[2014] [PARTICIPACION CIUDADANA POR MEDIOS ELECTRONICOS FERNANDO AFANADOR PUENTES ALCALDE ALCALDIA MUNICIPAL DE TOCAIMA. Página 1

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1 [2014] [PARTICIPACION CIUDADANA POR MEDIOS ELECTRONICOS FERNANDO AFANADOR PUENTES ALCALDE ALCALDIA MUNICIPAL DE TOCAIMA Página 1

2 POLITICA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA La Alcaldía Municipal de Tocaima ha avanzado significativamente en la creación de nuevos espacios de participación ciudadana que hacen que sus procesos sean intervenidos por la comunidad, no sólo como veedora, sino como beneficiaria y gestora de cambios sociales. La estrategia de PARTICIPACION POR MEDIOS ELECTRONICOS que ponemos a consideración de Usted, pretende fundamentalmente poner en marcha una estrategia de control y seguimiento de la accesibilidad a la información sobre la gestión de la entidad y su oferta institucional, que de manera transparente se divulga y se socializa entre las comunidades. Eso permitirá una permanente retroalimentación y mejor sintonía con las necesidades de la población, para ajustar estrategias y políticas. Marco Normativo El marco jurídico está dado por la Constitución Política de Colombia que en su artículo 270, establece que "la Ley organizará las formas y sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la gestión pública en los diversos niveles administrativos y sobre sus resultados". En desarrollo de este mandato constitucional, se destacan las siguientes normas que esgrime el Ministerio de Agricultura como formulador de la política pública de participación ciudadana: Decreto 2693 de 2012 por medio del cual se establecen los lineamientos de la estrategia gobierno en línea para el territorio colombiano. Este marco jurídico planteado, se complementa con la normatividad establecida para el desarrollo del SERVICIO AL CIUDADANO, que cuenta con fundamentos legales y herramientas orientadoras de gestión para el ejercicio de la función pública y que concreta la relación Estado-Ciudadano en la captura de información y acceso a la oferta institucional: Constitución Política Ley 962 de 2005 Anti trámites Ley 1437 de 2011 Decreto Ley 019 La política de participación ciudadana se articula con la Construcción del Plan anticorrupción y de Atención al Ciudadano, y con los Sistemas de Desarrollo Administrativo, de Control Interno y de Gestión de Calidad establecidos respectivamente por las Leyes 489 de 1998 y 872 de En ese orden de ideas, las medidas y actos relacionados con el servicio al ciudadano en las entidades de la Administración Pública del Orden Nacional, se sujetarán a las decisiones, programas y proyectos adoptados por la Comisión Intersectorial de servicio al Ciudadano con base en las facultades establecidas al respecto en el artículo 45 de la Ley 489 de Integración: La Comisión Intersectorial de Servicio al Ciudadano estará conformada por: a) El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o su delegado. b) El Director del Departamento Nacional de Planeación o su delegado. c) El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública o su delegado. Página 2

