al siguiente botón lo cual se abrirá una ventana solicitando el RFC del cliente, como muestra la imagen 22. Imagen 22

24 Imagen 23 El sistema únicamente lo hará sobre clientes ya registrados, (no se generarán nuevos clientes). Es muy importante que verifique que se está dando de alta al cliente correcto, ya que Una vez registradas las operaciones, no habrá devoluciones. Imagen 24

25 II. Saldo de prepago En caso de contar con saldo de prepago, es posible activar paquetes haciendo uso de éstos, para ello, se abrirá una ventana con el saldo de prepago actual y fecha de vencimiento imagen 25 Imagen 25 Ingresando el RFC, se visualizarán los datos encontrados del cliente, se autocompletarán los campos restantes con la información que posee el mismo. Únicamente debe de seleccionarse el paquete a activar. Eligiendo alguno de la lista, el cual tratándose de Créditos de Prepago, se limita a los paquetes 50 y 100 teniendo en cuenta siempre el precio final no sobrepase el crédito de regalo imagen 26.

26 Imagen 26 El sistema únicamente lo hará sobre clientes ya registrados, (no se generarán nuevos clientes). "Es muy importante que verifique que se está dando de alta al cliente correcto, ya que Una vez registradas las operaciones, no habrá devoluciones (imagen 27). Imagen 27

27 III. Consulta de activaciones Finalmente a la sección de Prepago cuenta con un apartado el cual permite realizar consultas de los paquetes activados por los medios de créditos de regalo y saldo de prepago, para ello, es necesario activar la casilla que corresponde a esta sección, como muestra la imagen 28. Imagen 28 i. Tipo: Para comenzar con la consulta de las activaciones realizadas, determinar en primer lugar el tipo de activación, eligiendo alguno en la lista imagen 29 Imagen 29 Prepago: Para las activaciones de paquetes realizadas por saldo de prepago. Crédito: Para las activaciones de paquetes realizadas por créditos de regalo. Todos: Para activaciones de paquetes realizadas por cualquiera de éstos métodos. ii. Desde: Se debe indicar la fecha a partir de cuándo se consultarán las activaciones Al dar clic se mostrara el calendario donde se puede seleccionar la fecha. Se debe indicar la fecha límite a contemplar para consultar las activaciones. Al dar clic se mostrara el calendario donde se puede seleccionar la fecha.

28 Imagen 30 iii. Hasta: Una vez seleccionadas las condiciones de búsqueda, pulsar el botón Buscar Esto crea una tabla con los registros que coincidan con los valores deseados (imagen 31).

29 La tabla de información a su vez, posee datos como: RFC del Cliente, Fecha y Hora, el nombre de los Productos, el Precio, Créditos, Aplicado y Forma de pago (imagen 32). Imagen 32 Imagen 33 Navegar: En caso de poseer demasiada información, es posible navegar entre las páginas, pudiendo seleccionar la primera hasta las últimas páginas (imagen 34). Imagen 34

30 3. POSIBLES INCONVENIENTES 1. Error en el registro de Ingreso del Micrositio. En caso de que hubiese un dato erróneo, no se podrá ingresar, mostrando un mensaje en la parte inferior haciendo mención a esto (imagen 35). Imagen 35 Solución: Intentarlo nuevamente escribiendo la información correcta. No existe un límite de intentos.

31 2. Error en fechas de Reporte de Prepago. En caso de asignarse fechas que no correspondan en años, es decir desde una fecha cualquiera a una ubicada en el pasado, el Sistema no podrá auto corregirla y no mostrará ninguna coincidencia: Imagen 36 Solución: Ingresar nuevamente el rango de búsqueda de la fecha, cumpliendo los estándares sugeridos (imagen 36). 3. No se cuenta con créditos de regalo o saldo de prepago. En caso de no contar con créditos de regalo o saldo de prepago no aparecerá la casilla de activación de paquetes y por lo tanto no podrá hacerse esta operación (imagen 37). Imagen 37 Solución: En caso de desear conseguir Créditos de Regalo es necesario estar al tanto de las promociones de la marca para participar y recibir bonificaciones, en cuanto al Saldo de prepago es necesario depositar la cantidad deseada a las cuentas bancarias del Sistema.

