Guía del Usuario ANEXOS

Transcripción

1 DataSoft 6.0 Guía del Usuario ANEXOS Tarija, julio del 2012

2 TABLA DE CONTENIDO 1. METODOS DE CONTROL DE INVENTARIO Selección del Método De Control Método PEPS: Primeros en Entrar, Primeros en Salir Método UEPS: Últimos en Entrar, Primeros en Salir Método CPP: Costo Promedio Ponderado ADMINISTRACION DEL INVENTARIO COMERCIAL EQUIPO UNICO VARIOS EQUIPOS EN UN ÁREA LOCAL EQUIPOS NO LOCALES SUCURSALES SIN CONEXIÓN PERMANENTE Modelo Con Un Depósito Central Modelo Con Varios Depósitos Control Remoto SUCURSALES CON CONEXIÓN PERMANENTE Modelo Con Uno o Varios Depósitos... 6

3 1 1. METODOS DE CONTROL DE INVENTARIO 1.1 Selección del Método De Control Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente o perpetuo. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método PEPS, Método UEPS y Método del CPP (Costo Promedio Ponderado). 1.2 Método PEPS: Primeros en Entrar, Primeros en Salir Con este método las primeras mercancías compradas (entradas) son las primeras que salen. Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las más recientes adquisiciones, valoradas al precio actual o a los últimos precios de compra. Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. Cada entrada corresponde a ser un lote y la salida debe hacer referencia a una entrada (lote). Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las salidas como por el valor del inventario final. Al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de salida al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron más económicas, se tiene un costo de salida relativamente más bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea más elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios. Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance General se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto más costoso. Igualmente se afecta el Estado de Resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de salida producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas. 1.3 Método UEPS: Últimos en Entrar, Primeros en Salir Este método considera que las últimas mercancías compradas (entradas) son las primeras que salen. Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios iniciales de compra. En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Cada entrada corresponde a ser un lote. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

4 2 Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del Costo de salida debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo general son más costosas; igualmente al costear con base a las ultimas unidades compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la mayoría de los casos son mas económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor. En conclusión se puede decir que este método es utilizado por empresas en países donde la inflación es alta, con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de Resultados, ya que con el UEPS la utilidad resulta menor al tener unos costos de salidas más elevados, y otro efecto se ve en el Balance General al estar un tanto subvalorado por tener el inventario final con precios antiguos. 1.4 Método CPP: Costo Promedio Ponderado Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. La fórmula de cálculo es: El promedio ponderado es quizás el método más objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa. Por el hecho de promediar valores, el costo de salida resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado. En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario con el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

5 3 2. ADMINISTRACION DEL INVENTARIO COMERCIAL La estapa más importante en la Administración del inventario comercial es registrar fielmente las transacciones que se realizan. Aquí solo trataremos el movimiento del inventario comercial y sus diferentes maneras de configurarlo. La información de las Entradas y de las Salidas de los ítems están registradas en las NOTAS. Así habrá Notas de Compra para registrar las Compras, Notas de Pago para registrar las cancelaciones de las Cuentas por Pagar, Notas de Devolución para registrar las Devoluciones tanto de Compras como de Ventas, etc. Mediante el manejo de estas notas podemos plantearnos esquemas de organización. 3. EQUIPO UNICO Es modelo más simple a seguir, cuenta con Un Depósito que contiene el inventario que lo llamaremos Depósito y Un solo Usuario que lo controla. El usuario registra las Compras mediante las Notas de Compra, estas notas originan una entrada de ítems al depósito. La Compras puede ser al Contado/Crédito, ConF/SinF, pueden haber Devoluciones, hay cancelaciones (pagos) de las cuentas por Pagar, hay anticipos, facturas, transacciones banacarias, etc. Se realizan Ventas que se registran en las Notas de Venta. Estas notas originan una salida de ítems del depósito. Igual que las Compras puede haber multiples variantes lo importante es registrar fielmente la transacción. Se requiere de una estación de trabajo para registrar la información que se genera. 4. VARIOS EQUIPOS EN UN ÁREA LOCAL La Red LAN (Red de Acceso Local) es una estructura de equipos (usuarios), conectados entre sí o a un equipo central (servidor), en un área local. La conexión puede ser por cable o inalámbrica. El servidor contiene el archivo de datos y los equipos Usuarios comparten ese archivo. Para redes domésticas el servidor puede ser un equipo Usuario cualquiera y para una red de trabajo el servidor es un equipo especialmente diseñado como servidor. Cualquier Usuario podría, si tiene los privilegios, registrar Compras, Ventas, Devoluciones, Entregas, etc. Estos equipos están permanentemente conectados con el equipo que contiene el archivo de datos mediante Cable o Inalámbrico. Esta organización, cuando hay varias, se las llama Sucursal. Este esquema se utiliza, por ejemplo, para un Comercio que tiene más de un Punto de Venta de atención al cliente en la misma tienda y utiliza un solo depósito.