3 d) El Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística o su delegado. e) El Director de la Escuela Superior de Administración Pública o su delegado. MECANISMOS LEGALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA La Alcaldía Municipal de Tocaima incorporó mecanismos de participación ciudadana para la protección de los derechos fundamentales y aquellos que hacen referencia a la utilización de herramientas jurídicas, que permiten a la población hacer efectivo el cumplimiento de una norma o ley. Conceptualización: SOLICITUD DE INFORMACION: Requerimiento de información sobre ADMINISTRACION MUNICIPAL o sobre los temas de injerencia a la institución. Tiempo de respuesta: 10 días hábiles. SUGERENCIA: Insinuación o consejo para mejorar o corregir. RECLAMO: Es una solicitud del ciudadano con el objeto de que se revise una actuación administrativa, motivo de su inconformidad y se tome una decisión final justa y equitativa. Tiempo de respuesta: 15 días hábiles QUEJA: Es el medio por el cual el ciudadano pone de manifiesto su inconformidad ante la actuación de un determinado funcionario o con la forma y condiciones en que se preste o no un servicio. Tiempo de respuesta: 15 días hábiles. DERECHO DE PETICIÓN: Mecanismo que le permite a toda persona presentar en forma verbal o escrita, solicitudes respetuosas ante las autoridades u organizaciones privadas que prestan un servicio público, para obtener una pronta resolución a un asunto, bien sea de interés general o particular (Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia). Las empresas están obligadas a responder a las peticiones en el término de 15 días hábiles. La no atención al Derecho de Petición por parte de las autoridades o particulares encargados del servicio público, puede conducir a que este derecho sea tutelado. Estos mecanismos, se basan en una carta de valores y de principios que entrañan actividades concernientes a la gestión frente a las comunidades y frente al cliente interno como autorregulación de las actividades de impacto social que ejecutan los distintos funcionarios. Para lograr un seguimiento y control eficiente de las rutinas, se establecen algunas acciones estrategias para consolidar procesos participativos y de planeación: Participación: promover espacios para la toma de decisiones, la planeación y el control social por parte de las comunidades e individuos, que les permitan asumir el papel de actores principales en la definición y gestión de su propio desarrollo. Rendición de cuentas: deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos que le son asignados. Así como los respectivos resultados en el cumplimiento del mandato conferido. De esta manera se constituye en un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la corrupción. Modelo Estándar de Control Interno (MECI): modelo establecido por el Estado para sus entidades mediante el Decreto No de Proporciona una estructura para el control a Página 3

4 la estrategia, a la gestión y a la evaluación, con el propósito de mejorar el desempeño institucional, mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las oficinas de control interno, las unidades de auditoria interna o quien haga sus veces. Sistema de gestión de la calidad para el sector público: herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social, en la prestación de los servicios a cargo de las instituciones, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo. ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA De manera complementaria a este marco normativo y conceptual, se enuncian acciones o iniciativas que pretenden impulsar el desarrollo local y la democracia participativa, a través de la integración con y de la comunidad. Para ello, se sugiere el desarrollo de un modelo que permita incentivar el desarrollo de la democracia participativa por medios electrónicos. La construcción de la estrategia debe hacerse con la comunidad, y hace referencia de manera general, a cuatro actividades: definir la estrategia de participación por medios electrónicos, construir de forma participativa las políticas y la planeación estrategia, abrir espacios para el control social y abrir espacios de innovación abierta. El Decreto , define los lineamientos generales de la Estrategia aportando elementos de unificación de criterios a través del desarrollo de cinco fases. Para dar cumplimiento a este Decreto, las entidades públicas cuentan con el manual para la implementación de la Estrategia, el cual traza a las entidades la hoja de ruta a seguir. De igual forma, la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo hace énfasis en el uso de medios electrónicos tanto en la relación de las entidades con los ciudadanos como en su funcionamiento interno. Por último el Decreto 019 de 2012 también conocido como Ley Anti Trámites, dicta las normas bajo las cuales se suprimen o reforman las regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios que existen en la administración pública. La implementación de la Estrategia Gobierno en línea se fundamenta en: Construcción colectiva Innovación Neutralidad tecnológica Confianza y seguridad La Estrategia Gobierno en línea debe ser implementada por todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, por todos los órganos autónomos e independientes del Estado y por los particulares, cuando cumplan funciones administrativas y a quienes en adelante se les denominará sujetos obligados. Las entidades del orden territorial deben finalizar las actividades del 2012 de acuerdo con el Manual 2.0 e iniciar su planeación frente al nuevo Manual Territorial (actualmente en construcción). Por su parte, las Entidades del orden territorial deben desarrollar sus actividades frente a lo establecido en el Manual 3.0. De esta forma, la propuesta que se presenta a consideración de la ciudadanía, podrá enriquecerse con ideas que posibiliten mejorar la relación ESTADO-CIUDADANO a través de nuestra entidad y que le posibilite a nuestro ciudadano-cliente participar en la construcción de la gestión de la entidad. Página 4