32 4. Expresión Inválida Durante el proceso de activación de los paquetes con créditos de regalo o saldo de regalo, es posible escribir erróneamente los datos del cliente. Solución: Volver a ingresar los datos, teniendo cuidado de copiar adecuadamente el mismo. Imagen Consumir más saldo del que se posee En caso de desear activar un paquete que tiene un precio más alto al total de créditos de regalo o saldo de prepago, el Sistema mostrará un mensaje expresando que no es posible realizar la operación. Solución: Verificar que el precio de los paquetes que vayan a adquirirse no rebase el total de créditos de regalo o de saldo de regalo, dependiendo del que vaya a utilizarse

33 Comisiones Micrositio FEL ahora añade al Menú de Operaciones la nueva funcionalidad Mis Comisiones, que ofrece múltiples beneficios que facilitan el proceso de Cálculo, Facturación, Envío y Cobro de Comisiones o si lo prefiere traspasar su saldo como Prepago. Para hacer este proceso sólo ingrese al Micrositio, con su clave de distribuidor y contraseña, en Menú de Operaciones da clic en Mis Comisiones (imagen39). Imagen 39 Este apartado servirá para consultar sus comisiones Registradas (En Micrositio mostrará comisiones generadas a partir del día 26 de Mayo del 2013.) con su clave de Distribuidor o Franquicia, sólo hay que filtrar el Período o Estatus que requiera ver y mostrará un reporte de acuerdo a lo seleccionado el cual puede ser impreso o guardado en archivos PDF, Excel y Word. Tipos de Status Cobradas: Comisiones que ya fueron pagadas por el área de finanzas de FEL o que fueron trasferidas a Prepago. Por Cobrar: Comisiones que ya fueron facturadas y están en espera de ser pagadas por el área de finanzas de FEL. Imagen 40

34 Solicitar Cobro de Comisiones Le mostrará un nuevo reporte en el cual se visualiza el total de sus ventas y comisiones. Se tiene que Seleccionar las que se quieran cobrar y después de clic en Facturar. Imagen 41 Abrirá otra ventana en la que aparecerá la Cuenta o RFC ligado a la Facturación Electrónica de cuenta en Línea de FEL, si manejas varias cuentas selecciona en la cualquieras facturar y captura tu contraseña (La contraseña es la misma con la que entra en la cuenta online, recuerde que cuenta con un mínimo de 8 caracteres en donde por lo menos va una letra mayúscula, minúscula y un carácter como estos y da clic en Facturar. La factura será enviada directamente al departamento de Finanzas de FEL y en automático cambiará el estatus de tus comisiones a Por Cobrar, estas ya no podrán ser elegidas para cobro de comisiones o traspasar.

35 Los pagos comenzarán en las siguientes 24 hrs. hábiles posteriores al último día de cobro de comisiones. La totalidad de los pagos se hará en un periodo no mayor a 5 días hábiles y se seguirá el orden de recepción de las solicitudes para los mismos. Recuerda que deberás tener una cuenta en FEL para enviar la factura desde tu Micrositio, debe tener créditos de CFDI y tu certificado vigente. Te pedirá tu contraseña para enviarla, de otro modo no podrás hacer este proceso (imagen 42). Imagen 42 Traspaso de Comisiones a Prepago. Esta funcionalidad da la opción de traspasar el monto de comisiones a Prepago, que se toma en cuenta como Saldo de Prepago podrá usarlo para asignar paquetes a sus clientes. Para el traspaso de comisiones tiene que ingresar a su cuenta Micrositio y dar clic en la opción Mis Comisiones. Imagen 43

36 Desplegará una nueva ventana en la que se tiene que confirmar el traspaso de comisiones. Una vez confirmado el traspaso podrás visualizar en el apartado Prepago el monto transferido y las comisiones seleccionadas ya no podrán ser elegidas para cobro de comisiones ya que cambiara a Status Cobradas y no se genera factura por ese movimiento. Imagen 44 Al terminar de ingresar la contraseña, de clic en Traspasar para confirmar la operación.al terminar de ingresar la contraseña, de clic en Traspasar para confirmar la operación.

37 Gracias!

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