MARCO DE REFERENCIA PARA LA GESTIÓN DE TI EN EL ESTADO COLOMBIANO

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1 MARCO DE REFERENCIA PARA LA GESTIÓN DE TI EN EL ESTADO COLOMBIANO INFORMACIÓN PLANEACIÓN Y GOBIERNO DE COM-INF 47. Responsabilidad y gestión del proceso de COM-INF La Unidad Digital es la responsable de liderar el proceso de Gestión de los COM-INF. Este proceso debe tener en cuenta los diferentes ámbitos del Dominio de Información (Planeación y Gobierno, Diseño, Gestión del Ciclo de Vida, Análisis y Aprovechamiento y Gestión de la Calidad y Seguridad de COM-INF). Así mismo, la UGITI debe trabajar en conjunto con las áreas misionales y de apoyo que se requieran para establecer acuerdos que garanticen la calidad los de COM-INF construidos. 48. Acuerdos de intercambio de información La entidad debe contar con acuerdos formales, tanto a nivel de entidad como de sector, con los productores y consumidores de sus Componentes de Información que asegure a través de Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS), las características de oportunidad y disponibilidad que requieren los Flujos de Información involucrados (y definidos en su Catálogo), su vigencia, así como la trazabilidad de los intercambios. 49. Arquitectura de los COM-INF La entidad debe disponer de una Arquitectura de COM-INF que establezca, para cada uno de ellos, su definición funcional y técnica, su ciclo de vida, el Gobierno de la Arquitectura así como su Proceso de Gestión. La arquitectura debe incluir las diferentes vistas que definan los COM-INF, incluyendo vistas de negocio, lógicas y de interoperabilidad.

2 50. Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos y Cero Papel La entidad debe contar en su Arquitectura de sus COM-INF con un Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos que guíe la transición de su información No-Electrónica a modelos de manejo electrónico. Este modelo debe seguir las políticas de gestión documental vigentes en la entidad y en el sector, incluyendo Políticas de Cero Papel, Archivística y Gestión documental. El Modelo debe asegurar principios de autenticidad, fiabilidad, trazabilidad, accesibilidad y cobertura de todo el ciclo de vida de los documentos de la entidad. GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SEGURIDAD DE COM-INF 51. Plan de calidad de los COM-INF La entidad debe contar con un Plan de Calidad de los COM-INF que incluya etapas de aseguramiento, control e inspección y tenga en cuenta tanto actividades de medición de indicadores de calidad (a través de un Tablero de Control disponible en el Directorio de Servicios) como actividades preventivas, correctivas y de mejoramiento que incluyan depuración, perfilado, validación y auditoría de sus repositorios tanto en ámbitos técnicos (ej. tipos de datos, longitud, entre otros) como funcionales (ej. reglas e integridad de negocio). DISEÑO DE COM-INF 52. Protección y privacidad de COM-INF La entidad debe complementar su Taxonomía de Componentes de Información con los responsables y políticas de la protección y privacidad de la información conforme a la normativa de protección de datos de tipo personal. Por defecto, el nivel de restricción para cualquier Componente de Información de tipo público es inexistente. Por defecto, el nivel de restricción para cualquier Componente de tipo clasificado o reservado es el máximo. Los responsables designados sólo podrán modificar ese nivel de manera explícita.

3 53. Taxonomía y diccionario de los COM-INF La entidad debe clasificar y mantener actualizada un conjunto de taxonomías de sus COM-INF considerando atributos de criticidad, nivel de acceso, nivel de relevancia, mecanismos de intercambio, privacidad, consideraciones de uso, apertura y acceso público. De manera complementaria, se debe contar con un Diccionario de COM-INF que describa los metadatos de los mismos (tipos de datos, definición semántica, reglas de negocio, valor operativo/táctico o estratégico). 54. Directorio de servicios de COM-INF La entidad debe habilitar un directorio con los servicios que dispone sobre sus COM- INF. Este directorio debe estar clasificado teniendo en cuenta categoría, temática y tipo de servicio. Cada servicio debe incluir una descripción, la vigencia, canales de acceso, formatos, roles de acceso así como operaciones permitidas a través de una Guía de Uso del COM-INF disponible en el propio directorio. La entidad es responsable de definir el nivel de acceso de este directorio teniendo en cuenta la normatividad asociada. Este directorio se consolida, a nivel sectorial, a través de la cabeza de sector, como un Directorio de Servicios de COM-INF sectorial. ANÁLISIS Y APROVECHAMIENTO DE COM-INF 55. Análisis y toma de decisiones sobre COM-INF La entidad debe contar con mecanismos que apoyen el análisis y la toma de decisiones partiendo de los COM-INF y tomando como base las Fuentes Únicas de Información de la entidad. Estos mecanismos se relacionan también con los procesos de consolidación de los COM-INF con el fin de facilitar los procesos de localización de información de relevancia en las fuentes únicas. 56. Acceso a los reportes de COM-INF La entidad debe facilitar el acceso a sus reportes predefinidos (disponibles como servicios de Componentes de Información en el Directorio de Servicios) utilizando formatos estándar, abiertos y transformables (por ejemplo CSV, XML o PDF, entre