5 CRITERIOS PARA AUTOEVALUACION La Alcaldía Municipal de Tocaima ha realizado su autoevaluación desde 2008, con base en el Manual de Gobierno en línea, que es una herramienta de autoayuda, que determina los lineamientos que deben seguir las entidades públicas y los particulares que desempeñan funciones administrativas en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en Colombia. La Alcaldía Municipal de Tocaima ha mejorado y ajustado sus procesos y procedimientos obteniendo un resultado que refleja el esfuerzo de la entidad por seguir las indicaciones del GEL (Gobierno en Línea) y las del DAFP. 2. INFORMACION EN LINEA Garantizar a través de la sede electrónica, el acceso de los ciudadanos a toda la información, observando las reglas constitucionales y de ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad y estándares de seguridad. La información debe estar dispuesta de tal forma que sea fácil de ubicar y de utilizar. a. Datos Abiertos. El Acceso a la información es un derecho constitucional. Publicar información a través de la página web y dispositivos móviles, teniendo en cuenta la ley de protección de datos (Oficina Jurídica). Realizar Inventario de Información: Institucional, Misional, de Planeación, espacios de interacción, datos abiertos y gestión en general. b. Múltiples Canales. Implementar servicios a través de múltiples canales, página web y dispositivos móviles, para optimizar el servicio a usuarios: chat y redes sociales. Criterios de Evaluación Multicanal: Buzón de contacto PQR Página Web. Página 5

6 3. INTERACCION EN LINEA Habilitar, implementar e integrar diferentes espacios de interacción con los usuarios y disponer de opciones de consulta interactiva de información y de soporte en línea. a. Participación Ciudadana. Espacios de interacción: 1. Redes sociales. 2. Buzón de contacto PQR Página Web. 3. Suscripción Servicios de Información Envío de correos. 4. TRANSACCION EN LINEA. Ofrecer de manera electrónica todos los trámites y servicios que por su relación costo beneficio puedan automatizarse y organizar los servicios a través de ventanillas únicas, permitiendo a los usuarios realizar el trámite desde la elaboración de la solicitud hasta la obtención del producto de forma totalmente virtual. a. Trámites y Servicios en Línea: Formularios para descarga, certificaciones y constancias, trámites y servicios, (Formulario de Impuesto de Industria y Comercio, descarga de Factura para pago de impuesto Predial). 5. TRANSFORMACION. Incrementar la eficiencia en la ejecución de todos los procesos internos críticos de la entidad a través del uso de medios electrónicos y reducir por lo menos en un 20% el uso del papel, así como implementar el intercambio de toda la información y los requerimientos de otras entidades para el desarrollo de sus funciones. a. Interoperabilidad. Intercambio de información entre entidades (convenios administrativos u otros mecanismos b. Cero Papel. 6. DEMOCRACIA. Conformación de espacios virtuales de participación para la construcción de políticas, planes, programas, proyectos, normatividad, en la toma de decisiones y en la solución de problemáticas a. Participación Ciudadana. 1. Definir la Estrategia de Participación. 2. Construir de forma participativa las políticas y planeación estratégica. 3. Rendición de Cuentas b. Datos Abiertos c. Solución de problemas. MEDIOS DE DIVULGACIÓN DE LA OFERTA INSTITUCIONAL La Alcaldía Municipal de Tocaima viene realizando difusión de la oferta que atienden las nuevas tecnologías: internet, como plataforma de la NUEVA comunicación con todo sus mecanismos y espacios de interacción: sistemas electrónicos de comunicación como redes sociales, pagina web, chat, correo electrónico, y sistemas de gestión interna a los cuales también tiene acceso el ciudadano para el seguimiento a sus peticiones, quejas o reclamos. En la página web los ciudadanos pueden conocer las actividades de la Administración Municipal y presentar solicitudes, quejas, reclamos o elevar consultas a la entidad, relacionadas con los temas misionales o trámites y servicios. Página 6