6 4 5. EQUIPOS NO LOCALES Son equipos que se encuentran ubicados en diferentes lugares, no es posible su conexión por cable ni con inalámbrica. A cada grupo lo llamaremos Sucursal. La manera de administrar una organización con sucursales depende de la conexión que tengamos. Lo normal es que establescamos una conexión permanente VPN (Red Privada Virtual) entre los equipos. Hay algunos casos que la internet es muy lenta, no llega o no es segura, por lo que se debe recurrir a organizarnos sin considerar una conexión permanente. 6. SUCURSALES SIN CONEXIÓN PERMANENTE Generalmente se encuentran separados y trabajan sin necesidad de estar conectados permanentemente. Cada Sucursal se maneja de manera Independiente, los ingresos de mercadería se los registra como Notas de Entrada. La mercadería viene de un Depósito Central que distribuye los ítems a las Sucursales con las Notas de Salida. Se caracterizan por contar con un Punto de Control que implica un doble registro de la información saliente/entrante y que luego se puede cruzar esta información como control. Proponemos algunos modelos que se pueden conseguir: 6.1 Modelo Con Un Depósito Central Este modelo permite que un depósito Central alimente a uno o más depósitos de Sucursales. El Depósito Central registra las Notas de Compra y envia los items a los Depósito de las Sucursales mediante las Notas de Salida. También puede registrar las entregas a los distribuidores o vendedores mediante las Notas de Entrega. Se requiere de una estación de trabajo para cada Usuario de cada Sucursal y de una estación para el Depósito Central. Se genera el Punto de Control entre las Notas de Salida del depósito Central y las Notas de Entrada del Depósito de la Sucursal. Esto quiere decir que se registra dos veces esta información. Habrá una Nota de Salida del depósito Central, con una Nota de Entrada del depósito de la Sucursal. Luego, esta información nos sirve para cruzar las Salidas/Entradas entre los depósitos.

7 5 6.2 Modelo Con Varios Depósitos Este modelo es más complejo y deriva de los anteriores. Se utiliza cuando tenemos varios depósitos, puede ser en diferentes ciudades/lugares con varias Sucursales. Esta estructura puede crecer según nuestras necesidades. Consideramos que la explicación deriva de las estructuras anteriores por lo que nos remitiremos solo a mostrar el esquema: 6.3 Control Remoto Hay en el mercado Programas Utilitarios que nos permiten entrar desde nuestro computador a otro que se encuentra en un lugar remoto. Estos programas trabajan con conexión internet. El TeamViewer es un utilitario que nos permite hacer esto. Para más información clic en el siguiente LINK para ingresar a su Web: Tiene una versión gratuita para uso no comercial. Si desea que sea su herramienta de trabajo debe adquirir su licencia.

8 6 7. SUCURSALES CON CONEXIÓN PERMANENTE Generalmente se encuentran separados y trabajan conectados permanentemente a un archivo de datos. La conexión entre Sucursales se realiza mediante la Red VPN (Red Privada Virtual). Cada Sucursal se maneja de manera Dependiente de la Central. Si hay alguna interrupción el proceso no puede continuar. Se caracterizan por no contar con Punto de Control y que los depósitos se encuentran en la Central. Se elimina la doble registración. Proponemos Un modelo que se pueden adaptar a múltiples situaciones. 7.1 Modelo Con Uno o Varios Depósitos Este modelo se utiliza cuando tenemos uno o varios depósitos, puede ser en diferentes ciudades/lugares con varias Sucursales. Esta estructura puede crecer según nuestras necesidades. Todos los depósitos son manejados en la Central. Cuando se realiza una Compra, esta se carga al Depósito Central y se traspasa los ítems mediante las Notas de Transferencia de Depósito a Depósito. Puede realizarse Compras Directamente a la Sucursal, sin pasar por el depósito Central. También se puede vender desde el depósito Central mediante conexión LAN.