4 otros). Los reportes deben ser auto-descriptivos, incluyendo no sólo la información propia del reporte sino una descripción de su estructura que sea única y completa tanto a nivel funcional como técnico. CICLO DE VIDA DE COM-INF 57. Lenguaje Común de Intercambio de COM-INF La entidad debe utilizar un lenguaje común para el intercambio de un COM-INF con otras entidades. Este lenguaje común debe contar con una definición acordada y basada en una especificación técnica o en estándares de industria con carácter nacional y/o internacional que estén incluidas en el Marco de Referencia de AE, siendo la cabeza del sector responsable de liderar este acuerdo entre entidades así como la inclusión en el Marco. La definición deberá ser pública y disponible en el Portal de Lenguaje Común de Intercambio de Información del Estado colombiano. 58. Publicación de los servicios de intercambio de COM-INF La entidad debe publicar sus servicios de intercambio de información para que estén disponibles a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado colombiano. 59. Consolidación y Análisis de Componentes de Información Sectorial La entidad cabeza del sector es la responsable de la creación y mantenimiento de un repositorio unificado de Componentes de Información bajo algún mecanismo de consolidación definido (ej. propagación, replicación o federación de datos, entre otros), permitiendo realizar análisis de tendencias, relaciones y descubrimiento de patrones en los COM-INF con el fin de apoyar la toma de decisiones a nivel sectorial, siendo fuente única de información en estos ámbitos de análisis. 60. Catálogo de flujos de información La entidad debe mantener un Catálogo de Flujos de Información que describa cuáles son los Componentes de Información usados por sus procesos y/o que se

5 intercambian con otras entidades. Cada flujo debe identificar al productor, consumidor (en caso que la entidad sea productora de la información), periodicidad o frecuencia de intercambio así como su prioridad o relevancia. DISEÑO 61. Canales de Acceso a los COM-INF La entidad debe asegurar los mecanismos necesarios que permitan el acceso a los servicios de información por parte de los diferentes grupos de interés, contemplando características de accesibilidad y usabilidad. GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SEGURIDAD DE COM-INF 62. Auditoría y trazabilidad de COM-INF La entidad debe asegurar que todos sus COM-INF incluyen los mecanismos necesarios para asegurar la trazabilidad y auditoría sobre las acciones de creación, actualización, modificación o borrado de los mismos. Estos mecanismos deben ser considerados en el Proceso de Gestión de los COM-INF. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 63. Gobierno de la Arquitectura de los COM-INF La entidad debe contar con un Gobierno de la Arquitectura de los Componentes de Información que establezca métricas e indicadores relacionados con los mismos, cuáles son los productores y consumidores dentro de la Entidad así como los mecanismos de aseguramiento de su calidad, transparencia y seguridad mediante mecanismos de control, seguimiento, entre otros. Adicionalmente, el Gobierno debe apoyar el Proceso de Gestión de los COM-INF definiendo cuáles son los roles y habilidades requeridas en la organización así como la estructura organizacional que los soporte.

6 DISEÑO DE COM-INF 64. Fuente Única de Información La entidad debe diseñar, mantener y evolucionar las Fuentes Únicas de Información a partir de los diferentes repositorios de Componentes de Información para que el acceso a estos COM-INF sea oportuno, relevante, completo, veraz y comparable. Estas fuentes de información deben permitir realizar análisis de tendencias y descubrimiento de patrones con el fin de apoyar la toma de decisiones.