7 VIGILANCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN PÚBLICA Todos los ciudadanos de manera individual o colectiva pueden participar en la vigilancia de la actuación de la administración participa en: Consejos Comunales de Gobierno convocados por el Señor Alcalde FERNANDO AFANADOR PUENTES. Convocatorias de Empleo. Se destaca como oferta institucional de la entidad, la realización y organización de las convocatorias para cursos de Formación para la población rural puede participar para acceder a la formación Técnica o Tecnológica ofertas de empleo de manera transparente y equitativa, en virtud de los principios que inspiran estas propuestas. Estas convocatorias tienen amplia difusión por los canales de información de la entidad: página web, cartillas, charlas informativas, etc. LA PARTICIPACIÓN COMO ESTRATEGIA DE PLANEACION La Alcaldía Municipal de Tocaima, se encuentra ejecutando y materializando el direccionamiento estratégico de la Estrategia de participación en la construcción de las políticas dando cumplimiento a la fase de democracia quedando como meta hacer este proceso a través de medios electrónicos. MESAS DE TRABAJO CONSTRUCCION DE POLITICA PÚBLICA DE DISCAPACIDAD LAS COMUNIDADES COMO OBJETIVO DE LA APLICACIÓN DE LA ESTRATEGIA La Metodología de atención dentro de la estrategia de participación por medios electrónicos como: Chat, Foros y redes Sociales estará fundamentada así: PROTOCOLO DE ATENCION POR EL CHAT 1. Se pregunta al ciudadano Nombre y Apellidos y Numero de Cedula Junto con el Correo Electrónico y número telefónico, esta información será consignada en un libro de Excel donde cada vez que se atienda un ciudadano se le asignara un código el cual puede ser numero de cedula y fecha ejemplo , esto con el fin de que si la solicitud termina en un trámite con una dependencia se sepa que ese trámite tuvo su origen por medio del chat. Además poder establecer estadísticamente porcentaje de éxito de la atención por medios electrónicos. Página 7

8 Se establece el Horario de Atención por el Chat de la siguiente manera: Habrá Atención por el chat los Días: martes y jueves Horario: en la Mañana 11:00 a 12:30 pm en la tarde 15:00 pm a 16:30 pm Un foro (también conocidos como "foros" o "foros de discusión") en Internet es una aplicación web que da soporte a discusiones u opiniones en línea. Dicha aplicación suele estar organizada en categorías que contienen foros. Estos últimos foros son contenedores en los que se pueden abrir nuevos temas de discusión en los que los usuarios de la web responderán con sus opiniones. Página 8

9 REDES SOCIALES De conformidad con el decreto 2693 de 2012 que establece en materia de Gobierno en línea las siguientes directrices: Artículo 7. Modelo de Gobierno en línea. El modelo Gobierno en línea está constituido por componentes y por niveles de madurez. Sus componentes son: Interacción en línea: Los sujetos obligados habilitan herramientas de comunicación de doble vía entre los servidores públicos, organizaciones, ciudadanos y empresas. Igual mente, habilitan servicios de consulta en línea y ofrecen mecanismos en línea que acercan a los usuarios a la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades públicas por medios electrónicos. Democracia en línea: Los sujetos obligados crean un ambiente para empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. El ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea. Igualmente, las entidades públicas incentivan a la ciudadanía a contribuir en la cons trucción y seguimiento de políticas, planes, programas, proyectos, la toma de decisiones, el control social y la solución de problemas que involucren a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. A través de Facebook se permite a los ciudadanos conocer de primera mano las actividades que desarrolla la administración Municipal y además allí también se reciben las diferentes quejas por parte de la Comunidad y ciudadanía en general. Se ha logrado establecer presencia además en twitter y YouTube. Página 9

10 RENDICION DE CUENTAS Dando cumplimiento a las directivas en esta materia a la alcaldía Municipal de Tocaima realizo la respectiva rendición de cuentas utilizando para hacerlo a través de la página web y redes Sociales. Fecha: Abril 04 de 2014 Hora: 7:30 Lugar: Coliseo Cubierto Pepe Zabala Dirección: Coliseo pepe Zabala Tema: Informe de Gestión 2013 Para constancia Firman FERNANDO AFANADOR PUENTES ALCALDIA MUNICIPAL DE TOCAIMA Página 10